Vormingsplan voor vrijwilligers 2010-2012
WOORD VOORAF Een vormingsplan is noodzakelijk voor elke vrijwilligersorganisatie die vooruit wil gaan. Jespo begreep dit al jaren geleden en ging van start met het Vormingsplan 2007. Dit document was een leidraad voor personeel en vrijwilligers: een antwoord hoe Jespo gediplomeerde vrijwilligers kan aantrekken en hoe het zijn vrijwilligers kan aanmoedigen om bijscholingen en opleidingen te volgen. Vormingsplan 2007 was al enkele jaren de ruggengraat waarop Jespo steunt voor een aantal zaken, zoals de terugbetalingen van gevolgde bijscholingen. Zoals bij alles het geval is, moet ook het plan geëvalueerd en bijgestuurd worden. We merken dat er niet zoveel vrijwilligers bijscholingen volgen als gehoopt en we merken dat het begrote budget voor vorming elk jaar groter wordt, maar nooit volledig opgebruikt wordt. Tijd dus om het geheel te herbekijken en onze vrijwilligers opnieuw te stimuleren om zich verder te ontwikkelen d.m.v. opleidingen en bijscholingen. Jespo kiest vol overtuiging voor zijn vrijwilligers en de kinderen en jongeren die bij Jespo sporten. Met het vormingsplan 2010-2012 willen we onze vrijwilligers aanmoedigen om zich gekwalificeerde lesgevers te laten noemen. We willen hen uitdagen om hun eigen kwaliteiten nog te verbeteren. En we willen hen daarbij met raad en daad bijstaan. Vormingsplan 2010-2012 moet de nieuwe leidraad worden om onze lesgevers te ondersteunen in hun ontwikkeling. Samen met het Vrijwilligersplan 2010-2012 (Vitamine V) wordt er zo vorm gegeven aan het vernieuwde vrijwilligersbeleid van Jespo. Jespo is klaar om het vrijwilligerswerk een nieuwe dimensie te geven in 2010-2012. Samen met al onze vrijwilligers willen we kinderen en jongeren in Antwerpen het beste bieden om hun vrije tijd in te vullen. Vormingsplan 2010-2012 is weer een stap in de goede richting! Jespo wil graag Dirk Severens, Jacques Callaij en Benjamin Bogaert bedanken voor hun inzet, gefundeerde mening en medewerking. Maarten DE BRUYNE Sportpromotor Jespo vzw Pagina 2 van 11
INHOUDSTAFEL Woord vooraf...2 Inhoud... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Inleiding...4 Kaderscheppende terminologie...5 Doelstellingen Jespo...6 SBP Samen naar 20-12...6 Nieuw vormingsplan 2010 2012...7 Procedure...8 Algemene voorwaarden...9 Relevantie...9 Meerwaarde voor Jespo...9 Bewijzen...9 Dubbele financiële steun... 10 Limieten... 10 Opvolging... 10 Bronnen... 11 Verslagen en publicaties... 11 Internet en mails... 11 Pagina 3 van 11
INLEIDING Het sportbeleidsplan Samen naar 20-12 stuurt aan op een nieuw en verbeterd vormingsplan. Het vormingsplan dat tot nu toe gebruikt werd, is aan vernieuwing toe. Om daar aan te beginnen, vonden we 2 personen bereid om aan de werkgroep vorming mee te werken: Dirk Severens en Jacques Callaij. Niet alleen vanuit hun functie in de Raad van Bestuur werden zij gevraagd, ook omwille van hun expertise met vrijwilligers en de kennis van de werking van Jespo. Samen met 2 personeelsleden van Jespo (Arne Francq en Benjamin Bogaert) was deze werkgroep het instrument dat het nieuwe vormingsplan zou ontwikkelen 1. In de werkgroep vorming kwamen verschillende dingen aan bod: eerst en vooral de evaluatie van het vorige vormingsplan. We bekeken welke elementen aan verandering toe zijn, welke nieuwe dingen toegevoegd moeten worden en welke onderwerpen door de werkgroep vrijwilligers moeten behandeld worden. Daarnaast werd besproken hoe we naar de doelstellingen van Jespo toe willen werken en op welke manier we onze vrijwilligers moeten stimuleren en op de hoogte brengen van het Antwerpse en Vlaamse vormingsaanbod. We kozen ervoor om als vrijwilligersorganisatie opleidingen en bijscholingen aan te moedigen bij al onze vrijwilligers, niet enkel de sportlesgevers die Jespo rijk is. Het hele vormingsplan moet gezien worden binnen het kader van vrijwilligersbeleid. Samen met de werkgroep vrijwilligers is het de bedoeling om een beleid op maat van de vrijwilligers te maken en te handhaven. Een beleid dat gedragen wordt door personeelsleden én vrijwilligers moet de basis zijn om Jespo verder te laten groeien. Het resultaat van de samenkomsten hebt u hier voor u: vormingsplan 2010-2012. Wij hopen om met het vormingsplan 2010-2012 alle vrijwilligers te motiveren en hen te steunen in hun ontwikkeling tot gekwalificeerde lesgever. 1 Sinds september 2010 is Benjamin Bogaert niet langer actief bij Jespo. Hij ging in op een voorstel van de Vlaamse Basketballiga (VBL). Maarten De Bruyne vervangt Benjamin Bogaert in de werkgroep vorming. Pagina 4 van 11
KADERSCHEPPENDE TERMINOLOGIE Om duidelijk en eenvormig te zijn, willen we enkele (niet-algemene) definities geven die we doorheen dit vormingsplan (en algemeen beleid) zullen hanteren. De definities zijn toegespitst op de werking van Jespo. Gediplomeerd: Elke persoon die een pedagogische opleiding gevolgd en met succes beëindigd heeft. Elke persoon die een sporttechnische opleiding gevolgd en met succes beëindigd heeft. Diploma s die als een meerwaarde voor Jespo beschouwd worden, zijn: - Sporthumaniora - Diploma s behaald door opleidingen van de VTS, gericht op sporten die Jespo organiseert - Bachelor in het kleuteronderwijs - Bachelor in het secundair onderwijs: lichamelijke opvoeding - Bachelor in het secundair onderwijs: bewegingsrecreatie - Master in de lichamelijke opvoeding - Andere pedagogische diploma s Opleiding: Een opleiding loopt over een langere periode en wordt georganiseerd door VTS volgens een erkend stramien en inhoud. Enkel de opleiding aspirant-initiator wordt door de sportdiensten en federaties georganiseerd. Na het succesvol beëindigen van een opleiding krijgt men een diploma. (Bron: ISB, 2010) Opleidingen die als meerwaarde voor Jespo beschouwd worden, zijn: - Alle opleidingen van VTS/Bloso die gericht zijn op sporten die Jespo organiseert Bijscholing: Een bijscholing is een kortdurende sessie waarbij deelaspecten binnen de sport toegelicht worden, georganiseerd door VTS, federaties, gemeentelijke sportdiensten, het ISB, de VSF, sportfirma s of andere organisaties. (Bron: ISB, 2010) Met deze definities sluiten we een aantal opleidingen en bijscholingen uit die volgens de werkgroep vorming geen meerwaarde betekenen voor Jespo. We sluiten ook een aantal personen uit die de noemer gekwalificeerde lesgever niet kunnen dragen, hoewel ze zeker meer dan voldoende vaardigheden bezitten om kwalitatieve lessen te geven. In geen enkel opzicht wil Jespo deze personen het gevoel geven dat ze minder gewenst zijn of minder kwaliteiten bezitten. Jespo is zich ervan bewust dat alle elder verworven competenties een grote meerwaarde kunnen betekenen voor onze vrijwilligers en wil die dan ook erkennen. Het is echter onmogelijk om al die competenties op te lijsten. Pagina 5 van 11
De definities hierboven zijn vooral kaderscheppend i.f.v. beleidsdoelstellingen en subsidieaanvragen. Door een eenduidige definitie te hanteren, kunnen we precies nagaan waar we op dit moment staan en waar we naartoe willen. DOELSTELLINGEN JESPO SBP SAMEN NAAR 20-12 In het SBP SAMEN NAAR 20-12 worden nieuwe doelstellingen geformuleerd: ND 1.3. OD 1.3.1. De kwaliteit van het sportaanbod wordt door Jespo vzw hoog in het vaandel gedragen. Tijdens het seizoen 2012-2013 beschikt elke sportgroep ten minste over 60% pedagogische of sportgekwalificeerde lesgevers (in opleiding). Om deze ambitieuze doelstelling te kunnen realiseren zal het huidige vormingsplan moeten herschreven worden. Het voldoet niet meer aan de hedendaagse eisen om te kunnen spreken van een kwaliteitsimpuls of -injectie op vlak van gekwalificeerde lesgevers. Daarom is het noodzakelijk dat er een bijzonder adviescomité of werkgroep wordt opgericht ter voorbereiding van een beleidsbeslissing hieromtrent. Deze werkgroep zal een nieuw vormingsplan opstellen met als doel bovenstaande geformuleerde doelstelling te realiseren. Hoewel dit kan gezien worden als een onderdeel van het vrijwilligersbeleid (en dus ook van de werkgroep vrijwilligers ), kiezen we er uitdrukkelijk voor om dit in een aparte werkgroep te doen. Dit laat ons toe om het onderwerp diepgaander te benaderen. Het bereiken van deze doelstelling is de grootste pijler voor de werkgroep vorming. Dit zal enkel mogelijk zijn door een duidelijke oplijsting van alle diploma s en opleidingen van onze lesgevers en vrijwilligers. We willen ernaar streven om die oplijsting te implementeren in het huis(software)programma Admiral. Naast een duidelijke oplijsting van de diploma s, opleidingen en bijscholingen van onze vrijwilligers, moet Jespo al zijn vrijwilligers op verschillende manieren stimuleren om aan opleidingen en bijscholingen deel te nemen. De werkgroep vorming zal dus ook optreden als een adviesgevend orgaan voor de werkgroep vrijwilligers i.v.m. vrijwilligersvergoedingen. Pagina 6 van 11
NIEUW VORMINGSPLAN 2010 2012 Hoewel de doelstellingen van dit nieuwe vormingsplan duidelijk naar voor komen bij het lezen van dit document, lijsten we ze hieronder even op. DS 1 De vrijwilligers BETER INFORMEREN over (interessante) sporttechnische opleidingen en bijscholingen. Via verschillende kanalen willen we al onze vrijwilligers informeren over het Antwerpse en Vlaamse (sporttechnisch) vormingsaanbod. DS 2 Een VEREENVOUDIGDE ADMINISTRATIEVE PROCEDURE voor een aanvraag tot het volgen van een opleiding of bijscholing. Een (ver)eenvoudig(d)e en doorzichtige procedure zorgt voor een snelle afhandeling van aanvraag tot (terug)betaling. DS 3 Een VERHOGING VAN HET BUDGET voor het volgen van (sporttechnische) opleidingen en bijscholingen. Voortaan zal het volledige inschrijvingsbedrag van de betreffende opleiding/bijscholing door Jespo worden betaald, dit mét terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2010. DS 4 Een BETERE OPVOLGING EN MONITORING van het lesgeversbestand. Het jaarlijks up-to-date houden van de kwalificaties van onze vrijwilligers geïmplementeerd in het softwareprogramma Admiral. Door deze doelstellingen te realiseren willen we ervoor zorgen dat alle vrijwilligers (nog) meer gestimuleerd worden om zichzelf (sporttechnisch / sportpedagogisch) te vormen. Pagina 7 van 11
PROCEDURE Met een vernieuwde procedure willen we ernaar streven om onze lesgevers meer te stimuleren, sneller te helpen en hun administratie tot een minimum te beperken. Een eenvoudige en doorzichtige procedure van aanbieden tot terugbetalen is de belangrijkste verwezenlijking van de werkgroep vorming. AANBIEDEN Jespo biedt een overzicht van de bijscholingen/opleidingen waaraan vrijwilligers kunnen deelnemen. Dit overzicht wordt op verschillende manieren en momenten bekend gemaakt: Via de website (www.jespo.be/vorming) Via de nieuwsbrief (maandelijks via mail) Via mail of per post Persoonlijk bij het bezoeken van de sportgroepen AANVRAGEN Een standaard aanvraagformulier wordt ingevuld en doorgestuurd naar vorming@jespo.be. In die aanvraag geeft de aanvrager aan welke bijscholing hij/zij wil volgen. De aanvrager verklaart zich ook akkoord met de algemene voorwaarden. (NIET-) GOEDKEURING De werkgroep vorming bekijkt de aanvraag en beslist (binnen de 5 werkdagen) over goedkeuring of niet. De aanvraag moet voldoen aan enkele criteria: Heeft de opleiding/bijscholing een meerwaarde voor de lesgever i.f.v. zijn/haar sportgroep? Is de aanvrager op de hoogte en akkoord met de algemene vormingsvoorwaarden? BETALING Indien de aanvraag goedgekeurd is, wordt het verschuldigde bedrag door de werkgroep vorming betaald aan de organiserende vormingsinstelling. BEWIJZEN Voor, tijdens en na de opleiding/bijscholing moet de aanvrager een aantal documenten aan de werkgroep vorming bezorgen (via fax/per post/persoonlijk/per mail): inschrijvingsbewijs, deelnameattest/aanwezigheidsattest en diploma/getuigschrift. Pagina 8 van 11
Algemene voorwaarden RELEVANTIE De opleiding/bijscholing moet in functie zijn van de taak van de vrijwilliger bij Jespo. De aanvrager kan de relevantie verantwoorden bij twijfel. Die relevantie wordt nagekeken door de werkgroep vorming en de werkgroep vorming heeft alleenrecht om hierover te beslissen. MEERWAARDE VOOR JESPO De aanvrager blijft, afhankelijk van de kostprijs van de opleiding/bijscholing, nog een tijd actief bij Jespo: 0,00-45,00 45,00-100,00 101,00-300,00 De aanvrager doet het sportseizoen uit als lesgever bij Jespo De aanvrager blijft nog 1 sportseizoen bij Jespo actief vanaf de start van de cursus Indien niet voldaan aan bovenstaande voorwaarde De aanvrager blijft nog 2 sportseizoenen bij Jespo actief vanaf de start van de cursus De aanvrager betaalt 50% van de kostprijs van de opleiding/bijscholing terug Indien de aanvrager binnen het jaar stopt: 100% van de kostprijs terugbetalen Indien de aanvrager tussen 1 en 2 jaar stopt: 50% van de kostprijs terugbetalen Indien de cursus stopgezet wordt zonder gemotiveerde reden De aanvrager betaalt 100% van de kostprijs terug Indien de cursus niet succesvol beëindigd wordt (ook niet na de herkansing) De aanvrager betaalt 25% van De aanvrager betaalt 50% de kostprijs terug van de kostprijs terug BEWIJZEN De aanvrager zal geen vrijwilligersvergoedingen uitbetaald krijgen zolang niet alle bewijsdocumenten (inschrijvingsbewijs, deelnameattest/aanwezigheidsattest en diploma) bij Jespo worden bezorgd. Die bewijsdocumenten kunnen via fax, post, per mail of persoonlijk worden bezorgd. Pagina 9 van 11
DUBBELE FINANCIËLE STEUN De aanvrager mag geen dubbele steun krijgen voor dezelfde opleiding/bijscholing. De aanvragen van vrijwilligers die al steun krijgen (bv. via het participatieproject) worden door de werkgroep vorming individueel beoordeeld. Jespo heeft het recht om gegeven financiële steun terug te vorderen indien er sprake is van dubbele financiële steun. LIMIETEN De limiet voor een opleiding is volgens bovenstaande tabel 300,00. Alle opleidingen en bijscholingen die boven deze categorie vallen, zullen door de werkgroep vorming doorgespeeld worden naar de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur heeft dan het recht om de aanvraag goed te keuren of af te wijzen. Er staat geen limiet op het aantal aanvragen per vrijwilliger. Zo kan elke vrijwilliger meer dan 1 opleiding/bijscholing volgen per jaar. Elke aanvraag wordt wel apart behandeld door de werkgroep vorming. De aanvraag dient minstens één week voor aanvang van de vorming/bijscholing te gebeuren. We zijn uitgegaan van het principe dat elke bijscholing of opleiding een meerwaarde moet hebben voor de werking van Jespo, ook al zijn we van mening dat elke gevolgde bijscholing iemand vormt en een persoonlijke meerwaarde kan betekenen voor die persoon. In die zin is Jespo bereid om te investeren in de vrijwilligers en verwacht Jespo dat de vrijwilliger ook investeert in Jespo. OPVOLGING Het vormingsplan wil tevens een nieuwe start zijn voor de opvolging en monitoring van de lesgeversgegevens. Het huidige systeem in Admiral werkt onvoldoende om alle gegevens in te voeren en weer te geven en de gegevens worden onregelmatig bijgewerkt door het personeel. Ook het verzamelen en bijhouden van de aanvraagformulieren en bewijsdocumenten gebeurt niet op eenduidige en overzichtelijke wijze. Met het nieuwe vormingsplan willen we een nieuwe start nemen wat voorgaande problemen betreft. Door alle aanvragen naar een extern e-mailadres te laten verzenden, zullen de aanvragen duidelijker op te volgen zijn en na te gaan. In plaats van alle documenten en gegevens op te slaan in een map op kantoor, moet er een excel-lijst komen waarin alle gegevens verzameld worden. De nood aan een map met bewijsdocumenten zal blijven bestaan, maar overzichtelijker en eenvoudiger met een dossiernummer. Zo krijgt elke aanvraag een dossiernummer en kan het aanvraagdossier elektronisch aangepast en opgevolgd worden. Om onze administratieve medewerkster te ontlasten, zal deel van de aanvraag verwerkt worden door de verantwoordelijke van de werkgroep vorming. Pagina 10 van 11
BRONNEN VERSLAGEN EN PUBLICATIES Stedenfonds Vlaanderen 2009: jaarverslag Jespo vzw, Arne Francq, januari 2010 Boekhoudprogramma Jespo 2007: budgetcontrole boekjaar 2007, Nadia Lefebvre, 2007 Boekhoudprogramma Jespo 2008: budgetcontrole boekjaar 2008, Nadia Lefebvre, 2008 Boekhoudprogramma Jespo 2009: budgetcontrole boekjaar 2009, Nadia Lefebvre, 2009 Sportbeleidsplan Samen naar 20-12, Arne Francq, 2010 Vormingsplan 2007, Charlot De Flou, 2007 INTERNET EN MAILS www.vlaamsesportfederatie.be (Sophie Cools) www.isbvzw.be www.dynamoproject.be (Anne-Line Balduck) www.antwerpen.be: Sportsubsidies 2010 www.bloso.be/vlaamsetrainersschool: Sportkaderopleidingen 2010 Pagina 11 van 11