Informatiebijeenkomst Declareren AWBZ. Declareren op klantniveau mei/juni 2010

Transcriptie

1 Informatiebijeenkomst Declareren AWBZ Declareren op klantniveau mei/juni

2 Agenda Stand van zaken AW119 (Excel format) Declaratieproces AW319 (EI standaard) Randvoorwaarden voor succesvolle implementatie Landelijke planning EI declareren Tips voor een succesvolle implementatie Welke ondersteuning kunt u verwachten? Vragen 2

3 Doelstellingen bijeenkomst Informatieverstrekking over de implementatie en de ontwikkelingen met betrekking tot declareren op klantniveau. Uitwisselen van ervaringen tot nu toe (AW119) en met het oog op de toekomst (AW319 & AW320). 3

4 Achtergrond Brief Zeker van Zorg, nu en straks 13 juni 08 Uitvoeringsstructuur van instellingsbudgettering naar klantvolgende bekostiging Operationalisering van het declareren (het 'hoe') ligt bij direct betrokken partijen 4

5 AW119 Excel format 5

6 Huidige resultaten AW 119 (Excel) LANDELIJKE SITUATIE: Over de periode juli 2009 t/m december 2009: heeft in totaal 62% van de zorgaanbieders 1x aangeleverd Ongeveer 30% van de zorgaanbieders heeft meer dan 1 x aangeleverd. Over januari 2010 heeft 37% van de aanbieders aangeleverd, waarvan 88% tijdig UVIT: Over de periode juli 2009 t/m december 2009: heeft in totaal 16% van de zorgaanbieders 1x aangeleverd Ongeveer 35% van de zorgaanbieders heeft meer dan 1 x aangeleverd. Over januari 2010 heeft 53% van de aanbieders aangeleverd, waarvan 18% tijdig Advies: DOE ERVARING OP -> GA AAN DE SLAG!!! 6

7 Ervaringen Zorgaanbieders wachten op softwareleveranciers (komt er wel een AW119 uitlevering?) Status? Verschil in interpretatie van de AW119 standaard Nieuwe versies van Vektis standaard UITVAL Aanpassingen benodigd aan kant zorgkantoor en softwareleverancier ZA Vereist landelijk uniforme interpretatie Vereist landelijk uniforme implementatie Zorgkantoor past datumveldprobleem aan Ook last van interpretaties AZR standaard Arbitrage door CVZ 7

8 Toekomst AW119 Verdwijnt Excel als de AW319 in gaat? Waarom moet ik nog tijd steken in de AW119? Hoe zit het met het sanctiebeleid van de NZa? Ongeacht de standaard, het declareren op klantniveau vereist dat u ervaring opdoet met het indienen van declaraties op klantniveau. Dit vereist een organisatie aan aanbiederskant die is ingericht op het verstrekken van de benodigde informatie voor het declaratiebericht alsmede het op orde hebben van AZR (uw machtigingen - systeem om rechtmatig zorg te leveren). 8

9 Toekomst AW119 (vervolg) Doe ervaring op Het is geen verloren tijd die u hier in stopt! Nu kent dit nog geen financiële consequenties! Stimuleringsbeleid in de maak bij zorgkantoren Declareren komt ipv de huidige productiemonitor en wordt de nieuwe prestatie-indicator in het contract zorgaanbieder-zorgkantoor Verwachte implementatie stimuleringsbeleid tweede helft 2010 op basis van de ervaringen begin 2010 Start klein en start nu Let op: met terugwerkende kracht (indien nodig) vanaf 1 januari jl. 9

10 AW319 (EI standaard declareren op klantniveau) 10

11 Landelijke projectorganisatie Declareren AWBZ zorg Stuurgroep declareren (VWS, ZN, Zorgbranches) Landelijke projectgroep declareren (VWS, ZN, Zorgbranches) Programmateam (AWBZ ketenpartijen) Klankbord groep Declareren Ontwikkelen EI Betaalproces Softwaretest Testen Keten-test Overleg swleveranciers Oplossen Issues Context-issues: - bevoorschotten; - handhaven; - bepalen eigenbijdrage; - afstemmen AZR Monitoren Excelformat Ontwerp AGB TOG Controles 11

12 Werkwijze Landelijk project Declareren AWBZ zorg Specificatiefase Bouwen & Testen Ketentesten & Uitrollen Procesmodel Bedrijfsregels EI standaard Informatie bijeenkomsten Software ontwikkeling Testen Aansluiten en uitrollen 12

13 Landelijke Planning 13

14 Landelijke Mijlpalen Procesbeschrijvingen Administratie declaratieproces gereed Informatie Informatie Ontvangst op orde bijeenkomsten bijeenkomsten informatieset ZA VECOZO Opleiden 1/3 1/4 1/5 1/6 1/7 1/8 1/9 1/10 1/11 1/12 jan 11 Vrijgave EI standaard Start softwarebouw Onderhoud EI standaard Start softwaretesten Start ketentesten Onderhoud EI standaard Uitfaseren Excel & infaserennieuwe software 14

15 Declaratieproces AW319 15

16 Ketenbreed heeft de ontwikkeling van het proces Declareren AWBZ zorg plaatsgevonden Klant Indicatiesteller Zorgverzekeraar Zorgaanbieder Zorgverzekeraar* Zorgaanbieder VECOZO Zorgverzekeraar Zorgverzekeraar VECOZO Zorgaanbieder Zorgaanbieder Zorgverzekeraar 8. Achteraf controles *Uitvoering in 2011 door het CAK namens verzekeraar 16

17 Belangrijkste punten van het Procesmodel en bedrijfsregels Declareren per klant per periode (per 4 weken of per maand) Externe integratie standaard (EI): Declaratiebericht AW319 Retourbericht AW320 Declareren via declaratieportaal VECOZO met digitale certificaten (één portaal voor alle communicatie tussen zorgkantoren en zorgaanbieders te benaderen met een apart certificaat voor digitaal declareren) Onderscheid tussen koepel individuele instelling 17

18 De volgende beleidsregels vormen de basis voor declareren op klantniveau Beleidsregel NZa Omschrijving CA/NR CA/NR VA/NR CA-367 CA-395 CA-374 CA CA CA-406 Declaratie AWBZ zorg Administratieve Organisatie en Interne Controle AWBZ zorgaanbieders 1 Controle en Administratie AWBZ verzekeraars Aanvaardbare kosten AWBZ Prestatiebeschrijvingen en tarieven ZZP Volledig pakket thuis Extramurale zorg Prestatiebeschrijvingen extramurale zorg Prestatiebeschrijvingen en tarieven dagbesteding en vervoer AWBZ Aangevuld met de richtlijnen voortkomend uit NZa factsheets 1 Vanwege het voorgenomen besluit van de NZa om deze regeling af te schaffen, wordt op brancheniveau gewerkt aan convenanten 2 In het perspectief van opmerkingen m.b.t. extramurale zorg 18

19 Welke zorg declareert u op klantniveau? Totale AWBZ kosten Aanvaardbare kosten NZa beleidsregels 2010; CA-367 Bovenbudgettaire Besluit zorgaanspraken AWBZ. PGB Persoonsgebonden Budget Intramuraal Extramuraal Kapitaallasten Overig Toelichting: Intramuraal per 1 januari 2011 Extramuraal per 1 januari 2011 mag, niet verplicht Declareren volgens EI standaard Nota bene: De EI standaard is geschikt / voorbereid op gebruik voor extramurale zorg 19

20 Stapsgewijs het declaratieproces Zorgaanbieder maakt declaratiebericht aan op basis van zorgadministratie 20

21 Stapsgewijs het declaratieproces Zorgaanbieder maakt declaratiebericht aan op basis van zorgadministratie Zorgaanbieder biedt declaratie aan op Declaratieportaal VECOZO -Direct inloggen op website VECOZO (apart certificaat) -Inloggen op achtergrond door administratieve systeem (via webservice) Het Declaratieportaal van VECOZO beschikt over een validatiemodule. U kunt hiermee uw productiebestanden vooraf valideren. Op basis van de validatieresultatenkunt u noodzakelijke aanpassingen maken. Het gecorrigeerde declaratiebestand kan vervolgens voor verwerking worden aangeboden (mogelijkheid tot technisch testen) 21

22 Stapsgewijs het declaratieproces Zorgaanbieder maakt declaratiebericht aan op basis van zorgadministratie Zorgaanbieder biedt declaratie aan op Declaratieportaal VECOZO VECOZO voert technische controles uit 22

23 Stapsgewijs het declaratieproces Zorgaanbieder maakt declaratiebericht aan op basis van zorgadministratie Zorgaanbieder biedt declaratie aan op Declaratieportaal VECOZO VECOZO voert technische controles uit Bestand technisch goed -> doorsturen naar zorgkantoor Bestand technisch fout -> retourbericht naar zorgaanbieder 23

24 Stapsgewijs het declaratieproces Zorgkantoor voert inhoudelijke controles uit: Geldige toewijzing Overeenkomst Tarief Zorgkantoor maakt retourbericht aan Alleen afgekeurdedeclaratieregels met toelichting ( retourcodes ) 24

25 Stapsgewijs het declaratieproces Zorgkantoor voert inhoudelijke controles uit Zorgkantoor maakt retourbericht aan Voor een volledig goedgekeurd bericht énvoor afgekeurde regels binnen een declaratie. Zorgkantoor zendt retourbericht voor zorgaanbieder toe aan VECOZO 25

26 Stapsgewijs het declaratieproces Zorgkantoor voert inhoudelijke controles uit Zorgkantoor maakt retourbericht aan Zorgkantoor zendt retourbericht voor zorgaanbieder toe aan VECOZO VECOZO zet bestand (retourbericht) klaar voor ophalen door zorgaanbieder of indien software dit ondersteunt, wordt retourbericht automatisch (via een zgn. webservice) bij zorgaanbieder achtergelaten 26

27 Stapsgewijs het declaratieproces Zorgaanbieder kan bestand ophalen, inlezen en verwerken in administratie 27

28 Stapsgewijs het declaratieproces Zorgaanbieder kan bestand ophalen, inlezen en verwerken in administratie Zorgaanbieder maakt correcties aan (op basis van de retourcodes)in administratie, maakt nieuw bestand met de aangepaste declaratieregels aan en biedt opnieuw aangepaste declaratieregels aan Correcties mogen pas worden ingediend als een retourbericht is ontvangen Credit mag pas ingediend worden als de betreffende debetregel akkoord is 28

29 Stapsgewijs het declaratieproces Zorgaanbieder kan bestand ophalen, inlezen en verwerken in administratie Zorgaanbieder maakt correcties aan (op basis van de retourcodes)in administratie, maakt nieuw bestand met de aangepaste declaratieregels aan en biedt opnieuw aangepaste declaratieregels aan Proces herhaalt zich vanaf stap 2 29

30 Randvoorwaarden voor succesvolle implementatie 30

31 Oplossen openstaande procesmatige punten Uitgangspunt m.b.t. termijnen voor aanlevering, verwerking en betaling van declaraties Frequentie van het indienen declaraties Wijze van koppeling declaratieproces aan bevoorschotting- en betaalproces bij CAK Nadere detaillering van creditering Nadere detaillering van inhoudelijke controles ZN zal in samenwerking met de zorgbranches nadere richtlijnen en uitgangspunten voor de bovenstaande punten uitwerken, waarbij uniformiteit wordt nagestreefd 31

32 Oplossen van issues noodzakelijk Issue (voorbeelden) Bureau Jeugdzorg is niet aangesloten op AZR, maar klant beschikt wel over indicatie Geen indicatie/zorgtoewijzing ontvangen, wel zelfscore HHM Wat te doen indien ZTW afwijkt van de zelfscore HHM? Partneropname met voortgezet verblijf als partner is overleden. Uit fase 1 toelichting is niet duidelijk welke prestatiecode hiervoor gebruikt kan worden. Omschrijving Klanten geïndiceerd door bureaujeugdzorg hebben vaak geen indicatie in AZR maar op papier. De oorzaak is dat Bureau Jeugdzorg niet is aangesloten op AZR Hoe kan de ZZP declaratie worden gecontroleerd van klanten met een functiegerichte indicatie (dus geen indicatie in ZZP)? Wat te doen indien de ZZP in de Zorgtoewijzing afwijkt van de ZZP zelfscore in het ZZPregistratieprogramma? Casus bestaat uit drie deelvragen: 1- Welke prestatie mag er worden gedeclareerd bij partneropname? 2- Hoe gaan we om met het gegeven dat deze partners geen zorgtoewijzing hebben? 3- Wat is het gevolg als de echtegenoot (met de indicatie) van de partner is overleden? 32

33 Oplossen van issues noodzakelijk Issue (voorbeelden) Herindicatie is niet tijdig aanwezig Hoe dient crisisopvang gedeclareerd te worden? Tijdelijk verblijf in een andere AWBZ instelling. De primaire instelling houdt dan een kamer vrij tijdens de afwezigheid van een klant. Klant in zorg overleden voordat indicatie gesteld is. Dagbesteding in verschillende categorieën. Zware, midden en lichte begeleiding. Omschrijving Hoe kan gedeclareerd worden voor een klant waarvan de indicatie nog niet in AZR staat? De prestatie crisisopvang geldt zowel voor dagen dat er een klant aanwezig is op het crisisbed, als voor de dagen dat er geen klant aanwezig is. Dient dit via de nacalculatie gedeclareerd te worden of op een andere wijze? Een klant die vanuit een verzorgingshuis tijdelijk naar een verpleeghuis gaat op basis van een geldige indicatie voor het verpleeghuis. Het verzorgingshuis mag echter blijven declareren. De registratie in AZR en het declaratieverkeer wijkt af. Ook moet de maximale duur van doordeclareren bepaald worden. Mag de zorg gedeclareerd worden? Zo ja, hoe? En hoe te controleren? Bij zware, midden en lichte begeleiding is de groepsgrootte een onderwerp. Maar niet in AZR. Hoe moet dit verschil gedeclareerd worden? 33

34 Oplossen van issues noodzakelijk Issue (voorbeelden) Omschrijving Wisselende frequentie van zorg Het zorgtoewijzingsproces in relatie tot declaratie en instellingssectorvreemd. Hoe mutatiedagen declareren bij overlijden of verhuizen ivm ontbrekende toewijzing(v&v). Hoe dient dit gedeclareerd te worden? Onregelmatige frequentie van zorggebruik t.o.v. toegewezen zorg. Bv: 2 x per week toegewezen, maar wisselend verbruik over de weken. Wanneer en onder welke voorwaarden mag een aanbieder sector- of instellingsvreemde ZZP s declareren? Hoe mutatiedagen declareren bij bijvoorbeeld overlijden of verhuizen (V&V). Zijn deze gekoppeld aan een klant? De niet geïndiceerde partner blijft langer op een twee-persoonskamer terwijl de geïndiceerde partner overleden is (alleen verblijfscomponent?) Deze issues worden in het project één voor één afgehandeld, waarbij zorgkantoren en zorginstellingen gezamenlijk oplossingen opstellen. De volledige lijst met issues en oplossingen is beschikbaar via 34

35 Succesvolle implementatie vereist verder: Uniforme wijze van controle door zorgkantoren Zorgkantoren maken afspraken over mn. inhoudelijke controles Goede communicatie en afstemming tussen zorgaanbieders en zorgkantoor Goede afstemming met softwareleveranciers Realistische planning Goede inzet en betrokkenheid van zorgaanbieders en zorgkantoren AZR op orde 35

36 Hoe zit het met AZR 3.0? Bedoeld ter verdere uniformering van de processen van zorgtoewijzing en AZR landelijk Specificaties zijn gereed. Ketenpartners en hun softwareleveranciers kunnen gaan bouwen. AZR 3.0 lost een aantal issues inzake declareren op, te weten: Niet geïndiceerde partner (ZZP 0) Samenloop verpleeg-verzorgingshuis Gebouwd in ZZP termen (geen zelfscores meer) Ruimte voor BJZ indicaties VWS heeft 19 mei jl. een uitspraak gedaan over de volgorde van implementatie: eerst de AW319 en daarna AZR

37 Samenloop AZR 3.0 en declareren Implementatie AZR 3.0 bij CIZ en zorgkantoren Implementatie AZR 3.0 bij zorgaanbieders jan 12 Implementatie AW 319 Inclusief minimale controleset Conversieperiode AZR 2.2 naar AZR 3.0 Implementatie AW319 met uitgebreide controleset Implementatie declareren op klantniveau Extramuraal Afschaffen Bevoorschotting en Betalen op basis declaratie op klantniveau 37

38 Declareren en Eigen Bijdrage Inning van eigen bijdrage intramurale zorg Eigen bijdrage en Declareren zijn twee aparte processen Een wijziging van het proces van de inning van de eigen bijdrage voor de intramurale zorg wordt pas door VWS en branchepartijen overwogen nadat het declaratieproces zich heeft bewezen 38

39 Vooruitblik VWS geeft aan dat in elk geval tot en met 2011 bevoorschotting niet vervalt. Momenteel is wel in onderzoek op welke wijze deelname en aanlevering kan worden gestimuleerd De NZa geeft aan dat zij op korte termijn geen beleidsregel voor het declareren op klantniveau voor extramurale zorg gaat opstellen. Declareren op klantniveau mag daarmee wel per 1 januari 2011, maar is niet verplicht. Focus UVIT ligt nu op de intramurale zorg. Landelijk vindt thans overleg plaats over de wijze van stimulering van Excel gebruik, waarbij gedacht wordt aan een financiële prikkel (stimuleringbeleid). 39

40 Tips voor een succesvolle implementatie 40

41 Tips voor een succesvolle implementatie (1/2) Starten met aanpassingen in uw eigen organisatie: Uw zorgadministratie (AZR en financiën) op orde brengen Uw declaratie- en facturatieprocessen (incl. correcties) ontwerpen, beschrijven en implementeren Uw medewerkers opleiden Starten met het maken van afspraken met uw softwareleverancier over: Gewenste oplever- en implementatiedatum van uw nieuwe software Het gezamenlijk testen van uw nieuwe software Indien u geen eigen software heeft, kijk wat er op de markt te koop is om toch aan uw verplichting te voldoen (eigen software kopen of invoeren via speciale module) Ons advies: stel deze werkzaamheden niet uit, wat nu kan, ook nu direct oppakken!! 41

42 Tips voor een succesvolle implementatie (2/2) Reageer snel op informatieset voor VECOZO certificaten: U ontvangt in augustus een informatieset van VECOZO Retourneer de aanvraag uiterlijk binnen 4 weken Zorg voor een goede testomgeving om het declaratieproces te testen en probeer duidelijke afspraken hierover te maken met uw softwareleverancier Trek tijdig aan de bel als u tegen problemen aanloopt. Meld dit bij uw zorgkantoor en/of brancheorganisatie Het is uw verantwoordelijkheid dat u vanaf 1 januari 2011 op basis van de volwaardige declaratiestandaard kunt declareren 42

43 Welke ondersteuning kunt u verwachten? 43

44 De taken en verantwoordelijkheden van landelijke partijen Vektis VECOZO CAK Beheer van EI standaard AW319 / AW320 Faciliteren van testportaal voor testbestanden Autenticeren(identificeren) van gebruikers met certificaten Doorgeven en technisch controleren van declaratieberichten en retourberichten Uitbetaling bevoorschotting / declaraties ZN Branches zorg Vertegenwoordiging van zorgkantoren/verzekeraars voor o.a. algemene procesmatige afspraken en beleid Vertegenwoordiging van zorgaanbieders voor o.a. algemene procesmatige afspraken en beleid 44

45 Ondersteuning door middel van: Informatiebijeenkomsten voor: Zorgaanbieders Softwareleveranciers Inrichting van diverse helpdesks Projectsite ( Opleiding Als u behoefte heeft aan een e-learning module, dan horen wij dat graag, zodat hiervoor eventueel landelijk een module kan worden ontwikkeld voor het uitleggen van de proceswijzigingen en werkwijze 45

46 Wie is bereikbaar voor ondersteuning? Ondersteuning Voor vragen over: Hoe bereikbaar? Helpdesk Vektis Specificaties EI standaard Helpdesk VECOZO Aanvragen certificaten Problemen met aansluiting of testen Helpdesk algemeen: Helpdesk AWBZ: tel.nr. volgt Landelijke projectsite Uw branche Helpdesk digitaal declareren bij uw zorgkantoor Algemene informatie Beleidsmatige en projectmatige vragen Beleidsmatig Projectmatig Inhoudelijke vragen over uw declaratie Testafspraken Gebruikelijke contactinformatie Tel.nr:

47 Vragen? 47

48 Dank voor uw aandacht en succes met de implementatie! 48