2014 VAPH RICHTLIJNEN ISIS Versie 1.00 Handleiding ISIS versie 1.00 Pagina 1
Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Verschil tussen oude module ppr en webapplicatie ISIS... 5 2.1 Oude module ppr (even opfrissen)... 5 2.2 ISIS : verduidelijking... 6 3 Handleiding schermen ISIS...9 3.1 Login scherm ISIS...9 3.2 Startscherm ISIS...10 3.3 Contracten in ISIS...11 3.4 Contract toevoegen...12 Handleiding ISIS versie 1.00 Pagina 2
1 Inleiding Deze handleiding is zowel voor de voorzieningen met een automatiseerder en/of sociaal secretariaat als voor webgebruikers van toepassing. Eerste fase : opstart ISIS 01/04/2014 Op 01/04/2014 is ISIS (ter vervanging van de oude module ppr) van start gegaan. De centrale ppr-module werd vervangen door een verwerking binnen een webapplicatie. Het emailverkeer om de verwerkingen ppr te laten doorgaan wordt vanaf nu afgeschaft. Registraties in ppr (en verwerking) of berekeningen van ancienniteiten (ancienniteitsfiches) worden dus niet meer via email naar of via het systeem doorgegeven. Concreet betekent dit dat u geen gegevens naar ppr@vaph.be meer zal kunnen exporteren en u geen verwerking hiervan zal ontvangen. Registraties in ppr (en verwerking) of berekeningen van ancienniteiten (ancienniteitsfiches) worden dus niet meer via email naar of via het systeem doorgegeven. De oude berekeningsmodule van ancienniteiten door het VAPH wordt vervangen door rechtstreekse input van de ancienniteit door de voorzieningen. Registraties gebeuren vanaf 01/04/2014 in de databank van ISIS. Dit kan door de subsidie-eenheid zelf of door sociaal secretatriaat en/of automatiseerder. Indien u kiest om als subsidie-eenheid zelf de registraties te doen vanaf 01/04/2014, hou er dan rekening mee dat indien u in latere fase overschakelt naar sociaal secretariaat of automatiseerder, de eigen input kan/zal overschreven worden. U zal verder via uw sociaal secretariaat of automatiseerder op de hoogte gebracht worden over de timing. In deze handleiding vindt u meer gedetailleerde uitleg. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben kan u ons bereiken op : Telefoonnummer: dienst PGM Karin Van Keer : 02/225.84.81 Ingrid Redant : 02/225.86.67 Diensthoofd PGM : Liesbeth Peeters : 02/225.85.27 Emailadres : personeelsregistratie@vaph.be (algemeen emailadres dienst PGM) Handleiding ISIS versie 1.00 Pagina 3
Tweede fase : Gemoderniseerd voorschottensysteem : berekening maandelijkse voorschotten in ISIS (voorzien 01/01/2015) Meer details hoe de berekening van de maandelijkse voorschotten in ISIS zal verlopen volgen nog in de loop van 2014. Derde fase : afrekeningen Momenteel zit het luik afrekeningen volop in een analyse op het VAPH, hiertoe zal in latere fase verder gecommuniceerd worden. Handleiding ISIS versie 1.00 Pagina 4
Met ISIS opteren we voor een registratie aangepast aan de zorgvernieuwing, dit betekent een sterke vereenvoudiging van de registratie van de personeelsgegevens.om deze vereenvoudiging te verduidelijken, vergelijken we de registratie in ISIS met de registratie in de oude (afgeschafte) module ppr : 2. Verschil tussen oude module ppr en webapplicatie ISIS : 2.1 Oude module PPR (even opfrissen): Sinds 01/01/2000 gebeurde de registratie van (semi)-residentiële voorzieningen per afdeling met uitzondering van ambulante diensten. Het ingeven en doorsturen van gegevens gebeurde via lokale module ppr of via automatiseerder. Na export vanuit de voorziening waren deze gegevens beschikbaar voor het VAPH in een centrale module ppr. Onderstaande gegevens werden geregistreerd : Personaliagegevens : Rijksregisternummer Naam Diploma Contract : Begin- en einddatum Functiecode Afdeling Prestatiebreuk Statuut Reden van aanwerving : 6 categorieën en 31 karakteristieken Handleiding ISIS versie 1.00 Pagina 5
Attesten : Historiek van vorige tewerkstelling Berekening van de ancienniteiten : Bij nieuwe indiensttreding of functiewijziging Werkwijze (berekening door functionele dienst ancienniteiten op het VAPH): --) Door check diploma reglementaire vereisten functie opgegeven in module ppr --) Semi-automatische berekening via centrale module VAPH --) Versturen van ancienniteitsfiches naar voorziening --) Uitzondering : ambulante ancienniteitsberekeningen niet via module ppr. Handleiding ISIS versie 1.00 Pagina 6
2.2 ISIS : ISIS = webapplicatie die verder reikt dan registratie personeelsgegevens en ancienniteitsberekening. Ter verduidelijking geven we hier de basisprincipes van ISIS mee. ISIS WEBAPPLICATIE PPR 1.REGISTRATIE PERSONEEL EN PUNTENOMZETTING 2.VOORSCHOTTENBEREKENING 3. ONDERSTEUNENDE ROL 4. RAPPORTERENDE ROL VOOR VOORZIENINGEN EN FUNCTIONELE DIENST PGM 1.Registratie personeel en puntenomzetting : Vanaf 01/04/2014 registratie personeelsgegevens van (semi)-residentiële voorzieningen én ambulante voorzieningen voor opvang, behandeling en begeleiding van personen met een handicap. Nieuw is de registratie van de ambulante voorzieningen, wat in de oude module ppr niet mogelijk was. Vereenvoudigde registratie : Geen onderscheid meer tussen D, A of B contracten, enkel nog VAPH gesubsidieerd personeel. Contractlijnen : 1 contractlijn per persoon per functiecode. Ancienniteit en diploma : Geen automatische berekeningen en controles meer door het VAPH. Puntenomzetting : In ISIS wordt aan elke contractlijn een puntenomzetting gekoppeld. Handleiding ISIS versie 1.00 Pagina 7
2. Voorschottenberekening : Voor de residentiële sector zijn de voorschotten in het oude systeem gebaseerd op het laatste definitieve dagprijsdossier. De ambulante sector krijgt voorschotten gebaseerd op de actuele personeelsbezetting. In ISIS kiezen we voor een maandelijks voorschot op basis van de ancienniteit, functie en prestatie-eenheid. Het werken met prestatie-eenheid is een belangrijke schakel in bepalen van de voorschotten. Reden hiervoor is dat in de praktijk de meeste personeelsleden minder werken dan de in hun contract vermelde prestatiebreuk. Om een accurate voorschottenberekening te genereren nemen we als basis dus de prestatie-eenheid ipv de prestatiebreuk. 3. Ondersteunende rol : Onder ondersteunde rol verstaan we de richtlijnen en hulpmiddelen die het VAPH aanbiedt aan de voorziening om zelf de correcte ancienniteit te genereren. Aan de hand van de omzendbrief van 30.01.2014 kan de subsidie-eenheid de juiste ancienniteit bepalen. Uiteraard blijft de functionele dienst PGM ter beschikking voor eventuele vragen. Om de subsidie-eenheid te helpen bij het correct inschatten van een ancienniteit, tewerkstellingsattest of diploma, zullen er op termijn steekproeven gedaan worden op de ingave van de ancienniteit in ISIS. 4. Rapporterende rol voor voorzieningen en functionele dienst PGM : Voorzieningen zijn vragende partij voor rapportering. Het maakt het voor hen ook gemakkelijker om een historiek bij te houden of een groepering te maken bijvoorbeeld per functie, per prestatieduur Reeds bij de lancering van de oude module ppr in 2000 was hier al vraag naar. Met ISIS wordt er tegemoet gekomen aan de rapporteringsbehoeften van de voorzieningen. Deze mogelijkheden worden nog verder uitgebouwd. Handleiding ISIS versie 1.00 Pagina 8
3. Handleiding schermen in ISIS 3.1 Login scherm Inloggen gebeurt als volgt : Gebruikersnaam :Typ SE en dan uw nummer van subsidie-eenheid in. Dit nummer werd/wordt u toegewezen door het VAPH. Wachtwoord : Het wachtwoord werd/wordt u door het VAPH toegewezen. Klik op Inloggen Handleiding ISIS versie 1.00 Pagina 9
3.2 Startscherm ISIS Selecteer rol : in de subsidieerbare eenheid kunnen er rollen toebedeeld worden, zodat de SE intern bevoegdheden kan doorgeven aan de personen die ISIS zullen gebruiken. Mijn taken : vanuit het VAPH kan er een taak naar de voorziening toe bedeeld worden, dit kan gaan om een steekproef maar ook om een bevraging. Hier heeft de voorziening een overzicht van de taken. Dit veld wordt nog verder uitgebouwd. Mijn acties : Momenteel is enkel het veld contracten actief Contracten Zoek contracten : klik op dit veld als u een werknemer en contract wenst toe te voegen. Handleiding ISIS versie 1.00 Pagina 10
3.3 Contracten in ISIS Voorbeeld : Filter : U kan per jaar en per maand filteren op de contracten in ISIS Kies voor contract toevoegen indien u een contract voor een werknemer wenst toe te voegen. Handleiding ISIS versie 1.00 Pagina 11
3.4 Contract toevoegen Werknemer : Rijksregisternummer, naam en voornaam : verplicht veld Prestatiebreuk : dit veld zal bij een volgende Contractgegevens : oplevering van ISIS verwijderd worden Begindatum : verplicht veld Einddatum : optioneel Functie : pop up scherm met overzicht van alle functiecodes+functieomschrijving, verplicht veld Ancienniteiten : Jaar + Maand : indien u geen ancienniteit invult, neemt ISIS automatisch o jaar en o maand als ancienniteit aan. U geeft de ancienniteit in die van toepassing is op de begindatum van dit contract. Klik op bewaren indien u dit contract wil bewaren. Klik op verwijderen indien u dit contract niet wenst te bewaren. Handleiding ISIS versie 1.00 Pagina 12
Handleiding ISIS versie 1.00 Pagina 13