Gebruikershandleiding FileMaker Pro gebruiken met Microsoft Excel Making FileMaker Pro Your Office Companion page 1
Inleiding Spreadsheetprogramma s, zoals Microsoft Excel, zijn geweldige hulpmiddelen voor uw complexere cijferwerk, maar wanneer u uw klanten, contactpersonen, voorraden en andere gegevens wilt beheren, kunt u beter een andere oplossing kiezen. Laat uw lastige rekenwerk aan uw spreadsheetprogramma over en de rest aan FileMaker Pro. Met FileMaker Pro kunt u elke taak te lijf sneller en makkelijker dan met elk ander spreadsheetprogramma dat u ooit heeft gebruikt. Sterke punten van Excel Gegevens in lijsten opslaan en analyseren Gegevens analyseren en modelleren Diagrammen en grafieken genereren Een financieel model maken Basisrapporten maken Sterke punten van FileMaker Pro Informatie weergeven in een lijst-, formulier- of tabelweergave Praktisch elk soort informatie (woorden, afbeeldingen, cijfers, bestanden) opslaan en beheren Aangepaste formulieren en rapporten maken en publiceren Gerelateerde informatie, zoals voorraad- en verkoopgegevens, met elkaar verbinden Toegang door meer mensen tegelijk pagina 2
Voordat u begint Deze gids bevat praktijkoefeningen die u stap voor stap laten zien hoe u optimaal gebruikmaakt van uw gegevens door deze in FileMaker Pro te beheren, samen met uw spreadsheetsoftware. U heeft twee dingen nodig voor de oefeningen in deze gids: 1. Een versie van FileMaker Pro geïnstalleerd op uw Mac- of Windows-computer. U kunt een gratis proefversie voor 30 dagen van FileMaker Pro downloaden van www filemakertrial.com. www.filemakertrial.com/nl 2. Een Excel-spreadsheet die bestaat uit kolommen met gegevens, bijvoorbeeld een telefoon-, prijs- of voorraadlijst, zoals in deze afbeelding: Microsoft Excel-spreadsheet pagina 3
Gegevens gebruiken in zowel FileMaker Pro als Microsoft Excel Als u Excel gebruikt voor het beheer van uw gegevens, denkt u misschien dat u over alle nodige mogelijkheden voor informatiebeheer beschikt. Niets is minder waar. U kunt uw Excel-spreadsheets in een handomdraai omzetten in rijke, krachtige oplossingen die u kunt aanpassen aan uw behoeften: 4Zoekopdrachten uitvoeren 4Professionele rapporten afdrukken 4Afbeeldingen, video, PDF s, PowerPoint-presentaties en andere bestanden importeren en opslaan 4Projecten, contactpersonen en voorraad bijhouden 4Informatie publiceren op het web 4Gegevens samen met anderen binnen een werkgroep gebruiken, ongeacht het platform Met FileMaker Pro kunt u uw Excel-spreadsheets in een handomdraai omzetten in rijkere, krachtigere databaseoplossingen waarmee u zoekopdrachten kunt uitvoeren, gegevens kunt sorteren, afbeeldingen kunt importeren, rapporten kunt maken, koppelingen kunt toevoegen, de breedte van kolommen kunt wijzigen en meer gewoon door uw Excelspreadsheets naar FileMaker Pro te slepen en daar neer te zetten. Zo eenvoudig is het. Oefening 1: importeren door slepen en neerzetten Het is helemaal niet nodig om informatie die u al in een Excel-spreadsheet of een andere spreadsheet hebt opgeslagen opnieuw in te voeren. U kunt eenvoudig uw informatie importeren met de volgende simpele stappen. 1. Sleep het gesloten Excel-spreadsheetbestand naar het FileMaker Pro-pictogram. pagina 4
2. Geef in het dialoogvenster Optie eerste rij op of de eerste gegevensrij veldnamen of de eerste gegevensrecord bevat en klik op OK. 3. Typ een naam voor het nieuwe bestand in het dialoogvenster Een nieuw bestand maken met de naam, kies een locatie en klik op OK. U heeft nu een FileMaker Pro-bestand met dezelfde informatie als uw Excel-bestand. pagina 5
Als uw Excel-bestand naar een FileMaker Pro-bestand is geconverteerd, kunt u eenvoudig uw gegevens zoeken en sorteren: 4Als u op een kolomkop klikt, zal FileMaker Pro de gegevens automatisch voor u sorteren. 4Vind snel informatie door een woord in het zoek vak in te voeren in de status werkbalk. Zoek gemakkelijk door alle velden in uw lay-out. 4U kunt meteen records toevoegen of verwijderen met de pictogrammen Nieuwe record of Record verwijderen. 4U kunt velden of kolommen toevoegen zoals u dat in een spreadsheet zou doen. 4Verander de breedte of positie van elke gewenste kolom door de kolomkop naar links of rechts te slepen. 4. Met uw nieuw gemaakte FileMaker-bestand kunt u elke gewenste kolom selecteren en de kolommen eenvoudig verplaatsen en sorteren; u kunt zelfs met de vervolgkeuzemenu s van de kolommen subrésumétotalen zoeken, zoals in het volgende voorbeeld wordt getoond. a. Voor dit voorbeeld willen we het totaal aantal mensen in elk land zoeken. Hiervoor klikt u op het kolommenu in de kolom Land1 en selecteert u de menuoptie [Generale groep na Land1 toevoegen]. pagina 6
b. Selecteer vervolgens opnieuw het kolommenu en kies achtereenvolgens [Subtotalen na] en [Aantal: (Land1 Aantal:)]. c. We hebben nu een totaalaantal van het aantal mensen in elk land. pagina 7
Oefening 2: terugkerende import instellen In FileMaker Pro kunt u een terugkerende import vanuit Microsoft Excel-bestanden of door tabs gescheiden bestanden instellen. Als u eenmaal een terugkerende import heeft ingesteld, worden telkens wanneer u uw database opent de gegevens uit uw Excel-spreadsheet of gegevensbestand in FileMaker Pro automatisch bijgewerkt. De geïmporteerde gegevens zijn alleen-lezen. Gebruik deze gegevens om eenvoudig verkooprapporten te maken, een workflow te volgen en met anderen samen te werken. U stelt als volgt terugkerende import in: 1. Maak een nieuw bestand of open het bestand waarin u terugkerende import wilt instellen. 2. Kies in de bladermodus in het menu Bestand de optie Records importeren en kies Bestand. pagina 8
3. Zoek en selecteer het bestand met de gegevens die u wilt importeren. 4. Selecteer Instellen als automatisch terugkerende import en klik op Openen. 5. Doe in het venster [Instellingen voor terugkerende import] het volgende: a. Selecteer Eerste record niet importeren (bevat veldnamen) als u geen kolomkoppen wilt importeren. b. Kies de naam van uw lay-out. c. Accepteer de standaardscriptnaam of typ een nieuwe naam voor het script dat u kunt gebruiken om uw gegevens handmatig bij te werken. 6. Klik op OK. pagina 9
Oefening 3: gegevens weergeven in verschillende lay-outs In FileMaker Pro kunt u makkelijk lay-outs, formulieren en lijsten maken die eruitzien en werken zoals u dat wilt. Laten we wat experimenteren met enkele nieuwe lay-outs en een nieuw veld aan onze database toevoegen. 1. Als u een nieuw veld aan uw formulier wilt toevoegen, klikt u op het plusteken [+] rechtsboven in uw tabel: 2. Klik vervolgens in het vak van het nieuwe veld, klik rechts op de pijl en kies achtereenvolgens [Veldtype] en [Container] (zie de afbeelding voor een voorbeeld). Er is nu een afbeeldingsveld toegevoegd aan de lijst met beschikbare velden van uw database. Nu hoeft u alleen nog maar de afbeelding in te voegen die u wilt weergeven pagina 10
3. Als u nieuwe lay-outs wilt maken, klikt u op de knop Layout/rapport maken boven in het lay-outscherm (U geeft het lay-outscherm weer door in de menubalk bovenaan [Weergave] en vervolgens [Lay-out] te kiezen). 4. Klik in de lay-outmodus op de knop [Lay-out/rapport maken]. 5. Kies het type lay-out of rapport dat u wilt maken: Standaardformulier, Tabelweergave, Etiketten of aangepast. Voor dit voorbeeld gebruiken we Standaardformulier. 6. Kies op het volgende scherm de informatie die u in de lay-out wilt opnemen en kies [Volgende]. 7. Kies vervolgens het thema of kleurenpalet dat u wilt gebruiken en klik op [Voltooien]. 8. U heeft nu een nieuwe lay-out die u verder kunt aanpassen in het lay-outscherm. pagina 11
Voorbeeldlay-out gemaakt met de wizard Lay-out/rapport maken Kijk ook eens bij de databasesjablonen die u gratis bij FileMaker Pro krijgt. Er zijn vooraf ontworpen, kant-en-klare formulieren waarmee u contactpersonen kunt beheren, projecten kunt bijhouden, voorraad kunt ordenen en andere veelvoorkomende taken kunt uitvoeren. Een van de vooraf ontworpen kant-en-klare formulieren pagina 12
Oefening 4: gegevens opslaan en verzenden als een Excel-bestand Het komt vast wel eens voor dat u uw FileMaker Pro-gegevens als een Excel-bestand wilt opslaan met de functie Excel Maker. Excel Maker Maak vanuit FileMaker meteen Microsoft Excel-werkboeken op basis van uw FileMaker-gegevens, zodat die eenvoudig door Excel-gebruikers kunnen worden samengebruikt en geanalyseerd. 1. Kies in het menu Bestand de optie Records opslaan/verzenden als en kies Excel. FileMaker-gegevens meteen in een Excel-bestand opslaan 2. Als u Excel-opties wilt weergeven, klikt u in het dialoogvenster Records opslaan als Excel op de knop Opties. U kunt bijvoorbeeld de naam van het werkblad, de titel, het onderwerp of de auteur opgeven of een beschrijving van het bestand invoeren. 3. Vervolgens kunt u het opgeslagen bestand automatisch openen in Excel, een e mail maken waarbij het bestand als een bijlage wordt bijgevoegd, of beide: selecteer gewoon de betreffende opties onder in het dialoogvenster Opslaan als. pagina 13
4. Geweldig! Uw FileMaker Pro-gegevens zijn nu opgeslagen als een Excel-bestand en worden gepresenteerd in de vertrouwde indeling met rijen en kolommen die Excelgebruikers zo waarderen. Oefening 5: gegevens opslaan en verzenden als een PDF-bestand PDF Maker Gebruik uw FileMaker-gegevens veilig met anderen buiten uw FileMaker-werkgroep (ook personen die geen FileMaker hebben) door Adobe PDF-bestanden te maken, af te drukken en te e-mailen. 1. Kies in het menu Bestand de optie Records opslaan/verzenden als en kies PDF om een PDF te maken van alle records waardoor wordt gebladerd, van de huidige record of van een leeg formulier. FileMaker-gegevens samen met anderen gebruiken via PDF-bestanden 2. Klik op de knop Opties om toegang te krijgen tot alle PDF-opties die beschikbaar zijn binnen de Acrobat-toepassing zelf: Document, Beveiliging en Beginweergave. Door bijvoorbeeld opties op het deelvenster Beveiliging te selecteren, kunt u bepalen wie het document mag openen, afdrukken of wijzigen. pagina 14
GEGEVENS IN EEN GRAFIEK UITZETTEN IN FILEMAKER PRO In FileMaker Pro kunt u staaf-, lijn-, vlak- en cirkeldiagrammen maken om gegevens te vergelijken en tegen elkaar uit te zetten. Voor dit voorbeeld zet u de gegevens uit het resumérapport dat u eerder aan de tabel heeft toegevoegd uit in een grafiek. Stap 1: kies de tabellay-out met uw resumés die u eerder heeft gemaakt. Stap 2: kies in de menubalk bovenaan [Weergave] en vervolgens [Lay-out] en klik op de knop [Lay-out/rapport maken]. Stap 3: kies [Rapport] in het lay-outmenu. pagina 15
Stap 4: volg de menu s in de rapportlay-out om de informatie te kiezen die u in een grafiek wilt uitzetten: Stap 5: wanneer u uw nieuwe rapport heeft ontwikkeld, gaat u naar de lay-outmodus, waarin u uw grafiek kunt toevoegen: Voordat u de grafiek toevoegt, moet u ruimte in de lay-out maken. Kies in het Infovenster het voetgedeelte van de lay-out en maak dat groter. In dit geval verhoogt u het gedeelte tot 400 px. pagina 16
Stap 6: wanneer u uw nieuwe rapport heeft ontwikkeld, gaat u naar de lay-outmodus, waarin u uw grafiek kunt toevoegen: Klik in de statusbalk op het grafiekgereedschap en sleep een rechthoek naar de positie op de lay-out waar u de grafiek wilt weergeven. In dit voorbeeld voegt u de grafiek toe aan het voetgedeelte. Stap 7: als u uw grafiekgebied naar de juiste positie heeft gesleept, kunt u opgeven welk type grafiek u wilt gebruiken en welke gegevens u in de grafiek wilt opnemen: U kunt uw grafiek eenvoudig wijzigen met de knop [Grafiek opmaken]. Selecteer ook de optie [Gegevenspunten voor groepen records weergeven indien gesorteerd] om de afzonderlijke totalen in uw grafiek te zien. pagina 17
Stap 8: nu heeft u een resumégrafiek voor uw gegevens die u aan uw rapporten kunt toevoegen en eenvoudig naar uw collega s kunt verzenden. Resumégrafiek met een vergelijking van de totalen per land Gegevens gebruiken in zowel FileMaker Pro als Microsoft Exchange, Outlook en Entourage E-mailberichten in FileMaker Pro maken met de opdracht Post verzenden U kunt heel eenvoudig e-mailberichten verzenden vanuit FileMaker Pro met de opdrachtknop Post verzenden. Open uw database met contactpersonen of een andere database en selecteer in het menu Bestand de optie [Verzenden -> Post]. pagina 18
Afbeelding 1: de opdracht Post verzenden selecteren in FileMaker Pro Selecteer vervolgens het e-mailveld in uw database en voeg een onderwerpregel, een bericht en eventuele bestandsbijlagen die u wilt verzenden toe. Afbeelding 2: het e-mailveld waarnaar het bericht wordt verzonden selecteren. pagina 19
Als alle velden zijn ingevuld, klikt u op OK. Vervolgens worden de bestanden en bijlagen naar het Postvak UIT van uw e-mailclient verzonden. Afbeelding 3: e-mail die klaarstaat voor verzending vanuit het Postvak UIT in de e-mailclient De volgende stappen Gefeliciteerd! U heeft de eerste stap gezet naar het beheer van uw gegevens op een makkelijke manier. Mogelijk heeft u nu belangstelling voor de gratis bronnen die beschikbaar zijn op de FileMaker-website (www.filemaker.com/nl). Dit zijn: Vooraf ontworpen, kant-en-klare databases voor gangbare dagelijkse informatiebeheerbehoeften. Het FileMaker Pro Bronnencentrum, dat videolessen, gidsen met praktijkoefeningen en andere nuttige informatie biedt. FileMaker enews, een maandelijkse elektronische nieuwsbrief met aankondigingen van software-updates, tips en trucs om FileMaker Pro op nieuwe manieren te gebruiken, speciale aanbiedingen en meer! 2010 FileMaker, Inc. Alle rechten voorbehouden. FileMaker en het bestandsmaplogo zijn handelsmerken en/of geregistreerde handelsmerken van FileMaker, Inc. in de Verenigde Staten en andere landen. Mac is een geregistreerd handelsmerk van Apple, Inc. in de Verenigde Staten en andere landen. Microsoft, Windows en het Windows-logo zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Adobe en Acrobat zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Adobe Systems Incorporated in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle als voorbeeld genoemde bedrijven, organisaties, producten, domeinnamen, e-mailadressen, logo s, personen, plaatsen en gebeurtenissen zijn fictief. Eventuele gelijkenis met bestaande personen of bedrijven berust op louter toeval. pagina 20