Kantoorsimulatie Training

Kantoorsimulatie Training Opdrachten Handleiding voor versie 3.04 Copyright 2006-2009 De Jong Edusoft Sneek

INHOUD ALGEMEEN...2 Voorbereiding...2 LES 1 Magazijn...2 Voorraad controleren - inkoopsignaal doorgeven...2 LES 2 Inkoop...5 Goederen inkopen...5 LES 3 - Receptie...8 Uitgaande post Inkooporders versturen...9 Inkomende post bestelling klant, inkoopopdracht en orderbevestiging...9 LES 4 Inkoop...13 Orderbevestiging...13 LES 5 - Magazijn...15 Goederen ontvangst (pakbon)...15 LES 6 Inkoop...16 Pakbonnen verwerken...16 LES 7 Receptie...17 Ontvangen inkoopfacturen...17 LES 8 Inkoop...18 Inkoopfactuur inboeken...18 LES 9 - Verkoop...19 Nieuwe verkooporders...19 LES 10 Receptie (orderbevestigingen verzenden)...23 Post uit Orderbevestigingen versturen...23 LES 11 Magazijn...24 Magazijnopdrachtenbon = Goederen versturen...24 LES 12 Magazijn Goederen versturen (vervolg)...26 LES 13 - Verkoop...27 De factuur opmaken...27 LES 14 Receptie...30 Receptie Post Uit - Facturen versturen...30 Receptie - Controle geregistreerde gegevens:...30 LES 15 BOEKHOUDING Facturen inboeken...31 Boekingstempels invullen...31 Facturen invoeren in het boekhoudprogramma Inkoopfacturen / kostenfacturen...33 Manier 1 facturen invoeren als boekingsstempel (journaalpost)....33 Manier 2 facturen inboeken via de dagboeken Inkoopboek / Verkoopboek...35 Controle...38 Fouten?...38 LES 16 Boekhouding...39 Materiaal-afgiftebonnen inboeken...39 Manier 1 boeking invoeren als boekingsstempel (journaalpost)...39 Manier 2 - Materiaal-afgiftebonnen inboeken via het Diverse Postenboek...40 Betalingen doen...41 LES 18 Receptie...42 Post uit Betaalopdracht aan de bank...42 Post ophalen...42 LES 19 - Boekhouding...44 Bankafschriften inboeken...44 Manier 1 boeking invoeren als boekingsstempel (journaalpost)...44 Manier 2 boeking invoeren via het Bankboek...44 LES 20 Controles...47 1

H&A: Training Kantoorsimulatie Docent: Programma installeren en eventueel gebruikers opgeven bij Instellingen Inkomende post komt automatisch dmv afdrukken op de printer Combinatiestempels, boekingsstempel of boekingsslips voorradig hebben Belangrijk: Vink elke gemaakte opdracht af, dan weet je een volgende keer waar je was gebleven. Zo dus: ALGEMEEN Voorbereiding 1. Start in Windows de Kantoorsimulatie als TRAINING. 2. Zorg voor 7 tabbladen achterin je map. Als je geen tabbladen hebt, dan kun je ze afdrukken via menuoptie Documenten - Instructies en tabbladen. Kies daarbij het document TRAINING - Tabbladen7xknipvel.pdf Denk erom dat je ze liggend afdrukt! Dit kun je opgegeven bij de eigenschappen van de printer òf door het afvinken van: Papierbron of basis van paginagrootte PDF-bestand of: Automatisch roteren. Namen van de tabbladen: Receptie In - Receptie Uit - Magazijn Inkoop Verkoop Boekhouding - Verzonden documenten. Je werkt bij het bedrijf Wibo BV te Heerenveen. Wibo BV is een groothandel in speelgoed, audio-video en verzorgingsproducten. Je wilt graag verkopen, maar dan moet je wel genoeg artikelen op voorraad hebben. Dat ga je allereerst controleren. Dat is een taak van de afdeling Magazijn, vandaar dat je deze afdeling eerst opent in deze kantoorsimulatietraining. LES 1 Magazijn Voorraad controleren - inkoopsignaal doorgeven Welkom op de afdeling Magazijn. Onze verkoopvoorraad ligt hier. Er moet vanzelfsprekend wel voldoende voorraad zijn, zodat we ook werkelijk kunnen leveren wat een klant bestelt. Daarom moet je voortdurend controleren of er artikelen onder de vastgestelde minimum voorraad zitten. Zo ja, dan snel een intern bestelformulier maken en doorgeven aan de afd. Inkoop. 1. Kies a. Wacht even en let op de letters voor de keuze Voorraad-Bestellen. Deze gaan knipperen, omdat er van enkele artikelen niet genoeg voorraad meer is. Ze zitten namelijk onder de minimum voorraad. Het vrachtautootje zal verdwijnen omdat er nog geen vracht binnenkomt. b. Kies VOORRAAD/BESTELLEN. c. Kies 1 VOORRAAD CONTROLEREN. 2

1 e Interne bestelformulier: d. Vink bestelhulp in kleur en lege kaarten weglaten aan om het jezelf gemakkelijk te maken. Artikelen die we nog niet verkopen worden nu weggelaten en als de voorraad van een artikel onder het minimum zit dan wordt de betreffende regel rood gekleurd. e. Klik bovenaan het vakje Art.nr. open door op te klikken. Er verschijnt een lijst met artikelnummers. f. Als de hele rij getallen verder naar beneden bekijkt door te scrollen of door de pijltjestoets omlaag in gedrukt te houden, dan zul je ontdekken dat er drie soorten artikelnummers zijn, namelijk: 4-cijferige (2072, enz. voor speelgoed), 5 cijferige (16811, enz. voor verzorgingsart.) en alfa-numerieke (CD495, enz. voor audio-video art.). Dit zijn artikelgroepen van drie verschillende leveranciers. Je moet er straks goed om denken dat je de artikelen bij de juiste leverancier besteld. Hierna ga je voor elke leverancier een intern bestelformulier maken met artikelen waarvan de huidige voorraad onder de minimum voorraad zit. g. Klik op het eerste artikelnummer (2072) en de onderstaande voorraadkaart wordt getoond. Omdat de voorraad ( 24, zie kolom Voorraad) niet onder de minimum voorraad (ook 24) zit, is het niet nodig om van Duplo speel-/leerplateau artikelen bij te bestellen. h. Gebruik de pijltjestoetsen en (of je scrollwiel) om snel de voorraadkaarten van de verschillende artikelen te bekijken en controleer hoeveel voorraad er van elk artikel is. i. Bij artikelnummer 2672 zie je dat er 6 stuks op voorraad zijn, terwijl de minimumvoorraad 10 is. De regel is ook rood gekleurd als waarschuwing. Omdat je altijd gaat bestellen als de voorraad onder het minimum komt, klik je op de (rode) knop j. Het artikel wordt in het onderste vak Intern bestelformulier (IB) geplaatst. k. Ook artikelnummer 6542 Lego Miniland grote kontainerhaven zit onder de minimum voorraad. Gebruik ook hier de rode knop ARTIKEL BESTELLEN om dit speelgoedartikel in het onderste vak Intern bestelformulier (IB) te plaatsen. Er staan nu twee regels in het vak Intern bestelformulier: 3

l. De overige Lego artikelen (4-cijferig artikelnummer) zitten niet onder het minimum. Vandaar dat je nu het interne bestelformulier voor deze beide speelgoedartikelen kunt gaan afdrukken. Kies daarom: 2 INTERN BESTELFORMULIER AFDRUKKEN. Controleer de afdruk goed voor je verder gaat. Zo ziet ie er uit: m. Kies 3 VERWERKEN OP VOORRAADKAARTEN. n. Kies 4 INTERN BESTELFORM. NAAR INKOOP. (Bij deze training leg je de IB s achter het tabblad Inkoop in je map). o. Klik op de knop Terug. Je bent nu klaar met dit interne bestelformulier. Je zult zien dat de letters IB nog steeds knipperen. 2 e Interne bestelformulier: p. Kies weer VOORRAAD/BESTELLEN en daarna VOORRAAD CONTROLEREN. Vink bestelhulp in kleur en lege kaarten weglaten weer aan. q. Je ziet dat boven in het linker schermdeel achter Intern bestelnr IB-002 staat. Je kunt nu meteen verder om op dezelfde manier als bij opdrachten d t/m n een intern bestelformulier te maken van twee verzorgingsartikelen (5-cijferig art.nr. van Gaba BV) die onder het minimum zitten. r. Maak een afdruk, verwerk op de voorraadkaarten en leg het IB achter het tabblad Inkoop. 3 e Interne bestelformulier: s. Maak tenslotte nog een derde intern bestelformulier (IB-003) van audio-video artikelen (alfa-numerieke art.nrs. van Philips) die onder de minimum voorraad zitten. t. Maak een afdruk, verwerk op de voorraadkaarten en breng de IB s naar (tabblad) Inkoop. u. Kies ter controle nog eens VOORRAAD/BESTELLEN en daarna VOORRAAD CONTROLEREN. Zoek de voorraadkaart van artikelnummer 2672. Je ziet in de laatste kolom Bestelling de notitie IB-001 staan. Daaraan zie je dat je dit artikel al intern hebt besteld. Bij de andere artikelen waarvan je een IB hebt gemaakt zul je ook IB-001, IB-002 of IB-003 zien staan. Daaraan kun je zien dat je niet nog eens een intern bestelformulier hoeft aan te maken. v. Klik op Terug. Als je het goed gedaan hebt, dan verdwijnen de letters IB voor Voorraad/Bestellen. w. Sluit het onderdeel Magazijn af door op Magazijn sluiten te klikken. 4

LES 2 Inkoop Goederen inkopen Je verhuist nu van Magazijn naar de afdeling Inkoop. Daar kom je achter het tabblad Inkoop de drie Interne bestelformulieren tegen. Het is nu aan jou om te bepalen hoeveel je moet bestellen en bij wie. Je moet de huidige voorraad aanvullen tot de maximum voorraad. Bestelgegevens invullen a. Pak intern bestelformulier IB-001. b. Klik in de menuregel op OVERZICHTEN ARTIKELEN. c. Zoek van elk artikel dat je wilt bestellen de inkoopprijs op en schrijf die op het IB in de kolom Prijs. d. Het bestelaantal kun je berekenen door de maximum voorraad en de huidige voorraad van elkaar af te trekken. Voor art.nr. 2672 wordt dat 30-6 = 24. Het bestelaantal moet altijd een veelvoud zijn van de besteleenheid. Als dat niet zo is, dan moet je het bestelaantal verlagen totdat het deelbaar is door de besteleenheid. De besteleenheid van art.nr.2672 is 1. Het gevonden aantal 24 is altijd deelbaar door 1. Dus het bestelaantal behoeft niet aangepast te worden. De artikelnummers van de leverancier zijn gelijk aan onze artikelnummers. Ook voor art.nr. 6542 moeten er 30 6 = 24 stuks besteld worden. e. Vul de gevonden bestelaantallen in op het IB in de kolom Te bestellen. f. Klik op de rekenmachine in de linker bovenhoek. Maak een berekening van de 24 x 17,32 = 415,68 24 x 63,98 = 1535,52 bedragen (aantal x prijs) op het IB, tel ze op en noteer het totaalbedrag achter Totaal 1951,20 inkoopbedrag. De bedragen zijn exclusief BTW. Dit bedrag heb je straks nodig op de inkooporder en de leverancierskaart. Laat het totaalbedrag door een collega narekenen of controleer het zelf nog eens! g. Vul nu zelf IB-002 en IB-003 verder in op soortgelijke manier. 5

1 e Inkooporder maken: a. Kies b. Klik het vakje Inkoopordernr open met de knop. Er zijn nog geen eerdere orders gemaakt, dus kies je bij inkoopordernr <NIEUW>. Klik op Ja bij de vraag of je een nieuw order wilt aanmaken. (Denk er om: Je moet de keuzes 1 t/m 5 afmaken om de hele order geregistreerd te krijgen!!) c. Kies: 1 BESTELAANTALLEN INVOEREN. d. Klik het vakje IB-nummer open met en kies het eerste nummer: IB-001. e. De artikelen van dit interne bestelformulier worden hierna op het scherm ingevuld. f. Daarna ga je de eerder berekende bestelaantallen overnemen van IB-001 en invullen in de kolom Aantal. g. Kies: 2. VERWERKEN OP VOORRAADKAARTEN h. Kies: 3. INKOOPORDER MAKEN. (Microsoft Word wordt automatisch opgestart met een lege inkooporder) i. Vul de inkooporder in met de juiste gegevens. De naam en adresgegevens van de leveranciers kun je vinden op het scherm van het Kantoorsimulatie programma (of bij OVERZICHTEN CREDITEUREN), dus klik even in de Windows-taakbalk op [Kantoorsimulatie], lees het adres en ga weer naar je Word-document. j. Vul bij Datum de datum van vandaag in en neem de overige gegevens van het IB over in deze inkooporder. k. Sla deze order op als je klaar bent. De juiste bestandsnaam wordt al op je scherm ingevuld: Order I-001. l. Druk de inkooporder af (het bestand wat je daarnet opgeslagen hebt is je kopie) m. Sluit Word af als de afdruk juist is. n. Kies: 4. LEVERANCIERSKAART BIJWERKEN 6

o. Werk de leverancierskaart bij. Let op wat erboven de kolommen staat. Op de leverancierskaart hoef je alleen maar het totaalbedrag van de order bij het onderdeel Bestelling in te vullen. Nadat je op Ok heb geklikt, krijg je vanzelf de eerste inkoopkaart (van art.nr. 2672) voor je op het scherm. p. INKOOPKAARTEN BIJWERKEN. Werk de inkoopkaarten bij van alle artikelen die op de inkooporder voorkomen. Ze komen één voor één op het scherm. Vul het aantal en de inkoopprijs in. q. Klaar? Vul dan eerst op het Interne bestelformulier achter inkoopordernummer (rechtsboven) in: I-001. Dat voorkomt vergissingen, want hieraan kun je zien dat het interne bestelformulier is verwerkt op order I-001. r. Kies: 5. INKOOPORDER NAAR RECEPTIE. De inkooporder kan naar de receptie om verstuurd te worden, maar in deze simulatie berg je hem op achter tabblad Receptie Uit. s. Kies Terug om order I-001 af te sluiten. De eerste order is klaar. 2 e Inkooporder maken: a. Kies bij Inkoopordernr weer <NIEUW> b. Maak de order voor de tweede leverancier (Gaba) op dezelfde manier als hierboven uitgelegd staat bij punt 4 a t/m r. 3 e Inkooporder maken en verzenden: a. Doe hetzelfde voor de order voor de derde leverancier (Philips). b. De drie afgedrukte inkooporders breng je naar de Receptie (tabblad Receptie Uit) om te versturen. c. Sorteren achter tabblad Inkoop: Leg Intern bestelformulier IB-001 onderaan met daar bovenop IB-002 en IB-003. Leg het laatst gemaakte formulier dus altijd boven op een eerder gemaakt formulier. d. Sorteer achter tabblad Receptie Uit de inkooporders op dezelfde manier. 7

LES 3 - Receptie Als het envelopje knippert, dan is er post binnengekomen. Klik op post ophalen om deze post op de printer af te kunnen drukken. Nadat de post is opgehaald moet deze worden geregistreerd, zodat er altijd nagegaan kan worden welke post binnen is gekomen. Ook de uitgaande post moet hier worden geregistreerd. Reeds ingevoerde gegevens kunnen hier achteraf worden gecontroleerd. Tevens kan elke invoer worden gewijzigd of verwijderd indien deze onjuist blijkt te zijn. 8

Uitgaande post Inkooporders versturen Receptie houdt van alle uitgaande en inkomende poststukken een register bij om achteraf altijd te kunnen zien wat er verstuurd en ontvangen is. Voor de verwerking van post, fax, telefoon gebruik je steeds hetzelfde invoerscherm. Het enige verschil tussen deze onderdelen is dat je bovenaan in het formulier het juiste onderdeel aanklikt. Jij gaat nu de inkooporders als uitgaande post registreren. 1. Kies. 2. Kies INVOEREN POST-TEL-FAX. 3. Klik op het keuzerondje bij Post Uit. Je ziet dat bij volgnummer automatisch 001 komt te staan. Bij Verzenddatum staat de datum van vandaag ingevuld. Indien nodig verander je deze in de datum die op de inkooporder staat. 4. Pak de inkooporders I-001 t/m I-003 erbij. Je begint met I-001. a. Klik bij Relatienummer op het knopje om de geadresseerde te kunnen zoeken. b. Klik dubbel op de regel 1403 Lego Nederland BV (of klik er 1x op en daarna op de knop Selecteer) c. De gegevens van Lego worden automatisch op je scherm ingevuld. d. Kies bij het vakje Afdeling de afdeling waar deze order vandaan kwam. Dat is natuurlijk afdeling Inkoop. e. Klik het vak Soort formulier open en kies Inkooporder. f. Klik het vakje Ordernr open en kies ordernummer I-001. Bij Kenmerk komt nu I-001 te staan. g. Nadat alles is ingevuld wordt komt de knop Akkoord beschikbaar. Klik hierop om de gegevens te laten verwerken. Het poststuk is verwerkt. 5. Verwerk op dezelfde manier ook de inkooporder I-002 6. Verwerk tenslotte ook inkooporder I-003 als uitgaande post. 7. Verstuur de inkooporders: Leg de poststukken achter het tabblad Verzonden documenten. Je hebt daarbij een perforator nodig voor de gaatjes. Inkomende post bestelling klant, inkoopopdracht en orderbevestiging 1. Klik op:. 2. Je ziet dat het envelopje voor Post ophalen staat te knipperen. Dat betekent dat er post is binnengekomen. Als je met de muis op Post ophalen gaat staan, dan zie een geel info-balkje verschijnen met de tekst: Er is post: 3 bestellingen van klanten, 3 orderbevestigingen, 2 kostenfacturen, 1 inkoopopdracht. Deze post moet je afdrukken op de printer. 3. Klik op: POST OPHALEN. 4. Kies: Ja als er gevraagd wordt of je wilt afdrukken. 9

5. Haal de afdrukken van de printer. Als ze goed zijn afgedrukt, dan klik je in het rode venster op Ja. Je krijg niet weer een kans om dezelfde post af te drukken. Dus zeker zijn van je zaak! Zijn de afdrukken mislukt kies dan Nee om later opnieuw te kunnen afdrukken. 6. Zet in het onderste deel van ELK POSTSTUK een stempel met als tekst: Ingekomen + datum van vandaag. (Je mag het er eventueel ook op schrijven als je geen stempel hebt) INGEKOMEN 01-05-2006 7. Verwerk de BESTELLINGEN VAN KLANTEN als Ingekomen Post. 1 e bestelling klant Kies INVOEREN POST-TEL-FAX. Klik op het keuzerondje bij Post In. Je ziet dat bij Volgnummer automatisch 001 komt te staan. Bij Datum ontvangst staat de datum van vandaag ingevuld. Klik bij Relatienummer op het knopje om de afzender te kunnen zoeken. Klik dubbel op de regel 1305 DA Drogist J. Cornelis (of klik 1 x en klik daarna op de knop [Selecteer]. De overige gegevens van deze klant worden automatisch ingevuld. Klik vervolgens het vakje Afdeling open en selecteer daar de afdeling waarvoor deze order bestemd is. Dat is natuurlijk afdeling Verkoop. Klik het vakje Soort formulier open en kies Bestelling klant. Klik het vakje ordernr open en kies het bestelnummer van deze klant: 05001. Dit bestelnummer komt nu in het vak Kenmerk/Inhoud te staan. Nadat alles is ingevuld komt de knop Accoord beschikbaar. Klik hierop om de gegevens te laten verwerken. 8. Leg de bestelbrief meteen achter het tabblad Verkoop, zodat je deze niet per ongeluk nog eens invoert. Je hebt hierbij een perforator nodig! 10

2 e bestelling klant 9. Verwerk op dezelfde manier ook bestelling van Bruinsma HiFi met kenmerk 8002. 3 e bestelling klant 10. Verwerk op dezelfde manier ook bestelling van Beemster Speelgoed met kenmerk 13003. 11. Leg de ingevoerde bestellingen achter het tabblad Verkoop. (perforator nodig) 1 e orderbevestiging 12. Registreer vervolgens de orderbevestiging van inkooporder I-001. Kies bij Relatienummer: 1403 (Lego). Klik het vakje Aan Afdeling open en kies Inkoop. Klik het vakje Soort formulier open en kies orderbevestiging. Klik het vakje ordernr open en kies het nummer van deze inkoopopdracht: I-001. Dit nummer komt in het vak Kenmerk/Inhoud te staan. Nadat alles is ingevuld komt de knop Akkoord beschikbaar. Klik hierop om de gegevens te verwerken. Perforeer deze orderbevestiging en breng deze naar (tabblad) Inkoop. 2 e orderbevestiging 13. Registreer ook de orderbevestiging van I-002 en berg deze op bij Inkoop. 3 e orderbevestiging 14. Registreer tenslotte de orderbevestiging van I-003 en berg deze op bij Inkoop. 11

Inkoopopdracht 15. Verwerk ook het interne poststuk: de inkoopopdracht. De afzender is je bedrijfsleider van je eigen bedrijf. Kies bij Relatienummer: 9001 bedrijfsleider. Klik het vakje Aan Afdeling open en kies Inkoop. Klik het vakje Soort formulier open en kies inkoopopdracht. Klik het vakje ordernr open en kies het nummer van deze inkoopopdracht: 1. Dit nummer komt in het vak Kenmerk/Inhoud te staan. Nadat alles is ingevuld komt de knop Accoord beschikbaar. Klik hierop om de gegevens te verwerken. 16. Leg de inkoopopdracht ook achter het tabblad Inkoop. Kostenfacturen 17. Verwerk tot slot de binnengekomen (kosten)facturen van de Kamer van Koophandel en de KPN. Deze facturen gaan naar de afdeling Boekhouding! Het gaat hier immers niet om ingekochte handelsvoorraad. Kies bij Relatienummer: 1404 (Kamer van Koophandel) of 1406 (KPN) Klik het vakje Aan Afdeling open en kies Boekhouding. Klik het vakje Soort formulier open en kies factuur. Klik het vakje ordernr open en kies het nummer van deze inkoopopdracht: K-001. Dit nummer komt in het vak Kenmerk/Inhoud te staan. Nadat alles is ingevuld komt de knop Akkoord beschikbaar. Klik hierop om de gegevens te verwerken. Beide facturen gedaan? Perforeer ze dan en breng deze naar (tabblad) Boekhouding. 18. Sluit Receptie af. 12

LES 4 Inkoop Orderbevestiging De inkooporders zijn inmiddels door de Receptie verstuurd en we krijgen van alle drie leveranciers een orderbevestiging binnen. Ze zijn door de Receptie al voorzien van een stempel Ingekomen: dd-mm-jjjj 1. Kies INKOOP 2. Neem de orderbevestiging van LEGO voor je. Klik het vakje Inkoopordernr open en kies I-001. a. Controleer de aantallen en artikelen op de orderbevestiging met de gegevens van de inkooporder op je scherm. Op de checklist ernaast kun je precies zien wat er allemaal gedaan moet worden bij deze inkooporder. Wat al gedaan is staat afgevinkt. Na de onderstaande opdracht zal het vinkje bij Orderbevestiging op leverancierskaarten invullen ook gezet worden. b. Klik bij 1. Orderbevestiging op: a. OP LEVERANCIERSKAART. In de kolom Orderbevest. staat de datum al ingevuld. Vul zelf bij kenmerk hun verkoopordernummer (3003) in. c. Als je klaar bent druk je op Ok d. Klik bij 1. Orderbevestiging: op: b. OP INKOOPKAART en vul hier ook hun verkoopordernummer in. e. Als je klaar bent druk je op Ok om de volgende inkoopkaart in te kunnen vullen. Zo krijg je één voor één de inkoopkaarten op het scherm van de bestelde artikelen. f. Stempel of schrijf op de orderbevestiging: Behandeld + datum vandaag + je paraaf. 3. Verwerk op dezelfde manier (zie 2a t/m f) de orderbevestiging van Gaba (I-002) 4. Doe hetzelfde met de orderbevestiging van Philips (I-003). 13

5. Klaar...controleer op je scherm of bij de orders I-001, I-002 en I-003 bij het onderdeel Orderbevestiging verwerken (links) de leveranciers- en inkoopkaarten zijn afgevinkt.. 6. Berg de drie orderbevestigingen op in je map achter het tabblad Inkoop. 7. Nu is het wachten tot de goederen met pakbon komen. 14

LES 5 - Magazijn Goederen ontvangst (pakbon) Na enige tijd komt een vrachtwagen met de goederen bij het Magazijn en de chauffeur laadt een aantal dozen uit. Je controleert of de dozen niet beschadigd zijn en tekent voor ontvangst. Je vindt de pakbon op de dozen of in de dozen. Kijk bij de afdeling Magazijn of er al vracht is. 1. Kies 2. De vrachtauto voor de regel ER IS VRACHT knippert. Klik op ER IS VRACHT en laat de documenten afdrukken. 3. Van elke inkooporder ontvang je een vrachtbrief en een pakbon. Vrachtbrief Lego pakbon Lego De vrachtbrief is het vervoersdocument voor de vervoerder. Er staat op hoeveel dozen er bezorgd moeten worden. In de praktijk vraagt hij je hierop een handtekening voor ontvangst te zetten. Een kopie houd je zelf. De pakbon is het document waarop staat hoeveel er van elk artikel in de dozen zit. 4. Bij het uitpakken blijkt dat alle aantallen en artikelen kloppen met de gegevens op de pakbon. In de praktijk vink je alle aantallen op de pakbon af. Bij eventuele foutieve aantallen noteer je het werkelijk getelde aantal, zodat je later bij het reclameren (=klacht indienen) weet wat er mis was. 5. Kies GOEDEREN ONTVANGST (PAKBON) 6. Verwerk de eerste pakbon van LEGO. Ons inkoopordernr (I-001) zal er ook op staan. a. Klik het vakje Ordernr open en kies I-001. b. Controleer of de leverancier klopt. c. Klik dan op 1 PAKBONGEGEVENS INVOEREN. d. Voer het pakbonnummer in en druk daarna op Enter! e. Voer daarna de juiste aantallen bij de artikelen in. f. Controleer je invoer met de pakbon. g. Klik op 2 VERWERKEN OP VOORRAADKAARTEN. h. Klik op 3 PAKBON NAAR INKOOP. Je legt de pakbon achter het tabblad Inkoop. Dan kan Inkoop controleren of de bestelling compleet is binnen gekomen. i. Klik op Terug om dit onderdeel af te sluiten. De eerste pakbon is nu verwerkt. Op de voorraadkaarten zijn de ontvangen aantallen inmiddels bijgeteld. Controleer maar eens bij MAGAZIJN - VOORRAAD CONTROLEREN. 7. Verwerk nu ook de pakbon van Gaba (I-002). 8. Verwerk tenslotte de pakbon van Philips (I-003). 15

LES 6 Inkoop Pakbonnen verwerken 1. Kies 2. Zoek de pakbon van Lego BV achter het tabblad Inkoop. Kies bij Ordernr het juiste inkoopordernummer (I-001). a. Controleer de aantallen en artikelen op de pakbon met de gegevens van de inkooporder op je scherm. b. Klik bij het onderdeel PAKBON VERWERKEN op LEVERANCIERSKAART en vul onder de kop Pakbon de datum en hun pakbonnummer in. Bij nalevering vul je een n in. In principe zullen naleveringen niet voorkomen in je opdrachten. c. Als je klaar bent druk je op Ok d. Klik bij het onderdeel PAKBON VERWERKEN op INKOOPKAART en vul hier onder de kop Pakbon ook de datum en hun pakbonnummer in. e. Als je klaar bent druk je op Ok om de volgende inkoopkaart in te kunnen vullen. Zo krijg je één voor één de inkoopkaarten op het scherm van de bestelde artikelen. f. Stempel of schrijf op de pakbon: Behandeld + datum vandaag + je paraaf. 3. Doe vervolgens hetzelfde (zie b t/m f) voor de pakbon van Gaba 4. Doe tenslotte hetzelfde (zie b t/m f) voor de pakbon van Philips. Klaar...controleer bij elke order op je scherm of bij het onderdeel Pakbon de leveranciers- en inkoopkaarten zijn afgevinkt. 5. Berg de pakbonnen op in je map bij afdeling (tabblad) Inkoop. 16

LES 7 Receptie Ontvangen inkoopfacturen Je ontvangt vandaag per post de inkoopfacturen van Lego, Gaba en Philips. Deze post kun je bij Receptie ophalen. 1. Ga naar 2. Klik op POST OPHALEN en druk de poststukken af. Het zijn facturen (betreft onze inkooporders I-001 t/m I-003) 3. Zet in het onderste deel van elke factuur een stempel met als tekst: Ingekomen + de datum van vandaag. (Je mag het er eventueel ook op schrijven als je geen stempel hebt) 4. Verwerk de drie inkoopfacturen als Ingekomen Post. (Kijk bij Les 3 Inkomende post voor uitleg). - Denk erom dat je bovenin Post IN kiest en onderin het juiste soort formulier (factuur) aanklikt. 5. Leg de verwerkte inkoopfacturen achter het tabblad Inkoop. 6. Sluit Receptie af. 17

LES 8 Inkoop Inkoopfactuur inboeken De inkoopfacturen komen binnen van de leveranciers. Kijk maar achter tabblad Inkoop. Deze moeten eerst worden gecontroleerd op juistheid. Kloppen de aantallen en is het eindbedrag wel juist? 1. Kies 2. Pak de inkoopfactuur van Lego erbij. a. Controleer op de factuur van Lego of het goederenbedrag (zonder BTW) overeenkomt met het bedrag dat je eerder uitgerekende op het IB of de order (het staat ook op de leverancierskaart). Afvinken indien juist. Eventuele fouten verbeteren met potlood. b. Controleer de berekening vanaf het goederenbedrag t/m eindbedrag. Indien juist dan afvinken. Als de factuur juist is, dan ga je deze verwerken in het Kantoorsimulatieprogramma. c. Kies INKOOP en selecteer bij Ordernr ons inkoopordernummer van deze factuur: I-001. Je zult zien dat alleen de factuurverwerking nog open staat. d. Klik bij 3.Factuur verwerken op: OP LEVERANCIERSKAART. e. Vul bij fact.dd de datum in die op de factuur staat vermeld (factuurdatum). Vul daarna in: factuurnummer, goederenbedrag (zonder BTW), adm.kosten, vrachtkosten, btw-bedrag en het eindbedrag van de factuur. f. Als je klaar bent druk je op Ok g. Klik bij Factuur verwerken op: OP INKOOPKAART. h. Wijzig de datum weer in de factuurdatum. Vul daarna in: factuurnummer, aantal, prijs per stuk, bedrag (aantal x prijs). i. Als je klaar bent druk je op Ok om de volgende inkoopkaart in te kunnen vullen. Zo krijg je één voor één de inkoopkaarten op het scherm van de bestelde artikelen. j. Stempel of schrijf op de factuur: Behandeld + datum vandaag + je paraaf. 3. Doe vervolgens hetzelfde (zie a t/m j) voor de factuur van Gaba. 4. Registreer tenslotte nog de factuur van Philips. 5. Klaar...controleer of bij elke order op je scherm of bij het onderdeel Factuur de leveranciers- en inkoopkaarten zijn afgevinkt. 6. Geef de inkoopfacturen door aan afd. Boekhouding (dus achter het tabblad). De inkopen zijn klaar. De afdelingen Magazijn en Inkoop hebben hun werk aan de inkooporders voltooid. De afdeling Boekhouding zal de financiële kant verder af moeten wikkelen (dit komt later in deze lessen aan de orde). Je kunt nu ook verkopen omdat we inmiddels genoeg goederen op voorraad hebben. De eerste verkooporders zullen binnenkort binnenkomen. 18

LES 9 - Verkoop Nieuwe verkooporders Nu er goederen in het magazijn liggen kun je gaan verkopen. Gelukkig melden de eerste klanten zich al. Er zijn bestellingen binnengekomen. Kijk achter het tabblad Verkoop. Verwerk ze op volgorde van het laatste cijfer van het bestelnummer, dus eerst 05001, daarna 08002 enz. Let op: Nadat de magazijnopdrachtenbon is afgedrukt ben je verplicht om de hele order af te maken. Mocht vanwege fouten deze order willen verwijderen, dan kan dat pas nadat alle vijf onderdelen zijn afgewerkt!. e 1 verkooporder 1. Pak alle drie bestelbrieven erbij. Je begint met de bestelnummer 05001 van Da Drogist J. Cornelis, Joure. a. Kies. b. Klik het vakje Verkoopordernummer open en kies <NIEUW>. Antwoord Ja bij de vraag of je een nieuwe verkooporder wilt maken. c. Het (eerste) verkoopordernummer al staat aangegeven: V-001 d. Kies ORDERGEGEVENS INVOEREN. e. Klik op het knopje bij Klantnummer en selecteer de naam van de klant (DA Drogist J. Cornelis). Hierna staan de klantgegevens ingevuld op je scherm. f. Wijzig, indien nodig, de datum van gisteren in de datum van de brief van deze bestelling. g. Vul bij Uw kenmerk het bestelnummer van de klant in. h. Het verzendadres mag je leeg laten als er geen speciaal verzendadres wordt vermeld. i. Voer nu de bestelde aantallen en artikelen in. Gebruik daarbij de knop om het juiste artikel te selecteren. 19

j. Nu moet je nog weten of er sprake is van korting. Daarvoor heb je het totaal goederenbedrag nodig dat onderaan op het scherm wordt weergegeven. k. Klik op of kies menuoptie OVERZICHTEN BEDRIJFSINFO. Zoek bij de kortingsregeling op of de klant korting mag hebben. Volgens dit overzicht krijgt een klant pas korting op verzorgingsartikelen als het totaal goederenbedrag 1250,00 of hoger is. Deze korting is dan 3 %. Maar.het goederenbedrag is 232,24 en dus veel lager dan de kortingsgrens van 1250,00. Er wordt dus geen korting gegeven op deze verkooporder. Vul dus een nul in bij Korting. l. Kies: 2. MAGAZIJNOPDRACHTENBON AFDRUKKEN. Dit formulier wordt de basis van onze verkooporder. m. Schrijf het totaal goederenbedrag over op de afdruk van de Magazijnopdrachtenbon. 20

Wibo BV stuurt altijd een orderbevestiging om de klant te laten weten wat we wanneer naar hen zullen sturen met daarbij de leverings- en betalingsvoorwaarden. De klant kan dan controleren of alles wordt geleverd zoals ze wensen. Mochten er fouten in de orderbevestiging zitten, dan kan de klant reclameren (= bezwaar maken). Opm: Bij vlotte leveringen wordt het sturen van een orderbevestiging vaak achterwege gelaten. Overigens, een orderbevestiging kan heel goed nog dezelfde dag per fax of e-mail naar de klant worden gezonden. Dan kunnen eventuele fouten sneller worden hersteld. n. Klik op 3. ORDERBEVESTIGING AFDRUKKEN. Deze afdruk is bestemd voor de klant ter controle. o. Klik op 4. ORDERBEVESTIGING NAAR RECEPTIE (Leg de afdruk achter het tabblad Receptie Uit). p. Klik op 5. MAGAZIJNOPDR.BON NAAR MAGAZIJN. (Leg m achter het tabblad Magazijn). Nu is de gehele order in de administratie verwerkt. Mocht je achteraf fouten ontdekken, dan kun je deze order in het hoofdmenu van Verkoop kiezen en wijzigen of verwijderen. q. Stempel of schrijf op de brief (verkooporder) van de klant: Behandeld + datum vandaag + je paraaf. r. Leg de brief achter het tabblad Verkoop. s. Klik op Terug om naar het Hoofdmenu van afd. Verkoop terug te gaan. e 2 verkooporder 2. Verwerkt de tweede bestelling 08002 van Bruinsma HiFi op dezelfde manier als de vorige verkooporder (zie 1a t/m s). Dit wordt verkooporder V-002. e 3 verkooporder 3. Verwerkt de derde bestelling 13003 van Beemster Speelgoed op dezelfde manier als de vorige verkooporder (zie 1a t/m s). Dit wordt verkooporder V-003. 4. Leg de drie behandelde bestelbrieven achter het tabblad Verkoop. 21

5. Omzet Het is voor een bedrijf interessant om de weten hoeveel een klant per jaar koopt of hoeveel van een bepaald artikel verkocht is. Deze omzetgegevens kunnen heel eenvoudig in het programma worden geraadpleegd. a. Klik in de menuregel op Overzichten Omzet. Als het selectievakje leeg is, wordt de totale omzet getoond. Afhankelijk van of je per artikel of per debiteur kiest, kun je door op de knop te klikken een artikel of debiteur selecteren. Probeer artikelnummer 44307 (omzet 96,84) en debiteur 1305 (omzet 232,24). b. Controleer of het omzettotaal nu 6478,00 is. Klopt dit dan heb je geen fouten gemaakt. Klopt dit niet dan moet je de fout zoeken: V-001 = 232,24; V-002 = 5514,76 en V-003 = 731,00. Verwijder een foutieve order en voer deze opnieuw in. c. Sluit het omzetvenster. d. Sluit de Kantoorsimulatie nog niet als je nog tijd genoeg hebt voor de volgende les hierna. 22

LES 10 Receptie (orderbevestigingen verzenden) Post uit Orderbevestigingen versturen 1. Kies. 2. Kies INVOEREN POST-TEL-FAX. 3. Klik op het keuzerondje bij Post Uit. Je ziet dat bij volgnummer automatisch 004 komt te staan. 4. Vul de onderdelen van deze uitgaande orderbevestiging als volgt in: aan Relatie: Van afdeling: Soort formulier: Ordernr: 1305 Drogisterij Cornelis: verkoop orderbevestiging V-001 Klik daarna op de knop Accoord. 5. Registreer nu ook de uitgaande orderbevestiging V-002 voor Bruinsma HiFi. 6. Registreer tot slot de uitgaande orderbevestiging V-003 voor Beemster Speelgoed. 7. Leg deze verzonden orderbevestigingen achter het tabblad Verzonden Documenten. 23

LES 11 Magazijn Magazijnopdrachtenbon = Goederen versturen Je hebt (hopelijk) geen reactie gekregen op de verzonden orderbevestiging, dus de goederen kunnen naar de klant worden gestuurd. Magazijn moet inpakken een vervoersbedrijf bellen om de goederen op te halen en naar de klant te brengen. 1. Kies en daarvan GOEDEREN AFGIFTE (MAG.OPDR.BON) e 1 verkooporder 2. Pak de magazijnopdrachtenbon van order V-001 die je van Verkoop hebt ontvangen. Je vindt hem achter het tabblad van Magazijn. a. Selecteer ordernr. V-001. Controleer de gegevens en de getoonde checklist. b. Kies AFGELEVERDE AANTALLEN INVOEREN. Let op: bij Pakbonnr. verschijnt PB-001 als eerste pakbonnummer. Hiervan wordt automatisch een register bijgehouden. c. Gebruik de Magazijnopdrachtenbon om de juiste aantallen en artikelnummers in te vullen. d. Klaar...klik dan op VERWERKEN OP VOORRAADKAART. De aantallen worden nu op de voorraadkaarten geregistreerd en afgeboekt. Ontdek je hierna toch nog fouten, dan zit er niks anders op dan de knop Verwijderen te kiezen. Hierna moet je de aantallen van die order weer opnieuw invoeren en verwerken. e. Vul de kolom Geleverd van de magazijnopdrachtenbon in. f. Vul in de kolom Gewicht het totale gewicht per artikelregel in (aantal x gewicht per stuk). Het gewicht kun je vinden in je bijlage Artikellijst of klik op het knopje in de kolom Art.nr. om deze lijst op je scherm te raadplegen. g. Tel de kolom Gewicht op en noteer het totaal gewicht op de daarvoor bestemde plaats op de mag.opdr.bon. h. Noteer tot slot achter Aantal colli: 3 (we beschouwen elke regel als een doos (= collo) die verstuurd wordt, dus drie dozen (= colli) i. Kies PAKBON MAKEN. Ms-Word wordt opgestart met een lege pakbon. Vul deze in. Zie het voorbeeld hiernaast. j. Sla de Pakbon op als: PB-001. Deze bestandsnaam staat al ingevuld. k. Druk de pakbon af en houd deze bij de hand. l. Sluit Word. 24

m. Kies VRACHTBRIEF MAKEN. Ms-Word wordt opgestart met een lege vrachtbrief. Vul deze in. Vul bij Aan in: naam, adres, pc+plaats van de klant. Vul bij Afzender in: naam, adres, pc+plaats van Wibo BV Je mag afleveradres leeg laten als er geen sprake is van een apart verzendadres. Laat comp.nr.afz. en code verw. leeg. Vul bij frankering in: franco (dit betekent dat de vrachtkosten voor rekening van de afzender zijn) Vul bij per in: VGL Transport. Dit is onze vaste vervoerder. Vul bij plaats van afzending in: Heerenveen (Wibo BV is gevestigd in Heerenveen) Vul bij datum in: de datum van vandaag. Zet in de eerste kolom van het middelste deel het aantal te versturen dozen, dat is: 3 (één doos per artikelregel voor de kleine Gaba- en Lego-producten, maar bij Philips-producten het totaal aantal artikelen, want die zijn erg groot en per stuk in dozen verpakt). Zet in de tweede kolom: dozen Zet in de derde kolom: Verzorgingsartikelen. (of Audio-Video (Philips) of Speelgoed (Lego)) Vul bij verkoopordernr het ordernummer in: V-001 Vul bij VB- het vrachtbriefnr in: 001 (dit is hetzelfde getal als bij het pakbonnummer) n. Sla de Vrachtbrief op als: VB-001. Deze bestandsnaam staat al ingevuld. o. Druk de vrachtbrief af. p. Sluit Word. q. Klik op GOEDERENVERVOER PAKBON, VRACHTBRIEF. Hiermee geef je aan je dat de pakbon en vrachtbrief goed zijn afgedrukt en de goederen naar de klant kunnen worden vervoerd. Ook worden nu het gebruikte pakbon- en vrachtbriefnummer vastgelegd in het register. r. Leg de pakbon en vrachtbrief achter het tabblad Verzonden documenten. De dozen worden met de pakbon erin of erop verzonden. De vrachtbrief gaat er los bij voor de vervoerder die de dozen gaat bezorgen. s. Klik op MATERIAAL-AFGIFTEBON maken (in MS-Word). t. Vul bij Geleverd aan in: de naam en woonplaats van de klant. Gebruik twee regels. Vul het Verkoopordernr en de Datum van vandaag in. Vul bij Bestemming in: Boekhouding. Vul de kolommen Aantal, Art.nr. en Omschrijving in. Het vakje bij Opmerkingen mag je leeg laten. Vul bij Paraaf Magazijn in: jouw initialen (beginletters van de voor- en achternaam) Sla deze bon op onder de naam: MAB V-001. (Deze bestandsnaam staat al ingevuld) u. Druk de ingevulde materiaal-afgiftebon af. v. Sluit Word. 25

w. Klik op MAT.AFGIFTEBON NAAR BOEKHOUDING. x. Breng de materiaalafgiftebon naar afd. Boekhouding (leg deze dus achter het tabblad Boekhouding). Je geeft de boekhouding daarmee een intern boekingsstuk voor het bepalen van de inkoopwaarde van de verkopen. y. Breng de magazijnopdrachtenbon terug naar afdeling Verkoop (tabblad) voor verdere verwerking. z. Magazijn is nu klaar met verkooporder V-001. Mocht je toch nog fouten ontdekken, klik dan op de knop Verwijderen. De hele (!) invoer van deze goederenafgifte moet dan opnieuw worden gedaan! Controleer meteen, want als je inmiddels al een andere verkooporder hebt verwerkt, dan is het gebruikte pakbonvrachtbriefnummer niet meer beschikbaar. Er wordt dan een nieuw (en hoger) nummer toegewezen. Dit is niet erg, maar alleen wat lastig bij controles. LES 12 Magazijn Goederen versturen (vervolg) e 2 verkooporder 1. Verwerk op dezelfde manier (a t/ m y) de goederenafgifte van V-002: Aantallen invoeren Noteren op mag.opdr.bon: kolom Aantal geleverd en kolom Gewicht plus totaal gewicht. Pakbon Vrachtbrief materiaalafgiftebon e 3 verkooporder 2. Verwerk zo ook de goederenafgifte van V-003. 3. Leg de materiaalafgiftebonnen bij afdeling Boekhouding. Leg de magazijnopdrachtenbonnen bij afdeling Verkoop. 4. Controle a. Klik op [Terug] b. Klik op VOORRAAD/BESTELLEN en controleer de voorraadkaart van de art.nr. 16822. Zijn de juiste aantallen afgeboekt en is de voorraad inmiddels 80 lager geworden? Kijk ook even of de afboekingen op de andere voorraadkaarten zijn verwerkt. Zo ja, dan is het goed gegaan, anders de foutieve goederenafgifte verwijderen en opnieuw invoeren! c. Vink onder deze voorraadkaart bestelhulp in kleur aan. Als de voorraad onder het minimum komt dan zal de laatste regel in het rood staan. Dit betekent dat er een intern bestelformulier gemaakt moet worden. Dat doe je nu nog niet, maar pas later, want je gaat eerst geld verdienen: de facturen moeten de deur uit. 5. Zijn alle drie magazijnopdrachtenbonnen weer teruggelegd bij Verkoop? Zo nee, doe dat dan alsnog! 26

LES 13 - Verkoop De factuur opmaken Pak de magazijnopdrachtenbonnen erbij die je van Magazijn hebt teruggekregen. Dit zijn de belangrijkste gegevensbronnen voor het maken van de factuur op afdeling Verkoop. Hierop staat wat er is geleverd, wat het totaalbedrag is, wat het totale gewicht is en of er sprake is van korting, administratiekosten, vrachtkosten. Deze gegevens heb je nodig bij het maken van de factuur. 1. Eerst ga je de onderste regel van de Magazijnopdrachtenbon verder invullen. Daarvoor heb je de Leveringsvoorwaarden nodig. Je vindt deze in de menubalk bij OVERZICHTEN BEDRIJFSINFO. 3. Deze klant krijgt geen korting omdat het totaal goederenbedrag lager is dan de kortingsgrens bij Gaba BV ( 1250,-- zie leveringsvoorwaarden). Ga dit na. a. Vul in bij Korting in: 0,00 b. Vul in bij Adm.kosten: 0,00. Ga na dat vanaf 125,00 geen adm.kosten berekend worden. 27

c. Ga na dat je wel Vrachtkosten moet berekenen, omdat het totaal goederenbedrag lager is dan 350,-Daarvoor heb het totaal gewicht van deze zending nodig. Dat vind je op de magazijnopdrachtenbon in de laatste kolom. Als het goed is, heeft iemand van Magazijn dat al voor je opgeteld (12,56 kg) d. Klik op OVERZICHTEN VRACHTTARIEVEN en zoek op hoeveel de vrachtkosten zijn. e. Het gewicht 12,56 kg ligt tussen 10 en 15 kg. Kijk in de kolom kosten achter 10 om het bedrag te vinden. Vul het gevonden bedrag in bij Vrachtkosten op de magazijnopdrachtenbon: 22,05. f. Het aantal colli is 3, maar dat hoort al ingevuld te zijn door Magazijn. Collo=verpakking (colli=meervoud) 2. Kies. Eerste verkoopfactuur 3. Klik het vakje Ordernr open en selecteer ordernummer V-001. Controleer of de gegevens overeenkomen. Ook hier kun je weer op de checklist zien wat er nog allemaal aan deze order gedaan moet worden. 4. Voor 1 GOEDEREN AFGELEVERD (MAGAZIJN) staat een vinkje omdat afdeling Magazijn deze goederen al heeft verstuurd. 5. Klik op 2 VERKOOPFACTUUR MAKEN. Op het scherm verschijnt het factuurnummer (1305-001). Het is een samenvoeging van het debiteurennummer en het verkoopordernummer. De factuur die je gaat maken, krijgt automatisch dit nummer in de bestandsnaam, zodat je deze later eenvoudig kunt terugvinden. 6. Klik op Ok. Ms-Word wordt gestart met een lege factuur om in te vullen. a. Vul bij Uw kenmerk in: het bestelnummer (of ordernummer) van de klant. b. Vul bij Uw order van in: de besteldatum (zie brief). c. Vul bij deb.nr in: het klantennummer (of debiteurennummer) d. Vul bij Verk.ordernr in: ons verkoopordernummer V-001 e. Vul bij Factuurnr in: het debiteurennr-verkoopordernummer (zonder V), dus 1305-001. f. Vul bij Fact.datum in: de datum van vandaag. g. Vul in bij Ons kenmerk: je initialen (eerste letters van je voor- en achternaam) 28

h. Vul de aantallen, artikelnummers, artikelomschrijving, prijs per stuk in en bereken het totaal bedrag per regel door aantal x prijs te doen. i. Tel alle bedragen in de laatste kolom op en zet het totaal in het vak Totaal goederenbedrag. j. Vul bij Korting voor het %-teken in: 0 k. Vul in het tweede vakje bij Korting in: 0,00 l. Vul in bij Adm.kosten: 0,00. m. Vul in bij Vrachtkosten: 22,05. n. Bereken nu eerst het bedrag zonder BTW: 232,24 0,00 (korting) + 0,00 (adm.k) + 22,05 (vr.kosten) = 254,29 o. Vul bij Totaal excl. btw in: 254,29 p. Vul voor % BTW in: 19 q. Bereken 19 % over 254,29. Vul het antwoord in het tweede vakje bij BTW in: 48,32. r. Tel het bedrag zonder BTW (254,29) op bij de berekende BTW (48,32). Vul de som hiervan in bij Factuurbedrag: 302,61 s. Sla de factuur op als: Factuur V-001(deze bestandsnaam zal er al staan). t. Druk de factuur 2 x af. Eén voor de klant en één voor de boekhouding. u. Sluit Ms-Word af. 7. Klik op 3. VERKOOPFACTUUR NAAR RECEPTIE en beantwoord de vraag met Ja en breng de verkoopfactuur naar het tabblad Receptie Uit. 8. Klik op 4. KOPIE VERKOOPFACTUUR NAAR BOEKHOUDING en beantwoord de vraag met Ja en breng de verkoopfactuur naar het tabblad Boekhouding. Berg de verwerkte magazijnopdrachtenbon op bij afd. Verkoop. De hele verkooporder V-001 is nu verwerkt. Afdeling Boekhouding neemt het financiële deel van deze order verder voor haar rekening. 2e verkoopfactuur 9. Klik het vakje Ordernr open en selecteer ordernummer V-002. Maak ook voor deze order de factuur op dezelfde manier als hierboven omschreven. 3e verkoopfactuur 10. Maak de factuur voor ordernr. V-003. 11. Berg de verwerkte magazijnopdrachtenbonnen op bij afd. Verkoop 12. Sluit afdeling Verkoop. 29

LES 14 Receptie Receptie Post Uit - Facturen versturen 1. Pak de facturen van orders V-001 t/m V-003. 2. Verwerk alle drie facturen als uitgaande post. Gebruik als verzenddatum de factuurdatum! 3. Verstuur deze poststukken (leg ze achter het tabblad Verzonden documenten). Receptie - Controle geregistreerde gegevens: 1. Kies in afdeling RECEPTIE het onderdeel CONTROLE / WIJZIGEN. 2. Klik op het keuzerondje bij Post In. 3. Klik het vakje Volgnr open en controleer of de volgnummers 001 t/m 0012 verschijnen. 4. Ga van elk na of je de juiste afdeling hebt gekozen: de bestelling naar Verkoop; de rest naar Inkoop. 5. Alleen bij fouten: Mocht je een fout ontdekken klik dan op de knop Wijzigen en ga verbeteren. Indien klaar, dan op de knop [Akkoord] klikken! 6. Klik op het keuzerondje bij Post Uit. Controleer of er 9 registraties zijn gedaan. 7. Ga van elk na of je de juiste afdeling hebt gekozen: alle I-nrs van Inkoop; alle V-nrs van Verkoop. 8. Verbeter fouten indien nodig. 9. Kies OVERZICHTEN - RECEPTIE - VERWERKTE DOCUMENTEN. Controleer of jouw overzicht klopt met de hier afgebeelde gegevens. Een sterretje* erbij betekent: Fout. Je zult de fout via Receptie Controle/wijzigen moeten herstellen! 30

LES 15 BOEKHOUDING Facturen inboeken Inmiddels zijn er drie facturen van de leveranciers binnengekomen en je hebt zelf drie facturen gemaakt en verstuurd naar klanten. Het is van belang om dit te registreren als schuld of vordering, zodat je als bedrijf daarvan een overzicht hebt. Door deze registraties (boekhouden) kun je in de verlies- en winstrekening en eindbalans zien of je bedrijf winst of verlies maakt. Als het Eigen Vermogen hoger wordt dan gaat het goed met je bedrijf, want je totale bezit is groter geworden. Boekingstempels invullen 1. Zoek de drie inkoopfacturen op die betrekking hebben op de inkooporders I-001 t/m I-003. 2. Zet op elk een boekingsstempel (of gebruik een inputeringsbriefje). 3. Voor het boeken van een factuur heb je nodig: 1. het factuur bedrag zonder BTW (exclusief BTW) 2. het BTW-bedrag 3. het eindbedrag van de factuur (inclusief BTW) Zoek op de factuur van LEGO (ons ordernr I-001) naar deze bedragen, zodat je weet waar ze staan. Het zijn de volgende bedragen: 1951,20 + 370,73 = 2321,93. 4. De boeking van een inkoopfactuur heeft de volgende structuur: Grootboekrekening Debet Credit Crediteuren x (= eindbedrag factuur (totale schuld) inclusief BTW) Voorraad goederen x (= eindbedrag exclusief (zonder) BTW) Te vorderen BTW x (= BTW-bedrag; door ons betaalde BTW mogen we terugvorderen van de belasting) 5. Vul het boekingsstempel in met behulp van het onderstaande rekeningschema: Reknr 0100 0200 0250 0500 0550 0700 0750 1000 1100 Grootboeknaam Gebouw/Pand Inventaris (winkel en kantoor) Machines Eigen vermogen Privé Hypothecaire lening Lening Kas Bank Reknr 1300 1400 1700 1720 4000 7000 8000 8500 Grootboeknaam Debiteuren Crediteuren Te vorderen BTW Te betalen BTW Bedrijfskosten Voorraad goederen Inkoopwaarde van de verkopen Opbrengst van de verkopen 6. Vul nu ook de boekingsstempels in op de andere twee inkoopfacturen van Gaba en Phililps. Kostenfacturen: Wij hebben via de post ook nog twee andere facturen ontvangen van de Kamer van Koophandel en KPN. Dit zijn facturen voor geleverde diensten zoals de inschrijving in het KvK-register en gebruik van de telefoon. Het betreft hier bedrijfskosten, dus géén inkopen! Voor de boeking kun je het onderstaande schema gebruiken. Grootboekrekening Debet Credit Crediteuren x Bedrijfskosten x Te vorderen BTW x - Vul op beide (kosten)facturen de boekingsstempels in volgens bovenstaande manier. 31

7. Pak nu de verkoopfacturen V-001 t/m V-003 erbij. 8. Zet op elk een boekingsstempel (of gebruik voor elke factuur apart een inputeringsbriefje). 9. Op deze facturen staan de bedragen die je moet boeken meestal vlak bij elkaar bij het eindbedrag van de factuur. Het zijn het bedrag zonder BTW, daaronder meestal het BTW-bedrag en tenslotte deze twee bedragen bij elk opgeteld: het factuurbedrag dat betaald moet worden. (De vermelde kortingen en kosten houden wij in deze boekhouding niet speciaal bij) 10. De boeking van een verkoopfactuur heeft de volgende structuur: Naam grootboekrekening Debet Credit Bedoelde bedrag Debiteuren x (= eindbedrag factuur (totale vordering inclusief BTW)) Opbrengst verkopen x (= eindbedrag exclusief (zonder) BTW) Te betalen BTW x (= BTW-bedrag;door ons ontvangen BTW moeten we afdragen aan de belasting) 11. Vul het boekingsstempel in op factuur V-001. 12. Vul op dezelfde manier ook de boekingsstempels in op facturen V-002 en V-003. 32

Facturen invoeren in het boekhoudprogramma Inkoopfacturen / kostenfacturen Je kunt in BoekhoudTrainer (vanaf versie 3.0.40) op twee manieren de boekingen invoeren: 1. Het boekingsstempel rechtstreeks overnemen in het boekingsformulier onderin het boekhoudgedeelte. Je moet hierbij uiteraard het boekingsstempel eerst hebben ingevuld op het document. 2. Via dagboeken de gegevens van de documenten invoeren, en daarvan een boeking laten samenstellen. De dagboeken zijn: Kasboek, Bankboek, Inkoopboek, Verkoopboek en Diverse postenboek. Hierbij kun je het boekingstempel achteraf vergelijken met de boeking die de computer uit de ingevoerde gegevens maakt. Kies de gewenste manier voordat je in de afdeling Boeking kiest om een bepaald soort document in te voeren. Je kunt dat aangeven door middel van het wel of niet aanvinken van invoer via dagboeken boven het hoofdmenu op je scherm. 1. Start het programma KANTOORSIMULATIE. 2. Kies 3. Voordat je in de boekhouding kunt gaan werken moet je de beginbalans invoeren. Op je scherm staan inmiddels de gegevens. Druk deze af. 4. Kies menu NIEUW BOEKJAAR BEGINBALANS INVOEREN en vul de bedragen op de juiste plaats op de beginbalans in. 5. Reken het Eigen Vermogen zelf uit door het Debettotaal en het Credittotaal van elkaar af te trekken. 6. Vul het berekende Eigen Vermogen in. Daarna kun je de knop [Opslaan] gebruiken om de beginbalans te bewaren. Vanaf nu kun je de onderstaande boekingen uitvoeren. Manier 1 facturen invoeren als boekingsstempel (journaalpost). 7. Zorg ervoor dat linksboven invoer via dagboeken niet staat aangevinkt. 8. Kies INKOOPFACTUUR. Je ziet dat het IF nummer al staat ingevuld: IF-001. Dit is het eerste nummer van het inkoopfactuurregister. 9. Klik het vakje ORDERNR open en kies I-001. 10. Er verschijnt een controlevenster. Er zijn geen kortingen of kosten, daarom kun je meteen op Bereken factuurbedrag klikken. Controleer of het getoonde factuurbedrag overeenkomt met het factuurbedrag (incl. BTW) van de inkoopfactuur die je wilt inboeken (Lego). Zo ja, klik op de knop Juist. Zo nee, dan heb je de verkeerde factuur te pakken. 11. Het boekingsformulier dat nu op je scherm is verschenen, heeft IF-001 als boekingstuknummer gekregen. 33

12. Klik in het eerste vakje van het getoonde boekingsformulier en dan op het knopje dat in datzelfde vakje zal verschijnen. 13. Klik bij CREDITEUREN op het knopje kiezen (1403 = Lego). om de juiste Crediteur te 14. Dubbelklik op de regel 1403 Lego (of éénmaal en dan [Selecteer]). 15. In het boekingsformulier komen de gekozen gegevens te staan. 16. Typ in de Creditkolom het totale fact.bedrag: 2321,93. 17. Vul op dezelfde manier ook de boekingen in voor de rekeningnummers 1700 (Te vorderen BTW) en 7000 (Voorraad goederen). 18. Als de totalen van Debet en Credit gelijk zijn, kun je op de knop Ok klikken om de boeking definitief te laten verwerken. Klik nu eens op de HELP-knop. Je ziet daar informatie over de boekingsregels. Gebruik het regelmatig ter controle!!! 19. Ga nu op dezelfde manier de twee inkoopfacturen van Gaba (I-002) en Philips (I-003) inboeken. Kostenfacturen Behalve de drie inkoopfacturen van Lego, Gaba en Philips hebben we ook nog facturen van de Kamer van Koophandel en van KPN. Deze twee facturen betreffen bedrijfskosten. Je kunt ze via Inkoopfacturen of via Overige boekingsstukken inboeken. Via inkoopfacturen is de gemakkelijkste manier. Als ze als inkoopfactuur inboekt, vergeet dan niet om Kostenfactuur aan te vinken, waardoor de tegenrekening zal veranderen in 4000-Bedrijfskosten. Tegelijkertijd wordt het boekingsstuknummer gewijzigd in een nummer dat begint met de letters BS. Dit is noodzakelijk voor de verdere verwerking binnen het BoekhoudTrainer. In andere situaties zou je ook gewoon IF-nummers voor kostenfacturen kunnen gebruiken. 20. Boek de twee kostenfacturen K-001 en K-002 in als Bedrijfskosten. Inboeken van verkoopfacturen 21. Kies BOEKHOUDING 22. Kies VERKOOPFACTUUR. 23. Verwerk de drie verkoopfacturen op een soortgelijke manier in de boekhouding met de posten Debiteuren(nr), Te betalen BTW en Opbrengst verkopen (gebruik de Help-knop!). 34

Manier 2 facturen inboeken via de dagboeken Inkoopboek / Verkoopboek 1. Kies BOEKHOUDING. Aan het begin van dit hoofdstuk werd reeds uitgelegd hoe je de beginbalans moest invoeren. Er wordt hier vanuit gegaan dat je dat al hebt gedaan. 2. Zorg ervoor dat linksboven invoer via dagboeken staat aangevinkt. 3. Kies INKOOPFACTUUR. Je ziet het venster met dagboeken verschijnen, waarbij het IF-nummer al staat ingevuld: IF-001. Dit is het eerste nummer van het inkoopfactuurregister, dat automatisch wordt bijgehouden. 4. Klik het vakje ORDERNR open en kies I-001. Er verschijnt een controlevenster. Er zijn geen kortingen of kosten, daarom hoef je niets in te vullen en meteen het factuurbedrag laten berekenen. 5. Klik op Bereken factuurbedrag. Controleer of het getoonde factuurbedrag overeenkomt met het factuurbedrag (incl. BTW) van de inkoopfactuur die je wilt inboeken (Lego). 6. Zo ja, klik op de knop Juist. Zo nee, dan heb je de verkeerde factuur te pakken. Het inkoopboek dat nu op je scherm is verschenen, heeft IF-001 als boekingsstuknummer gekregen. De datum van vandaag staat al ingevuld, evenals het factuurbedrag. Controleer of dit overeenkomt met de factuur. 7. Vul bij omschrijving in: speelgoed. 8. Klik het keuzerondje voor Factuur, zodat het geselecteerd wordt. Bij tegenrekening wordt automatisch 7000-Voorraad goederen ingevuld. Er worden tevens twee invoervelden toegevoegd, namelijk Crediteur en Factuurnr. 9. Klik op het knopje v achter BTWsoort en kies: hoog. 10. Klik op het knopje v achter Crediteur en kies: Lego Nederland BV. 11. Klik op het knopje v achter Factuur nr en kies: 3003. Het invoerformulier van het inkoopboek zal er nu zo uit moeten zien: De invoer is nu compleet en de gegevens kunnen naar een boeking worden omgezet. 12. Klik op de knop. De boeking wordt ingevuld in het boekingsformulier. De boeking zal er zo moeten uitzien: 35

De totalen van de Debet en Credit kolommen zijn gelijk. De boeking kan verwerkt worden. 13. Klik op de knop om deze boeking definitief in de boekhouding te verwerken. 14. Klik nu eens op de HELP-knop. Je ziet daar informatie over de boekingsregels. Gebruik het regelmatig ter controle!!! 15. Ga nu op dezelfde manier de twee inkoopfacturen van Gaba (I-002) en Philips (I-003) inboeken. Kostenfacturen Behalve de drie inkoopfacturen van Lego, Gaba en Philips hebben we ook nog facturen van de Kamer van Koophandel en van KPN. Deze twee facturen betreffen bedrijfskosten. Je kunt ze via Inkoopfacturen of via Overige boekingsstukken inboeken. Via inkoopfacturen is de gemakkelijkste manier. Vergeet niet om Kostenfactuur aan te vinken, waardoor de tegenrekening zal veranderen in 4000Bedrijfskosten. Tegelijkertijd wordt het boekingsstuknummer gewijzigd in een nummer dat begint met de letters BS. Dit is noodzakelijk voor de verdere verwerking binnen het programma. 16. Boek de twee kostenfacturen K-001 en K-002 in als Bedrijfskosten. Inboeken van verkoopfacturen via het Verkoopboek 17. 18. 19. 20. Kies BOEKHOUDING. Zorg ervoor dat linksboven invoer via dagboeken staat aangevinkt. Kies VERKOOPFACTUUR. Klik het vakje ORDERNR open en kies V-001. Er verschijnt een controlevenster. Er kunnen korting of kosten op de factuur staan, daarom even goed kijken op de originele factuur. Je zult zien dat er geen korting maar wel vrachtkosten zijn berekend. 21. Vul bij Vrachtkosten in: 22,05. 22. Klik op Bereken factuurbedrag. Controleer of het getoonde factuurbedrag overeenkomt met het factuurbedrag (incl. BTW) van de verkoopfactuur die je gaat inboeken (Drogisterij Cornelis). 23. Zo ja, klik op de knop Juist. Zo nee, dan heb je de verkeerde factuur te pakken. 24. Het verkoopboek dat nu op je scherm is verschenen, heeft VF-001 als boekingsstuknummer gekregen. De datum van vandaag staat al ingevuld, evenals het factuurbedrag. Controleer of dit overeenkomt met de factuur. 36

25. Vul bij omschrijving in: verzorgingsartikelen. 26. Klik het keuzerondje voor Factuur, zodat het geselecteerd wordt. Bij tegenrekening wordt automatisch 8500-Opbrengst verkopen ingevuld. Er worden tevens twee invoervelden toegevoegd, namelijk Debiteur en Factuur nr. 27. Klik op het knopje v achter BTWsoort en kies: hoog. 28. Klik op het knopje v achter Debiteur en kies: DA Drogist J. Cornelis. 29. Klik op het knopje v achter Factuur nr en kies: 1305-001. Het invoerformulier van het verkoopboek zal er nu zo uit moeten zien: De invoer is nu compleet en de gegevens kunnen naar een boeking worden omgezet. 30. Klik op de knop. De boeking wordt ingevuld in het boekingsformulier. De boeking zal er zo moeten uitzien: De totalen van de Debet en Credit kolommen zijn gelijk. De boeking kan verwerkt worden. 31. Klik op de knop om deze boeking definitief in de boekhouding te verwerken. 32. Klik nu eens op de HELP-knop. Je ziet daar informatie over de boekingsregels. Gebruik het regelmatig ter controle!!! 37

Controle 24. Klik op de menukeuze (bovenaan in het venster) OVERZICHTEN. Kies daarin GROOTBOEKREKENINGEN. Controleer de totalen van de volgende grootboekrekeningen: Grootboekrekening Totaal Accoord? 1300 Debet: 7.512,09 Ja / nee 1400 Credit: 16.484,55 Ja / nee 1700 Debet: 2.624,00 Ja / nee 1720 Credit: 1.199,41 Ja / nee Sluit het venster van de grootboekrekeningen. 25. Klik op OVERZICHTEN CREDITEURENADMINISTRATIE. Controleer de totalen. Grootboekrekening Totaal credit Accoord? 1401 1575,08 Ja / nee 1402 12387,54 Ja / nee 1403 2321,93 Ja / nee 1404 50,00 Ja / nee 1406 150,00 Ja / nee Sluit het venster van de crediteurenadministratie. 26. Klik op OVERZICHTEN DEBITEURENADMINISTRATIE. Controleer de totalen. Grootboekrekening Totaal debet Accoord? 1305 302,61 Ja / nee 1308 6365,69 Ja / nee 1313 843,79 Ja / nee Sluit het venster van de debiteurenadministratie. Fouten? - Kies in het hoofdmenu van de afdeling Boekhouding: CONTROLE/W IJZIGEN - Zoek het gewenste boekingsstuknr op in het vakje BOEKSTUKNR. - Wijzig de getoonde boekingen, of klik op Verwijderen als je de boeking helemaal wilt wissen. Als je achteraf fouten ontdekt in de boekhouding dan heb je een probleem. Er mag nooit achteraf verbeterd worden. Correcties voer je uit als tegengestelde boekingen. Je moet dan dezelfde foute boeking precies andersom doen: debet wordt credit en credit wordt debet. Daardoor wordt het resultaat van de boekingen op nul gebracht. Dit heeft wel tot gevolg dat het totaal van de proefbalans hoger wordt, maar het totaal van de Saldibalans zal gelijk blijven en dat is het belangrijkst. Na deze correctieboeking moet je nog de juiste gegevens inboeken. Omdat het hier geen echte boekhouding betreft, is het wel mogelijk om foutieve boekingen te verwijderen om verbeteringen wat gemakkelijker te maken. 38

LES 16 Boekhouding Materiaal-afgiftebonnen inboeken Je weet vast nog wel dat je bij verkopen ook altijd de inkoopwaarde boekt, omdat je daardoor in de boekhouding goed kunt bepalen hoeveel winst (of verlies) er gemaakt wordt. Deze inkoopwaarde wordt samen met de tegenrekening Voorraad goederen (credit) geboekt. De boeking ziet er als volgt uit: Grootboekrekening Inkoopwaarde v.d goederen Debet Credit x (= totale inkoopbedrag excl. BTW) Voorraad goederen x (= idem) Om deze bedragen in te kunnen boeken moet je natuurlijk weten wat er verkocht is en wat de inkoopprijs van elk artikel is. Bij het afleveren van de goederen door de afdeling Magazijn is er daarom een Materiaal-afgiftebon gemaakt. De afdeling Boekhouding ontvangt deze bonnen en verwerkt ze in de boekhouding als intern boekingsstuk volgens bovenstaand voorbeeld. Materiaal-afgiftebonnen inkoopwaarde uitrekenen 1. Zoek de drie materiaal-afgiftebonnen op. Ze horen bij de verkooporders V-001 t/m V-003. 2. Vul van elk artikel de inkoopprijs in. Zoek die inkoopprijs in de artikellijst via OVERZICHTEN ARTIKELEN. 3. Bereken het totale inkoopbedrag van elk artikel door aantal x prijs. Dit inkoopbedrag noteer je in de laatste kolom van de materiaal-afgiftebon. 4. Tel van elke materiaal-afgiftebon de laatste kolom Inkoopbedrag op. Dit is het totaalbedrag van de goederen excl. BTW. Dat hebben we nodig voor onze interne boekingen. Boekingstempels invullen 5. Zet nu op elk van de drie materiaal-afgiftebonnen een boekingsstempel (of gebruik een inputeringsbriefje). 6. Vul de boekingstempels in volgens het bovenstaande voorbeeld met Inkoopwaarde en Voorraad. Verwerken in de boekhouding Manier 1 boeking invoeren als boekingsstempel (journaalpost) 7. Kies BOEKHOUDING MATERIAAL-AFGIFTEBON. Het boekingsstuk nr staat al ingevuld: MAB-001. Dit betekent: Mat.AfgifteBon nr. 1. Er wordt net als bij de andere onderdelen automatisch een register met de nummering bijgehouden. Inkoopwaarde 185,88 8. Klik het vakje bij Ordernr open en kies daarin V-001. Controleer het totale inkoopbedrag ( 185,88) dat achter het ordernummer verschijnt met jouw berekende bedrag. Als de totale inkoopbedragen niet overeenkomen dan is de order foutief ingeboekt òf de materiaalafgiftebon is foutief ingevuld of uitgerekend. In zo n geval moet je de order vanaf het begin nalopen!! Als de inkoopwaarde klopt kun je de boekingsregels in het boekingsformulier verwerken (zie voorbeeld). 9. Klaar?... Klik op Ok. De boeking wordt verwerkt. 10. Schrijf het boekingsstuknummer naast of in het stempel op de verwerkte materiaal-afgiftebon en leg deze weer terug bij Boekhouding. 11. Boek op dezelfde manier de overige twee materiaal-afgiftebonnen van de verkooporders V-002 en V-003. 12. Controle: Je kunt snel controleren of je boekingen goed zijn bij Overzichten Grootboekrekeningen. 13. Is het totaal van de grootboekrekening 7000 debetzijde 26.259,81? ja/nee 14. Is het totaal van de grootboekrekening 8000 debetzijde ja/nee 5182,60? 15. Herstel gemaakte fouten door boekingen te wijzigen of te verwijderen via de keuze Controle / Wijzigen. 16. De administratie van de drie inkooporders en drie verkooporders is nu klaar. Het enige wat nu nog rest zijn de betalingen. Deze boek je vanaf de bankafschriften die per post binnen zullen komen. 39

Manier 2 - Materiaal-afgiftebonnen inboeken via het Diverse Postenboek 1. Kies BOEKHOUDING Zorg ervoor dat linksboven invoer via dagboeken staat aangevinkt. 2. Kies MATERIAAL-AFGIFTEBON. 3. Klik het vakje bij Ordernr open en kies daarin V-001. Controleer het totale inkoopbedrag ( 185,88) dat achter het ordernummer verschijnt met het totaalbedrag op de materiaal-afgiftbon. Het diverse postenboekboek dat nu op je scherm is verschenen, heeft MAB-001 als boekingsstuknummer gekregen. De datum van vandaag staat al ingevuld. Je boekt eerst de inkoopwaarde als debet-boeking. 4. Vul de gegevens in zoals in onderstaand voorbeeld staat aangegeven. Als de invoer compleet is kunnen de gegevens naar een boeking worden omgezet. 5. Klik op de knop. De boeking wordt ingevuld in het boekingsformulier. De boeking zal er zo moeten uitzien: De eerste regel van de boeking is klaar. De tegenboeking op Voorraad goederen moet nog ingevoerd worden. 6. Vul in het diverse postenboek de gegevens in voor de boeking van de Voorraad goederen, zoals in onderstaand voorbeeld wordt aangegeven. Als de invoer compleet is kunnen de gegevens naar een boeking worden omgezet. 7. Klik op de knop. De tweede boekingsregel wordt ingevuld in het boekingsformulier. De boeking moet er zo uitzien: De totalen van de Debet en Credit kolommen zijn gelijk. De boeking kan verwerkt worden. 40

8. Klik op de knop om deze boeking definitief in de boekhouding te verwerken. 9. Klik nu eens op de HELP-knop. Je ziet daar informatie over de boekingsregels. Gebruik het regelmatig ter controle!!! 10. Schrijf het boekingsstuknummer naast of in het stempel op de verwerkte materiaal-afgiftebon en leg deze weer terug bij Boekhouding. 11. Boek op dezelfde manier de overige twee materiaal-afgiftebonnen van de verkooporders V-002 en V-003. Betalingen doen De leverancier wilt natuurlijk graag zijn geld hebben, net als jij graag het geld van je klanten zo snel mogelijk wilt ontvangen. Daarom ga je nu de betalingen doen. Je bent bij de afd. Boekhouding begonnen met een beginbalans met een voordelig saldo op de bank. We hebben dus wat geld om te betalen. 1. Pak de inkoopfacturen I-001 t/m I-003 erbij. 2. Zoek op de factuur van Lego (I-001) naar het factuurnummer. 3. Klik in de afdeling Boekhouding op: BETALINGEN DOEN. Je krijgt dan een overzicht van de ingeboekte inkoopfacturen (IF-001 t/m IF-003 en K001, K-002) te zien. Alleen de laatste kolom is leeg. 4. Klik op de regel met boeking IF-001. 5. In de laatste kolom Fact.nr. verschijnt een knop Factuurnummer. Dit betekent dat het factuurnr. daar nog ontbreekt. Klik op deze knop en vul het gevonden factuurnr van de Lego-factuur in. 6. Het kan zijn dat er in de derde kolom Cred.nr een knop Crediteurennummer invullen verschijnt als daar niet 1403 staat maar 1400. Klik dan op die knop en vul in: 1403. Dat is het crediteurennummer van Lego. 7. Als de regel geheel is ingevuld, druk je op de knop Betaalbaar stellen (of dubbelklik op de regel). De regel wordt geel en in de kolom Betaald wordt het woordje nee vervangen door het woord betalen. De knop Betaalbaar stellen verandert in Niet betaalbaar stellen. Daarmee kun je dus een foutieve betaalbaarstelling weer ongedaan maken (dubbelklikken op de regel mag ook!). 8. Ga op dezelfde manier alle inkoopfacturen en kostenfacturen betaalbaar stellen. 9. Klaar...klik dan op Ok om de verwerking te laten doen. 10. Antwoord met Ja bij de mededeling dat er een afdruk gemaakt wordt met de betaalopdracht. 11. Haal de afdruk van de printer. 12. Zet je handtekening op de stippellijn onderaan op de betaalopdracht, anders voert de bank je opdracht niet uit! 13. Schrijf of stempel op elke factuur die je betaald hebt: Betaald + datum vandaag. Hiermee voorkom je dat je deze factuur nog eens gaat betalen. 14. Berg de betaalde facturen weer op bij afdeling Boekhouding. 15. Breng de betaalopdracht naar de Receptie (tabblad Uit). De Receptie moet deze straks naar de bank opsturen als opdracht om het geld over te maken. Nadat deze betalingen zijn verzonden en door de bank zijn uitgevoerd, ontvang je een bankafschrift. Pas dan worden de betalingen in de boekhouding verwerkt. 41

LES 18 Receptie Post uit Betaalopdracht aan de bank 1. Pak de betaalopdracht aan de bank. 2. Verwerk de verzending van dit poststuk naar de bank in het uitgaande postregister. 3. Verstuur deze poststukken (leg ze achter het tabblad Verzonden documenten). Post ophalen Je hebt inmiddels facturen aan leveranciers betaald en facturen verstuurd naar klanten. De geldstroom komt op gang. Kijk maar eens bij de post. Daar zul je een bankafschrift vinden met jouw betalingen en die van je klanten. 1. Ga naar de afdeling RECEPTIE. Je ziet een envelopje knipperen. Dat betekent dat er post is. Deze post moet je eerst even afdrukken. 2. Klik op POST OPHALEN. 3. Klik op [Ja] bij de vraag of je wilt afdrukken. Laat de computer even met rust. 4. Haal de afdruk van de printer. Het is in dit geval maar één bankafschrift. Controleer of de afdruk juist is. - het bankafschrift moet afkomstig zijn van de SIM BANK en aan ons bedrijf gericht (Wibo BV) - datum van vandaag - volgnr. 1 (het is het eerste bankafschrift dat je ontvangt; de volgende zal volgnr. 2 hebben) - vorig saldo: 98.000,00 (weet je nog...het banksaldo van de beginbalans uit de vorige les) - er horen vier af- en bijschrijvingen op te staan: twee van leveranciers en twee van klanten. Pas als je zeker weet dat het afdrukken van de poststukken goed gelukt is, kun je bij de vraag hierover op Ja drukken. Als je geen goede afdruk hebt, druk dan op Nee, want dan kun je nog eens een afdrukpoging doen door de post opnieuw op te halen. Ga in het laatste geval dus niet verder met punt 5! 5. Druk op Ja bij de vraag of de afdruk is gelukt. Het envelopje blijft knipperen! Er is nog meer post, namelijk nog een tweede bankafschrift met de overige af- en bijschrijvingen. 6. Herhaal punt 2 t/m 5 om ook dit bankafschrift op te halen. Het envelopje afschrijving. knippert nog steeds! Er is nog meer post, namelijk een derde bankafschrift met nog één 7. Herhaal punt 2 t/m 5 om dit bankafschrift op te halen. Hierna zal de keuze Post ophalen uitgeschakeld zijn en het envelopje is verdwenen. Er is geen post meer. 8. Stempel (of schrijf) op de bankafschriften: INGEKOMEN + DATUM VANDAAG. 9. Kies INVOEREN POST-TEL-FAXREGISTER 10. Kies POST IN. 11. Kies bij relatienummer het nummer van de Sim Bank: 9002. 12. Klik het vakje bij Aan afdeling open en kies afdeling BOEKHOUDING. 13. Kies bij Soort/kenmerk voor: BANKAFSCHRIFT. 14. Klik het vakje ernaast open en kies het nummer van dit bankafschriftt: 01. Dit nummer komt in het vak Kenmerk/Inhoud te staan. 42

15. Klik tenslotte op de knop Akkoord die nu beschikbaar is gekomen. 16. Herhaal nu punten 9 t/m 15 om ook bankafschrift 02 te registreren in het postregister. 17. Registreer op dezelfde manier ook bankafschrift 03 in het postregister. 18. Klik op Sluiten om de postverwerking af te sluiten. De bankafschriften zijn nu door de Receptie verwerkt als ingekomen post. Dat kun je controleren door middel van menukeuze OVERZICHTEN RECEPTIE - OVERZICHT REGISTRATIES te kiezen. (of: afdeling Receptie Controle/wijzigen - knop [Overzicht]). 19. Breng het bankafschrift naar de afdeling Boekhouding. 43

LES 19 - Boekhouding Bankafschriften inboeken Je zit op de afdeling Boekhouding en ontvangt het bankafschrift nr. 01 van Receptie. Het is jouw taak op deze in de boekhouding te verwerken. 1. Plaats eerst een boekingsstempel op bankafschrift 01. 2. Vul vijf(!) regels in op het boekingsstempel. Het boekingsstuk nr kun je straks op de computer aflezen. Bank: verschil tussen Nieuw saldo en Vorig saldo. Nieuw saldo is hoger, dus meer BIJ dan AF, dat betekent Debet boeken. Crediteur LEGO: onze schuld neemt af door deze betaling aan Lego, dus bedrag Debet boeken. Crediteur Gaba idem. Debiteur Drogisterij Cornelis betaalt ons. Onze vordering op hem neemt af, dus Credit boeken. Debiteur Bruinsma idem. Manier 1 boeking invoeren als boekingsstempel (journaalpost) 3. Kies afdeling BOEKHOUDING. 4. Klik op BANKAFSCHRIFTEN. 5. Neem het Boekingsstuknr over van je scherm en noteer het in het boekingsstempel van het bankafschrift. 6. Vul Vorig saldo en Nieuw saldo beide in. De computer rekent het totaal Bij/Af voor je uit. Controleer of dat bedrag hetzelfde is als je op het boekingsstempel achter Bank hebt ingevuld. 7. Klik in het eerste vakje van het boekingsformulier op je scherm en neem de gegevens van het boekingsstempel over op de computer. DENK EROM: Gebruik het grijze knopje om de juiste crediteuren- en debiteurennummers te selecteren (in plaats van grootboekrekeningen 1400 en 1300)!!! 8. Klik op als je klaar bent. Als de totalen Debet en Credit ongelijk zijn weigert de computer om de boekingen te verwerken. Je zult dan de fout(en) moeten zoeken en verbeteren! De totalen moeten beide 6.668,30 zijn. 9. Schrijf het boekingsstuknummer (BA-001) bij het boekingsstempel! 10. Herhaal nu de stappen 1 t/m 8 voor bankafschrift 02 en bankafschrift 03: eerst stempel invullen, dan op de computer invoeren. Let vooral op de uitleg bij punt 2. Manier 2 boeking invoeren via het Bankboek 3. Kies BOEKHOUDING 4. Zorg ervoor dat linksboven invoer via dagboeken staat aangevinkt. 5. Kies BANKAFSCHRIFTEN. 6. Neem het Boekingsstuknr over van je scherm en noteer het in het boekingsstempel van het bankafschrift. 7. Vul Vorig saldo en Nieuw saldo beide in. De computer rekent het totaal Bij/Af voor je uit. Controleer of dat bedrag hetzelfde is als je op het boekingsstempel achter Bank hebt ingevuld. 8. Klik op de knop. 44

Het Bankboek verschijnt op je scherm en de nieuwe boeking heeft BA-001 als boekingsstuknummer gekregen. De datum van vandaag staat al ingevuld. Je kunt elke regel van het bankafschrift één voor één invoeren. Het bedrag van de bank zal elke keer aangepast worden aan de betalingen of ontvangsten. Je boekt de eerste regel, een betaling aan Lego, als een uitgave. 9. Vul de gegevens in zoals in onderstaand voorbeeld staat aangegeven. 10. Klik op de knop. De eerste twee regels van de boeking zullen er zo uitzien: 11. Boek op dezelfde manier de betaling aan Gaba. Nadat de boeking van deze betaling is toegevoegd zal van de boeking zijn aangepast: Let op het bedrag achter bank in de creditkolom. Het is automatisch verhoogd met het ingevoerde bedrag. 13. Boek nu het bedrag bij DA Drogist J. Cornelis als ontvangst (zie onderstaand voorbeeld). 12. Klik op de knop. De regels van de boeking zijn weer aangepast. Het bankbedrag is nu verlaagd met het ingevoerde bedrag. 13. Boek de laatste regel van het bankafschrift op dezelfde manier als de vorige bijschrijving. Na het toevoegen moet de boeking er uitzien als onderstaande afbeelding. 45

Het creditbedrag achter bank is door het grote bedrag dat is ontvangen aangepast naar een debetbedrag van 2771,29. Dit is het verschil tussen het vorige en nieuwe saldo op het bankafschrift. De totalen van de debet- en creditkolommen moeten beide 6.668,30 zijn. Als dit het geval is, dan kan de boeking worden verwerkt in de boekhouding. 14. Klik op de knop om de boeking van bankafschrift 1 definitief in de boekhouding te verwerken. 15. Schrijf het boekingsstuknummer (BA-001) op het bankafschrift bij het boekingsstempel! 16. Boek op soortgelijke manier bankafschrift 02 en bankafschrift 03 in: eerst stempel invullen, dan op de computer invoeren. Hierna zijn alle bankafschriften verwerkt. De bedragen zijn op de grootboekrekeningen overgebracht. 17. Berg de bankafschriften op bij afdeling Boekhouding. 11. De boekingen zijn verwerkt. De bedragen zijn op de grootboekrekeningen overgebracht. Berg de bankafschriften op bij afdeling Boekhouding. Kies OVERZICHTEN GROOTBOEKREKENINGEN. Controleer de totalen van de hiernaast staande grootboekrekeningen. Grootboekrekening Debet Bank 100.771,29 11.743,75 Kies OVERZICHTEN BALANS EN VERLIES & W INSTREKENING Het Saldo winst moet 954,03 zijn. Het Eigen vermogen moet 233.529,34 zijn. Debiteuren 7.512,09 7.512,09 Crediteuren 16.484,55 16.484,55 Te vorderen BTW Klaar en correct? Dan heb je in de afgelopen lessen alle handelingen op de verschillende afdelingen goed doorlopen. Je bent klaar voor de echte simulatie waarbij je zelfstandig een afdeling beheert. 2624,00 Te betalen BTW 1199,41 Voorraad goederen Inkoopwaarde van de verkopen Opbrengst verkopen Succes! Credit 26.259,81 5.182,60 5.182,60 6.312,68 >> Bewaar deze trainingsopdrachten als handleiding voor later! << 46

LES 20 Controles Controles op volledigheid van je Kantoorsimulatietaining 1. Kies OVERZICHTEN INKOOPORDERS. Op de eerste drie regels moeten alle kolommen (t/m fact.bedrag) moeten ingevuld zijn met gegevens van de inkooporders. 2. Kies OVERZICHTEN CGECKLIST INKOOPORDERS. Klik het vakje Ordernr open. Kies een inkoopordernummer. Controleer of elk onderdeel is afgevinkt. Zo ja, dan heb je niets vergeten. Nee? Dan nog wat doen! Ga op deze manier alle drie inkooporders na. 3. Kies OVERZICHTEN VERKOOPORDERS. Op de eerste drie regels moeten alle kolommen (t/m fact.datum) moeten ingevuld zijn met gegevens van de inkooporders. 4. Kies OVERZICHTEN CHECKLIST VERKOOPORDERS. Klik het vakje Ordernr open. Kies een verkoopordernummer. Controleer of elk onderdeel is afgevinkt. Zo ja, dan heb je niets vergeten. Nee? Dan nog wat doen! Ga op deze manier alle drie verkooporders na. 5. Kies afdeling Receptie. Klik op OVERZICHT REGISTRATIES. Klik op Post In. Het aantal post in -registraties moet zijn: 15. Klik op Post Uit. Het aantal post uit -registraties moet zijn: 10. Klik op Overzichten Receptie verwerkte documenten. Bij Inkoop: inkoopopdracht 01 Bij Inkoop bij elk formulier: I-001, I-002, I-003; Bij Verkoop bij elk formulier: 3 x bestellingklant en V-001, V002, V003; Bij Boekhouding: bankafschrift 01, 02 en 03, en betaalopdracht 01 als er een sterretje* bij een ordernummer of kenmerk staat, dan is de invoer onjuist, dus herstellen!) 6. Kies OVERZICHTEN DEBITEURENADMINISTRATIE. Klik het vakje Debiteurennummer open. e Controleer of er in de Saldo kolom van debiteuren 1305, 1308 en 1313 op de 2 regel 0,00 staat. Dit betekent dat we op geen van hen meer een vordering (tegoed) hebben, omdat de facturen betaald zijn. 7. Kies OVERZICHTEN CREDITEURENADMINISTRATIE. Klik het vakje Crediteurennummer open. Controleer of er in de Saldo kolom van crediteuren 1401, 1402, 1403, 1404, 1406 als laatste 0,00 staat. Dat betekent dat we bij geen van hen meer een schuld hebben, omdat we de facturen betaald hebben. 8. Kies OVERZICHT OMZET. De totale omzet moet zijn: 6478,00. Door per artikel aan te klikken en daarna een artikelnummer te kiezen, kun je de omzet van dat ene artikel bekijken. Door per debiteur aan te klikken en daarna een debiteurennummer te kiezen kun je de omzet per debiteur bekijken. 9. Kies OVERZICHTEN PERSONEELSWERK. Hierin kun je zien wat je allemaal gedaan hebt op welke dag en op welke afdeling. De formulieren of handelingen staan een beetje gecodeerd weergegeven. Kijk maar eens of ze kunt ontcijferen. 10. Kies OVERZICHTEN RECEPTIE VERWERKTE DOCUMENTEN. Hier staan de poststukken die je hebt ingeboekt per afdeling bij elkaar op volgorde van Inkoop- of Verkoopnummer. Er mag geen nummer tussenuit missen. Als je een poststuk foutief hebt geregistreerd dan staat er een sterretje * bij. Zoek foute registraties op en verbeter ze, totdat er in dit overzicht geen sterretje meer voorkomt. 11. Kies OVERZICHTEN GOED/FOUT ANALYSE. Zorg er voor dat elke afdeling 100 % goed is. Klik op het afdelingspercentage of op GOED/FOUT RAPPORT om de foute onderdelen te ontdekken. 47