Propositie MijnAccountantsPortal Datum: 14-06-2016 AC Portal B.V. ING Bank: NL73 INGB 0683 5206 52 www.acportal.nl Het Sterrenbeeld 17a KvK-nr: 8067547 info@acuity.nl 5215 MK s Hertogenbosch BTW-nr: 8024.28.009.B.01
Inhoudsopgave 1. MijnAccountantsPortal... 3 Inleiding... 3 Functionaliteit... 3 2. Contract en contractduur... 4 Minimale contractduur... 4 Aansluitkosten... 4 Gebruikerskosten... 5 3. Prijsstelling... 6 Prijsstelling MijnAccountantsPortal... 6 Definitie van gebruiker... 6 Koppelingen... 6 Prijs en contract... 6 2
1. MijnAccountantsPortal Inleiding In november 2008 hebben 7 innovatieve accountantskantoren de handen ineen geslagen om gezamenlijk een Portal te laten ontwikkelen. Deze 7 kantoren willen een pakketonafhankelijke Portal die naadloos aansluit op de bestaande BackOffice processen. Daarnaast moet het communicatieproces tussen klant en accountant worden gefaciliteerd door een zogenaamde dunne portal, dit is een portal waarin geen data ligt opgeslagen. Ook het aangiftemanagement richting overheid en banken moet hierin optimaal ondersteund worden. Tijdens de zoektocht naar een Portal kwam men tot de conclusie dat hetgeen functioneel wenselijk was niet geboden kon worden door de bestaande Portal leveranciers. Dit heeft geleid tot de ontwikkeling van MijnAccountansPortal.nl, een onafhankelijke Portal Van en Voor Accountants! Functionaliteit In MijnAccountantsPortal is de volgende functionaliteit beschikbaar: Welkom De dynamische welkomstpagina bevat een openstaande taken lijst met acties die van de klant verwacht worden, zoals het goedkeuren van een aangifte. Daarnaast kan vanuit de welkomstpagina de klant direct verder naar andere onderdelen in de portal door middel van App s. Verder kan een klant op de welkomspagina via een chatfunctionaliteit contact opnemen met de relatiebeheerder. Mijn gegevens In dit tabblad van de Portal ziet de klant o.a. haar NAW, KvK gegevens, medewerkers en de gekoppelde contactpersonen van het accountantskantoor. Deze gegevens worden rechtstreeks uit de onderliggende CRMapplicatie gehaald middels een webservice koppeling. MijnAccountantsPortal heeft bestaande koppelingen met o.a. AFAS, AuditCase, Innolan Allure, SugarCRM en Unit4 Business-suite. Contact / Communicatie Op deze plek binnen de Portal kan de klant een vraag stellen aan een gekoppelde medewerker van het accountantskantoor. Daarnaast kunnen op deze plek op een veilige wijze documenten geüpload worden, die de klant aan de accountant dient aan te leveren. De vraag en / of het document komt dan in de mailbox of werkstroom van de gekoppelde medewerker van het accountantskantoor. Elektronisch dossier Hier vindt de klant de dossierstukken die het accountantskantoor beschikbaar stelt, bijvoorbeeld de permanente stukken of de jaarrekening. Deze documenten zitten fysiek niet in de Portal, maar worden rechtstreeks uit het onderliggende CRM systeem opgehaald (via webservices). MijnAccountantsPortal heeft bestaande koppelingen met o.a. AFAS, AuditCase, IBM Connections Cloud Innolan Allure, Unit4 Business-suite en Windows Verkenner. 3
Mijn Administratie Op deze plek in de Portal kan de klant single-sign-on door naar de online pakketten (financieel/salaris) die de klant via de accountant afneemt. Op dit moment zijn koppelingen beschikbaar voor Twinfield, Nmbrs, Exact Online, Loket.nl en Unit4 Salaris. Financieel Dashboard Het accountantskantoor kan op deze plek (tussentijdse) cijfers presenteren aan de klant. Het betreft o.a. de balans, winst- en verliesrekening, omzetgegevens en kengetallen. Ook wordt dit in de vorm van grafieken aangeboden. De cijfers kunnen via een XML auditfile (light) of vanuit CaseWare geüpload worden in Portal. Aangifte Management Dit is de plek waar de aangiftes (XBRL of BAPI) richting Overheid en Banken worden klaargezet ter goedkeuring voor de klant. De klant kan vervolgens de aangiftes inzien en goedkeuren, waarna het aangifte document verzonden wordt naar de BAPI/Digipoort (overheid) of de BIV (banken). Uiteraard wordt het proces volgens alle beveiligingseisen afgehandeld. Inlog en goedkeuring vindt plaats via een combinatie inlognaam, wachtwoord en sms-authenticatie. Het proces of een klant de aangifte al heeft goedgekeurd kan worden gemonitord door het opvragen van statusinformatie over alle klanten en aangiftes heen. De klant wordt doormiddel van e-mailberichten geattendeerd of er aangiftes goedgekeurd dienen te worden in de Portal. 2. Contract en contractduur Indien een kantoor gebruik wil maken van MijnAccountantsPortal wordt hiervoor een serviceovereenkomst afgesloten. In deze serviceovereenkomst is vastgelegd wat de wederzijdse afspraken zijn tussen het kantoor en MijnAccountantsPortal. Minimale contractduur Het contract met MijnAccountantsPortal heeft een duur van 1 jaar en wordt daarna jaarlijks stilzwijgend verlengd. Onderdeel van het contract is minimaal de kantoorlicentie. Hierbij is inbegrepen de toegang tot één administrator account. Met behulp van deze administrator account kan het kantoor zelf gebruikers aanmaken, wijzigen en verwijderen. Beëindigen van het contract dient te geschieden per aangetekend schrijven, uiterlijk 60 dagen voor het verstrijken van de contracttermijn. Na beëindiging zal de portal voor alle gebruikers worden afgesloten. Aansluitkosten Aansluitkosten zijn eenmalig en bevatten de volgende werkzaamheden: - Alle werkzaamheden met betrekking tot het creëren van de eigen MijnAccountantsPortal omgeving, database- en gebruikersomgeving voor het kantoor; - De aansluitkosten worden gefactureerd na oplevering van de portal en de toegangscode van de administratoraccount aan het kantoor. 4
Gebruikerskosten De gebruikerskosten zijn afhankelijk van de grootte van het kantoor (aantal medewerkers) en het aantal aangemaakte klanten in de portal. Iedere eerste werkdag van de maand wordt door MijnAccountantsPortal een overzicht gemaakt van het aantal aangemaakte klanten in de portal. Het aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebruikers, evenals de machtiging van de gebruiker voor applicaties, is in eigen beheer van het kantoor. Nieuwe gebruikers zullen met ingang van de nieuwe maand worden doorberekend, indien ze op deze gebruikerslijst voorkomen. Gebruikers die worden verwijderd zullen per eerstvolgende maand niet meer op de gebruikerslijst voorkomen. Er vindt geen restitutie plaats van gefactureerde gebruikerskosten. 5
3. Prijsstelling Prijsstelling MijnAccountantsPortal De volgende prijzen zijn van toepassing: Eenmalige kosten Omschrijving Prijs Soort Aansluitkosten 975,00 Eenmalig, inclusief dagdeel consultancy voor uitrol Consultancy 115,00 Consultancy uren worden doorbelast op basis van nacalculatie Reiskosten 0,60 Indien reiskosten van toepassing zijn, worden de reiskosten per kilometer berekend vanaf standplaats s Hertogenbosch Licentiekosten Staffel aantal gebruikers 0-500 501-750 751-1000 1001-2000 2001+ Kantoorlicentie per maand 120,00 120,00 120,00 120,00 120,00 Gebruiker licentie per maand 2,00 1,75 1,50 1,25 1,00 Definitie van gebruiker Een gebruiker is een contactpersoon van een klant die aangemaakt wordt en toegang heeft tot de portal. Stel een gebruiker (DGA) heeft meerdere BV s (stel 5), dan betaalt het kantoor voor deze gebruiker maar 1 * 2,00 per maand. Klanten (entiteiten) kunnen onbeperkt aangemaakt worden. Een medewerker van het kantoor is geen gebruiker en voor een medewerker worden geen aparte kosten berekend. Een uitzondering in de prijsstelling is de particuliere klant waarvoor de IB aangifte wordt verzorgd. Voor een particuliere klant wordt 1,00 per maand berekend. Koppelingen Het inrichten van koppelingen met back office applicaties, zoals CRM, Dossier en Fiscale systemen wordt gedaan op basis van consultancy. Prijs en contract 1. Er worden geen aparte kosten in rekening gebracht voor het aantal goed te keuren of te versturen aangiften. 2. De beveiliging van MijnAccountantsPortal is geregeld middels SMS-Authenticatie. In de prijsstelling is opgenomen dat er op jaarbasis 50 sms codes per klant beschikbaar zijn. Indien er gemiddeld meer dan 50 sms codes per klant gebruikt worden, worden deze extra afgenomen sms codes jaarlijks op basis van nacalculatie tegen kostprijs (momenteel 0,06) doorbelast 3. Het contract met kantoor wordt afgesloten voor minimaal 1 jaar en wordt daarna stilzwijgend verlengd voor de periode van 1 jaar; 4. Opzeggen van het contract geschiedt door het kantoor per email of schrijven gericht aan AC Portal; 5. Na afsluiting van het contract, is vanaf de eerstvolgende maand de kantoorlicentie verschuldigd. Het kantoor ontvangt hiervoor een factuur, waarop tevens de aansluitkosten worden doorberekend. 6
6. De kantoorlicentie wordt per maand gefactureerd. Indien er voor gekozen wordt om de kantoorlicentie per jaar vooraf te betalen, dan wordt een korting van 5% op de kantoorlicentie verstrekt. 7. Het kantoor maakt zelf medewerkers en klanten aan in de portal. De prijs per klant zal vanaf de eerstvolgende maand in rekening worden gebracht. Het kantoor ontvangt per eerste werkdag van de nieuwe maand een overzicht met alle aangemaakte klanten en medewerkers. Hiervoor ontvangt het kantoor tevens een factuur. 8. Indien klanten uit de portal worden verwijderd, zullen deze klanten per volgende maand ook niet meer in rekening worden gebracht. Per maand vindt geen restitutie plaats van de prijs, indien klanten worden verwijderd. 9. Facturatie geschiedt elektronisch, betaling is per maand of per jaar (kantoorlicentie). 7