B&W.nr. 09.1580., d.d. 12-1-2010 B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Bedrijfsplan Grafisch Productie Centrum BESLUITEN 1. In te stemmen met het vooralsnog niet outsourcen (op afstand zetten) van het Grafisch Productie Centrum en eerst de bedrijfsvoering op orde te brengen. 2. In te stemmen met het bedrijfsplan voor het Grafisch Productie Centrum- versie 0.6 december 2009 met daarin de volgende uitgangspunten: a. concentratie op print en kopieerwerkzaamheden b. centraal printen van bulk via GPC aantrekkelijker maken voor organisatie c. decentraal drukwerk niet meer toestaan (alles via GPC) d. drukwerk/offset uit te besteden (Europese aanbesteding) 3. De algemeen directeur opdracht te geven het bedrijfsplan uit te voeren en na een jaar te evalueren of outsourcing dan wel een andere optie (bijvoorbeeld mee naar het shared service center - SSC) zinvol is. Samenvatting In 2008 zijn de drukkerij DZB en stadsdrukkerij samengevoegd in het Grafisch Productie Centrum/GPC. In het kader van Regie op Maat wordt besloten het nieuwe GPC te outsourcen (mens en werk). De financiële, personele en organisatorische consequenties en zijn in 2009 grondig doorgelicht. Een bedrijfseconomische analyse is opgesteld. In het belang van medewerkers en de organisatie is vervolgens besloten om de outsourcing niet door te zetten en vooralsnog in te zetten op een marktconform opererende Grafisch Productie Centrum te maken. Hiervoor is een bedrijfsplan gemaakt met de volgende uitgangspunten: concentratie op print en kopieerwerkzaamheden centraal printen van bulk via GPC aantrekkelijker maken voor organisatie decentraal drukwerk niet meer toestaan (alles via GPC) drukwerk/offset uit te besteden (Europese aanbesteding) Het aantal medewerkers wordt teruggebracht naar in totaal negen fte, deels in te vullen door medewerkers met een WSW-indicatie.
Notitie Onderwerp: Regie op Maat voorstel m.b.t. het Grafisch Productie Centrum Datum: 27 december 2009 1. Inleiding In 2007 is besloten om de drukkerij DZB en stadsdrukkerij samen te voegen in het Grafisch Productie Centrum/GPC (per 1 januari 2008). In het kader van Regie op Maat is in 2007 tevens besloten het nieuwe GPC te outsourcen (mens en werk). Op 17 maart 2008 is door de concerndirectie besloten het GPC mens en werk - versneld (per 1 januari 2009) op afstand te zetten. De complexiteit van de outsourcing is de reden dat deze datum niet haalbaar bleek. Gezien de marktomstandigheden is uiteindelijk besloten dit traject niet door te zetten. De kosten voor outsourcing bleken te hoog. Vervolgens is gekeken naar alternatieve opties. Uitgebreidere informatie treft u aan in het bedrijfsplan GPC versie 0.6. Hiertoe is de voorbereidingsfase nogmaals doorlopen. Deze notitie dient om het besluit te onderbouwen waarmee doorgegaan kan worden naar de uitvoeringsfase. De notitie is opgebouwd volgens het format dat B en W heeft vastgesteld. 2. Onderzoeksfase Welke relevante ontwikkelingen zijn er in het werkterrein waar het om gaat en wat is het gemeentelijke beleid hierin? De huidige status is als volgt: De drukkerij heeft apparatuur die zich niet meer kan meten met de markt. Vervangen van de apparatuur is erg duur en niet rendabel. Op dit moment wordt al veel drukwerk via het GPC aan de markt uitbesteed. Het kopieer/printbedrijf voorziet in een behoefte en heeft zodanige schaalgrootte dat het daardoor levensvatbaar is. De decentrale printers zijn in de loop der tijd een verzameling van verschillende typen geworden, waardoor de onderhoudskosten oplopen en niet altijd adequate service verleend kan worden. Tevens is het aantal printers dat kleuren kan printen beperkt. De levensduur van de decentrale printers begint ten einde te lopen. In 2010 wordt de stap genomen om veel kleine locaties van de gemeente af te stoten, waardoor de efficiency van het machinepark verbeterd kan worden (minder kleine printers en standaardisatie van de multifunctionele printers). Wat zijn de ervaringen bij andere gemeenten met vormen van regie voor deze taak / dit organisatieonderdeel? Wij hebben ons in deze laten adviseren door een bureau dat in den lande ervaring heeft met vergelijkbare situaties. In andere gemeenten wordt dit op verschillende wijzen ingevuld. Er is niet een lijn herkenbaar. Welke kaders en randvoorwaarden zijn er? De nota Regie op Maat, waarin staat: Doel van Regie op Maat is de realisatiekracht te versterken teneinde dat wat maatschappelijk gewenst wordt op de meest effectieve en efficiënte wijze te realiseren en: Regie op zich is geen doel. De gemeente moet te allen tijde voldoende uitgerust blijven om deskundig opdrachtgever te zijn voor marktpartijen, waarbij ze grip op de kwaliteit houdt.
De gemeente heeft de maatschappelijke verantwoordelijkheid om een grote groep medewerkers met WSW-indicatie een werkplek te bieden. Een deel daarvan is werkzaam bij het GPC. Hoe is de taak op dit moment georganiseerd? Op dit moment werkt het GPC vanuit twee locaties. Drukwerk gebeurt op dit moment alleen nog in eigen productie in offset. Dit kan niet meer op het marktconforme voorwaarden voortgezet worden. Met name omdat de productietechnieken verouderd zijn en voortzetting grote investeringen zou vergen. De decentrale apparatuur wordt op dit moment door ICT en de bodedienst onderhouden. Het uitbesteed drukwerk loopt vrijwel geheel via het GPC, waar de vaktechnische voorbereiding en controle plaatsvindt. Op welke criteria worden mogelijke opties beoordeeld en hoe zwaar wegen de verschillende criteria? Bij het beoordelen van mogelijkheden om werk van het GPC al dan niet gedeeltelijk aan de markt over te laten zullen de volgende criteria gebruikt worden (in afnemende mate van belangrijkheid): marktconforme prijsstelling; inzet van WSW-ers waar mogelijk; kwaliteit van de dienstverlening; vestiging op één locatie dicht bij de belangrijkste klanten; een positief financieel resultaat. Welke mogelijke opties zijn er? De mogelijkheden die regie op maat aandraagt zijn: verzelfstandiging regionalisering uitbesteding Wat is het resultaat van de beoordeling van deze opties aan de hand van de criteria? Verzelfstandiging is op dit moment niet aan de orde, aangezien het uitvoeren van de druk en kopieer/print functie een forse investering zou vragen die moeilijk rendabel te krijgen is. Marktconformiteit is niet te garanderen en de verzelfstandigde eenheid zal zich niet geroepen voelen WSW-ers in te schakelen. Regionalisering is niet aan de orde omdat de druk en kopieer/print functie met name lokaal gebonden is. Klanten willen niet bediend worden door een partij die ver weg is. Dit komt mede doordat dit type werk vaak een spoedkarakter heeft. Uitbesteding van alle werkzaamheden als een totaalpakket is op dit moment niet haalbaar. Op dit moment wordt een deel van het drukwerk al uitbesteed. Het voorstel is om het drukwerk geheel te gaan uitbesteden. Dan is marktconforme prijsstelling mogelijk, de impact op de hoeveelheid WSW-ers beperkt, en de kwaliteit van de dienstverlening blijft gegarandeerd op marktniveau. Door centrale aansturing zal het gevoel blijven dat de drukkerij dichtbij is. Wat zijn de kenmerken van de markt waaraan taken kunnen worden overgedragen? Op dit moment wordt al veel drukwerk aan de markt uitbesteed. De markt hiervoor is ruim en kent voldoende spelers met een goede kwaliteit. Op dit moment staan de prijzen onder druk waardoor een aanbesteding een scherpe prijs op zou kunnen leveren. 3. Voorbereidingsfase
Wat moet het GPC in elk geval zelf in huis blijven houden (bijvoorbeeld bepaalde kennis), en wat is daarvoor nodig? Belangrijk is dat de kwaliteit van het drukwerk van de gemeente goed is. Daarom is regie op het uitbesteden van het werk van belang, in samenhang met de controle op de inhoud door het team Communicatie. Binnen de gemeente wordt veel geprint en gekopieerd. Om dit kosteneffectief te doen is een netwerk van printers de meest aangewezen oplossing, gecombineerd met een copyshop-service voor grote partijen. In dit type werk is de inzet van WSW-ers zinvol. Daarom wordt dit werk in dit voorstel binnen het GPC gehouden. Beheer van het printerpark dient goed geregeld te zijn en het gebruik goed bewaakt om hoge kosten te voorkomen. Dit speelt met name op het gebied van het beperkt houden van de hoeveelheid kleurenafdrukken. Centrale inkoop is onontbeerlijk om tot een lagere integrale kostprijs te komen. Wat zijn de overwegingen om meer uit te besteden? De oplossing gaat uit van het uitbesteden van alle drukwerk. Daarmee hoeft niet meer geïnvesteerd worden in nieuwe machines. Door uitbesteden aan de markt zal de kwaliteit van het drukwerk in lijn blijven met de veranderende eisen en tegen de marktconforme prijs zijn. Het uitbesteden van het kopieer/printwerk is op dit moment niet aan de orde. Door herstructurering van het werk en de locaties wordt een efficiencyslag gemaakt. Tevens zal door middel van accountmanagement en een goede distributie (onder meer digitaal aanleveren) nagestreefd worden meer werk naar het GPC te halen, in plaats van iedereen decentraal grote pakken papier te laten afdrukken. Wat volgt uit het antwoord op de vorige twee vragen voor conclusie over wat wel en wat niet naar de markt gaat? Het drukwerk zal van een groot deel uitbesteden gaan naar volledig uitbesteden. Dit onder regie van het GPC om de kwaliteit te garanderen. Het totale printerpark wordt opnieuw aanbesteed. Daarbij wordt rekening gehouden met de komende verhuizingen. Kleine decentrale printers zullen in de toekomst waarschijnlijk verdwijnen. Het kopieer/printwerk inclusief afwerking blijft bij het GPC, dicht bij de afnemers. Heeft het consequenties voor de formatie van de afdeling als meer wordt uitbesteed? De bezetting van het GPC bestaat nu uit: 4 gemeenteambtenaren (formatief 8,3 fte) 14 fte WSW-ers (17 personen) 2 uitzendkrachten (tijdelijk ipv ambtelijke vacature) 1 ZZP-er (tijdelijk ipv ambtelijke vacature) Na uitbesteden van het drukwerk bestaat de formatie uit: 9 fte gemeenteambtenaren, waarvan de zittende 4 gemeenteambtenaren worden herplaatst binnen het GPC. De overige vijf fte s worden opengesteld voor sollicitatie door WSW-ers. Indien zij niet aan de functieeisen voldoen zullen de vacatures volgens de gemeentelijke procedure opengesteld worden. De medewerkers van de gemeente krijgen in dit project een salaris garantie. De medewerkers van DZB hebben salarisgarantie en indien voor hen geen functie is op het GPC wordt door DZB passend werk gezocht. Met DZB zijn hier afspraken over gemaakt.
Heeft het consequenties voor andere afdelingen als meer wordt uitbesteed? Nee Zijn de gevolgen zodanig dat een interne reorganisatie aan de orde is? De inrichting van het werk wordt geoptimaliseerd. Daardoor zal een verschuiving van de werkzaamheden plaatsvinden. Dit heeft geen gevolgen voor het aantal ambtenaren dat nu geplaatst is. De beperking in fte wordt gerealiseerd door het terugdringen van het aantal externen en het afvloeien op korte termijn van 4 WSW-ers met pensioen en VUT (3 medewerkers in 2010, 1 medewerker in 2011). Welke competenties moeten worden ontwikkeld om meer werk uit te besteden? Uitbesteden gebeurt nu reeds op professionele wijze. Hiervoor zijn geen nieuwe competenties nodig. Een nieuwe competentie voor het accountmanagement is om de kopieer/printfunctie gemeentebreed te optimaliseren, dat wil zeggen grote partijen naar de copyshop, klein werk op de gang. Wat zijn de risico s voor gemeente Leiden en welke maatregelen kunnen worden genomen om deze te beheersen?. Er zijn geen specifieke risico's voor de gemeente leiden in dit scenario Welke stappen moeten op hoofdlijnen in de realisatiefase worden gezet om tot een daadwerkelijke start van de nieuwe situatie te komen? Aanbesteden aan drukwerk Aanbesteden printerpark invoeren van de nieuwe functieverdeling Herplaatsing medewerkers Verhuizen naar één locatie Instellen goede logistieke dienstverlening Bij invoering van deze nieuwe aanpak wordt in het eerste jaar een beperkte winst verwacht. In de jaren daarna zal de winst geleidelijk toenemen.