AANBESTEDINGSBELEID 2017 2020 NIEUWBOUWPROJECTEN Datum : 6-12-2016 Versie : 2 Status : Definitief Opgesteld door : Martin Trower en Janeck Janmaat
1. SCOPE Voorliggend document beschrijft het beleid dat Stichting Woonlinie ( Woonlinie ) met ingang van 1 januari 2017 hanteert voor de selectie van (ontwikkelend) aannemers en bouwadviseurs in het kader van haar projectontwikkelingsactiviteiten en nieuwbouwprojecten. Voor nu wordt dit beleid alleen opgesteld voor nieuwbouw, het is echter de bedoeling om de reikwijdte van dit beleid in de toekomst te verbreden, door ook andere soorten werken en werkzaamheden (denk aan planmatig-, klachten/mutatie- en contractonderhoud) toe te voegen. 2. WOONLINIE EN BOUWLINIE Het geformuleerde beleid is gebaseerd op de samenwerking bij projectontwikkeling tussen Woonlinie en Bouwlinie B.V. ( Bouwlinie ), 100% deelneming van Woonlinie. Deze samenwerking is geformaliseerd in een tussen beide partijen op 7 september 2016 getekende raamovereenkomst, die op hoofdlijnen onderlinge spelregels geeft voor: dienstverlening door Bouwlinie aan Woonlinie; condities waaronder Bouwlinie risicodragend ontwikkelt voor Woonlinie; aankoop en verkoop van projectgronden. Bij nieuwbouwprojecten voor sociale huur hanteren Woonlinie en Bouwlinie een onderlinge taakverdeling zoals weergegeven in Bijlage 1, deze bijlage is ook onderdeel van de raamovereenkomst. Concrete afspraken per project worden vastgelegd in projectovereenkomsten. Bouwlinie opereert zelfstandig ten aanzien van nieuwbouwprojecten voor de koopsector. Bij aanbestedingen waarbij (mede) sociale huurwoningen zijn betrokken, treedt Bouwlinie voor de huurwoningen op als bevoegd vertegenwoordiger van Woonlinie. Woonlinie en Bouwlinie nemen hun besluiten formeel in verschillende gremia, maar de samenstelling van bestuur loopt volledig synchroon, zodat afgestemde besluitvorming is gewaarborgd. Ook de goedkeuringsbevoegdheden van de raden van commissarissen zijn gelijk. Woonlinie heeft in het kader van de uitwerking van de nieuwe Woningwet ervoor gekozen om al haar projectontwikkelingsactiviteiten uit te laten voeren door dochteronderneming Bouwlinie BV. Voorliggend beleid zal door Woonlinie worden doorgelegd naar Bouwlinie. 3. WETTELIJK KADER / ALGEMEEN BELEIDSKADER Woonlinie volgt het regeringsstandpunt, zoals ingenomen bij de invoering van de Woningwet in 2015, dat toegelaten instellingen geen aanbestedende diensten zijn en dus ook niet gebonden zijn aan de Europese en Nederlandse aanbestedingswet- en regelgeving. Voor Bouwlinie geldt evident dat deze als commerciële vennootschap niet gelijkgeschakeld kan worden met aanbestedende diensten. Woonlinie en Bouwlinie zijn bekend met de discussie over de vraag wat de niet-gebondenheid aan aanbestedingswetgeving niettemin betekent voor de toepassing van zogeheten algemene beginselen van aanbestedingsrecht, die gebaseerd zijn op de redelijkheid en billijkheid, en met name tot uiting komen in het gelijkheidsbeginsel (behandel iedere inschrijver gelijk), het transparantiebeginsel (wees open, fair en duidelijk) en het proportionaliteitsbeginsel (vraag alleen dingen die in verhouding staan met wat je wilt bereiken). De principiële en pragmatische overtuiging van Woonlinie en Bouwlinie is dat het in ieders belang is, en zeker ook in het belang van een goed selectieresultaat, wanneer selecties plaatsvinden op basis van duidelijke regels, gebaseerd op fair play, waarbij een ieder gelijke kansen heeft. Woonlinie en Bouwlinie willen zich uit eigen overtuiging binden aan dergelijke regels. Het in dit document verwoorde beleid is erop gericht om dat te bereiken. 2
Het voorgaande neemt niet weg, dat Woonlinie en Bouwlinie natuurlijk altijd specifieke regelgeving in acht nemen, wanneer die aan de orde is in concrete gevallen. In de praktijk zal het daarbij bijna altijd gaan om situaties waarin: a. sprake is van maatschappelijk vastgoed in de zin van de Woningwet (artikel 45), in welk geval in ieder geval een meervoudige aanbesteding moet plaatsvinden; b. Woonlinie en/of Bouwlinie te maken hebben met (doorgelegde verplichtingen van) overheidspartners en/of aanbestedende diensten, die wél onder de aanbestedingswet vallen. 4. SELECTIEPROCES VOLGT ALTIJD HET VASTGOEDONTWIKKELINGSPROCES Woonlinie en Bouwlinie volgen met ingang van 1 januari 2017 bij nieuwbouwprojecten de fasering en besluitvorming zoals die is weergegeven in bijgaand schema (Bijlage 2). Het proces van selectie van (ontwikkelende) aannemers en/of bouwadviseur volgt de fasering en besluitvorming van Bijlage 2 op de volgende wijze (de hieronder genoemde fasedocumenten zijn dezelfde als bedoeld in het schema, besluitvorming hierover is altijd projectgewijs): a. in het Fasedocument Initiatief neemt de desbetreffende projectontwikkelaar op, wie inmiddels zijn geselecteerd als architect, constructeur en (eventuele) andere bouwadviseurs; b. in het Fasedocument Initiatief neemt de desbetreffende projectontwikkelaar een voorstel op voor de bouwrechtelijke vorm waarin een project wordt gegoten met als hoofdcategorieën: 1. traditioneel op basis van volwaardig bestek 2. selectie gericht op toetreding tot een bouwteam 3. design & build of engineering & build alsmede de daarbij te kiezen selectiemethodiek (zie over dit laatste punt 6), met naam en toenaam van de uit te nodigen inschrijver(s). De keuze voor uit te nodigen inschrijvers dient te zijn onderbouwd; c. als er omstandigheden zijn, waarom toepassing van b) hierboven in de Initiatief Fase nog niet (goed) of slechts deels mogelijk is, dan wordt een en ander definitief voorgesteld in het Fasedocument Ontwerp. In het Fasedocument Initiatief worden de bedoelde omstandigheden toegelicht. In project specifieke gevallen kan een andere fasering gehanteerd worden zoals weergegeven in bijlage 2. Indien dit zich voordoet wordt in het eerst volgende fasedocument beschreven waarom er van de standaard fasering en/of besluitvorming wordt afgeweken én hoe de aangepaste fasering en besluitvorming eruit ziet. 5. SELECTIEMETHODIEKEN ARCHITECTEN EN ANDERE BOUWADVISEURS Architecten en andere bouwadviseurs worden als volgt geselecteerd: a. bij een verwacht honorarium van maximaal 50.000,- inclusief BTW: 1 op 1 b. bij een verwacht honorarium van boven de 50.000,- inclusief BTW: meervoudig Wanneer bijzondere competenties meespelen kan bij a) niettemin voor meervoudig worden gekozen en bij b) juist voor 1 op 1. Als dat zo is, dan wordt dat beschreven in het Fasedocument Initiatief. Dit zal bijvoorbeeld bij de selectie van een architect logischerwijs kunnen voorkomen vanwege bijvoorbeeld voorkeur inzake architectuur of in het kader van eerder verrichte werkzaamheden binnen een project of wijk. 3
6. SELECTIEMETHODIEKEN (ONTWIKKELEND) AANNEMERS / BOUWBEDRIJVEN Overall screening vooraf Woonlinie en Bouwlinie laten jaarlijks, volgens de daartoe gehanteerde regels door de afdeling Backoffice, de (ontwikkelend) aannemers / bouwbedrijven die voor Woonlinie en Bouwlinie regelmatig nieuwbouwprojecten realiseren, screenen op financiële continuïteit. Alleen bedrijven die deze screening doorkomen, komen voor deelname aan selecties in aanmerking, met als overall begrenzing dat de door een bouwbedrijf voor Woonlinie in dat lopende jaar te realiseren omzet niet meer mag zijn dan 35% van de jaaromzet van dat bouwbedrijf. Eventueel nieuw te selecteren bouwbedrijven ondergaan een zelfde screening, en dienen in principe eveneens te voldoen aan de grens van 35% jaaromzet als hiervoor genoemd. Methodiek Per project wordt een keuze gemaakt op welke wijze een selectie plaatsvindt. Grofweg hanteren Woonlinie en Bouwlinie daarbij de volgende vormen : a. bouwteam 1 op 1; b. bouwteam 1 op 1 na meervoudige voorselectie; c. enkelvoudige uitnodiging 1 op 1 op basis van bestek; d. meervoudig onderhands op basis van bestek; e. design & build 1 op 1 en/of engineering & build 1 op 1; f. design & build na meervoudige voorselectie en/of engineering & build na meervoudige voorselectie. Bij optie d geldt standaard dat alleen op prijs wordt geselecteerd. Bij de overige opties zou naast alleen op prijs ook gekozen kunnen worden voorselectie op basis van economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). De keuzebevoegdheid en manier van vastlegging is schematisch weergegeven in Bijlage 3. 7 INHOUDELIJKE SPELREGELS BIJ SELECTIES Bij selecties nemen Woonlinie en Bouwlinie altijd de volgende spelregels in acht: a. er wordt altijd uitgelegd welke selectiemethodiek (zie punt 6) wordt gevolgd en waarom voor deze methodiek is gekozen, zonder dat overigens alle gevraagde inschrijvers worden vermeld; b. er wordt duidelijk aangegeven welke informatie en documenten bij een inschrijving worden gevraagd, het niet voldoen daaraan is normaal gesproken reden tot uitsluiting, behoudens situaties waarin een omissie eenvoudig te herstellen is zonder benadeling van de anderen; c. er wordt altijd gelegenheid gegeven tot het stellen van vragen, de beantwoording daarvan wordt centraal geregeld via een nota van inlichtingen; d. er wordt duidelijk aangegeven welke specifieke voorwaarden van toepassing zijn op de selectie / het project, een bindend voorbeeld van de na de selectie te sluiten overeenkomst wordt altijd bijgesloten; e. inschrijvers die inschrijven onder eigen voorwaarden worden uitgesloten; f. van wie na de inschrijving blijkt dat duidelijk waarneembare (inschattings)fouten zijn gemaakt bij zijn inschrijving, wordt daar niet op afgerekend en mag zich alsnog terugtrekken; g. als er gunningsvoorbehouden zijn, dan worden die duidelijk aangegeven; h. bij meervoudige selecties wordt altijd aangegeven waarom de inschrijver wel of niet als laagste c.q. beste is beoordeeld, in de vorm van een relatieve onderbouwing van zijn scores ten opzichte van de ander(en) (wat niet hetzelfde is als een uitgebreide scoreverantwoording van een inschrijving); 4
i. indien er sprake is van een selectiemethodiek van 1 op 1, wordt als uitgangspunt gehanteerd dat de prijs wordt getoetst op marktconformiteit door een kostendeskundige. Deze spelregels moeten altijd duidelijk worden opgenomen in uitnodigingsbrieven die Woonlinie en Bouwlinie voor selecties gebruiken. Het standaardmodel daarvoor is opgenomen als Bijlage 4. 8. GUNNINGSBESLISSINGEN Gunningsbeslissingen over opdrachten aan bouwadviseurs (inclusief contractering) zijn voorbehouden aan de direct leidinggevende van de projectontwikkelaar, met dien verstande dat de gunning van een opdracht boven de 125.000,- inclusief BTW is voorbehouden aan de directeur-bestuurder (gelijk of dat Woonlinie of Bouwlinie is), overeenkomstig de procuratieregeling. De procuratieregeling is opgenomen als bijlage 5. Ten aanzien van gunningsbeslissingen over opdrachten aan (ontwikkelend) aannemers / bouwbedrijven (inclusief contractering) neemt de projectontwikkelaar, na goedkeuring van zijn direct leidinggevende, een voorstel op in het Fasedocument Start Bouw (volgens Bijlage 2). Ondertekening van uitvoeringsovereenkomsten is altijd voorbehouden aan de directeurbestuurder, behoudens indien de procuratieregeling lager in de organisatie toelaat. -=-=-=-=-=-=- 5