Gemeente Amersfoort BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE VRAGEN Ex. artikel 43 Reglement van orde van de raad 2011 DOCS.nr. 4402527 Nummer 2013-52 Vragen van het raadslid R.Smits-Alvarez (PvdA) inzake juridische dienstverlening gedaan overeenkomstig artikel 43 van het reglement van orde van de raad 2011 (2013, nr. 52; ontvangen d.d. 28-03-2013). ANTWOORD van het college (verzonden d.d.) Inleiding: Tot 2011 had de gemeente Amersfoort voor juridische advisering een exclusieve overeenkomst met advocatenkantoor Houthoff Buruma. Sinds 2011 doet de gemeente om ook zaken met Nysingh advocaten. De gemeente heeft een eigen afdeling juridische zaken waar o.a. twee advocaten in dienst zijn. Door de ambtelijke organisatie heen zijn in verschillende sectoren ook juristen werkzaam. De sector SOB en de afdeling Project Ontwikkeling maken vaak gebruik van juridisch advies van Houthoff Buruma. Algemeen vooraf: Ten aanzien van de inleiding dient te worden opgemerkt dat de raamovereenkomst met Houthoff Buruma gold tot 2010. Vanaf 2010 doet de gemeente zaken met meerdere kantoren zonder exclusiviteitsafspraken. Vanaf 2012 zijn dat in het bijzonder Houthoff Buruma en Nysingh advocaten. Deze kantoren hebben (staffel)kortingen toegezegd en zullen niet zonder overleg zaken tégen de gemeente in behandeling nemen. Daarnaast wordt, afhankelijk van het voorliggende vraagstuk, zaken gedaan met kleinere kantoren.
Vraag 1: Kunt u aangeven welke afspraken, protocollen, beslissingsbevoegdheden om over te gaan tot externe juridische advisering er zijn binnen de gemeente? Antwoord 1: De afdeling Juridische Zaken (JZ) van Concernmiddelen hanteert geen afspraken of protocollen voor het inschakelen van externe juridische expertise. Er zijn geen beslissingsbevoegdheden voor inschakeling; dit valt onder de normale taakomschrijving. Binnen de sector Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) worden juridische vraagstukken in het primaire proces in eerste instantie behandeld door de sectorjurist. Daar waar sprake is van een capaciteitstekort of indien er sprake is van bijzondere juridische expertise wordt in de meeste gevallen eerst contact opgenomen met de afdeling JZ van Concernmiddelen. Indien de vraag niet door de afdeling JZ in behandeling kan worden genomen (bijvoorbeeld in verband met capaciteitstekort, deskundigheid of vanwege spoedeisendheid), dan schakelt de sectorjurist Houthoff Buruma of Nysingh advocaten in. Binnen de sector Stedelijke Ontwikkeling en Beheer (SOB) worden juridische vraagstukken in het primaire proces in eerste instantie behandeld door een beperkt aantal juristen. Daar waar sprake is van een capaciteitstekort of indien bijzondere juridische expertise benodigd is, wordt het vraagstuk elders ondergebracht. Dat kan zijn bij de afdeling JZ of extern als meteen duidelijk is dat we binnen de gemeentelijke organisatie niet beschikken over de benodigde expertise. Deze laatste afweging vindt plaats in overleg tussen afdelinghoofd, projectleider en afdelingsjurist. Vraag 2: Kan het College inzicht geven in de uitgaven (per kantoor/advocaat) aan juridische dienstverlening van de afgelopen vijf jaar Antwoord 2: Zie hiervoor het als bijlage bijgevoegde overzicht. Vraag 3: Kunt u aangeven welke sectoren binnen de gemeente opdrachtgever zijn geweest voor de externe juridische advies/inhuur? Kunt u specificeren hoeveel extern advies er is ingewonnen door de verschillen afdelingen, bijvoorbeeld door de afdeling projectontwikkeling? Antwoord 3: Zie hiervoor het als bijlage bijgevoegde overzicht. De afdeling JZ huurt regelmatig (juridische) arbeidsuren in in verband met langdurige afwezigheid van vaste medewerkers (zwangerschaps- en ouderschapsverloven). In 2010: 1300 uren, in 2011: 1375 uren en in 2012: 1300 uren. De kosten die wij maken voor specialistische externe juridische adviezen blijven beperkt tot enkele duizenden euro s. De door de verschillende afdelingen van de sector MO gemaakte kosten voor juridische advisering zijn in het als bijlage bijgevoegde overzicht opgenomen (2008 t/m 2012). Door de sector MO worden juridische arbeidsuren ingehuurd indien sprake is van langdurige afwezigheid van de sectorjurist (bijvoorbeeld in geval van zwangerschapsverlof en ziekte). De door de sector SOB gemaakte kosten voor juridische advisering zijn eveneens in het als bijlage bijgevoegde overzicht opgenomen (2008 t/m 2012). Daarbij dient te worden opgemerkt dat door de sectoren MO en SOB grote, ingewikkelde projecten worden uitgevoerd en gecompliceerde contracten worden voorbereid, waarvoor specialistische advisering belangrijk is ter voorkoming van juridische problemen met daaraan verbonden financiële risico s. Om een goed beeld te krijgen van de uitgaven ter preventie van juridische problemen dienen deze te worden gerelateerd aan de totale kosten van die projecten.
Vraag 4: Kan het College aangeven of juridische dienstverlening Europees moet worden aanbesteed? Zo ja, wanneer moet dit plaatsvinden? Antwoord 4: Juridische dienstverlening is een zogenaamde 2B dienst, wat inhoudt dat op deze diensten een verlicht aanbestedingsregime van toepassing is. Voor 2B-diensten geldt deze uitzondering, omdat wordt aangenomen dat het niet-europees aanbesteden van deze diensten de mededinging tussen lidstaten niet wezenlijk beïnvloedt. Daarom hoeft bij deze opdrachten geen volledige EU-procedure gevolgd te worden. Het volstaat om de technische specificaties van de opdracht in de aanbestedingsdocumenten op te nemen en achteraf de Europese Commissie via TenderNed op de hoogte te brengen van de resultaten van de procedure. In een voorstel d.d. 20 december 2011 van de Europese Commissie voor een nieuwe Aanbestedingsrichtlijn voor de klassieke sectoren is de verplichting opgenomen ook juridische diensten Europees aan te besteden. Of het voorstel op dit punt ongewijzigd de eindstreep zal halen, is nog niet duidelijk. Vraag 5: Vind het College het een goed idee om de juristen die nu binnen de organisatie zijn versnipperd samen te voegen tot een stafafdeling Juridische Zaken, zodat kennis en processen kunnen worden gedeeld en gestroomlijnd? Antwoord 5: Het College vindt het geen goed idee om de juristen die elders in de organisatie in de primaire processen werkzaam zijn samen te voegen tot een stafafdeling Juridische Zaken. Voor deze juristen geldt dat het een meerwaarde is dat zij werkzaam zijn binnen de sector/afdeling en daardoor goed zichtbaar en aanspreekbaar zijn voor de sector/afdeling. Zij zijn nauw betrokken bij het primaire proces, weten wat er speelt en kunnen daardoor ook goed proactief optreden. Hierbij geldt dat daar waar mogelijk samenwerking wordt gezocht met de afdeling JZ (zoals bijvoorbeeld gebeurt in het juridisch kwaliteitsoverleg). Indien naar aanleiding van de in de primaire processen - mede op basis van juridische adviezen - gemaakte keuzes en genomen besluiten bestuursrechtelijk (bezwaar en beroep) of civielrechtelijk worden aangevochten, kunnen deze zaken op onafhankelijke wijze worden opgepakt door de bestuursjuristen en gemeenteadvocaten van de afdeling JZ. Voor een overzicht van de binnen de gemeentelijke organisatie aanwezige juridische expertise verwijzen wij naar bijgevoegd expertiseoverzicht: http://hetintranet/jkzdocumenten/expertiseoverzicht.pdf Vraag 6: Zo nee, waarom niet en wat zijn hiervan de voor- en nadelen? -
UITGAVEN JURIDISCH ONDERZOEK EN ADVIES 2008-2012 Relatie Naam Uitgaven 2008 Uitgaven 2009 Uitgaven 2010 Uitgaven 2011 Uitgaven 2012 TOTAAL OVER 5 jaar Opmerkingen houthoff buruma 317.800 367.081 224.940 210.795 405.298 1.525.914 Overeenkomst juridisch advies stibbe advocaten en notarissen - - - 1.638 76.047 77.685 Advies GROK Vathorst (SOB.PO) nysingh advocaten-notarissen - - 9.979 11.497 23.392 44.868 Overeenkomst juridisch advies van dijk scherpenzeel hubers 4.209 8.329 10.717 6.882 6.647 36.784 Overeenkomst deurwaarder/incasso bureau (CM.PSA) overige bureaus 66.439 64.444 58.806 81.351 77.911 348.949 diverse specialistische adviesvragen, mediation en proceskosten Eindtotaal 388.448 439.854 304.441 312.161 589.295 2.034.200