Beleidsplan Stichting Video Journaal Schoorl

Transcriptie

1 VOORWOORD In dit beleidsplan geven wij u graag een helder beeld van de activiteiten van Stichting Video Journaal Schoorl. Ook informeren wij u over onze plannen voor de toekomst. Dit beleidsplan is geschreven voor alle betrokkenen van de Stichting en in het bijzonder voor onze (potentiële) donateurs / sponsoren. Tegelijk biedt Video Journaal Schoorl een kader waarbinnen zij het beleid de komende jaren ( ) verder vorm zal geven. Sinds de oprichting zijn we in beweging en ontwikkelen we ons. Dit heeft tot nieuwe inzichten geleid. Die inzichten hebben we verwerkt in ons beleidsplan. De komende jaren willen we Video Journaal Schoorl verder laten groeien. Deze ambitie vraagt veel van alle betrokkenen en het bestuur. Schoorl, Stichting Video Journaal Schoorl Anjo Smit, voorzitter Hans Kersten vice voorzitter/notulist Klaas Tillema, secretaris Rien van Regteren, penningmeester 1

2 INHOUD VOORWOORD 1 INHOUD 2 1. INLEIDING 3 2. DOELSTELLINGEN VAN DE STICHTING Missie en doel Aanpak Waarom kiezen voor Video Journaal Schoorl 3 3. ORGANISATIE Het bestuur Gedragscode Vergadercyclus Vrijwilligers Financieel jaarverslag Lokale organisatie Samenwerking 5 4. UITVOERING 5 5. COMMUNICATIE Inleiding Website Informatiemateriaal 6 6. FINANCIEN Wijze van gelden werven Financieel beleid 7 7. TOEKOMST 7 2

3 1 INLEIDING Onze Stichting is officieel opgericht op 11 september 2014, nadat zij reeds 20 jaar al actief was onder de paraplu van stichting welzijn Bergen, met als doel het presenteren van video journalen voor de bevolking van Schoorl en de omliggende dorpen. Deze journalen gemaakt van diversen opnames in de dorpen worden periodiek kosteloos vertoont op verschillende locaties in de gemeenten. Ook komen er beelden voor uit het verleden. 2. DOELSTELLINGEN VAN DE STICHTING 2.1. Missie en doel Stichting Video Journaal Schoorl of kortweg VJS, is ontstaan omrede dat we niet meer terecht kunnen onder de paraplu van stichting welzijn Bergen. De stichting is hoofdzakelijk werkzaam in Schoorl en de aangrenzende dorpen en streeft de volgende doelen na: - het maken van opnamens van gebeurtenissen in Schoorl en omgeving - het maken van Journalen van eerder genoemde gebeurtenissen - het organiseren van vertoningen van de journalen Aanpak De aanpak van Video Journaal Schoorl wordt steeds getoetst aan de volgende voorwaarden: - Concreet en praktisch; - Directe, maar duurzame resultaten; - Lage overheadkosten; - Samenwerking met lokale bevolking of partijen; 2.3. Waarom kiezen voor Video Journaal Schoorl Duurzaam resultaat Video Journaal Schoorl richt zich op de lokale bevolking. Loyaliteit en maximale inzet van de lokale bevolking is cruciaal voor het bereiken van een duurzaam resultaat. Ook de journalen worden semi professioneel gepresenteerd. 3

4 3. ORGANISATIE 3.1. Het bestuur Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het beleid, financieel beheer en de interne- en externe communicatie. De stichting heeft een bestuur dat bestaat uit vier bestuursleden; een voorzitter, secretaris, penningmeester en een vicevoorzitter/notulist. De bestuursleden krijgen voor hun werkzaamheden geen beloning. De bestuurders worden benoemd door het bestuur voor onbepaalde tijd. Tot bestuurders zijn benoemd: - Anjo Smit, voorzitter en - Hans Kersten vice-voorzitter / notulist. - Klaas Tillema, secretaris. - Rien van Regteren, penningmeester. Bovenstaande vormen samen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur heeft de zorg voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot het functioneren van de stichting en zorgt voor de uitvoering van bestuursbesluiten. De overige taken worden verdeeld over de vier bestuursleden Gedragscode Voor het bestuur staat integriteit in de meest brede zin hoog in het vaandel. Dat betekent dat tegenstrijdigheden tussen persoonlijke (financiële) belangen en het bestuurslidmaatschap vermeden worden. De kosten die bestuursleden maken voor vergaderingen, etc. komen niet voor rekening van de stichting Vergadercyclus Het bestuur vergadert minimaal zes keer per jaar en verder zo vaak als twee bestuursleden dit wenselijk achten. Tijdens de vergadering dient het beleidsplan als uitgangspunt om de voortgang te toetsen. Elk bestuurslid kan daarnaast onderwerpen aandragen voor de vergadering. 4

5 3.4. Vrijwilligers Om de haalbaarheid en kwaliteit te waarborgen kan het video journaal Schoorl zich laten ondersteunen en adviseren door een aantal (vaste) vrijwilligers en (professionele) adviseurs op het gebied van: - financieel beleid; - communicatie; - werving sponsors en donateurs; - uitvoering van projecten Financieel jaarverslag Het bestuur legt middels een financieel jaarverslag verantwoording af voor het door haar gevoerde beleid over een kalenderjaar. Het jaarverslag zal jaarlijks vóór 1 juni verschijnen Lokale organisatie Het video journaal Schoorl werkt met lokale medewerkers die opnames maken en deze monteren in de studio. Hiervoor ontvangen zij geen vergoeding. Periodiek wordt er vanuit het bestuur overleg gepleegd met de lokale medewerkers Samenwerking Minimaal vier maal per jaar vindt overleg plaats door één van de bestuursleden met de lokale medewerkers Doelstellingen van dit overleg zijn: - Voortgangscontrole te bespreken - Lopende zaken bespreken met lokale medewerker; - Het lokale netwerk onderhouden en uitbreiden; 4. UITVOERING Het video journaal bestaat reeds meer dan 20 jaar. Het bestuur stelt in overleg met de lokale medewerkers periodiek een journaal samen. Ook de hoeveelheid aan items worden in overleg samengesteld 5

6 5. COMMUNICATIE 5.1. Inleiding Video Journaal Schoorl hecht er veel waarde aan om met lage kosten donateurs en andere belangstellenden op een aantrekkelijke en heldere manier informatie aan te bieden en te betrekken bij haar werk. Dat betekent dat er op dit gebied alleen met vrijwilligers gewerkt wordt Website De moderne, informatieve website is een belangrijk communicatiekanaal voor (potentiële) donateurs en vrijwilligers. Op de website is informatie te vinden over het project, en de achtergronden. De mogelijkheid om online donateur te worden wordt uit gezocht. De website wordt voortdurend verbeterd en geactualiseerd Informatiemateriaal Video Journaal Schoorl wil minimaal investeren in overheadkosten. Dat betekent dat er in principe geen fysiek foldermateriaal wordt ontwikkeld. De communicatie verloopt grotendeels digitaal. Voor bepaalde projecten of activiteiten wordt er gericht materiaal ontwikkeld, waarvoor indien nodig een sponsor gezocht wordt. 6. FINANCIEN 6.1. Wijze van gelden werven Voor de activiteiten van Video Journaal Schoorl de journalen- wordt na de vertoningen een vrijwillige bijdrage gevraagd aan de bezoekers. 6

7 6.2. Financieel beleid Video Journaal Schoorl besteedt het overgrote deel van haar geld aan het nodige materiaal en voert een zorgvuldig en overwogen financieel beleid vanuit het bewustzijn dat periodieke journalen gerealiseerd dienen te worden. Concreet betekent dat financieel beleid dat er vanuit gegaan kan worden dat het huidig beschikbaar vermogen voldoende zijn om de komende twee jaar aan de verplichtingen te kunnen voldoen. 7. TOEKOMST Video Journaal Schoorl is er van overtuigd dat de journalen voor vele bijdraagt aan het verbreden van de lokale visuele informatie van de bezoekers en tevens het sociale isolement van enkele verkleind. Dit is voor de medewerkers een motivatie om op de ingeslagen weg door te gaan. 7