Voorstel huisvesting

Transcriptie

1 Voorstel huisvesting Vooraf Dit voorstel beschrijft ten eerste hoe dit voorstel tot stand is gekomen. Daarna zullen de stemmingsvoorstellen met betrekking tot de huisvesting uiteengezet worden en tot slot zal de voorkeur van het bestuur beschreven worden. Totstandkoming van dit voorstel Dit voorstel geeft een vervolg aan het voorstel dat aangenomen is op het voorjaarscongres van Op het voorjaarscongres van 2013 is besloten dat het bestuur zou gaan zoeken naar nieuwe huisvesting. Daarbij zijn op datzelfde voorjaarscongres criteria aangenomen die het bestuur in acht moet nemen bij het zoeken van nieuwe huisvesting. Daartoe heeft het bestuur de volgende stappen ondernomen. Ten eerste is er contact geweest met GroenLinks om de mogelijkheden te bekijken met betrekking tot het intrekken in het Landelijk Bureau van GroenLinks.. Uiteindelijk is hier een voorstel uit komen rollen, dit is verderop te vinden. Ten tweede heeft het bestuur onderzocht op welke termijn DWARS kon verhuizen. Het huurcontract loopt op 1 januari 2015 af. Vervroegd opzeggen van het huurcontract bleek na contact met de gemeente onmogelijk. Verlenging van het contract moet één jaar van te voren worden aangegeven. Dat betekent dat DWARS dit op 1 januari 2014 moet aangeven aan de gemeente Utrecht. Dan kan het contract enkel met 1 jaar verlengd worden. Een besluit of we willen verhuizen of niet moet daarom op dit congres definitief genomen worden. Ten derde is er naar alternatieve huisvesting gezocht. De gemeente gaf aan niets voor ons te hebben. De reden hiervoor is dat de gemeente Utrecht niet meer aan organisaties als de onze wil verhuren. Daarnaast gaf de gemeente Utrecht aan dat zij op termijn ons huidige pand willen verkopen. Wanneer de gemeente Utrecht dat wil doen is nog niet helemaal zeker, maar mogelijk al in Op de commerciële markt bleken de huurprijzen te hoog te liggen voor de wensen die DWARS heeft. Concluderend is huisvesting via de commerciële markt enkel mogelijk als één van de volgende drie criteria losgelaten worden: DWARS moet er financieel op vooruitgaan; het pand moet beschikken over minimaal twee vergaderruimten; het pand moet goed bereikbaar (dichtbij een station) zijn. Daarnaast brengt wijziging van statuten wel nieuwe mogelijkheden: we zouden ons dan ook in een andere stad kunnen vestigen.

2 Stemmingsvoorstellen huisvesting Stemmingsvoorstel 1: Per 1 januari 2015 trekken we in bij GroenLinks, in het Landelijk Bureau aan de Oudegracht in Utrecht. Het voorstel dat GroenLinks ons heeft gedaan is hieronder te lezen. Wij (landelijk bureau GroenLinks) doen DWARS het volgende voorstel: Exclusief gebruik van de achterste twee ruimten in de aanbouw op de begane grond (huidige ruimte Partij & Communicatie en Vergaderzaal 2). Samen 70 vierkante meter. Gedeeld gebruik met medewerkers van het Landelijk Bureau van sanitaire voorzieningen, keuken, kantine, grote vergaderzaal, en entrees op de begane grond, alsmede de fietsenstalling. Toegang tot het pand via sleutels en alarmkaarten op naam gesteld van bestuursleden en de vaste medewerker waarbij nog afspraken gemaakt dienen te worden over het inschakelen van de beveiliging in de nacht en in het weekeinde. Hierbij is het uitgangspunt dat het pand na uur en in het weekeinde goed beveiligd is. In het contract zal vanuit het partijbestuur nog een aantal voorwaarden opgenomen worden ten aanzien van het gebruik: Voor de huisvesting van DWARS vinden geen verbouwingen plaats. Er is geen eigen in/uitgang. Er mag in het pand niet worden overnacht. De ruimten van DWARS kunnen afgesloten worden, maar de receptie en facilitaire dienst (inclusief schoonmakers) hebben toegang. Voor de aanwezigheid van DWARS buiten de openingsuren van het Landelijk Bureau worden geen portiers of BHV ers ingehuurd door de vereniging. De ruimtes mogen niet onderverhuurd worden. DWARS mag buiten de openingsuren van het Landelijk Bureau alleen gasten/leden toelaten, als er een bestuurslid of de vaste medewerker van DWARS aanwezig is. DWARS heeft geen toegang tot de kantoorruimten van het Landelijk Bureau en Bureau De Helling, anders dan het normale sociale contact met collega s. Als DWARS na uur en/of het weekeinde gebruik wil maken van het pand, dan draagt het bestuur van DWARS verantwoordelijkheid voor de beveiliging. Het gebruik van de grote vergaderzaal is gelimiteerd op zes bijeenkomsten per jaar. De huurprijs bedraagt euro per jaar. Dit bedrag is gebaseerd op een integrale huurprijs van 110 euro per vierkante meter per jaar: 70 x 110 euro + gedeeld gebruik van vergaderzalen, keuken, sanitair, koffieautomaat, en entrees.

3 Stemmingsvoorstel 2 Het bestuur gaat zoeken naar huisvesting via de commerciële markt of via andere gemeenten en doet een concreet voorstel hiervan op een congres in Als deze optie gekozen wordt, moeten de criteria die op het voorjaarscongres 2013 vastgesteld zijn losgelaten worden. Het congres geeft het bestuur mandaat om zelf een afweging te maken welke criteria en in welke mate deze losgelaten worden. Toelichting stemmingsvoorstellen: In het geval dat geen van beide stemmingsvoorstellen worden aangenomen zal DWARS haar huidige huurcontract moeten verlengen, mits dit mogelijk is. Dit houdt in dat DWARS in ieder geval tot 1 januari 2016 op de Oudegracht 229 gevestigd blijft. Daarnaast betekent dit dat er per 1 januari 2015 weer een beslissing genomen moet worden genomen of DWARS weer een jaar wil verlengen. Bij stemmingsvoorstel twee moet opgemerkt worden dat in de huidige statuten staat dat DWARS gehuisvest is in Utrecht. Voorkeur bestuur Het bestuur geeft de voorkeur aan voorstel 1: het intrekken in het Landelijk Bureau van GroenLinks. Het bestuur heeft daarvoor de volgende redenen. Ten eerste ziet het bestuur optie 1 als de financieel gunstigste optie. Een huur van euro is veel lagere dan de huur momenteel van euro. Daarbij zal de huur van de Oudegracht 229 in 2015 naar schatting bedragen. DWARS zal de inkomsten van de onderhuurders à 7860 euro verliezen. Maar nog steeds zal DWARS er financieel op vooruitgaan als zij kiest voor optie 1 in vergelijking met in het huidige pand blijven. Qua huurkosten gaat DWARS er namelijk dan 4440 euro op vooruit. Daarbij vervallen de kosten elektriciteit, warmte, water, ADSL en telefoon. Dit komt in totaal op 3150 euro dat bespaard wordt. Tevens zullen onderhoudskosten naar verwachting lager uitvallen. Sanitaire voorzieningen, lager onderhoudskosten, toegang in de vorm van sleutels, voldoende vergaderruimten en een keuken zijn aanwezig als voor voorstel 1 gekozen wordt. Intrekken bij GroenLinks voldoet echter niet aan één criteria: de eigen ingang. Het bestuur betreurt dat GroenLinks niet dit criterium kon verwezenlijken, maar acht deze niet als onoverkoombaar. Daarnaast zijn er enkele bonussen, zoals de fietsenstalling en vaste schoonmakers. Voorstel 2 vindt het bestuur niet wenselijk omdat het bestuur verwacht dat dit voorstel als resultaat zal hebben dat DWARS er ofwel financieel behoorlijk op achteruit zal gaan, ofwel dat DWARS aan aantal vierkante meters flink moet inwilligen, ofwel dat het pand niet goed meer bereikbaar wordt. Het bestuur acht de gevaren die stemmingsvoorstel 2 met zich meebrengt te groot. Financieel kan DWARS het momenteel niet aan om een duurder pand te huren. Daarnaast blijken twee vergaderruimtes noodzakelijk te zijn, gezien hoe vaak er twee groepen vergaderen in het huidige pand.

4 PARTIJBESTUUR Voor : Bestuur DWARS Betreft : Huisvesting DWARS in Landelijk Bureau GroenLinks Status : Voorstel Van : Rik Grashoff, partijvoorzitter GroenLinks Datum : 5 oktober 2013 INLEIDING DWARS huurt ruimte in het pand Oudegracht 229 in Utrecht. Het huurcontract met de gemeente Utrecht loopt tot 1 januari Het congres van DWARS dient op 19 en 20 oktober 2013 een besluit te nemen over verlenging van dit contract, of verhuizing naar een ander pand. In augustus heeft er een gesprek plaatsgevonden tussen het bestuur van DWARS, Marieke Wagter (penningmeester GroenLinks) en Abe Mijdam (directeur Landelijk Bureau GroenLinks) met het doel de mogelijkheid van verhuizing van DWARS naar het Landelijk Bureau (Oudegracht 312 in Utrecht) te onderzoeken. Onderstaand voorstel behelst een aanbod van het partijbestuur van GroenLinks (op hoofdlijnen) voor huisvesting van DWARS in het partijbureau per 1 januari Als het congres van DWARS een voorkeur uitspreekt voor huisvesting binnen het Landelijk Bureau, dan zal het partijbestuur met het bestuur van DWARS een gedetailleerde huurovereenkomst opstellen. VOORSTEL In boven genoemd gesprek heeft het bestuur van DWARS aangegeven aan welke voorwaarden huisvesting van DWARS bij voorkeur moet voldoen. Dit betreft met name eigen werk- en vergaderruimten, sanitaire voorzieningen, een keuken, vrije toegang, financieel voordeel ten opzichte van huren van de huidige locatie, en energiezuinigheid. Aan een aantal voorwaarden voldoet het Landelijk Bureau, en aan een aantal deels. Wij doen DWARS het volgende voorstel: - Exclusief gebruik van de achterste twee ruimten in de aanbouw op de begane grond (huidige ruimte Partij & Communicatie en Vergaderzaal 2). Samen 70 vierkante meter. - Gedeeld gebruik met medewerkers van het Landelijk Bureau van sanitaire voorzieningen, keuken, kantine, grote vergaderzaal, en entrees op de begane grond, alsmede de fietsenstalling. - Toegang tot het pand via sleutels en alarmkaarten op naam gesteld van bestuursleden en de vaste medewerker waarbij nog afspraken gemaakt dienen te worden over het inschakelen van de beveiliging in de nacht en in het weekeinde. Hierbij is het uitgangspunt dat het pand na uur en in het weekeinde goed beveiligd is. In het contract zal vanuit het partijbestuur nog een aantal voorwaarden opgenomen worden ten aanzien van het gebruik: - Voor de huisvesting van DWARS vinden geen verbouwingen plaats. Er is geen eigen in/uitgang. 1

5 - Er mag in het pand niet worden overnacht. - De ruimten van DWARS kunnen afgesloten worden, maar de receptie en facilitaire dienst (inclusief schoonmakers) hebben toegang. - Voor de aanwezigheid van DWARS buiten de openingsuren van het Landelijk Bureau worden geen portiers of BHV ers ingehuurd door de vereniging. - De ruimtes mogen niet onderverhuurd worden. - DWARS mag buiten de openingsuren van het Landelijk Bureau alleen gasten/leden toelaten, als er een bestuurslid of de vaste medewerker van DWARS aanwezig is. - DWARS heeft geen toegang tot de kantoorruimten van het Landelijk Bureau en Bureau De Helling, anders dan het normale sociale contact met collega s. - Als DWARS na uur en/of het weekeinde gebruik wil maken van het pand, dan draagt het bestuur van DWARS verantwoordelijkheid voor de beveiliging. - Het gebruik van de grote vergaderzaal is gelimiteerd op zes bijeenkomsten per jaar. De huurprijs bedraagt euro per jaar. Dit bedrag is gebaseerd op een integrale huurprijs van 110 euro per vierkante meter per jaar: 70 x 110 euro + gedeeld gebruik van vergaderzalen, keuken, sanitair, koffieautomaat, en entrees. Als DWARS besluit voor huisvesting in het Landelijk Bureau, dan is verhuizing mogelijk vanaf 1 juni