TOS Bergeijk Algemeen Beleidsplan 2014 2018 (Versie 18 januari 2014) 1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 1: Trends en ontwikkelingen om ons heen... 4 2: Visie TOS Bergeijk... 5 3: Sterkte/zwakte-analyse... 8 4: Speerpunten voor de komende jaren... 9 5: Accommodatie en paviljoenbeheer... 10 6: Organisatiestructuur... 11 7: Sporttechnische zaken... 12 8: Beschikbaarheid tennisbanen... 13 9: Jeugdbeleidsplan... 14 10: Financieel beheer... 14 11: Sponsoring, PR en communicatie... 15 12: Samenwerking met partijen... 15 13: Nadere uitwerking... 16 14: Conclusie... 17 2
Inleiding Waarom een beleidsplan? Tennisvereniging TOS Bergeijk is opgericht op 24 maart 1975 en is in der loop der jaren uitgegroeid van ruim 200 naar meer dan 700 leden anno 2013. Tijden veranderen, mensen veranderen, cultuur verandert. De meeste zaken laten zich niet sturen, maar als vereniging willen we, waar mogelijk, onze koers regisseren. U aangeven waar we als TOS Bergeijk voor staan, wat onze visie en doelstellingen zijn en via welke weg we deze doelstellingen willen bereiken. Het beleidsplan kan beschouwd worden als een nadere uitwerking van onze statuten en het huishoudelijk reglement, welke leidend zijn. De sociale en maatschappelijke ontwikkelingen van de laatste jaren vormen mede aanleiding tot formulering van onderhavig beleidsplan. De landelijk, per 2008, ingezette economische crisis heeft anno 2013 nog immer zijn weerslag op de ontwikkeling van de ledenaantallen, onze sponsorinkomsten en de beschikbare gemeentelijke budgetten. Deze situatie vraagt bestuurlijke aandacht. Zaken worden in veel opzichten minder vanzelfsprekend. Er dient meer focus te komen op zowel financiële als sociale ondersteuning als ook op het maatschappelijk belang van onze vereniging om de continuïteit van TOS Bergeijk voor de lange termijn te kunnen waarborgen. Wat is het doel van het beleidsplan? Het beleidsplan is geen statisch document. Als gesteld, de wereld om ons heen verandert met de minuut. Het beoogt wel aan te geven wie we zijn en via welke weg we bepaalde doelstellingen willen bereiken. Een dergelijk plan geeft houvast voor de leden, de verschillende commissies en de (sociaal) belanghebbende partijen zoals onze vrijwilligers, de gemeente Bergeijk en onze sponsoren. Tevens is het een instrument voor de leden om het handelen van het bestuur te toetsten. Oftewel, strookt het dagelijks handelen van het bestuur met het eerder akkoord bevonden beleid? Het is de bedoeling dat de beschreven doelstellingen en plannen ieder jaar opnieuw worden beschouwd en waar nodig aangescherpt of bijgesteld worden. Op deze manier beoogt het bestuur tezamen met haar leden middels een continu proces richting te geven aan ons eigen TOS Bergeijk. Met gepaste trots kunnen we stellen dat TOS Bergeijk over een van de allermooiste tennisparken van Nederland beschikt. Het ligt midden in een prachtige omgeving waarin het binnen gemoedelijke Brabantse sferen heerlijk tennissen is. We hebben de beschikking over 12 goed onderhouden banen, waarvan er 4 vrijwel het gehele jaar door bespeelbaar zijn (all-weather banen). Het paviljoen is in 2012, met grote inzet van een enthousiast team van vrijwilligers fors onderhanden genomen en beschikt weer over een prachtige bar, keukeninrichting, een mooi overdekt terras en uitstekende sanitaire voorzieningen. Om dit genot voor de toekomst te behouden ligt, met in achtneming van onze statuten, voor u het algemeen beleidsplan 2014-2018. Bergeijk, januari 2014 Het bestuur 3
1. Trends en ontwikkelingen om ons heen 1.1 Demografische ontwikkelingen: Vergrijzing zal toenemen. De categorie 55 plussers zal groeien in navolging van de landelijke tendens. Deze categorie blijft steeds langer fit en heeft een toenemende behoefte aan o.a. toernooien en competitie gekoppeld aan service en gezelligheid (elkaar ontmoeten). Jeugd. De jeugd is altijd nieuwsgierig naar een nieuwe sport. Boeien en binden is hier het alom bekende motto. Specifieke begeleiding door zowel trainers, als ouders, en een scala aan activiteiten is hiertoe noodzakelijk. Alsmede een accommodatie die voldoet aan de moderne wensen van de jeugd. De sociale media spelen voor hen een heel belangrijke rol. Daarvan gebruik kunnen maken bij een bezoek aan onze accommodatie is heden ten dage een must. 1.2 Politieke, economische en sociale ontwikkelingen: Plaatselijke overheid is terughoudend met subsidiegelden. De (plaatselijke) overheid dreigt a.g.v. schaalvergroting afstandelijker en zakelijker te worden. Subsidies verminderen en verantwoordelijkheden voor onderhoud worden in toenemende mate bij verenigingen gelegd. Dat vergt een omzichtig financieel beleid met terughoudendheid omtrent het aangaan van structureel hoge vaste lasten en een grotere inzet van vrijwilligers. Nieuwe gemeentelijke herindelingen kunnen aanleiding zijn voor plaatselijke verenigingen zich meer te verenigen tot een nieuwe grotere organisatie. Dat begint bij een intensieve samenwerking. Er is sprake van toenemende complexiteit van wet- en regelgeving, bijv. op het gebied van hygiëne, aansprakelijkheid als ook op financieel vlak. Het besturen van een vereniging zal hierdoor steeds meer professioneel moeten worden opgepakt. Veel ouders werken en hebben een overvolle agenda. Dit kan gaan drukken op het begeleiden van kinderactiviteiten. Er zal daarom wellicht vaker een beroep op de groeiende groep senioren gedaan moeten worden voor het begeleiden van de jeugd. 1.3 Technologische ontwikkelingen: De invloed van multimedia neemt toe. Zowel externe- als interne communicatie geschiedt meer en meer d.m.v. een eigen website, e-mail, sms, webcam, etc. (toernooien, competitie, presentatie). Betrokkenen willen op een zeer toegankelijke wijze en op een door henzelf bepaald moment beschikken over informatie. Onze informatievoorziening op en buiten het paviljoen moet daaraan voldoen. Papier is geschiedenis. Inschrijfformulieren, het jaarboekje, etc... het is of wordt allemaal digitaal. 4
1.4 Ontwikkelingen in de (tennis)sportmarkt: Het ledenaantal van de KNLTB is de laatste jaren aanzienlijk dalende, ook bij onze vereniging nemen we deze tendens waar. Tennis als eerste of tweede sport staat meer ter discussie in relatie tot prioritering van de beschikbare financiële middelen. De concurrentie van andere sportclubs, die zich ook geconfronteerd zien met een teruglopend ledenaantal, neemt toe. Het Binden en boeien wordt daarmee meer van belang. Het biedt dus zeker ook kansen om jonge leden aan te trekken. Voorzie daarbij wel in de behoefte van zowel de jeugd, als de ouders. Het herzien van het bestaande contributiemodel is daarbij een reële optie, waarbij nieuwe leden de mogelijkheid wordt geboden om te bezien of tennis inderdaad de vreugde biedt die men ervan verwacht. 1.5 Ontwikkelingen in het gedrag van de sporter: Jongeren/ouderen vertonen meer zap-gedrag, hebben een korte aandachtsboog. Individualisering (van de samenleving). Een gehaast leven betekent niet alleen minder tijd voor sport en vrijwilligerswerk, maar ook minder loyaliteit naar de vereniging. Als gezegd, dat is zowel een bedreiging als een kans voor het werven van nieuwe leden. Het aanbod van sportbeoefening en de mobiliteit van mensen is groot, waardoor niet alleen plaatselijke verenigingen in aanmerking komen voor sportbeoefening. Daarnaast neemt de loyaliteit en verbondenheid met de vereniging af. Mensen willen vrij zijn in hun keuze en de momenten van activiteiten zelf plannen ("cafetariamodel" bij sportbeoefening neemt toe), waarbij tevens de tendens is liever meer te betalen dan aanvullend vrijwilligerswerk te doen. 2. Visie TOS Bergeijk: wie zijn we en wat vinden we belangrijk? TOS Bergeijk is nog immer een bloeiende tennisvereniging op een prachtige locatie binnen de gemeente Bergeijk. Een vereniging waar iedereen zich thuis voelt en waarbij ieder lid op eigen niveau met veel plezier kan tennissen. Dat is heel kortgezegd wat we willen zijn. TOS Bergeijk is uiteraard een sportieve club. Fair Play en respect staan bij TOS Bergeijk hoog in het vaandel. Wij sluiten daarbij aan bij het actieprogramma van een Veiliger Sportklimaat (VSK) van het NOC*NSF en de overheid. De volgende gedragsregels dragen wij uit en maken wij zichtbaar in onze accommodatie: 1. Iedereen is welkom 2. Wij zorgen voor een positieve sfeer en een sportief klimaat 3. Wij tonen waardering voor de vrijwilligers, tegenstanders en leidinggevenden 4. Wij laten de kinderen hun spel spelen 5. Wij gaan zorgvuldig om met onze accommodatie en materialen 6. Als er problemen zijn, maken we er melding van 7. Wij vloeken, schelden en pesten niet 8. Wij spreken elkaar aan op verkeerd gedrag 9. Wij discrimineren niet 10. Wij zijn sportief en respectvol, geweld (ook verbaal) is uit den boze 11. Wij schenken geen alcohol aan bezoekers onder de 18 jaar 12. Wij roken niet binnen de muren van onze gebouwen 5
De missie die we voorstaan luidt: TOS Bergeijk is er voor iedereen. Een actieve en gezellige vereniging voor en door leden. Recreatief tennis vormt de basis, aangevuld met tennis op prestatief niveau. De leden vormen een doorsnee van de bevolking van (groot) Bergeijk. Veel zorg wordt besteed aan de opvang van nieuwe leden. De sfeer en betrokkenheid zijn zodanig dat iedereen zich welkom voelt. Onderstaand staat toegelicht op welke wijze we deze missie verder inhoud willen geven. Visie omtrent onze leden: TOS Bergeijk is er voor iedereen. De leden vormen een doorsnee van de bevolking van Bergeijk met haar zes kernen en de omliggende gemeenten. Nieuwe leden voelen zich welkom. Ze worden goed opgevangen, geïnformeerd en in contact gebracht met andere leden. TOS Bergeijk biedt een gevarieerd tennisaanbod gericht op sportiviteit en gezelligheid, voor jong en oud en op verschillende speelniveaus. Voor TOS Bergeijk betekent dit dat er voornamelijk recreatief getennist wordt, maar er zijn tevens voldoende mogelijkheden om op hoog niveau prestatief te tennissen. Mensen die recreatief tennis willen uitoefenen vormen de basis van TOS Bergeijk. Het betreft de grootste groep leden, die we te allen tijde ruimte moeten bieden de sport te beoefenen. Bovenal staat bij deze grote groep tennissers, met een toenemend aandeel van de oudere hierin, het item gezelligheid centraal. Deze grote groep tennissers zijn in marketing termen de cash-cows van onze vereniging. Ze tennissen, consumeren en ondersteunen de vereniging (hun aandeel in het vrijwilligerswerk binnen de vereniging is groot). In de ogen van het bestuur vormen de recreatieve tennissers daarmee de belangrijkste groep binnen onze vereniging. Het diverse aanbod, voor elk wat wils, is van belang om leden goed te bedienen en daarmee te behouden voor de club. Met regelmaat worden de leden geraadpleegd om te toetsen of wat geboden wordt nog aansluit bij hun wensen. Het maximum aantal seniorenleden wordt gerelateerd aan het aantal banen dat in de zomerperiode beschikbaar is voor vrij tennis. Dat zijn er 12. Het bestuur stelt voor de KNLTB-norm van maximaal 90 leden per baan te respecteren. Vooralsnog is daartoe voldoende ruimte. Visie omtrent prestatief tennis: TOS Bergeijk biedt een gevarieerd tennisaanbod gericht op sportiviteit en gezelligheid, voor jong en oud en op verschillende speelniveaus. Voor TOS Bergeijk betekent dit dat er naast het recreatieve tennis ook voldoende ruimte wordt gegeven om prestatief te tennissen. Prestatief tennis wordt weliswaar niet als noodzakelijk, maar wel als zeer wenselijk beschouwd. Het vormt de drijfveer voor veel jongeren om te komen tot een hoger tennisniveau. Het bestuur zal zich blijven inspannen om prestatief tennis binnen TOS mogelijk te houden, maar wel binnen aanvaardbare financiële grenzen. Deze grenzen worden nader toegelicht in het hoofdstuk Financiën. Het bestuur spant zich in om tennis op het hoogste landelijk niveau mogelijk te maken, maar kent zich hiertoe geen initiërende, maar slechts een faciliterende rol toe. Oftewel; TOS Bergeijk kan als basis dienen voor zo'n landelijk spelend team, maar het betreffende team zal grotendeels self supporting moeten opereren. Dit om te voorkomen dat 1 team een verhoudingsgewijs te groot beslag legt op de (financiële) capaciteiten van TOS Bergeijk. Visie omtrent samenwerking andere verenigingen: TOS Bergeijk zoekt actief samenwerking met tennisclubs in de omgeving. Daarnaast beschouwen we andere plaatselijke sportverenigingen en organisaties als onze sociale en maatschappelijke partners. 6
Visie omtrent vrijwilligers: De kracht van de vereniging ligt bij de vrijwilligers. Vrijwilligers vormen het kloppend hart van de vereniging. Ze versterken het wij-gevoel binnen de club, houden de club levend en door hun inzet blijven de kosten beperkt en kan de contributie laag blijven, waardoor TOS Bergeijk een toegankelijke tennisvereniging kan blijven. We zetten daarom in op maximale ondersteuning door vrijwilligers waarbij de vereiste kwaliteit leidend is. Enkel indien die niet geboden wordt of kan worden, kiezen we voor betaalde krachten. Prioriteit ligt bij het park- en baanbeheer en de paviljoen- en bestuurstaken. We zoeken tevens samenwerking met onze zusterverenigingen in Bergeijk om ook op dit gebied van elkaar te kunnen leren. Bij iedere vereniging is sprake van een harde kern van vrijwilligers. De inzet van alle leden is op dat gebied niet even groot. Echter in verband met de continuïteit van TOS Bergeijk zal het bestuur alle leden blijven benaderen om zich bij tijd en wijle als vrijwilliger voor de club in te zetten, met als uitgangspunt: wel vrijwillig maar niet vrijblijvend! We zijn tenslotte een vereniging; Een samenwerkingsvorm waarbij meerdere personen op voet van gelijkheid trachten een bepaald doel te verwezenlijken of een bepaalde activiteit te ontplooien, meestal zonder dat hieraan commerciële belangen ten grondslag liggen. Lid zijn van een vereniging brengt je iets, maar er wordt naast het betalen van enkel contributiegeld ook iets van je terugverlangd. Het bestuur zal met regelmaat haar leden aanspreken op het nemen van deze individuele verantwoordelijkheid. Het bestuur erkent het essentiële belang van de groep vrijwilligers. Om hieraan vorm en inhoud te geven wordt een vrijwilligerscoördinator (voorzitter van een vrijwilligerscommissie van 3 tot 4 personen) aangesteld, die toeziet op het verder ontwikkelen en uitrollen van het vrijwilligersbeleid, waarbij het behoud en het aantrekkelijk maken van vrijwilligerswerk centraal staat. Deze commissie heeft een verbindende rol tussen het bestuur en de vrijwilligers en is op de hoogte van het reilen en zeilen binnen de club. Zowel de leden als het bestuur kunnen bij de commissieleden terecht voor vragen en ondersteuning. De vrijwilligerscoördinator en de commissieleden vallen onder directe verantwoordelijkheid van de bestuursvoorzitter. 7
3. Sterkte/zwakte-analyse Samen met de visie van onze vereniging en de trends en ontwikkelingen om ons heen, vormt een zogenaamde SWOT-analyse de basis van ons beleidsplan. In deze analyse wordt aangegeven, wat de sterktes zijn van onze vereniging, die we willen behouden, de zwaktes die we moeten gaan verbeteren, de kansen die we moeten oppakken en de bedreigingen, waarvoor we oplossingen moeten vinden. De elementen uit onderstaande matrix komen terug in de volgende hoofdstukken. Sterkte Locatie Uitstraling/inrichting paviljoen Paviljoenbeheer Huidige conditie en onderhoud van de accommodatie Relatief groot aantal leden t.o.v. inwonertal Bergeijk Zowel all-weather, als gravel banen Vrijwilligers verzorgen onderhoud Activiteitenkalender/jaarplan Sfeer Trainingsmogelijkheden Kans Samenwerken met andere verenigingen Nieuwe sponsoren Baropbrengsten optimaliseren Beter benutten mogelijkheden paviljoen en banen Zwakte Continuïteit in besturen en uitvoeren van beleid Aantal commissieleden Animo leden deelname activiteiten Toepassingsmogelijkheden op onze website Parkeermogelijkheden i.c.m. voetbalactiviteiten Profilering van TOS Bergeijk Verenigingsstructuur (collectief versus individueel) Bedreiging Ledenaantal Vermindering subsidies gemeente Bergeijk Minder animo voor vrijwilligerswerk Toename bestuursintensiteit (o.a. wet/regelgeving) Concurrentie van andere sporten (jeugd) Beperking exploitatie paviljoen door wetgeving 8
4. Speerpunten voor de komende jaren We hebben middels voorgaande passages beschreven wie we willen zijn, welke ontwikkelingen er spelen en waar onze sterkte, zwaktes, kansen en bedreigingen liggen. Met deze zaken in het achterhoofd heeft het bestuur de volgende hoofd speerpunten geformuleerd: Hoofd speerpunt 1: Het TOS-gevoel verder ontwikkelen Hoofd speerpunt 2: Verdere uitvoering van het Jeugdbeleidsplan Hoofd speerpunt 1: Het TOS-gevoel - Het TOS-gevoel: We moeten ons blijven thuis voelen op het park. TOS wil een vereniging zijn en dat uitstralen. Een grote mate van verbondenheid heeft een positieve invloed op de gang van zaken binnen de vereniging. Dit werkt door op alle niveaus: van het vinden van voldoende leden voor commissies, een enthousiast publiek bij de wedstrijden tot en met het naleven van de huisregels en deelname aan eigen activiteiten. Bovendien bestaat er een wisselwerking. Een enthousiast publiek bij de competitie zorgt ervoor dat de spelers zich meer verbonden voelen met de vereniging. TOS Bergeijk is dan ook een club die geleid wordt door enthousiaste vrijwilligers. De sfeer waarbinnen dit gebeurt is van groot belang. Vrijwilligerswerk is geen vervelende verplichting, maar geeft voldoening en geeft gezelligheid. Vrijwilligerstaken zijn duidelijk omschreven en ieder lid kan aangeven waar zijn of haar voorkeur naar uitgaat. Doordat vrijwel alle leden vrijwillig hun steentje bijdragen, voelen zij zich betrokken bij de vereniging. Naast de functie van sportvereniging, is TOS Bergeijk daarnaast een sociale ontmoetingsplaats, waar leden, supporters en andere belangstellenden van harte welkom zijn. De bar en het paviljoen, waar altijd een lekker drankje en een klein hapje genuttigd kan worden, vormen het fundament van een gemoedelijke sfeer. De paviljoenhouder met zijn medewerkers/vrijwilligers vervult hierin een essentiële rol. - Commissies: Het bestuur wil werken aan een nog betere verbondenheid van de leden met de vereniging. Binnen de vereniging wordt veel werk verzet. Hoe beter we in staat zijn dat werk onderling te verdelen en te bundelen in verschillende commissies, hoe beter de draagkracht en betrokkenheid van en met TOS Bergeijk zal worden. In de navolgende paragraaf wordt de organisatiestructuur uiteengezet die het bestuur daarbij voor ogen heeft om dat resultaat te bereiken. - Communicatie: In onze visie moet het recreatieve tennis tezamen met tennis op het hogere niveau de spil zijn om de betrokkenheid van de leden te versterken. Dat vraagt om meer reclame voor de verwachte mooie tennismomenten. Het zelf deelnemen aan het tennis is natuurlijk het mooiste, maar ook het bekijken van een prachtige wedstrijd is voor iedereen genieten. Het bij een breed publiek tijdig en bij herhaling communiceren van te spelen finales en/of competitiewedstrijden is daarbij van groot belang. TOS Bergeijk zal daarnaast actief de publiciteit zoeken om te berichten over (positieve) zaken rondom de vereniging en de tennissport ter bevordering van ons positieve imago als vereniging. Oftewel Binden en Boeien door uitgave van een digitale nieuwsbrieven, een betere communicatie over competitiewedstrijden en uitslagen en publicaties in de Eyckelbergh. Deze vormen van communicatie creëert tevens een meerwaarde richting onze rustende leden. 9
- Tennisevenementen: Het aanbod van evenementen is groot en de agenda van onze leden is beperkt. Een goede timing en een tijdige werving zijn van cruciaal belang. Om het begrip TOS Bergeijk bij herhaling op de kaart te zetten wil het bestuur de mogelijkheden aftasten om tweejaarlijks een groot extern tennisevenement te organiseren. Daarbij kunnen we denken aan: A-toernooi Masters Senioren NK Jeugd NK Jeugd K toernooi Districtjeugdkampioenschappen Etc. - Werving nieuwe leden We streven naar een ledenaantal van minimaal 700, waarvan minimaal 125 jeugdleden. Dit vergt continu de aandacht voor de betreffende commissies. Denk aan werving op scholen, het bereiken van senioren en het propageren van mooie tennismomenten. Nieuwe leden willen vaak meteen trainen. De wervingscampagnes dienen dan ook in nauwe samenwerking met de hoofdtrainer te worden opgepakt, waarbij tevens wordt bezien welke trainingsaanbod (kosten en timing) het meest geschikt is. Hoofd speerpunt 2: Verdere uitvoering van Jeugdbeleidsplan De jeugd heeft een speciale plek bij TOS. Voor de jeugd moet een lidmaatschap meer betekenen dan een uurtje tennisles in de week. De Jeugdcommissie streeft in het kader van een gezonde verenigingsopbouw naar minimaal 125 jeugdleden, waarbij het streefaantal circa 175 leden is. Dit om de jeugdleden voldoende aandacht te kunnen geven in een poging deze ook op langere termijn te behouden voor de vereniging. Vooral de oudere jeugd blijft een moeilijk bereikbare groep. De Jeugdcommissie gaat extra aandacht besteden aan deze groep door deze bijvoorbeeld meer te betrekken bij het organiseren van evenementen. De verdere uitvoering van het opgestelde Jeugdbeleidsplan blijft een speerpunt voor de komende jaren en maakt als bijlage deel uit van dit algemeen beleidsplan. 5. Accommodatie en paviljoenbeheer Onze accommodatie is er ééntje om trots op te zijn. Ons tennispark, is gelegen in een bosrijke omgeving en is voor iedereen goed te bereiken. Wanneer evenementen met andere naastgelegen sportverenigingen samenvallen is parkeren weliswaar een probleem, maar het doorgetrokken pad naar het parkeerterrein van VTC De Paal en handboogvereniging St. Bernardus biedt enige uitkomst. Doel is dit pad in de komende beleidsperiode in samenwerking met de gemeente Bergeijk een meer definitieve vorm te geven inclusief een passende verlichting, zodat de bereikbaarheid van deze alternatieve parkeervoorziening verder verbetert. Het park, de banen en het paviljoen zijn goed onderhouden en uitgerust. De openingstijden en bemensing van het paviljoen zijn prima afgestemd op de verwachte drukte. De sfeer is gezellig en 10
uitnodigend. Onze all-weather banen maken het mogelijk om het jaarrond te kunnen tennissen. Voor de jeugd is er een oefenkooi en een mini-veld. Verder zijn er voor jongste kinderen enkele speeltoestellen aanwezig en hebben de bezoekers gratis toegang tot wifi. Op termijn wordt in het kader van het grootonderhoud in samenwerking met de gemeente gestreefd nog twee gravelbanen te vervangen door all-weather banen. Vanwege de locatie in het groen, het paviljoen en het feit dat er het jaarrond getennist kan worden is er een jaarlijks onderhoudsprogramma opgesteld, gekoppeld aan de meerjarenbegroting van de vereniging. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van vrijwilligers, sponsoren en subsidies om onderhoud en renovatie mogelijk te maken. De paviljoenbeheerder heeft als doel de gezelligheid op de club te ondersteunen en te promoten. Het paviljoen dient aantrekkelijk te zijn voor alle leden, jong en oud. De activiteiten en het assortiment is daarop afgestemd. Belangrijke taken zijn de bevoorrading van de bar, het verlenen van de catering en de algehele (hygiënische) verzorging van het paviljoen. De paviljoenbeheerder weet zich ondersteund door een groep vrijwilligers. De paviljoenbeheerder vormt het gezicht van de vereniging. Een gastvrije uitstraling is daarbij essentieel. De opbrengst van de bar is een belangrijke bron van inkomsten voor de vereniging. We hebben als doel om de winstgevendheid in alle redelijkheid te optimaliseren. Dit willen we bereiken door de omzet te verhogen, de (inkoop)kosten te drukken en derving te minimaliseren. Daarnaast dient er een goede financiële administratie te worden bijgehouden. De paviljoenbeheerder houdt tevens toezicht op het gebruik van de banen. Hij is bevoegd om mensen op basis van gedrag, dan wel onjuist schoeisel de toegang tot de banen en/of het tennispark te ontzeggen. Tevens is hij bevoegd met gedwongen karakter sturing te geven aan het tijdig laten aanvangen van de (competitie-) wedstrijden. Wij stimuleren in deze beleidsperiode een verdere ontwikkeling, waarbij deze beroepskracht zich verder ontwikkelt tot een echte verenigingsmanager met algemene taken. 6. Organisatiestructuur Huidige situatie Gewenste situatie TOS Bergeijk is een club met duidelijke structuren; aansturing, coördinatie en verantwoordelijkheden zijn goed geregeld. Een eenvoudige en overzichtelijke organisatiestructuur met omschreven taken en verantwoordelijkheden zorgen in combinatie met korte en duidelijke communicatie lijnen voor een effectieve en efficiënte manier van bestuur. TOS Bergeijk is een club geleid door vrijwilligers. Door de eenvoudige structuur is het voor leden realistisch en haalbaar om naast hun dagelijkse werk en/of diverse andere verplichtingen een bijdrage te leveren aan TOS Bergeijk. De sfeer waarbinnen dit gebeurt is van groot belang. Het bestuur heeft het mandaat om beslissingen te nemen inzake algemeen bestuurlijke onderwerpen. Daarnaast zijn er diverse commissies met eigen verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de verschillende onderdelen. Het beleid en de taken van commissie is c.q. wordt beschreven in een beknopt commissieplan. Alle commissies worden vertegenwoordigd binnen het bestuur en/of hebben een direct aanspreekpunt binnen het bestuur. 11
Bestuurlijke indeling en taakverdeling: Voorzitter PR Sponsorcommissie Vrijw.coordinator Algemene en Beleidszaken Beleid Secretaris Penningmeester Ledenadministrati e Financiële commissie Paviljoenmanager Bestuurslid Parkzaken Parkzaken Inkoop Voorzitter Jeugd Commissie Jeugdcommissie Tenniskids Competitieleider Jeugdtoernooien Contactpersoon voor Hoofdtrainer Voorzitter Technische Commissie Technische commissie Competitieleider KNLTB-toernooien Recreatieve toernooien De concrete taakinhoud van bovengenoemde functies dient nog nader te worden omschreven. 7. Sporttechnische zaken Vrij spelen, trainingen, competitie en toernooien zijn de tennisactiviteiten die plaatsvinden binnen de vereniging. Gedurende het hele jaar wordt gezocht naar een optimale balans, om alle leden voldoende gelegenheid te bieden om op zijn of haar manier en niveau de tennissport te beoefenen. Waar nodig wordt contact gezocht met omliggende verenigingen om op die manier te kunnen voorzien in de behoeften van alle leden. De vereniging stelt haar leden in de gelegenheid om het gehele jaar aan tennisactiviteiten deel te nemen. De vereniging biedt een gevarieerd tennisaanbod gericht op sportiviteit en gezelligheid, voor jong en oud en op verschillende speelniveaus. Voor TOS Bergeijk betekent dit dat er voornamelijk recreatief getennist wordt, maar dat er ook voldoende mogelijkheden zijn om op hoog niveau prestatief te tennissen. 12
Ieder jaar wordt een activiteitenkalender samengesteld en getoetst om zoveel mogelijk leden actief tennissend op de banen te zien. Speciale aandacht gaat uit naar de jeugd (tot 17 jaar). De jeugd wordt gestimuleerd om kennis te maken met tennis en tennisvaardigheden te ontwikkelen. Daarnaast spant TOS Bergeijk zich in om de senioren zo lang als mogelijk met plezier te laten tennissen. De verwachting is dat de groep ouderen boven de 60 jaar de komende jaren groter gaat worden. Alle tennisactiviteiten worden gecoördineerd binnen de technische commissie (TC). Opleiden van eigen kader We stimuleren (ook in financiële zin) het opleiden van een eigen technisch kader om daarmee de kosten voor de recreatieve tennissers en jeugdbegeleiding te verlagen. Daarbij willen we de samenwerking met professionele trainers c.q. trainersorganisatie benutten. Eigen opgeleide trainers bieden we daarbij de mogelijkheid om zich onder toezicht van de professionele trainer(s) verder te ontwikkelen. 8. Beschikbaarheid van tennisbanen We beschikken thans over 4 smashcourtbanen (all-weather banen) en 8 gravelbanen. Dit zijn in de huidige situatie voldoende banen om alle leden regelmatig te kunnen laten tennissen in de periode van april tot en met november. Echter, in de wintermaanden (december tot en met maart), als de gravelbanen onbespeelbaar zijn, levert het aantal beschikbare all-weather banen beperkingen op. We constateren namelijk een duidelijke toename van de behoefte om ook in de winterperiode buiten te kunnen tennissen. Ons doel is dan ook om op termijn de gravelbanen 11 en 12 te vervangen door all-weather banen. Vervanging komt aan de orde, zodra deze banen aan renovatie toe zijn. Ons doel is om dit vóór 2019 gerealiseerd te hebben, maar de haalbaarheid is sterk afhankelijk van de financiële bijdrage van de gemeente Bergeijk (passend binnen de afspraken in het kader van TUOB) als ook onze eigen financiële mogelijkheden, inclusief sponsoring. Bij het beschikbaar stellen van banen gaat het bestuur uit van de volgende uitgangspunten: 1. Altijd twee banen beschikbaar voor vrij tennissen; 2. Altijd twee banen beschikbaar voor trainingen; 3. Overige banen beschikbaar voor vaste activiteiten en aanvullend vrij tennissen; 4. Vaste tennisactiviteiten van leden, zoals vrouwenmorgen, mixavond, mannenavond en 55+morgen worden aangemerkt als onderdelen van vrij tennissen en krijgen dus op de vaste tijden altijd voldoende banen beschikbaar om met elkaar te kunnen tennissen; 5. Competitie en toernooien hebben altijd voorrang op bovengenoemde activiteiten. Voor een nadere omschrijving van het baanreglement verwijzen wij u naar de bijlage Baanreglement. 13
9. Jeugdbeleidsplan Wie de jeugd heeft, heeft de toekomst. Vandaar dat voor deze doelgroep naast het algemene beleidsplan een separaat jeugdbeleidsplan is opgesteld en het uitvoeren daarvan is benoemd als een van de twee hoofd speerpunten voor de komende jaren. De belangrijkste kernpunten voor de Jeugdcommissie en onderdeel van het jeugdbeleidsplan zijn: Behoud en werving van jeugdleden. Faciliteren in voldoende oefen- en trainingmogelijkheden. Stimuleren van deelname aan diverse activiteiten. Optimaliseren van de betrokkenheid van en communicatie met onze jeugdleden. De oudere jeugdleden stimuleren organisatorische taken op zich te nemen. Regierol inzake een goede communicatie tussen de vereniging, trainers en ouders inzake de jeugdleden. De jeugdcommissie bestaat minimaal uit 5 leden aangevuld met de hoofdtrainer als adviseur en wordt ondersteund door een groot team van enthousiaste activiteitenbegeleiders, voornamelijk ouders, maar ook wordt steeds meer getracht overige seniorleden hierbij te betrekken. De voorzitter van de jeugdcommissie heeft zitting in het algemeen bestuur. Voor een nadere uiteenzetting verwijzen wij u naar de bijlage Jeugdbeleidsplan TOS Bergeijk. 10. Financiën De contributiegelden, baromzet en sponsoring vormen samen met een meerjaren begroting een solide financiële basis. TOS Bergeijk is echter niet geheel financieel onafhankelijk. De gronden en de banen zijn in eigendom van de gemeente Bergeijk. Gemeentelijke bijdragen voor het onderhoud van het park en de banen zijn van wezenlijk belang. Door zoveel mogelijk onderhoud in eigen beheer uit te voeren, proberen we een deel van de ontvangen onderhoudsvergoeding te sparen ter dekking van onze overige kosten. Met zoveel mogelijk eigen inzet en bijdragen van de sponsoren streven we ernaar tennis een betaalbare sport te laten zijn. Waar mogelijk wordt verder gebruik gemaakt van subsidieregelingen en streven we, uiteraard slechts inzake tennisgerelateerde activiteiten, naar een grotere benutting van ons park en banen door externe partijen. Denk daarbij aan het benaderen van scholen, kinderopvang en bedrijven voor bijvoorbeeld bedrijfstennis en personeelsuitjes. Het contributiebeleid is erop gericht om deze te handhaven op het huidige niveau (prijspeil 2014); te weten voor senioren 110, junioren 65 en de mini's en rustende leden 45 per jaar. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd gebaseerd op de verwachte consumentenprijsindex, voor het eerst per januari 2015. Extra verhogingen dienen enkel voort te komen alleen door externe omstandigheden (minder subsidie, minder sponsoring, hogere accommodatiekosten) c.q. te weinig beschikbaarheid van vrijwilligers. Verder zal worden bezien welke alternatieve vormen van contributie geïntroduceerd kunnen worden. Om de vereniging financieel gezond en liquide te houden, dienen we ten behoeve van investeringen minimaal de beschikking te hebben over een vrij te besteden bedrag van 20.000, alsmede de kasstromen voor steeds minimaal de komende vijf jaarpositief te houden. Kort gezegd; er jaarlijks voor zorg dragen dat er niet meer geld wordt uitgegeven, dan er binnen komt. Inzake investeringen in inventaris en vastgoed wordt hiertoe niet gerekend met het feitelijke investeringsbedrag, maar met de bijhorende jaarlijkse rente- en aflossingsverplichtingen. 14
Daarnaast dient het bestuur oog te houden voor een gezonde verhouding tussen de verschillende bronnen van inkomsten. Te weten onze contributiegelden, sponsorinkomsten en ontvangen subsidiebedragen. De afhankelijkheid van deze twee laatstgenoemden dient zoveel als mogelijk beperkt te blijven. Het bestuur beoogt het prestatief tennis te stimuleren en te faciliteren. Als richtlijn wenst het bestuur de financiële inspanning daartoe te beperken tot een bedrag gelijkluidend aan 8% van de contributiegelden van onze seniorleden. Voor 1 april van ieder jaar wordt de jaarrekening aan de leden gepresenteerd. Deze omvat een duidelijke balans en resultatenrekening van het meest recent verstreken kalenderjaar. Tevens wordt jaarlijks aan de leden de begroting voor het lopende kalenderjaar gepresenteerd. Gestreefd wordt naar presentatie van een meerjarenbegroting die een periode van vijf aankomende kalenderjaren omvat. De jaarrekening en (meerjaren-) begroting worden door het bestuur aan de leden nader toegelicht. 11. Sponsoring, PR en communicatie Gewenste situatie Sponsoring neemt een belangrijke plaats in binnen de begroting van TOS Bergeijk. Door de betrokkenheid van plaatselijke ondernemers met onze vereniging, veelal voortkomend uit persoonlijke netwerken van onze leden, zijn sponsoren bereid om de vereniging langdurig financieel te ondersteunen. Het moet voor sponsoren interessant zijn om TOS Bergeijk te steunen. Naast reclame uitingen, staan we open voor aanvullende wensen vanuit de sponsor. Op het werven van sponsoren is verder het sponsorplan van toepassing. De vergoedingen voor structurele sponsoruitingen worden aangemerkt als inkomsten voor de vereniging en zijn derhalve algemene middelen voor de vereniging. Het is daarnaast de toernooicommissie en andere gelieerde organisaties met goedkeuring van het bestuur uiteraard toegestaan incidentele sponsorinkomsten te werven voor de te organiseren activiteiten. 12. Samenwerking met partijen Om de continuïteit van de vereniging te waarborgen is het noodzakelijk (nauw) samen te werken met andere partijen. TOS Bergeijk behoort al decennia lang tot een van de aller grootste verenigingen van de gemeente Bergeijk. Onderstaand zijn 7 externe belangengroepen en bijhorende doelstellingen gedefinieerd. Deze velden dienen door de diverse commissies te worden afgedekt. 1. De andere tennisverenigingen in en rondom de gemeente Bergeijk Samenwerking (kennisuitwisseling, toernooien) Gemeenschappelijke belangen afstemmen Onderzoek naar gezamenlijk inkoop 2. KNLTB landelijk en regionaal Informatievoorziening Advisering, ondersteuning, kenniscentrum Tennisstimulering (prestatief & recreatief) Ondersteuning m.b.t. vrijwilligersbeleid, organisatie van competitie en toernooien 15
3. De gemeente Bieden en in stand houden van sportvoorzieningen Afstemmen regelgeving Pacht- en huurovereenkomst Imago/PR 4. Sponsors en potentiële sponsors (zie hoofdstuk 10) Relatiebinding, netwerken Omzet door naamsbekendheid of sponsoraanbiedingen via TOS Bergeijk Imago/uitstraling 5. (lokale) Media Berichtgeving vereniging en tennisnieuws Stem van de vereniging laten horen 6. Overige (sport)verenigingen in de buurt Samenwerking (stem naar gemeente, ledenwerving, scholen) Gezamenlijke inkoop 7. Inwoners van Bergeijk en omliggende gemeenten Aanbod van sportvoorzieningen Inwoners die begaan zijn met het behoud van sportmogelijkheden Vrijwilligers die graag iets voor de gemeenschap willen betekenen 13. Nadere uitwerkingen Concrete uitwerkingen van het beleidsplan vindt u verder terug in: 1. Baanreglement 2. Alcoholbestuursreglement 3. Huisregels 4. Jeugdbeleidsplan 5. Attentieregeling vrijwilligers 6. Consumptieregeling voor toernooicommissies 7. Regeling beschikbaarheid banen in winter 8. Regeling m.b.t. tennisballen 9. Bestuursbesluit contributie rustende leden 10. Sponsorplan 11. Regels voor het slepen van de banen na gebruik 12. Functieomschrijvingen als vermeld in het organogram (Bovenstaande bijlagen worden voor zover van toepassing nog opgesteld. De bijlagen vormen geen vast onderdeel van het beleidsplan. Het zijn bijlagen waarnaar wordt verwezen en separaat van het beleidsplan kunnen worden bijgesteld.) 16
14. Conclusie TOS Bergeijk is een gezellige en bloeiende vereniging op een van de mooist denkbare locaties binnen de gemeente Bergeijk. De huidige economische recessie, de nog immer toenemende mate van individualisering en drukke privé agenda s hebben zijn weerslag op de beschikbaarheid van tijd en geld die nodig zijn om de club bruisend te houden. Dat vergt de komende jaren bestuurlijke aandacht, waarbij een beroep zal worden gedaan op ieders verantwoordelijkheidsgevoel en inzet. Bergeijk, januari 2014 17