Uitleensysteem leenfietsen, Levering en onderhoud Gemeente s-hertogenbosch Versie 1.0 19 mei 2017
Inhoud 1. Inleiding... 3 1.1 Voorwaarden... 3 1.2 De marktconsultatie... 3 1.3 Doel marktconsultatie... 4 1.4 Procedure... 4 1.5 Planning... 4 1.6 Communicatie en contactpersoon... 4 1.7 Vragen over dit document... 4 2. Situatieschets... 5 2.1 Doelen nieuwe situatie... 5 2.2 Oplossing zoals wij nu voorzien... 5 Zelf service... 6 Architectuur en koppeling... 6 Proces flows... 6 Rapportages... 6 3. Vragen van de marktconsultatie... 7 BIJLAGE A : ARCHITECTUUR... 8 BIJLAGE B : PROCESFLOWS... 8 BIJLAGE C: ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTE s-hertogenbosch... 8 BIJLAGE D: ANTWOORDFORMULIER VRAGEN IN WORD-FORMAAT... 8 2
1. Inleiding Voor u ligt de marktconsultatie van het project Uitleensysteem leenfietsen, levering en onderhoud. Gemeente s-hertogenbosch participeert in het programma Beter Benutten waarin Rijk, regio en bedrijfsleven samenwerken om de bereikbaarheid in de drukste regio s over weg, water en spoor te verbeteren. De komende jaren ligt de nadruk in dit programma met name op maatregelen die de reiziger in staat stellen op een slimme manier op de plek van bestemming te komen. Dit gebeurt aan de hand van een aantal thema s waaronder P+R, Fiets en Parkeren. In het kader van dit programma werkt de gemeente s-hertogenbosch aan verschillende opties om het autoverkeer buiten de stad te houden en fietsverkeer te stimuleren. De gemeente biedt een concept waarbij de klant zijn reis vanaf Transferia buiten de stad kan vervolgen met een gratis leenfiets. Gemeente s-hertogenbosch wilt ongeveer 200 leenfietsen aanschaffen. Om deze uit te kunnen lenen is er een uitleensysteem nodig. Om een goed beeld te krijgen van wat de markt hierin aan te bieden heeft, wil de gemeente via deze marktconsultatie haar eigen beeld verder verscherpen. De gemeente wilt scherp krijgen wat we mee kunnen nemen binnen de scope en wat buiten de realisatie valt. Denk hierbij onder andere aan: - Welke eisen worden gesteld vanuit de leverancier aan onze situatie? - Wat kan wel worden geleverd, wat nog niet? In de praktijk betekent dit dat gemeente s-hertogenbosch de kennis en kunde van marktpartijen gebruikt om haar eigen beeld te toetsen voordat het vervolgtraject wordt ingezet. Voor alle duidelijkheid: het betreft hier geen offerteaanvraag. De op basis van deze marktconsultatie ontvangen informatie zal nader geanalyseerd worden door de gemeente s-hertogenbosch. De resultaten van de marktconsultatie kunnen worden verwerkt in aanbestedingsdocumenten, zonder dat deze herleidbaar zijn tot de deelnemers van de marktconsultatie. Wij verzoeken u de vragen schriftelijk te beantwoorden (bijlage D). 1.1 Voorwaarden Door deelname aan de marktconsultatie verklaart de deelnemende marktpartij akkoord te zijn met de voorwaarden zoals die staan verwoord in dit document en de bijgevoegde voorwaarden zoals die in de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente s-hertogenbosch zijn vermeld met betrekking tot een marktdialoog (bijlage C). In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in het marktconsultatie-document en het bepaalde in bijlage C, prevaleert het bepaalde in het marktconsultatie-document. De voertaal tijdens de marktconsultatie is Nederlands. 1.2 De marktconsultatie De marktconsultatie richt zich op leveranciers van oplossingen voor leenfiets uitleensystemen en onderhoud. Via deze schriftelijke procedure worden de leveranciers gevraagd antwoord te geven op een aantal gedefinieerde vragen. De beantwoording van deze vragen moet volledig digitaal (via e- mail) bij de contactpersoon worden aangeleverd uiterlijk vrijdag 23 juni 2017 (vóór 13.00 uur). 3
De informatie van de marktconsultatie zal intern besproken worden en meegenomen worden in nader uit te werken requirements voor een te realiseren leenfiets uitleensysteem en het onderhoud daarvan. 1.3 Doel marktconsultatie Doel van de marktconsultatie is om vast te stellen of de markt in staat is om een Leenfiets uitleensysteem te bieden. Op dit moment zijn er nog geen Leenfiets uitleensystemen (voor zover bekend) in de markt die eruit zien zoals gemeente s-hertogenbosch in gedachten heeft. 1.4 Procedure Deelnemers aan de marktconsultatie worden gevraagd om aan de hand van de bij deze marktconsultatie bijgevoegde documentatie schriftelijk te reageren en aan te geven op welke wijze u kan voorzien in de gevraagde, samenhangende onderdelen van de oplossing. Hierbij verzoeken wij u in elk geval de hoofdstuk 3 van dit document in te vullen. Een aantal partijen zal mogelijk worden gevraagd om een mondelinge toelichting. 1.5 Planning Met betrekking tot de marktconsultatie geldt het volgende tijdschema: DATUM ACTIVITEIT 1 19 mei 2017 Publicatie van vooraankondiging en beschikbaar stellen marktconsultatie documenten op TenderNed 2 12 juni 13:00 Sluiting termijn vragen stellen per e-mail 3 16 juni Beantwoording vragen op TenderNed 4 23 juni 13:00 Sluiting termijn indienen reactie per e-mail 1.6 Communicatie en contactpersoon Er kunnen geen rechten worden ontleend aan mondelinge uitspraken. Alle communicatie met betrekking tot deze marktconsultatie dient te verlopen via mevrouw N. Oud van Enigma Consulting namens gemeente s-hertogenbosch, e-mail noud@enigmaconsulting.nl. 1.7 Vragen over dit document Indien u aanvullende informatie wenst over dit document of deze marktconsultatie dan kunt u dit per bovenstaand e-mailadres doen. De gemeente zal vervolgens besluiten om wel of geen schriftelijk of mondeling contact met u op te nemen. 4
2. Situatieschets Op dit moment zijn er bij drie Transferia in s- Hertogenbosch ongeveer 60 leenfietsen beschikbaar. Om een leenfiets mee te nemen, registreert de klant zich bij de beheerder. De beheerder maakt een kopie van een identiteitsbewijs. De beheerder overhandigt een sleuteltje en legt de uitleen vast op papier. Bij een herhaalbezoek hoeft de klant zich niet opnieuw te registreren. Vaste klanten worden herkend. De beheerder is altijd nodig voor het registreren van de uitleen en het uitreiken van het sleuteltje, alsook bij het terugbrengen van de fiets. 2.1 Doelen nieuwe situatie De gemeente s-hertogenbosch is bezig met het inkopen van 200 leenfietsen. Deze leenfietsen worden verdeeld over drie locaties: Transferium Pettelaarpark, Transferium de Vliert en Transferium Vlijmenseweg. In de nieuwe situatie gaat het aantal leenfietsen dus van 60 naar 200. Voor de nieuwe situatie gelden de volgende doelen: Beter uitleenproces, makkelijker voor de klant en niet afhankelijk van de beheerder Manier om zeker te zijn dat leenfiets terugkomt Geen grotere belasting voor de beheerder Om deze doelen te bereiken wenst Gemeente s-hertogenbosch een compleet Leenfiets uitleensysteem te kopen. Dit complete uitleensysteem wil Gemeente s-hertogenbosch minstens vijf (5) jaar in gebruik nemen. De uitgangspunten van deze oplossing zijn: Klantvriendelijk, wij denken aan zelfservice en een zeer intuïtief proces Voor iedereen toegankelijk (geen verrassingen, geen voorregistratie of speciale pasjes) Realisatie uiterlijk in Q1 2018 Vandalismebestendig Behoud van werkgelegenheid (geen grotere belasting voor beheerders, en met hetzelfde aantal FTE) 2.2 Oplossing zoals wij nu voorzien Het fietsuitleenconcept voor transferia stelt bezoekers in staat om aan de rand van de stad te parkeren en met de fiets verder de stad in te gaan. Het fietsuitleenconcept kan op meerdere omgevingen toegepast worden. De gedachte is dat de volgende componenten nodig zijn: een centraal uitleensysteem (de administratie), een of meer zelfservice zuil(en) per uitleenlocatie, een of meer geautomatiseerde sleuteluitgiftesystemen per uitleenlocatie beheerdersschermen (de PCs etc. zijn al aanwezig) een koppeling met het Parkeer Management Systeem van autoparkeren (PMS). Er wordt vanuit gegaan dat voor het autoparkeren alle voorzieningen aanwezig zijn, inclusief kentekenherkenningssysteem en uitgifte van een barcodekaartje. De kern van het concept is dat de auto dient als onderpand voor het lenen van één of meerdere fietsen. Er is geen voorregistratie nodig. De fiets wordt meegegeven met de auto als onderpand. De 5
auto kan pas uitrijden als alle fietsen terug zijn. Bij uitleen en retour bedient de klant zichzelf bij de zelfservice zuil. Sleuteluitgifte en inname gaat automatisch, en de uitleen wordt in het uitleensysteem vastgelegd. De auto kan onderpand zijn als het kenteken van de auto (automatisch) herkend is. In een klein aantal gevallen werkt die techniek niet goed genoeg. In die gevallen zou een manuele procedure via de beheerder, die lijkt op de huidige, het fall-back scenario kunnen zijn. Zelf service Aangezien het een zelfservice concept is, kan de bezoeker het lenen van de fiets(en) zelf initiëren. Dit doet de bezoeker door het barcodekaartje te scannen bij de zelfservice zuil en aan te geven hoeveel fietsen de bezoeker nodig heeft. Het aantal fietsen wordt vervolgens gekoppeld aan het onderpand, de auto. De bezoeker ontvangt de sleutel(s) via de sleutelautomaat. De bezoeker kan de stad in gaan op de fiets. Daarna komt de bezoeker de fiets(en) weer terugbrengen. Aangezien de auto als onderpand dient, kan de bezoeker de auto pas weer meenemen indien alle sleutels ingeleverd zijn. Het PMS van het autoparkeren geeft het kenteken dus pas vrij als alle fietsen retour zijn. Uiteraard moet de beheerder in staat zijn om in een aantal gevallen in te kunnen grijpen, onder andere: gestolen fiets één fiets met berijder komt later terug, auto met bestuurder wil al weg: in dat geval wordt alsnog een kopie-identiteitsbewijs gemaakt van de bestuurder (onderpand kan wegrijden als autorisatie op het identiteitsbewijs is overgegaan) kenteken van de auto is niet herkend: ook dan kan op de oude manier (met kopieidentiteitsbewijs) gewerkt worden Architectuur en koppeling In bijlage A is de beoogde architectuur opgenomen. Het uitleensysteem dient aangesloten te worden op het huidige PMS voor autoparkeren. De architectuur mag er ook anders uitzien, zolang dezelfde functionaliteit gerealiseerd wordt. Proces flows In bijlage B zijn de beoogde procesflows opgenomen. De eerste procesplaten tonen de algemene uitleen en retourprocessen. Daarna is een meer detailproces van de zuil opgenomen, en de processen van de beheerder. Rapportages De gemeente wenst iedere maand een rapportage te ontvangen met de volgende parameters: Hoe vaak fietsen zijn uitgeleend Hoe vaak correctie onderhoud is uitgevoerd afgelopen maand (in aantal uren) Hoe vaak preventief onderhoud is uitgevoerd afgelopen maand (in aantal uren) 6
3. Vragen van de marktconsultatie De inhoud van de marktconsultatie richt zich op de beantwoording van de volgende 7 vragen: 1. Kunt u schets geven van een oplossing voor deze vraag? 2. Op welke punten stelt u voor de voorgestelde procesgang of oplossing te verbeteren? 3. Welke verbetering adviseert u voor de architectuur? 4. Welke voorbeelden heeft u van sleuteluitgifte automaten? 5. Welke voorbeelden heeft u van zelf service zuilen, die voor ons doel gebruikt zouden kunnen worden? 6. Kunt u referentie(s) van onderdelen geven, zodat wij kunnen kijken? 7. Hoeveel tijd heeft u nodig om een Leenfiets uitleensysteem te realiseren in een Proof Of Concept (POC)? Naast deze vragen staat het marktpartijen vrij om aanvullende informatie en/of adviezen te verstrekken, mits deze bijdragen aan het doel geformuleerd in paragraaf 1.3. Let op: bij de beantwoording van de vragen willen we benadrukken om voort te borduren op eerdergenoemde antwoorden en adviezen. 7
BIJLAGE A : ARCHITECTUUR BIJLAGE B : PROCESFLOWS BIJLAGE C: ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTE s-hertogenbosch BIJLAGE D: ANTWOORDFORMULIER VRAGEN IN WORD-FORMAAT 8