Digitaal werken en vergaderen met

Digitaal werken en vergaderen met Windows 8 en Microsoft Surface Impact van Windows 8 op Digitaal vergaderen Mogelijkheden van Windows 8 voor Het Nieuwe Werken Impact van Windows 8 op BYOD, CYOD en HIYD drs. Kees van den Tempel, MBA Native Consulting Specialisten in ICT, bedrijfsvoering en Politiek Strategische bedrijfsvoering, Strategisch I&A- beleid, Digitaal werken, Het Nieuwe Werken, Procesgericht werken, Veranderen, Organisatieonderzoek- en advies Mail: k.van.den.tempel@nativeconsulting.nl LinkedIn: http://nl.linkedin.com/in/keesvandentempel twitter: twitter.com/nativeadvies

Contents Digitaal werken en vergaderen met Windows 8 en Surface... 1 Impact van Windows 8 op Digitaal vergaderen... 1 Mogelijkheden van Windows 8 voor Het Nieuwe Werken... 1 Impact van Windows 8 op BYOD, CYOD en HIYD... 1 Windows 8: Niet voor bestuurders om te vergaderen, wel voor medewerkers!... 3 Windows 8 voor bedrijfsmatig gebruik... 4 Hardware geschikt voor Windows 8... 6 Generieke Gebruikerswensen digitaal vergaderen... 7 Apps om te vergaderen in Windows 8... 10 Conclusie... 14 Bijlage: de verschillende Windows versies... 15 Bijlage: Voorzieningen Office 365... 17 Over Native Consulting... 19 Versie: 1.0, Datum: 26 oktober 2012, Copyright 2012, Kees van den Tempel, Native Consulting BV Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag zonder bronvermelding worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door print-outs, kopieën, of op welke andere manier dan ook. Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 2

Windows 8: Niet voor bestuurders om te vergaderen, wel voor medewerkers! Na de opmars van de ipad, komt ook Microsoft met een platform (Windows RT / Windows 8) en bijbehorende tablet (Surface) uit. Dit document geeft een analyse van de mogelijkheden om digitaal te werken en vergaderen en de impact op BYOD (Bring Your Own Device), CYOD (Choose Your Own Device) en HIYD (Here Is Your Device). En om maar met de deur in huis te vallen; Windows 8 is ideaal om voor medewerkers, een stuk lastiger voor bestuurders die alleen maar vergaderen. De integratie van Windows 8 op de bestaande Windows infrastructuren en backoffice applicaties die vaak ook Windows georiënteerd zijn, geeft veel mogelijkheden voor medewerkers om nog meer plaats- en tijd onafhankelijk te werken. Tablets, smartphones, laptops en PC s draaien allen op Windows 8 waardoor integratie en uniformiteit toeneemt en daardoor een betere informatie-uitwisseling, gebruikersgemak en kennisdeling en daardoor productiviteit en creativiteit. Anderzijds is de vereiste beveiliging zoals virusscanners, malwaredetectie en firewalls hard nodig. De introductie van de Microsoft Surface-tablet met Windows RT en tablets van andere fabrikanten met Windows 8 hebben ook een flinke impact op BYOD, CYOD en HIYD. Voor medewerkers kan een tablet met windows 8 een serieus alternatief zijn t.o.v. de ipad. Het vergaderen onder Windows 8 is lastiger omdat er thans op Windows 8 nog geen goede App beschikbaar is waarmee alle belangrijke vergaderfuncties zoals vergaderstukken ophalen, becommentariëren, bewaren, navigeren en zoeken geïntegreerd zijn. Op de ipad zijn diverse Apps beschikbaar zoals iannotatepdf, PDFExpert en de oplossingen van commerciële aanbieders zoals ibabs, gemeenteoplossingen.nl, NotuBiz en JeffMeetings. Dit document geeft eerst nog een korte analyse van de gebruikerswensen. Daarna wordt de beschikbare hardware en de informatie- en applicatie oplossingen besproken. Dit geeft een praktisch inzicht in de bruikbaarheid van Windows 8 en de Surface voor u als zakelijke gebruiker. Suggesties, verbeteringen en vragen zijn altijd welkom. Kees van den Tempel 26 oktober 2012, Beesd Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 3

Windows 8 voor bedrijfsmatig gebruik Het principe achter Windows 8 is dat de computer regelmatig met het internet verbonden is. Het traditionele ontwerp, met een taakbalk en een startknop is verdwenen. In de plaats daarvan heeft Windows 8 gekleurde tegels die het scherm vullen: de Metro-interface. Elke tegel stelt een app, een website, een playlist of iets anders voor. Die tegels zijn allemaal verbonden met het internet en de Cloud, en ze worden constant bijgewerkt. Zo kan je direct zien welke berichten er gestuurd zijn en krijg je updates van het nieuws. Navigeren kan zowel met je muis als met je vingers en toetsenbord. De kracht van het nieuwe besturingssysteem is het feit dat het ontwerp gemaakt is voor alle apparaten (desktops, laptops, tablets en smartphones) en dat vele diensten in de cloud beschikbaar zullen zijn. O.a. SkyDrive voor het opslaan van bestanden en Office365 voor het bewerken van bestanden, presentaties en spreadsheets en Outlook.com voor e-mail. Met Windows 8 kan Microsoft wellicht een nieuwe voorsprong krijgen binnen het gebruik van tablets, PC s en smartphones voor bedrijfsmatig gebruik door: De combinatie van Cloud diensten, die ervoor zorgen dat alle bestanden op een centrale plek opgeslagen worden en vanaf verschillende apparaten beschikbaar zijn, Hetzelfde ontwerp en dezelfde manier van navigeren wordt doorgetrokken naar alle apparaten Een grote installed base van gebruikers die vanuit het verleden kennis hebben van Microsoft producten Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 4

Voor grootzakelijk gebruik is Windows 8 Pro nodig. De Pro-versie biedt alles wat de gewone versie ook heeft, maar vult dit aan met onder meer BitLocker-encryptie, ondersteuning voor Group Policy, aanmelding bij domeinen en hosting van Remote Desktop. Daarnaast is er voor grotere ondernemingen de Enterprise-versie, die alleen via volumelicenties te krijgen is. Windows 8 Enterprise biedt de extra applicaties die vanaf middelgrote bedrijven interessant worden zoals AppLocker, Windows To Go, DirectAccess en BranchCache. Met AppLocker kunt u bepalen welke gebruikers applicaties kunnen starten en wie niet. Windows 8 bevat de mogelijkheid om het besturingssysteem vanaf een USB stick te draaien. Deze nieuwe functie heet Windows To Go en is gericht op bedrijven die werknemers een veilige, door het bedrijf zelf ingerichte, mobiele Windows 8-versie willen bieden. BranchCache is een caching-mechanisme voor websites en met DirectAccess kan men beveiligde verbindingen met een bedrijfsnetwerk opzetten (zoals VPN). Voor tablets is een speciale versie van Windows 8 beschikbaar namelijk Windows RT. Deze versie is speciaal voor ARM-processor uitgeruste apparaten. Deze versie bevat standaard Microsoft Office. Het is niet mogelijk om Windows-apps te installeren op Windows RT, omdat normale applicaties gemaakt voor x86/64-processoren. Windows RT wordt niet zonder hardware (tablet) verkocht. In Europa is Windows 8 ook als N-variant verschenen zonder Windows Media Player, om zo te voldoen aan de eisen van de Europese Commissie. Alle Windows 8 versies zijn zowel op 64 bit en als op 32 bit te krijgen. Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 5

Hardware geschikt voor Windows 8 Er zijn verschillende soorten hardware beschikbaar voor Windows 8. Het belangrijkste is om naar hardware te kijken die de juiste versie van Windows 8 ondersteunt, zodat u zakelijk op alle platformen dezelfde software (bijvoorbeeld office) kunt gebruiken en alles kunt samenvoegen binnen één domein voor een optimaal beheer. Onderstaande tabel laat een aantal verschillende devices zien waar Windows 8 op geleverd wordt: Microsoft Surface met Windows RT De Surface weegt 680 gram. De Pro-versie met Windows 8 wordt zwaarder: 900 gram. Het scherm is iets groter dan van de ipad: 10,6 versus 9,7 inch. Op de Surface RT werken traditionele Windows-applicaties niet. Tablets met Windows 8 Pro (zoals Dell Latitude 10 tablet) Voor zakelijk gebruik is het belangrijk dat tablets ook Windows 8 Pro draaien om de beschikking te krijgen over alle bedrijfsmatig noodzakelijke software. Er zijn diverse aanbieders die tablets met Windows 8 pro leveren. Convertibles met Windows 8 (zoals XPS Duo Convertible Ultrabook) Een convertible is een tablet die kan worden omgevormd tot laptop en die, door de grote mate van flexibiliteit, zowel geschikt is voor werk als voor bijvoorbeeld presentatiedoeleinden. Ook zijn er versies waar het scherm volledig verwijderd kan worden. Laptops (zoals Dell Latitude) Er ontstaan steeds meer verschillende laptops met allerlei benamingen: laptop, mini, ultrabook, etc. Bovenstaande convertible is eigenlijk ook een gewone laptop. Belangrijk bij de nieuwe laptops is dat ze beschikken over touch-screens. Desktops (zoals Lenovo C345 20 desktop) Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 6

De hier naast getoonde desktop begint steeds meer op de producten van Apple te lijken. Strak vormgegeven, met een 1600 x 900 pixels touchscreen en Windows 8 pro. Smartphone (zoals Samsung smartphone Windows 8) Het voordeel van Windows 8 op de smartphone is dat hiermee alle devices kunnen beschikken over hetzelfde besturingssysteem, applicaties en achterliggende Clouddiensten zodat informatie optimaal uitgewisseld kan worden. Generieke Gebruikerswensen digitaal vergaderen De gebruikerswensen worden in belangrijke mate bepaald door de aard van de vergaderingen waaraan de gebruikers deelnemen. Het onderscheid wordt gemaakt door de hoeveelheid documenten tijdens één vergadering enerzijds en de veranderlijkheid van de documenten anderzijds. Onderstaand diagram toont e.e.a.: In het kwadrant linksboven wordt vergaderd met veel documenten die inhoudelijk niet meer veranderen. Er valt een besluit over het document, er volgt wellicht een motie of een amendement, maar de tekst wijzigt niet meer. Uit de afbeelding volgt verder dat, afhankelijk van het type overleg, er steeds een Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 7

andere vergaderoplossing nodig is omdat gebruikerswensen anders zijn. Vanuit beheersbaarheid wordt er wel gestreefd naar één technische oplossingen voor alle overlegorganen. Bij de meeste overheidsorganisaties zijn daarom de volgende generieke gebruikerswensen van toepassing: Vanuit de organisatie bestaat de wens dat de totale Business Case Digitaal werken en vergaderen financieel gezien minimaal kosten-neutraal verloopt. De meeste gebruikers willen de tablet ook voor privé doeleinden gebruiken. De gewenste financiering van de tablets vindt plaats op een wijze waarbij gestreefd wordt naar een situatie waarbij de gebruiker ook eigenaar van de tablet wordt, zeker ook gezien de wens dat gebruikers de tablet privé willen gebruiken. De gebruikers zijn zich bewust van het feit dat ook collega s die digibeet zijn, ook digitaal moeten werken en vergaderen. Het streven is dan ook om de technische oplossing zo eenvoudig en gebruikersvriendelijke mogelijk te maken. Het verspreiden van vertrouwelijke stukken is gewenst, maar informatiebeveiliging is een belangrijk aandachtspunt. Grote complexe vergaderstukken (bijvoorbeeld een programmabegroting) kunnen op verzoek op papier verspreid worden. De gebruikers en de IT-afdeling streven naar een maximale standaardisatie van hardware. Ook is er behoefte aan één uniforme oplossing voor alle gebruikersgroepen. Gebruikers hebben behoefte aan degelijke ondersteuning die ook (beperkt) s-avonds en in het weekend beschikbaar is. Gebruikers stellen er prijs op als er zoveel mogelijk gegevens via de vergaderoplossing verspreid worden in plaats van via de e-mail. Men wil tijd- en plaats onafhankelijk kunnen werken. Dit betekent dat er altijd een netwerkverbinding aanwezig moet zijn. Een 3G verbinding lijkt gewenst, maar zal op kosten van de gebruiker zijn. De documenten moeten zowel beschikbaar zijn op de tablet als op de PC/laptop. Dit vereist een vergaderoplossing met een public- of private cloud oplossing t.b.v. storage. Alle vergaderstukken moeten in PDF formaat beschikbaar gemaakt worden, zodat ze door één App gelezen én bewerkt kunnen worden. Ook het ophalen en bewaren van stukken moet via dezelfde App geregeld worden met één druk op de knop. Gebruikers willen eenvoudige notities of notulen maken op de PDF documenten. Wanneer gebruikers offline zijn, moeten de vergaderstukken beschikbaar blijven. Dit is te realiseren door de stukken op te halen en ze te bewaren binnen de gekozen App c.q. tablet. Notities op PDF bestanden mogen niet algemeen inzichtelijk worden voor andere gebruikers. De notities maakt men op de eigen stukken binnen de gekozen App. Deze worden niet met anderen gedeeld, maar alleen indien men dit wenst gemaild naar de betreffende personen. Zoekacties moeten op alle documenten plaatsvinden en binnen individuele documenten. Gebruik van de tablet tijdens vergaderingen vereist dat informatie vooral snel opgezocht kan worden. E-mail, agenda en contactpersonen van het MT, college en overige medewerkers moeten beschikbaar zijn via de standaard Apps en gesynchroniseerd worden met hun PC. Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 8

Alle gebruikers hebben in meer of mindere mate behoefte aan ondersteuning en instructie op het gebied van techniek (verbindingen, updates), Apps (gebruik) en het managen van informatie (structureren, back-up en restore). Vanuit bovenstaande gebruikerswensen wordt Windows 8 aan een nader onderzoek ontworpen. Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 9

Apps om te vergaderen in Windows 8 Op basis van de gebruikerswensen worden mogelijke oplossingen onder Windows 8 besproken: Functionaliteit om digitaal te vergaderen PDF documenten lezen en becommentariëren Beschikbaar onder Windows 8, IOS6 (ipad) en Android De Adobe Reader -software is de gratis voor het weergeven, afdrukken en becommentariëren van PDF-documenten. Het is een PDF-bestandsviewer waarin u alle typen PDF-content kunt openen, inclusief formulieren en multimedia. PDF documenten ondertekenen / paraferen Adobe Echosign is geïntegreerd in Adobe Reader. U kunt PDF-documenten ondertekenen met een getypte of handgeschreven handtekening of een gescande afbeelding van uw handtekening invoegen. Met Echosign kunt u PDF document ondertekenen of paraferen en deze naar een lijst van ontvangers versturen. PDF documenten maken Via CutePDF (gratis download, maar nog geen App) Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 10

Office documenten maken en bewerken Office Web Apps of Office Desktop versie Office365 is een combinatie van cloud-based computing in combinatie met één van de twee bovenstaande office versies Notities maken en beheren Via Evernote (Als App al beschikbaar) waarbij de gegevens in de cloud opgeslagen worden Videoconferencing Via Skype en via Lync Opslag van vergaderstukken en overige bestanden Opslag van uw documenten zodat ze altijd en overall beschikbaar zijn via public Cloud oplossingen SkyDrive, Googledocs, Box.Net zijn public Cloud diensten waarvan SkyDrive volledig geïntegreerd is in Windows. SkyDrive zorgt er voor dat als u bestanden op uw harde schijf opslaat, deze automatisch naar het internet worden gesynchroniseerd. De functionaliteit is identiek zoals u deze kent van Dropbox. Bij Skydrive kunt u 7Gb aan gegevens opslaan. Door SkyDrive te gebruiken is de backup van uw bestanden direct goed geregeld. Wel is SkyDrive een Clouddienst, en het is de vraag of dit soort Clouddiensten binnen uw organisatie toegestaan worden. Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 11

Opslag van uw documenten zodat ze altijd en overal beschikbaar zijn via private cloud oplossingen: WEBDAV Ja via eenvoudige drive mapping in verkenner, zie onderstaande afbeelding: U kunt eenvoudig bestanden openen van een centrale locatie (beschikbaar gesteld door het secretariaat of de griffie) en becommentariëren en ondertekenen/signeren met o.a. Adobe Reader. U zult de becommentarieerde documenten wel in eigen mappenstructuur (bijvoorbeeld binnen SkyDrive) moeten opslaan, omdat u geen permissie heeft om deze op de Webdav-server op te slaan. Het voordeel van documenten op SkyDrive opslaan, is dat de documenten overall op al uw devices benaderbaar zijn. Opslag van uw documenten zodat ze altijd en overall beschikbaar zijn via private cloud oplossingen: SHAREPOINT Microsoft SharePoint Workspace 2010, de nieuwe naam voor Microsoft Office Groove, stelt u in staat om Microsoft SharePoint-teamsites op elk gewenst moment en vanaf elke gewenste locatie te benaderen U kunt gesynchroniseerde SharePoint-bibliotheken en lijsten (bestanden, vergaderstukken) lokaal op uw computer openen en bewerken, zelfs als u geen Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 12

verbinding met de SharePoint-server hebt. Deze worden gesynchroniseerd als u verbinding heeft. Opslag van uw documenten zodat ze altijd en overall beschikbaar zijn via private Cloud oplossingen: ibabs, Gemeenteoplossingen, NotuBox, JeffMeetings, Raaddigitaal Beheer, onderhoud en ondersteuning Externe toegang De commerciële leveranciers hebben nog geen App beschikbaar op Windows 8. Wel kunnen deze applicaties via de standaard web-interface benaderd worden. Ja via Extern Bureaublad kunt u alle devices met Windows 8 Pro in uw netwerk overnemen 7x24 uurs Ondersteuning Niet rechtstreeks bij Microsoft verkrijgbaar Alleen via support website Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 13

Conclusie Onderstaande vragenlijst kan u helpen om de juiste keuze van software te maken: Wilt u standaardiseren op besturingssystemen? Windows 8 is een goede optie. Zowel smartphones, tablets en desktops zijn beschikbaar met Windows 8. Wilt u ook standaard Windows applicaties installeren op uw tablets Ondersteunt Windows 8 al uw toepassingen? Wilt u vergaderen met behulp van Windows 8 Wilt u tekstverwerken standaardiseren? Wilt u de kosten van Office per gebruiker per maand regelen? Heeft u behoefte aan AppLocker, Windows To Go, DirectAccess en BranchCache? Wilt u de opslag van documenten vanuit de cloud regelen Gebruik geen Surface met Windows RT. Kijk specifieke naar oudere 16,- en 32 bits toepassingen. Kijk of gebruikers de specifieke toepassingen willen en kunnen gebruiken (zie voorgaand hoofdstuk). U kunt de volgende producten gebruiken: Office desktop (alle office producten) Office Web Apps: PowerPoint, Excel, Word en OneNote: office in uw browser. Office Mobile: Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Lync voor smartphones Office 365: cloud-based e-mail en opslag in combinatie met Office Web Apps of Office Desktop Office 365 in combinatie met Office Desktop, Sharepoint Intranet, cloud-based e-mail, email archiving, AD synchronisatie, 25GB opslagruimte per gebruikers voor 17,- per gebruiker per maand Gebruik Windows 8 Enterprise (via volume licenties). U krijgt bij SkyDrive 7GB opslagruimte, maar u heeft wel een account nodig. U wilt het beheer van Windows 8 uitbesteden? Dit kan niet direct bij Microsoft, maar bij een preferred partner Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 14

Bijlage: de verschillende Windows versies Windows Windows Windows Windows 8 Windows 8 RT 8 8 N Pro Pro N Een soepele, intuïtieve, eenvoudig te gebruiken interface die je makkelijk kunt aanpassen. Bevat Internet Explorer 10, de snelle, intuïtieve browser. Geschikt voor touch zodat je op een totaal nieuwe manier met Windows kunt werken.(vereist een pc die multitouch ondersteunt.) Geschikt voor muis en toetsenbord zodat je zo productief mogelijk bent. Bevat Windows Defender, Windows Firewall en Windows Update, zodat je altijd up-to-date en beveiligd bent. Mail, Agenda, Berichten, Foto's,SkyDrive en andere apps zijn geïntegreerd, daarnaast vind je een schat aan apps in de Windows Store. Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 15

Voert programma's uit die je in voorgaande versies van Windows gebruikte. Levert gegevensbescherming zodat je gegevens veilig zijn. Laat je onderweg verbinding maken met je pc via Verbinding met extern bureaublad. Laat je verbinding maken met je bedrijfsnetwerk via Domein toevoegen. Wordt geleverd met Office voor Thuisgebruik & Studenten 2013 RT Preview, dus je kunt direct aan de slag. Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 16

Bijlage: Voorzieningen Office 365 E-mail en agenda's Webvergaderingen Chatberichten Office-documenten Team sites Openbare website Betrouwbaarheid Professionele, geavanceerde, Cloudgebaseerde e-mail en agenda's op basis van Microsoft Exchange Online. 25 GB opslagruimte per gebruiker. Uitgebreide onlinevergaderingen met audio en video. Deel uw bureaublad en PowerPoint-presentatie met medewerkers en uitgenodigde gasten. Chatberichten en aanwezigheidsfunctie (onlinestatus). Werkt naadloos samen met bestanden van Word, OneNote, Excel en PowerPoint. U kunt documenten openen, bekijken en bewerken in uw webbrowser. Deel bestanden en documenten met teamleden. Ontwerp en onderhoud een eenvoudige, openbare website. Geen extra kosten voor hosting en u kunt uw eigen domein gebruiken. Een serviceovereenkomst met terugbetalingclausule en een gegarandeerde beschikbaarheid van 99,9% betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken over uw services. Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 17

Bescherming Beveiliging Beheer Updates Ondersteuning Virusbescherming en antispamfilters. Uw gegevens zijn van u. Wij beveiligen uw gegevens en beschermen uw privacy. Niet alleen eenvoudig te gebruiken, ook het beheer is gebruiksvriendelijk. Zo kunt u binnen een paar minuten gebruikers toevoegen en verwijderen. De service wordt regelmatig bijgewerkt met nieuwe functies en voorzieningen. De Microsoft-community biedt online antwoord op vragen, bevat allerlei procedures en maakt contact Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 18

Over Native Consulting Door gemeenten voor gemeenten Native is toonaangevend en vernieuwend in het verbeteren van bedrijfsstrategie, bedrijfsvoering, informatievoorziening, ICT én de bijbehorende operationele processen. Native is praktisch en resultaatgericht en maakt gebruik van visualisaties om ook directies, het college en de gemeenteraad in deze processen te betrekken. De visualisaties zorgen voor verbinding en overzicht. Native is onderscheidend in het delen van informatie en het verbinden van haar klanten; door gemeenten voor gemeenten. Kennis is verbinden! Native Consulting BV A: Voorstraat 88, 4153 AN BEESD T: 06-55172931: Algemeen T: 06-24632058: Operations E: info@nativeconsulting.nl www.nativeconsulting.nl KvK nummer: 55296270 BTW nummer: NL170538242B03 Contact: Krystle Koers Kees van den Tempel Digitaal vergaderen met Windows 8 en Surface pg. 19