functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Toerisme Vlaanderen zoekt een Corporates en incentives consulent Statutair Niveau: C Rang: C21 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel (Grasmarkt 61) Vacaturenummer: 26677 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Wil jij meewerken aan de actieve promotie van Brussel en Vlaanderen als congresbestemming, met een focus op partners uit de economische groeisectoren? Spreekt het dagelijks samenwerken met internationale partners en potentiële klanten te werven in het binnen- en buitenland je aan? Zit netwerken en communiceren je in het bloed? Dan is deze functie waarschijnlijk echt iets voor jou. Toerisme Vlaanderen is op zoek naar een medewerker om de dienst MICE te versterken. 2 FUNCTIECONTEXT Toerisme Vlaanderen wil tegen 2020 samen met de toeristische actoren het toerisme in en naar Vlaanderen en Brussel op een duurzame manier ontwikkelen tot een economische groeimotor. Op die manier willen we meer rendement, tewerkstelling en welzijn realiseren. Deze missie bevat de vier pijlers waarop de werking van Toerisme Vlaanderen rust: 1. Met gerichte investeringen en ondersteuning het toeristisch aanbod in Vlaanderen aantrekkelijker maken. 2. Bestemming Vlaanderen actief promoten om meer bezoekers aan te trekken.
3. De volwaardige participatie aan toerisme voor iedere Vlaming mogelijk maken. 4. De verdere professionalisering van de sector stimuleren om voor de bezoekers een kwaliteitsvol aanbod te verzekeren. Toerisme Vlaanderen heeft vier waarden die het DNA van onze organisatie bepalen: 1. Sterke Partner: vertrekken vanuit je eigen sterkte, menselijke interactie, creëren van toegevoegde waarde, samenwerken, denken en handelen vanuit partnerschappen en belanghebbenden. 2. Open: we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen, brede horizont, internationale dimensie, we stellen onze expertise ten dienste van de maatschappij. 3. Betrokken: maatschappij iets teruggeven, identificeren met de organisatie, passie, goesting en fierheid. 4. Durf: verantwoordelijkheid opnemen, creativiteit, ondernemerschap, schwung, ruimte voor initiatief, dynamiek, daadkracht en doortastend. Van alle medewerkers van Toerisme Vlaanderen wordt verwacht dat de bovenstaande waarden weerspiegeld worden in hun competenties en attitude. Dit houdt in dat zij, naast een passie voor toerisme en marketing, in staat zijn zich flexibel op te stellen en innovatief te werk gaan. Bovenal zijn ze klantgericht en streven ze naar co-creatie met hun belanghebbenden, gaande van collega s over partners tot de uiteindelijke eindgebruiker. Als consulent werk je binnen de dienst MICE (Meeting, Incentives, Conferences en Exhibitions). Deze dienst is verantwoordelijk voor de promotie en ontwikkeling van Vlaanderen en Brussel als een echte congres- & meeting bestemming. Het is het eerste aanspreekpunt voor meeting planners die internationale congressen en meetings willen organiseren in Vlaanderen of Brussel. Het lucratieve zakentoerisme wint wereldwijd aan belang. Het is dan ook de taak van het team en missie om de troeven voor het MICE-toerisme in Vlaanderen en Brussel te versterken met het oog op het binnenhalen van meer internationale associatiecongressen. Naast de toeristische troeven wordt er ook vertrokken vanuit de economische groeisectoren voor Vlaanderen. Er wordt ingezet op een kwalitatieve congresinfrastructuur in verschillende capaciteitscategorieën. Hierbij ligt de focus op het unieke karakter van het aanbod en op het om- of uitbouwen van erfgoedlocaties tot state-of-the-art special venues. Belangrijke productlijnen zoals gastronomie, kunsten en erfgoed, worden verder ontwikkeld met het oog op extra beleving voor de congressist en verder in de verf gezet Samen met de partners, de lokale congresbureaus enerzijds en de private sector anderzijds, wordt Vlaanderen en Brussel getild tot de meest dynamische regio voor business events in Europa, met een gevarieerd aanbod aan onvergetelijke ervaringen voor congres-, meeting- en incentivedeelnemers. Het team geeft professioneel advies aan meeting planners en biedt begeleiding aan de stakeholders in Vlaanderen en Brussel. Zo draagt het bij tot de professionalisering van de meetingindustrie. pagina 2 van 10
3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als corporates en incentives consulent richt je je op bedrijven (meeting planners) en organisatoren van incentives en events. Je brengt internationale bedrijven die een meeting en/of congres willen organiseren in contact met de juiste partner in de meetingindustrie in Vlaanderen. Je geeft ook suggesties en werkt voorstellen uit die de internationale planner kunnen inspireren om een congres, meeting of incentive in Vlaanderen te organiseren. Je staat nauw in contact met de buitenlandkantoren (BK s) van Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten en gaat met hen in gesprek om zo samen tot een bid te komen. Je volgt corporate- en incentive acties van de BK s op en stemt daarover af met de partners in Vlaanderen. Je bouwt het netwerk van multinationals in België en het buitenland, met linken naar onze economische groeisectoren en toeristische thema s, verder uit en werkt mee aan de uitbouw en promotie van het incentive product via baanbrekende programma s. Je zal daarvoor ook binnen het team voldoende afstemmen met de convention services consulent en de convention sales en marketing consulent voor de promotie. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Probleemanalyse Resultaat Vervolledigen, verhelderen en analyseren van de vraag / problematiek om over de nodige gegevens en inzichten te beschikken om een gepaste dienstverlening of doorverwijzing te kunnen uitwerken. Voorbeelden van activiteiten - Je verzamelt alle relevante lead informatie om de klant een gepast voorstel te bezorgen - Je stelt een lijst samen van multinationals met link naar onze economische groeisectoren en peilt naar congrespotentieel - Je volgt corporate contacten op die lead experts aanbrengen en maakt plan van aanpak op om die te benaderen - Je brengt nieuwe event organisatoren en incentivebureaus mee in kaart pagina 3 van 10
Informatie en advies Verstrekken van informatie, formuleren van een advies en/of opstellen van een begeleidingsplan om de klant een passend antwoord of voorstel te bieden op zijn/haar situatie. Begeleiding en opvolging Samen met de betrokkenen het advies of het begeleidingsplan uitvoeren en/of opvolgen om de vooropgezette doelstellingen zo goed mogelijk te realiseren. Rapportering Registreren en analyseren van gegevens om enerzijds officieel verslag uit te brengen en anderzijds input te geven aan het beleid. Kennis m.b.t. het vakgebied en uitbouw van de MICE Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. - Je werkt congres/meetingaanvragen van internationale bedrijven uit, stuurt deze door en volgt ze ook verder op - Je adviseert klanten met kennis van het MICEpotentieel in Vlaanderen - Je werkt suggesties uit met input van de steden - Je contacteert potentiële klanten (multinationals) - Je draagt de focus van de MICE-troeven en het MICE-plan mee uit in de salesactiviteiten - Je maakt gedetailleerde briefings op van salesacties voor collega s in de buitenlandkantoren of voor lokale congresbureaus - Je geeft dossiers in via CRM en volgt de klantenvraag op na bv. sales calls - Je stemt af met congresbureaus of andere partners in Vlaanderen - Je volgt klanten op na fam trips (begeleiden indien nodig) - Je begeleidt waar relevant sales acties m.b.t. associatiewerking via buitenlandkantoren of representatiebureaus en volgt op - Je vult de historiek en gegevens van de klant aan in CRM - Je rapporteert over klantenaanvragen, - Je stemt af met buitenlandrepresentaties over sales activiteiten - Je volgt MICE-acties consequent op bij klant en partner m.b.t. te behalen KPI s - Je volgt trends en ontwikkelingen in de meetingindustrie in Vlaanderen en daarbuiten op - Je deelt kennis en toetst af met binnen- en buitenlandse partners - Je werkt je in in de corporate markt via netwerkplatforms - Je ent en volgt ontwikkelingen binnen de meetingindustrie en bouwt de meetingindustrie in Vlaanderen mee uit pagina 4 van 10
Bekendmaking van dienstverlening en prospectie Bekendheid creëren rond de dienstverlening om mogelijke klanten en/of partners te informeren en/of aan te trekken. Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het functionele domein mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. - Je maakt partners bewust van MICE acties door schriftelijke en mondelinge communicatie (bv: via publicaties, tijdens seminaries, beurzen...) - Je netwerkt en draagt het imago van de dienst uit - Je spoort blinde vlekken in het aanbod op en signaleert aan diensthoofd - Je sensibiliseert - Je profileert de MICE diensten en maakt deze bekend - Je doet voorstellen en bespreekt de MICEdienstverlening - Je analyseert de opvolging van MICE-activiteiten door BK s/rep s en doet suggesties ter verbetering van de opvolging. - Je bouwt actieplan MICE mee uit met focus op corporates teneinde de MICE-doelstellingen te halen. Realiseren van de teamdoelstellingen - Je engageert zich om de vooropgestelde teamdoelstellingen mee te realiseren. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen Toerisme Vlaanderen in de graad van medewerker of technicus ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen Toerisme Vlaanderen én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van medewerker of technicus. Je beschikt op datum van bevordering over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot klantenbeheer en B2B-contacten (of 6 jaar schaalanciënniteit in één of meer salarisschalen van de toeganggevende graad), waarvan minstens 2 jaar in een internationale context. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Jonas De Keersmaecker, jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be, 0472 27 61 21). 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 5 van 10
4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt kennis over de meetingindustrie in theorie en praktijk - Je hebt kennis binnen het domein marketing en toerisme - Je beschikt over een netwerk in de meetingindustrie binnen Vlaanderen en internationaal - Je hebt ervaring in het samenwerken met verschillende partners en stakeholders - Je hebt een goede kennis van Nederlands, Engels en Frans - Je hebt een goede kennis van MS Office (MS Word, MS Excel en MS Powerpoint) - Je hebt goede schriftelijke en mondelinge vaardigheden Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Inleving: Je bent alert voor gevoelens en behoeften van anderen en reageert hierop adequaat (niveau 1) Netwerken: Je ontwikkelt en bestendigt professionele relaties, allianties en coalities en wendt deze aan om informatie, steun en medewerking te verkrijgen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Overtuigen: Je overtuigt door inhoud én aanpak (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. pagina 6 van 10
Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Je bent bereid om geregeld naar het buitenland te reizen in het kader van deze functie 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. 6. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211. - Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). - De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 10
6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 8 juni 2017 (datum onder voorbehoud). 6.2. EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Indien je weerhouden bent na de CV-screening wordt je uitgenodigd een persoonlijkheidsvragenlijst in te vullen. Deze wordt u toegestuurd en kunt u online invullen en indienen. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 14 juni 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt (gerangschikt in volgorde van geschiktheid en) opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 8 van 10
6.3. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 7 juni 2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 26677. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 7 juni 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Evelyne Bardyn Senior meeting manager evelyne.bardyn@toerismevlaanderen.be 0476 55 53 63 pagina 9 van 10
Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Jonas De Keersmaecker selectieverantwoordelijke jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be 0472 27 61 21 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 1 juli 2017. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van corporates en incentives consulent bij Toerisme Vlaanderen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als corporates en incentives consulent. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10