Zorgarrangement: planning = realisatie

Transcriptie

1 Zorgarrangement: planning = realisatie Algemene informatie Organisatie: Rivas Zorggroep Aantal zorgprofessionals: waarvan werkzaam in de extramurale AWBZ Registratievorm: van handmatige registratie naar het zorgarrangement Contact: de heer Twan van den Munckhof ( of [email protected]) Rivas Zorggroep werkt vanuit de visie dat registratie vooral de kwaliteit van de zorg moet waarborgen en (de kosten van) de zorg beheersbaar moet houden. Registratie is een manier om te beoordelen of afspraken over de te leveren zorg tussen de zorgprofessional en de cliënt zijn nagekomen en waar nodig maatregelen te nemen. De essentie van registratie is het verantwoorden van het resultaat aan de cliënt, niet het verantwoorden van gemaakte uren. Om de administratieve lasten terug te dringen registreert Rivas Zorggroep met het zorgarrangement. Het zorgarrangement stelt Rivas Zorggroep en de bevoegde partners in staat op de volgende drie elementen te toetsen en sturen: Kwaliteit: op basis van de registratie moet de zorginstelling of een toezichthoudende autoriteit kunnen bepalen of de zorg voldoet aan de vraag van de cliënt. Indicatie: de registratie moet aantonen dat de zorg binnen de indicatie valt zoals deze is afgegeven door het Centraal Indicatiebureau Zorg (CIZ). Financiering: de registratie moet voldoende informatie bieden om zorg te declareren bij het zorgkantoor en de eigen bijdrage van de cliënt te baseren (via het CAK). Het zorgarrangement helpt Rivas Zorggroep om de zorg te verantwoorden aan het zorgkantoor, het CAK en de cliënt. Het zorgarrangement kan, op termijn en na goedkeuring van alle betrokken partijen, de huidige handmatige registratie vervangen. Naast het feit dat de handmatige, papieren registratie de professionals veel tijd kost waren de veranderingen in de zorg (en de betekenis hiervan voor de medewerkers) aanleiding om de registratie te vereenvoudigen. Veranderingen die de noodzaak versterkt hebben, zijn bijvoorbeeld de regels voor indicatie van persoonlijke verzorging (speciaal versus extra), de opkomende decentralisatie van de begeleiding naar de gemeenten (van AWBZ naar Wmo) en de verschuiving van de verpleegkundige zorg (van AWBZ naar zorgverzekeringswet). Registratie als middel voor goede zorg Het zorgarrangement is een contract tussen cliënt en zorgaanbieder met afspraken over de kwaliteit en de kwantiteit van de geleverde zorg. De wijkverpleegkundige (of zorgregisseur) stelt het zorgarrangement op nadat de indicatie is ontvangen en in overleg met de cliënt het zorgplan is gemaakt. In het zorgarrangement staat hoeveel zorg geleverd wordt, wie de zorg biedt en wanneer dit gebeurt. Op basis van het zorgarrangement maakt de zorgadministratie een basisplanning op grond waarvan de zorgprofessional zorg levert. Rivas Zorggroep wil uitgaan van het principe dat het zorgarrangement alleen wordt aangepast wanneer er aanpassingen in de basisplanning noodzakelijk zijn. Op dit moment zijn het zorgkantoor en Rivas Zorggroep over dit principe in gesprek. Wanneer hier overeenstemming over is bereikt, leidt alleen een aanpassing in de planning tot een aanpassing in het zorgarrangement en daarmee in de declaratie naar het zorgkantoor en het CAK. Dit betekent dat het zorgarrangement bijvoorbeeld tijdens vakanties of opname in het ziekenhuis wel wordt aangepast maar dat het leveren van tien minuten extra zorg niet leidt tot een aanpassing en daarmee tot een extra declaratie. Door het principe toe te passen, garandeert Rivas Zorggroep dat afwijkingen van de basisplanning worden geregistreerd en er geen zorg wordt gedeclareerd als deze niet geleverd is. Het werkproces bestaat op hoofdlijnen uit de volgende stappen:

2 Zorgplanbespreking Zorgplan Zorgarrangement Zorgregisseur stelt zorgarrangement op Cliënt ondertekent zorgarrangement Professional ondertekent zorgarrangement Zorg leveren Zorg evalueren Interne controle Verantwoording Figuur 2.1 Werkproces zorgarrangement Zorgplanbespreking. In de zorgplanbespreking bespreken cliënt en zorgregisseur de hulpvraag. De cliënt heeft voor deze bespreking al een indicatie van het CIZ ontvangen. Zorgplan. De afspraken tussen cliënt en zorgregisseur worden vastgelegd in een zorgplan. Het zorgplan gaat over de inhoud van de zorg en wordt niet gebruikt voor financiële verantwoording. Zorgarrangement. Afgeleid van het zorgplan, wordt een zorgarrangement opgesteld. Dit arrangement beschrijft de technische afspraken met de cliënt (in omvang, tijdsduur, functie en producten). Nadat de cliënt het zorgarrangement heeft ondertekend, is het bruikbaar voor verantwoording aan het zorgkantoor, de gemeenten en het CAK. Zorg leveren. De zorgprofessionals leveren conform de planning zorg aan de cliënt. Omdat het zorgarrangement uitgaat van het principe planning is realisatie wordt de duur van de geleverde zorg niet apart geregistreerd. Ook eenmalige, kleine wijzigingen die niet leiden tot een aanpassing van de basisplanning (bijvoorbeeld het leveren van 15 minuten extra zorg omdat iemand is gevallen) worden niet geregistreerd. Zorgevaluatie. Zorgregisseur en cliënt evalueren de geboden zorg. De evaluatie gaat over het nakomen van de afspraken uit het zorgplan, niet op het exact aantal geleverde minuten. Controle. Het zorgkantoor kan, aanvullend op de evaluatie, materiële controles en steekproeven houden om de daadwerkelijke levering van de verantwoorde zorg te controleren. Voor de controle maakt het zorgkantoor gebruik van de planningslijst. Werken met het zorgarrangement gaat uit van het feit dat de basisplanning gelijk is aan het zorgarrangement en daarmee aan de realisatie van zorg. Omdat eenmalige, kleine afwijkingen niet geregistreerd worden, is het niet mogelijk om de exact geleverde uren zorg te declareren en te verantwoorden. Gezien de wettelijke bepaling dat alleen de daadwerkelijk geleverde prestaties in rekening mogen worden gebracht, is het belangrijk dat het zorgarrangement een goede schatting geeft van de hoeveelheid zorg die daadwerkelijk geleverd wordt. Randvoorwaarde hiervoor is dat de zorgregisseur de nodige zorg bij aanvang van de cliëntrelatie goed in beeld brengt.

3 Heldere, strakke afspraken verlichten administratieve lasten Het zorgarrangement leidt tot minder administratieve lasten omdat: De afspraken die de zorgregisseur bij aanvang van de zorgverlening maakt, de handmatige registraties van zorgprofessionals vervangen. De back office niet langer belast is met het inkloppen van urenbriefjes voor verantwoording en verloning. De cliënt slechts één keer gevraagd wordt akkoord te gaan met de voorgestelde zorg en niet iedere week een handtekening hoeft te zetten. Het verschil in administratieve lasten van de oude en nieuwe manier van werken is groot. Enerzijds omdat Rivas Zorggroep niet geïnvesteerd had in een digitaal systeem en de tijd nog handmatig werd geschreven en verwerkt. Anderzijds omdat registratie op basis van het zorgarrangement de medewerkers van Rivas Zorggroep gedwongen heeft om uit het traditionele tijd-denken te stappen en meer gericht te zijn op het nakomen van afspraken. Hierdoor krijgt de kwaliteit van de zorg een impuls: cliënten krijgen zorg op afspraak wat betekent dat de cliënt de zorg op een afgesproken tijd ontvangt. De gevolgen van het zorgarrangement voor de zorgprofessional Het adagium planning is realisatie is met het zorgarrangement leidend in het werk van de zorgprofessionals. Zij ontvangen hun planning, leveren zorg conform de planning en registreren geen kleine, eenmalige afwijkingen. Aan het einde van de periode accorderen zij hun uren door in het dossier aan te geven zorg geleverd volgens plan. Alleen wanneer er sprake is van een structurele / grotere afwijking (bijvoorbeeld een zorgprofessional komt 2 of 3 weken opeenvolgend niet uit met de geplande uren of een cliënt verblijft voor een langere periode in het ziekenhuis) geeft de zorgprofessional de afwijkingen aan de zorgadministratie door. Met het wegvallen van de registratie van tijd (zowel wanneer er meer of minder zorg geleverd wordt), verdwijnt de relatie tussen productie en beloning: er is geen prikkel om meer tijd te besteden dan noodzakelijk en overwerk wordt niet meer betaald. De (interne) zorgevaluatie zorgt ervoor dat professionals ook niet gestimuleerd worden om minder zorg te leveren dan noodzakelijk: de kwaliteit van de zorg en het nakomen van individuele afspraken staat hierbij centraal. Door deze maatregelen verschuift de aandacht van tijd naar kwaliteit. Het zorgarrangement vraagt om andere competenties van zorgprofessionals en zorgregisseurs. De zorgregisseurs moeten indicaties vertalen naar realistische afspraken. In het begin werd zorg te ruim geschat waardoor afwijkingen van de planning leidden tot meer gedeclareerde dan geleverde uren. Uit een tweede evaluatie blijkt dat de werkwijze is verbeterd en dat geplande zorg overeenkomt met de geleverde zorg. Zorgprofessionals moeten afwijkingen die leiden tot aanpassingen in de basisplanning en het zorgarrangement (bijvoorbeeld ziekenhuisopname) eerder doorgeven aan de zorgadministratie. Alleen wanneer mutaties tijdig binnen zijn, geeft het zorgarrangement een realistisch beeld van de geleverde zorg en kan het dienen als declaratie- en verantwoordingsinstrument. De gevolgen van het zorgarrangement voor de zorgadministratie De zorgadministratie is niet langer belast met het inkloppen van tijdsregistraties. De tijd en zorgproducten (productiecijfers) worden geregistreerd op het moment dat het zorgarrangement wordt ingevoerd. De zorgadministratie gebruikt de productiecijfers voor de vierwekelijkse declaratie en verantwoording aan het zorgkantoor en het CAK. Om de cijfers actueel en nauwkeurig te houden, moet de zorgadministratie de arrangementen tijdig registreren en eventuele mutaties direct verwerken. Ook voor de salariëring van zorgprofessionals geldt planning is realisatie. Dit uitgangspunt maakt het voor de zorgadministratie mogelijk om de salarissen te baseren op dienstroosters in

4 plaats van individuele briefjes. Het uitbetalen van de salarissen loopt hierdoor gelijk aan de salariëring van de intramurale en ouderenverzorgers. Naast het verwerken van de bestede uren, is de zorgadministratie verantwoordelijk voor het maken van een sluitende planning. De gevolgen van het zorgarrangement voor het management Omdat de focus door het zorgarrangement verschuift van tijd naar kwaliteit, verandert ook de werkwijze en de focus van zorgmanagers. Zij besteden veel minder tijd aan het controleren en accorderen van urenbriefjes en sturen op het leveren van goede zorg. Zij beoordelen wijkverpleegkundigen op het afsluiten van het juiste contract (in tijd en in soort zorg) en uitvoerende medewerkers op het nakomen van gemaakte afspraken. Met deze focus draagt het management intensiever bij aan de doelstelling van Rivas Zorggroep om mensgerichte zorg in een gezonde omgeving te kunnen bieden. De voor- en nadelen van het zorgarrangement Het zorgarrangement vermindert de administratieve lasten van zorgprofessionals, zorgadministratie en cliënt. Doordat het uitgangspunt planning is realisatie leidend is in de verantwoording en declaratie van de uren, is het voor professionals niet meer nodig om (handmatig) uren te registreren. De keerzijde hiervan is dat de nieuwe manier van registreren op gespannen voet kan staan met de wettelijke bepaling dat alleen daadwerkelijk geleverde zorg gedeclareerd mag worden. Doordat Rivas Zorggroep alleen afwijkingen bijhoudt die leiden tot een aanpassing van de basisplanning, is er geen controle op kleine, eenmalige afwijkingen. Er blijft wel controle op repeterende of structurele afwijkingen. Omdat alleen afwijkingen die leiden tot een aanpassing in de planning leiden tot registratie van tijd, is het moeilijker te beoordelen door zorgkantoren en het CAK of de gedeclareerde tijd ook daadwerkelijk geleverd is. Het zorgarrangement draagt op lange termijn bij aan het betaalbaar en beheersbaar houden van de thuiszorg. Omdat er geen financiële prikkel meer is om meer tijd aan de cliënt te besteden dan gepland, voorkomt Rivas Zorggroep een opwaarts effect van de vraag naar zorg. Om de effecten van het zorgarrangement op de opwaartse druk van de zorg te kunnen vaststellen, monitoren Rivas Zorggroep en het zorgkantoor een aantal indicatoren (bijvoorbeeld de gemiddelde kosten per AWBZ-cliënt). Als de nieuwe werkwijze daadwerkelijk bijdraagt aan het betaalbaar en beheersbaar houden van de zorg, draagt het zorgarrangement bij aan het oplossen van de macro-ontwikkelingen van dreigende personeelstekorten en het beantwoorden van de sterk toenemende vraag naar zorg. Het feit dat Rivas Zorggroep nog niet geïnvesteerd had in digitalisering van de registratie, versterkt de voordelen van het zorgarrangement. De effecten van het zorgarrangement op de administratieve lasten van de zorgprofessional en de zorgadministratie zijn groter dan wanneer Rivas Zorggroep werkte met een gedigitaliseerd systeem. Voorbehoud bij de casusbeschrijving Op het moment van schrijven (juli 2011) is de door Rivas Zorggroep gewenste registratievorm nog in ontwikkeling en heeft daarmee een experimentele status. Nadat Rivas Zorggroep twee pilots heeft afgerond (juni 2010 en februari 2011), bespreekt zij nu met het zorgkantoor Waardenland en Midden Holland over de wijze waarop Rivas Zorggroep de bandbreedte van het zorgarrangement mag definiëren en invulling kan geven aan de rechtmatigheideisen. Om het zorgarrangement te kunnen gebruiken als registratievorm hebben het zorgkantoor, het ministerie van VWS en de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) voorwaarden gesteld. Zo is het van belang dat geen opwaartse druk ontstaat op de zorgaanspraken en moeten

5 afwijkingen van de zorgarrangementen geregistreerd worden. Dit mede om een juiste eigen bijdrage voor de cliënt te kunnen vaststellen. Indien Rivas Zorggroep hieraan voldoet kan de voorgestelde registratievorm (het zorgarrangement) naar verwachting vanaf medio 2012 in werking treden.