Memo basisprincipes elektronisch declareren AWBZ-zorg op cliëntniveau Aanleiding In de afgelopen weken is gebleken dat er bij diverse partijen onduidelijkheid bestaat over het traject om te komen tot het op individueel cliëntniveau declareren van AWBZ-zorg. Daarom is vanuit het programma e-c@re, in overleg met ZN, besloten om een memo uit te brengen met daarin het kader waarbinnen de invoering van de nieuwe declaratiesystematiek plaatsvindt. De invoering van het op cliëntniveau declareren van zorg is primair een taak voor de regionale ketenpartijen: de zorgkantoren en de door hen gecontracteerde zorgaanbieders. Maar om te voorkomen dat er grote verschillen ontstaan in de invulling van de basisvoorwaarden en de fasering tussen zorgkantoorregio's onderling, vindt afstemming plaats op landelijk niveau. Zo wordt met de ketenpartijen één lijn afgesproken waaraan een ieder zich moet houden, om te bevorderen dat de introductie van de declaratiesystematiek succesvol verloopt. Deze memo gaat onder meer daarover. Relatie tussen Excelformat en EI-standaard Voor 1 juli 2009 is het 'Excelformat' (AW119) gepubliceerd als 'opstapje' naar een nog te ontwikkelen EI-declaratiestandaard. Het doel van het Excelformat is om partijen op een laagdrempelige manier te laten kennismaken met de wijze waarop declaraties op individueel cliëntniveau langs elektronische weg door de zorgaanbieder kunnen worden ingediend bij het zorgkantoor. Vanuit de gedachte 'al doende leren' kan hiermee tot 1 januari 2010 ervaring worden opgedaan. Deze ervaringen vormen een belangrijke input voor de specificatie van de EI-declaratiestandaard (AW319), die in het laatste kwartaal van dit jaar (2009) plaatsvindt. Kortom, de ervaringen die de komende maanden worden opgedaan met het 'declareren' van de geleverde zorg conform het Excelformat, bepalen in belangrijke mate hoe de volwaardige EI-standaard eruit moet komen te zien. Deze EIstandaard bestaat uit de volgende onderdelen: gegevensformat; procesmodel; bedrijfsregels c.q. procedurele afspraken tussen ketenpartijen. In feite gaat het, in elk geval tot 1 januari 2010, nog niet om het daadwerkelijk declareren van de geleverde zorg, maar om het op individueel niveau verantwoorden van de geleverde zorg als aanloop naar de nieuwe declaratiesystematiek. Ontwikkeling in de tijd De relatie tussen het huidige Excelformat en de uiteindelijke EI-declaratiestandaard komt tot uitdrukking in onderstaande tijdsbalk. Hierin is te zien dat het Excelformat ook nog in 2010 gebruikt dient te worden en in het laatste kwartaal geleidelijk wordt uitgefaseerd tijdens de implementatie van de EI-standaard. 20090904 Memo e-c@re basisprincipes elektronisch declareren 1 van 5
mijlpaal Excelformat EI-declaratiebericht 1 juli 2009 operationeel voorbereidingsfase 1 oktober 2009 operationeel/evaluatie specificatiefase start 1 januari 2010 operationeel/evaluatie (evt. aangepaste versie) concept specificaties klaar 1 maart 2010 operationeel specificaties vastgesteld, bouwfase start 1 september 2010 operationeel (evt. aangepaste versie) bouwfase afgerond, implementatie start 1 januari 2011 einde gebruik iedereen in productie Basisprincipes gebruik Excelformat Om de invoering van het nieuwe declareren zo goed mogelijk te laten verlopen en op landelijk niveau goed te kunnen faciliteren, is een aantal basisprincipes vastgesteld. Deze basisprincipes zijn leidend voor alle ketenpartijen, met andere woorden: er wordt vanuit gegaan dat deze zich hieraan zullen houden. 1. Het Excelformat is primair bedoeld om ervaring op te doen met het op uniforme wijze op cliëntniveau declareren van geleverde zorg. Dit betekent dat zorgaanbieders hierop tot nader orde niet moeten worden afgerekend (d.w.z. noch sanctioneren, noch belonen). 2. Het Excelformat wordt alleen gebruikt voor het declareren c.q. verantwoorden van zorg met verblijf (ZZP's), conform de beleidsregel van de NZa. 3. Het declareren vindt per kalendermaand plaats. 4. Eventueel benodigde correcties kunnen op zijn vroegst een maand later worden aangeleverd (en op zijn laatst bij de jaarafrekening). 5. De controle van de aanlevering van declaratieberichten door zorgkantoren wordt, in tegenstelling tot eerdere berichtgeving, geleidelijk uitgebreid: Stap 1: Leveren alle zorgaanbieders maandelijks een declaratiebericht aan? Stap 2: Is het aangeleverde declaratiebericht compleet, dat wil zeggen zijn alle (verplichte) velden gevuld (ongeacht de inhoud)? Stap 3: Worden de declaratieberichten tijdig aangeleverd? Stap 4: is de inhoud van het bericht correct? Het resultaat van de controles 2 t/m 4 worden op uniforme wijze teruggekoppeld naar de zorgaanbieders, waarbij tot nader orde geldt: alleen informeren en nog niet erop afrekenen. Hierover worden door ZN op landelijk niveau afspraken met de zorgkantoren gemaakt en gecommuniceerd naar de zorgaanbieders. 20090904 Memo e-c@re basisprincipes elektronisch declareren 2 van 5
Mogelijkheden om het Excelformat te gebruiken Door te kiezen voor een Excelformat worden zorgaanbieders niet gedwongen om al op voorhand hun softwareleveranciers aan het werk te zetten voor het implementeren van deze standaard in hun registratiesysteem. Sommige zorgaanbieders en/of hun leveranciers zullen bij voorkeur nog even wachten totdat de 'kinderziekten' uit de huidige standaard zijn verdwenen, voordat ze starten met het realiseren van een geautomatiseerde export. Anderen zullen er wellicht juist voor kiezen daar nu al wel mee te starten, zodat de realisatie van een geautomatiseerde export over een langere periode kan worden gespreid. Dit zijn de mogelijkheden om het Excelformat te (gaan) gebruiken: 1. Alle zorgaanbieders kunnen ervoor kiezen om eenmalig alle cliënten die zorg met verblijf krijgen, handmatig in te voeren in Excel (en daarbij bijvoorbeeld gebruik te maken van het voorbeeldbestand c.q. het format (template) in Excel die op de website van Vektis staat). Vervolgens kunnen ze volstaan met het maandelijks bijhouden van de mutaties (eveneens handmatig). 2. Zorgaanbieders die een rapportagetool hebben waarmee ze zelf een selectie van gegevens uit hun administratiesysteem kunnen halen, kunnen deze rapportagetool gebruiken om een geautomatiseerde export van de benodigde gegevens te maken. Vervolgens kunnen ze die in het gewenste format zetten ('knippen en plakken'). 3. Zorgaanbieders die hun cliënten in het landelijke ZZP-registratiesysteem hebben gezet en daarin ook de mutaties bijhouden, kunnen met de in deze applicatie aanwezige standaard exportfunctie maandelijks een export maken in Excel (variant op werkwijze 2). Het is wel zo dat bepaalde gegevens ontbreken in het ZZP-registratiesysteem en dat deze gegevens dus handmatig zullen moeten worden aangevuld. 4. Tot slot kunnen zorgaanbieders, bijvoorbeeld in overleg met de gebruikersgroep waarvan ze deel uitmaken, besluiten hun softwareleverancier te vragen nu al een geautomatiseerde export in het gewenste Excel format te realiseren. De consequentie van deze keuze is dat er gedurende het invoeringstraject nog wel enkele aanpassingen zullen moeten plaatsvinden voordat de definitieve EIstandaard een feit is. Verwacht wordt dat het niet om hele grote wijzigingen zal gaan omdat bij de ontwikkeling van het Excelformat al zoveel mogelijk vooruit is gekeken. Een voordeel van deze keuze is dat er al vroeg ervaring kan worden opgedaan met het geautomatiseerd aanleveren van declaraties. Reikwijdte EI-declaratiestandaard Uiteindelijk zal alle AWBZ-zorg op uniforme wijze op cliëntniveau moeten worden gedeclareerd, maar om de voortgang van het invoeren van de nieuwe declaratiesystematiek te bevorderen, wordt vooralsnog uitgegaan van intramurale zorg. Er wordt al wel rekening gehouden met de mogelijkheid de EI-declaratiestandaard in de toekomst ook voor het declareren van extramurale zorg te gebruiken. Concreet betekent dit het volgende: 1. In de specificatiefase wordt een EI-declaratiestandaard ontworpen die zowel geschikt is voor het declareren van intramurale als voor het declareren van extramurale zorg. 2. Het bijbehorende procesmodel wordt in eerste instantie alleen ontworpen voor het declareren van intramurale zorg. Er is geen specifiek procesmodel voorzien voor het werken met het Excelformat. 20090904 Memo e-c@re basisprincipes elektronisch declareren 3 van 5
3. Ook de bedrijfsregels c.q. procedurele afspraken tussen ketenpartijen zullen vooralsnog alleen betrekking hebben op het gebruik van de EI-standaard voor het declareren van intramurale zorg. 4. De in 2010 geplande bouw- en implementatiefase hebben ook alleen betrekking op het gebruik van de EI-declaratiestandaard voor het declareren van intramurale zorg. Relatie met de AZR Hoewel de ontwikkeling van de nieuwe declaratiesystematiek is losgekoppeld van de ontwikkeling van AZR 3.0, zal de samenhang tussen deze twee trajecten op landelijk niveau worden bewaakt door het programma e-c@re. De specificaties van de EI-declaratiestandaard die de komende maanden worden opgesteld, zullen nog gebaseerd zijn op AZR 2.2. Tegelijkertijd zullen de consequenties van AZR 3.0 op het nieuwe declareren, en omgekeerd, in kaart worden gebracht. Eén en ander gebeurt in nauwe samenwerking tussen ZN, CVZ en het programma e-c@re. Helpdesk Tijdens de invoering van de nieuwe declaratiesystematiek zullen bij de diverse partijen vragen opkomen. Hiervoor is de volgende (helpdesk)structuur ingericht: Zorgaanbieders: kunnen terecht bij de helpdesk van hun zorgkantoor. Als bepaalde vragen onbeantwoord blijven of er is sprake van een antwoord dat in conflict is met de landelijke afspraken en/of afwijkt van een antwoord dat door een ander zorgkantoor is gegeven, dan kunnen zorgaanbieders dit melden bij hun brancheorganisatie. Zorgkantoren: kunnen terecht bij hun brancheorganisatie (ZN). Ook leveren ze bij ZN periodiek de vragen & antwoorden aan die bij hun helpdesk zijn binnengekomen én vragen waarop ze geen antwoord hebben. ZN verzamelt en rubriceert deze vragen & antwoorden en stelt op grond hiervan een FAQ-lijst samen en houdt die actueel (in afstemming met e-c@re). Deze FAQ-lijst is gepubliceerd op de website van Vektis. Ook filtert ZN de nog openstaande vragen naar de volgende categorieën: o vragen die betrekking hebben op de (technische aspecten van de) gegevensstandaard, deze worden voorgelegd aan de helpdesk van Vektis; o beleidsmatige vragen, deze worden voorgelegd aan e-c@re (die deze adresseert bij VWS, de NZa of een andere partij die er een uitspraak over moet doen); o vragen die betrekking hebben op de vormgeving van het nieuwe declaratieproces, deze worden voorgelegd aan een kernteam met declaratiedeskundigen afkomstig van zorgkantoren en zorgaanbieders. In e-c@re verband wordt de kwaliteit en eenduidigheid van de FAQ-lijst bewaakt. Brancheorganisaties: kunnen vragen en/of knelpunten waar zorgkantoren en zorgaanbieders samen niet uitkomen, bespreken in het periodieke overleg van het programmateam e-c@re. 20090904 Memo e-c@re basisprincipes elektronisch declareren 4 van 5
Softwareleveranciers: kunnen in eerste instantie terecht bij hun opdrachtgever(s); als daar de vraag niet beantwoord kan worden of er doen zich ongeregeldheden voor, dan kunnen ze dit melden: o in het reguliere afstemmingsoverleg (softwareleverancieroverleg) dat CVZ regelmatig organiseert, waar behalve zaken die betrekking hebben op de AZR, ook zaken met betrekking tot het declaratieproject geagendeerd kunnen worden; o bij het projectteam van e-c@re (als het om dringende zaken gaat die de voortgang belemmeren en dus niet kunnen wachten tot het eerstvolgende afstemmingsoverleg). Erratumlijst Er heeft een aantal wijzigingen plaatsgevonden ten opzichte van een eerder aan de softwareleveranciers verstrekte memo, te weten 20090717 memo e-c@re declareren intramurale AWBZ zorg, door voortschrijdend inzicht. Zorgkantoren zullen de declaraties controleren, maar niet sanctioneren. De wijze waarop wordt gecontroleerd vindt u terug in deze memo onder het kopje Basisprincipes gebruik Excelformat. Er zal geen procesmodel voor het gebruik van het Excelformat worden ontwikkeld. Wél wordt een procesmodel gemaakt voor het gebruik van de nog te ontwikkelen, volwaardige EI-standaard. Om verwarring te voorkomen, is de eerdergenoemde memo niet op zorgregistratie.nl gepubliceerd. 20090904 Memo e-c@re basisprincipes elektronisch declareren 5 van 5