Onderwerp: Gemeentelijk vaste Telefonie en internet Rapport aan B&W d.d. 28 juni 2016 secretaris Jan Koopman Paraaf voor akkoord door het hoofd van de afdeling Gemeentewinkel Bedrijfsvoering Samenleving Ruimte & Groen Portefeuillehouder burgemeester B. Visser Opmerking secretaris/bestuurder: B W W W Akkoord X X X X Bespreken Besluit college d.d. 5 juli 2016: 1 + 2 conform advies besloten Beslispunten: 1. In te stemmen met deelname aan de aanbesteding voor Gemeentelijke vaste Telefonie en Internet 2. Hiervoor af te wijken van ons inkoop-en aanbestedingsbeleid, omdat het een landelijke aanbesteding is van VNG/KING Is het stuk intern vertrouwelijk? Inleiding Na het succes van de aanbesteding mobiele telefonie is de stuurgroep Gemeentelijke Telefonie gestart met het aanbesteden van vaste telefonie en internet voor gemeenten. Om succesvol te kunnen zijn is het aantal deelnemende gemeenten van belang. Daarom wil de stuurgroep vooraf het aantal deelnemers weten. De stuurgroep gaat met de drie grootste aanbieders in gesprek met als doel te komen tot één identiek raamcontract. In het eerste kwartaal van 2017 wordt de eerste gunning verwacht. Iedere gemeente krijgt de gelegenheid om een overeenkomst te sluiten met de leverancier die best passend is voor gemeente Scherpenzeel. Beoogd effect Duidelijkheid of Scherpenzeel deelmt aan de gemeenschappelijke aanbesteding voor vate telefonie en internet. Argumenten 1. Door de aanbesteding wordt Scherpenzeel voor vaste telefonie en internet ontzorgd en de tarieven zullen lager zijn.
kwaliteitverbetering: a. Aanbestedingsprocedure b. Diensten (functionaliteit/beschikbaarheid) c. Rapportage d. Contractuele voorwaarden 2. Kostenbesparing: a. Aanbestedingskosten b. Tarieven c. Beheerkosten 3. Samenwerking: komt ten goede aan toekomstige initiatieven 4. Ontzorgen: telefonie is geen kerntaak van de gemeente. GT ontzorgt zodat meer tijd vrij is voor kerntaken. Aanbesteding en contractbeheer worden professiol gedaan. Scherpenzeel zou wanr een zelfstandige aanbesteding wordt uitgevoerd voor een meervoudig onderhandse aanbesteding kunnen gaan. Nu in gemeenschappelijkheid wordt aanbesteed, voldoet deze procedure niet volgens ons inkoopbeleid. Echter, de dekking van het mobiele netwerk is doorslaggevend voor een gunning; anders vervalt de functionaliteit. Daarom is afwijken van de reguliere aanbestedingsprocedure reëel. Bij de keuze van een leverancier kan ook bij GT rekening worden gehouden met de dekking Evaluatie n.v.t. Kanttekeningen Financiële aspecten (instemming Financiën: ) Door gezamenlijke aanbesteding levert dit voor de gemeente een financiële besparing op Op welke begrotingspost heeft dit betrekking: fcl: 502600/34311 Past het voorstel binnen het beschikbare budget? ja Zo, hoe wordt verruiming van het budget aangevraagd: Welke gevolgen zijn er voor het weerstandsvermogen (risico s)? Communicatie (besproken met communicatieadviseur: ) Juridische aspecten / juridische grondslag voorstel (Instemming juridische zaken: ) Personele aspecten een geringe inspanning zal van I&A gevraagd worden Overige aspecten
BIJLAGE niet openbaar Procedure-afspraken Ter informatie/besluitvorming naar raadsgriffie: Bijlagen: Ja Bijlage door naar raad? Bijlage vertrouwelijk? Bijlagen: 1. Algemene Functionele Beschrijving Ter advisering/instemming naar de OR: Burgerparticipatie: Besproken met portefeuillehouder: Publiceren/officiële bekendmaking: Betrokkenheid andere afdelingen (integraal werken): Projectmatig werken Risico op misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). Checklist beschikbaar op intranet
Inkopen en aanbesteden N.v.t. Toelichting: Inkopen en aanbesteden Project (naam/omschrijving) Aard van de opdracht GT dienst Projectbedrag (ex BTW) Aanbestedingsprocedure Gevolgde procedure overeenkomstig regelgeving Openbare aanbesteding (levering of dienst) Nee. Betreft een overheidsaanbesteding. In gemeenschappelijkheid wordt met 3 partijen een raamcontract gesloten. Bij de gunning wordt gekeken naar de partij(en) die best passend is. Namen leden selectie- en gunningsteam Gunningscriterium Voorlopige gunning economisch meest voordelige aanbieding N.v.t.