Gemeente Den Haag RC.2009.66/RIS166533 RIS166533_08-JAN-2010 Rekeningencommissie STAND VAN ZAKEN TOEZEGGINGEN RC-RAPPORT (september 2009) Bij de behandeling van de jaarrekening 2008 door de Rekeningencommissie (RC) hebben individuele wethouders en het college toezeggingen gedaan. Ook heeft de RC in het rapport opmerkingen geplaatst waarop een reactie van het college werd verwacht. Onderstaand volgt de stand van zaken over de toezeggingen en de reacties van het college. In het overzicht is een onderscheid gemaakt naar: deel A onderwerpen waarop een reactie is geweest of waarvan de deadline is verstreken; deel B openstaande onderwerpen. Specifieke toezeggingen en opmerkingen die betrekking hebben op (de inhoud van) het verbetertraject van DSO worden apart behandeld en staan derhalve niet in dit document. Verder geldt dat de wethouder CIIO (los van het jaarrekeningentraject) heeft toegezegd dat de RC kwartaalrapportages ontvangt over de realisatie van het GSBIII. DEEL A. Onderwerpen met een reactie of waarvan de deadline is verstreken Onderwerp Portefeuillehouder Status 1. Overzicht bezuinigingen CIIO / CF afgedaan 2. Plan van aanpak IDC CIIO afgedaan 3. Advies afschrijvingsreserves CF volgen 4. Instellen nieuwe reserves CF afgedaan 5. Ontbrekende top-indicatoren SZW SWE afgedaan 6. GSB/coördinerend wethouderschap CIIO afgedaan 7. WMO SWE afgedaan 8. Liquiditeitenprognoses CF afgedaan 9. Tussentijdse afsluitingen CF afgedaan 10. Belangrijkste gemeentebrede processen CF afgedaan 11. Rouleren personeel CIIO afgedaan Toelichting op de onderwerpen met een reactie of waarvan de deadline is verstreken 1. Overzicht bezuinigingen In het rapport over de jaarrekeningen 2008 heeft de RC de wethouder CIIO verzocht om inzicht te geven in de wijze waarop de invulling van de bezuinigingstaakstelling is gerealiseerd, waarbij eveneens wordt aangegeven welke extra uitgaven hebben plaatsgevonden. In de reactie van het college op het RC-rapport 2008 (RIS164462) geeft het college inzicht in de wijze waarop de bezuinigingstaakstelling van 18 miljoen begrotingstechnisch is ingevuld. In de raadsvergadering van 18 juni 2009 is dit onderwerp eveneens besproken, waaruit is gebleken dat de verstrekte informatie als ontoereikend wordt beschouwd. Met name door het CDA en de SP is aangegeven dat op dit onderwerp wordt teruggekomen (bij de vergaderstukken van 24 september is de brief van het CDA en de SP ter kennisname opgenomen). Bezoekadres: Spui 70, 2511 BT Den Haag Telefoon: 070-353 35 50 Fax: 070-353 35 58
Rekeningencommissie 2 Voorgesteld wordt het college te verzoeken in het algemeen het verloop van bezuiningstaakstellingen inzichtelijk te presenteren in de begrotingen (zie het onderdeel efficiëntie en bezuinigingen van de paragraaf Bedrijfsvoering) en ook op te nemen in de jaarrekeningen, zodanig dat de raad het verloop van de realisatie ervan blijvend kan volgen. Mede gezien de vervolgactie vanuit de raad, kan voor de RC dit onderwerp verder als afgedaan worden beschouwd. 2. Plan aanpak IDC De wethouder CIIO heeft toegezegd de RC voor het zomerreces een plan van aanpak te sturen inzake de verbetering van het financieel beheer bij het Intern Dienstencentrum (IDC). Op 29 juli heeft de RC een plan van aanpak ontvangen van de wethouder CIIO (RIS165864). De toezegging beschouwen als afgedaan en (de uitvoering van) het plan van aanpak als apart onderwerp volgen (zie ook agendapunt 4 van de vergadering van ). 3. Advies afschrijvingsreserves De wethouder CF heeft de RC toegezegd het advies inzake de afschrijvingsreserves toe te sturen. Het advies over de afschrijvingsreserves is inmiddels besproken in de RC-vergadering van 8 juli (zie RIS164727). Naar aanleiding daarvan heeft de RC het college verzocht om een toelichting op de opbouw van de benodigde structurele middelen en om inzicht in de wijze waarop het college denkt te voorzien in de beschikbare middelen, mede in relatie tot de begrotingsbehandeling 2010-2013. Terzake heeft het college in de brief van 1 september 2009 (RIS166279) geantwoord dat jaarlijks bij de begrotingsvoorbereiding de structureel benodigde kapitaallasten moeten worden afgewogen tegen andere wensen en noden. Voorstel (volgen): Met het toesturen van het advies aan de RC is aan de toezegging voldaan. De aanvullende reactie van het college voorziet niet in een antwoord op de vraag van de RC over het inzicht. Overwogen kan worden het college met klem te verzoeken ook in of bij de programmabegroting 2010-2013 de gemeenteraad (op totaalniveau) inzicht te geven in de structureel benodigde kapitaallasten (voor de gehele duur waarin mogelijk in beschikbare middelen moet worden voorzien). 4. Instellen nieuwe reserves De RC heeft het college verzocht om een toelichting inzake het bestuurlijke standpunt over het instellen en verlengen van reserves in 2009. In de reactie op het RC-rapport 2008 (RIS164462) geeft het college aan reserves zoveel mogelijk te willen beperken en daarom in 2009 in principe geen nieuwe reserves of verlenging van reserves toe te staan. Het college behoudt zich echter het recht voor om reserves in te stellen wanneer dit niet anders kan.
Rekeningencommissie 3 Het verzoek van de RC om een toelichting beschouwen als afgedaan. 5. Ontbrekende top-indicatoren SZW De wethouder SWE heeft toegezegd de ontbrekende gegevens inzake de top-indicatoren alsnog te verstrekken. In de reactie op het RC-rapport 2008 (RIS164462) zijn de toegezegde gegevens opgenomen. De toezegging beschouwen als afgedaan. 6. GSB/coördinerend wethouderschap In het RC-rapport over 2008 heeft de RC aangegeven bezorgd te zijn over het functioneren van het coördinerend wethouderschap voor wat betreft het financieel beheer inzake het GSB. De RC heeft daarbij het belang benadrukt van een adequate invulling hiervan in het algemeen en specifiek voor wat betreft het GSB. Het college heeft in de brief van 1 september 2009 (RIS166279) aangegeven de afwikkeling van de huidige GSB-periode via de huidige werkwijze voort te zetten. Het college geeft aan de commissie VBF inmiddels te hebben toegezegd om voor de verkiezingen met een notitie te komen waarin nader wordt ingegaan op de invulling van het coördinerend wethouderschap in de volgende raadsperiode. Dit onderwerp voor de RC beschouwen als afgedaan. 7. WMO De wethouder SWE heeft toegezegd de commissie een overzicht te verstrekken van de reële stand van de totale (actuele) uren die in het kader van de WMO/HV zijn beschikt (dus zonder de beschikkingen die vanwege herkeuringen zijn vervallen). Het college heeft in de brief van 1 september 2009 (RIS166279) aangegeven de toegezegde informatie in beginsel te verstrekken aan de betreffende vakcommissie, waarbij de RC uiteraard een afschrijft hiervan kan ontvangen. De toezegging (voor de RC) beschouwen als afgedaan. 8. Liquiditeitenprognoses Via het RC-rapport over 2008 is het college verzocht de RC na het zomerreces te informeren over de ambitie van het college inzake de kwaliteit van de liquiditeitsprognose en de financiële consequenties van het aantrekken van een geldlening eind 2008.
Rekeningencommissie 4 Het college heeft in de brief van 1 september 2009 (RIS166279) aangegeven te streven naar een afwijking op de prognoses van maximaal 15% voor de uitgaven en maximaal 20% voor de inkomsten. Het college geeft eveneens aan dat in samenwerking met de GAD wordt gekeken naar mogelijkheden om het (administratieve) beheer rondom de opzet van de decentrale prognoses te verbeteren. Inzake de financiële consequenties van het aantrekken van een geldlening eind 2008, geeft het college aan dat deze onverwachte roodstand de gemeente extra renteopbrengst heeft opgeleverd aangezien het rentepercentage voor deze roodstand (kasgeldleningen) lager was dan het rentepercentage op het uitgezette geld (deposito s) van de gemeente. Het college geeft toe dat hierbij sprake was van een toevalligheid, in hoofdzaak door de renteverlagingen vanwege de kredietcrisis. Dit onderwerp beschouwen als afgedaan. 9. Tussentijdse afsluitingen De RC heeft het college gevraagd om een toelichting inzake de periodes waarover een tussentijdse afsluiting van de administratie plaatsvindt en heeft het college verzocht de RC te informeren over de resultaten van deze tussentijdse afsluitingen. Aanvullend heeft de RC het college verzocht aan te geven welke tijdwinst door de tussentijdse afsluitingen wordt verwacht bij het opstellen van de jaarrekening. Het college geeft in de brief van 1 september 2009 (RIS166279) aan dat over het moment van tussentijds afsluiten overleg plaatsvindt tussen de directie Financiën, de diensten en de GAD. Inzake de tijdwinst die wordt verwacht door de tussentijdse afsluitingen geeft het college aan dat die in eerste instantie (voor de korte termijn) zullen tegenvallen en dat positieve effecten pas na enige jaren van gewenning worden verwacht. Uit de reactie van het college blijkt overigens dat het college veronderstelt dat het tweemaal tussentijds afsluiten (in plaats van per kwartaal) een wens is van de Rekeningencommissie. Deze veronderstelling is onjuist. Dit onderwerp beschouwen als afgedaan, waarbij het college via een brief op de hoogte wordt gebracht van de onjuiste veronderstelling dat de RC heeft uitgesproken een voorstander te zijn van het twee tussentijdse (harde) afsluitingen. Overwogen kan worden het college daarbij aan te geven dat de RC eraan hecht dat de tussentijdse (harde) afsluitingen worden afgestemd op financiële rapportages aan de raad (in casu het concernbericht), zodanig dat die rapportages zijn opgesteld op basis van (via een harde afsluiting) bijgewerkte administraties. 10. Belangrijkste gemeentebrede financiële processen De RC heeft het college verzocht om in de reeds bestaande en verplichte paragraaf bedrijfsvoering vanaf de programmabegroting 2010 en het jaarverslag over 2009 inzicht te geven in relevante aandachtspunten inzake het financieel beheer van de belangrijkste gemeentebrede en dienstspecifieke processen.
Rekeningencommissie 5 Het college heeft in de brief van 1 september 2009 (RIS166279) aangegeven in te stemmen met het verzoek van de RC. Dit onderwerp beschouwen als afgedaan. 11. Rouleren personeel In het RC-rapport 2008 heeft de RC het college verzocht om inzicht te geven in lopende initiatieven inzake het rouleren van personeel en verdere toepassingsmogelijkheden te onderzoeken. Het college heeft in de brief van 1 september 2009 (RIS166279) aangegeven dat meerdere initatieven worden ontplooid om het rouleren van personeel te bevorderen, zoals het inzetten van een (interne) headhunter, het via een klussenmarkt publiceren van tijdelijke opdrachten en werkzaamheden en het via een HBO-traineeprogramma werven van financiële mensen. Verder geeft het college aan te denken aan een projectenpool met medewerkers met diverse kennis en vaardigheden om te voorzien in tijdelijke en langdurige schaarste. Dit onderwerp beschouwen als afgedaan.
Rekeningencommissie 6 DEEL B. Openstaande onderwerpen Algemeen Onderwerp Dienst Portefeuillehouder 1. Aandachtspunten dienst Burgerzaken DBZ CIIO De wethouder CIIO heeft toegezegd diverse activiteiten uit te laten voeren die van belang zijn voor het financieel beheer (zie blz. 19 RC-rapport 2008). In de reactie van het college wordt terzake gesproken van een algeheel begrotingsonderzoek. De RC zal over de uitkomsten in het najaar worden geïnformeerd. 2. Reële stand uren WMO/HV De RC ontvangt van de wethouder SWE een overzicht van de reële stand van de totale (actuele) uren die in het kader van de WMO/HV zijn beschikt (dus zonder de beschikkingen die vanwege herkeuringen zijn vervallen), waarbij eveneens zicht is op de uiteindelijke groei van het aantal beschikte uren. SZW SWE 3. Kwaliteit financieel beheer DSB De RC zal in het najaar via een werkbespreking worden geïnformeerd over de voortgang van de planmatige aanpak om de kwaliteit van het financieel beheer te verbeteren. 4. Prestatie-indicatoren IMAR Het college heeft in de reactie op het RC-rapport toegezegd de RC in het najaar te informeren over de uitkomsten van de controle op het aantal gerealiseerde trajecten die de dienst OCW en de GAD gezamenlijk gaan uitvoeren. DSB OCW BDLM WVE Toezeggingen ten behoeve van het concernbericht 2009 Onderwerp Dienst Portefeuillehouder 5. Prestatie-indicatoren De wethouder CF heeft toegezegd de ontbrekende gegevens inzake top-indicatoren alsnog aan de raad ter beschikking te stellen, tenminste bij het concernbericht 2009 en zoveel eerder als mogelijk. - CF Toezeggingen ten behoeve van de dienstjaarrekeningen 2009 Onderwerp Dienst Portefeuillehouder 6. Leesbaarheid jaarrekeningen Alle diensten De wethouder CF en SWE hebben toegezegd te gaan werken aan het verbeteren van de leesbaarheid en begrijpelijkheid van de dienstjaarrekeningen, mede op basis van best practices. In de reactie op het RC-rapport 2008 is dit inzet vanuit het gehele college bekrachtigd. Opmerking van het secretariaat: overwogen kan worden in het najaar 2009/voorjaar 2010 het college te vragen naar de Alle beheerportefeuillehouders (coördinatie via wethouder CF)
Rekeningencommissie 7 geïdentificeerde concrete maatregelen (best practices) terzake. 7. Inzicht in begrotingswijzigingen In een werkbespreking zal het in de dienstjaarrekeningen weergeven van het verband tussen de primaire begroting en de definitieve begroting aan de orde komen, alsmede de administratie lasten daarvan in relatie tot het verbeterde inzicht. 8. Samensteldossiers De wethouder CF heeft toegezegd het aanleggen van samensteldossiers bij diensten te introduceren. Opmerking van het secretariaat: overwogen kan worden in het najaar 2009/voorjaar 2010 het college te vragen naar de resultaten terzake. directie financiën directie financiën CF CF