Rijk aan Informatie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap GfK Mei 2017 1
Inhoudsopgave 1 2 3 4 Management Summary Slide 3 Onderzoeksresultaten Slide 5 Onderzoeksverantwoording Slide 36 Contact Slide 39 2
Management Summary 3
Samenvatting overall Rijksambtenaren zijn zich bewust van het belang maar weten niet altijd wat van ze wordt verwacht 34% weet niet (goed) wat van hen wordt verwacht als het om de informatiehuishouding gaat, voor beleidsmedewerkers is dit zelfs 47% 85% ziet een goede informatiehuishouding als onmisbaar voor de uitvoering van hun werkzaamheden 89% is bereid bij te dragen aan het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding binnen het Rijk Slechts 10% vindt dat de informatiehuishouding momenteel op orde is 37% omzeilt door het Rijk beschikbaar gestelde (digitale) tools en voorzieningen Hoe verder men in het proces komt (van aanmaken documenten tot het (terug)vinden ervan) des te hoger de ontevredenheid Meerdere oorzaken leiden tot het niet naleven van regels: systemen, cultuur en gedrag hinderen digitale samenwerking en regels worden dan ook niet altijd opgevolgd In alle stappen van het proces is systemen zijn gebruiksonvriendelijk één van de belangrijkste oorzaken van ontevredenheid De (beperkte) beschikbaarheid van documenten op andere locaties en devices dan op de pc op kantoor lijkt ook een veelvoorkomend issue 33% is tevreden over het Document Management Systeem (DMS) Snelle en goede bereikbaarheid van informatie en één centraal systeem staan beide de in top-3 van belangrijkste aspecten om de informatiehuishouding op orde te brengen en houden. Vooral beleidsmedewerkers hebben behoeften aan altijd en overal bij het DMS kunnen. Die top-3 wordt gecompleteerd door naleven van voorgeschreven regels en procedures Slechts 19% wordt door collega s aangesproken wanneer zij documenten niet goed opslaan 29% wordt gestimuleerd door manager(s) om de informatiehuishouding op orde te brengen en houden, 25% door collega s gestimuleerd 22% wordt goed ondersteund en 16% goed getraind bij het op orde brengen en houden van informatiehuishouding Vindbaarheid is een groot probleem en een oplossing is erg gewenst Binnen het gehele proces van digitaal (samen)werken bestaat er de meeste ontevredenheid over het (terug)vinden van documenten Documenten zijn niet (goed) vindbaar draagt daarbij in alle stappen van het proces sterk bij aan de ontevredenheid 96% geeft aan dat overzichtelijke zoekresultaten een (zeer) belangrijke rol spelen bij het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding 4
Onderzoeksresultaten 5
Manieren van digitaal (samen)werken 6
Gemiddeld wordt twee derde van de werkzaamheden uitgevoerd op kantoor via een computer/laptop van het werk Uitvoeren (digitale) werkzaamheden 66% Computer/laptop van werk 8% 4% ipad/tablet van werk 3% 5% Smartphone van werk 5% Beleidsmedewerkers werken vaker op kantoor via een computer/laptop van het werk (70%) vergeleken met andere functiecategorieën. Binnen lijnmanagement werkt men vaker via een ipad/tablet van het werk dan binnen andere functies, zowel op kantoor als op een andere locatie (beiden 8%). Bij Rijksinspecties wordt er minder vaak op kantoor gewerkt via een computer/laptop van het werk (56%), maar vaker via dit device vanaf een andere locatie (22%). Mensen met een relatief laag inkomen werken vaker op kantoor via een computer/laptop van het werk (73%) dan mensen met een hoger salaris (58%). Eigen device, maar wel inloggen op internetwerkplek van werk (bijv. met token) 1% 4% Op kantoor Eigen computer/laptop met eigen software 1% 1% Op andere locatie X01. Kunt u aangeven op welke van onderstaande manieren u uw (digitale) werkzaamheden uitvoert? 0% 20% 40% 60% 80% Basis: Alle respondenten (n = 1201) 7
Ruim een derde tot ruim de helft is niet tevreden over digitaal (samen)werken op de verschillende mogelijke manieren Tevredenheid digitaal (samen)werken aan documenten Computer/laptop van werk (op kantoor) Computer/laptop van werk (op andere locatie) ipad/tablet van werk (op kantoor) ipad/tablet van werk (op andere locatie) Smartphone van werk (op kantoor) Smartphone van werk (op andere locatie) 2% 12% 24% 3% 16% 26% 6% 6% 24% 26% 6% 20% 6% 20% 26% 27% 26% 29% 52% 47% 39% 35% 43% 43% 9% 7% 4% 4% 4% 4% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 61% 55% 44% 39% 47% 47% 15% 19% 30% 33% 26% 27% Eigen device, maar wel inloggen op internetwerkplek van werk (op 4% 17% 25% kantoor) Eigen device, maar wel inloggen op internetwerkplek van werk (op 1% 17% 23% andere locatie) Eigen computer/laptop met eigen software (op kantoor) 3% 13% 29% Eigen computer/laptop met eigen 2% 11% 32% software (op andere locatie) 46% 48% 48% 46% 9% 11% 8% 9% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 55% 59% 55% 56% 21% 18% 16% 12% Zeer ontevreden Ontevreden Niet tevreden, niet ontevreden Tevreden Zeer tevreden Werknemers die korter dan 5 jaar bij het Rijk werken, zijn vaker (zeer) ontevreden over het werken op een computer/laptop van het werk op een andere locatie (37%). Beleidsmedewerkers zijn vaker (zeer) ontevreden over het werken op kantoor met een ipad/tablet van het werk (44%) en over het werken via een eigen device (maar wel ingelogd op internetwerkplek van werk) op een andere locatie (36%). Bedrijfsvoeringmedewerkers zijn vaker (zeer) ontevreden over het werken op kantoor via een smartphone van het werk (36%). X02. In hoeverre bent u tevreden of ontevreden over de volgende manier(en) waarop u digitaal (samen)werkt of heeft gewerkt aan documenten? Basis: Gebruiken niet alleen andere devices (n = 1197) 8
Via pc van het werk vooral ontevredenheid over gelijktijdig werken aan documenten en gebruiksonvriendelijk systeem Redenen ontevreden over digitaal (samen)werken Op het werk/kantoor via computer/laptop van werk Elders via computer/laptop van werk Gelijktijdig werken aan document niet (goed) mogelijk 64% Storingen en vastlopen 47% Systeem is gebruiksonvriendelijk 51% Slechte (internet)verbinding 46% Storingen en vastlopen 44% Gelijktijdig werken aan document niet (goed) mogelijk 42% (Interdepartementaal) informatie uitwisselen niet/slecht mogelijk 40% Systeem is gebruiksonvriendelijk 39% Zoekfunctie werkt niet (goed) 34% Beperkt toegang tot systeem (inloggen niet eenvoudig) 39% 0% 25% 50% 75% 100% 0% 25% 50% 75% 100% Beleidsmedewerkers geven gebruiksonvriendelijkheid van het systeem vaker als reden op waarom ze ontevreden zijn over het werken op kantoor via computer/laptop van het werk (70%). Ook mensen die minder dan 5 jaar werkzaam zijn bij het Rijk geven systeem is gebruiksonvriendelijk vaker als reden op waarom ze ontevreden zijn over het werken op kantoor via computer/laptop van het werk (66%). X03. Kunt u aangeven waarom u ontevreden bent over digitaal (samen)werken op deze manier? Basis: Ontevreden over digitaal samenwerken (Op werk/kantoor: n = 166, elders: n = 75) 9
Bij werken via een ipad/tablet zorgt met name het ontbreken van toegang tot het DMS tot ontevredenheid Redenen ontevreden over digitaal (samen)werken Op het werk/kantoor via ipad/tablet van werk Elders via ipad/tablet van werk Geen toegang tot het Document Mangement Systeem (DMS) 66% Geen toegang tot het Document Mangement Systeem (DMS) 65% Gelijktijdig werken aan document niet (goed) mogelijk 59% Gelijktijdig werken aan document niet (goed) mogelijk 62% Beperkt toegang tot systeem (inloggen niet eenvoudig) 47% Beperkt toegang tot systeem (inloggen niet eenvoudig) 55% Systeem is gebruiksonvriendelijk 40% Systeem is gebruiksonvriendelijk 38% (Interdepartementaal) informatie uitwisselen niet/slecht mogelijk 39% (Interdepartementaal) informatie uitwisselen niet/slecht mogelijk 37% 0% 25% 50% 75% 100% 0% 25% 50% 75% 100% Het niet (goed) gelijktijdig kunnen werken aan documenten zorgt bij werken via ipad/tablet van het werk ook vaak voor ontevredenheid (op het werk: 59%, elders: 62%). X03. Kunt u aangeven waarom u ontevreden bent over digitaal (samen)werken op deze manier? Basis: Ontevreden over digitaal samenwerken (Op werk/kantoor: n = 82, elders: n = 84) 10
Een te klein scherm en geen toegang tot het DMS zorgen voor ontevredenheid bij (samen)werken via een smartphone Redenen ontevreden over digitaal (samen)werken Op het werk/kantoor via smartphone van werk Elders via smartphone van werk Te klein scherm 58% Te klein scherm 64% Geen toegang tot het Document Mangement Systeem (DMS) 51% Geen toegang tot het Document Mangement Systeem (DMS) 55% Gelijktijdig werken aan document niet (goed) mogelijk 49% Gelijktijdig werken aan document niet (goed) mogelijk 54% Systeem is gebruiksonvriendelijk 40% Beperkt toegang tot systeem (inloggen niet eenvoudig) 46% Beperkt toegang tot systeem (inloggen niet eenvoudig) 39% Systeem is gebruiksonvriendelijk 37% 0% 25% 50% 75% 100% 0% 25% 50% 75% 100% Beleidsmedewerkers geven geen toegang tot DMS vaker op als reden waarom ze ontevreden zijn over het werken op kantoor via een smartphone van het werk (81%). Medewerkers boven de 35 geven te klein scherm vaker als reden dan jongeren waarom ze ontevreden zijn over het werken via een smartphone van het werk, zowel op kantoor als elders. X03. Kunt u aangeven waarom u ontevreden bent over digitaal (samen)werken op deze manier? Basis: Ontevreden over digitaal samenwerken (Op werk/kantoor: n = 141, elders: n = 127) 11
Houding en rol t.a.v. informatiehuishouding 12
Sterk besef dat goede informatiehuishouding onmisbaar is, maar bijna de helft van de beleidsmedewerkers weet niet wat van hen wordt verwacht Stellingen op orde brengen/houden van informatiehuishouding binnen het Rijk (1) Ik ben bereid bij te dragen aan het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding binnen het Rijk. 1% 10% 73% 16% 1% 89% Een goede informatiehuishouding is voor de uitvoering van mijn werkzaamheden onmisbaar. 3% 11% 58% 27% 4% 85% Ik ben in staat bij te dragen aan het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding binnen het Rijk. 2% 10% 23% 57% 8% 13% 64% Ik maak altijd gebruik van de door het Rijk beschikbaar gestelde (digitale) tools en voorzieningen. 1% 14% 22% 55% 8% 15% 63% Als het om de informatiehuishouding binnen het Rijk gaat, weet ik wat van mij wordt verwacht. 4% 30% 27% 35% 4% 34% 39% Ik word door mijn manager(s) gestimuleerd de informatiehuishouding binnen het Rijk op orde te brengen en houden. 7% 33% 31% 27% 2% 40% 29% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Zeer mee oneens Mee oneens Niet mee eens, niet mee oneens Mee eens Zeer mee eens % % (Zeer) mee eens (Zeer) mee oneens 89% geeft aan bereid te zijn bij te dragen aan het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding binnen het Rijk. Bijna twee derde (64%) geeft aan ook in staat te zijn om hieraan bij te dragen. Minder dan een derde (29%) geeft aan door hun manager(s) te worden gestimuleerd om de informatiehuishouding op orde te brengen en houden. Beleidsmedewerkers zijn het vaker (zeer) oneens met de stelling Als het om de informatiehuishouding binnen het Rijk gaat, weet ik wat wij mij wordt verwacht (47%). A01. In hoeverre ben u het eens of oneens met onderstaande stellingen? Basis: Alle respondenten (n = 1201) 13
9 van de 10 vinden informatiehuishouding niet op orde, weinig ondersteuning en training bij het op orde houden ervan Stellingen op orde brengen/houden van informatiehuishouding binnen het Rijk (2) Ik word door mijn collega s gestimuleerd de informatiehuishouding binnen het Rijk op orde te brengen en houden. 7% 34% 34% 23% 2% 41% 25% Ik word goed ondersteund bij het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding 9% 36% 34% 20% 2% 45% 22% Als ik documenten niet goed opsla dan word ik daarop aangesproken. 17% 45% 19% 18% 1% 62% 19% Als collega s regels en procedures rondom de informatiehuishouding niet (goed) volgen, ben ik zelf geneigd dit ook niet te doen. 11% 51% 22% 15% 1% 62% 16% Ik word goed getraind in het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding 12% 43% 30% 15% 1% 55% 16% De informatiehuishouding binnen het Rijk is op dit moment op orde. 12% 38% 40% 10% 50% 10% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Zeer mee oneens Mee oneens Niet mee eens, niet mee oneens Mee eens Zeer mee eens % % (Zeer) mee eens (Zeer) mee oneens Een kwart (25%) geeft aan te worden gestimuleerd door collega s om de informatiehuishouding op orde te brengen. Minder dan een vijfde (19%) wordt door collega s aangesproken wanneer zij documenten niet goed opslaan. Beleidsmedewerkers zijn het vaker (zeer) oneens met de stelling Ik word door mijn collega s gestimuleerd de informatiehuishouding binnen het Rijk op orde te brengen en te houden (50%). Ook geven beleidsmedewerkers vaker dan gemiddeld aan niet goed te worden ondersteund bij het op orde brengen en houden (51%). Beleidsmedewerkers zijn het vaker (zeer) eens met de stelling Als collega s regels en procedures rondom de informatiehuishouding niet (goed) volgen, ben ik zelf geneigd dit ook niet te doen (28%). A01. In hoeverre ben u het eens of oneens met onderstaande stellingen? Basis: Alle respondenten (n = 1201) 14
Overzichtelijke zoekresultaten voor bijna iedereen belangrijk bij op orde brengen en houden van informatiehuishouding Belang aspecten bij op orde brengen/houden informatiehuishouding binnen het Rijk Overzichtelijke zoekresultaten 4% 58% Goede ondersteuning (helpdesk ICT en archief, documentatie) 1% 9% Informatie op elk device snel en goed te bereiken 1% 9% Geavanceerde zoekmogelijkheden 1% 10% Tijdig betrekken van gebruikers bij ontwikkeling systemen 2% 11% Naleven van voorgeschreven regels en procedures 1% 2% 13% Gebruik maken van de door het Rijk beschikbaar gestelde (digitale) tools en voorzieningen 1% 2% 15% 58% 54% 56% 54% 62% 65% Training 3% 17% 54% Eenduidige regelgeving over naamgeving 2% 4% 16% 56% Gemeenschappelijk archief 2% 5% Tegelijk aan eenzelfde document kunnen werken 1% 7% 25% 28% 55% 49% Eén centraal systeem voor alle rijksmedewerkers Gemakkelijk met externen kunnen werken 3% 12% 2% 12% 27% 31% 36% 45% 38% 33% 36% 32% 32% 22% 26% 17% 23% 14% 15% 21% 11% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Zeer onbelangrijk Onbelangrijk Niet belangrijk, niet onbelangrijk Belangrijk Zeer Belangrijk 0% 1% 2% 2% 2% 3% 3% 4% 5% 6% 8% 15% 13% % % 96% 90% 90% 88% 86% 84% 82% 80% 79% 69% 64% 57% 56% (Zeer) belangrijk (Zeer) onbelangrijk Werknemers die korter dan 5 jaar werkzaam zijn bij het Rijk vinden het vaker (zeer) belangrijk dat er één centraal systeem is voor alle Rijksmedewerkers (65%), dat er tegelijk aan eenzelfde document kan worden gewerkt (76%) en dat er gemakkelijk met externen gewerkt kan worden (69%). Werknemers boven de 35 vinden training vaker (zeer) belangrijk dan werknemers onder de 35. B05. In hoeverre zijn de volgende aspecten volgens u belangrijk of onbelangrijk voor het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding binnen het Rijk? Basis: Alle respondenten (n = 1201) 15
Bereikbaarheid op elk device, één centraal systeem en naleven voorgeschreven regels zijn de belangrijkste aspecten Belangrijkste aspect bij op orde brengen/houden informatiehuishouding binnen het Rijk Informatie op elk device snel en goed te bereiken 13% Overzichtelijke zoekresultaten 6% Eén centraal systeem voor alle rijksmedewerkers 13% Geavanceerde zoekmogelijkheden 5% Naleven van voorgeschreven regels en procedures 13% Eenduidige regelgeving over naamgeving 5% Training 10% Tegelijk aan eenzelfde document kunnen werken 3% Tijdig betrekken van gebruikers bij ontwikkeling systemen 8% Gemeenschappelijk archief 2% Gebruik maken van de door het Rijk beschikbaar gestelde (digitale) tools en voorzieningen 8% Gemakkelijk met externen kunnen werken 1% Goede ondersteuning (helpdesk ICT en archief, documentatie) 7% Anders 5% 0% 10% 20% 0% 10% 20% Beleidsmedewerkers (21%) en werknemers die korter dan 5 jaar bij het Rijk werken (19%) vinden vaker informatie moet op elk device goed en snel te bereiken zijn het belangrijkste aspect. Toezichtmedewerkers zijn vaker van mening dat training het belangrijkste aspect is (20%). B06. Welk van de onderstaande aspecten is volgens u het belangrijkst voor het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding? Basis: Alle respondenten (n = 1201) 16
(On)tevredenheid over digitaal samenwerken 17
Minder dan een derde is tevreden over het (terug)vinden van documenten bij digitaal samenwerken binnen de afdeling Tevredenheid digitaal samenwerken binnen eigen afdeling Het aanmaken/creëren van documenten 2% 14% 30% 50% 5% 16% Het samen/gelijktijdig werken aan documenten 7% 26% 36% 30% 2% 33% Het delen van documenten 2% 19% 29% 46% 3% 22% 55% 32% 49% Werknemers werkzaam binnen beleid en project- /programma management zijn vaker (zeer) ontevreden over het aanmaken van documenten binnen de eigen afdeling (17%, 20% en 26%). Jongeren (18-34 jaar) zijn vaker (zeer) ontevreden over het samen/gelijktijdig werken aan documenten binnen de eigen afdeling (50%). Ook beleidsmedewerkers zijn hierover vaker (zeer) ontevreden (40%). Project-/programma managers zijn vaker (zeer) tevreden over het delen van documenten binnen de eigen afdeling (66%). Beleidsmedewerkers zijn vaker (zeer) ontevreden over het (terug)vinden van documenten binnen de eigen afdeling (61%). Het opslaan van documenten 3% 20% 27% 46% 3% 24% 49% Het (terug)vinden van documenten 11% 33% 25% 28% 2% 44% 31% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Zeer ontevreden Ontevreden Niet tevreden, niet ontevreden Tevreden Zeer tevreden % % (Zeer) tevreden (Zeer) ontevreden A04. Hoe tevreden of ontevreden bent u over de volgende aspecten wat betreft digitaal samenwerken binnen uw afdeling? Basis: Alle respondenten (n = 1071) 18
Bij digitaal samenwerken binnen het eigen departement is slechts een vijfde tevreden over (terug)vinden van documenten Tevredenheid digitaal samenwerken binnen eigen departement Het aanmaken/creëren van documenten 3% 14% 38% 43% 2% 17% Het samen/gelijktijdig werken aan documenten 6% 28% 41% 25% 1% 33% 45% 26% Beleidsmedewerkers zijn vaker dan gemiddeld (zeer) ontevreden over het gelijktijdig samenwerken aan documenten binnen het eigen departement (39%). Project-/programma managers zijn vaker (zeer) ontevreden over het opslaan van documenten binnen het eigen departement (38%). Werknemers werkzaam in advisering, beleid en project-/programma management zijn vaker (zeer) ontevreden over het (terug) vinden van documenten binnen het eigen departement (51%, 58% en 57%). Het delen van documenten 3% 21% 39% 35% 2% 24% 36% Het opslaan van documenten 4% 20% 39% 35% 1% 24% 37% Het (terug)vinden van documenten 12% 35% 34% 18% 1% 46% 20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Zeer ontevreden Ontevreden Niet tevreden, niet ontevreden Tevreden Zeer tevreden % % (Zeer) tevreden (Zeer) ontevreden A05. Hoe tevreden of ontevreden bent u over de volgende aspecten wat betreft digitaal samenwerken binnen uw departement? Basis: Alle respondenten (n = 911) 19
Meeste ontevredenheid bij interdepartementaal samenwerken, één op de tien tevreden over (terug)vinden van documenten Tevredenheid digitaal samenwerken met andere departementen en/of uitvoeringsorganisaties? Het aanmaken/creëren van documenten 5% 24% 48% 22% 1% 29% 23% Het samen/gelijktijdig werken aan documenten 9% 30% 45% 15% 39% 16% Beleidsmedewerkers en medewerkers in project- /programma management zijn vaker (zeer) ontevreden over het samen/gelijktijdig werken aan documenten met andere departementen en/of uitvoegingsorganisaties (57% en 55%). Beleidsmedewerkers en project-/programma managers zijn ook vaker (zeer) ontevreden over het delen van documenten met andere departementen en/of uitvoegingsorganisaties (beide 47%). Beleidsmedewerkers zijn vaker (zeer) ontevreden over het (terug) vinden van documenten (62%). Het delen van documenten 6% 26% 47% 20% 1% 32% 20% Het opslaan van documenten 6% 28% 48% 17% 1% 34% 17% Het (terug)vinden van documenten 12% 33% 44% 11% 45% 11% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Zeer ontevreden Ontevreden Niet tevreden, niet ontevreden Tevreden Zeer tevreden % % (Zeer) tevreden (Zeer) ontevreden A06. Hoe tevreden of ontevreden bent u over de volgende aspecten wat betreft digitaal samenwerken met andere departementen en/of uitvoeringsorganisaties? Basis: Alle respondenten (n = 573) 20
Bijna de helft ontevreden over aanmaken/creëren van documenten vanwege gebruiksonvriendelijke systemen Redenen ontevreden over aanmaken/creëren van documenten Systemen zijn gebruiksonvriendelijk Documenten niet (goed) vindbaar Te veel verschillende systemen Moeilijk informatie uitwisselen tussen afdelingen/departementen/organisaties Ontbreken eenduidige naamgeving documenten Geen (volledige) toegang tot systemen 48% 45% 44% 40% 37% 34% Medewerkers van Kennis en Onderzoek zijn vaker ontevreden over het aanmaken/creëren van documenten omdat ze geen (volledige) toegang tot systemen hebben (72%). Medewerkers die al 20-29 jaar voor het Rijk werken geven vaker aan ontevreden over dit onderwerp te zijn omdat een eenduidige naamgeving voor documenten ontbreekt (59%). Onvoldoende informatievoorziening over bestaan en werking van systemen Onoverzichtelijke zoekresultaten Systemen functioneren niet (goed) Onvoldoende ondersteuning (ICT en archivering) Onvoldoende opleiding en training 34% 31% 30% 27% 26% Slechte vindbaarheid van systemen De juiste software ontbreekt 25% 22% Verwijderen van documenten niet (goed) mogelijk 4% Anders 15% 0% 20% 40% 60% A06a. Waarom bent u ontevreden over het aanmaken/creëren van documenten? Basis: Ontevreden over aanmaken/creëren van documenten (n = 329) 21
Gebruiksonvriendelijke systemen ook belangrijkste aspect bij ontevredenheid over gelijktijdig werken aan documenten Redenen ontevreden over het samen/gelijktijdig werken aan documenten Systemen zijn gebruiksonvriendelijk 42% Documenten niet (goed) vindbaar 36% Moeilijk informatie uitwisselen tussen afdelingen/departementen/organisaties 36% De juiste software ontbreekt 36% Te veel verschillende systemen 35% Toezicht- en Uitvoeringsmedewerkers geven vaker aan onvoldoende opleiding en training te hebben gehad en hierom ontevreden zijn over het samen/gelijktijdig werken aan documenten (42% en 36%). Relatief veel medewerkers in beleid en project- /programma management zijn ontevreden over het samen/gelijktijdig werken aan documenten omdat het moeilijk is om informatie uit te wisselen tussen andere afdelingen/departementen/organisaties (47% en 53%). Systemen functioneren niet (goed) Onvoldoende informatievoorziening over bestaan en werking van systemen Geen (volledige) toegang tot systemen Ontbreken eenduidige naamgeving documenten Onoverzichtelijke zoekresultaten Onvoldoende ondersteuning (ICT en archivering) 33% 31% 29% 25% 24% 21% Onvoldoende opleiding en training Slechte vindbaarheid van systemen 21% 19% Verwijderen van documenten niet (goed) mogelijk 4% Anders 14% 0% 20% 40% 60% A06b. Waarom bent u ontevreden over het samen/gelijktijdig werken aan documenten? Basis: Ontevreden over het samen/gelijktijdig werken aan documenten (n = 456) 22
Vooral slechte vindbaarheid en gebruiksonvriendelijke systemen zorgen voor ontevredenheid bij het delen van documenten Redenen ontevreden over het delen van documenten Documenten niet (goed) vindbaar Systemen zijn gebruiksonvriendelijk Moeilijk informatie uitwisselen tussen afdelingen/departementen/organisaties Geen (volledige) toegang tot systemen Te veel verschillende systemen Onoverzichtelijke zoekresultaten Systemen functioneren niet (goed) De juiste software ontbreekt Onvoldoende informatievoorziening over bestaan en werking van systemen Onvoldoende opleiding en training Ontbreken eenduidige naamgeving documenten 41% 41% 37% 36% 36% 29% 29% 26% 24% 24% 23% Toezichtmedewerkers en medewerkers tussen de 50 en 64 jaar geven vaker onvoldoende informatievoorziening over bestaan en werking van systemen als reden voor hun ontevredenheid over het delen van documenten (44% en 34%). Medewerkers van Kennis en Onderzoek en jongeren (18-34 jaar) geven vaker aan dat de juiste software ontbreekt en dat ze daarom ontevreden zijn over het delen van documenten (53% en 44%). Medewerkers die al langer dan 30 jaar voor het Rijk werken vinden vaker dat er onvoldoende ondersteuning vanuit ICT en archivering is en zijn hierom ontevreden over het delen van documenten (41%). Slechte vindbaarheid van systemen Onvoldoende ondersteuning (ICT en archivering) 23% 23% Verwijderen van documenten niet (goed) mogelijk 4% Anders 10% 0% 20% 40% 60% A06c. Waarom bent u ontevreden over het delen van documenten? Basis: Ontevreden over het delen van documenten (n = 389) 23
Onder andere het ontbreken van eenduidige naamgeving zorgt voor ontevredenheid bij het opslaan van documenten Redenen ontevreden over het opslaan van documenten Systemen zijn gebruiksonvriendelijk Ontbreken eenduidige naamgeving documenten Documenten niet (goed) vindbaar Te veel verschillende systemen 44% 41% 40% 37% Medewerkers bij Toezicht geven vaker de reden dat systemen gebruiksonvriendelijk zijn als verklaring waarom ze ontevreden zijn over het opslaan van documenten (60%). Onvoldoende informatievoorziening over bestaan en werking van systemen Moeilijk informatie uitwisselen tussen afdelingen/departementen/organisaties Geen (volledige) toegang tot systemen Systemen functioneren niet (goed) Onoverzichtelijke zoekresultaten Onvoldoende opleiding en training De juiste software ontbreekt 27% 27% 27% 26% 24% 22% 20% Slechte vindbaarheid van systemen Onvoldoende ondersteuning (ICT en archivering) 20% 19% Verwijderen van documenten niet (goed) mogelijk Anders 5% 11% 0% 20% 40% 60% A06d. Waarom bent u ontevreden over het opslaan van documenten? Basis: Ontevreden over het opslaan van documenten (n = 412) 24
Ontevreden over vinden van documenten door onoverzichtelijke zoekresultaten en ontbreken eenduidige naamgeving Redenen ontevreden over het (terug)vinden van documenten Documenten niet (goed) vindbaar 63% Onoverzichtelijke zoekresultaten 50% Ontbreken eenduidige naamgeving documenten 48% Systemen zijn gebruiksonvriendelijk 37% Te veel verschillende systemen 33% Beleidsmedewerkers en toezichtmedewerkers geven vaker systemen functioneren niet (goed) als reden waarom ze ontevreden zijn over het (terug)vinden van documenten (36% en 38%). Toezichtmedewerkers geven daarnaast ook vaker de reden te veel verschillende systemen (53%). Uitvoeringsmedewerkers noemen vaker de slechte vindbaarheid van systemen als reden waarom ze ontevreden zijn over het (terug)vinden van documenten (47%). Slechte vindbaarheid van systemen Systemen functioneren niet (goed) Geen (volledige) toegang tot systemen Onvoldoende informatievoorziening over bestaan en werking van systemen Moeilijk informatie uitwisselen tussen afdelingen/departementen/organisaties Onvoldoende opleiding en training 28% 25% 24% 22% 22% 19% De juiste software ontbreekt Onvoldoende ondersteuning (ICT en archivering) 16% 14% Verwijderen van documenten niet (goed) mogelijk Anders 3% 6% 0% 20% 40% 60% 80% A06e. Waarom bent u ontevreden over het (terug)vinden van documenten? Basis: Ontevreden over het (terug)vinden van documenten (n = 594) 25
Gebruikte tools/software bij digitaal samenwerken 26
DMS wordt door bijna de helft gebruikt bij het digitaal (samen)werken aan documenten Tools / software in gebruik E-mail MS Office: word, excel, powerpoint Het Document Management Systeem van ons departement Lync Samenwerkingsfunctionaliteit Rijk (SharePoint) ibabs One drive (Office 365) PLEIO Dropbox 1% 99% 1% 98% 32% 22% 41% 23% 38% 33% 65% 73% 59% 64% 46% 36% 28% 25% 10% 17% 9% 32% 9% 27% 9% Medewerkers werkzaam bij advisering geven vaker aan dat DMS wel beschikbaar is, maar dat ze het niet gebruiken (29%). Medewerkers die korter dan 5 jaar bij het Rijk werken geven vaker aan gebruik te maken van DMS (61%). Werknemers die langer dan 5 jaar bij het Rijk werken geven vaker aan ibabs wel te gebruiken dan werknemers die korter bij het Rijk werken. Werknemers die korter dan 5 jaar bij het Rijk werken geven vaker aan dat Sharepoint wel beschikbaar is maar dat ze het niet gebruiken (45%). Werknemers die langer dan 5 jaar werkzaam zijn bij het Rijk geven vaker aan dat Sharepoint helemaal niet beschikbaar is. Lync wordt het meest gebruikt door adviserings- en beleidsmedewerkers (42% en 43%). Verder wordt Lync meer gebruikt door werknemers onder de 50 dan door werknemers boven de 50. Google Docs 67% 26% 7% Onscommunicatierijk.nl 75% 21% 4% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Niet beschikbaar Wel beschikbaar, gebruik ik niet Gebruik ik A07. Welke van de volgende tools / software zijn voor u beschikbaar en gebruikt u of heeft u wel eens gebruikt, bij het digitaal (samen)werken aan documenten in het kader van uw werk bij de Rijksoverheid? Basis: Alle respondenten (n = 1201) 27
Ruim een derde is ontevreden over gebruik van DMS bij digitaal (samen)werken, meeste tevredenheid over MS Office en e-mail Tevredenheid over tools / software MS Office: word, excel, powerpoint (met wijzigingen bijhouden) 1% 3% 10% E-mail 1% 4% 11% * One drive (Office 365) 2% 2% Onscommunicatierijk.nl 2% 21% 22% Lync 1% 4% 24% Google Docs 1% 5% 24% 70% 66% 69% 60% 60% 64% 16% 17% 7% 16% 12% 7% 3% 5% 4% 2% 5% 6% 87% 84% 75% 75% 71% 71% ibabs 2% 4% 25% 57% 12% 6% 69% Dropbox 6% 33% 53% 8% 6% 61% PLEIO 1% 17% 34% 41% 6% 19% 47% Samenwerkingsfunctionaliteit Rijk (SharePoint) 5% 20% 33% 39% 2% 26% 41% Het Document Management Systeem van ons departement 7% 26% 33% 31% 2% 34% 33% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Zeer ontevreden Ontevreden Niet tevreden, niet ontevreden Tevreden Zeer tevreden % % (Zeer) tevreden (Zeer) ontevreden Uitvoeringwerknemers geven aan vaker (zeer) ontevreden te zijn over MS office (word, excel, powerpoint) (9%). Beleidsmedewerkers geven aan vaker (zeer) ontevreden te zijn over DMS (45%). Werknemers die al langer dan 30 jaar werkzaam zijn bij het Rijk geven vaker aan (zeer) tevreden te zijn over DMS (48%). A08. In hoeverre bent u tevreden of ontevreden over de volgende tools / software die u (heeft) gebruikt bij het digitaal (samen)werken aan documenten? Basis: Gebruikt tool/software (n = 40-1187 per tool) *Indicatief wegens lage n (<50) 28
Vooral documenten die beschikbaar moeten zijn voor collega s of archiefwaardig worden geacht opgeslagen in DMS Documenten opslaan in het DMS Documenten die beschikbaar moeten zijn voor andere collega's Documenten die ik archiefwaardig acht Documenten die moeten worden goedgekeurd door een leidinggevende/dg/bewindspersoon Documenten die af zijn (definitieve versie) Alle documenten 10% 25% 22% 32% 32% Beleidsmedewerkers geven aan vaker documenten die beschikbaar moeten zijn voor andere collega s (45%), documenten die moeten worden goed gekeurd (57%) en documenten die archiefwaardig worden geacht (51%) op te slaan in het DMS. Slechts 8% van de beleidsmedewerkers zegt geen documenten op te slaan in het DMS. Project-/programma managers geven vaker aan definitieve versies van documenten op te slaan in het DMS (38%). Werknemers die minder dan 5 jaar voor het Rijk werken geven aan vaker documenten die beschikbaar moeten zijn voor andere collega s op te slaan in het DMS (43%). Werknemers met een hoger salaris geven vaker dan werknemers met een lager salaris aan documenten die af zijn (25% vs. 15%) en documenten die goed gekeurd moeten worden (24% vs. 13%) op te slaan in het DMS. Anders 7% Geen documenten 34% 0% 20% 40% 60% A09. Welke documenten slaat u op in het DMS? Basis: Alle respondenten (n = 1201) 29
Slechte beschikbaarheid systeem op andere devices of locaties dan pc op kantoor belangrijkste reden niet alle documenten in DMS op te slaan Redenen niet opslaan alle documenten in het DMS Het systeem is niet (goed) beschikbaar vanaf alle devices/locaties 26% Je kunt er niet gelijktijdig aan documenten in werken 13% Het is moeilijk om er iets in terug te vinden 24% Ik snap niet hoe het werkt 12% Het systeem is gebruiksonvriendelijk 24% Collega's waarmee ik samenwerk snappen niet hoe het werkt 11% Het kost te veel tijd 24% Het systeem heeft vaak storingen / loopt vast 10% Ik wil niet dat andere mensen bij mijn (concept)versies kunnen 17% Je kunt documenten lastig verwijderen 7% Het is niet toegankelijk voor personen met wie ik samenwerk bij een andere organisatie 15% Anders 49% 0% 20% 40% 60% Ook moeilijk iets terug te vinden, systeem is gebruiksonvriendelijk en kost veel tijd (allen 24%) worden relatief veel genoemd als reden om niet alle documenten op te slaan in het DMS. Als Anders wordt vooral genoemd dat het DMS voor hen niet (volledig) beschikbaar is. 0% 20% 40% 60% A10. Waarom slaat u niet alle documenten op in het Document Management Systeem (DMS)? Basis: Slaat niet alle documenten op in het DMS (n = 1081) 30
Wil niet dat anderen bij mijn (concept)versies kunnen voor bijna één op de tien de belangrijkste reden niet op te slaan in DMS Belangrijkste reden niet opslaan alle documenten in het DMS Het systeem is gebruiksonvriendelijk 10% Het systeem is niet (goed) beschikbaar als ik thuis of onderweg werk 4% Ik wil niet dat andere mensen bij mijn (concept)versies kunnen 8% Je kunt er niet gelijktijdig aan documenten in werken 2% Het kost te veel tijd Het systeem is niet (goed) vanaf alle devices beschikbaar (bijv. tablet of eigen computer) Ik snap niet hoe het werkt 7% 5% 5% Collega's waarmee ik samenwerk snappen niet hoe het werkt Je kunt documenten lastig verwijderen 2% 1% Het is niet toegankelijk voor personen met wie ik samenwerk bij een andere organisatie 4% Het systeem heeft vaak storingen / loopt vast 1% Het is moeilijk om er iets in terug te vinden 4% Anders 46% 0% 20% 40% 60% Beleidsmedewerkers geven vaker aan dat de belangrijkste reden is dat het systeem niet (goed) beschikbaar is vanaf alle devices (12%). Medewerkers bij Uitvoering geven vaker aan dat de belangrijkste reden is dat collega s waarmee wordt samengewerkt niet snappen hoe het werkt (5%). 0% 20% 40% 60% A10b. Wat is de belangrijkste reden waarom u niet alle documenten opslaat in het Document Management Systeem (DMS)? Basis: Slaat niet alle documenten op in het DMS (n = 1081) 31
Veruit het belangrijkste alternatief voor DMS om documenten op te slaan is een schijf op computer van het werk Op een schijf op mijn computer van het werk Documenten opslaan in het DMS 87% Beleidsmedewerkers geven vaker opslaan op een schijf van mijn computer van het werk (94%) en naar zichzelf mailen zodat het in mailprogramma zit (31%) als alternatief voor opslaan in het DMS. Werknemers die korter bij het Rijk werken (0-9 jaar) geven vaker opslaan op de schijf van computer van het werk als alternatief voor opslaan op het DMS dan werknemers die langer bij het Rijk werken (meer dan 20 jaar). Ik mail het naar mezelf zodat het in mijn mailprogramma zit 16% Ik mail het naar mezelf en sla het op mijn eigen computer/tablet op 9% Ik sla het op in de cloud 4% Anders 16% A11. Waar bewaart u de documenten die u niet in het Document Management Systeem (DMS) opslaat? 0% 25% 50% 75% 100% Basis: Slaat niet alle documenten op in het DMS (n = 1081) 32
Goed werkend systeem op smartphone/tablet en overal toegang tot eigen mappenstructuur zou sterkst bijdragen aan TPAW Wat zou tools en voorzieningen meer TPAW maken Systeem dat ook (goed) werkt op smartphone en tablets 47% Betere implementatie, training 30% Toegang tot eigen mappenstructuur vanaf alle locaties en devices 45% Snellere verbinding 28% Simpeler toegang/inloggen tot systeem 35% Stabielere verbinding 27% Documenten van andere locaties (thuis of onderweg) uit Document Management Systeem (DMS) kunnen halen 34% Documenten van andere devices uit Document Management Systeem (DMS) kunnen halen 24% Tegelijk aan een document kunnen werken met meerdere mensen 33% Helpdesk op afstand 11% Beschikbaarheid van Office op smartphones en tablets 30% Anders 16% 0% 20% 40% 60% Met name beleidsmedewerkers geven vaker aan dat een systeem dat ook (goed) werkt op smartphone en tablets eraan zou bijdragen dat (digitale) tools en voorzieningen meer TPAW worden (67%). Ook simpeler toegang/inloggen tot systeem, documenten van andere locaties uit DMS kunnen halen en tegelijk aan een document kunnen werken met meerdere mensen zou er volgens ruim een derde aan bijdragen dat de door het Rijk beschikbaar gestelde (digitale) tools en voorzieningen meer tijd-, plaats en apparaat onafhankelijk worden. A12. Wat zou er volgens u aan bijdragen dat door het Rijk beschikbaar gestelde (digitale) tools en voorzieningen meer tijd-, plaats- en apparaat onafhankelijk (TPAW) worden? Basis: Alle respondenten (n = 1201) 0% 20% 40% 60% 33
Betere implementatie en training zou volgens één op de zeven het sterkst bijdragen aan TPAW Wat zou tools en voorzieningen meer TPAW maken (sterkste bijdrage) Toegang tot eigen mappenstructuur vanaf alle locaties en devices 17% Stabielere verbinding 6% Betere implementatie, training 14% Snellere verbinding 6% Systeem dat ook (goed) werkt op smartphone en tablets 14% Beschikbaarheid van Office op smartphones en tablets 6% Simpeler toegang/inloggen tot systeem 8% Documenten van andere devices uit Document Management Systeem (DMS) kunnen halen 2% Documenten van andere locaties (thuis of onderweg) uit Document Management Systeem (DMS) kunnen halen 7% Helpdesk op afstand 1% Tegelijk aan één document kunnen werken met meerdere mensen 7% Anders 13% 0% 10% 20% Beleidsmedewerkers noemen systeem dat ook (goed) werkt op smartphone en tablets vaker als belangrijkste aspect (22%) om door het Rijk beschikbaar gestelde (digitale) tools en voorzieningen meer TPAW te maken. Medewerkers bij Kennis en Onderzoek noemen tegelijk aan één document kunnen werken vaker als belangrijkste aspect (19%). Adviseringsmedewerkers noemen vaker toegang tot eigen mappenstructuur van vanaf alle locaties en devices (23%). A12b. Welke van de zojuist gekozen aspecten zou er volgens u het sterkst aan bijdragen dat door het Rijk beschikbaar gestelde (digitale) tools en voorzieningen meer tijd-, plaats- en apparaat onafhankelijk (TPAW) worden? Basis: Alle respondenten (n = 1201) 0% 10% 20% 34
Naamgeving, onoverzichtelijke en gebruiksonvriendelijke zoekfunctie belangrijkste redenen onvindbaarheid documenten Reden ontevreden over vindbaarheid documenten Naamgeving van documenten is niet eenduidig 59% Zoekresultaten zijn onoverzichtelijk 53% Zoekfunctie is gebruiksonvriendelijk 50% Zoekfunctie werkt niet goed 43% % belangrijkst: 20% 14% 16% 17% Beleidsmedewerkers geven onoverzichtelijke zoekresultaten (64%) vaker als reden voor ontevredenheid over de vindbaarheid van documenten en zien dit ook vaker als de belangrijkste reden (24%). Toezichtmedewerkers geven vaker te veel verschillende systemen als reden voor ontevredenheid (62%). Medewerkers die korter dan 5 jaar werkzaam zijn bij het Rijk noemen vaker onoverzichtelijke zoekresultaten als reden voor ontevredenheid over de vindbaarheid van documenten (65%). Medewerkers die al langer dan 20 jaar bij het Rijk werken noemen vaker Naamgeving van documenten is niet eenduidig als belangrijkste reden (20 tot 29 jaar: 25%, 30 jaar of langer: 30%). Documenten worden niet opgeslagen in het Document Management Systeem (DMS) 40% 14% Te veel verschillende systemen 35% 13% Anders 9% 0% 20% 40% 60% 80% 6% B03. Waarom bent u ontevreden over de vindbaarheid van documenten? B04. Wat is de belangrijkste reden dat u ontevreden bent over de vindbaarheid van documenten Basis: Ontevreden over vindbaarheid van documenten (n = 467) 35
Onderzoeksverantwoording 36
Onderzoeksverantwoording Methode Online veldwerk (CAWI) 29 vragen Invulduur: 10 minuten Steekproef Steekproef uit Flitspanel en open link verspreid onder werknemers binnen het Rijk Werknemers binnen het Rijk Resultaten gewogen op de kenmerken leeftijd en geslacht volgens verdeling populatie binnen het Rijk Onderwerp: informatiehuishouding binnen het Rijk Veldwerk 8 december 2016 2 januari 2017 Flitspanel: n=3.191 Totaal: n=1.201 - Flitspanel: n=848 - Open link: n=353 Responspercentage Flitspanel: 27% 37
GfK en kwaliteit GfK heeft kwaliteit hoog in het vaandel. GfK werkt volgens vaste procedures en leidt medewerkers op om op juiste wijze onze producten diensten te leveren. Op die manier garanderen we de beste kwaliteit. GfK hanteert een kwaliteitssysteem dat voldoet aan de eisen van ISO 9001: 2015 (de standaard voor een kwaliteitsmanagementsysteem), ISO 20252:2012 (de standaard voor het uitvoeren van Marktonderzoek) en ISO 26362:2008 (de standaard voor het opzetten en exploiteren van acces-panels). Internationaal is GfK lid van de ICC / ESOMAR (The World Association of Research Professionals), dit is de overkoepelende organisatie van marktonderzoekbureaus. Op lokaal niveau is GfK lid van de MOA, Center for Information Based Decision Making & Marketing Research. Dit is een vereniging van bedrijven en instellingen die zich bezighouden met Market Research, Digital Analytics, Marketing Intelligence en Beleidsonderzoek. GfK volgt de gedragscode voor onderzoek en statistiek, handelt strikt volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens en is ingeschreven bij het College Bescherming Persoonsgegevens. GfK bewaart de onderzoeksgegevens tenzij contractueel anders is overeengekomen 38
Contact 39
Contact Stephan Dijcks Research Consultant Daan van Grinsven Research Manager 088 435 1301 Stephan.Dijcks@gfk.com 088 435 1602 Daan.van.Grinsven@gfk.com 40
41