INDEX Wat heeft deze versie te bieden? --------------------------------------------------------------------------- 2 Activeren van backorders klanten -------------------------------------------------------------------------- 2 Overzicht backorder klant aanmaken ----------------------------------------------------------------------- 4 De 3 mogelijkheden voor Voorstel Bestelling ------------------------------------------------------------- 7 Backorders klanten per document --------------------------------------------------------------------------- 8 Backorders klanten vanuit artikelscherm ------------------------------------------------------------------- 9 Backorders klanten scherm --------------------------------------------------------------------------------- 10 Opmerkingen ------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 1/12
Backorders klanten Vanaf Flexigar2000 versie 4.12.26 is de nieuwe versie van backorders klanten operationeel. Wat heeft deze versie te bieden? Gebruikte artikels waarvan de stock 0 is of er minder in stock zijn dan het ingebrachte aantal kunnen in backorder gezet worden. Op het document verschijnt het werkelijk voorhanden aantal of 0. Men heeft de mogelijkheid om te zoeken wat er in backorder staat voor een klant op klant of op plaat / chassisnummer. Via het artikelscherm kan men ook te weten komen voor welke klant er een backorder bestaat voor het gekozen artikel. Bij het openen of aanmaken van een nieuw document wordt een melding gegeven welke onderdelen in backorder zijn. Ook is het mogelijk om een lijst te drukken van de backorders, allemaal of voor een bepaalde klant. Activeren van backorders klanten Ga in Flexigar2000 naar het parameterscherm van de werkorders, onder Werkorders Facturatie / Parameters / Werkorders Facturen. Op het tabblad Documenten moet het volgende aangevinkt zijn: Hoeveelheid 0 aanvaarden Controle stock In bestelling plaatsen Indien 1 van deze drie niet aangevinkt is, zal het backorder-klanten systeem niet werken! Kies nu op dit scherm het tabblad Diversen. 2/12
Op dit tabblad vindt u de checkbox Backorders klanten beheren met daaronder de lijst mogelijke documenten. Wanneer u wenst te werken met backorders klanten is het niet voldoende om Backorders klanten beheren aan te vinken. U moet ook aangeven met welke documenten u deze functie wil gebruiken. Geen enkel documenttype aanduiden, komt overeen met het niet beheren van de backorders klanten! U merkt dat de documenttypes factuur creditnota waarborg interne factuur en proforma factuur niet voorkomen in deze lijst. Deze documentsoorten zijn gekoppeld aan de checkbox Backorders klanten beheren en worden automatisch op- of afgezet samen met deze checkbox. Multisite In het geval van een multisite-gebruiker is deze parameter site-afhankelijk. Dit wil zeggen dat u voor elke gewenste site deze parameter kan instellen. Het is mogelijk om verschillende documenttypes aan te duiden voor verschillende sites. 3/12
Overzicht backorder klant aanmaken Hieronder volgt een kort overzicht van hoe u een backorder klant kan aanmaken. Om een backorder klant aan te maken, dient u een artikel te gebruiken dat u niet meer in stock heeft, of waarvan u er meer verkoopt dan er in stock zijn. Als voorbeeld gaan we een werkorder maken (in de veronderstelling dat u de parameter Backorders klanten beheren heeft aangevinkt) EN dat het documenttype Werkorders eveneens is aangevinkt. Wanneer u op dit werkorder een artikel plaatst waarvan er te weinig in stock zijn (het aantal in stock is kleiner dan het aantal op het document), verschijnt er volgende bekende vraag: Indien u op deze vraag Neen antwoordt, zal het artikel toch blijven staan op het document. U kan ongehinderd verder werken. Maar er zal natuurlijk geen backorder klant aangemaakt worden. Als u Ja antwoordt, verschijnt er weer een bekend scherm. Ook dit scherm werkt nog steeds zoals voorheen. U heeft 3 mogelijkheden (slechts 2 mogelijkheden indien er geen voorstel bestellingen bestaat): Toevoegen aan een bestaand voorstel bestellingen Plaatsen op volgend automatisch voorstel Nieuw voorstel spoedbestelling aanmaken Stel dat we het artikel willen toevoegen aan een bestaand voorstel (in ons voorbeeld voorstel nr. 3207). Selecteer Toevoegen aan de aangeduide REEDS BESTAANDE voorstel bestelling en geef het gewenste voorstel aan. Klik dan op V. De volgende boodschap verschijnt: 4/12
Let wel dat de hoeveelheid kan verschillen. Het artikel staat nog niet op een bestelling, maar wel op ons gekozen voorstel bestelling. Maar het staat eveneens als een backorder klant. De ingebrachte hoeveelheid wordt op 0 ( nul ) gezet (of op de hoeveelheid die nog voorhanden was). Als u nu in het detail van het document helemaal naar rechts gaat zien, in de kolom met als titel Interne opmerking, zal u het volgende zien staan: Deze lijn staat op een voorstel bestelling, het nummer van het voorstel verschijnt tussen haken. Valideer nu het document en sluit het documentscherm. Ga naar Magazijn / Bestellingen / Backorders klanten. Dit scherm toont een overzicht van alle backorders klanten. In de lijst ziet u het document, de klant en chassisnummer en natuurlijk ook het artikel en het aantal. Maar ook het eventuele voorstelnummer en/of bestellingnummer waarop deze backorder klant staat. Bovenaan het scherm is een filter waarmee u de huidige lijst kunt filteren (zie verder om de lijst te filteren). 5/12
In die lijst vindt u ons artikel terug op voorstelnummer 3207. Sluit nu dit scherm en open het zopas aangemaakte document. Het volgende scherm komt op: Hieraan kunt u zien dat voor dit document een backorder klant bestaat. Dit scherm kan u ook zien vanuit het document via het menu Werkorders / Backorders klanten. 6/12
De 3 mogelijkheden voor Voorstel bestelling Nu dat we een kort overzicht hebben gegeven over hoe een backorder klant aangemaakt wordt, gaan we meer in detail zien hoe dit werkt. Nadat u Ja heeft geantwoord op de vraag In bestelling plaatsen?, krijgt u het scherm met de 3 mogelijkheden: Toevoegen aan een bestaand voorstel bestellingen Plaatsen op volgend automatisch voorstel Nieuw voorstel spoedbestelling aanmaken Toevoegen aan een bestaand voorstel bestellingen Een lijn wordt toegevoegd aan het gekozen voorstel, en een lijn wordt aangemaakt in de lijst met backorders klanten. Op het detail van het document verschijnt onder de kolom Interne opmerking de volgende melding: Voorstel bestelling / Proposition commande [x] waarbij x het nummer is van het voorstel. Als u gaat kijken naar het betrokken voorstel Magazijn / Bestellingen / wijzig voorstel manuele bestelling, zal u onderaan het detail de lijn vinden met het betrokken artikel. Op diezelfde lijn zal u ook onder de kolom Memo de klantnaam vinden en onder de kolom Chassisnummer het chassisnummer. Plaatsen op volgend automatisch voorstel Deze optie kiezen, zal het gekozen artikel toevoegen aan de lijst Toevoegen aan volgend voorstel onder Magazijn / Bestellingen / Toe te voegen aan voorstel. In het detail van het document zal in de kolom Interne opmerking de tekst Op volgende automatische stockbestelling verschijnen. In de lijst backorders klanten zullen de kolommen Voorstel en Bestel natuurlijk blanco zijn. Nieuw voorstel spoedbestelling aanmaken Bij deze keuze zal er dadelijk een nieuw voorstel spoedbestelling aangemaakt worden. Alles zal hetzelfde zijn als voor het eerste punt Toevoegen aan een bestaand voorstel bestellingen. 7/12
Backorders klanten per document Bij het openen van een bestaand document waarvoor een backorder klant bestaat, verschijnt het volgend scherm: Dit scherm zal echter ook verschijnen bij de creatie van een nieuw document voor deze relatie en/of dit voertuig! Eenmaal op het document kan dit scherm opnieuw worden opgeroepen door het menupunt Werkorders / Backorders klanten. De detaillijnen op dit scherm kunnen verschillende achtergrondkleuren hebben afhankelijk van de situatie. Onderaan het scherm staat de legende van die kleurcodes. De mogelijkheden zijn: Backorder werd aangemaakt voor deze klant, deze chassis en dit document. Backorder werd aangemaakt voor deze klant en chassis, maar voor een ander document. Backorder werd aangemaakt voor deze klant, maar voor een ander chassis en document. Backorder werd aangemaakt voor deze chassis, maar voor een andere klant en document. Renault PGCS Voor de Renault gebruikers die documenten moeten aanmaken via PGCS, bestaan al de bovenstaande mogelijkheden ook. Het plaatsen van een artikel in backorder gaat op dezelfde manier op het detail. Het enige verschil is dat bovenstaand scherm slechts zal openen wanneer de gebruiker op het detailscherm van het document komt. Om dit scherm manueel op te roepen, is er een knop onderaan rechts met als label: Backorders klanten. 8/12
Backorders klanten vanuit artikelscherm Vanop het artikelscherm is het eveneens mogelijk om een overzicht te krijgen van de eventuele backorders klanten die er bestaan voor het huidige artikel. Op het tabblad Bestellingen van het artikelscherm ziet u middenlinks een knop In bestelling klant met daarachter het aantal in bestelling. Klikken op deze knop zal het backorders-klanten scherm openen, met een ingevulde filter op het betrokken artikel: 9/12
Backorders klanten scherm Overzicht Het scherm Backorders klanten kan bereikt worden via Magazijn / Bestellingen / Backorders klanten. Bij het openen van dit scherm zijn alle backorders klanten zichtbaar. Het is echter mogelijk om deze lijst te filteren. De backorder klanten lijst filteren U kan filteren op relatie, voertuig, artikel, bestellingnummer of enkel lijnen waarvan de bestelling reeds werd toegeleverd. U kan deze filterkeuzes ook combineren. Om een filter in te stellen, moet u eerst aanvinken welke filter(s) u wenst te gebruiken, en dan ook waarop u wenst te filteren door de zoekknoppen te gebruiken. Om de filter te activeren, klikt u op de Bereken - knop. Om een filter uit te schakelen vinkt u de filter uit en klik op de Bereken -knop. Een lijst backorders klanten afdrukken Door op de printknop te klikken, zal de huidig getoonde lijst afgedrukt kunnen worden (er wordt wel eerst een afdrukvoorbeeld op het scherm getoond). De lijst die gedrukt wordt, is die lijst die momenteel op het scherm staat, rekening houdend met eventuele filters! 10/12
Een lijn wissen Door op de wiskop te klikken, kan de geselecteerde lijst gewist worden. Opgelet : indien deze lijn reeds op een voorstel geplaatst werd, zal het betrokken voorstel manueel door u aangepast moeten worden! Het wissen van een lijn die reeds op een bestelling staat, is niet mogelijk! Een leveringsbon maken Door op de linkerknop te klikken, kan men een leveringsbon maken voor de gekozen lijn. Het is enkel mogelijk om een leveringsbon te maken, maar deze kan daarna gemuteerd worden naar een werkorder of een factuur. U kan slechts 1 lijn tegelijk op een leveringsbon plaatsen, maar het is mogelijk om de lijn op een bestaande bon toe te voegen. De gekozen lijn zal dadelijk uit de lijst backorders verwijderd worden. 11/12
Opmerkingen Eenmaal een artikel op een backorder-klant staat (voorstel, volgend voorstel of spoed), blijft dat artikel daarop staan zelfs als men het document niet valideert! Een documentlijn wissen waarop een backorder staat, zal niets wijzigen aan dit backorder. De gebruiker moet via het backorder-scherm die lijn manueel gaan wissen. Het documentnummer dat getoond wordt op het backorder-scherm, is het document waar dit artikel in backorder geplaatst werd. Dit documentnummer zal nooit wijzigen! Indien dit een werkorder is en deze gefactureerd wordt, zal op het backorderscherm nog steeds het oorspronkelijk werkorder getoond worden. De werkelijke hoeveelheid van een artikel is nu zichtbaar in het detail in de kolom Geleverd. Let wel dat dit in sommige gevallen tot verwarring kan leiden. Bijvoorbeeld : een onderdeel heeft als stock 1, maar er worden er 2 van geplaatst op een document. Geleverd komt op 1 (want stock is slechts 1), er komt 1 van in backorder-klant, maar Aantal staat ook op 1 (die ene die men nu kon leveren). De lijn lijkt dan normaal (Aantal 1 en Geleverd 1) en toch is er 1 van in backorder. Het is aan de gebruiker om te weten dat er oorspronkelijk 2 van gewenst werden, en daardoor is er nog een in backorder. Het bestelling-toeleveringscherm laat u toe om via het menupuntje Functies rechtstreeks naar de module Backorders klanten te gaan. Het systeem zal onmiddellijk een filter uitvoeren op de actieve bestelling. Indien u voor een bepaalde lijn waarop een artikel in backorder is gezet, de aantallen gaat wijzigen, of die lijn(en) wist, zal u op het voorstel de aantallen manueel moeten wijzigen. Ingeval van wissen van de lijn zal u in het backorder-scherm (of op het voorstel) de lijn manueel moeten wissen. 12/12