Propositie MijnAccorderingService

Transcriptie

1 Propositie MijnAccorderingService Datum: AC Portal B.V. ING Bank: NL73 INGB Het Sterrenbeeld 17a KvK-nr: MK s Hertogenbosch BTW-nr: B.01

2 Inhoudsopgave 1. MijnAccorderingService... 3 Inleiding... 3 Functionaliteit Contract en contractduur... 4 Minimale contractduur... 4 Aansluitkosten... 4 Gebruikerskosten prijzen... 5 Prijzen MijnAccorderingService... 5 Definitie van gebruiker... 5 Prijs en contract

3 1. MijnAccorderingService Inleiding Steeds meer intermediairs willen digitaal samenwerken met hun klanten om elektronisch gegevens met elkaar uit te wisselen. Ook de banken en de Kamer van Koophandel hebben aangegeven gegevens digitaal aangeleverd te krijgen. Vanaf 1 januari 2014 is het niet meer mogelijk om de KvK Publicatiestukken per mail te versturen naar de Kamer van Koophandel, maar is aanlevering via Digipoort in XBRL de enigste manier om het digitaal aan te kunnen leveren. Daarnaast is er een wetswijziging in de maak wat er toe gaat leiden dat vanaf medio 2015 alleen nog maar digitaal aangeleverd kan worden aan de Kamer van Koophandel. Om KvK Publicatiestukken zo efficiënt mogelijk digitaal aan te kunnen leveren aan de KvK en de banken, bieden wij u de MijnAccorderingService. Functionaliteit Binnen MijnAccorderingService is de volgende functionaliteit beschikbaar: Accordering Vanuit CaseWare Financials SBR kunnen KvK Publicatiestukken en SBR Kredietrapportage opgesteld worden en doorgezet (in PDF en XBRL) worden naar MijnAccorderingService. Uw klant kan inloggen in deze omgeving (portal) en kan de stukken inzien en akkoord geven, waarna deze stukken worden aangeleverd aan de Digipoort (KvK) of BIV (Banken). Het is ook mogelijk om via MijnAccorderingService rechtstreeks aan te leveren aan de Digipoort of BIV, indien u de akkoordverklaring op een andere wijze wenst af te handelen. De Accordering Service wordt dan puur ingezet als transportmechanisme. Accordering Fiscaal Ook is het mogelijk om MijnAccorderingService in te zetten voor accordering van Fiscale aangiftes als IB/VPB en OB aangiftes die aangemaakt worden vanuit uw Fiscale Software. Door middel van een koppeling met de Fiscale Software kan een aangifte rapport worden klaargezet in MijnAccorderingService. De klant kan akkoord geven op de aangifte, waarna de aangifte kan worden verstuurd vanuit de Fiscale Software. Voor deze type aangiftes werkt de portal puur als accorderingsservice. Afhankelijk van het Fiscale Software pakket wat u gebruikt, is proces (inschieten aangifte en akkoordmelding retour) volledig of gedeeltelijk geautomatiseerd mogelijk. MijnAccorderingService heeft koppelingen met AFAS Fiscaal, Unit4 Fiscaal Gemak en Elsevier. Accordering Overig Binnen MijnAccorderingService is het ook mogelijk om van een klant akkoord te vragen om een PDF document, zoals een concept jaarrekening, notulen aandeelhoudersvergadering of voorwaarden dienstverlening. Deze documenten kunnen handmatig klaargezet worden, ter accordering voor uw klant. Accorderingsmanagement Binnen MijnAccorderingService kan op kantoorniveau overzichten opgevraagd worden, welke documenten nog geaccordeerd moeten worden door de klant en welke al afgerond zijn. Deze overzichten kunnen per klant/status/periode worden opgevraagd. Klanten worden automatisch genotificeerd als er nieuwe documenten klaar staan ter accordering en ontvangen herinneringen als de klant niet tijdig accordeert. 3

4 2. Contract en contractduur Indien een kantoor gebruik wil maken van MijnAccorderingService wordt hiervoor een serviceovereenkomst afgesloten. In deze serviceovereenkomst is vastgelegd wat de wederzijdse afspraken zijn. Minimale contractduur Het contract voor MijnAccorderingService heeft een duur van 1 jaar en wordt daarna jaarlijks stilzwijgend verlengd. Onderdeel van het contract is minimaal de kantoorlicentie. Hierbij is inbegrepen de toegang tot één administrator account. Met behulp van deze administrator account kan het kantoor zelf gebruikers aanmaken, wijzigen en verwijderen. Beëindigen van het contract dient te geschieden per aangetekend schrijven, uiterlijk 60 dagen voor het verstrijken van de contracttermijn. Na beëindiging zal de portal voor alle gebruikers worden afgesloten. Aansluitkosten Aansluitkosten zijn eenmalig en bevatten de volgende werkzaamheden: Alle werkzaamheden met betrekking tot het creëren van de MijnAccorderingService omgeving, database- en gebruikersomgeving voor het kantoor; De aansluitkosten worden gefactureerd na oplevering van de portal en de toegangscode van de administratoraccount aan het kantoor. Gebruikerskosten De gebruikerskosten zijn afhankelijk van de grootte van het kantoor (aantal medewerkers) en het aantal aangemaakte gebruikers in de portal. Iedere eerste werkdag van de maand wordt een overzicht gemaakt van het aantal aangemaakte gebruikers in de portal. Het aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebruikers, evenals de machtiging van de gebruiker voor applicaties, is in eigen beheer van het kantoor. Nieuwe gebruikers zullen met ingang van de nieuwe maand worden doorberekend, indien ze op deze gebruikerslijst voorkomen. Gebruikers die worden verwijderd zullen per eerstvolgende maand niet meer op de gebruikerslijst voorkomen. Er vindt geen restitutie plaats van gefactureerde gebruikerskosten. 4

5 3. Prijstelling Prijstelling MijnAccorderingService De volgende prijzen zijn van toepassing: Eenmalige kosten Omschrijving Prijs Soort Aansluitkosten 975,00 Eenmalig, inclusief dagdeel consultancy voor uitrol Consultancy 115,00 Consultancy uren worden doorbelast op basis van nacalculatie Reiskosten 0,60 Indien reiskosten van toepassing zijn, worden de reiskosten per kilometer berekend vanaf standplaats s Hertogenbosch Licentiekosten MijnAccorderingService Omschrijving Tarieven Kantoorlicentie per maand 75,- Prijs per gebruiker per maand 1,00 Definitie van gebruiker Een gebruiker is een contactpersoon van een klant die aangemaakt wordt en toegang heeft tot de portal. Stel een gebruiker (DGA) heeft meerdere BV s (stel 5), dan betaalt het kantoor voor deze gebruiker maar 1 * 1,00 per maand. Klanten (entiteiten) kunnen onbeperkt aangemaakt worden. Een medewerker van het kantoor is geen gebruiker en voor een medewerker worden geen aparte kosten berekend. Prijs en contract 1. Er worden geen aparte kosten in rekening gebracht voor het aantal goed te keuren of te versturen aangiften. 2. De beveiliging van MijnAccountantsPortal is geregeld middels SMS-Authenticatie. In de prijsstelling is opgenomen dat er op jaarbasis 50 sms codes per klant beschikbaar zijn. Indien er gemiddeld meer dan 50 sms codes per klant gebruikt worden, worden deze extra afgenomen sms codes jaarlijks op basis van nacalculatie tegen kostprijs (momenteel 0,06) doorbelast 3. Het contract met kantoor wordt afgesloten voor minimaal 1 jaar en wordt daarna stilzwijgend verlengd voor de periode van 1 jaar; 4. Opzeggen van het contract geschiedt door het kantoor per of schrijven gericht aan MijnAccountantsPortal; 5. Na afsluiting van het contract, is vanaf de eerstvolgende maand de kantoorlicentie verschuldigd. Het kantoor ontvangt hiervoor een factuur, waarop tevens de aansluitkosten worden doorberekend. 6. De kantoorlicentie wordt per maand gefactureerd. Indien er voor gekozen wordt om de kantoorlicentie per jaar vooraf te betalen, dan wordt een korting van 5% op de kantoorlicentie verstrekt. 5

6 7. Het kantoor maakt zelf medewerkers en klanten aan in de portal. De prijs per klant zal vanaf de eerstvolgende maand in rekening worden gebracht. Het kantoor ontvangt per eerste werkdag van de nieuwe maand een overzicht met alle aangemaakte klanten en medewerkers. Hiervoor ontvangt het kantoor tevens een factuur. 8. Indien klanten uit de portal worden verwijderd, zullen deze klanten per volgende maand ook niet meer in rekening worden gebracht. Per maand vindt geen restitutie plaats van de prijs, indien klanten worden verwijderd. 9. Facturatie geschiedt elektronisch, betaling is per maand of per jaar (kantoorlicentie). 6