MARKETING HANDBOEK HVAC 2012 Donderdag 20 september 2012 10u - 18u Netwerkdrink: 18.30u Awarduitreiking: 19u Vrijdag 21 september 2012 10u - 18u
Inhoudstafel Algemene informatie p. 3 Beurs Contact Beurshal Boost uw campagne p. 4-6 Gratis gedrukte uitnodigingen Gratis mailing Uw pers. bezoekersregistratielink Briefstickers E-mailhandtekening Banners Persberichten & persmap Onsite Promo Packs & Booster Pack Advertenties Beurscatalogus Media Expo Zet uw innovatie in de kijker p. 7 Schrijf u in voor het SAVE parcours Be a star on the Innovation Boulevard Ga voor een podiumplaats Standbemanning p. 11-12 Beheer uw bezoekersregistratie via Mijn easyfairs Schrijf uw standbemanning in via Mijn easyfairs Hoe schrijf ik mijn standbemanning in? Bezoekerslink p. 13 Hoe beheer ik mijn bezoekersregistraties? Salestips p. 14 Voor de beurs Tijdens de beurs Na de beurs Bijlage gedrukte catalogus p. 15 Checklist & Deadlines p. 17 Deadlines Contact Mijn easyfairs account p. 8-10 Hoe van start gaan? U logt voor de eerste maal in Ingelogd, wat nu?
Algemene informatie Beste exposant Wij helpen u graag om uw deelname zo succesvol en aangenaam mogelijk te maken. Daarom hebben wij dit Marketing handboek opgesteld. Indien u nog vragen heeft, aarzel dan niet om ons te contacteren. Wij wensen u veel succes met de voorbereidingen en een geslaagde beurs! Beurs HVAC 2012 Donderdag 20 september: 10.00u - 18.00u Netwerkdrink: 18.30u - Awarduitreiking: 19.00u Vrijdag 21 september: 10.00u - 18.00u Contact OPERATIONS SALES MARKETING Peter Keersse Steven Behaegels Karen Rammeloo Operations Coordinator Sales Executive Marketing Assistant peter.keersse@easyfairs.com steven.behaegels@easyfairs.com karen.rammeloo@easyfairs.com Beurshal Brussels Expo - Hal 6 Belgiëplein 1 1020 Brussel www.brusselsexpo.be 3
Boost uw campagne Geef bezoekers een reden om úw stand te bezoeken! Als exposant reserveert u niet alleen een stand maar u krijgt bovendien tools aangeboden voor een complete & persoonlijke marketingcampagne. Gemiddeld 60% van de bezoekers komt op basis van een persoonlijke uitnodiging van een exposant! Promoot dus uw deelname actief naar uw klanten en prospects, wij voorzien de nodige tools. Maak van deze tools gebruik en mis geen enkele bezoeker. En nog belangrijker: zorg dat uw bedrijf wordt gezien door alle bezoekers, zowel online als op de beurs zelf! 1. Gratis gedrukte uitnodigingen easyfairs voorziet een standaardpakket van 250 gratis uitnodigingskaarten voor iedere exposant. U ontvangt de kaarten per post rond 6/08/2012. Meer kaarten nodig? U kan er per mail naar karen.rammeloo@easyfairs.com gratis bijbestellen tot en met 7/09/2012. 2. Gratis mailing Wij verzorgen uw mailing op basis van uw database. Lay-out, druk, verzending én portkosten zijn voor onze rekening! Stuur uw Excelbestand met max. 500 Benelux contacten vóór 30/07/2012 naar karen.rammeloo@easyfairs.com. Volgende kolommen moeten voorzien zijn: Firmanaam Mr. / Mevr. Voornaam Achternaam Straat + nr. Postcode + Plaats Land (BE / NL / LUX) Taal (NL / FR) Deze gegevens worden enkel gebruikt voor het versturen van uw uitnodigingen. Indien echter één van uw contacten de beurs bezoekt, komt hij/zij automatisch terecht in onze bezoekerdatabase. 3. Uw persoonlijke bezoekersregistratielink Dit is een unieke URL waarmee u genodigden kunt laten registreren voor een bezoek aan HVAC 2012. De link is gekoppeld aan uw account, zodat u eenvoudig kan nakijken wie er via uw link heeft geregistreerd. U vindt uw persoonlijke registratielink terug via uw Mijn easyfairs account. Hoe te gebruiken? Uitnodiging per e-mail opstellen met daarin de bezoekerslink ( registreer hier ) Verwerken in uw e-mailhandtekening Op uw website plaatsen Verwerken in beursbanners & buttons 4
4. Briefstickers U ontvangt samen met uw pakket uitnodigingskaarten, een pakket met 250 stickers die u bv. op uw uitgaande post kunt kleven. Meer stickers nodig? U kan er per mail naar karen.rammeloo@easyfairs.com gratis bijbestellen tot en met 07/09/2012. 5. E-mailhandtekening Promoot uw deelname in uw e-mailhandtekening. Zet het beurslogo of de banner in uw handtekening en leg een link naar uw persoonlijke bezoekersregistratielink. U kan het beurslogo of de banner downloaden op de beurswebsite (www.). Klik in het menu op Exposeer en ga daarna naar het tabblad Downloads. 6. Banners U kan ook een banner plaatsen op uw eigen website. Download de banner van HVAC op beurswebsite, klik in het menu op Exposeer en ga daarna naar het tabblad Downloads. Vergeet de banner niet te combineren met uw persoonlijke registratielink! 7. Persberichten & Persmap Laad zelf uw persbericht(en) & productnieuws op via uw Mijn easyfairs account. Deze worden dan automatisch gepubliceerd op de beurswebsite. Daarnaast kunt u ook een persmap samenstellen en afgeven op de beurs zelf. Deze wordt op BUSINESS POINT van easyfairs geplaatst waar bezoekers en journalisten deze kunnen inkijken en/of meenemen. 8. Onsite Promo Packs & Booster Pack Wij bieden u exclusieve promotiemogelijkheden die uw deelname gedurende de hele beurs in de schijnwerpers plaatsen. Het resultaat? Meer bezoekers op uw stand, meer visibiliteit voor uw producten én meer salesopportuniteiten! Interesse? Neem een kijkje op www.easyfairs.com/promopacks of www.easyfairs.com/boosterpack of contacteer: Steven Behaegels +32 (0)3 280 53 29 steven.behaegels@easyfairs.com 5
Ruim 80% van de bezoekers informeert zich vóór de beurs inhoudelijk over exposerende bedrijven. De belangrijkste bronnen zijn advertenties & artikels in vakbladen en (beurs)catalogi. Maak ook hiervan zoveel mogelijk gebruik! 9. Advertenties Maak uw deelname aan de beurs bekend via eventuele advertenties in de (vak)media. 10. Beurscatalogus Bezoekers kunnen steeds de exposantenlijst en hun productnieuws online consulteren op www.. U kunt deze gegevens beheren via uw Mijn easyfairs account. Elke bezoeker ontvangt aan de ingang ook een gedrukte catalogus waarin u als exposant kosteloos vermeld staat met uw bedrijfsgegevens (naam bedrijf, standnummer, adres, telefoon, fax, algemeen e-mailadres, rubrieken). Om te adverteren in de beurscatalogus neemt u contact op met onze cataloguspartner De Onderneming. U vindt alvast meer informatie in de bijlage van dit handboek. Contact: John Lams E: info@distrigraph.com T: +32 (0)2 340 76 90 10. Media Expo U wil nog meer visibiliteit, zowel binnen als buiten de beurshal? Contacteer dan Mathieu France of Helga Van Hover van Media Expo. Mathieu France Helga Van Hover +32(0)477 91 82 05 +32(0)499 77 74 29 management@mediaexpo.be sales@mediaexpo.be LET OP VOOR ONAFHANKELIJKE AANBIEDERS VAN BEURSKALENDERS! Regelmatig horen wij berichten van exposanten die benaderd worden door bedrijven die zich voorstellen als ontwerpers van een catalogus van de beurs of een algemene beurzenkalender. Via brief, fax of e-mail geven zij u te kennen dat zij een aanpassing bieden van uw adresgegevens voor opname in hun beurskalender. In de kleine lettertjes merkt u echter dat zij aanzienlijke bedragen aanrekenen voor deze gegevens als u het document ondertekend terugstuurt. easyfairs distantieert zich volledig van deze praktijken. 6
Zet uw innovatie in de kijker! Schrijf u in voor het SAVE parcours U heeft een innovatie op het vlak van: energie-efficiëntie (duurzame energieproductie of rationeel verbruik) Efficiëntere verwerking (sneller / goedkoper) Stuur dan het aanvraagformulier dat u op de beurswebsite vindt voor 29 juni naar karen.rammeloo@easyfairs.com. U wordt zo automatisch opgenomen in het SAVE parcours en uw deelname wordt op die manier extra gepromoot. Meer informatie? Surf naar de beurswebsite, klik op het menu exposeer en daarna op het tabblad SAVE label. Be a star on the Innovation Boulevard Een vakjury selecteert 10 innovaties met een SAVE label die prominent worden opgesteld op de Innovation Boulevard. De Innovation Boulevard bevindt zich centraal op de beursvloer en is de place-to-be voor alle bezoekers. Alle geselecteerde innovaties voor de Innovation Boulevard zijn eveneens genomineerd voor de HVAC 2012 Awards. Via een online stemmodule en een stemmodule op de beurs, worden uiteindelijk de winnaars van de HVAC 2012 Awards gekozen. Ga voor een podiumplaats Na de eerste beursdag wordt een netwerkevent georganiseerd voor professionals in de Belgische installatiesector, enkel toegankelijk op uitnodiging. Tijdens dit event worden twee HVAC 2012 Awards uitgereikt aan de genomineerde innovaties met de meeste stemmen: de Energy Efficiency Award en de Time Efficiency Award. De presentatie wordt verzorgd door Nic Balthazar. Nodig uw relaties uit op dit event en vraag tijdig uw kaarten aan via karen.rammeloo@easyfairs.com. 7
Mijn easyfairs account Via uw Mijn easyfairs kunt u de visibiliteit van uw bedrijf en haar producten optimaliseren in de online catalogus. Hoe vaak u ook aan een easyfairs beurs deelneemt, u hoeft deze gegevens maar eenmalig in te geven om in de online catalogus te verschijnen. Via Mijn easyfairs, kunt u: Uw bedrijf duidelijk promoten in de online catalogus via bv. uw bedrijfsnaam, logo en bedrijfsprofiel Promotioneel materiaal over uw producten of diensten publiceren Bestellingen plaatsen en uw geplaatste bestellingen consulteren Hoe van start gaan? 1. Surf naar www.easyfairs.com en klik bovenaan op het icoontje Mijn easyfairs. 2. U krijgt een pop-up waar u uw login & paswoord kan invullen: - Uw username= uw e-mailadres - Uw paswoord dient u zelf te kiezen U logt voor de eerste maal in Bij uw inschrijving ontvangt u van ons een no-reply -mail met een automatische link waarmee u uw paswoord zelf kan instellen. Indien u deze mail niet meer heeft, dan klikt u in de pop-up op Paswoord vergeten en vult u uw username in. U ontvangt na enkele ogenblikken een e-mail waarmee u uw paswoord opnieuw kan kiezen. 8
Mijn easyfairs account Ingelogd, wat nu? Als u succesvol bent ingelogd, klikt u op de beurstitel HVAC 2012. Download het Marketing & Technisch handboek Overzicht van uw bijbestellingen Plaats een bijbestelling Bestel een Booster Pack TM voor extra visibiliteit Vragen over uw bestellingen? Peter Keersse Operations Coordinator peter.keersse@easyfairs.com T +32 (0)3 280 53 55 9
Mijn easyfairs account De firmanaam die u hier ingeeft, verschijnt: Op de frieslijst van uw stand In de gedrukte beurscatalogus Op de website Beheer uw bedrijfsgegevens die verschijnen: In de gedrukte beurscatalogus (gedeeltelijk) Op de beurswebsite Vink aan welke producten, productnieuws en/of persberichten u wilt tonen op de website. Laad onderaan de pagina uw producten, productnieuws en/of persberichten op in.jpeg,.png of pdf. Max. grootte = 5Mb Vragen over Mijn easyfairs? Karen Rammeloo Marketing assistant karen.rammeloo@easyfairs.com T +32 (0)3 280 53 63 10
Standbemanning Selecteer enthousiaste en extraverte medewerkers die graag met (potentiële) klanten omgaan en die voldoende kennis hebben over uw bedrijf en uw oplossingen. Stel enkele basisregels op: - dress code - look & feel van de stand - praktische afspraken Benoem een standmanager: iemand die flexibel, goed georganiseerd en een goede verkoper is. Brief uw medewerkers op voorhand over wat u van hen verwacht, wat ze de klanten en de pers moeten vertellen enzovoort. Schrijf uw standbemanning in via Mijn easyfairs Registreer uw standbemanning vóór de beurs. Log in op uw Mijn easyfairs account, meld uw personeel aan en druk de barcodes af. Bij aankomst op de beurs printen wij aan de hand van deze barcodes uw exposantenbadges af (meer info op de volgende pag.). Het opbouwpersoneel hoeft niet geregistreerd te worden in dit systeem. Uw opbouwpersoneel krijgt tijdens de opbouw een gekleurd armbandje dat na aanmelding bij de bewaking aan de inkom van het terrein afgehaald kan worden. Beheer uw bezoekersregistratie via Mijn easyfairs In hetzelfde menu in Mijn easyfairs, vindt u uw persoonlijke bezoekersregistratielink. Deze link kunt u gebruiken in uw e-mails en op de website om uw klanten en relaties uit te nodigen om uw stand op de beurs te bezoeken. 11
Standbemanning Hoe schrijf ik mijn standbemanning in? Voor aanvang van de beurs dient u uw standpersoneel online te registreren. Log in in Mijn easyfairs. Klik dan op het menu: Bekijk uw voorgeregistreerde bezoekers / Schrijf uw personeel in. U wordt automatisch doorverwezen naar ons N200 registratiesysteem. Ga naar het menu Personeel. Standpersoneel manueel toevoegen: klik op het groene kruisje en vul de gegevens in. Het systeem onthoudt telkens de bedrijfsgegevens voor het toevoegen van de volgende persoon. Print de toegangsbewijzen uit die u ontvangt per mail en u krijgt bij de beursingang uw exposantenbadges van onze hostessen. Standpersoneel opladen m.b.v. een Excelfile: kies voor Standpersoneel importeren. Klik op Downloaden en sla het Excelbestand op op uw computer. Vul alle verplichte velden in (zie tabblad 2 in het Excel bestand) en sla het bestand terug op. Nu kunt u alles in één keer opladen. Kies voor Upload en selecteer uw ingevulde Excel bestand. Alle gegevens staan nu in de overzichtlijst en u kunt alle barcodes tegelijk printen. Manuele invoer Opladen via Excel 12
Bezoekerslink Hoe beheer ik mijn bezoekersregistraties? Log in op Mijn easyfairs en klik op het menu Bekijk uw voorgeregistreerde bezoekers / Schrijf uw personeel in. Ga naar het menu Registraties. Lijst van alle personen die zich via uw persoonlijke registratielink hebben geregistreerd voor een beursbezoek. Klik hier om uw registratielink te kopiëren en ergens anders te plakken. Exporteer uw registraties naar een Excel bestand. Met deze link: Nodigt u uw klanten & relaties uit Bekijkt u wie zich heeft aangemeld voor de beurs via uw persoonlijke link Bekijkt u na de beurs wie de beurs werkelijk bezocht heeft Koppel de link aan een banner/logo in uw e-mailhandtekening of op uw website om uw deelname te promoten. Download het beurslogo of de banner op www. in het menu Exposeer onder het tabblad Downloads. Wilt u een mailing uitsturen en meten wat deze mailing oplevert? Via de knop Nieuwe link aanmaken maakt u een extra link aan die u in de mailing kan plaatsen. Of maak persoonlijke linken aan voor uw collega s en vraag hen deze achter hun e-mailhandtekening te zetten. Zo kan u meteen zien via welke werknemer bezoekers zich hebben geregistreerd. Via de knop Exporteren downloadt u een Excel bestand waarin alle geregistreerde bezoekers via uw link(en) zijn opgenomen. Zo kan u bv. vóór, tijdens of na de beurs een mailing uitsturen naar deze geregistreerde bezoekers. 13
Salestips Leg van tevoren goed vast hoe u zich wilt presenteren tijdens de beurs. Hoofddoel is uiteraard om u te onderscheiden van de rest! Plan nog vóór de beurs de opvolging van uw beursdeelname. Zorg ervoor dat er tijd wordt vrijgemaakt om mensen op te bellen na de beurs. Behandel eerst de belangrijkste contacten. Voor de beurs Communiceer uw deelname en zorg ervoor dat bezoekers ùw stand bezoeken. Tips & Tricks op pag. 4-7. Tijdens de beurs Blijf niet op uw eiland zitten, spreek mensen actief aan Houd elke sales lead systematisch bij Trek de aandacht met wat actie op uw stand Geef uw persmap(pen) af op het BUSINESS POINT Na de beurs Doorzetten wordt beloond! Neem opnieuw contact op na intervallen van 3 en 6 maanden. Uit ervaring blijkt dat aankoopbeslissingen soms tijd nodig hebben. Meet uw resultaten op een efficiënte manier Zo kan u uw ROI meten en kan u zich hier in de toekomst op baseren bij het nemen van beslissingen. (Vandaar : Houd uw sales leads systematisch bij! ) Let hierbij op de volgende elementen: - Waarde van de verkoop - Uw investering in deelname - Aantal sales leads - Kosten per lead = totale kost deelname gedeeld door aantal leads - Aantal nieuwe contacten - Gegenereerde media-aandacht - Andere meetbare elementen (bv. aanwerving) - Niet-meetbare voordelen (goodwill, team spirit) Evalueer achteraf uw resultaten Probeer te achterhalen waarom u beter of minder goed presteerde dan u had verwacht. Breng uw medewerkers op de hoogte en geef hen de nodige motivatie om het een volgende keer (nog) beter te doen. 14
Bijlage gedrukte catalogus 15
Bijlage gedrukte catalogus 16
Checklist - Deadlines Omdat we u graag een handje helpen bij de voorbereiding, vindt u hier een kant-en-klare checklist met alle acties en deadlines. Deadline 29/06/2012 Reservatie advertentieruimte gedrukte beurscatalogus Pag. 15 info@distrigraph.com 29/06/2012 Aanvragen SAVE label Pag. 7 karen.rammeloo@easyfairs.com 30/07/2012 Aanleveren database 500 contacten Pag. 4 karen.rammeloo@easyfairs.com 27/08/2012 Bestellen van een Onsite Promo Packs of Booster Pack Pag. 5 steven behaegels@easyfairs.com 07/09/2012 Bijbestellen kaarten (<1000) Pag. 4 karen.rammeloo@easyfairs.com 07/09/2012 Bijbestellen briefstickers Pag. 5 karen.rammeloo@easyfairs.com 12/09/2012 20/09/2012 Einde beurs Actie Bijbestellingen materiaal via Mijn easyfairs! Vanaf 29/08/2012 = een toeslag van 30% Schrijf uw standbemanning in via Mijn easyfairs Beheer uw bezoekersregistratie via Mijn easyfairs Pag. 9 Meer info? peter.keersse@easyfairs.com Pag. 11 karen.rammeloo@easyfairs.com Pag. 13 karen.rammeloo@easyfairs.com Contact OPERATIONS: SALES: MARKETING: Peter Keersse Steven Behaegels Karen Rammeloo Operations Coordinator Sales Executive Marketing Assistant peter.keersse@easyfairs.com steven.behaegels@easyfairs.com karen.rammeloo@easyfairs.com T +32 (0)3 280 53 55 T +32 (0)3 280 53 29 T +32 (0)3 280 53 63 We wensen u veel succes met de voorbereiding en uiteraard een schitterende beurs! 17