Inleiding Om facturen per e-mail te kunnen versturen zijn er enkele instellingen noodzakelijk. Onderstaand de stappen die u moet doorlopen. Werkwijze Instellen smtp server Instellen factuursoort per relatie of Instellen factuursoort totaal Instellen tekst (factuur)bericht e-mail Werkt u met CASHWeb, dan is het instellen van de smtp-server niet nodig. Versturen van e-mails gebeurt via de smtp-server van CASH. Instellen smtp-server Om vanuit CASH e-mails te kunnen versturen is het noodzakelijk om in de CASH SETUP de naam van uw eigen mailserver (smtp-server) in te vullen. Volg stap 1 om vast te stellen hoe deze naam luidt. Is deze bekend, volg dan stap 2 om deze naam in de CASH SETUP in te vullen. 1. Wat is de naam van mijn smtp-server? Waar is de naam van de smtp-server te vinden? Ga in Outlook naar het tabblad Extra > Accounts > tabblad E-mail Dubbelklik in de kolom Account op uw provider en kies hier voor tabblad Servers. De waarde achter 'Uitgaande e-mail [SMTP]' is de naam van uw smtp-server welke moet worden opgegeven in CASH.
2. Instellen smtp-server in de CASH SETUP Start CASH met de gebruikerscode Setup. Klik op OK en ga naar Onderhoud > Instellen configuratie
Vul de naam van smtp-server en het E-mail adres in en bevestig met enter. Kies vervolgens Escape om af te sluiten. De smtp-server is nu ingesteld! Instellen smtp-server via een gebruiker: Start CASH op en ga naar Bestand > Instellingen > kies F4-Confg: Vul de rubrieken 'smtp-server' en 'E-mailadres' in. Start CASH opnieuw om de wijzigingen door te laten voeren. Instellen factuursoort per relatie Om een factuur per e-mail te kunnen versturen moet bij de relatie een e-mailadres zijn opgegeven. Tevens moet aangegeven worden dat de factuur per e-mail verzonden moet worden. Ga naar: Menu: Relaties > Betreffende relatie > Veld E-mailadres
Vervolgens kiest u voor F7-Deel 2. Kies dan bij Factuursoort voor 'E-PDF'.
Instellen factuursoort totaal Bij relaties waar al een e-mailadres is ingevuld kan automatisch de factuursoort op E-PDF worden ingesteld. Ga hiervoor naar: Menu: Facturering > Diversen > Controle e- mailadressen]. Door te kiezen voor 'J' wordt bij alle relaties met een correct e-mailadres de rubriek Factuursoort naar 'E-PDF' gezet. Als gevolg hiervan wordt de factuur voortaan per e-mail (PDF) verzonden. Let op: Onder correcte e-mailadressen wordt verstaan volgens de syntax (naam@domeinnaam.nl). Er kan niet worden gecontroleerd of het e-mailadres ook daadwerkelijk bestaat. Facturen die worden verzonden naar niet-bestaande e-mailadressen worden op de gebruikelijk manier als 'onbestelbaar' geretourneerd.
Instellen tekst (factuur)bericht in e-mail Met de functie 'Instellen tekst factuurbericht' kan een tekst worden opgegeven die wordt geplaatst in het begeleidende bericht bij een e-mail factuur. De tekst is van toepassing bij relaties zonder taalcode. Tevens kan hier een Cc en/of een Bcc e-mailadres opgegeven worden. Teksten voor relaties met een taalcode kunnen apart worden vastgelegd. Voor het instellen van de tekst gaat u naar: Menu: Facturering > Instellingen > Parameters algemeen > Kies voor F3-Tekst. Hier kunt u een tekst opgeven van maximaal 4.000 tekens lang. Ook een Cc en/of Bcc e- mailadres kunt u hier opgeven. Ten slotte kunt u hier opgeven of een Adobe tekst opgegeven wordt. Wilt u de teksten ook in een andere taal, dan kiest u bij : Menu: Facturering > Instellingen > Parameters algemeen > F4 Taal. Hier kunt u een taalcode invoeren en de tekst in een andere taal opstellen. Ook kan hier een Cc en/of Bcc e-mailadres worden opgeven.
Tot slot: o o o Bij het factureren per relatie kan bij het afdrukken afgeweken worden van de standaard bij deze relatie. De keuze is e-mail of printen. Bij een factuurrun wordt er gekeken of de relatie een e-mailadres heeft. Zo ja, dan wordt de factuur per e-mail verstuurt. Heeft de relatie geen e-mailadres, dan wordt de factuur geprint. Is er ingesteld dat er een kopie geprint moet worden, dan wordt er één geprint en één per e-mail verstuurt.