GEMIVA-SVG GROEP De do s en don ts van implementatie 27-11-2012 Door Judith Zadoks, projectleider vanuit Zadoks advies
Kerngegevens Gemiva-SVG Groep Werkgebied Zuid-Holland VG, LG, NAH 4.500 cliënten 1.235 in woonlocaties 3.585 dagbesteding 1.181 ambulant 2.650 medewerkers (1.767 fte) Exploitatie 2011: 140 miljoen
2 e helft 2009 START (drie jaar terug) ACTIES Organisatie kiest voor een nieuw, digitaal, stichtingsbreed plan Uitgangspunten vastgesteld Uitwerking door één persoon (gedragskundige) Keuze voor bekende softwareleverancier Aantrekken extern projectleider
1 e helft 2010 ONTWIKKELING ACTIES Projectorganisatie inrichten: Stuurgroep Projectgroep Werkgroep inhoud OP Werkgroep Informatievoorziening Klankbordgroep Duidelijke taakomschrijvingen Samenwerking intern groeit Inhoud vragenlijst uitwerken Samenwerking softwareleverancier Programma van eisen software
Projectstructuur Softwareleverancier Stuurgroep Projectleider Intern coördinator Werkgroep inhoud OP (incl. scholing) Werkgroep informatievoorziening Projectgroep Afdeling Communicatie Docenten Applicatiebeheer Klankbordgroep EC E-learning ICT / Informatievoorziening
1 e helft 2010 ONTWIKKELING? Do Gedegen projectorganisatie Evenwicht kwaliteit-tempo Don't Geen harde afspraken met softwareleverancier Belang programma van eisen onderschatten Proefkonijn of partner?
2 e helft 2010 VERVOLG VAN ONTWIKKELING ACTIES Laag tempo door uitval van mensen Voorwaarden realiseren Netwerk upgraden Voldoende PC s op de werkvloer Inhoud verder ontwikkelen Processen in kaart brengen Aandacht voor kinderveld (OP-OVM) Scholing ontwikkelen Voorbereiden pilot ca. 20 cliënten
2 e helft 2010 VERVOLG VAN ONTWIKKELING Do Check het plan aan de uitgangspunten Zorg voor voldoende goede mensen in project- en werkgroepen Ga het gesprek aan in de organisatie Communiceer als het nodig is Don't Softwareleverancier die zich niet aan de afspraken houdt Uitval van werkgroepleden
1 e helft 2011 PILOT ACTIES Pilot voorbereiden: organisatie, scholing, communicatie Pilot uitvoeren in april-mei 2011 Evaluatie in juni 2011 Conclusie: Bruikbare feedback Scholing kan beter Vragenlijstprincipe is bruikbaar Technisch hapert er van alles
1 e helft 2011 PILOT Do Experimentele karakter duidelijk maken aan betrokkenen pilot Betrokkenen zijn medeontwikkelaars Zorgvuldige evaluatie van pilot Don't Starten zonder
2 e helft 2011 VOORBEREIDING Visie Software ACTIES Visie concretiseren: een goed plan* Vragenlijst verbeteren Output definiëren (rapporten)* Idee Veiligheidskaart* Handleiding inhoudelijk en technisch Voorbeeldplannen maken Input voor kwaliteitshandboek (proces, tijdspad, taken en verantwoordelijkheden) Software doorontwikkelen en testen
Visie Een goed plan
Afspraken en doelen
Vraag voor de veiligheidskaart
Veiligheidskaart
2 e helft 2011 VOORBEREIDING Visie Software Do Visie concretiseren naar praktijk Tools en good practices verzamelen Output goed definiëren A4-infokaart maken met essenties van visie en werkwijze* Leidraad dialoog* Don't Weken lang testen = werk van de leverancier Met iedereen rekening willen houden Visie teveel van bovenaf opleggen
Wat is dialoog Voor meer informatie over het werken met foto s zie het boek Ruimte door beelden op www.zadoks.nl/uitgeverij/books
2 e helft 2011 VOORBEREIDING Communicatie Scholing ACTIES Communicatie locatiehoofden en clustermanagers: verwachtingen* Gedragsdeskundigen rol geven Voorwaarden voor implementatie Communicatie OP-coaches Basisscholing PC-vaardigheid Scholing PCD via e-learning Voorbereiding scholingen
Memo
2 e helft 2011 VOORBEREIDING Communicatie Scholing Do Tijdig planning bekend maken Verwachtingen expliciteren aan allen Veel praten en luisteren Compacte memo s Aantrekkelijk nieuwsbrief + blog Geld voor vervanging van pb-ers Veel voorbereidingstijd en ondersteuning voor docententeam Don't Te optimistisch zijn over de software
november 2011 t/m maart 2012 IMPLEMENTATIE ACTIES Uitstel scholingen i.v.m. software Zes weken later toch van start 20 scholingen van 250 OP-coaches Tweedaagse intensieve scholing Zelf aan het werk op laptops Eigen plan van aanpak maken Helpdesk in werking Vraagbaak in werking Het begint te leven!
november 2011 t/m maart 2012 IMPLEMENTATIE Do Heldere, eerlijke communicatie Goede helpdesk en vraagbaakfunctie Perfecte organisatie scholingen Grote inzet van docenten Resultaten communiceren FAQ op intranet Don't Software met fouten erin Soms medewerkers niet uitgeroosterd OP-coaches zonder kennis van PCD
Vervolg in 2012 1 e helft ACTIES Vraagbaak zeer actief Reacties verzamelen en bijhouden Wijzigingen in master bijhouden Pb-ers aan de slag (uitgeroosterd) April 2012: softwareproblemen Do Beslissingen durven nemen Mensen erkennen (ook in hun frustratie) en bedanken
Vervolg in 2012 2 e helft ACTIES Nieuwe handleiding en infokaart Werkkaart doelen (rapportage) Intervisie voor OP-coaches Oriëntatie op ICP Nieuwe vragenlijst per 1-1-2013 Alle plannen gereed op 31-12-2012 of
ALGEMEEN 1 Organisatie Do Draagvlak (van bovenaf en breed) Goede voorbereiding Realistische tijdsplanning Gemotiveerde projectmedewerkers Voldoende budget Combinatie extern projectleider en intern coördinator Tijdige borging in organisatie Don't Te snel willen Te weinig samenhang zoeken
ALGEMEEN 2 Inhoud Do Uitgangspunten voor ogen houden: voor wie is het plan, wat is het doel, wie gaan ermee werken Houd het simpel Investeer in uitwerking van de visie Het samen doen: intensief en leuk Don't Cliënt uit het oog verliezen Visie teveel van bovenaf opleggen
ALGEMEEN 3 Communicatie Do Compact, helder en eerlijk Vaste, herkenbare formats Meerwaarde zichtbaar maken Verwachtingen expliciteren: wie moet wat doen en wanneer? Infokaarten!!! Goede helpdesk en vraagbaak Don't Teveel communiceren Opnamevermogen overschatten Vorm boven inhoud laten gaan
ALGEMEEN 4 Software Do Programma van eisen goed uitwerken, samen met deskundige Investeren in keuze leverancier Don't Automatisch kiezen voor bekende leverancier Onderschatten van het belang van een onderbouwde keuze Overschatten van de geleverde software
ALGEMEEN 5 Scholing Do Gedegen voorbereiding Kwalitatief goede docenten Investeren in docenten Variatie in leerstijl OP-coaches inzetten Don't Te weinig investeren
Doe het goed Tot slot of doe het niet Succes! www.gemiva-svg.nl www.zadoks.nl