HANDLEIDING Werken met ANNO2040 boekhoudsoftware
1. Inleiding... 2 I. Voordat je met ANNO2040 kunt beginnen... 3 2. Systeemeisen... 3 II. Administratie inrichten en opstarten... 4 3. Extra ANNO2040 functionaliteit... 4 3.1 Rechten van gebruikers... 4 3.2 Taken van gebruikers... 4 4. Opstartgegevens administratie aanleveren... 5 4.1 Rechtsvorm van onderneming... 5 4.2 Startdatum van de administratie bepalen... 6 4.3 Beginstand van de administratie... 6 4.4 Aandachtspunten... 7 5. Communicatie tussen medewerker en jezelf... 8 III. Hoe werkt het na de opstartfase... 9 6. Documenten aanleveren... 9 6.1 Bonnetjes... 9 6.2 Herinneringen en aanmaningen... 9 6.3 Verkoopfacturen... 9 6.4 Overige documenten... 10 6.5 Scannen, uploaden, mailen en Dropbox... 10 6.6 Bundelbak... 11 7. Bankafschriften aanleveren... 12 7.1 Automatische koppeling ABN AMRO, Rabobank en ING... 12 7.2 Handmatig downloaden en uploaden... 12 7.3 Bankafschriften scannen... 13 7.4 Creditcard afschriften... 13
1. Inleiding Wanneer het domein in ANNO2040 is aangemaakt en je als eerste inlogt in een domein (administratie) zul je merken dat deze helemaal leeg is. ANNO2040 weet nog niets van je bedrijf en er zijn nog geen documenten ontvangen. ANNO2040 werkt volledig op basis van informatie die wordt aangeleverd. Wat er niet is kan ook niet worden geboekt. Het is dus belangrijk dat alles wordt aangeleverd wat relevant is voor de administratie. Liever iets te veel dan iets te weinig. Hoe vaker er informatie bij ANNO2040 wordt aangeleverd en is verwerkt, hoe betrouwbaarder de informatie in je administratie in ANNO2040 is. De accountant zal je in de opstartfase vragen om de nodige informatie over de onderneming vast te leggen en aan te geven welke zaken specifiek zijn voor je bedrijf. Dit document is bedoeld om je gedurende de opstartfase stap voor stap te begeleiden. Lees het document zorgvuldig en volg de instructies zoveel mogelijk op. Dit document bestaat uit drie delen: I. Voordat je met ANNO2040 kunt beginnen II. Administratie inrichten en opstarten III. Hoe werkt het na de opstartfase Je zult ook regelmatig tips krijgen die ervoor kunnen zorgen dat de administratie juist, volledig en op tijd kan worden bijgewerkt. Wanneer je de weg weet te vinden in deze handleiding, dan vind je op de meeste vragen zelf een antwoord. Ook het gebruik van de ANNO2040 Wiki (onderaan je scherm wanneer je bent ingelogd) is aan te raden, hierin kun je namelijk zoeken op een bepaald onderwerp. Versie: 2.0 januari 2017 Werken met ANNO2040 (eindgebruiker) Pagina 2
I. Voordat je met ANNO2040 kunt beginnen 2. Systeemeisen Voordat je begint is het belangrijk om te kijken of je computer en scanner klaar zijn voor het gebruik. De computer, het besturingssysteem en de browser Het ANNO2040 platform is web based. Dat wil zeggen dat je enkel een browser nodig hebt om je ANNO2040 domein te benaderen. Toch is het relevant welk besturingssysteem en welke browser je gebruikt. Aan de computer op zich worden niet veel eisen gesteld, wel aan het besturingsysteem en de browser. De meeste computers gebruiken Windows van Microsoft. Zorg ervoor dat je de laatste versie hiervan hebt geïnstalleerd. Gebruik je een oudere Windows versie dan kun je problemen ondervinden. Neem dan contact op met onze helpdesk. Werk het liefst met een internetbrowser die up-to-date is. Apple Werk je met een Apple, zorg er dan voor dat het meest het besturingssysteem is geïnstalleerd. Upgrade je software als je problemen ondervindt. Je kunt ook hier Safari of Firefox gebruiken. Let wel op. Op een Apple kun je geen gebruik maken van de scan-wizard, tenzij je op je Apple ook Windows installeert. Internet Voor het benaderen van ANNO2040 heb je toegang tot internet nodig. Voor het aanleveren van documenten is een snelle verbinding aan te raden. Voor het raadplegen van informatie is dat niet nodig. De scanner Drie elementen zijn essentieel bij de selectie van een scanner: mogelijkheid van kleurherkenning minimum van 300 DPI scan nauwkeurigheid aanwezigheid van een automatische doorvoer is aan te bevelen Gebruik de scanner met een netwerkkabel ipv wifi. Dit is het betrouwbaarst en werkt het snelst. Voldoende rechten op je computer Om het uploaden van bestanden naar ANNO2040 te vereenvoudigen kun je een gratis toepassing installeren. Deze uploader is van een externe leverancier: Aurigma. Om de uploader te kunnen installeren heb je administrator rechten nodig op je computer. Versie: 2.0 januari 2017 Werken met ANNO2040 (eindgebruiker) Pagina 3
II. Administratie inrichten en opstarten 3. Extra ANNO2040 functionaliteit 3.1 Rechten van gebruikers Rollen worden in ANNO2040 gebruikt om rechten te regelen. Door iemand een rol toe te kennen kun je iemand extra rechten geven. Elke gebruiker heeft bepaalde basisrechten: Scannen, uploaden of mailen van documenten Vragen stellen aan ANNO2040 Documenten bekijken met het beveiligingsniveau "alle gebruikers" Nieuwe documenten aanmaken Dossiers bekijken en nieuwe dossiers aanmaken Adressen bekijken, aanmaken en wijzigen Eigen e-mailbox beheren Agenda bekijken en nieuwe afspraken maken Taken bekijken en aanmaken LET OP : Een speciale rol is, kijkgebruiker, in die rol kun je nooit iets uploaden/scannen, aanpassen of aanmaken. 3.2 Taken van gebruikers 3.2.1 Taken van accountant Medewerkers aan de portal toevoegen en/of verwijderen Gebruikers met rollen toevoegen en/of verwijderen Domeinen met één of meerdere administraties aanmaken Bedrijfsprofiel aanmaken Aanleveren van een gedetailleerde openingsbalans en saldilijst debiteuren, crediteuren en eventuele andere details van de beginbalans Periodieke controle: van door ANNO2040 verwerkte transacties op volledigheid (meestal in de aanloop van btw-aangifte) Vragen stellen over onduidelijke documenten of vermeende incompleetheid van administratie Voorbereiden, controle en (eventueel na goedkeuring) verzenden van door ANNO2040 opgestelde periodieke btw-aangifte Aanleveren van loonjournaalposten en andere salaristransacties (indien de accountant de salarissen verwerkt) De salarisadministratie kan eventueel ook door ANNO2040 verzorgd worden Jaarwerk, zoals boeken afschrijvingen, rente op RC, overlopende posten, etc., speciale fiscale regelingen en suppletie-aangifte btw Boeken van documenten en transacties volgens vaste standaarden Matchen van facturen en betalingen Vragen stellen over onduidelijke documenten of vermeende incompleetheid van administratie Versie: 2.0 januari 2017 Werken met ANNO2040 (eindgebruiker) Pagina 4
3.2.2 Taken van jezelf Opstartgegevens aanleveren Aanleveren van documenten en transacties Beantwoorden van vragen (van medewerker) Meekijken of de administratie een reëel beeld geeft van de werkelijkheid (openstaande posten en gekozen grootboekrekeningen) 4. Opstartgegevens administratie aanleveren In overleg met je accountant moet je ervoor zorgen dat de opstartgegevens van je administratie volledig worden aangeleverd en ingevoerd. Pas daarna wordt je administratie actief en kun je beginnen met het aanleveren van facturen en bankgegevens. De volgende opstartgegevens moeten worden aangeleverd: Rechtsvorm van onderneming Startdatum van administratie Beginstand van administratie 4.1 Rechtsvorm van onderneming Algemeen NAW gegevens van de onderneming Voor- en achternaam van de hoofdcontactpersoon Telefoon- en websitegegevens Rechtsvorm (eenmanszaak, BV, stichting, etc.) Startdatum van de onderneming (in de huidige rechtsvorm) KvK nummer (indien je bent ingeschreven) Benodigde documenten (scannen of uploaden) Uittreksel van KvK. Eenmanszaak, VOF of maatschap Voor- en achternaam eigenaar of firmanten (dit is van belang voor het boeken van eventuele privé uitgaven / onttrekkingen) Btw-nummer (indien de onderneming btw-plichtig is) Loonheffingennummer (indien dit van toepassing is) Bestand met het logo van je bedrijf (in JPG, GIF of PNG-formaat) Extra informatie voor B.V. of N.V. Voor- en achternamen van alle natuurlijke personen die bestuurder zijn Bedrijfsnaam van alle rechtspersonen die bestuurder zijn Voor- en achternaam van aandeelhouders (i.v.m. eventuele schuldverhoudingen) Namen van eventuele deelnemingen (i.v.m. mogelijke leningen) Is er sprake van een zogenaamd gebroken boekjaar 1 1 Er is sprake van een gebroken boekjaar als de jaarrekening niet wordt opgemaakt over een periode van januari tot en met december maar over bijvoorbeeld juli tot en met juni. Dit dient niet verward te worden met een verlengd boekjaar. Hiervan is sprake als je een nieuwe onderneming start en het eerste boekjaar niet over 12 maanden loopt, maar ook de laatste maanden van je eerste jaar bevatten. Voorbeeld, je start een bedrijf in oktober. Het eerste boekjaar zal dan verlengd zijn (oktober 2010 tot en met december 2011). Versie: 2.0 januari 2017 Werken met ANNO2040 (eindgebruiker) Pagina 5
4.2 Startdatum van de administratie bepalen Hieronder volgen een aantal aandachtspunten waar je samen met je accountant op moet letten bij het bepalen van de startdatum van je administratie. Verwerking hele boekjaren Je kunt je administratie alleen uitbesteden voor een heel boekjaar. Jonge ondernemingen Bij een net gestarte onderneming ligt het voor de hand dat de administratie vanaf het begin wordt gevoerd. Vanaf het jaar waarin je onderneming is gestart wordt de boekhouding bijgehouden. Ondernemingen die al langer dan 1 jaar bestaan Bestaat je onderneming al langer en zijn er eerdere boekjaren op een andere manier gevoerd, geef dan aan wat het eerste boekjaar is dat moet worden bijgehouden. Belangrijk is dan dat er zo snel mogelijk gegevens worden verstrekt over de situatie aan het begin van het boekjaar. Hier komen we later nog op terug. Snel nog een vorig boekjaar verwerken Het is in overleg ook mogelijk om alsnog met terugwerkende kracht een boekjaar te verwerken. Het is dan wel noodzakelijk dat je nog over alle relevante documenten betreffende dat boekjaar beschikt. Ondernemingen met een gebroken boekjaar Als er (bij hoge uitzondering) sprake is van een gebroken boekjaar (bijvoorbeeld boekjaar van juli 2010 tot en met juni 2011) dan zal de boekhouding worden bijgehouden vanaf 2010. Start van de eerste btw-aangifte die moet worden verzorgd Geef aan je accountant door welke btw-aangifte als eerste moet worden verzorgd en verstuurd. 4.3 Beginstand van de administratie De accountant moet een beginstand van de administratie invoeren om een juist beeld van je bedrijf te kunnen tonen. In het algemeen heeft de accountant het volgende nodig: Een beginbalans Een lijst met openstaande debiteuren Een lijst met openstaande crediteuren De beginbalans mag ook een voorlopige beginbalans zijn. Er hoeft daarmee dus niet te worden gewacht totdat de definitieve jaarrekening is opgemaakt. De lijst met openstaande debiteuren en crediteuren kun je op verschillende manieren aanleveren: Door alle facturen in te scannen die bij het begin van het boekjaar nog niet betaald waren Door een lijst te uploaden waarin per klant of leverancier de openstaande facturen vermeld zijn Mocht je nog niet over bovenstaande informatie beschikken, dan kun je wel al doorgaan met de gegevens van het huidige boekjaar. Houd dan wel rekening met het volgende: totdat je deze beginstanden hebt doorgestuurd is de informatie over de bezittingen en schulden van je onderneming niet betrouwbaar. Ook de lijsten met debiteuren en crediteuren zijn dan niet compleet en kunnen daardoor foutieve informatie geven. Versie: 2.0 januari 2017 Werken met ANNO2040 (eindgebruiker) Pagina 6
4.4 Aandachtspunten 4.4.1 Zakelijke versus privétransacties Het komt bij elke ondernemer en onderneming weleens voor dat zakelijke transacties en privétransacties door elkaar lopen. Enkele tips om dat beter te regelen: Laat een aparte bankrekening voor de zakelijke uitgaven openen en betaal zoveel mogelijk de zakelijke transacties van die rekening en de privétransacties van de privérekening Laat voor de zakelijke rekening ook een zakelijke bankpas aanvragen Je moet bij het pinnen nadenken of het om een zakelijke of privétransactie gaat Werk je veel met een creditcard, laat dan ook een aparte zakelijke creditcard aanvragen Wordt de creditcard maar zelden gebruikt voor zakelijke transacties, laat dan enkel de rekeningen (facturen en bonnetjes) voor zakelijke uitgaven opsturen en erop vermelden dat deze privé betaald zijn Zijn er meerdere firmanten of partners die weleens privé-uitgaven of privéonttrekkingen van de zakelijke bankrekening doen, laat dan duidelijk in de omschrijving vermelden voor wie dit was. Het is niet altijd goed te bepalen of bepaalde uitgaven zakelijk of privé zijn. Je dient afspraken te maken met de accountant of alleen de bonnen en facturen van zakelijke kosten moeten worden aangeleverd of ook die van privé kosten (specifiek laten vermelden op bonnen en facturen). 4.4.2 Kassa s, bedrijfskas en contante transacties Contante inkomsten en uitgaven vergen altijd bijzondere aandacht. Privé en zakelijk worden vaak verward of er worden transacties over het hoofd gezien. Het verwerken van contante transacties hangt in sterke mate af van hoe je in jouw bedrijf met contant geld omgaat. Er is een onderscheid tussen drie manieren die hieronder worden beschreven. Er is een kassa voor contante inkomsten en uitgaven In dat geval is de kassa een belangrijk onderdeel van het bedrijf. Het kassaldo wordt dagelijks of wekelijks gecontroleerd. Als deze situatie van toepassing is kan er het beste worden gewerkt met een kasstaat. Een voorbeeld van een kasstaat vind je in het linkermenu van de ANNO2040 postbus, onder Scan formulieren. Je vult dan periodiek (bij voorkeur wekelijks) de kasstaat in en scant of mailt deze naar ANNO2040. In de ANNO2040 Wiki staat uitgelegd wat je waar moet invullen op een kasstaat. Er is een kas voor incidentele contante uitgaven Je hebt met enige regelmaat contante uitgaven en een zakelijke kas aangelegd zodat er altijd wat contant geld beschikbaar is. De bonnetjes van wat er uit kas betaald wordt zijn aanwezig. We gaan er dan van uit dat eventuele contante opnamen van de zakelijke bankrekening in de kas komen en dat stortingen van contant geld bij de bank ook uit de kas komen. Wat je aanlevert zijn alle bonnetjes die uit kas zijn betaald of alle stortingsbewijzen van contante inkomsten (of privéstortingen). Vermeld duidelijk op de bonnen en stortingsbewijzen dat ze contant betaald of ontvangen zijn. De stortingsbewijzen of opnamebewijzen van de bank hoeven niet te worden gescand. Die worden automatisch vanaf de bank geboekt. Je betaalt contante uitgaven uit eigen portemonnee Als je er geen echte kas op nahoudt is het beter om te veronderstellen dat alle contante betalingen en inkomsten via privé lopen. Je dient in dat geval afspraken te maken met de accountant of bijvoorbeeld een contante opname van de bank voor privé was en dat een uitgave die je contant betaald hebt ook met privé geld betaald werd. Op die manier hoef je geen kas te verantwoorden en wordt alles verrekend met de rekening courant verhouding met het bedrijf. Versie: 2.0 januari 2017 Werken met ANNO2040 (eindgebruiker) Pagina 7
4.4.3 Vastleggen afspraken voor de accountant Je kunt speciale afspraken over een administratie, relatie of een grootboekrekening laten vastleggen. Je moet hierbij bijvoorbeeld denken aan het boeken van facturen van een bepaalde leverancier op specifieke kosten, het laten splitsen van kosten, etc. 5. Communicatie tussen medewerker en jezelf Nadat de documenten en banktransacties van een administratie zijn aangeleverd gaat ANNO2040 direct aan de slag om alles te verwerken. Deels gebeurt dat automatisch, deels met de hand. Het kan voorkomen dat sommige inkomsten of uitgaven niet direct geplaatst kunnen worden, zeker in de zogenaamde opstartfase van een administratie. Mocht dat het geval zijn dan biedt ANNO2040 de mogelijkheid om over het document of de banktransactie een vraag te stellen. Die vragen vind je terug in de ANNO2040 postbus. Je krijgt een e-mailnotificatie zodat je weet dat een medewerker een vraag aan je heeft gesteld. Bekijk en beantwoord de vragen regelmatig. Hieronder wordt uitgelegd hoe je achtereenvolgens een vraag stelt over een document (met link naar document) of een banktransactie. Document Als je het betreffende document op je scherm hebt staan kun je gebruik maken van de link Nieuwe vraag of de knop in de taakbalk om een vraag aan de medewerker of accountant te stellen. Je kunt dan je vraag intypen. Klik op Versturen om de vraag (met een link naar het document ) te verzenden. Banktransactie Een vraag over een banktransactie (met een link naar de transactie) kun je stellen door, als je de betreffende banktransactie op je scherm hebt, te klikken op de knop. Een algemene vraag kun je op de volgende manieren stellen: In de statusbalk, helemaal onderin het scherm vind je de link Stel een vraag. Deze link brengt je bij hetzelfde scherm als in de boven beschreven manier. Je kunt ook linksboven in het scherm naar de zogenaamde ANNO2040 postbus gaan en op de knop klikken. Je kunt via de link Instellingen rechtsboven in het scherm aangeven naar welke gebruiker standaard de vragen gaan die je stelt op bovenbeschreven manieren. Versie: 2.0 januari 2017 Werken met ANNO2040 (eindgebruiker) Pagina 8
III. Hoe werkt het na de opstartfase 6. Documenten aanleveren Voor een optimale verwerking is het gewenst dat je eerst de facturen scant en aanlevert, voordat je de banktransacties aanlevert. Als je meer dan één administratie in een ANNO2040 domein voert moet je de documenten per administratie aanleveren. Sorteer dan voordat je gaat aanleveren de documenten per administratie. De centrale plaats voor het versturen van documenten en bestanden is de zogenaamde ANNO2040 postbus. Die vind je onder de knop ANNO2040 6.1 Bonnetjes In het linkermenu van de ANNO2040 postbus kun je een scanformulier printen waar je het bonnetje op kunt plakken zodat het met de andere documenten mee gescand kan worden. Werk je veelvuldig met bonnetjes, dan kunnen de bonnetjes beter verzameld worden. Wekelijks of maandelijks kun je dan een lijstje maken van gelijksoortige bonnetjes zoals bijvoorbeeld alle parkeerbewijzen of alle tankbonnen of alle lunchbonnen. Hierop moet de datum, bedrag en eventueel btw-bedrag vermeld worden. Ook dienen de totalen voor bedragen en btw-bedragen vermeld te worden. ANNO2040 heeft voorbeeldformulieren voor dit soort uitgaven. Benzinebonnen Als je veel zakelijke kilometers rijdt is het aan te raden om te werken met een brandstofkaart. Dat levert minder administratief werk op (bespaart dus kosten) en is beter als bewijs aan de belastingdienst. Kijk bijvoorbeeld eens naar www.mkb-brandstof.nl 6.2 Herinneringen en aanmaningen Aanmaningen en herinneringen hoeven normaal gesproken niet geboekt te worden in de administratie. Alleen als er op de aanmaning een boete of rente staat die betaald moet worden dient de aanmaning te worden aangeleverd. Staat er op de aanmaning een factuur die nog niet in de administratie voorkomt, vraag dan aan de leverancier een kopie van die factuur. Dat is beter voor de btw. 6.3 Verkoopfacturen ANNO2040 beschikt standaard over een module waarmee verkoopfacturen aangemaakt kunnen worden, deze kunnen geprint of per e-mail verstuurd worden. De facturen die via deze module aangemaakt worden, worden direct geboekt en gearchiveerd. Verkoopfacturen die je buiten ANNO2040 maakt kun je uiteraard ook ter verwerking aanbieden. Dat kan in de vorm van een scan (zoals inkoopfacturen), maar je kunt ook een Word-document of pdf aanleveren. Tip: Zorg er in alle gevallen voor dat het KvK-nummer, btw-nummer en/of bankrekeningnummer van de onderneming op de factuur vermeld staan. Versie: 2.0 januari 2017 Werken met ANNO2040 (eindgebruiker) Pagina 9
6.4 Overige documenten Laat alle documenten aanleveren die van belang kunnen zijn voor het verwerken van de administratie. Denk aan belastingaanslagen, boetes, treinkaartjes, etc. Liever één document te veel dan één te weinig. PDF bestanden CSV of TXT bestanden Documenten die als enige in een aangeleverde batch zitten. Een batch is een groep van documenten die in een korte tijdspanne werden gescand of geupload Alle overige documenten (JPG, PNG, GIF) komen dus eerst in de bundelbak (zie paragraaf 6.6). 6.5 Scannen, uploaden, mailen en Dropbox De eerste keer dat je de knop Scannen of Uploaden gebruikt dient er eerst een kleine toepassing op je computer geïnstalleerd te worden. Er zijn vier manieren om informatie ter verwerking aan te leveren: scannen, uploaden, mailen of Dropbox. 6.5.1 Scannen De makkelijkste weg om documenten digitaal bij ANNO2040 aan te leveren is door ze te scannen met behulp van de ANNO2040 scan-wizard. De scan-wizard zorgt ervoor dat de scanner optimaal is ingesteld en verstuurt de bestanden direct naar het domein, zonder tussenstap. Helaas kunnen niet alle scanners via de scan-wizard aangestuurd worden. Wordt de scanner niet ondersteund, dan zul je de documenten eerst moeten scannen naar je computer om ze vervolgens naar het domein te uploaden. Scannen voorbereiden Verwijder nietjes, paperclips, etc. Zorg dat alle velletjes los van elkaar zijn, zodat ze niet aan elkaar kleven tijdens het scannen Tel het aantal vellen papier dat je op de scanner legt, zodat je achteraf kunt controleren of elk velletje is meegekomen Scan in batches van maximaal 25 vellen, dat maakt het controleren achteraf eenvoudiger Zorg dat documenten die uit meer dan 1 vel bestaan ook na elkaar gescand worden Let op of er op de achterkant van een document belangrijke informatie staat die nodig is voor de administratie Versie: 2.0 januari 2017 Werken met ANNO2040 (eindgebruiker) Pagina 10
Scanner instellen Als je scanner niet door de ANNO2040 scan-wizard wordt ondersteund, dien je de scanner zelf in te stellen. Gebruik daarvoor de software die bij de scanner werd meegeleverd. Geef de volgende instellingen in: Output formaat: bij voorkeur JPEG (JPG) Scan in kleur of grijstinten, niet in zwart/wit Resolutie: 300 DPI Kwaliteit gemiddeld Je kunt de documenten ook in PDF formaat aanleveren. Je moet er dan wel zelf voor zorgen dat je maar één factuur per PDF aanlevert. Een factuur die uit meer dan één blad bestaat moet je in één keer scannen. ANNO2040 kan achteraf geen PDF bestanden samenvoegen. 6.5.2 Uploaden Documenten uploaden is het versturen van bestanden van de computer naar het domein op het internet. Dat kun je gebruiken om eerder gescande documenten te versturen of om bijvoorbeeld de bestanden die je van jouw banktransacties hebt aangemaakt te versturen naar ANNO2040. Controleren van aantal bladzijden Nadat je de facturen gescand (en geupload) hebt toont ANNO2040 een scherm met de opgeslagen documenten. Controleer of het aantal overeenstemt met het aantal dat je eerder hebt geteld. Mocht er een bladzijde ontbreken, scan die desbetreffende factuur dan nog een keer. 6.5.3 Mailen Je kunt ook documenten mailen (of laten mailen). Ieder domein heeft een eigen e-mailadres: <mijndomein>@yukiworks.nl. Leveranciers die hun facturen elektronisch sturen, kunnen ze rechtstreeks naar dit e-mailadres sturen. Je kunt ze natuurlijk ook zelf doorsturen naar dit adres. 6.5.4 Dropbox Het is mogelijk om ANNO2040 te koppelen met een Dropbox account. Je deelt één van jouw Dropbox mappen met ANNO2040. Je slaat hier de documenten op die in de administratie verwerkt moeten worden. Even later zijn de documenten verwerkt en automatisch als document in het ANNO2040 archief opgeslagen. Zo kun je bijvoorbeeld verkoopfacturen direct in PDF afdrukken naar een Dropbox-map en deze staan dan meteen in jouw ANNO2040 administratie. In de ANNO2040 postbus vind je de link dropbox, hier staat uitgebreid beschreven hoe je de documenten moet aanleveren en je Dropbox mappen kunt delen. Vanaf de ipad en iphone is het nu ook heel gemakkelijk om bestanden naar ANNO2040 over te zetten, dankzij de Dropbox App. Met een Gmail add-in kun je ook direct (factuur) attachments in Dropbox stoppen. Hierdoor hoef je niet de gehele e-mail door te sturen (forwarden) naar ANNO2040 maar kun je het direct opslaan in de met ANNO2040 gedeelde folder in Dropbox en dan verwerkt ANNO2040 het document direct. 6.6 Bundelbak In overleg met je accountant bepaal je wie, indien nodig, de pagina s gaat bundelen in de bundelbak. Versie: 2.0 januari 2017 Werken met ANNO2040 (eindgebruiker) Pagina 11
In de bundelbak moet je zorgvuldig op zoek gaan naar facturen die in meerdere pagina s zijn geupload, dus bijvoorbeeld een factuur van twee pagina s die in twee losse documenten is binnengekomen. Dit is niet altijd eenvoudig om te zien. Let vooral op twee pagina s van dezelfde leverancier waarbij de ene pagina geen totaalbedrag heeft en de andere pagina wel. Kijk naar aanduidingen als Pagina 1/2 en 2/2. Kijk naar bijlagen die bij een factuur horen etc. Heb je twee pagina s gevonden die bij elkaar horen, dan kun je die in de bundelbak samenvoegen. Je hebt twee mogelijkheden om dat te doen: 1. Door pagina 2 te verslepen naar pagina 1. Daarmee wordt pagina 2 onder pagina 1 opgeborgen en zijn er twee documenten gebundeld tot één. 2. Door de pagina s die bij elkaar horen te selecteren (checkbox aanklikken) en vervolgens op het icoon met het Plus-teken te klikken. Gebundelde documenten zijn te herkennen aan het symbool. Eénmaal gebundelde documenten kun je weer ontkoppelen door te klikken op het schaartje onder het gebundelde document. 7. Bankafschriften aanleveren Naast de inkoop- en verkoopfacturen bestaat de administratie voor het grootste gedeelte uit banktransacties. Je levert deze transacties aan d.m.v. elektronische bankbestanden en/of gescande papieren afschriften (bij hoge uitzondering). Het is echter ook mogelijk om de banktransacties door ANNO2040 automatisch te laten uploaden in een administratie. Zorg dat ANNO2040 op de hoogte is van alle zakelijke bankrekeningen en creditcard rekeningen. Hoe lever je banktransacties aan? Er zijn drie mogelijke manieren: Door een machtiging zodat ANNO2040 ze automatisch bij de bank kan ophalen Door ze te downloaden vanuit het internet portal van de bank Door de papieren afschriften in te scannen (enkel bij hoge uitzondering) 7.1 Automatische koppeling ABN AMRO, Rabobank en ING Het is momenteel mogelijk om gebruik te maken van een automatische koppeling voor rekeningen bij ABN AMRO, Rabobank en ING. Voor de koppelingen wordt door ANNO2040 per banktransactie een vergoeding in rekening gebracht. Een automatische koppeling zorgt ervoor dat elke nacht de transacties van de vorige dag automatisch worden opgehaald en verwerkt. Het banksaldo in ANNO2040 is dan altijd up-to-date en je hebt geen handmatige handelingen meer. Je kunt de automatische koppelingen laten aanvragen door je accountant. 7.2 Handmatig downloaden en uploaden Vrijwel alle banken bieden in hun internet portal de mogelijkheid om de transacties van een bepaalde periode te exporteren (of downloaden) en op te slaan in een bestand. Dat bestand kun je weer uploaden naar ANNO2040. ANNO2040 ondersteunt diverse bankformaten. Versie: 2.0 januari 2017 Werken met ANNO2040 (eindgebruiker) Pagina 12
Controleer voordat je de banktransacties exporteert tot en met welke datum je dat gedaan hebt. Je kunt dat zien in de laatste kolom van het overzicht van alle bankrekeningen in ANNO2040. ABN AMRO Alex CVB Bank Fortis Bank ING Bank Van Lanschot ING (Postbank) Girotel Offline Rabobank SNS bank Triodos bank MT940 Excel file SWIFT-MT940 Exact (sta*) of Grote Beer MT940 (of CSV als MT940 niet beschikbaar is) MT940 MT940 en Komma gescheiden Komma gescheiden MT940 (of CSV als MT940 niet beschikbaar is) SWIFT-MT940 MT940 Zodra het bestand is aangemaakt kan het aan ANNO2040 worden aangeleverd door links bovenin op te klikken en vervolgens op te klikken. Je krijgt het volgende scherm te zien. Als je op Selecteer bestanden klikt, krijg je een scherm te zien waarin je het bankbestand kan selecteren. Zodra je op Uploaden starten klikt, wordt het bankbestand in ANNO2040 geplaatst. 7.3 Bankafschriften scannen ANNO2040 accepteert enkel aanlevering van gescande papieren bankafschriften als de transacties niet (meer) elektronisch beschikbaar zijn. 7.4 Creditcard afschriften Enkel bij ABN AMRO en ING kunnen de creditcard overzichten elektronisch opgevraagd worden. ABN AMRO ING Bank.CSV (Excel & wordpad compatible).csv Is de mogelijkheid van elektronische aanlevering niet beschikbaar, scan dan de creditcard afschriften gewoon in. Zorg ervoor dat je ook zoveel mogelijk de bonnen of facturen van de creditcard uitgaven aanlevert. Dit i.v.m. het terugvorderen van btw. Let op: het gaat enkel om de zakelijke creditcard. Afschriften van een privé creditcard hoeven niet aangeleverd te worden. Eventuele zakelijke uitgaven op de privé creditcard worden geboekt via het bonnetje of de factuur. Versie: 2.0 januari 2017 Werken met ANNO2040 (eindgebruiker) Pagina 13