HANDLEIDING Risico en Assurantie Analyse Tool (RAAT) Software Versie 4.1 21 mei 2013
Inhoud 1. Starten vragenlijst... 3 1.2 Link en wachtwoord (optioneel)... 3 1.2 E-mailadres... 4 1.3 Verwijzing naam klant/prospect... 4 2. Navigeren in het RAAT... 5 2.1 De navigatieknoppen... 5 2.2 Functies van de vier algemene navigatieknoppen... 6 2.3 Functies van de specifieke navigatieknoppen... 6 2.4 De belangrijkste spelregel bij het invullen van een nieuwe vragenlijst... 6 2.5 Het gebruik van knop <Vorige> in combinatie met de navigatieknoppen... 7 3. Zelf de inhoud van de analyse en het rapport bepalen... 8 3.1 Zelf de inhoud van de analyse bepalen... 8 3.2 Zelf de inhoud van het rapport bepalen... 10 4. Updaten en kopiëren vragenlijst... 12 4.1 Werkwijze updaten vragenlijst (overzichtspagina)... 12 5. Tekstopmaak... 14 BIJLAGE: INHOUDSOPGAVE RAAT 11-05-2013... 18 2
1. Starten vragenlijst 1.2 Link en wachtwoord (optioneel) Om de vragenlijst te kunnen invullen, dient het programma te worden gestart met behulp van de verstrekte URL (internetlink) waarmee u een link creëert voor een unieke vragenlijst. Indien u (nog) niet beschikt over de algemene link, kunt u die bij uw RAAT-coördinator opvragen. Nadat u met behulp van de algemene link het programma heeft gestart, verschijnt onderstaande pagina. Optioneel: wachtwoord Indien het veld wachtwoord verschijnt, dient het wachtwoord (eveneens verkrijgbaar bij uw RAAT-coördinator) te worden ingevuld. Dit wachtwoord is nodig om te voorkomen dat onbevoegden gebruik kunnen maken van de software. Nadat u het wachtwoord heeft ingevuld klikt u op de navigatieknop <Volgende> 3
1.2 E-mailadres Vervolgens komt u op onderstaand scherm. In het veld E-mailadres vult u uw eigen zakelijke e-mailadres in. Enkel een e-mailadres met de extensie van uw organisatie wordt geaccepteerd. In het door u opgegeven e-mailadres ontvangt u vervolgens een unieke link waarmee u eventueel later de vragenlijst kunt (her)openen. 1.3 Verwijzing naam klant/prospect Nadat u het veld E-mailadres heeft gevuld, geeft u in het veld Verwijzing naam klant/prospect een naam op die u later eenvoudig kunt terugvinden. Het RAAT biedt namelijk de mogelijkheid om ingevulde vragenlijsten later te kopiëren en zodoende een update uit te voeren of de inhoud (beantwoorde vragen) aan de nieuwste vragenlijst/rapportformat aan te passen (zie hoofdstuk: Updaten vragenlijst ). De door u opgegeven naam wordt ook in uw e-mailbericht onder onderwerp of reference weergegeven. 4
2. Navigeren in het RAAT De RAAT software is opgebouwd als een dynamische vragenlijst, dat wil zeggen dat op basis van door de gebruiker ingevoerde informatie en op basis van antwoorden op vragen, de vragenlijst wordt toegesneden op de specifieke situatie van de verzekeringsklant. Met name deze dynamiek maakt dat de gebruiker bij het doorlopen van de software enkele spelregels in acht moet nemen, waarbij een juist gebruik van de navigatieknoppen van belang is. 2.1 De navigatieknoppen Aan de linkerzijde van het scherm bevinden zich twee groepen navigatieknoppen, kort aangeduid als de algemene navigatieknoppen (nl. <Volgende>, <Vorige>, <Wissen> en <Sluiten>) en de specifieke navigatieknoppen <Navigatie> en <Rapport>; zie onderstaande afbeelding: 5
2.2 Functies van de vier algemene navigatieknoppen <Volgende> Hiermee ga je naar de volgende pagina in de vragenlijst <Vorige> <Wissen> <Sluiten> Hiermee spring je naar de vorige getoonde pagina Wanneer je alle informatie op een pagina wilt wissen, gebruik dan deze. Deze knop is ook te gebruiken wanneer er sprake is van aanvink-vierkantjes die zich niet laten uit-vinken. Hiermee wordt de vragenlijst afgesloten. Wanneer u de verstrekte hyperlink weer aanklikt, komt u op de pagina terecht waar u gebleven was. 2.3 Functies van de specifieke navigatieknoppen Met de knop Rapport spring je rechtstreeks naar de pagina waar je het rapport met alle tot dan toe verwerkte informatie kunt genereren. Met de knop <Navigatie> kom je in een gedetailleerd navigatiemenu van waaruit je, eventueel via een submenu, met enkele muiskliks op iedere gewenste plek in de analyse kunt komen. Let wel: de samenstelling van de navigatiemenu s is dynamisch en afhankelijk van hetgeen er reeds is ingevuld in de tool. U kunt dus niet navigeren naar pagina s die niet van toepassing zijn op de klant. U kunt dus eventueel lege submenu s aantreffen. 2.4 De belangrijkste spelregel bij het invullen van een nieuwe vragenlijst Wanneer een nieuwe vragenlijst wordt ingevuld, bijvoorbeeld voor een nieuwe relatie, doorloop deze dan eerst helemaal met behulp van de knop <Volgende>. Maak liever geen gebruik van de hoofdstukknoppen bij het invullen van een nieuwe lijst omdat dan de kans bestaat dat relevante onderdeel niet beantwoord worden. Als het navigatiemenu wordt 6
gebruikt om tijdens het vullen van een nieuwe lijst verderop in de lijst te komen, is de kans groot dat vragen/invoervelden worden overgeslagen die vereist zijn om een juiste, volledige vragenlijst vast te stellen voor de specifieke klant. 2.5 Het gebruik van knop <Vorige> in combinatie met de navigatieknoppen Het gebruik van knop <Vorige> in combinatie met de navigatieknoppen kan tot verwarring leiden, aangezien de knop <Vorige> de gebruiker brengt naar de pagina die als laatste getoond werd op het scherm. De knop <Volgende> gaat daarentegen wel altijd vooruit in de vragenlijst. 7
3. Zelf de inhoud van de analyse en het rapport bepalen De nieuwste versie van de RAAT software biedt de gebruiker de mogelijkheid om zelf de breedte en diepgang van de analyse te bepalen, zodat deze volledig kunnen worden toegesneden op de wensen en behoeften én het (risico)profiel van de verzekeringsrelatie. Ook kan de gebruiker kiezen welke onderdelen wél en níet in de rapportage worden opgenomen. 3.1 Zelf de inhoud van de analyse bepalen Eén van de eerste schermen die u bij het invullen van een nieuwe analyse ziet (onder de hoofdstukknop BEGIN ), is het onderstaande: 8
U kunt hier achtereenvolgens de volgende keuzes maken: De diepgang van de analyse. U kunt kiezen uit een light analyse, waarbij het gehele risicoprofiel globaal wordt beoordeeld, of voor een diepgaande analyse voor het gehele profiel, of op deelgebieden. In een later scherm kunt aangeven welke deelgebieden u wilt analyseren. U kunt ook beide opties aanvinken: dan kunt u een globale analyse aanvullen met een diepgaande analyse op deelgebieden. Of u in de eindrapportage melding wilt maken van de schadehistorie. Of u de beheersmaatregelen in kaart wilt brengen en beoordelen Of u de verzekeringen wilt analyseren, met als suboptie om de niet-aangetroffen, maar mogelijk wel relevante verzekeringen in kaart te brengen. LET OP: ook als u enkel en alleen de niet-aangetroffen, maar mogelijk wel relevante verzekeringen in kaart wilt brengen, dient u eerst de optie uitvoeren verzekeringsanalyse aan te vinken. Hoe de te analyseren relatie in de rapportage genoemd dient te worden. Belangrijk: U kunt in eerste instantie kiezen voor een globale analyse en in een later stadium deze uitbreiden met een diepgaande analyse op deelgebieden. Andersom wordt ontraden. Als u enkel een analyse op deelgebieden wenst uit te voeren, dient u de optie globale analyse niet aan te vinken. Of u wel of niet kiest voor een analyse van de risicobeheersmaatregelen resp. van de verzekeringsportefeuille, is primair bepalend of de desbetreffende onderdelen in de rapportage zullen verschijnen. Indien u nee aanvinkt, worden deze onderdelen niet geanalyseerd en zullen ze dus ook niet in de rapportage verschijnen. Vinkt u ja aan, dan worden ze wél geanalyseerd en kunt u bij de samenstelling van de rapportage alsnog bepalen welke tekstonderdelen wel/niet in het rapport komen. Wanneer (even verderop in de analyse onder INFO BEDRIJF ) in kaart is gebracht wat de te analyseren relatie in huis heeft wat relevant is voor het beoordelen van de verzekeringsportefeuille, kunt u aangeven welke onderdelen u in detail wenst te beoordelen: 9
Wanneer achter een deelgebied vermeld staat aanwezig, dan is er bij het in kaart brengen van het klantprofiel vastgesteld dat de onderhavige objecten/aspecten inderdaad aanwezig zijn. 3.2 Zelf de inhoud van het rapport bepalen Met behulp van onderstaand scherm kunt u eenvoudig bepalen welke onderdelen u wel en niet in het rapport wilt opnemen. Deze samenstelling kunt u op ieder moment aanpassen zoals u het wilt. U kunt zonder beperkingen keuzes maken uit dit menu en vervolgens een 10
rapport genereren. Als u na het zien van het rapport de indeling wilt aanpassen, kan dit wederom via dit scherm. Let wel: in de bovenstaande figuur zijn alle mogelijke opties weergegeven. Indien u bij de samenstelling van de analyse ervoor heeft gekozen om niet de verzekeringen of de risicobeheersmaatregelen te analyseren, zullen de desbetreffende onderdelen dus ook niet in het bovenstaande scherm verschijnen. Het enige onderdeel dat altijd in het rapport zal verschijnen, is de inleiding. Wanneer u ervoor gekozen heeft om de risicobeheersmaatregelen en/of de verzekeringen te analyseren, zullen hiervoor ook automatisch managementsamenvattingen worden opgenomen. Alle andere onderdelen van het rapport zijn optioneel en via bovenstaand scherm wel of niet op te nemen in het rapport. 11
4. Updaten en kopiëren vragenlijst De RAAT biedt de mogelijkheid om eerder ingevulde vragenlijsten te updaten en daarbij een volledig nieuwe vragenlijst te creëren waarbij de eerder ingevulde antwoorden reeds zijn gevuld. Voordeel hiervan is dat het origineel behouden blijft. Het updaten van een eerder ingevulde vragenlijst is waarschijnlijk enkel mogelijk door de RAAT-coördinator binnen uw bedrijf. Hij/zij zal uw originele vragenlijst kunnen kopiëren en u een nieuwe link naar de vragenlijst kunnen toesturen. 4.1 Werkwijze updaten vragenlijst (overzichtspagina) Onderstaande toelichting zal in de praktijk voornamelijk voor uw RAAT coördinator bestemd zijn. URL: https://srms.quaestio.com/srmsoverzichtspagina/overview Door deze URL te gebruiken en de speciaal hiervoor bestemde (aan de coördinator verstrekte) inlognaam met wachtwoord, verschijnt het overzicht van alle door uw bedrijf ingevulde RAAT vragenlijsten. Er kan geselecteerd worden op Name, Created, en Updated. De overzichtspagina geeft een overzicht van alle reeds ingevulde vragenlijsten en biedt de mogelijkheid om deze vragenlijsten te heropenen of te kopiëren. Werkwijze: kies de meest recente vragenlijst van de betreffende klant/prospect. Door op Copy te klikken wordt een nieuwe vragenlijst met een unieke link gecreëerd. De nieuwe vragenlijst wordt automatisch geopend (als te lang wordt gewacht met het geven van een opdracht open of copy, zult u zich uit veiligheidsoverwegingen eerst opnieuw moeten aanmelden met uw inlognaam en wachtwoord. In plaats van dat u automatisch in de nieuwe vragenlijst komt, verschijnt het inlogscherm van de overzichtspagina) waarna u nogmaals de betreffende opdracht dient te geven. Als de nieuwe vragenlijst is geopend, dient het algemene RAAT wachtwoord te worden ingevuld en op <Volgende> te worden geklikt. Vervolgens komt u in onderstaand scherm. In het veld e-mailadres kan de coördinator zijn eigen e-mailadres of het e-mailadres voor de medewerker voor wie de vragenlijst bestemd is invullen. 12
In het veld Verwijzing naam klant/prospect is reeds de oude naam van de vragenlijst ingevuld. Geadviseerd wordt om de naam van de nieuwe vragenlijst te voorzien van bijvoorbeeld een volgnummer of datum zodat altijd eenvoudig de juiste laatste vragenlijst kan worden gevonden. 13
5. Tekstopmaak In de vragenlijst komen verschillende soorten (open- en multiple choice) vragen voor. Normaliter zal het niet nodig zijn om de tekst te voorzien van speciale opmaak commando s. Er zijn echter tekstvelden zoals Achtergrondinformatie, Missie, Doelstelling, Strategie en Managementsamenvatting waar mogelijk grote stukken tekst worden opgenomen. Indien géén speciale opmaak commando s worden gebruikt, wordt de betreffende tekst als één geheel achter elkaar geplakt en helpt het niet om bijvoorbeeld extra spaties of enters te geven. Het is echter wél mogelijk om de tekst in de gewenste vorm op te maken. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van een zogenaamde texteditor. Via URL http://ckeditor.com/demo krijgt u hier toegang toe. (Overigens is SRMS B.V. bezig met de integratie van een eenvoudige tekstverwerker in de vrije tekstvelden, zodat deze tekstopmaak direct in het RAAT zelf kan gebeuren.) 14
Nadat de link geopend is, treft u een soortgelijk scherm aan: Om de texteditor te starten, klikt u op het knopje nieuwe pagina (3 e knop links boven). Er wordt een nieuw, leeg tekstscherm geopend. Eventueel kunt u het scherm groter maken door het driehoekje rechtsonder, uit te rekken of door op het omcirkelde icoontje maximaliseren te klikken. 15
In het lege tekstscherm kunt u de door u gewenste tekst bewerken net zoals dat in bijvoorbeeld Microsoft Word kan. U kunt ook in Word opgemaakte tekst invoegen door het icoontje Plakken als Word gegevens te gebruiken. Het is ook mogelijk om de reeds elders beschikbare digitale tekst in het tekstscherm te plakken. U kunt dit doen op de gebruikelijke manier van copy/paste ofwel knippen/plakken, dat wil zeggen door de gewenste beschikbare tekst eerst te selecteren met behulp van bijvoorbeeld de toetsencombinatie [control + s], dit wil zeggen de control-toetst + de s -toets tegelijkertijd indrukken), vervolgens te kopiëren met de toetsencombinatie [control + c] (u kunt mogelijk ook uw rechter muisknop gebruiken en daar voor de optie kopiëren of copy kiezen) en daarna in het (lege) tekstscherm te plakken met behulp van de toetsencombinatie [control + v] (of weer met uw rechtermuisknop voor de optie plakken of paste kiezen). Nadat de tekst in texteditor in de gewenste vorm is opgemaakt (zie voorbeeld hieronder), kunt u met behulp van de knop Code (links boven) de opmaakcommando s laten verschijnen (zie voorbeeld hieronder). 16
Vervolgens selecteert u met uw muis de complete tekst met opmaakcodes en kopieert deze door gebruik te maken van bijvoorbeeld de toetsencombinatie [control + c]. Daarna kunt u in het betreffende tekstvak van de RAAT tool gaan staan en de tekst daarin [control + v] plakken. Als u het pdf-rapport genereert, komt de tekst er in de door u gewenste opmaak in te staan. 17
BIJLAGE: INHOUDSOPGAVE RAAT 11-05-2013 Let op: onderstaande inhoudsopgave geeft alle vragen van de diepgaande analyse weer. Als u gekozen heeft voor een light analyse, zult u bepaalde vragen niet zien in uw analyse. Knop <Begin> Informatie/gegevens verzekeringsintermediair Inventarisatie soort analyse o Soort analyse light/uitgebreid o Opnemen schadehistorie j/n o Inventariseren beheermaatregelen j/n o Uitvoeren verzekeringsanalyse j/n o Benaming te analyseren bedrijf/organisatie/instelling Keuzemogelijkheden samenstelling rapport Knop <Info Bedrijf> Contactpersoon (+datum intake) Inventarisatie profiel algemeen Samenstelling Klantprofiel uitgebreid (=keuzescherm voor deelgebieden diepgaande analyse) Inventarisatie profiel (algemeen) o Achtergrondinformatie o Missie, visie, doelstellingen o Overzicht aanwezige te verzekeren zaken/personen o Rechtsvorm(en) bedrijf/organisatie o Branche o Soort bedrijf / sub-branche Rechtsperso(o)n(en) Activiteiten rechtspersonen Leveringsvoorwaarden / inkoopvoorwaarden Toekomstplannen Buitenlandse vestigingen Knop <Analyse gebouwen> Risicoadressen o Vestiging rechtspersonen o Status gebouwen o Bouwaard/isolatiematerialen o Taxatie gebouw en/of huurdersbelang o Taxatie inventaris en contanten rechtspersonen o Monumentale gebouwen o Klimaatbeheersing in ruimten o Contanten en/of geldswaardige papieren o Milieu, asbest Goederen (op eigen locatie, bij derden, van derden) Kritische bedrijfsmiddelen Huur en verhuur 18
Knop <Analyse financieel> Inkomsten/omzet Boekjaar; seizoensafhankelijkheid Betaalwijzen, termijnen, openstaande vorderingen etc. Knop <Analyse lev, afn en overig> (Kritische) leveranciers Afnemers (Particulieren/bedrijven/overheid) Kritische afnemers Zakenreizen Medewerkers : #, FTE, CAO, loonsom Samenstelling medewerkers Procentuele verdeling loonsom Medewerkers langduring in buitenland / verhoogde kans op ongevallen/ verkeersdeelname Onmisbare medewerkers Ziekteverzuim Vervoer- en transportmiddelen Land- en werkmaterieel Transport o Inkomende o Uitgaande o Onderling o Binnen één vestiging Knop <Beheersmaatregelen> Inventarisatie beheersmaatregelen gebouwen en inhoud Inventarisatie beheersmaatregelen arbeidsomstandigheden Inventarisatie beheersmaatregelen kwaliteits- en milieuzorg Inventarisatie beheersmaatregelen nood- en calamiteitenplanning Schadehistorie EINDE IN KAART BRENGEN KLANT/RISICOPROFIEL ------------------------------------------------------------- Knop <Analyse verz. portefeuille> Selectie van aanwezige verzekeringen o.b.v. de volgende rubrieksindeling (1) Verzekeringen "aansprakelijkheid" (2) Verzekeringen "brand" (3) Verzekeringen "vervoer" (4) Verzekeringen "varia" (5) Verzekeringen "DGA en personeel" (6) Verzekeringen "privé Aanwezige verzekeringen o Analyse van geselecteerde verzekeringen Knop <N.A. Verzekeringen> Niet aangetroffen / afgesloten verzekeringen 19
Knop <Managementsamenvatting> Aandachtspunten risico s en beheersmaatregelen: conclusies en aanbevelingen Aandachtspunten verzekeringsanalyse: conclusies en aanbevelingen Toelichting Vrije Tekst Bedrijfslogo of ander plaatje opnemen Keuzeoptie vrij tekstblok onderaan hoofdstuk tenslotte Knop <Kr. punten en afspraken> Totaaloverzicht kritische aandachtsgebieden + gemaakte afspraken Knop <Rapport> De inventarisatie is afgerond; klik hier voor het rapport 20