Afdelingen... 2 Werkwijze... 3 Instellen parameter... 3 Afdelingen definiëren... 4 Via bestandsbeheer / afdelingen... 4 Aan- en verkoopartikelen... 6 Snelboeken... 7 Uitgaven... 8 Ontvangsten... 8 Aanmaak facturen... 9 Controle en aanpassing afdelingkoppelingen... 10 Begroting per afdeling... 11 D:\Handleiding\Afdelingen\Afdelingen.doc 1/1
Afdelingen WinImsEuro voorzag tot op vandaag reeds in 2 niveaus die bijkomende rapporteringen mogelijk maken: -analytische koppeling (om projecten te kunnen afzonderen bvb Organisaties Tornooi of Jaarlijkse Barbecue ) -alternatieve balanskoppeling (om bepaalde ontvangsten en uitgaven uit de boekhouding op alternatieve manier te kunnen groeperen bvb met het oog op da aanvraag van subsidies) NIEUW : het is vanaf nu ook mogelijk om binnen de boekhouding met AFDELINGEN te werken (zonder daarom de reeds hogervermelde koppelingen te moeten opofferen). Meer nog, het wordt mogelijk om per AFDELING te budgetteren. Het doet zich veelvoudig voor dat binnen 1 vereniging diverse geledingen actief zijn zo bvb: -jeugd -dames -heren -veteranen enz het aantal Afdelingen is onbeperkt en de bedoeling is dat men elke ontvangst en uitgave aan een bepaalde afdeling gaat koppelen. Achteraf is het een koud kunstje om per AFDELING te rapporteren (inclusief analytische en/of alternatieve koppelingen) Hierna volgt de werkwijze die kan gevolgd worden om deze nieuwe mogelijkeid optimaal te benutten. D:\Handleiding\Afdelingen\Afdelingen.doc 2/2
Werkwijze Instellen parameter via parameters / algemene gegevens : de optie aanvinken: boekhouding met afdelingen is mogelijk afvinken: de boekhouding maakt geen gebruik van afdelingen (default = niet aangevinkt) D:\Handleiding\Afdelingen\Afdelingen.doc 3/3
Afdelingen definiëren Via bestandsbeheer / afdelingen Automatisch wordt 1 afdeling met benaming Algemeen toegevoegd. Daarbij worden alle reeds geregistreerde boekingen en artikellijnen van ontvangsten en uitgaven gekoppeld aan de afdeling Algemeen. Een afdeling dient steeds als Def (default) aangeduid te worden (dit kan dmv rechtermuislik op de lijn van de afdeling die je wil actief maken). Deze afdeling wordt dan standaard gebruikt bij de boekingen. De benaming van een afdeling kan steeds gewijzigd worden. Een afdeling kan verwijderd worden zolang ze niet is gebruikt bij boekingen. Bij het opstarten van reeds afgesloten boekjaren zal de afdeling Algemeen worden aangemaakt en zullen alle boekingen aan deze afdeling worden gekoppeld. (zie verder Controles / Afdelingkoppelingen beheren hoe deze koppelingen eventueel kunnen worden aangepast worden) D:\Handleiding\Afdelingen\Afdelingen.doc 4/4
In het hoofdmenu kan dmv een rechtermuisklik op een eenvoudige manier van afdeling gewisseld worden. D:\Handleiding\Afdelingen\Afdelingen.doc 5/5
Aan- en verkoopartikelen Ingeval gewerkt wordt met aan- en verkoopartikeln dan kunnen deze -indien gewenst- gekoppeld worden aan een welbepaalde afdeling (niet verplicht). D:\Handleiding\Afdelingen\Afdelingen.doc 6/6
Snelboeken Bij snelboeken zal standaard de default afdeling gebruikt worden. Uiteraard kan deze koppeling bij elke boeking individueel aangepast worden. D:\Handleiding\Afdelingen\Afdelingen.doc 7/7
Uitgaven Bij het aanmaken van uitgaven wordt de afdelingkoppeling van de gebruikte artikellijnen gebruikt. Uiteraard kan deze koppeling per detaillijn worden aangepast. Ontvangsten Bij het aanmaken van ontvangsten wordt de afdelingkoppeling van de gebruikte artikellijnen gebruikt. Uiteraard kan deze koppeling per detaillijn worden aangepast. D:\Handleiding\Afdelingen\Afdelingen.doc 8/8
Aanmaak facturen Ook bij aanmaak van facturen kan elke detaillijn afzonderlijk aan een afdeling gekoppeld worden. D:\Handleiding\Afdelingen\Afdelingen.doc 9/9
Controle en aanpassing afdelingkoppelingen Via Controles / Afdelingkoppelingen beheren afdelingkoppelingen kunnen via een overzichtelijk scherm worden gewijzigd. D:\Handleiding\Afdelingen\Afdelingen.doc 10/10
Begroting per afdeling Via voorbereiden begroting (per afdeling) Per afdeling kunnen hier de budgetten per afdeling en per grootboek ingebracht worden Via het tabblad totaal krijg je een overzicht van alle budgetten Door middel van de knop Budgetten overbrengen naar grootboeken worden de budgetten automatisch overgezet naar de grootboeken (1 totaal bedrag per Grootboek) D:\Handleiding\Afdelingen\Afdelingen.doc 11/11
In het tabblad totaal worden enkel de grootboeken met bedragen getoond. D:\Handleiding\Afdelingen\Afdelingen.doc 12/12