Installatie Toernooiplanner Handleiding KW Cup - Toernooiplanner Een gratis demo-versie van de Toernooiplanner voor badminton kan gedownload worden op deze pagina: http://www.toernooi.nl/product/demo.aspx?id=15&s=2 Met deze demoversie kan je al diverse zaken uitproberen. Er wordt standaard een mapje Toernooien aangemaakt in de map Mijn Documenten, met daarin een demo-tornooi (Demo.tp). Om over de volledige versie te beschikken is een registratiesleutel nodig. Dit is een bestand dat je normaal gezien van Toernooi.nl krijgt toegestuurd en ergens op je pc kan opslaan. Via het menu Help > Registreren van de Toernooiplanner kan je de registratie dan voltooien: zoek de registratiesleutel op (1) en klik op Openen (2). De registratie wordt dan vanzelf voltooid. 1 2 1
Een nieuw tornooi: aanmaken + specifieke instellingen voor KW Cup Via het menu Toernooi > Nieuw kan je éénvoudig een nieuw tornooi aanmaken, dat in de map Toernooien zal worden opgeslagen. Daarbij krijg je meteen een venster te zien waarin je diverse eigenschappen kunt instellen (deze eigenschappen kunnen natuurlijk later op elk moment nog aangepast worden via het menu Toernooi > Eigenschappen). Het is ook mogelijk om bestaande tornooibestanden te openen. Bij deze handleiding hoort een voorbeeldbestand ( KWCupVoorbeeldToernooi.tp ) waarin de instellingen die hieronder worden besproken al zijn ingevoerd. Dit bestand kan dus eventueel gebruikt worden als basis voor elke volgende KW Cup. Voor een KW Cup kunnen een heleboel zaken in eerste instantie eigenlijk wel worden overgeslagen. Er zijn drie zaken echt van belang. 1) Definiëren van de scores In de KW Cup zijn er drie mogelijke scores: 1 winnende set tot 21 met verlenging tot 30, 2 winnende sets tot 15 zonder verlenging, 2 winnende sets tot 21 met verlenging tot 30 (voor finalepoules van 3 in een A- reeks). Deze score-formaten worden best eerst toegevoegd aan Toernooiplanner, om de verwerking op de dag zelf te vergemakkelijken. Dit kan in het tabblad Uitslag van de eigenschappen: 2
Via de knop Toevoegen kan een score-formaat worden gedefinieerd, zoals bv: Nadat het score-formaat is ingesteld, volstaat het op OK te klikken om de formaten beschikbaar te maken. Interessant is ook om de optie Scores automatisch aanvullen aan te vinken. Dan worden bij het invullen van de scores per set (altijd eerst de punten van de verliezer van de set invullen!) de punten van de winnaar automatisch aangevuld en wordt ook de winnaar van de wedstrijd automatisch aangeduid: In het voorbeeld-bestand zijn bovenstaande score-formaten al toegevoegd. 3
2) Toevoegen van de onderdelen (= de reeksen die gespeeld worden) Bij een nieuw tornooi moeten steeds de te spelen reeksen ingevoerd worden. Dat kan in het tabblad Onderdelen bij de eigenschappen van het tornooi: Via de knop Toevoegen kan er een onderdeel worden aangemaakt, zoals bv. 11AJE in onderstaand voorbeeld. Op het tabblad Score Formaat kan dan meteen ook de juiste telling voor dit onderdeel worden aangeduid: Nadat de reeks is ingesteld, volstaat het op OK te klikken om de reeks toe te voegen. Alle reeksen die gespeeld worden, moeten op deze manier toegevoegd worden en kunnen ook op deze manier aangepast 4
worden indien nodig. In het voorbeeld-bestand zijn alle mogelijke reeksen al toegevoegd (alleen als er bij de -9 aparte reeksen voor jongens en meisjes worden gespeeld, zal dit nog moeten aangepast worden). 3) Toevoegen van de tijdstippen en de banen voor de planning In functie van de planning moeten er tijdstippen worden vastgelegd waarop wedstrijden kunnen doorgaan. Het is noodzakelijk dat wedstrijden in Toernooiplanner gepland worden (ook al wordt deze planning in realiteit misschien niet gevolgd, zoals verder wordt besproken), anders zullen er geen uitslagen kunnen worden ingegeven. Eerst moet de juiste dag worden aangeduid, in het tabblad Dagen van de eigenschappen. In het voorbeeld-bestand is voor 1/11/2014 gekozen, elk tornooi kan uiteraard zijn eigen datum toevoegen en daarna de datum 1/11/2014 schrappen: 5
Vervolgens kunnen op het tabblad Tijden de tijdstippen worden ingesteld waarop een wedstrijd kan beginnen. De jongste jaren werd meestal op 12 minuten gepland voor wedstrijden van één set tot 21 met verlenging. Dit is dan ook in het voorbeeld-bestand overgenomen als vertrekpunt: Om deze tijdstippen te kunnen hergebruiken, moet eerst de juiste dag van een tornooi worden toegevoegd (zie een stap eerder) en daarna moeten in bovenstaand scherm de tijdstippen worden gekopieerd naar de toegevoegde datum (daarna kan 1/11/2014 gewoon verwijderd worden in het tabblad Dagen ): Naast tijdstippen is het ook nog nodig om het aantal velden (of banen) waarop zal gespeeld worden, toe te voegen. Dat kan via het tabblad Locaties/Banen van de eigenschappen (zie volgende pagina): 6
Via Wijzigen is het mogelijk om het aantal velden voor de locatie (standaard is er één Hoofd Locatie ) te gaan aanpassen. Elk veld moet afzonderlijk worden toegevoegd: 7
In het voorbeeld-bestand zijn 10 banen opgenomen, voor elk tornooi zal dit aangepast moeten worden. Om de banen ook echt beschikbaar te maken voor de planning moet dit ook nog bij eigenschappen van de locatie worden ingesteld. Door in het tabblad Beschikbare Banen op de knop Deze dag te klikken, wordt het aantal beschikbare banen ook effectief bruikbaar gemaakt voor de planning: 4) Inschrijvingsgeld Het is in Toernooiplanner ook mogelijk het inschrijvingsgeld in te stellen (doch dit is geen noodzakelijke instelling voor een goed verloop/gebruik van het tornooi). Dit kan via het tabblad Inschrijfgeld bij de eigenschappen. Selecteer bij het veld Type de optie Aantal Onderdelen en vervolgens kunnen de bedragen voor het eerste onderdeel (4 euro) en het tweede onderdeel (1 euro) ingegeven worden: 8
Als alle inschrijvingen geïmporteerd zijn (zie verder), kan een overzichtslijst met inschrijvingsgeld gemaakt worden via het menu Rapport > Spelers > Betalingen > Lijst. In onderstaand scherm volstaat het dan om alle spelers te selecteren en op OK te klikken. Toernooiplanner maakt dan volgend overzicht aan, dat eventueel bij de inschrijvingstafel kan gebruikt worden: 9
Inschrijvingen importeren Om de inschrijvingen vlot te kunnen importeren, wordt best één Excel-bestand gemaakt waarin alle inschrijvingen gegroepeerd zijn. Dit bestand kan gemaakt worden op basis van het (nieuwe) inschrijvingsformulier, waarvan eigenlijk alles boven de rij met kolomnamen mag worden verwijderd (zie screenshot hieronder): Het is zinvol om te zorgen dat in dit bestand alles goed staat (alle codes voor de reeksen, alle eventuele kruisjes voor dubbel koppelen, verhogingen naar de A-reeks aanpassen indien nodig, ) vóór er geïmporteerd wordt. Dit bestand moet dan twee keer geïmporteerd worden in Toernooiplanner, één keer voor enkel en één keer voor dubbel. Importeren kan via het menu Speler > Inschrijvingen importeren. Vervolgens kan het bestand met de inschrijvingen opgezocht worden: 10
Nadat er op Volgende geklikt is, biedt Toernooiplanner de mogelijkheid om de kolommen uit het Excelbestand te koppelen aan eigen velden uit Toernooiplanner. Dat gebeurt in twee keer. Op het eerste scherm moeten de velden Lidnummer, Naam, Voornaam, Geslacht, Geb.Datum en Club worden gekoppeld: Door opnieuw op Volgende te klikken, verschijnt het tweede scherm. Hier moeten de velden Enkelsterkte en Onderdeel worden gekoppeld. Bij Onderdeel moet de eerste keer gekozen worden voor de kolom Enk. uit het Excel-bestand. 11
Nadat opnieuw op Volgende is geklikt, toont Toernooiplanner de spelers die zullen worden geïmporteerd: Door een laatste keer op Volgende te klikken, worden de inschrijvingen effectief geïmporteerd en in de Toernooiplanner getoond: Op dit moment zijn alle deelnemers voor het enkelspel ingevoerd. Om ook het dubbelspel toe te voegen, moet de hele bovenstaande procedure nog eens opnieuw worden uitgevoerd. Het Excel-bestand moet dus een tweede keer worden geïmporteerd. Bij het koppelen van de 12
velden moet nu echter bij Onderdeel de kolom Dub. worden gekoppeld én dan ook de kolom Partner ID bij het veld Partner ID : De andere stappen zijn precies dezelfde. Uiteindelijk wordt bij de spelers die deelnemen aan het dubbelspel, het desbetreffende onderdeel toegevoegd: Als het Excel-bestand dus twee keer is geïmporteerd, zowel voor enkel als voor dubbel, zouden alle inschrijvingen in Toernooiplanner moeten zitten en kan er begonnen worden met het maken van de schema s/poules. Dit is ook een goed moment om alles nog eens na te kijken: als er bij een speler bv. drie onderdelen zouden aangegeven worden, duidt dit op een fout bij het importeren. 13
Na het importeren is het nog steeds mogelijk om per speler een aantal dingen te gaan aanpassen, zoals de reeksen waaraan een speler deelneemt of de eventuele dubbelpartner (bv. als iemand met een x is ingeschreven of bij forfait). Dit kan door in het scherm Spelers een speler te selecteren en vervolgens te dubbelklikken, waardoor de eigenschappen van die speler getoond worden. Op het tabblad Onderdelen kan dan bv. de reeks gewijzigd worden. Bij dubbelspel wordt onderaan steeds ook de naam van de dubbelpartner getoond. Eventueel kan hier ook worden aangeduid dat een speler die nog geen partner heeft, wil dubbelen. Dit kan door de optie Partner Wanted te kiezen: 14
Schema s maken Via het scherm Indeling geeft de Toernooiplanner een snel overzicht van alle onderdelen/reeksen: welke spelers zijn ingeschreven (tabblad Inschrijvingen ) en wat is het gebruikte schema of anders gezegd, de indeling in poules en een eventuele knock-out fase (tabblad Schema s ). In onderstaand voorbeeld wordt de reeks 11BJE van in Zwevegem uitgewerkt: Via het menu Schema > Schema toevoegen kan je de organisatie van een reeks vastleggen. In bovenstaande situatie met 9 spelers voor het enkelspel, moet daarbij gekozen worden voor een combinatie van een kwalificatieronde in poules en een afvalschema (= rechtstreekse uitschakeling) als hoofdschema (als er een finalepoule zou zijn, kan gekozen worden voor de optie Poule kwalificatie met poule hoofdschema ): 15
Door op Volgende te klikken, kunnen dan de precieze details worden ingesteld. In dit geval zullen er 2 poules (of kwalificatieschema s) zijn. Bij het aanduiden van de grootte van de poules moet steeds gekozen worden voor de grootste poule die er is. In dit geval gaat het om 1 poule van 4 en 1 poule van 5. Als grootte moet dus 5 worden ingegeven. In de poule van 4 zal er dan gewoon 1 plaats niet worden ingevuld. Bij de naamgeving kan de benaming (standaard staat er Groep ) en de nummering worden aangepast (zie volgende pagina): Op het volgende scherm hoeft in principe niets aangepast te worden. Standaard staat ingevuld dat alleen de poulewinnaar door gaat naar het afvalschema: 16
Tenslotte moet ook het hoofdschema worden ingesteld. In dit geval gaat het meteen om een finale en is de grootte van het hoofdschema 2. Indien er bv. ook halve finales zouden zijn, moet de grootte worden ingesteld op 4: Het volgende scherm heeft louter betrekking op de layout en mag eigenlijk overgeslagen worden: 17
Het laatste scherm toont nog eens een overzicht van het volledige schema: Door te klikken op Voltooien wordt het schema effectief opgeslagen en is het te zien onder het tabblad Schema s in het scherm Spelers : Als er een poule is waar in principe een plaats te veel voorzien is, kan dit alsnog worden aangepast door in bovenstaand scherm de bewuste poule te selecteren en in de eigenschappen de grootte van de poule aan te passen, bv. van 5 naar 4 in het bovenstaande voorbeeld met 9 spelers (zie volgende pagina): 18
Het is ook mogelijk om nog extra schema s toe te voegen, bv. afvalschema s van 2 spelers voor het spelen van wedstrijden om de 3 e /4 e en 5 e /6 e plaats als er in een reeks noodgedwongen voor 2 poules van 3 zou moeten gekozen worden. Deze wedstrijden zullen echter in Toernooiplanner niet automatisch worden aangevuld als de scores van de poules zijn ingevuld. Het is dus nodig om de spelers die deze wedstrijden moeten spelen tijdens het tornooi manueel toe te voegen aan het schema. Dit opmaken van de schema s moet per onderdeel/reeks gebeuren. De benaming van de poules en afvalschema s kan naar eigen voorkeur aangepast worden (een uniforme aanpak is wel handig). 19
Schema s loten en gebruiken Eens de schema s per reeks/onderdeel zijn gemaakt, kunnen ze makkelijk worden gebruikt via het scherm Schema s : In dit scherm kan per reeks/onderdeel elke poule of elk afvalschema afzonderlijk worden bekeken. De loting kan nu gebeuren via het menu Schema > Schema s loten. Als eerste stap moet telkens nog eens worden bevestigd voor welke reeks er geloot zal worden: 20
Op het volgende scherm worden alle spelers getoond die bij de loting betrokken zijn: Indien er reekshoofden moeten worden aangeduid, kan dit hier door een speler te selecteren (via dubbelklikken op de naam) en dan bij zijn/haar eigenschappen het veld Plaatsing in te vullen met het gewenste reekshoofdnummer (het voorbeeld hieronder is louter ter illustratie): 21
Op het volgende scherm kan de verdeling van de loting worden ingesteld. Door te kiezen voor een verdeling op basis van club en daarnaast een optimale verdeling aan te duiden, worden spelers van dezelfde club automatisch in verschillende poules geplaatst (net als de reekshoofden). Als er natuurlijk meer spelers van één club deelnemen dan er poules zijn, zullen er onvermijdelijk toch spelers van dezelfde club in éénzelfde poule belanden. Dan geeft Toernooiplanner een melding dat de loting niet optimaal is verlopen maar hier is verder uiteraard niets aan te doen: 22
Door op Volgende te klikken, wordt de loting uitgevoerd en het resultaat wordt in het volgende scherm getoond. Indien nodig kan er via de knop Opnieuw loten gewoon opnieuw worden geloot: Door op Voltooien te klikken, wordt de loting opgeslagen. Toernooiplanner vraagt voor alle zekerheid nog eens extra bevestiging. De spelers worden in de poules geplaatst: 23
Deze loting kan dus automatisch voor alle reeksen/onderdelen worden uitgevoerd. Het is echter ook mogelijk om de poules volledig manueel te gaan aanpassen indien nodig (bv. bij wijzigingen op de dag van het tornooi zelf). In elk schema kan elke speler worden verwijderd door de naam van de speler te selecteren en vervolgens op de rechtermuisknop te klikken. Met de optie Verwijder inschrijving kan een speler uit de poule worden verwijderd (voor alle duidelijkheid: daarmee is de speler niet uit het tornooi verwijderd). Op dezelfde manier kan een speler aan een poule worden toegevoegd door een lege plaats in een poule te selecteren en vervolgens via de rechtermuisknop de optie Selecteer Inschrijving te kiezen. Er zal een lijst met beschikbare spelers getoond worden, waaruit de gewenste speler kan gekozen worden. Dit werkt zowel voor enkelspel als voor dubbelspel op dezelfde manier. 24
Planning Alle tot nu toe besproken elementen zouden in principe voor elk tornooi hetzelfde moeten zijn. Bij de planning wordt het wel iets ingewikkelder, ook in functie van het maken van de poulebladen voor de dag zelf bv. Met betrekking tot de planning wordt hier de aanpak van de KW Cup in Zwevegem 2014 uitgelegd. Hier is vermoedelijk nog wat ruimte voor verbetering (lees: hopelijk iets minder prutswerk) dus alle opmerkingen zijn welkom. De planning gebeurt in eerste instantie in een afzonderlijk Excel-bestand, los van Toernooiplanner. In onderstaand voorbeeld van de KW Cup van Zwevegem 2014 staat elke rij gelijk aan een tijdsblok van 12 minuten. Voor wedstrijden in de A-reeksen worden telkens twee tijdsblokken gerekend, 24 minuten per wedstrijd dus. Dit blijkt in de praktijk zeker voldoende te zijn maar is tegelijk zeker geen overbodige luxe. Eens de planning op punt staat, kan die ingevoerd worden in Toernooiplanner. Maar hier ligt nog een moeilijkheid vanwege de verschillende planningstijd voor wedstrijden in de A-reeks en de B-reeks. Dit is moeilijk te combineren in Toernooiplanner. Anderzijds is het wel nodig om de wedstrijden in Toernooiplanner effectief te plannen om tijdens het tornooi de scores te kunnen ingeven en tot de gewenste poulebladen te komen (althans, zoals die in Waregem en Zwevegem gebruikt zijn). Dit aspect komt dadelijk verder aan bod. In de aanpak van Zwevegem werd de planning uiteindelijk gewoon pro forma ingevoerd in Toernooiplanner, waarbij de planningstijd van 24 minuten voor wedstrijden in de A-reeks werd genegeerd (het is toch louter voor intern gebruik, niemand van de spelers of toeschouwers krijgt het te zien). Voor elke poule of wedstrijd werd telkens het beginuur van de planning in het Excel-bestand overgenomen en werd er een vrije baan toegewezen. Dit kan door in de schema s een wedstrijd (al dan niet in een poule) te gaan selecteren en vervolgens via de rechtermuisknop voor de optie Wedstrijd plannen (in een afvalschema) of Poule plannen (in een pouleschema) te kiezen (zie volgende pagina): 25
Vervolgens wordt een scherm geopend waarop de poule of de wedstrijd kan worden gepland op een bepaalde baan op een bepaald tijdstip. Zoals gezegd hebben we in Zwevegem hier gewoon de gegevens van de opgemaakte planning in Excel overgenomen: poule 1 van de 11BJE was bv. op baan 6 voorzien vanaf 11u12. Via de optie Baan Filter kan een specifiek veld worden gekozen en bij de tijdstippen wordt het juiste beginuur ingesteld. De overige wedstrijden volgen dan vanzelf op dat veld. Belangrijk is dat het veld Rust Tijd (onderaan rechts het planningsscherm) op 0 staat. Zo worden alle wedstrijden meteen na elkaar gepland: 26
In het overzicht van de poule verschijnen vervolgens de tijden van de wedstrijden: En de wedstrijden worden nu ook getoond in het algemene scherm Wedstrijden, bij het tabblad Geplande wedstrijden : 27
Op deze manier werd dus in Zwevegem de in Excel opgemaakte planning overgebracht in Toernooiplanner. De belangrijkste reden hiervoor was eigenlijk dat we dit (op dit moment toch) als enige manier zagen om aan goeie poulebladen te komen om mee te geven met de spelers. Op zich deed de planning in Toernooiplanner er verder niet toe. Poulebladen voor de spelers Eens alle wedstrijden gepland zijn, kan er via het menu Rapport > Wedstrijden> Wedstrijden een overzicht van alle wedstrijden worden afgedrukt of, en zo komen we tot de poulebladen, geëxporteerd worden naar Excel. Via het vermelde menu wordt een scherm getoond waarin kan worden ingesteld welke gegevens moeten worden afgedrukt/geëxporteerd. Dit mag echt tot het minimum worden beperkt dat voor de poulebladen nodig is (de dag moet wel geselecteerd zijn om een resultaat te krijgen): 28
Met de knop Voorbeeld kan steeds een voorbeeld worden opgeroepen, via de knop Excel worden de gegevens dan naar een Excel-bestand geëxporteerd, dat dan ergens in een map moet worden opgeslagen op de computer: Dit bestand kan dan gebruikt worden om de poulebladen mee te maken. Met een paar aanpassingen kan een uniforme hoofding worden gemaakt en via het menu Gegevens > Filter in Excel, is het mogelijk om op basis van kolom A (Onderdeel) poule voor poule te selecteren en af te drukken. Hieronder is een screenshot te zien van het bestand dat hiervoor in Zwevegem werd gebruikt: 29
Poulebladen voor de toeschouwers Via het menu Rapport > Schema s > Schema s Afdrukken kunnen wel gemakkelijk de poulebladen voor de toeschouwers (om aan de muur te hangen) worden afgedrukt. Selecteer alle gewenste schema s en klik op OK (om een afdrukvoorbeeld te bekijken, volstaat het in onderstaand scherm te dubbelklikken op een bepaald schema): De poulebladen zullen op deze manier worden afgedrukt: 30
Via het menu Rapport > Schema s > Poule Formulier en Rapport > Schema s > Poule Overzicht zijn andere manieren van afdrukken mogelijk maar deze blijken op dit moment (begin november 2014) in elk geval niet erg gebruiksvriendelijk, in elk geval niet om mee te geven met de spelers op het terrein. Het is ook mogelijk om per wedstrijd een individueel telformulier af te drukken en die allemaal mee te geven aan de spelers. Maar dit vraagt wel veel (meer) papier en maakt de verwerking toch ook wel wat ingewikkelder. Aanvangsuren Voor het opstellen van de lijst met aanvangsuren werd in Zwevegem gebruikt gemaakt van de inschrijvingslijst die in Toernooiplanner werd geïmporteerd. Dit bestand werd zo aangepast dat alleen de naam, club en de reeks van de spelers overbleven en er kwamen kolommen bij voor de uren voor enkel en dubbel. De concrete uren werden dan gewoon handmatig overgenomen van de opgemaakte planning in Excel. Toernooiplanner werd hierbij dus helemaal niet gebruikt. 31
Scores ingeven tijdens het tornooi Het ingeven van scores tijdens een tornooi is heel eenvoudig: het volstaat in een bepaald schema een wedstrijd te selecteren door er op te dubbelklikken en vervolgens wordt er een afzonderlijk scherm getoond waarop de score kan worden ingevuld. Door het definiëren van de score-formaten en het automatisch aanvullen van de scores (en aanduiden van de winnaar) volstaat het om per set eerst de punten van de verliezende speler (in die bepaalde set welteverstaan) in te geven. In een wedstrijd uit de B- reeks zal er telkens maar 1 set kunnen worden ingegeven (als alle instellingen juist staan), in de A-reeks zijn wel 3 sets mogelijk: Als er iets fout loopt met de uitslag en de winnaar zal Toernooiplanner dat zelf aangeven door de naam van de winnaar in het rood te zetten. Een gemakkelijke manier om alle scores van een poule na elkaar in te geven is om in het scherm Schema s de bewuste poule op te roepen en vervolgens alle wedstrijden te overlopen. Tp-file doorsturen naar Peter Vanlaeken Als het tornooi afgelopen is en Toernooiplanner is afgesloten, volstaat het om het tornooibestand (de zogenaamde tp-file) door te sturen naar Peter Vanlaeken (pvanlaeken@gmail.com). De tp-file bevindt zich normaal gezien in de map Mijn Documenten > Toernooien (tenzij het bestand ergens anders is opgeslagen). Voeg de tp-file toe als bijlage bij de mail naar Peter en daarmee zit het tornooi er helemaal op. 32