Het is een kwestie van ethiek De Borealis Ethics Policy
2 Het is een kwestie van ethiek
Inleiding papier zijn, maar eerder een houding die door al onze werknemers wordt geleefd in hun dagelijkse functioneren, ongeacht hun locatie of achtergrond. Wij moeten deze Policy integreren in de structuur van het bedrijf en het is uw verantwoordelijkheid om de Policy te lezen en vertrouwd te raken met de inhoud. U bent verplicht de training workshops bij te wonen die u zullen helpen bij het begrijpen en uitvoeren van de Policy. Nieuwe werknemers ontvangen deze training wanneer zij in dienst komen bij Borealis, en de huidige werknemers zullen doorlopend deelnemen aan training. Op deze manier zijn we allemaal voorbereid en verantwoordelijk om ons ethisch te gedragen bij alles wat we doen. There is no right way to do the wrong thing. Mark Garrett, Chief Executive De Borealis Ethics Policy schetst onze sterke inzet voor ethiek, een inzet die voortvloeit uit ons erfgoed en die aanwezig is in alles wat we doen. Deze Ethics Policy is stevig verankerd in onze bedrijfswaarden: Verantwoordelijk Respect Uitmuntend Nimblicity U zult zich herinneren dat verantwoordelijk onder andere betekent: we doen zaken volgens hoge ethische normen. Deze Policy is opgesteld om u te helpen dat daadwerkelijk te doen. Soms is het nodig om af te zien van zakelijke opdrachten om op een ethische wijze te handelen. Misschien lijkt dat niet in het belang van Borealis te zijn op korte termijn; maar op lange termijn zullen we allemaal profiteren als we ethische keuzes maken. Door onze waarden na te leven zorgen wij ervoor dat de Borealis Ethics Policy niet slechts woorden op een blad Samengevat: er zijn vier belangrijke stappen om ons te helpen de hoge ethische normen in ons bedrijf te handhaven: Vertrouwd zijn met deze Ethics Policy De Policy toepassen in dagelijkse situaties Altijd proberen te doen wat juist is Vragen stellen als u twijfelt wat te doen Er is geen juiste manier om het verkeerde te doen. Zakendoen op een ethische manier is een belangrijke bijdrage aan onze goede reputatie en blijvend succes. Wij willen allemaal werken voor een bedrijf waarop we trots kunnen zijn. Mark Garrett Chief Executive 2013 3
4 Het is een kwestie van ethiek
Inhoudsopgave 06 1. Samenvatting van de Borealis Ethics Policy 08 2. Toepassen van onze waarden 09 3. Kader voor het nemen van ethische beslissingen 10 4. Beslisboom 11 5. Uitvoering van de Ethics Policy 5.1 Bewustzijn en training 5.2 Het Register voor geschenken en gastvrijheid 5.3 De wet kennen 5.4 Wanneer culturen en wetten botsen 5.5 Melden van onethisch gedrag 5.6 Verklaringen 5.7 Onderzoek en disciplinaire maatregelen 5.8 Vergelding 5.9 QuestionLine 13 6. Richtlijnen voor belangrijke ethische kwesties 6.1 Hoe wij concurreren 6.2 Omkoping en corruptie 6.3 Geschenken en gastvrijheid 6.4 Belangenconflicten 6.5 Gebruik van bedrijfsmiddelen 6.6 Bescherming van belangrijke informatie 6.7 Politieke betrokkenheid en bijdragen 6.8 De toepassing van mensenrechtennormen in ons bedrijf 6.9 Onze milieuverantwoordelijkheden 6.10 Andere kwesties 6.10.1 Agenten, vertegenwoordigers, adviseurs, consultants en andere derden die handelen in naam van Borealis 6.10.2 Naleving van de Issuer Compliance Procedure 6.10.3 Handelen in aandelen en andere effecten 6.10.4 Exportbeperkingen 6.10.5 Het inhuren van overheidsmedewerkers of overheidsambtenaren verboden 6.10.6 Het inhuren van overheidsmedewerkers of overheidsambtenaren toegestaan 25 7. Vragen en antwoorden 5
1. Samenvatting van de Borealis Ethics Policy Kader De Ethics Policy geldt voor alle werknemers van Borealis en iedereen die uit onze naam handelt Deze Ethics Policy is stevig verankerd in onze bedrijfswaarden: Verantwoordelijk, respect, uitmuntend en Nimblicity Alle werknemers zijn verplicht zich vertrouwd te maken met de Ethics Policy en deze toe te passen in hun dagelijkse werk Als een werknemer van Borealis de Ethics Policy niet naleeft, kan dit leiden tot disciplinaire maatregelen met inbegrip van ontslag waar dat gepast is De verplichting om te voldoen aan de Ethics Policy moet worden opgenomen in contracten met derden Werknemers worden aangemoedigd om onethisch gedrag te melden aan een geschikte senior manager en tegelijkertijd ook aan de juridische afdeling Begeleiding en melding zijn ook mogelijk via de QuestionLine op +32 1547 9090, via e-mail op ethics@borealisgroup.com of via www.borealisgroup.com/about/sustainability/ethics/ ethics-contacts/; de reikwijdte van deze richtlijnen en rapportage kunnen beperkt zijn conform lokale wetgevingen Alle meldingen van schendingen zullen vertrouwelijk worden behandeld Borealis tolereert geen vergelding tegen werknemers die in goed vertrouwen melding hebben gemaakt van een daadwerkelijke vermoedelijke schending of overtreding van de Ethics Policy Policy kwesties Naleving van de toepasselijke wetgeving Wij voldoen aan alle wetten en reglementeringen overal waar wij werkzaam zijn. Waar zij door ons worden beschouwd als ontoereikend of dubbelzinnig, is het ons doel om een hoge ethische standaard te bepalen die de basisvereisten van het toepasselijk recht overtreft. Hoe we concurreren Borealis zet zich in voor krachtige, wettige, rechtstreekse en ethische concurrentie. Wij zorgen dat onze zakelijke praktijken overal waar wij zaken doen volledig in overeenstemming zijn met de concurrentiewetten. We nemen geen deel aan contacten met concurrenten waarbij prijzen, markten of klanten worden besproken. We concurreren op basis van de verdiensten van onze producten en diensten en zorgen dat onze verkoopmaterialen, advertenties en andere mededelingen onze producten en diensten nauwkeurig en eerlijk beschrijven. Omkoping U mag nooit steekpenningen in welke vorm dan ook aanbieden, geven, accepteren of ontvangen. Verdere richtlijnen over hoe u kunt herkennen of iets zou kunnen worden beschouwd of opgevat als steekpenningen is opgenomen in het vak van de rode vlaggen in het hoofdstuk Omkoping en corruptie van de Ethics Policy. Geschenken en gastvrijheid Mits een werknemer gebruikmaakt van zijn gezond verstand en gematigdheid in acht neemt en de objectiviteit van de werknemer niet beïnvloed wordt, zijn geschenken van een geringe waarde of een bescheiden en redelijke gastvrijheid ter bevordering van een zakelijke relatie over het algemeen aanvaardbaar. 6 Het is een kwestie van ethiek
Op voorwaarde dat geschenken de ontvanger geen gevoel van verplichting geven noch zouden kunnen worden opgevat als een middel om de ontvangende partij een gevoel van verplichting te geven, kan een werknemer een geschenk aanbieden of accepteren dat hetzij individueel of cumulatief over een periode van twaalf maanden, niet hoger is dan 100 euro. Voor deze doeleinden moeten geschenken van verschillende mensen binnen dezelfde organisatie worden opgeteld. Voor alle geschenken, maaltijden en vermaak boven de waarde van 100 euro per persoon is de goedkeuring van een Vice President of een Executive Vice President nodig en deze moeten nauwkeurig en correct in het Register voor geschenken en gastvrijheid worden opgenomen. Gastvrijheid kan alleen in de gewone gang van zakelijk contact worden aangeboden of aanvaard, mits het redelijk en bescheiden is en geen invloed heeft op de objectiviteit van de ontvanger, noch zou kunnen worden opgevat als een middel om de ontvanger een gevoel van verplichting te geven. Als u niet zeker weet of de gastvrijheid redelijk en bescheiden is, dient u vooraf goedkeuring te verkrijgen van de relevante Executive Vice President. Verdere richtlijnen betreffende geschenken en gastvrijheid, met inbegrip van belangrijke vragen, het bepalen of vermaak redelijk of buitensporig is, en rode vlaggen, zijn omvat in het hoofdstuk Geschenken en gastvrijheid van de Ethics Policy. Belangenconflicten Mogelijke belangenconflicten moeten worden vermeden of, indien onvermijdelijk, zorgvuldig beheerd. In alle gevallen moeten zij aan uw manager worden gemeld en openlijk, snel en rechtstreeks besproken worden en ook schriftelijk worden gedocumenteerd. Werknemers van Borealis moeten altijd een mogelijke deelname aan de Raad van bestuur van een ander bedrijf eerst bespreken met hun Executive Vice President en schriftelijke toestemming verkrijgen van de Chief Executive voorafgaand aan het accepteren van een dergelijke functie om eventuele belangenconflicten te voorkomen. Werknemers van Borealis moeten ook op voorhand alle externe engagement(en) onthullen die kunnen worden gekoppeld aan de positie van de werknemer bij Borealis en die mogelijk zouden kunnen vereisen dat er tijd aan besteed wordt tijdens kantooruren, en die ook zouden kunnen worden vergoed door de organisatie die de werknemer heeft betrokken. Gebruik van bedrijfsmiddelen Bedrijfsmiddelen moeten voornamelijk worden gebruikt voor legitieme zakelijke doeleinden van de onderneming. Werknemers mogen geen bedrijfsmiddelen gebruiken voor persoonlijk gewin of persoonlijke zaken, noch mogen zij toestaan dat een andere persoon die niet werkzaam is bij of gemachtigd is door Borealis, deze gebruikt. Bescherming van belangrijke informatie Alle werknemers moeten passende maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid te beschermen en om de vertrouwelijke informatie van anderen te respecteren. Politieke betrokkenheid en bijdragen Wij zijn geen politieke organisatie. Wij maken geen enkele bijdrage, noch in contanten noch in natura, aan een politieke kandidaat, politieke partij of een organisatie waarvan de activiteiten gericht zijn op het promoten van de belangen van politieke partijen of politieke ideologieën. De toepassing van de mensenrechtennormen Wij willen het bewustzijn voor mensenrechtenkwesties in de gehele organisatie wereldwijd vergroten. Wij nemen beschuldigingen dat mensenrechten niet goed beveiligd zouden zijn binnen onze invloedssfeer, of dat wij medeplichtig zouden zijn aan schendingen zeer ernstig. Onze milieuverantwoordelijkheden Het bedrijf geeft de hoogste prioriteit aan de gezondheid, veiligheid en beveiliging van alle werknemers en aan de bescherming van het milieu. Als een onderdeel van onze inzet voor Responsible Care, streven we ernaar om een leider te zijn in de milieuprestaties van onze bedrijfsactiviteiten en onze producten gedurende hun gehele levenscyclus. Elke werknemer die betrokken is bij processen die het milieu beïnvloeden moet zijn of haar functie vervullen op een manier die strookt met ons beleid en onze normen, richtlijnen en procedures. Elke werknemer van Borealis wordt aangemoedigd om op te treden, hetzij rechtstreeks, hetzij via een melding aan het management, wanneer hij of zij van mening is dat het milieubeleid of de milieuwetgevingof regelgeving geschonden wordt. Andere kwesties Wanneer een bedrijf, organisatie of persoon handelt of redelijkerwijs kan worden beschouwd als handelend in naam van Borealis, dan wordt van dat bedrijf, die organisatie of persoon verwacht dat ze zaken zullen doen in overeenstemming met onze Ethics Policy. 7
2. Toepassen van onze waarden Onze waarden Verantwoordelijk, Respect, Uitmuntend, Nimblicity sturen onze acties en de manier waarop wij zaken doen. Dit maakt ze een integraal onderdeel van deze Ethics Policy. Verantwoordelijk zijn betekent dat elk individu verantwoordelijk is voor zijn/haar acties. Het is een natuurlijk onderdeel van al onze zakelijke beslissingen en activiteiten. Hoge ethische normen vloeien voort uit het concept van verantwoordelijk dat wil zeggen fungeren als verantwoordelijke burgers in de gemeenschappen waarin wij werkzaam zijn. Werknemers zijn verantwoordelijk om de wetten te kennen die van toepassing zijn op de verantwoordelijkheden van hun baan. De Ethics Policy verschaft richtlijnen over de verantwoordelijkheden van het bedrijf, de werknemers en derden die in onze naam handelen. Respect tonen betekent in dit verband dat de Ethics Policy geldt voor alle werknemers en voor derden die namens ons handelen. Wij respecteren het belang van het streven om hoge ethische normen te bereiken overal waar wij werkzaam zijn. Wij respecteren de fundamentele rechten van de mens en de diversiteit van onze werknemers, klanten en leveranciers, alsook van de gemeenschappen waarin wij werkzaam zijn. Uitmuntend betekent dat indien de voorschriften van de toepasselijke wetgeving door ons als ontoereikend of dubbelzinnig worden beschouwd, ons doel is om een hoge ethische standaard te bepalen die de basisvereisten van de wet overtreft. In de geest van Nimblicity benutten we alle mogelijkheden om het bewustzijn over het bestaan van de Ethics Policy te vergroten, waardoor het een onderdeel wordt van onze dagelijkse zakelijke beslissingen en acties. Bij het bepalen van de juiste handelswijze, moet onze waarde van Nimblicity worden toegepast in combinatie met onze andere waarden, in het bijzonder Verantwoordelijk en Respect. Deze Policy vloeit ook voort uit de Borealis People Principles die zijn opgesteld om tegemoet te komen aan de langetermijn behoeften van het bedrijf. De Borealis People Principles scheppen een werkrelatie waarin de wederzijdse verplichtingen tussen het bedrijf en onze werknemers in evenwicht zijn. Borealis People principle nr. 1 Borealis verbindt zich tot het bieden van: Een veilige, gezonde en professionele werkplaats met ruimte voor diversiteit Dit betekent: Inzet voor onze gezondheid- en veiligheidsnormen, onze beleidsregels omtrent ethiek en kwaliteit, in onze internationale omgeving waar diversiteit van denken wordt gewaardeerd Daarom zal iedere werknemer: Een nulmentaliteit promoten en toepassen in gezondheid, veiligheid en milieu, handelen in overeenstemming met Ethics en Quality Policies en respect tonen voor verschillende standpunten 8 Het is een kwestie van ethiek
3. Kader voor het nemen van ethische beslissingen Voor de gelegenheden waar een probleem of een situatie ontstaat die tot een grijs gebied behoort, kunt u het volgende kader gebruiken als leidraad: Erken allereerst dat u met een ethische kwestie te maken heeft Wordt u gevraagd om iets te doen waarvan u denkt dat het wellicht verkeerd is? Bent u zich bewust van mogelijk onwettig of onethisch gedrag door een collega, klant of leverancier? Denk na voordat u actie onderneemt Maak een samenvatting van het probleem waarmee u denkt geconfronteerd te zijn. Is het duidelijk? Vraag uzelf af: waarom is dit een probleem? Overweeg wat uw opties zijn. Beoordeel alle relevante feiten en overwegingen. Zou iemand anders hierdoor getroffen kunnen worden? Overleg zo nodig met anderen vraag om richtlijnen van de juridische afdeling. Besluit welke manier van handelen aangewezen is Lees de Ethics Policy opnieuw. Raadpleeg anderen zoals elders in de Ethics Policy beschreven. Zijn er juridische of fiscale overwegingen? Beoordeel de risico s en hoe ze tot een minimum kunnen worden beperkt of geëlimineerd. Nadat u uw beslissing hebt geformuleerd: Test uw conclusie Pas de waarden van Borealis toe op uw beslissing-zijn ze in overeenstemming? Raadpleeg anderen ga terug en bespreek de kwestie nog eens, een laatste keer. Ga verder Communiceer uw beslissing en de motivering op een behoorlijke manier. Zorg waar relevant dat er wijzigingen worden aangebracht in de standaardprocedures. 9
4. Beslisboom Gebruik de Beslisboom om u te helpen beslissen of een bepaalde handeling correct is wanneer u het antwoord niet op een andere manier kunt vinden in de Borealis Ethics Policy: Vraag uzelf af: Ja Is het wettig? Nee/niet zeker Doorgaan ja: vraag uzelf af STOPPE nee/niet zeker: ga niet door met de actie en neem contact op met de juridische afdeling voor verder advies en begeleiding. Strookt het met de waarden, onze People Principles en de Ethics Policy? Doorgaan ja: vraag uzelf af STOPPE nee/niet zeker: ga niet door met de actie, zoek zo nodig advies en begeleiding. Zou ik zonder schaamte of onbehagen graag willen uitleggen aan mijn collega s, familie en vrienden wat ik gedaan heb? Doorgaan ja: vraag uzelf af STOPPE nee/niet zeker: ga niet door met de actie, zoek zo nodig advies en begeleiding. Zou Borealis zich er goed bij voelen als het in een krant verscheen? Doorgaan ja: vraag uzelf af STOPPE nee/niet zeker: ga niet door met de actie, zoek zo nodig advies en begeleiding. Is dit het juiste ding om te doen? Als werknemer van een internationaal bedrijf, moet u zichzelf afvragen hoe het zou worden bekeken in een mondiale context. Dat wil zeggen, zouden de antwoorden hierboven nog steeds dezelfde zijn? Doorgaan ja: vraag uzelf af STOPPE nee/niet zeker: ga niet door met de actie, zoek zo nodig advies en begeleiding. ja op alle bovenstaande vragen: ga verder met de handeling 10 Het is een kwestie van ethiek
5. Uitvoering van de Ethics Policy Deze Ethics Policy geldt voor alle werknemers van Borealis en iedereen die in onze naam handelt. Allen die namens Borealis handelen, moeten worden voorzien van de Ethics Policy en van hen wordt verwacht dat zij zich eraan houden. Waar mogelijk moet de verplichting om te voldoen aan de Ethics Policy worden opgenomen in contracten met derden. 5.1 Bewustzijn en training De Ethics Policy wordt geïmplementeerd in het hele bedrijf door de invoering van workshops voor alle huidige werknemers en door training over ethiek een onderdeel te maken van het basisprogramma voor nieuwe werknemers. Ethisch bewustzijn wordt versterkt en onderhouden door regelmatige trainingen en workshops waarin relevante kwesties worden besproken. Een groep van Ethics Ambassadors is opgeleid om de training te geven en deze discussies te helpen voeren. De Ethics Policy wordt door alle managers aan hun teams meegedeeld. We versterken onze cultuur waarin werknemers worden aangemoedigd om het juiste te doen en zich vrij te voelen om oprechte bezorgdheid te uiten over gedrag of besluiten die niet aan de Ethics Policy voldoen. Er is een QuestionLine voor dit tweeledige doel. Het is een plek waar werknemers advies en begeleiding kunnen krijgen wanneer ze het nodig hebben, en zoals hierna wordt uiteengezet, het is ook de plek waar een werknemer gedrag dat niet voldoet aan de Ethics Policy onder de aandacht van het bedrijf kan brengen. Borealis heeft een sterke ethische basis. Elke werknemer draagt bij aan de handhaving van de hoge normen die zijn opgesteld. Spreek eerst met uw manager als u niet zeker weet wat te doen in een bepaalde situatie; u kunt het echter ook bespreken met leden van de afdelingen Juridische zaken, Internal Audit of Personeelszaken, elk lid van het senior management, of u kunt ook contact opnemen met de QuestionLine. 11
Een jaarlijks ethiekrapport over de vorderingen bij de uitvoering van de Ethics Policy en alle belangrijke kwesties die aan de orde zijn gesteld, worden via de afdeling Internal Audit en Juridische zaken aan de commissarissen en de Raad van bestuur gegeven. 5.2 Het Register voor geschenken en gastvrijheid Het is de plicht van elke werknemer om geschenken en vermaak naar behoren te registreren in het Register voor geschenken en gastvrijheid. 5.3 De wet kennen Alle werknemers van Borealis moeten vertrouwd zijn met de fundamentele wettelijke vereisten die van toepassing zijn op de verantwoordelijkheden van hun baan. Borealis voorziet in hulpmiddelen zoals juridische opleidingen en workshops om werknemers te helpen zich vertrouwd te maken met de wettelijke vereisten van hun baan. 5.4 Wanneer culturen en wetten botsen Borealis is werkzaam in veel landen over de hele wereld en er bestaan grote verschillen in culturen, wetten en politieke omgevingen. Er kunnen situaties zijn waarbij de Ethics Policy en de wettelijke vereisten in strijd zijn met lokale wetten of de gewoonten van een bepaald land. Wanneer de plaatselijke wetgeving een hogere norm heeft dan de Ethics Policy of Europees recht vereist, dan is de lokale wetgeving altijd van toepassing. Wanneer lokale wetten of gewoonten anderszins in strijd zijn met Europese wetgeving of de Ethics Policy, dan moet u de juridische afdeling raadplegen. Onthoud dat het loutere feit dat onze concurrenten op een bepaalde locatie op een bepaalde manier handelen, niet betekent dat deze handelwijze wettig of ethisch verantwoord is. Er kunnen zich situaties voordoen wanneer u zich ongemakkelijk voelt om een bepaalde kwestie met de juiste senior manager te bespreken. In dat geval kunt u de juridische afdeling bellen of een e-mailbericht sturen naar de QuestionLine, overeenkomstig de voorwaarden uiteengezet in hoofdstuk 5.9 hieronder. Alle meldingen zullen vertrouwelijk worden behandeld. 5.6 Verklaringen Alle werknemers op niveau 12 of gelijkwaardig, evenals sommige anderen aangeduid door de Chief Executive, dienen jaarlijks te verklaren dat ze geen kennis hebben van schendingen van de Ethics Policy die ze nog niet overeenkomstig de Ethics Policy gemeld hebben, en dat ze de Ethics Policy gelezen en begrepen hebben. Als dit verklaringsproces in strijd is met de lokale wetten zal een dergelijk proces in overeenstemming worden gebracht met dergelijke lokale wetten. 5.7 Onderzoek en disciplinaire maatregelen Als een inbreuk op de Ethics Policy wordt vermoed, zal een team zo nodig een onderzoek verrichten. Ze zullen zo nodig beroep doen op andere functies en externe hulp inroepen. Als een werknemer van Borealis de Ethics Policy niet naleeft, kan dit leiden tot disciplinaire maatregelen met inbegrip van ontslag waar gepast. Contracten met derden kunnen worden beëindigd. 5.8 Vergelding Borealis tolereert geen vergelding tegen werknemers die in goed vertrouwen melding hebben gemaakt over een daadwerkelijke vermoedelijke schending of overtreding van de Ethics Policy. 5.5 Melden van onethisch gedrag Het is belangrijk dat wij allen de verantwoordelijkheid nemen om te zorgen dat de normen die zijn opgenomen in de Ethics Policy u inspireren om van integriteit meer te maken dan alleen mooie woorden en het om te zetten in daden. Dit betekent dat als u kennis krijgt van een schending, u uitdrukkelijk aangemoedigd wordt om actie te ondernemen, aangezien de situatie negeren een manier is om bij te dragen aan een onethische situatie. Daarom hebben wij ieder een verantwoordelijkheid om onethisch gedrag te melden. Werknemers kunnen de kwestie onder de aandacht brengen bij zowel de juiste senior manager, maar ook de juridische afdeling. 5.9 QuestionLine De Borealis QuestionLine is een hulpmiddel van waaruit u begeleiding kunt krijgen, evenals een plek waar u alle feiten gerelateerd aan schendingen van de Ethics Policy kunt melden. De strekking van deze richtlijnen en rapportage verschilt conform lokale wetgeving. QuestionLine +32 1547 9090 ethics@borealisgroup.com www.borealisgroup.com/about/sustainability/ethics 12 Het is een kwestie van ethiek
6. Richtlijnen voor belangrijke ethische kwesties Wij voldoen aan alle wetten en voorschriften overal waar wij werkzaam zijn. Waar ze ontoereikend of dubbelzinnig zijn, is het ons doel om een hoge ethische norm te bepalen die de basisvereisten van het toepasselijk recht overtreft. 6.1 Hoe wij concurreren Probleem: Mededinging- en antitrustwetten zijn van toepassing in bijna honderd landen over de hele wereld en vrijwel zeker in alle landen waar Borealis zaken doet. Schending van deze wetten kan resulteren in zware straffen voor het bedrijf en, in sommige gevallen, voor de betrokken personen. Richtlijnen: Borealis zet zich in voor krachtige, wettige, rechtstreekse en ethische concurrentie. Het is ons beleid om ervoor te zorgen dat onze zakelijke praktijken volledig in overeenstemming zijn met de concurrentiewetten overal waar wij zaken doen. Gevolgen van een schending Schending van de mededingingswetten stelt Borealis en, in sommige gevallen, zijn werknemers bloot aan: Ernstige burgerrechtelijk en strafrechtelijke sancties, waaronder persoonlijke boetes en gevangenisstraffen in sommige landen; Het risico aangeklaagd te worden voor schade door klanten of anderen die schade hebben geleden door het onwettige gedrag; en Negatieve publiciteit en schade aan onze reputatie. Om deze redenen zal opzettelijke schending van deze wetten niet worden getolereerd en zal deze schending leiden tot disciplinaire maatregelen. 13
Raadpleeg voor meer informatie over mededingingsrecht de Handleiding omtrent naleving van mededingingswetten die kan worden gevonden op Borena/Legal. Als u niet zeker weet of de mededingingsregels worden overtreden door een bepaalde situatie of gedrag, moet u advies vragen aan de juridische afdeling. Onze klanten: Wij behandelen alle klanten op een eerlijke wijze en met respect voor hun onafhankelijkheid. Wij streven ernaar om te zorgen dat klanten de beste producten en diensten ontvangen die overeenstemmen met hun behoeften. Wij proberen niet om te voorkomen dat klanten producten van Borealis waar dan ook in de EU willen inkopen. Wij bemoeien ons niet met de vrijheid van onze distributeurs om hun verkoopprijzen zelf te bepalen. Onze producten: We concurreren op basis van de verdiensten van onze producten en diensten en zorgen dat onze verkoopmaterialen, advertenties en andere mededelingen onze producten en diensten nauwkeurig en eerlijk beschrijven. Onze concurrentie: We nemen geen deel aan contacten met concurrenten waarbij prijzen, markten of klanten worden besproken. Wij zorgen dat alle bijeenkomsten met concurrenten een rechtmatig doel dienen, bijvoorbeeld in het kader van bijeenkomsten van handelsverenigingen of benchmarking oefeningen die zijn opgezet overeenkomstig juridisch advies. Wij verzamelen marktkennis via wettige middelen en we nemen onafhankelijke besluiten over onze commerciële strategie in het licht van die informatie. Wij kunnen deelnemen aan een uitwisseling van geaggregeerde sectorgegevens die geen bedrijfsspecifieke informatie openbaar maken, waar dergelijke gegevens zijn samengesteld door een onafhankelijke externe partij om vertrouwelijkheid te handhaven. We winnen geen marktinformatie in bij concurrenten. We kunnen af en toe aan een concurrent kopen of verkopen; in dit verband uitgewisselde informatie is strikt beperkt tot wat nodig is voor de onderhanden zijnde transactie. Andere relaties met concurrenten, zoals jointventure overeenkomsten, worden gestructureerd en beheerd conform het juridische advies. 6.2 Omkoping en corruptie Nieuwe anticorruptiebepalingen in het Oostenrijkse Wetboek van Strafrecht: De nieuwe bepalingen bevatten een nieuwe definitie van ambtenaren ( Amtsträger ). Vanaf 1 januari 2013 duidt ambtenaren niet alleen op personen die werkzaam zijn voor of namens de staat of lokale overheden, overheidsinstanties, internationale organisaties of leden van het Parlement, maar ook personen die werkzaam zijn voor bedrijven die 50% of meer staatseigendom zijn (door Oostenrijk of andere naties). Omdat IPIC meer dan 50% van Borealis in zijn bezit heeft, worden werknemers van Borealis vanaf 2013 beschouwd als openbare ambtenaren overeenkomstig de anticorruptiebepalingen in het Oostenrijkse Wetboek van Strafrecht. Onthoud dit wanneer u een geschenk of gastvrijheid wordt aangeboden die niet een uitnodiging is voor een regelmatige wederzijdse zakelijke lunch of diner in overeenstemming met de Ethics Policy. Probleem: Borealis tolereert geen corrupte activiteiten in welke vorm dan ook. Borealis zal niet bovenmatig worden beïnvloed in zijn zakelijke contacten, maar zal dergelijke transacties uitvoeren op een onafhankelijke en onpartijdige manier, en zal professioneel, eerlijk en met integriteit handelen. Wij zullen niet beïnvloed worden door, noch trachten onze zakelijke partners te beïnvloeden door betalingen van geld of enige andere zaken van waarde, met inbegrip van gastvrijheid en geschenken van bedrijven. Borealis vereist naleving van alle toepasselijke wetten tegen omkoping en corruptie bij de uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten. Naleving is vereist van zowel werknemers van Borealis als van een externe partij die handelt voor of namens ons, zoals agenten, distributeurs, contractanten, adviseurs, enz. Omkoping is corruptie. Het is het geven aan of ontvangen door een persoon van iets van waarde (meestal geld, een geschenk, lening, beloning, gunst of andere tegenprestatie), direct of indirect, als een stimulans om een ongepast commercieel, contractueel, regelgevend of persoonlijk voordeel te verkrijgen of invloed uit te oefenen in strijd met de beginselen van eerlijkheid en integriteit. Omkoping kan optreden, en is onwettig, in zowel het bedrijfsleven (tussen commerciële bedrijven) als de publieke sector (het omkopen van een openbaar ambtenaar). 14 Het is een kwestie van ethiek
Een steekpenning kan eender iets van waarde zijn, zoals: Geld/lening/beloning Geschenken Gastvrijheid Betaling/vergoeding van reis- en verblijfkosten Charitatieve donaties/sociale bijdragen Aanbod van werkgelegenheid/beurs Elk ander voordeel! Borealis maakt geen faciliterende betalingen en zal ze ook niet aanvaarden. Als u wordt gevraagd om een faciliterende betaling te verrichten: Leg uit dat u bent gebonden aan juridische en zakelijke regels die dergelijke betalingen verbieden Vraag om met de toezichthouder of andere verantwoordelijke persoon te spreken! Wat is een onrechtmatig voordeel? Alles waarop Borealis, inclusief werknemers van Borealis en derden die namens ons handelen, niet duidelijk recht heeft. Dit kan bestaan uit een goedkeuring van een prijsverhoging, ongepaste invloed op een beslissing om onze producten te kopen, het toekennen van een contract, het verlenen van een vergunning, het goedkeuren van productgebruik, een gunstige rechterlijke beslissing of afwikkeling, enz. Richtlijnen: U mag nooit een financieel of ander voordeel beloven, bieden, geven, vragen, aanvaarden of ontvangen, direct of indirect, in ruil voor gunstige behandeling, om invloed uit te oefenen op een zakelijk resultaat of voor enig zakelijk voordeel. U moet altijd gehoorzamen aan alle wetten tegen omkoping en corruptie die van toepassing zijn voor u en het bedrijf. Anders kunnen zowel u als Borealis worden geconfronteerd met burgerrechtelijke en strafrechtelijke vervolging die kan leiden tot hoge boetes, gevangenisstraf en een verbod op het meedingen naar overheidsopdrachten. Het niet naleven hiervan brengt zowel u als Borealis in gevaar. Als een werknemer van Borealis de Ethics Policy niet naleeft, kan dit ook leiden tot disciplinaire maatregelen met inbegrip van ontslag waar gepast. Faciliterende betalingen: In sommige landen worden faciliterende betalingen geëist in ruil voor de uitvoering van bepaalde routinematige overheidshandelingen. Dergelijke faciliterende betalingen zijn meestal kleine, niet-officiële betalingen die worden gedaan aan een openbaar ambtenaar om routine overheidshandelingen te versnellen of te waarborgen.? Vraag om een officieel ontvangstbewijs voor elke gemaakte betaling Weiger te betalen Er kunnen zeldzame uitzonderingen bestaan in noodsituaties, zoals waar de veiligheid of vrijheid van iemand wordt bedreigd. Vraag waar mogelijk advies aan een lid van de juridische afdeling alvorens een dergelijke betaling te doen. Anders, als het niet mogelijk is advies te vragen alvorens actie te ondernemen, dient u de kwestie onmiddellijk daarna te melden aan de juiste senior manager en de juridische afdeling. Dit zorgt ervoor dat we een nauwkeurig en passend verslag van het incident kunnen opstellen en kunnen beslissen over eventuele verder vereiste actie, zoals het incident rapporteren aan lokale overheden. Voorbeelden van openbare ambtenaren onder wetten tegen omkoping en corruptie zijn: Ambtenaren en werknemers van de staat of lokale overheid, of enige afdeling, agentschap of instantie daarvan Werknemers van bedrijven die staatseigendom zijn of onder zeggenschap van de staat ( 50%) Functionarissen of werknemers van een internationale organisatie Een ieder die handelt in een officiële hoedanigheid voor of namens een overheid of een overheidsinstantie, of van een internationale organisatie Eender welke politieke partij, politieke functionaris of kandidaat van een politieke partij Rechters of andere gerechtsambtenaren Arbiters Directe familieleden van een van de bovenstaande personen! 15
Rode vlaggen voor corrupte activiteit Er zijn bepaalde soorten activiteiten die argwaan kunnen wekken over een persoon met wie Borealis zaken heeft gedaan, of voornemens is te doen. Sommige van deze categorieën zijn in grote lijnen omschreven als: Onvoldoende, onjuiste of inconsistente informatie verstrekt door de persoon Transacties in contanten of verzoeken die niet stroken met de bedrijfsactiviteiten van de persoon Overschrijvingen die niet stroken met de bedrijfsactiviteiten van de persoon Een verzoek van een persoon om een transactie zodanig te structureren dat ze wordt onttrokken aan normale registratie- en/of rapportagevereisten, of om het op een manier te structureren die geen legitieme zakelijke doeleinden lijkt te hebben Verzoeken om, of ongebruikelijke overboekingen vanuit of naar landen met strenge bankgeheimwetten of zwakke regelgeving omtrent antiwitwaspraktijken, of waar misdaad en/of corruptie wijdverbreid is Een zekere terughoudendheid van de betrokkene om gevraagde informatie te verstrekken voor goede identificatie Een persoon die een aantal rekeningen opent onder een of meer namen en vraagt dat betalingen moeten worden verdeeld over die rekeningen of in kleine stappen gedeponeerd op deze rekeningen Betalingen via een externe partij (met uitzondering van een bank) die geen contractuele relatie met Borealis heeft Betalingen voor grote bedragen via postwissels, reischeques of contant geld Wanneer er sporen of tekenen zijn dat de persoon niet uit zijn/haar eigen naam handelt maar probeert om de ware identiteit van de uiteindelijke gerechtigde te verbergen Transacties met personen met onbekende adressen, postbusadressen, of met personen die onvoldoende of onjuiste informatie verschaffen Transacties met spookbedrijven als tussenpersonen, voornamelijk die hun woonplaats in geheimhoudingsparadijzen hebben Transacties waarbij verschillende individuen en bedrijven betrokken zijn zonder dat er een duidelijke relatie is Transacties waarin geld of eigendom via een adviseur of een vertegenwoordiger wordt doorgegeven aan een openbaar ambtenaar om bepaalde acties te verkrijgen van de overheid Het gebruik van adviseurs of vertegenwoordigers die nauw verbonden zijn met de overheid of een politieke partij van het land waarin Borealis zaken doet Geschenken of fooien aan overheidsambtenaren, politieke partijfunctionarissen, kandidaten voor openbare ambten, klanten of aan hun families Extravagant vermaak van overheidsambtenaren, partijleiders, klanten of hun families Indirecte betalingen aan klanten, overheidsambtenaren of hun families Gebruik van de voorzieningen van Borealis (of van vertegenwoordigers van Borealis) door overheidsambtenaren/klanten zonder legitieme rechtvaardiging Verzoeken om ongebruikelijk grote provisies, voorschotten of andere vergoedingen Een verzoek van een agent of een vertegenwoordiger voor een ongebruikelijke betaalmethode of een betaling die dient plaats te vinden in een ander land Benoeming van een vertegenwoordiger met voorwaardelijke vergoeding wanneer een aanbestedingsbesluit op handen is Redelijk of buitensporig vermaak Bescheiden en redelijk vermaak met zakelijke partners tijdens het normale zaken doen, inclusief incidentele maaltijden met redelijke kosten, is over het algemeen aanvaardbaar. Als vuist regel zal vermaak niet worden beschouwd als bescheiden en redelijk als het entertainment tot een idee of gevoel van verplichting leidt of een perceptie van een verplichting van de kant van de ontvanger. Gewone sport-, theater- en andere culturele of sociale evene menten zijn aanvaardbaar mits dergelijke evenementen: redelijk en bescheiden zijn qua waarde, zowel voor een enkel evenement als voor een totale waarde over een periode van een jaar niet kunnen worden opgevat als steekpenningen of een afbetaling niet in strijd zijn met de lokale wetgeving of ethische normen, inclusief de Ethics Policy van de organisatie van de ontvanger als deze beleidsregels strengere regels toepassen dan we hebben uiteengezet in onze Ethics Policy ondergeschikt zijn aan een zakelijk evenement, andere relevante zakelijke beweegredenen hebben, of in aanmerking komen als een massa-evenement ; en het bedrijf of de werknemer niet in verlegenheid brengen als het vermaak openbaar bekend werd gemaakt. Alle kosten moeten naar behoren en in redelijke mate van detail worden geregistreerd op een zodanige manier 16 Het is een kwestie van ethiek
dat zij nauwkeurig en eerlijk de ware aard en het bedrag van de kosten weerspiegelen. 6.3 Geschenken en gastvrijheid Probleem: Het geven of ontvangen van geschenken en gastvrijheid kan begrip opbouwen en relaties in het dagelijks leven verdiepen, maar het kan ook leiden tot een belangenconflict tussen persoonlijke belangen en professionele verplichtingen. Geschenken en gastvrijheid kunnen ook op zichzelf echter steekpenningen zijn; ze kunnen worden gebruikt in een bredere corruptieregeling; of ze kunnen gewoon de indruk geven dat we omkoping tolereren. Tot slot kunnen geschenken en gastvrijheid het vertrouwen van anderen in uw zakelijke beslissingen uithollen, het vertrouwen in het management en ons bedrijf ondermijnen, of oneerlijk lijken voor andere belanghebbenden. Richtlijnen: In principe is er niets mis met het ontvangen of geven van geschenken van waardering van een geringe waarde of het aanvaarden of geven van redelijke gastvrijheid om het imago van Borealis te verbeteren, onze producten en diensten beter te presenteren en hartelijke betrekkingen aan te gaan. Het bepalen van wat aanvaardbaar of onaanvaardbaar is vereist dat elke werknemer gezond verstand en matiging uitoefent. Het aanvaarden of het aanbieden van geschenken of gastvrijheid, ongeacht de waarde, die ofwel de ontvanger een verplicht gevoel geeft of zou kunnen worden opgevat als een middel om de ontvanger de verplichting doen voelen om een zakelijke relatie te beginnen of voort te zetten, is onaanvaardbaar en vormt een schending van onze Ethics Policy. Het geven en ontvangen van promotionele artikelen van geringe waarde is aanvaardbaar. In overeenstemming met de verdere richtlijnen in dit gedeelte dient de volgende procedure te worden gevolgd met betrekking tot het geven of ontvangen van geschenken of gastvrijheid: Werknemers mogen geschenken of gastvrijheid aanbieden of accepteren die, afzonderlijk of in totaal, genomen over een periode van twaalf maanden, niet hoger is dan 100 euro per persoon per bedrijf. In dergelijke gevallen bent u niet verplicht om het geschenk te registreren in het Register voor geschenken en gastvrijheid. Voor deze doeleinden moeten geschenken van verschillende mensen binnen dezelfde organisatie worden opgeteld. Bijvoorbeeld, een werknemer die drie geschenken of gastvrijheid ter waarde van 50 euro ontvangt van verschillende werknemers van dezelfde klant binnen een periode van twaalf maanden heeft de vergoeding met 50 euro overschreden. In dergelijke gevallen moet de ontvanger alle drie de geschenken registreren in het Register voor geschenken en gastvrijheid, omdat de totale cumulatieve waarde groter is dan 100 euro over een periode van twaalf maanden. Meerdere geschenken of gastvrijheid van een externe partij zoals een leverancier of klant aan verschillende werknemers van Borealis zouden de geest van deze Policy kunnen schenden omdat dergelijke geschenken of gastvrijheid kunnen worden opgevat als een middel om Borealis een verplichting te doen voelen om een zakelijke relatie te beginnen of voort te zetten. Alle geschenken, maaltijden en gastvrijheid met een waarde die hoger is dan 100 euro per persoon vereisen goedkeuring van een Vice President of een Executive Vice President, en moeten nauwkeurig en correct geregistreerd worden in het Register voor geschenken en gastvrijheid. In het geval van gastvrijheid, voeg een kopie toe van de uitnodiging, het antwoord en de zakelijke agenda. Gastvrijheid kan alleen worden aangeboden of aanvaard tijdens de normale gang van zaken doen, mits het redelijk en bescheiden is. Als u niet zeker weet of de gastvrijheid redelijk en bescheiden is, dient u vooraf goedkeuring te verkrijgen van de juiste Executive Vice President. Een gastvrijheid die niet bestaat uit een regelmatige wederzijdse zakelijke lunch of diner vereist een adequate zakelijke agenda. Wanneer u gastvrijheidsevenementen regelt, waaronder zakelijke bijeenkomsten, dient u te zorgen dat de locatie ook redelijk en passend is (d.w.z. vermijd typische vakantie bestemmingen als er geen logische geografische reden voor is). U mag niet betalen voor reizen of accommodaties voor de gasten wanneer u evenementen organiseert. Als u bent uitgenodigd, zorg dan dat de reis- en verblijfkosten betaald worden door Borealis. Geschenken en gastvrijheid mogen niet worden aangeboden aan, of worden aanvaard van, openbare ambtenaren zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Ethics Officer. Bij het geven van geschenken of verstrekken van uitnodigingen dient u dit altijd te richten aan de ontvangende organisatie en niet aan een bepaalde werknemer. Laat de ontvangende organisatie beslissen wie het geschenk zal ontvangen of zal deelnemen aan een gastvrijheidsevenement. Verklaar bij elk geschenk en in elke uitnodiging dat u erop vertrouwt dat het geschenk of de gastvrijheid slechts zal worden aanvaard door de ontvangende organisatie als het in overeenstemming is met haar eigen beleid betreffende geschenken en gastvrijheid. Geschenken en gastvrijheid moeten worden aangeboden in naam van Borealis, niet in uw eigen naam. Geschenken en gastvrijheid moeten openlijk worden aangeboden, niet in het geheim, noch op een manier die een schijn van onfatsoenlijkheid geeft. 17
Wat is onaanvaardbaar? U (of iemand die in uw naam handelt) mag nooit: Een aanbieding van een geschenk van enige waarde (ook niet in de vorm van gastvrijheid) accepteren van een bedrijf dat in onderhandeling is met, of in aanbesteding is voor een contract met Borealis. Een betaling, geschenk, gastvrijheid of voordeel geven, beloven te geven, of aanbieden met de verwachting of hoop dat een zakelijk voordeel zal worden gegeven of ontvangen. Een betaling, geschenk of gastvrijheid geven, beloven te geven, of aanbieden aan een openbaar ambtenaar om een routine handeling te vergemakkelijken of versnellen. Direct of indirect een betaling of voordeel accepteren of vragen van een externe partij waarvan u weet of vermoedt, dat het wordt aangeboden met de verwachting dat het hen een onrechtmatig voordeel zal opleveren. Direct of indirect een geschenk of gastvrijheid accepteren of verzoeken van een externe partij als u weet of vermoedt dat het wordt aangeboden of voorzien met de verwachting dat in ruil daarvoor een onrechtmatig voordeel zal worden verstrekt aan Borealis.? Bij het verstrekken van geschenken of gastvrijheid aan een openbare ambtenaar: Regelmatige wederzijdse zakelijke uitnodigingen voor lunch of diner in overeenstemming met de Ethics Policy zijn toegestaan. Wanneer er anderszins openbare ambtenaren worden uitgenodigd, moet Borealis kunnen aantonen dat het ofwel een massa-evenement is (dus dat uitnodigingen worden afgegeven op basis van criteria die geen verband houden met openbare ambtenaren dat wil zeggen de 150 grootste klanten/alle klanten uit een bepaald gebied) of dat de deelname van de openbare ambtenaar aan het evenement een promotioneel effect voor Borealis zal hebben tegenover derden. Als een openbaar ambtenaar wordt uitgenodigd om een (zakelijke) relatie met Borealis te bevorderen of ontwikkelen, of om reclame te maken voor Borealis bij de openbare ambtenaar, zal dit worden beschouwd als omkoping. Verder mogen VIP-uitnodigingen (d.w.z. avondvermaak of bezienswaardigheden bezichtigen) in combinatie met een zakelijk evenement (d.w.z. presentaties, een vestigingsbezoek), alleen worden verstrekt aan openbare ambtenaren als het vermaak gedeelte van de uitnodiging duidelijk bijkomstig is voor het zakelijk evenement. U moet nooit openbare ambtenaren uitnodigen op VIP-evenementen waarbij een duidelijke zakelijke context ontbreekt. Wanneer u openbare ambtenaren uitnodigt naast andere gasten, zorg dan dat alle gasten gelijk worden behandeld en dat er geen speciale behandeling is voor de openbare ambtenaren. Zorg dat u altijd vooraf schriftelijk goedkeuring krijgt van de Ethics Officer, evenals andere vereiste interne goedkeuringen. Zorg dat u de details van de gastvrijheid en de reden voor het uitnodigen van de openbare ambtenaar grondig documenteert.! Kernvragen U moet altijd de volgende vragen overwegen in verband met geschenken of gastvrijheid: Zou het geschenk of de gastvrijheid waarschijnlijk mijn objectiviteit of de objectiviteit van de persoon aan wie ik het geschenk geef of de gastvrijheid aanbied beïnvloeden of de schijn hiervan wekken? Zou mijn onpartijdigheid of de onpartijdigheid van de persoon aan wie ik het geschenk of de gastvrijheid aanbied op enigerlei wijze worden aangetast of voor anderen de schijn wekken te zijn aangetast? Is de gastvrijheid voor een particulier doel in plaats van voor zakelijke doeleinden? Bijvoorbeeld, zullen er zaken worden besproken als onderdeel van het evenement of slechts in zeer beperkte mate? Zou het geschenk of de gastvrijheid worden beschouwd als uniek of buitengewoon? Zou het een probleem zijn, of zou u beschaamd zijn, als u het geschenk of de gastvrijheid zou bekendmaken aan andere werknemers of derden? Is de waarde van het geschenk hoger dan 100 euro per persoon per bedrijf in een periode van twaalf maanden? 18 Het is een kwestie van ethiek
Als het antwoord op een van de bovenstaande vragen ja of misschien is of door externe partijen zou kunnen worden opgevat als ja of misschien, dan schendt u waarschijnlijk onze Ethics Policy door dergelijke geschenken of gastvrijheid te aanvaarden of aan te bieden. Als u het niet zeker weet, moet u begeleiding vragen aan uw manager. Rode vlaggen voor geschenken en gastvrijheid Een geschenk, gastvrijheid of iets van waarde mag niet worden aangeboden, gegeven of ontvangen als een van de onderstaande geldt: Een schending van wetten of voorschriften Contant geld of een equivalent van contant geld (zoals cadeaubonnen, leningen, aandelen of aandelenopties) Iets krijgen voor iets anders dat wil zeggen een onderdeel van een overeenkomst waarbij iets vereist is in ruil voor het geschenk (zelfs als het geschenk klein in waarde of onder de 100 euro is) Seksueel georiënteerd, of op een andere manier een schending van de inzet van Borealis voor wederzijds respect In strijd met onze procedures of met de procedures van de organisatie van de ontvanger Niet correct geregistreerd in de administratie van Borealis (wat op zichzelf andere juridische en ethische kwesties zou kunnen opwerpen). 6.4 Belangenconflicten Beroepsverenigingen, technische verenigingen en beroepsorganisaties: Beroepsverenigingen, technische verenigingen en beroepsorganisaties streven vaak constructieve en legitieme doelstellingen na die het bedrijf zal ondersteunen. Echter, in sommige gevallen kan deelname aan dergelijke organisaties leiden tot belangenconflicten of zelfs aanleiding geven tot juridische problemen, zoals mededingingsrechterlijke problemen. Indien een dergelijke betrokkenheid een belangenconflict doet rijzen, moet u de situatie onmiddellijk bespreken met uw directe manager en/of de General Counsel. Probleem: Een belangenconflict ontstaat wanneer u zich in een situatie bevindt waarin twee of meer concurrerende belangen conflicteren en afbreuk doen aan uw vermogen om objectieve, onpartijdige of afstandelijke beslissingen te maken. In het zakenleven doen belangenconflicten zich meestal voor wanneer de persoonlijke activiteiten van werknemers of directe leden van hun gezinnen botsen met de werkzaamheden van het bedrijf, waardoor twijfel ontstaat over de kwaliteit van de zakelijke beslissingen en over de integriteit van de persoon die de beslissingen neemt. Een belangenconflict kan er ook in bestaan dat u tijd/ bedrijfsmiddelen gebruikt voor een extern optreden (met uitzondering van die verplichtingen die Borealis u heeft verzocht om aan te gaan), ofwel voor de voorbereiding van werkzaamheden voor of deelname aan evenementen zoals, maar niet beperkt tot, het uitvoeren van werk in brancheverenigingen (werkgeversorganisaties, brancheorganisaties, enz.), het geven van lezingen op scholen en universiteiten, of presenteren op externe cursussen. Richtlijnen: Als een algemene regel moeten potentiële belangenconflicten worden vermeden of, indien onvermijdelijk, zorgvuldig beheerd. In alle gevallen moeten zij aan uw manager worden gemeld en openlijk, snel en rechtstreeks besproken worden en ze moeten ook schriftelijk worden gedocumenteerd voor toekomstig gebruik. Wij verwachten van alle werknemers dat ze zorg betrachten bij het uitoefenen van de bedrijfsactiviteiten en open en eerlijk zijn wanneer de mogelijkheid voor een belangenconflict zich voordoet. Zakelijke relaties met verwanten (waaronder werving), externe dienstverbanden of activiteiten, investeringen en particuliere regelingen met leveranciers zijn mogelijke bronnen van belangenconflicten. Het hoofdstuk hieronder bespreekt enkele belangrijke vragen om uzelf te stellen om te helpen bepalen of een situatie tot een belangenconflict kan leiden. Hieronder worden ook de regels uiteengezet voor werknemers die zitting hebben of die worden gevraagd te zitting te hebben in de Raad van bestuur van een ander bedrijf of organisatie. Kernvragen Om te begrijpen of een bepaalde situatie een belangenconflict zou kunnen scheppen, moet u zichzelf altijd de volgende kernvragen stellen: Zouden andere werknemers van Borealis of een buitenstaander denken dit mogelijk van invloed is op hoe ik mijn werk doe voor het bedrijf? 19
Hebben mijn familie of ik de kans om iets te winnen op grond van mijn relatie met de derde partij die zaken doet met Borealis, of vice versa? Zou het een beslissing kunnen beïnvloeden die ik bij Borealis zou kunnen nemen? Zou ik beschaamd zijn als iemand binnen Borealis over de situatie wist? Hoe zou het er voor iemand buiten Borealis uitzien, zoals een andere Borealis klant of leverancier; zouden zij zich afvragen of zij eerlijk zijn behandeld? Als het antwoord op een van de bovenstaande vragen ja of misschien is of door derden zou kunnen worden opgevat als ja of misschien, dan bent u betrokken bij een belangenconflict. Zitting hebben in de Raad van bestuur van een ander bedrijf Soms kan aan werknemers van Borealis gevraagd worden om zitting te hebben in de Raad van bestuur van een ander bedrijf en dit kan een interessante ontwikkelings mogelijkheid bieden voor dergelijke personen. Deze posities kunnen echter in sommige gevallen belangenconflicten of juridische kwesties oproepen of afbreuk doen aan hoe een werknemer zijn of haar functieverantwoordelijkheden bij Borealis uitvoert. Daarom moet u altijd uw mogelijke deelname in de Raad van bestuur van een ander bedrijf bespreken met uw Executive Vice President en schriftelijk toestemming ontvangen van de Chief Executive van Borealis voordat u de functie aanvaardt. Het vereiste niveau van betrokkenheid en de betrokken vergoedingen zullen onder de factoren vallen die in aanmerking worden genomen bij de beslissing of er goedkeuring verleend zal worden. De Ethics Officer zal een lijst onderhouden van werknemers met bestuurslidmaatschappen. Nadat goedkeuring is verleend, mogen relevante bestuurdersvergoedingen en/of onkostenvergoedingen door de werknemer worden gehouden; echter, al dergelijke bedragen moeten jaarlijks gemeld worden aan de Ethics Officer. Een positie als lid van de Raad van bestuur van een ander bedrijf dat concurreert met Borealis creëert een ernstig belangenconflict en is verboden. Wanneer u betrokken bent bij activiteiten buiten Borealis dient u er altijd voor te zorgen dat tijd vereist voor dergelijke externe activiteiten geen afbreuk doen of negatieve invloed hebben op uw vermogen om de verantwoordelijkheden van uw functie in Borealis uit te voeren. Deelname aan externe besturen of andere activiteiten mogen geen gebruik maken van de activa of bedrijfsmiddelen van Borealis of betrekking hebben op het gebruik van bedrijfseigen kennis die is opgedaan in dienst van Borealis, ten behoeve van externe bedrijven. Externe opdrachten Zoals geldt voor zitting hebben in de Raad van bestuur van een ander bedrijf (zie hierboven), moet u potentiële externe opdrachten op voorhand bespreken met uw respectieve Executive Vice President. Dergelijke externe opdrachten omvatten, maar zijn niet beperkt tot activiteiten, zoals onderwijs en instructie, openbare lezingen, enz. Zodra de externe opdracht is bevestigd, dient u de toestemming van de Chief Executive te vragen. Zodra goedkeuring is verleend, mag de vergoeding voor de opdracht en/of relevante onkostenvergoedingen door de werknemer worden gehouden; echter, al dergelijke bedragen moeten jaarlijks gemeld worden aan de Ethics Officer. Met andere woorden, een goedkeuring is altijd vereist wanneer: een externe opdracht buiten de vereisten ligt van de rol bij Borealis en deze opdracht voorbereidend werk zou vereisen tijdens kantooruren (waarvoor goedkeuring van de directe manager is vereist) een externe opdracht tot enige vergoeding of onkostenvergoeding door de externe partij leidt (goedkeuring van uw respectieve Executive Vice President en een definitieve goedkeuring van de Chief Executive zijn vereist) Bovendien is in beide gevallen een jaarlijkse bekendmaking aan de Ethics Officer vereist. Borealis IT-systemen Alle systemen en toepassingen (intern of uitbesteed) die worden geleverd en/of onderhouden door Borealis IT&S zijn belangrijke bedrijfsmiddelen van onze onderneming. Om deze reden moeten alle werknemers zorgen dat hun gebruik van de IT-systemen en toepassingen van Borealis in overeenstemming zijn met Borealis Group IT System Access and Use Policy. Deze Policy vermeldt de verantwoordelijkheden en voorwaarden waaronder gebruikers toegang wordt gegeven tot de IT-systemen van Borealis en ze biedt richtlijnen tot het correcte gebruik van deze systemen. 6.5 Gebruik van bedrijfsmiddelen Probleem: Bedrijfsactiva in zowel materiële als immateriële vorm zijn bedoeld om werknemers te helpen de bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Beschadigde, misbruikte of verspilde bedrijfsmiddelen schaden ons allemaal en hebben invloed op de operationele en financiële prestaties van Borealis.! 20 Het is een kwestie van ethiek