VERA AUTONOOM PROVINCIEBEDRIJF

JAARVERSLAG 2014 VERA AUTONOOM PROVINCIEBEDRIJF 24 april 2015

2

VOORWOORD Het jaarverslag van Autonoom Provinciebedrijf VERA is een overzicht van onze werking, dienstverlening en activiteiten. De structuur van dit jaarverslag is gebaseerd op de kernwoorden in onze taakstelling: samenwerken kennis delen dienstverlening aan besturen. Daarnaast staan we ook stil bij VERA als organisatie en de cijfers. 2014 was voor VERA een jaar van optimalisatie en vereenvoudiging, maar ook een jaar met ambitie. VERA helpt lokale besturen om hun ambities waar te maken Het Vlaams regeerakkoord 2014-2019 formuleert heel wat uitdagingen voor de lokale besturen op vlak van ICT en digitale dienstverlening: Tegen 2020 kunnen alle administratieve transacties tussen overheid en burgers, lokale besturen en ondernemingen langs digitale weg. Doel van dit alles is efficiëntiewinst en een sterke dienstverlening, maar het is duidelijk dat dit een hele uitdaging vormt voor de lokale besturen. VERA wil de lokale besturen helpen om hun ambities waar te maken. Mede daarom hebben we in september een tevredenheidsmeting georganiseerd over VERA. Daaruit bleek dat 94% van de besturen VERA aanbeveelt bij collega s en 40% van de besturen een verdere uitbreiding van onze diensten wenst. Input waarmee we in 2015 graag aan de slag gaan en een helder antwoord op willen formuleren. Het jaar in vogelvlucht Samenwerken loont! De lokale besturen hebben in 2014 dankzij onze raamcontracten zowel budget als tijd bespaard: maar liefst 562.000 en 913 werkdagen. Niet verwonderlijk dus dat onze samenwerkingsverbanden blijven groeien, zowel in aantal als doelgroep. Met de oprichting van de Virtuele Centrumstad ADD-ICT (in het Pajottenland) en de toetreding van politiezones en intercommunales tot bestaande samenwerkingsverbanden, telden we einde december reeds 113 lokale besturen. Eén van de vele samenwerkingsprojecten is zelfs uitgegroeid tot een nieuwe succesvolle dienstverlening: informatieveiligheid. VERA heeft immers jarenlange praktische ervaring met de werking van de lokale besturen van binnenuit en kan ook hier schaalvoordelen bieden. 3

Blik vooruit Ook 2015 zal een jaar vol uitdagingen zijn: we verzamelden heel wat nuttige tips en concrete vragen in onze tevredenheidsenquête. Input waarmee we in 2015 graag aan de slag gaan en een helder antwoord op willen formuleren. In 2015 blijven we ook de besturen ontmoeten, op individuele basis en gezamenlijk via verschillende infomomenten, maar ook onder de vorm van een Avond voor Beleid. Eén tip uit de enquête was immers om duidelijker en helder te communiceren en ons aanbod overzichtelijk te presenteren. Een uitdaging die we graag aangaan! VERA wil de lokale besturen helpen om hun ambities waar te maken, ook in 2015. Daarom blijven wij inzetten op onderlinge samenwerking, maar ook op individuele ondersteuning van besturen. Het is ook onze ambitie om een brug te slaan tussen wat Vlaanderen aanbiedt en hoe de lokale besturen daarmee aan de slag kunnen. Kortom, VERA blijft een organisatie in beweging die ernaar streeft de best mogelijke dienstverlening te brengen naar onze lokale besturen. We wensen u veel leesplezier. Véronique Janssens Directeur Tie Roefs Voorzitter 4

INHOUD VOORWOORD 3 DEEL 1: VERA IN 2014 7 1.1. Wat denken besturen nu echt van VERA? 8 1.1.1. De resultaten 9 1.1.2. Wat kan VERA nog meer doen? 10 1.2. Een blik op de toekomst 11 DEEL 2: SAMENWERKEN LOONT! 12 2.1. Verbreding en verdieping van de samenwerkingsverbanden 12 2.1.1. Verbreding van de samenwerkingsverbanden 13 2.1.2. Verdieping van de samenwerkingsverbanden 14 2.2. ADD-ICT, het nieuwe samenwerkingsverband van het Pajotttenland 15 2.3. De projecten van 2014 17 2.3.1. Afgeronde samenwerkingsprojecten in 2014 17 2.3.2. Nieuwe projecten in 2014 21 2.4. Besparingen voor lokale besturen 2 24 2.4.1. Tijdsbesparing 24 2.4.2. Financiële besparing 25 DEEL 3: INZETTEN OP KENNISDELING 27 3.1. VERA informeert 27 3.1.1. Infodag multifunctionals 27 3.1.2. Infodag digitale handtekening 28 3.1.3. Infodag hostd ICT-kennisplatform & digitaal vergaderen 29 3.1.4. Infodag in- en outdoor wifi & connectiviteit 30 3.2. VERA informeert samen met de provincie 31 3.2.1. Opleiding i.s.w.m. PIVO - IT-beheerder, skills voor de toekomst 31 3.2.2. GIS-samenwerkingsverband 32 3.3. VERA rond de tafel 32 3.2.1. VERA aan tafel bij verschillende overheden 32 3.2.2. VERA aan tafel bij lokale overheden 33 3.4. News@VERA 35 3.4.1. Digitale nieuwsbrief 35 3.4.2. Papieren nieuwsbrief 35 3.4.3. vera.be 36 3.4.4. virtuelecentrumsteden.be 37 3.4.5. TOPdesk: het nieuwe IT-forum 38 3.4.6. Productfolder Informatieveiligheid 38 DEEL 4: DIENSTVERLENING@BESTUREN 39 4.1. Servicedesk VERA 39 4.1.1. Hosted ICT-kennisplatform TOPdesk 39 4.1.2. Hosted mail 40 4.1.3. Servicedesk connectiviteit 41 4.2. Diensten op maat van de lokale besturen 41 5

4.2.1. Hands-on consultancy 41 4.2.2. Projectconsultancy 42 4.2.3. Informatieveiligheid: een nieuwe VERA-dienst 43 4.3. Diensten die VERA niet langer ondersteunt 44 4.3.1. DAAS 44 4.3.2. e-raden 44 4.4. Platform Welzijn en Gezondheid 45 DEEL 5: VERANKERING IN DE PROVINCIE 46 5.1. Raad van bestuur 46 5.2. Directiecomité 47 5.3. Beleids- en beheerscyclus (BBC) 48 DEEL 6: VERA in cijfers 50 6.1. VERA-organisatie 50 6.2. VERA-medewerkers 50 6.3. Financiering 52 6.3.1. Subsidiëring 52 6.3.2. Omzet 53 6.4. Balans 54 6.4.1. Commentaar bij de balans 56 6.5. Resultatenrekening 62 6

DEEL 1: VERA IN 2014 Met meer dan 14 jaar ervaring bij de lokale besturen van Vlaams-Brabant en specifiek sinds 2011 als facilitator en projectleider voor de Virtuele Centrumsteden, heeft VERA veel kennis opgedaan m.b.t. e-government. Er is al een lange weg afgelegd, maar we stellen vast dat er toch nog veel werk op tafel ligt en de uitdagingen groot blijven. Als autonoom provinciebedrijf begeleiden en adviseren we gemeenten, OCMW s, intergemeentelijke verenigingen en politiezones in Vlaams-Brabant. VERA streeft daarbij naar een optimale, zorgeloze digitale werking zodat informatica voor de lokale besturen niet langer een last, maar een hulp en hefboom is. Want de wereld verandert razendsnel, ook op het vlak van overheidsdienstverlening. Vooral lokale besturen merken dat tegenwoordig quasi iedereen online is en dit op elk moment van de dag. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor de burger, de verenigingen en het bedrijfsleven. En deze drie doelgroepen verwachten een moderne dienstverlening: zij willen de kanalen gebruiken die ze gewend zijn. Ze bellen, mailen, surfen, bestellen en betalen immers al jaren online. Maar de druk komt ook van binnen de overheid zelf. De gemeenten staan als eerste in de rij om nieuwe ideeën van de Vlaamse en de federale overheid toegeschoven te krijgen. Zowel in het Vlaamse als het federale regeerakkoord zijn er heel wat uitdagingen vervat voor de lokale besturen op vlak van e-government. Hoe ze die kunnen uitvoeren en implementeren in hun organisatie moeten ze vaak zelf ontdekken. Zo worden lokale besturen tegen wil en dank de achilleshiel van het e-governmentbeleid in ons land. Steeds meer moeten doen zonder een toename van de middelen of de nodige ondersteuning is op termijn onhoudbaar. Veel gemeenten hebben dan ook moeite om grip te houden op hun ICT-infrastructuur en de ondersteuning van ICT. Het besef groeit bij gemeenten dat ICT één van de aspecten van bedrijfsvoering is die zich prima leent voor intensieve vormen van samenwerking. Lokale besturen leveren immers in se dezelfde dienstverlening naar de burgers toe. Samenwerken kan hier een oplossing zijn want het in stand houden van gemeentelijke informatievoorzieningen vraagt aanzienlijke budgetten. Bewustmaking, voorlichting, dialoog en visievorming zullen de komende jaren dus centraal blijven staan. Het moet de eerste doelstelling van VERA blijven om te zoeken naar samenwerkingsvormen die de besturen maximaal engageren op het vlak van ICT en e-government, bij voorkeur met een visie op de langere termijn. 7

Om de uitdaging ten gronde aan te pakken moeten de besturen samen met VERA ambitieuzer durven zijn. We moeten onze eilandmentaliteit achterwege laten en bruggen bouwen. We werken al intensief samen onder de vorm van kennisdelen, maar dat is onvoldoende om de vele uitdagingen in de toekomst, aan te kunnen aanpakken. Schaalvoordelen worden pas echt gecreëerd als besturen durven middelen samen te leggen en ook effectief het beheer van de IT-omgeving samen aanpakken. Vanuit VERA willen we graag de besturen ondersteunen en stimuleren om steeds verder te stappen op dit continuüm van samenwerken. Uiteraard zal de snelheid waartegen de verschillende besturen deze weg afleggen, verschillend zijn. VERA vindt het dan ook belangrijk een dienstenaanbod uit te werken dat past bij de verschillende besturen en voor de verschillende gradaties van samenwerken. 1.1. WAT DENKEN ONZE BESTUREN NU ECHT OVER VERA? In september 2014 stuurden we een vragenlijst uit naar alle besturen van Vlaams-Brabant, in het totaal 300 respondenten (en niet enkel naar de 85% die reeds samenwerkt met VERA). Via deze tevredenheidsmeting wilden we een momentopname maken van de stand van Wat is de rol van de Virtuele Centrumsteden in de toekomst? zaken en een scherper zicht krijgen op de behoeftes van de toekomst, met vragen als: Hoe kan VERA de komende jaren de lokale besturen van Vlaams-Brabant de best mogelijke dienstverlening (blijven) bezorgen? Hoe bekend zijn we en welk imago hebben we? Wat doen we goed en wat kunnen we nog verbeteren? Hoe kan VERA de lokale besturen de best mogelijke dienstverlening (blijven) bezorgen? Waarom werkt u met VERA? 8

Het was voor het eerst sinds de koerswijziging van onze organisatie dat dergelijke vragen gesteld zijn aan de lokale besturen. De resultaten zullen input zijn voor het beleid van de komende jaren. 106 deelnemers 12,5 % 25,5 % 22 % 40 % Secretaris IT-verantwoordelijke Beleidsverantwoordelijke Andere 1.1.1. DE RESULTATEN In een eerste reeks vragen peilden we naar het imago van VERA: Hoe ervaren de besturen VERA? Welke kenmerken schrijven ze toe aan onze dienstverlening? De adjectieven die het hoogste scoren zijn deskundig, onpartijdig en behulpzaam / klantvriendelijk. Dit sluit mooi aan bij de manier waarop we ons willen profileren. Enkele citaten ondersteunen dit: De dienstverlening van VERA is correct afgestemd op de behoeften van de lokale besturen: aanvullende diensten en hoge graad van deskundigheid. VERA helpt besturen doorheen het complexe ICT-beleid. We kunnen bij VERA altijd beroep doen op hun expertise. Als wij zelf niet meer weten hoe we iets moeten aanpakken, geven de experten van VERA raad zelfs "off the record", meestal op maat van ons bestuur. Eender of het nu gaat over technische of functionele vragen. 94% van de besturen zou VERA aanbevelen bij collega s: een resultaat waar we erg trots op zijn! Onze werking rond Virtuele Centrumsteden en samenwerkingsprojecten wordt erg gewaardeerd en gezien als een juiste wending. Ook onze individuele dienstverlening 9

naar de besturen toe wordt positief geëvalueerd: kortom ons aanbod sluit aan bij de noden die leven bij onze besturen. 1.1.2. WAT KAN VERA NOG MEER DOEN? Naast een positieve waardering van ons huidig dienstenaanbod, zijn er ook vragen voor de toekomst. 40% van de besturen vraagt een verdere uitbreiding van onze diensten alvast een mooie uitdaging voor 2015. Onze besturen zien de toekomstige rol van VERA als volgt: Neutrale, objectieve partij voor hun organisatie: als provinciaal steunpunt hebben we een unieke positie in het landschap. We hebben geen eigen producten en kunnen dus een volledig neutrale positie innemen. Op die manier kunnen we advies geven op maat van het bestuur los van commerciële belangen. VERA moet een brugfunctie invullen tussen de lokale en hogere overheid: als VERA investeren we ook veel in overleg met de hogere overheid en proberen we de besturen hierover zo goed mogelijk in te lichten via onze nieuwsbrieven voor ICT-verantwoordelijken, maar ook voor beleidsmensen. We voorzien ook regelmatig infomomenten en berichten hierover op de verschillende overlegmomenten met onze besturen. Inzetten op informatiedoorstroming en kennisdeling: niet alleen informatiedoorstroming van de hogere overheid, ook kennisdeling tussen de besturen is belangrijk. Zorgen dat de beste praktijken worden gedeeld is een kerntaak van VERA. Inzetten op samen-ict-doen bij lokale besturen: volstaat de huidige vrijblijvende vorm van samenwerken of zullen de voordelen van samenwerken nog meer tot uiting komen wanneer we evolueren naar een meer formele vorm van samenwerken? Afhankelijk van het type van bestuur en de al of niet aanwezigheid van een ITverantwoordelijke zien we vooral de vraag naar individuele ondersteuning naar boven komen. VERA kan dan ook een kwaliteitsvolle dienstverlening aanbieden vanuit de rol van neutraal ICT-steunpunt en zo onafhankelijke ondersteuning en advies verlenen. Vorm geven aan deze individuele ondersteuning en afstemmen op de behoeften van onze besturen is een opdracht die we in 2015 graag opnemen. 10

1.2. EEN BLIK OP DE TOEKOMST Vanuit VERA geloven we ook dat als besturen het hoofd willen bieden aan de komende uitdagingen samenwerken het enige antwoord is. Ook in het nieuwe Vlaamse regeerakkoord wordt deze oplossing duidelijk naar voren geschoven. Vanuit dit standpunt willen we als VERA in 2015 ook stappen zetten in de richting van een verregaande samenwerking met de lokale besturen en hen nog meer ontzorgen van hun verantwoordelijkheden met betrekking tot hun IT-omgeving. Deze visie is niet alleen ontstaan vanuit de hoofden van VERA-medewerkers, maar is ook gevoed door input van secretarissen, beleidsmensen en IT-verantwoordelijke via onze tevredenheidsenquête. Legende: VCS = Virtuele Centrumstad SWP = Samenwerkingsproject RC = Raamcontract VC = Veiligheidsconsulent 11

DEEL 2: SAMENWERKEN LOONT! 2.1. VERBREDING EN VERDIEPING VAN DE SAMENWERKINGSVERBANDEN Vanuit de Virtuele centrumsteden krijgen we volop signalen dat samenwerken loont! Niet alleen wat betreft kostenefficiëntie (de grote besparingen die een bestuur doet door af te nemen van onze raamcontracten), maar ook omdat samenwerken zorgt voor een verhoging van de professionaliteit: de ICT-verantwoordelijke kan zijn kennis vlot delen met anderen en beste praktijken worden uitgewisseld tussen besturen. Door samen te werken bespaar je ook tijd: projecten worden samen uitgewerkt met andere besturen en zo wordt ook de inspanning gedeeld. 12

2.1.1. VERBREDING VAN DE BESTAANDE SAMENWERKINGSVERBANDEN Eind 2013 waren er 90 besturen toegetreden tot één van de 7 samenwerkingsverbanden. In de loop van 2014 kwam er niet alleen de Virtuele Centrumstad ADD-ICT uit de regio van het Pajottenland bij, er sloten ook nog andere besturen aan bij de reeds bestaande virtuele centrumsteden. Naast gemeenten en OCMW s werden ook intercommunales zoals Haviland, IGO, Interza en Inconvo en politiezones zoals KASTZE, AMOW, Grimbergen, PAJOT, KLM, Tienen/Hoegaarden lid van onze samenwerkingsverbanden. Deze verbreding wijst erop dat ook deze besturen de voordelen van samenwerken zien en graag afnemen van de interessante raamcontracten die werden gesloten met de leveranciers. Politiezones lijken misschien atypisch binnen onze samenwerkingsverbanden gezien hun specifieke werking, maar ook zij hebben nood aan IT-apparatuur. Dus zijn die raamcontracten ook voor hen relevant. Het lijkt erop dat deze trend zich in 2015 verder zet en dat we nog meer besturen zullen verwelkomen in onze virtuele centrumsteden. 13

Eind 2014 waren er reeds 113 lokale besturen lid van onze samenwerkingsverbanden! 2.1.2. VERDIEPING VAN DE BESTAANDE SAMENWERKINGSVERBANDEN Naast een verbreding van onze samenwerkingsverbanden zagen we in 2014 ook een verdieping van het samenwerken in de Virtuele centrumsteden: naast het samen schrijven van raamcontracten, worden er nu eveneens gezamenlijke platformen opgericht zoals het ICT-Kennisplatform en een oplossing voor het monitoren van de ICT-omgeving van de besturen. Deze 2 projecten zijn alleen maar succesvol als de verschillende besturen echt samenwerken en gegevens delen. Vooral wat betreft het ICT-Kennisplatform is deze samenwerking erg actief: er nemen reeds 26 besturen deel aan dit uitwisselingsplatform. Sommige besturen hebben in 2014 ook te kennen gegeven dat ze op een hechtere manier willen samenwerken. Deze vraag wordt opgevolgd en mogelijk geconcretiseerd in 2015. Besturen geven immers aan dat ze geloven dat de voordelen van samenwerken nog sterker zullen zijn wanneer de samenwerkingsverbanden evolueren naar een meer formele samenwerkingsvorm. 14

2.2. ADD-ICT, HET NIEUWE SAMENWERKINGSVERBAND IN HET PAJOTTENLAND De Virtuele Centrumstad ADD-ICT is het achtste samenwerkingsverband en verenigt de gemeenten en OCMW s van Affligem, Bever, Drogenbos, Herne, Galmaarden, Gooik, Pepingen, Linkebeek, Lennik, Roosdaal en Ternat. Ook de intercommunale Haviland en de politiezones Pajottenland en Rode maken deel uit van deze cluster. Hoe hebben we deze nieuwe samenwerking tot stand gebracht? Een eerste stap was om alle partijen te benchmarken op een achttal domeinen, gaande van informatieveiligheid, over IT-infrastructuur tot aankoopbeleid. Hierdoor konden de besturen zich op een objectieve manier met elkaar vergelijken. Dit gebeurde aan de hand van een beproefde vragenlijst die we reeds bij een tachtigtal besturen hebben gebruikt: de samenwerkingsscan. Op 4 november werden in Galmaarden de resultaten van deze oefening toegelicht aan de besturen van deze samenwerking. De resultaten van de oefening leidden tot een reflectiemoment bij deze lokale besturen. Het was immers duidelijk dat er dringend actie moest worden ondernomen voor bepaalde zaken. VCS ADD-ICT heeft het voordeel dat VERA al 7 virtuele centrumsteden heeft opgestart en zij meteen de vruchten kunnen plukken van de eerdere inspanningen 15

en raamcontracten die zijn afgesloten. Er is dus snel rendement dankzij ons reeds bestaande portfolio van afgewerkte samenwerkingsprojecten. Luc Deneyer, burgemeester van Bever, bij de lancering van ADD-ICT: De resultaten van de recente regioscreening in opdracht van de gouverneur motiveren ons nog verder te kijken. Technologie biedt de mogelijkheid om vanop afstand te werken, waarom moet een gemeente nog eigen infrastructuur hebben? Secretaris en ICT-verantwoordelijke van Bever, Ann Sevenoo: Ik ben het aanspreekpunt voor alle problemen, maar ik kan gelukkig rekenen op mijn man die in de ITsector werkt. Wel zijn wij volledig afhankelijk van onze huisleverancier en kunnen moeilijk vergelijken met andere leveranciers. We zijn gelukkig wel tevreden over de dienstverlening van onze leverancier, maar het zou toch gemakkelijker zijn te werken op hetzelfde platform en met dezelfde toepassingen als de andere besturen. Zo kunnen we kennis delen en ook onze ambtenaren zouden er baat bij hebben. 16

2.3. DE PROJECTEN VAN 2014 2.3.1. AFGERONDE SAMENWERKINGSPROJECTEN IN 2014 1. ICT-kostenoptimalisatie (VCS Noord) Uit de samenwerkingsscans bleek dat veel besturen aanvankelijk moeite hadden om hun exacte financiële kost voor ICT in te schatten. Dit had te maken met een onvolledige inventaris van de aanwezig hardware en software en de weinig transparante aanpak van sommige leveranciers. Einddoel was het optimaliseren van de ICT-uitgaven. Vier besturen analyseerden samen met VERA de exacte kosten voor hun ICT. Dit gebeurde aan de hand van vragenlijsten voor diensthoofden, ICT- en financieel verantwoordelijken. We gebruikten uittreksels uit de boekhouding om de gegevens aan te vullen en te staven. Aan de hand van deze gegevens voerde VERA een individuele en een overkoepelende analyse uit. Resultaat: VERA heeft voor elk bestuur een individueel rapport opgesteld met adviezen en aandachtspunten om kosten te drukken. Dit rapport is bij de besturen voorgesteld. De cijfers van de vier besturen zijn ook naast elkaar gelegd en opgenomen in een overkoepelend rapport. Deze conclusies zijn voorgesteld op het adviescomité. 2. Bestuurlijk extranet (VCS Hageland) Naar aanleiding van nieuwe decretale bepalingen over digitale communicatie met de gemeenteraad of raad voor maatschappelijk welzijn moeten lokale besturen op zoek naar een platform dat deze digitale communicatie kan ondersteunen. Dit platform moet het mogelijk maken voor besturen om op een beveiligde en gestructureerde manier documenten online te plaatsen en te delen tussen bepaalde groepen personen. Zo kan het bestuur onder meer stukken en verslagen van zijn raden verspreiden. VERA bood in het verleden e-raden aan voor de online verspreiding van documenten. Hiervoor werd in overleg met de besturen al gezocht naar een alternatief. Er werd besloten om de bestaande e-raden klanten mee te betrekken in de werkgroep 17

bestuurlijk extranet en met hen op zoek te gaan naar een raamcontract voor een nieuwe oplossing, in het beheer van een externe leverancier. Resultaat: De werkgroep werd in de loop van 2014 stopgezet. De voorstellen die de werkgroep ontvangen had waren te duur en er waren al betere alternatieven beschikbaar via bestaande kanalen. 3. Digitaal vergaderen (VCS Luchthaven) Bij sommige besturen reiken de ambities al verder dan enkel het online verdelen en beheren van agenda s en verslagen. Voor hen ging VERA samen met een werkgroep van besturen op zoek naar de beste oplossing voor digitale vergaderingen. De oplossing moest hen ondersteunen bij de voorbereiding van besluitvormingsdossiers, het agenderen van dossiers, het mogelijk maken van papierloos vergaderen, het genereren van vergaderdocumenten, en het koppelen met databanken en andere toepassingen. Negen leveranciers dienden een offerte in. Alle offertes werden bekeken met de werkgroep. Leveranciers werden ook uitgenodigd voor onderhandelingen en om demo s te geven van hun oplossing. Resultaat: De raamovereenkomst is gegund aan de firma Schaubroeck. Daarbij werden kortingen onderhandeld voor besturen die afnamen via het raamcontract. Even relevant was echter de vergelijkende studie van de verschillende oplossingen en de goede kennisdeling in de werkgroep. In 2014 bleef de projectleider de koppeling van de module aan bestaande software opvolgen en houdt hiervoor nauw contact met de besturen en de leveranciers. Intussen nemen al 13 besturen af via dit raamcontract. 18

4. Wireless access points (VCS Luchthaven) Enkele besturen uit VCS Luchthaven maar ook daarbuiten waren op zoek naar een alternatief voor vaste verbindingen om bijlocaties met elkaar te verbinden. Ook indoor draadloze verbindingen (wifi) moesten mogelijk zijn. De offertes werden gebaseerd op realistische casestudies gemaakt bij 3 lokale besturen in Vlaams-Brabant. Het moest de mogelijkheid bevatten om een volledig draadloze infrastructuur uit te bouwen, zowel binnen als tussen verschillende locaties. Resultaat: Dit raamcontract bestaat uit 2 percelen: de aankoop, installatie en mogelijk beheer van indoor access points en randapparatuur en de aankoop van outdoor punt-totpunt verbindingen met bijhorende randapparatuur. Perceel 1, het indoor draadloos netwerk en de bijhorende randinfrastructuur is gegund aan Data Unit en perceel 2, het outdoor draadloos netwerk (site to site) met alle bijhorende componenten en bekabelingswerken, is gegund aan Schaubroeck. Intussen werden al meer dan 300 access points afgenomen van het raamcontract. 5. Hosted ICT-Kennisplatform (VCS Luchthaven) De IT-verantwoordelijken van VCS Luchthaven hadden nood aan een interne helpdesk om de vragen van hun collega s op te volgen. Om de efficiëntie te verhogen, moest dit via een ticketingsysteem gebeuren. Toen bleek dat deze vraag bij verschillende besturen terugkeerde, besloot men er een lastenboek voor op te stellen, met hulp van VERA. De software is een hosted platform dat onder meer ondersteuning van de ICT-helpdesk mogelijk maakt via een kennisdatabank en een ticketingsysteem. Daarnaast laat het platform het beheer toe van de ICT-inventaris, van de contracten en de onderhoudscontracten. Het stelt de besturen ook in staat een gedeelde helpdesk mogelijk te maken en informatie te delen. 19

Resultaat: VERA treedt op als aankoopcentrale en centrale beheerder. De lokale besturen nemen een abonnement, dat goedkoper wordt naarmate het aantal deelnemende besturen toeneemt. Begin 2014 stapten er 7 besturen in het concept. Tegen december 2014 waren er al 26 besturen ingestapt. Door de toename van het aantal besturen zakt ook de jaarlijkse bijdrage, de meeste besturen hebben een gemiddelde besparing kunnen realiseren van 30% tot 40% van hun oorspronkelijke kost voor dit product. 6. Opvolging raamcontract Beheers- en Beleidscyclus (BBC) Na het raamcontract voor BBC in 2012 waarbij VERA optrad als opdrachtencentrale, bleef VERA aanspreekpunt voor informatie over dit raamcontract en de opvolging ervan. Begin 2014 bleken OCMW s die gebruik maakten van de BBC-oplossing van Cipal en die daarnaast gebruik maakten van het sociaal pakket (Winsoc) van de firma Schaubroeck problemen hadden met de koppeling tussen beide programma s. Omdat afstemming tussen de verschillende partijen noodzakelijk bleek, bracht VERA hen rond de tafel. Mogelijke oplossingen werden afgetoetst op de bruikbaarheid ervan voor de besturen. We hebben meermaals dergelijke overlegmomenten ingericht om de vooruitgang nauwgezet op te volgen en gevraagd om een testomgeving op te zetten. Zo kon de werking van de nieuwe versies van beide softwarepakketten worden uitgetest vooraleer deze uit te rollen naar de actieve omgeving van de klanten. Resultaat: Dankzij de testomgeving en de frequente overlegmomenten onder begeleiding van VERA in 2014, zijn vele fouten in de softwarepakketten aangepast. Vanaf 2015 zullen de betrokken besturen zelf verder overleggen met de leveranciers. 20

2.3.2. NIEUWE PROJECTEN IN 2014 1. Monitoring (VCS Brabantse Kouters) In 2014 heeft een werkgroep van lokale besturen, samen met VERA een lastenboek opgesteld voor een lokaal monitoringsysteem voor IT-componenten (computers, servers, printers, ) en dataverbindingen. De oplossing zal gebruikt worden om neutraal de werking van de verschillende ICT-componenten te controleren en steeds een overzicht te behouden over de algemene IT-infrastructuur. In oktober 2014 is er gekozen voor een lokale leverancier, Better Acces, die zelf de ontwikkeling op maat kon doen van de software. Deze monitoringtool zal o.a. een upgrade worden van de huidige Servicedesk Connectiviteit en zal dus de besturen zelf in staat stellen hun ICT-omgeving in kaart te brengen en te bewaken. Resultaat: Monitoring is een tool om de performante werking en de stabiliteit van de ICTomgeving constant op te volgen. In steeds complexer wordende ICT-omgevingen door combinaties van lokale infrastructuur, applicaties en hosted/cloud oplossingen, is het belangrijk om snel en efficiënt te vinden waar een probleem zich zal voordoen (proactief) of waar het zich voordoet (reactief). Met dit project volgen we ook de richtlijnen die de Leidraad organisatiebeheersing van de Vlaamse Overheid schrijft in hoofdstuk 10. De oplevering van de oplossing wordt verwacht voor maart 2015. Wegens het vertrouwelijke karakter van deze oplossing (gegevens over de stabiliteit van ICTomgevingen), heeft VERA samen met de werkgroep besloten dit te organiseren als een aankoopcentrale i.p.v. opdrachtencentrale. 2. Raamcontract websites (VCS Groene Rand) Vanuit samenwerking Groene Rand werd in april 2014 een werkgroep opgericht om de mogelijkheden van een webbeheer tool te onderzoeken. In een vragenlijst vooraf werd gepolst naar de ervaringen van de leden met hun huidige website en de vereisten voor een nieuwe. Deze antwoorden vormden de basis voor het lastenboek. 21

Het lastenboek voorziet een hedendaagse website, die kan worden beheerd door verschillende medewerkers en via verschillende redactiestappen. De belangrijkste parameters zijn makkelijk beheer, integratie met de productencatalogus voor besturen, geïntegreerde linken met sociale media en het optimaal gebruik op mobiele toestellen (responsive website). Een ander belangrijk aandachtspunt is de mogelijkheid om elke site een eigen look & feel te geven. Resultaat: De gunning wordt in februari-maart 2015 verwacht. 3. Raamcontract IP-telefonie Verschillende besturen signaleerden de nood voor een nieuwe telefooncentrale. Dat is echter een erg technisch en complex dossier. Vandaar hun vraag voor bijstand aan VERA. Voor de aankoop of huur van een nieuwe telefooncentrale kijkt een bestuur nu automatisch naar Voice over IP: telefoneren via het internet of een ander IP-netwerk. Hierdoor wordt telefonie mogelijk op datanetwerken en is nog slechts één infrastructuur nodig. Het lastenboek voorziet 2 percelen: de lokale installatie van een VoIP, met integratie van de centrale binnen het netwerk van het bestuur of in een datacenter naar keuze en een hosted aanbod van een VoIP waarbij de centrale als een dienst wordt aangeboden aan het bestuur. Voor elk perceel worden 2 cases uitgewerkt: een bestuur zonder bijlocaties, niet aangesloten op het Infrax netwerk en een bestuur met een grote bijlocatie, aangesloten op het Infrax-netwerk. Resultaat: De gunning wordt in februarimaart 2015 verwacht. 22

4. Procesanalyse (Londerzeel en Grimbergen) Zowel Londerzeel als Grimbergen hebben meegewerkt als pilootgemeente aan dit voortraject. Het was de bedoeling om de informatiestromen in kaart te brengen en de dienstverlening efficiënter te maken. Londerzeel had veel applicaties wat de ITarchitectuur onoverzichtelijk maakte en Grimbergen werkte voornamelijk met papieren documenten. VERA heeft de bestaande situatie geanalyseerd om het kluwen van databanken, koppelingen en applicaties te ordenen en uit te tekenen van de ideale architectuur voor de IT-omgeving. Dezelfde gegevens werden op verschillende plaatsen en verschillende manieren bewaard. Updates gebeurden niet altijd even consequent in deze databanken. De IT-omgeving en interne organisatie is vaak een weerslag van de lokettenzaal en de verschillende applicaties zijn meestal ook niet op elkaar afgestemd. Bovendien wordt veel informatie nog manueel overgetypt of op papier bewaard. Resultaat: VERA maakte een rapport met de bevindingen en suggesties om dat aan te pakken. VERA heeft ook een nieuwe IT-architectuur uitgetekend a.d.h.v. TOGAF: The Open Group Architecture Framework. Bovenaan staat de organisatie: wat zijn de kerntaken, welke diensten en producten leveren we, wat is onze cultuur, Om de organisatie optimaal te laten draaien, zijn er processen. Om die processen te ondersteunen zijn er data en applicaties nodig. Tenslotte is er de technologie (servers, laptops, ). Eerst moet dus de organisatie zelf worden geanalyseerd. Het eindresultaat van dit proces is het opstellen van één centrale databank, die door iedereen kan worden geraadpleegd en geüpdatet. 23

2.4. BESPARINGEN VOOR ONZE LOKALE BESTUREN 2 Besparingen in het kwadraat: in tijd én geld. Besturen hoeven dankzij VERA geen medewerkers in te zetten voor de verplichte maar tijdrovende procedure die elk raamcontract voorafgaat: het opstellen van lastenboeken, opvolgen van offertes en gunningen. En besturen kunnen profiteren van enorme schaalvoordelen die vooral voor kleinere spelers sterk doorwegen. Eendracht maakt macht, dat geldt zeker ook bij onderhandelingen met leveranciers. 2.4.1. TIJDSBESPARING Elk project wordt bij VERA begeleid door een technisch geschoolde projectleider met jaren ervaring. Dit staat borg voor een scherp inzicht en efficiënte werkwijze. De tijdsbesteding per project kan sterk verschillen naargelang het onderwerp, de werkgroep en de gevolgde procedure. Maar voor elk project noteren we nauwgezet alle tijdsbestedingen: voorafgaande interne vergaderingen, opzoekwerk, overleg met de werkgroep, opvolging van leveranciers, terugkoppeling en opvolging van de besturen die gebruik maken van het raamcontract,. Omdat bij elk VERA-project meerdere besturen betrokken zijn, kruipt er vanzelfsprekend meer tijd in besprekingen en coördinatie. Er zijn immers meer spelers en voorwaarden om rekening mee te houden. Anderzijds boeken onze mensen wel tijdswinst doordat ze meer ervaring hebben met dergelijke dossiers. Rekening houdend met deze factoren komen we op de volgende ruwe schatting die de lokale besturen hebben bespaard qua tijd dankzij de coördinatie van VERA: - Project ICT-kostenoptimalisatie Noord: o projectleider Hans Hubin o gemiddeld 6 dagen per bestuur o 3 besturen zijn doorgelicht o totaal = 3 * 6 = 18 werkdagen 24

- Project digitaal vergaderen: o gunning einde 2013 - afname in 2014 o projectleider Hans Hubin o 15 werkdagen/bestuur o 13 besturen maken gebruik van dit raamcontract o totaal = 13 * 15 (gemiddeld) = 195 werkdagen - Project indoor & outdoor draadloos netwerk: o projectleider Stefan Wuyts o 20 werkdagen/bestuur o 9 besturen maken gebruik van dit raamcontract o totaal = 9 * 20 (gemiddeld) = 180 werkdagen - Project hosted ICT-kennisplatform (= TOPdesk): o gunning einde 2013 - afname in 2014 o projectleider Stefan Wuyts o 20 werkdagen/bestuur o 26 besturen maken gebruik van dit raamcontract o totaal = 26 * 20 (gemiddeld) = 520 werkdagen VERA heeft voor de besturen die gebruik maken van de raamcontracten 913 werkdagen bespaard! Dat is gemiddeld 17,9 werkdag per bestuur dat gebruik maakt van een raamcontract. 2.4.2. FINANCIËLE BESPARING Vermenigvuldigen door te delen Deze slogan geldt des te meer voor de financiële voordelen van samenwerken. De besturen besparen dankzij onze Virtuele Centrumsteden niet alleen omdat ze zelf geen medewerkers moeten inzetten voor die projecten, maar ook dankzij de schaalvoordelen. Bij onderhandelingen weegt een mogelijk contract voor ruwweg- 120 multifunctionals een pak zwaarder dan eentje voor 5 exemplaren van dezelfde printers. Dit kleine voorbeeld illustreert de hele filosofie van onze samenwerkingsverbanden: tijd en kennis delen en voordelen accumuleren. In 2014 hebben we ook een aantal projecten afgesloten waarvoor we geen harde kortingen kregen, maar wel meer diensten en opties voor dezelfde prijs. Digitaal vergaderen is daar een goed voorbeeld van. Bovendien zorgt de blijvende opvolging door de projectleider van nieuwe koppelingen en updates van de software ook voor winst bij de besturen. 25

Voor de volgende projecten kunnen we zwart op wit de besparingen staven: - Project indoor & outdoor draadloos netwerk: o 126 access points o 9 besturen o 29.003 - Project ICT-materiaal: o Laptops & opties: 216 laptops & randapparatuur 31 besturen 39.386 o Pc s en schermen: 678 pc s en schermen 35 besturen 92.111 o Tablets: 68 tablets 10 besturen 8.347 o Thin clients: 70 thin clients 4 besturen 7.193 - Project multifunctionals: o 157 multifunctionals o 31 besturen o 380.568 - Project hosted ICT-kennisplatform: o 26 softwarelicenties via een samenaankoop formule o 26 besturen o 6.017 (na reeds een besparing van 16.003 in 2013!) In totaal hebben we in 2014 maar liefst 562.625 bespaard voor onze besturen! 26

DEEL 3: INZETTEN OP KENNISDELING 3.1. VERA INFORMEERT 3.1.1. INFODAG MULTIFUNCTIONALS Datum: 24/01/2014 in het gemeentehuis van Grimbergen 33 deelnemers Doelpubliek: IT-verantwoordelijken & secretarissen Het raamcontract multifunctionals is opgesteld voor de huur/aankoop en het onderhoud van multifunctionals en printers met optioneel een online beheersysteem. De overeenkomst is samengesteld op basis van eenheidsprijzen en bevat ook de verbruiksproducten (toners en drums). De gunning omvat 10 typen multifunctionals, 2 netwerkprinters en een beheerssysteem. Winnaar van het raamcontract is Canon. Gemeente Grimbergen lichtte samen met VERA het traject van het raamcontract toe. Grimbergen treedt immers op als opdrachtencentrale voor dit raamcontract en heeft het project geïnitialiseerd. Nadien heeft Canon de verschillende types voorgesteld. 3.1.2. INFODAG DIGITALE HANDTEKENING Datum: 10/02/2014 in het Provinciehuis Leuven 85 deelnemers Doelpubliek: IT-verantwoordelijken & secretarissen De studiedag digitale handtekening trok 85 medewerkers van lokale besturen. Dit gaf duidelijk aan dat dit onderwerp bij veel besturen leeft. VERA heeft geen raamcontract opgesteld voor dit project, maar analyseerde de reeds bestaande gratis en commerciële 27

tools voor. De focus lag tijdens deze infodag op de gratis oplossingen van de Vlaamse overheid (het digitaal tekenplatform) en de federale overheid (eid Digital Signing Service van FEDICT). Beide overheden hebben hun eigen gratis platform voorgesteld. Nadien heeft Filip Boudrez, stadsarchivaris van stad Antwerpen, toegelicht hoe de digitale handtekening is geïmplementeerd binnen alle Antwerpse stadsdiensten. Hierbij kwamen niet alleen de technische vereisten aan bod, maar vooral ook het organisatorische proces. Zij hebben immers gefocust op wat moet er echt ondertekend worden versus wat mag weg (en heeft dus geen digitaal alternatief nodig). Nadien kwam ook Johan Vandendriessche, auteur van De elektronische handtekening aan bod. Deze jurist benadrukte de wettelijke kant van de zaak. Hij overliep de verschillende soorten digitale handtekeningen en hun functies. In de namiddag werden workshops georganiseerd met enerzijds de klassieke leveranciers Cipal, Cevi, Remmicom en Schaubroeck en anderzijds de Vlaamse en federale overheid. Topic? Hoe kunnen de gratis oplossingen geïntegreerd worden met de commerciële toepassingen. Na de infodag bleek duidelijk dat er honger was naar meer. Daarom heeft projectleider Hans Hubin in april-mei een enquête opgesteld rond dit onderwerp. Er werd gepeild naar het beschikbare budget, de doelstellingen, de documenten die in aanmerking kwamen, 28

Als vervolg op de enquête stelde Hans een overzichtelijke vergelijking op van alle toepassingen en features van niet alleen de gratis, maar ook de commerciële oplossingen. 3.1.3. INFODAG HOSTED ICT-KENNISPLATFORM & DIGITAAL VERGADEREN Datum: 13/03/2014 in Kessel-Lo, KVK 52 deelnemers Doelpubliek: IT-verantwoordelijken & secretarissen Het raamcontract Hosted ICT-kennisplatform biedt een hosted cloudplatform dat onder meer ondersteuning van de ICT-helpdesk mogelijk maakt via een kennisdatabank en een ticketingsysteem. Daarnaast laat het platform het beheer toe van de ICT-inventaris, van de contracten en de SLA s. Het stelt de besturen ook in staat een gedeelde helpdesk mogelijk te maken en informatie te delen. Winnaar van het raamcontract is TOPdesk. VERA lichtte het traject van het raamcontract toe: welke accenten zijn er gelegd voor de offerte, hoe is de selectie verlopen, Gemeente Zaventem maakte deel uit van de werkgroep en lichtte toe waarom ze gekozen hebben voor TOPdesk. Nadien heeft TOPdesk tijdens een demosessie de mogelijkheden van de software getoond. Het raamcontract Digitaal Vergaderen is opgesteld voor de aankoop van software die een bestuur in staat stelt om bv. de Gemeenteraad, de OCMW-Raad, het College van Burgemeester en Schepenen of het Vast Bureau volledig digitaal uit te werken. Online stemmen, werken met agendapunten en integratie met andere software hoort daarbij. De software ondersteunt de voorbereiding van dossiers voor besluitvorming en het opmaken van een agenda voor de werking van het bestuur. De software maakt ook volledig papierloos vergaderen mogelijk en genereert digitaal raadpleegbare en doorzoekbare documenten. 29

Winnaar van het raamcontract was Schaubroeck met de toepassing enotulen. VERA lichtte het traject van het raamcontract toe: welke accenten zijn er gelegd voor de offerte, hoe is de selectie verlopen,... Nadien heeft Schaubroeck enotulen voorgesteld en kwam de gemeente Zaventem getuigen. Zij waren één van de eerste afnemers van het pakket en hadden net de implementatie achter de rug. 3.1.4. INFODAG IN- EN OUTDOOR WIFI & CONNECTIVITEIT Doelpubliek: IT-verantwoordelijken & secretarissen Datum: 19/11/2014 in het Provinciehuis Leuven 54 deelnemers Er werd een algemene infodag 'connectiviteit' georganiseerd over de lopende projecten. Eerst werd de servicedesk connectiviteit nog eens voorgesteld door VERA. Het aantal effectieve gebruikers van deze dienst was immers al gegroeid tot 39 besturen! De stand van zaken over de SLA s, aantal tickets schepte een duidelijk beeld van de meerwaarde. De uitbreiding van de dienst in 2015 werd aangekondigd. Daarna volgde het raamcontract draadloos netwerk en randinfrastructuur. Dit raamcontract bestaat uit 2 percelen: de aankoop, installatie en beheer van indoor access points en randapparatuur & de aankoop van outdoor punt-tot-punt verbindingen met bijhorende randapparatuur. Het biedt dus de mogelijkheid om een volledig draadloze infrastructuur uit te bouwen, zowel binnen als tussen verschillende locaties. Data Unit, winnaar van perceel 1, lichtte hun oplossing voor indoor draadloos netwerk en de bijhorende randinfrastructuur toe. Daarna was het de beurt aan Schaubroeck, winnaar van perceel 2, outdoor draadloos netwerk. In de namiddag kwamen de 3 grote dienstenleveranciers Proximus, Infrax en Telenet aan bod. Zij lichtten een tip van de sluier i.v.m. hun toekomstige producten en mogelijkheden. 30

3.2. VERA INFORMEERT SAMEN MET DE PROVINCIE 3.2.1. OPLEIDING I.S.M. PIVO IT-BEHEERDER: SKILLS VOOR DE TOEKOMST Het project opleidingstrajecten in VCS Noord maakte duidelijk dat er nood was aan een algemene opleiding voor de ICT-verantwoordelijken van de lokale besturen. In deze nieuwe opleiding, die VERA en PIVO samen organiseren, worden een aantal relevante ICTthema s overlopen. Er komen ook niet-technische vaardigheden aan bod. Dit geeft de cursist een overzicht van de belangrijke begrippen, concepten en leidraden zoals ITIL, COBIT, TOGAF, Deze opleiding brengt de ICT-verantwoordelijken deze niet-technische vaardigheden bij die vaak minder gekend zijn bij de lokale besturen: - IT-beheerder: De all-round ICT-expert bij een lokaal bestuur, inzoomen op de meerwaarde en taken van een IT-beheerder. - Methodieken: Waarom werken met methodieken? Een introductie tot ITIL, Cobit, Prince2, TOGAF,... - ITIL: begrippen zoals service management, service strategy, service design, service transition, service operation, continual service improvement,... - Leidraad organisatiebeheersing Vlaamse Overheid: wat zegt de leidraad (11 thema s) en hoe is deze informatie samengesteld, hoe deze omzetten naar ICT, verdere toelichting van de 5 delen binnen hoofdstuk 10 ICT,... - ICT-architect: hoe bepaal je een strategie en beheer je budgetten, hoe diensten en processen uitwerken,... - ICT-projectleider: taken zoals plannen, beheren, controleren en evalueren, specifieke tips bij ICT-overheidsopdrachten en onderhandelingen,... - ICT-systeembeheerder: delegeren, rapportering en monitoring, beveiliging, verbeteren en communiceren over de hele lijn,.. De opleiding beslaat 2 dagen. In 2014 is de opleiding één keer in het Provinciehuis in Leuven doorgegaan en één keer in het PIVO in Asse/Zellik. De opleiding was telkens volzet. In 2015 is deze opleiding opnieuw gepland. 3.2.2. GIS-samenwerkingsverband VERA ondertekende in juni 2014 een samenwerkingsovereenkomst voor GISondersteuning aan de lokale besturen met de verschillende partners binnen Vlaams- 31

Brabant: Provincie Vlaams-Brabant, Interleuven en Haviland. Via een goede samenwerking rond GIS kunnen we de blijvende noden bij lokale besturen op een optimale manier beantwoorden vanuit het samenwerkingsverband. VERA neemt de rol op van adviseur in ICT-aangelegenheden bij de implementatie van GIS-projecten. 3.3. VERA ROND DE TAFEL VERA heeft een brugfunctie tussen de verschillende lokale besturen onderling en naar de hogere overheden toe. Dat staat ook duidelijk beschreven in onze missie. VERA treedt op als klankbord voor gemeenten, OCMW s en politiezones en verdedigt hun belangen bij verschillende organen. 3.3.1. VERA AAN TAFEL BIJ VERSCHILLENDE OVERHEDEN Stuurgroep Lokaal egovernment Het e-governmentlandschap in Vlaanderen en België is in volle evolutie. Steeds meer overheidsinstellingen op federaal, regionaal en lokaal niveau zetten schuchtere of grote stappen om meer informatie-uitwisseling tussen overheden en met burgers, verenigingen en ondernemingen, elektronisch te laten verlopen. De verschillende ontwikkelingssnelheden van de verschillende overheden creëerden de afgelopen jaren steeds meer een behoefte tot een gedeelde visie op e-government en duidelijke afspraken tussen de e-governmentspelers. In de Stuurgroep Lokaal egovernment zitten alle betrokken partijen rond de tafel, ook VERA. Deze Stuurgroep komt een 8-tal keer per jaar samen en behandelt diverse thema s zoals: digitaal handtekenen, informatieveiligheid, archiefbeheer, Coördinatiecomité Vlaamse Dienstenintegrator Het coördinatiecomité steunt initiatieven om de samenwerking rond elektronisch gegevensverkeer en de vertrouwelijke behandeling van persoonsgegevens te bevorderen, zowel op operationeel als strategisch gebied. Zo maakt het coördinatiecomité strategische keuzes voor een gemeenschappelijk beleid over de aanmaak, het beheer, de uitwisseling, het gebruik en het herbruik van de gegevens die de verschillende instanties nodig hebben voor de uitvoering van hun taken over de verschillende instanties heen. 32

Het coördinatiecomité schept de kaders voor onder andere het Vlaams-lokaal e- governmentlandschap. Het coördinatiecomité startte op begin 2014. De directeur van VERA is plaatsvervangend lid ter vertegenwoordiging van VVP en woont regelmatig de vergaderingen bij. 3.3.2. VERA AAN TAFEL BIJ DE LOKALE OVERHEDEN Volgens onze missie is het de taak van VERA om de lokale besturen van Vlaams- Brabant {te ondersteunen} door het coördineren van samenwerking bij de invoering van e-government. VERA maakt overleg, samenwerking en kennisdeling mogelijk om te voorkomen dat besturen apart dezelfde trajecten moeten doorlopen. Hoe doen we dat? Door onze samenwerkingsverbanden en de bijhorende overlegorganen. Stuurgroep Elk bestuur dat lid is van een virtuele centrumstad vaardigt een lid af naar de stuurgroep. Dit is het uitvoerend beleidsorgaan dat in theorie tweemaal per jaar bij elkaar komt en waarin elk deelnemend bestuur één stem heeft. De stuurgroep bepaalt de strategie van het samenwerkingsverband en neemt de belangrijke beslissingen. VERA woont de vergaderingen van de stuurgroep bij zonder stemrecht en modereert deze. In 2014 hebben we een overleg gehad met STAD, Noord en ADD-ICT. In de andere samenwerkingen hebben we vooral bilaterale vergaderingen georganiseerd. 33

Adviescomité Het adviescomité bestaat uit ambtenaren van de deelnemende besturen en medewerkers van VERA. Het adviescomité adviseert en informeert de stuurgroep technisch en praktisch i.v.m. de behoeftes op het werkterrein en de wenselijkheid van bepaalde oplossingen. Op zijn beurt is het adviescomité een brug tussen het beleid (de stuurgroep) en de IT-ers (IT-overleg). Het is het ideale forum om te polsen wat er leeft bij de besturen. Welke projecten mogelijk zijn (voldoende draagkracht binnen de besturen hebben) en welke oplossingen eventueel van andere overheden kunnen worden overgenomen. IT-overleg Er is ook een apart overleg die de technische mensen per samenwerking samenbrengen. Deze vergadering is op vraag van de IT-ers zelf georganiseerd, soms samen met andere samenwerkingen om ervaringen uit te wisselen en te peilen naar gezamenlijke projecten. Zo is er op vraag van VCS Groene Rand zelfs drie keer een overleg met VCS Noord georganiseerd in 2014. 34

3.4. NEWS@VERA 3.4.1. DIGITALE NIEUWSBRIEF De digitale nieuwsbrief is in de eerste plaats een kanaal om het nieuws van VERA als organisatie te verspreiden naar de besturen. De nieuwsbrief is vrij technisch en handelt voornamelijk over lopende of afgesloten projecten. De doelgroepen zijn vrij divers: gaande van ICT-ers en secretarissen over communicatieverantwoordelijken tot mandatarissen. Ofwel: van een erg technisch profiel naar een beleids- en strategisch profiel. Daarom werd alvast beslist om in 2015 twee nieuwsbrieven te maken: een technische versie voor ICT-ers en secretarissen en een strategische versie voor mandatarissen en secretarissen. In 2014 is er een e-nieuws verstuurd in maart en juni via het mailplatform van vera.be. De nieuwsbrief wordt nadien ook gepubliceerd op vera.be in de rubriek community en zijn dus ook online te raadplegen. Het bereik is 450 personen. 3.4.2. PAPIEREN NIEUWSBRIEF De papieren nieuwsbrief van VERA wordt in eerste instantie gebruikt om de lokale besturen aan bod te laten komen. Het blad verschijnt 2 keer per jaar, nl in mei en november. De nieuwsbrief wordt intern gemaakt, i.s.w.m. een redactieraad die bestaat uit vier leden: gemeentesecretaris Dirk Stoffelen, OCMW-secretaris Marc Leemans, korpschef Marc Hellinckx en de communicatieverantwoordelijke van VERA. De redactieraad functioneert vooral als klankbord: wat leeft er binnen de verschillende lokale besturen, wie werkt aan een interessant project en wat is nodig in de toekomst? 35

In 2014 is het concept herwerkt en kwamen er vooral projecten aan bod. De strategie en toekomstplannen van VERA werden op 16 pagina s toegelicht. De oplage bedraagt 500 exemplaren. 3.4.3. VERA.BE De huidige website vera.be is verouderd en aan vernieuwing toe in 2015. De eerste stappen hiervoor zijn reeds gezet in 2014. We hebben een analyse gemaakt van de huidige inhoud en functies en de wensen voor de toekomst. De site bestaat momenteel uit 5 rubrieken: over VERA, diensten, infoloket, community en contact. Elke rubriek heeft nog een aantal subrubrieken. De nieuwsitems worden rechtstreeks op de homepagina gepubliceerd en blijven nadien raadpleegbaar in het archief. 2 onderdelen van de huidige site hebben een zeer specifieke functie binnen VERA als mini platform voor kennisdeling: het infoloket en de FAQ. Infoloket Het infoloket is een pagina op vera.be die vroeger gebruikt werd als aankondigingsbord. Tot 2013 had VERA een vrij uitgebreid productaanbod. Problemen, grote updates of tijdelijke onbeschikbaarheden werden via dit medium aangekondigd. Aangezien VERA nu alleen nog hosted mail en servicedesk 36

connectiviteit als VERA-product aanbieden, wordt dit automatisch minder gebruikt. FAQ? Er is een uitgebreide FAQ op vera.be, rubriek infoloket over 'Hosted mail 2010', de nieuwe versie van e-mail en kalenders van Colt. De FAQ is opgedeeld in 3 grote rubrieken: praktische handleidingen voor systeembeheerder, tips en tricks van en voor ICT-ers en handleidingen voor eindgebruikers. Het zijn druk geconsulteerde pagina s met meer dan 3.000 views. 3.4.4. VIRTUELECENTRUMSTEDEN.BE Het samenwerkingsplatform wil de communicatie binnen en tussen de samenwerkingsverbanden faciliteren en dit ook visualiseren. Het platform toont immers niet alleen de verschillende verbanden maar bevat ook een lijst met de verschillende deelnemende personen van de verschillende besturen. Om toegang te krijgen tot het platform moet het bestuur eerst toetreden tot Virtuele Centrumsteden en daarna een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekenen. Een bezoeker heeft slechts volledige toegang tot de centrumstad waarvan hij lid is en beschikt over een persoonlijk profiel. Dit maakt ook direct messaging tussen de verschillende leden onderling mogelijk. Het belangrijkste onderdeel van dit platform zijn de overzichten per project en samenwerkingsverband, waar alle details van de raamcontracten worden gecentraliseerd. Deze informatie is enkel beschikbaar voor de leden want bevat alle voorwaarden en financiële gegevens. Er hoort ook een afgeschermd online archief met documentatie over de samenwerking bij. 37