emeente nieuwkoop afdeling bedrijfsondersteuning raadsvoorstel portefeuillehouder Jan Tersteeg opgesteld door Ellen Burgers / 186 kenmerk/datum 09.0017140 / 11 februari 2010 vergaderdatum raad 11 februari 2010 jaar/nummer 2010-0010 onderwerp Uitgangspunten nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2010 Het college van burgemeester & wethouders stelt de raad voor het volgende te besluiten: 1. Het beschreven integrale risicomanagement gefaseerd in te voeren in de organisatie waarbij kosten en baten van het beleid tegen elkaar worden afgewogen. 2. Het weerstandsvermogen te bepalen door de beschikbare weerstandscapaciteit te delen op de benodigde weerstandscapaciteit die uit de risico-inventarisatie voortvloeit. 3. De ratio weerstandsvermogen vast te stellen op > 1 en < 1.4 met de kwalificatie voldoende. 4. Het actualiseren van het risicomanagement en het weerstandsvermogen te beleggen in de planning & control-cyclus. 5. Een ondergrens te bepalen voor de in de paragraaf weerstandsvermogen op te nemen risico s van bijvoorbeeld 50.000,-- (0,25% van de Algemene Uitkering). burgemeester en wethouders van Nieuwkoop mr. G.G.G. Slooters secretaris F. Buijserd Burgemeester Toelichting Inleiding In 2007 is een nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2007 vastgesteld. In een dergelijke nota wordt aangegeven hoe om te gaan met de risico s, hoe de bepaling plaatsvindt van het weerstandsvermogen en welke norm voor de hoogte van het weerstandsvermogen wordt gehanteerd. Met dit raadsvoorstel vraagt het college aan de raad om de uitgangspunten voor de nota weerstandsvermogen en risicomanagement 1
2010 te bepalen. De nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2010 volgt halverwege 2010 gebaseerd op de vastgestelde uitgangspunten. Beoogd effect Het bepalen van de uitgangspunten voor de nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2010. Argumenten: Kaderstelling raad en formuleren van beleidsuitgangspunten De raad is verantwoordelijk voor een sluitende begroting. Een precies sluitende begroting zonder weerstandsvermogen betekent dat iedere tegenvaller een probleem gaat opleveren. In dat geval staan de programma s en daarmee het beleid van de gemeente onder druk. Daarom heeft de gemeente weerstandsvermogen nodig. In het dualistische stelsel heeft de raad een kaderstellende, budgetbepalende en controlerende taak. Door middel van dit raadsvoorstel geeft de raad de kaders voor het opstellen van de nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. De kaders en beleidsuitgangspunten zullen ervoor moeten zorgen dat weerstandsvermogen en risicomanagement een structureel onderdeel vormen van de planning & control-cyclus en dat Nieuwkoop voldoende weerstandsvermogen heeft. 1.1 Integraal risicomanagement Binnen de gemeente Nieuwkoop wordt voornamelijk Traditioneel risicomanagement gevoerd. Risico s worden wel geïdentificeerd en gerapporteerd. Er zijn geen risicoverantwoordelijken aangewezen/benoemd. Tegenover traditioneel risicomanagement staat Integraal risicomanagement: Model ontleent aan Deloitte. Er wordt een model voor Integraal Risicomanagement voor de gemeente Nieuwkoop geïntroduceerd. Als leidraad voor dit model wordt de hieronder geformuleerde definitie van Integraal Risicomanagement gebruikt: 2
Integraal risicomanagement is een systematisch en cyclisch proces van identificeren, beoordelen en kwantificeren van risico s, het bepalen en uitvoeren van activiteiten en maatregelen die de kans van optreden en/of de gevolgen van risico s beheersbaar houdt en het evalueren en rapporteren over de verschillende stappen in het proces. Het model van integraal risicomanagement wordt aan de hand van de bovengenoemde elementen vorm gegeven: a. Systematisch en cyclisch proces; b. Identificeren; c. Beoordelen; d. Kwantificeren; e. Bepalen van activiteiten en maatregelen; f. Uitvoeren van activiteiten en maatregelen; g. Evalueren en rapporteren; De manier waarop en de mate waarin risicomanagement op dit moment wordt gevoerd en in de ideaalsituatie zou worden gevoerd verschillen in grote mate. De ideaalsituatie heeft een hoog kostenplaatje. Daarom wil het college de raad voorstellen om integraal risicomanagement gefaseerd (minimaal drie jaar) in te voeren waarbij kosten en baten van het beleid tegen elkaar worden afgewogen. Het doel is proactief met risico s om te gaan en niet reactief. 1.2 Reduceren van de gevolgen van risico s Risico s kunnen het halen van doelen belemmeren. Als de risico s en de aanwezige weerstandscapaciteit in kaart zijn gebracht, is het mogelijk een zodanig beleid te ontwikkelen dat de impact van risico s gereduceerd wordt. Dit kan door de weerstandscapaciteit te verhogen of de risico s te verminderen. 2.1/3.1 Ratio weerstandsvermogen De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risico-inventarisatie voortvloeit is afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen. Beschikbare weerstandscapaciteit Ratio weerstandsvermogen = Benodigde weerstandscapaciteit Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen wordt vastgesteld welke ratio de gemeente Nieuwkoop nastreeft. Hiertoe is gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel die in veel gemeenten wordt toegepast. 3
Waarderingscijfer Ratio weerstandsvermogen Betekenis A > 2,0 Uitstekend B 1,4 < x < 2,0 Ruim voldoende C 1,0 < x < 1,4 Voldoende D 0,8 < x < 1,0 Matig E 0,6 < x < 0,8 Onvoldoende F < 0,6 Ruim onvoldoende Als gemeente streven we na om de impact van de risico s te minimaliseren. Dit betekent dat het college de raad voorstelt een weerstandsvermogen te beogen dat tenminste voldoende is. Dat komt neer op een ratio weerstandsvermogen tussen de 1,0 en 1,4 met als waarderingscijfer C. 4.1 Spelregels beleggen in planning & control-cyclus Er is gekozen om spelregels voor risicomanagement en weerstandsvermogen te beleggen in de planning & control-cyclus. De verantwoording geschiedt in de reguliere plannen en rapportages. Dit betekent dat er minder kans is op fouten, vergissingen en andere storingen die mogelijk leiden tot een onverantwoorde financiële positie van de gemeente. 4.2 Risico s periodiek onder de aandacht Door de koppeling van het risicomanagement aan de planning & control-cyclus worden de risico s periodiek onder de aandacht gebracht. 5.1 Vaststellen ondergrens risico s Het is wenselijk om voor de in de paragraaf weerstandsvermogen op te nemen risico s een ondergrens vast te stellen. Voor de gemeente Nieuwkoop kan bijvoorbeeld een ondergrens van 50.000,-- (0,25% van de Algemene Uitkering) het uitgangspunt zijn (gemeente Leerdam hanteert deze ondergrens). In de nota weerstandsvermogen en risicomanagement 2010 wordt deze ondergrens bepaald. De ondergrens wordt op dit bedrag gefixeerd en bij een nieuwe nota weerstandsvermogen risicomanagement herijkt. Kanttekening: 1.1 De uitgangspunten voor risico s met betrekking tot de grondexploitaties komen in de nota grondbeleid aan bod. Het beleid omtrent risico s van grondexploitaties zal daarop aansluitend een plek krijgen in de nota weerstandsvermogen en risicomanagement. Achterliggende stukken die ter inzage liggen Bijlage met begrippen. Advies meningsvormende raad 28 januari 2010: Het stuk kan door naar de besluitvormende raadsvergadering van 11 februari 2010 als hamerstuk. 4
Bijlage Definities Inleiding In deze bijlage worden de begrippen weerstandscapaciteit, risico, weerstandsvermogen en risicomanagement gedefinieerd. Voor de begrippen bestaan soms meerdere definities. Er is steeds gekozen voor de definitie die het meest algemeen in gebruik is of die het beste bij Nieuwkoop past. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken, zonder dat de begroting en het beleid aangepast hoeven te worden. Het gaat om die elementen waarmee tegenvallers eventueel bekostigd kunnen worden, zoals bijvoorbeeld de algemene reserve, maar ook onbenutte belastingcapaciteit en de stille en geheime reserves. Onderscheid wordt gemaakt in incidentele en structurele weerstandscapaciteit. Onder incidentele weerstandscapaciteit wordt verstaan de capaciteit die de gemeente heeft om eenmalige tegenvallers op te vangen. Onder structurele weerstandscapaciteit verstaan we middelen die permanent inzetbaar zijn om tegenvallers op te vangen. Risico Een risico is een kans op een niet te voorspellen gebeurtenis dat een nadelig effect kan hebben op de organisatie, de doelen die zijn gesteld of de financiële positie van de gemeente Nieuwkoop. Weerstandsvermogen Het verschil tussen de weerstandscapaciteit en het cumulatieve financiële gevolg van risico s noemen we weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen is toereikend wanneer financiële tegenvallers goed opgevangen kunnen worden en het saldo van weerstandscapaciteit minus risico s positief is. Voor het beoordelen van het weerstandvermogen is inzicht nodig in de omvang en in de achtergronden van de risico s in relatie tot de aanwezige weerstandscapaciteit. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen statisch en dynamisch weerstandsvermogen. Statisch weerstandsvermogen wordt berekend door middel van de incidentele weerstandscapaciteit (zie definitie weerstandscapaciteit) en dynamisch weerstandsvermogen door middel van de structurele weerstandscapaciteit (zie definitie hierboven). Risicomanagement Integraal risicomanagement is een systematisch en cyclisch proces van identificeren, beoordelen en kwantificeren van risico s, het bepalen en uitvoeren van activiteiten en 5
maatregelen die de kans van optreden en/of de gevolgen van risico s beheersbaar houdt en het evalueren en rapporteren over de verschillende stappen in het proces. Hieronder zijn de verschillende variabelen schematisch met elkaar in verband gebracht. Risico s - economisch - politiek - juridisch - milieu - financiële verhouding - garantieverplichtingen - etc. Weerstandscapaciteit - reserves - ruimte op de begroting (onvoorzien) - ongebruikte belastingcapaciteit - langlopende voorzieningen - etc. samenloop van risico s flexibiliteit Weerstandsvermogen 6