portaal handleiding versie 2.0

portaal handleiding versie 2.0

Inloggen in het portaal Voordat we aan de slag kunnen met MyMarketingManager dient er ingelogd te worden op de login pagina. Deze kunt u vinden op http://portaal.mymarketingmanager.nl Vul op deze login pagina uw unieke naam en wachtwoord combinatie in en klik op de blauwe knop Inloggen. Als u uw wachtwoord niet meer weet kunt u gebruik maken van de functionaliteit Wachtwoord vergeten. Hoofdmenu Als u bent ingelogd komt u terecht op de hoofdpagina. Het rechterdeel van deze pagina bevat nieuws en informatie over het gebruik van MyMarketingManager Aan de linker zijde staan de (onderstaand toegelichte) menu keuzes. Hiermee beheert u uw MyMarketingManager. 1. Klantencontact 1.1 Periodieke contacten 1.2 Actie contacten 1.3 Klanten contact selectie 2. Database 2.1 Raadplegen klant voertuiggegevens 2.2 Klant(nummer) blokkade 3. Nabehandeling 3.1 Leadmanagement-opvolging 3.2 Aanschrijven onbestelbaar 3.3 Verjaardagslijst 4. Configuratie 4.1 Mijn gegevens 5. Statistiek/Evaluatie 5.1 Order historie 5.2 Management info 5.3 Aftersales Performance Report 2 / 11

1. Klantencontact 1.1 Periodieke contacten Iedere week op maandagochtend wordt het actuele klantenbestand geanalyseerd en de voorstellen aan u gepresenteerd. In deze sectie kunt u bepalen met welke voorstellen u akkoord gaat. Verwerk uw lijst voor het einde van de week (vrijdag om 17:00). Stap 1. Overzicht contact-typen In de eerste stap ziet u een overzicht van de analyse, er zijn een X aantal unieke klanten geselecteerd met een Y aantal voorstellen. De lijst geeft per contactmoment aan hoeveel klanten geselecteerd zijn. Klik op de blauwe knop Volgende stap. Stap 2. Klanten selecteren In dit overzicht kunt u per klant aangeven of het voorgestelde contactmoment door mag gaan, dit geeft u aan met de keuzerondjes Ja/Nee/Nooit : Ja: u gaat akkoord met het voorstel Nee: u gaat enkel deze week niet akkoord met het voorstel Nooit: deze klant krijgt geen enkel voorstel meer, de klant wordt toegevoegd aan de blokkadelijst. De knop geeft uitgebreide informatie over een klant. Betekent dat er voor deze klant een combinatie-voorstel gedaan is. De uiting waar dit icoon bij staat is een onderdeel van dit combivoorstel en staat standaard op Nee, het combinatievoorstel staat standaard op Ja. Naar eigen wens kan dit worden aangepast. Combinatievoorstel, standaard op Ja. Deze klant heeft al eerder in de afgelopen X weken een uiting ontvangen. Standaard staat dit voorstel daarom op Nee. Het verschijnen van deze melding en het aantal weken hangt af van de configuratie van het contactmoment voor uw bedrijf. Dit voorstel is afgekeurd omdat de auto inmiddels is gekeurd. Wanneer u alle klanten hebt gecontroleerd bevestigt u door op de blauwe knop te klikken. Stap 3. Overzicht geselecteerd Hier ziet u vervolgens nog eens een overzicht van de zojuist gemaakte selectie. Hetgeen hier na vrijdag 17.00 uur vermeld staat wordt door ons voor u verzonden per email en/of direct mail en/of SMS. Al na gelang voor u is ingesteld. 3 / 11

1.2 Actiecontacten Deze functionaliteit wordt in de loop van 2016 beschikbaar gesteld. 1.3 Klanten contact selectie Via de klanten contact selectie kunt u eigen selecties maken voor thema uitingen of email nieuwsbrief. Denk hierbij bijvoorbeeld aan thema campagnes als de seizoenscheck, vakantiecontrole of winterbanden wissel. U kunt filters instellen om de juiste doelgroep te kunnen selecteren. waarvan u onderaan de pagina een preview ziet. Als u alle filters heeft ingesteld klikt op de blauwe knop Toon selectie. De resultaten worden onder aan de pagina weergegeven. Indien u de selectie wilt aanpassen klikt u op selectie ongedaan maken en begint u opnieuw. Is de selectie akkoord? Klik dan op Bewaar. Neem vervolgens contact met uw Support team medewerker om de selectie te laten koppelen aan de gewenste uiting of nieuwsbrief. 2. Database 2.1 Raadplegen klant voertuiggegevens Deze zoekfunctie biedt mogelijkheid om binnen de verschillende databronnen klanten op te zoeken. Wanneer een klant zijn/haar eigen gegevens gewijzigd heeft in het uwbedrijf.mijnvoertuig.nu portaal vindt u deze ook in dit overzicht onder databron MijnApi. 2.2 Klant(nummer) blokkade Klanten die vermeld staan in deze blokkadelijst zullen geen voorstellen krijgen. Via deze pagina beheert u deze lijst. Wanneer u bij het verwerken van de voorstellen bij een klant nooit instelt zal deze klant automatisch op deze lijst komen. Via de knop Verwijder wordt de klant gedeblokkeerd en zal deze weer meegenomen bij de selecties. Ook kunt u zelf klanten toevoegen aan deze lijst door klantnummers in te geven en op de knop toevoegen te klikken. 4 / 11

3. Nabehandeling 3.1 Leadmanagement-opvolging Deze functie biedt de mogelijkheid om bij te houden hoe de uitingen opgevolgd worden. Kies allereerst een jaar en vervolgens een week waarvan u de opvolging wilt bekijken of bijwerken. Klik op de knop om een overzicht van de voorstellen van de desbetreffende week te krijgen. Klik op de knop Bewerken om de opvolging van de uiting te kunnen beheren. Dit kan bijvoorbeeld een taak van een service-adviseur of klant contact medewerker zijn. Dit icoon geeft aan dat desbetreffende klant één of meer telefoonnummers heeft. Per communicatiemoment kunt u onder andere instellen of de klant gebeld is en of er een afspraak is gemaakt. Ook andere (gespreks)notities kunnen hier bij opgeslagen worden. Als u klaar bent klikt u op de blauwe knop Wijzigingen opslaan. 3.2 Aanschrijven onbestelbaar Hier ziet u welke klanten uitgesloten worden van de wekelijkse voorstellen. Kies bij reden: interne schoning voor de bron dealer. Ook ziet u hier welke auto s in de geselecteerde periode van eigenaar zijn gewisseld. Kies bij reden: Voertuig - Datum deel 2 (1B) mutatie. Wanneer u wilt zien welke auto's "van de weg" zijn gehaald? Kies dan bij reden: " Voertuig niet meer geregistreerd". 3.3 Verjaardagslijst De verjaardagslijst geeft een overzicht van alle jarigen per week. Vermelding hier staat los van het eventueel verzenden van een verjaardagskaart. Deze wordt, indien gewenst, apart geconfigureerd. 5 / 11

4. Mijn gegevens Hier stelt u uw MyMarketingManager portaalgegevens in. Ook uw wachtwoord kan hier gewijzigd worden. Klik als u klaar bent op de blauwe knop 5. Statistiek / Evaluatie 5.1 Order historie Per week kunt u hier zien welke soort uitingen er de deur uitgegaan zijn. Ook hier kiest u achtereenvolgens het jaar en week van uw keuze. 5.2 Management informatie MODULE - M3 STATISTIEKEN Met deze statistiekfunctie bekijkt u per week de response en kunt u controleren hoe goed de leads zijn opgevolgd. Hier ziet u onder andere hoeveel klanten teruggebeld zijn, hoeveel afspraken er zijn gemaakt en hoeveel mensen er al langs zijn geweest naar aanleiding van de verstuurde uitingen. Ook kunt u de activiteiten van uw medewerkers monitoren. Voor deze functie verwijzen we naar de separate instructie. 5.3 Aftersales Performance Report MODULE - M3 PERFORMANCE Met M3 Performance geeft My Marketing Manager je handvatten voor de toekomst. Met deze module krijg je inzicht in aftersales prestaties en potentieel. Toegespitst op werkgebied of uitgevoerde werkzaamheden. Al dan niet voor een specifieke doelgroep. Voor deze functie verwijzen we naar de separate instructie. 6 / 11

Contentbeheer Het instellen van het uiterlijk van de uitingen doet u via de knop Contentbeheer. 6. Mijn Instellingen 7. Contactuitingen beheren 7.1 Uiting wijzigen 7.1.1 Tekst voor direct mail en/of e-mail 7.1.2 Emailfuncties 7.1.3 SMS 7.1.4 Accorderen 8. Functies en werking teksteditor 6. Mijn Instellingen Onder de kop Mijn Instellingen kunt u een aantal algemene instellingen configureren. Aanhef en Adressering Hier stelt u in hoe de klant moet worden aangesproken in de uitingen en in het adresblok. Als het geslacht niet bekend is worden beide geslachten gebruikt. URL - Afspraak maken Hier vult u de link in naar de webpagina waar de klant een afspraak kan inplannen. Deze URL wordt gekoppeld aan de button "Afspraak maken" in de e-mail uiting, mits van toepassing. URL - Afspraak maken Hier vult u de link in naar de webpagina waar de klant een review over uw bedrijf kan schrijven. Deze URL wordt gekoppeld aan de button "Geef uw mening" in de e-mail uiting, mits van toepassing. Als de review tool op een beveiligde website staat, wat bijvoorbeeld bij klantenvertellen.nl het geval is, selecteert u met de schuifknop "https://". Na het wijzigen van de instellingen klikt u op de blauwe knop 7 / 11

7. Contactuitingen beheren 7.1 Uiting wijzigen Op de pagina Contentbeheer zijn alle voor u ingestelde contactuitingen weergegeven. De uitingen staan per pakket op een tabblad gerangschikt. Het tabblad loyaliteit is voor iedere gebruiker zichtbaar. De tabbladen thema, sales, prospects aftersales en prospects sales zijn beschikbaar voor afnemers van overeenkomstige M3 pakketten. Als u een contactuiting wilt aanpassen klikt u op de grote knop Aanpassen. Vervolgens kunt u per contactuiting de teksten en de afbeelding aanpassen. Let op: als de knop Aanpassen oranje kleurt betekent dit dat er nog akkoord moet worden gegeven op de laatste drukproef. Een groene knop betekent dat de uiting geaccordeerd en klaar voor gebruik is. Op de pagina staan aanvullende instructies in blauwe kaders (instructie) of rode kaders (waarschuwing) vermeld. Wij adviseren u deze informatie goed te lezen. 7.1.1 Tekst voor direct mail en/of e-mail Bij het aanpassen van een uiting kunt u voor de direct mail en respectievelijk de e-mail achtereenvolgens de volgende zaken instellen: Afbeelding (Sub)titels Teksten Acties Noot: voor de werking en functies van de tekst editor zie punt 8 van deze handleiding 8 / 11

1 Afbeelding Iedere uiting heeft een grote afbeelding als achtergrond, optioneel kunt u de standaard afbeelding wijzigen door deze hier te uploaden. Let erop dat bij drukwerk een hogere kwaliteit afbeelding nodig is dan de standaard schermresolutie. 2 Titel Deze tekst vormt samen met de subtitel de pakkende kern van uw contactmoment. Vermeld hier maximaal 120 tekens. 3 Subtitel Deze tekst vormt samen met de titel de pakkende kern van uw contactmoment. Vermeld hier maximaal 80 tekens. Tekst voorzijde Dit veld wordt alleen weergegeven bij de 330x90 kaart. Gebruik hier maximaal 300 tekens. 4 Hoofdtekst De hoofdtekst bevat de uitgebreide inhoud van uw contactuiting. Gebruik hier maximaal 1000 tekens. Controleer wel altijd of de tekst binnen het kader blijft in de digitale proef, het kan zijn dat door te veel gebruik van witregels de tekst alsnog te lang wordt. 5 Acties Hier stelt u eventuele acties voor het contactmoment in. Een actie bestaat uit een hoofdtekst die in het midden van het actieblok geplaatst wordt. Daarboven verschijnt de subtekst en de actievoorwaarden worden eronder geplaatst. Klik op Actie X - aanpassen om de teksten van een aanbieding in te stellen en sla je wijzigingen op door op de blauwe knop Ok te klikken. Let op: om de zojuist ingestelde actie te activeren dient u op het oogje te klikken, de knop wordt dan groen. 1 Geachte heer de Graaf-Vermeulen, Uw Renault is toe aan de APK-keuring en volgens onze ge een onderhoudsbeurtdd Als geheugensteuntje houden wij voor u bij wanneer uw auto weer toe is aan de APK-keuring en een onderhoudsbeurt. Uit onze gegevens blijkt dat dit voor beide binnenkort het geval is. APK vervaldatum: 03-01-2016 Laatst uitgevoerde onderhoud: 26-09-2015 Profiteer van ons combi voordeel! 2 Maak dus snel een afspraak bij gebroeders Haaker, uw (service)dealer voor Fiat, Fiat bedrijfswagens, Lancia & Alfa Romeo in Badhoevedorp, de Aker, Osdorp en Sloten. Geachte heer de Graaf-Vermeulen, Uw auto vraagt om aandacht! Voordelig én professioneel geholpen 4 Mocht u al een afspraak hebben gemaakt, kunt u dit geheugensteuntje als niet verzonden beschouwen. 3 Demo AutobeDrijf Vreelink t rijksweg 42a 9999 AA LIMMEN e hans@i-motive.nl i www.i-motive.nl 5 T e g e n i n L e v e R i n g va n d e z e K A A R T APK keuring Het vertrouwde adres in limmen, ook voor uw renault 19,95 Voorkant Direct Mail (uiterlijk kan afwijken van uw ontwerp) nu geen bijkomende kosten voor afmelden, roetmeting of viergastest. Dhr. C.A.f Vermeule Rijksweg 42 1906 BJ Lim 1906B nu SLecHTS 195,- Budgetbeurt Groot 03592016 23542 1 controle op 70 essentiële punten, incl. olie verversen, vervangen van olie-, brandstof- en luchtfilter. Tarief geldig voor auto met 2/3/4 cilinder benzinemotor. Achterkant Direct Mail (uiterlijk kan afwijken van uw ontwerp) 9 / 11

7.1.2 Emailfuncties Let op: Deze sectie kunt u enkel zien als e-mail voor het betreffende contactmoment is geactiveerd. Neem contact op met de servicedesk voor het (de)activeren van een e-mail uiting. In deze sectie kunt u optioneel buttons activeren die enkel in de e-mailuitingen onder de hoofdtekst verschijnen. De links van deze knoppen kunnen worden aangepast via Mijn instellingen, zie hiervoor punt 7 van de handleiding. 7.1.3 SMS Let op: Deze sectie kunt u enkel zien als SMS voor het betreffende contactmoment is geactiveerd. Neem contact op met de servicedesk voor het (de)activeren van een SMS uiting. Hier stelt u een SMS-tekst in voor het betreffende contactmoment. De SMS heeft als afzender de naam "Uw garage". Let op! Uw auto moet voor 23-08-2016 gekeurd zijn. Maak uw afspraak en bel 088-9080404. Groeten, Garage Vreelink. In de tekst kunt u de variabelen {{keuringsdatum d-m-y}}, {{kenteken}}, {{Autobedrijf}} en {{Telefoon}} gebruiken. Deze selecteert u door onder het invul veld op de variabele te klikken. Let erop dat de SMS tekst gelimiteerd is tot 160 tekens. 7.1.4 Accorderen Zodra u klaar bent met het aanpassen van het contactmoment dient u de digitale proeven te accorderen. Klik eerst op de blauwe knop Wijzigingen opslaan, vervolgens komen er grote knoppen in beeld waarmee u de direct mail en/of e-mail kunt bekijken. Als u akkoord gaat met de gegeneerde digitale proef vinkt u de waarschuwingsmelding aan en klikt u op de grote groene knop Accorderen. Nu is het contactmoment klaar voor gebruik! BELANGRIJK: Als u de digitale proef niet accordeert zullen de wijzigingen niet worden verwerkt en zullen de oude instellingen gebruikt worden bij het versturen van een uiting. 10 / 11

8. Functies en werking teksteditor U kunt alle tekstdelen van uw contactuiting (zoals beschreven bij 7.1.1) bewerken. Dat doet u met een editor welke een aantal functies bevat die gebruikers van Word of Pages zullen herkennen. Opmaak Met de knoppen B, I, en U past u de opmaak van de tekst aan. Herstellen Met de pijltjes kunt een bewerking ongedaan maken of herstellen. Broncode Met de knop met de twee pijltjes wordt de broncode van de opgemaakte tekst zichtbaar. Variabelen In de tekst kunt u variabelen toevoegen die wij uit de broninformatie van uw bedrijf halen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de APK vervaldatum of een kenteken. Ook selecteert u hier desgewenst de functionaris wiens naam onder de betreffende uiting moet komen. Op de plaats waar de variabele in de tekst moet komen te staan opent u deze functie en kiest u de gewenste waarde uit de tabel door er op te klikken. Een variabele is herkenbaar door vermelding tussen dubbele accolades: {{variabele}}. Help Onder menukeuze "Help" treft u een digitale versie van deze handleiding aan. Ook update informatie wordt hier vermeld. 11 / 11

MyMarketingManager Bezoekadres: Rijksweg 42a 1906 BJ Limmen Email: info@mymarketingmanager.nl Tel: 088-9080404