Gebruikershandleiding FactuurAlert

Gebruikershandleiding FactuurAlert Beta Versie 1

Inhoudsopgave FactuurAlert: wat is het en voor wie?... 3 Voorwaarden voor het gebruik van de applicatie... 4 Installatieprocedure... 5 Snel aan de slag: korte handleiding in 7 stappen... 8 Overzicht tabbladen en functies... 17 Tabblad "Factuuroverzicht"... 18 Tabblad Factuur... 20 Tabblad "Bijschrijvingen"... 22 Tabblad "Afschrijvingen"... 23 Tabblad Omzet Rapport... 24 Tabblad Kosten Rapport... 25 Tabblad BTW Rapport... 26 Tabblad Crediteuren... 28 Tabblad Debiteuren... 29 Tabblad Inactieve Deb-Cred... 30 Tabblad Instellingen... 31 Tabblad Instructies... 33 Tabblad "Nieuw"... 34 2

FactuurAlert: wat is het en voor wie? FactuurAlert is een gratis Excel programma voor klein zakelijke bedrijven, ZZP-ers en verenigingen en stichtingen die klant zijn van de Postbank en gebruik maken van de elektronisch bankieren oplossing Mijn Postbank.nl. Met de applicatie zet u een eenvoudige financiële administratie op: Inzicht, overzicht en controle over in en uitgaande kasstromen (cashmanagement) doordat betaalgegevens van uw zakelijke rekening geïmporteerd kunnen worden Overzicht van uw Debiteuren (klanten) en Crediteuren (leveranciers) Het aanmaken van Facturen met een persoonlijke lay-out Omzet, kosten en BTW rapportages en de mogelijkheid om zelf BTW aangiften te doen Het voorbereiden van de jaarafsluiting 3

Voorwaarden voor het gebruik van de applicatie Voor het gebruik van de applicatie gelden de volgende voorwaarden: U dient te beschikken over een zakelijke Postbank rekening en toegang tot Mijn Postbank.nl. Heeft u dat niet of wilt u meer informatie ga dan naar www.postbank.nl/zakelijk U dient te beschikken over een PC met daarop legale versies van het besturingssysteem Windows XP of Windows Vista en legale versies van Office 2003 of Office 2007. Heeft u dat niet of wilt u meer informatie ga dan naar www.microsoft.nl/ondernemers FactuurAlert is een Excel template. Alle voorwaarden voor het gebruik van Microsoft Office en Excel zijn ook op FactuurAlert van toepassing. 4

Installatieprocedure Stap 1: Download de applicatie en sla het op Download de applicatie en sla het op op uw pc in een folder onder een naam die u zelf kiest. De standaard naam is FactuurAlert Beta dd-mm-jj.xls. Sla het bestand bijvoorbeeld op als Administratie.xls De applicatie is een Excel bestand die u via uw PC op reguliere wijze kan openen, opslaan, opslaan als, en sluiten. TIP: Sla de applicatie op onder een bestandsnaam en in een folder die voor u logisch en herkenbaar zijn, bijvoorbeeld C:\MijnDocumenten\Administratie 2007\Administratie.xls Als u de applicatie opstart moet u een aantal beveiligingsinstellingen bevestigen. Stap 2: Activeer de applicatie (voor Office 2003 met Windos XP gebruikers) Indien binnen Excel de macro beveiliging instelling op Gemiddeld of Hoog staat krijgt u bij het opstarten van de applicatie een beveiligingswaarschuwing dat de applicatie Macro s bevat. Eenmalig kunt u de volgende acties uitvoeren om macro s automatisch te activeren: Vink het vakje Vertrouw Macro s van deze uitgever (Microsoft Corporation) aan druk op de knop Activeer Macro s Stap 2: Activeer de applicatie (voor Office 2007 met Windows Vista gebruikers) Indien binnen Excel de macro beveiliging instelling op Gemiddeld of Hoog staat krijgt u bij het opstarten van de applicatie een beveiligingswaarschuwing dat de applicatie Macro s bevat. Eenmalig kunt u de volgende acties uitvoeren om macro s automatisch te activeren: 5

Selecteer Deze inhoud inschakelen of Alle documenten van deze uitgever vertrouwen. Dit is een eenmalige actie. Elke keer als u de sheet opent moet u ook de applicatie toestemming geven een data connectie te maken. Dit kan eenvoudig door op de balk Beveiligingswaarschuwing te klikken en Deze inhoud inschakelen te selecteren. Dit is de veiligste manier om met de applicatie te werken. U kunt deze laatste stap omzeilen en binnen Excel instellen dat voor alle Excel sheets een data verbinding is toegestaan. Dit wordt om veiligheidsredenen echter afgeraden! Open Excel 2007 druk op de Office button links boven in uw scherm Selecteer Opties voor Excel Ga naar Vertrouwenscentrum 6

Ga naar Instellingen voor het Vertrouwenscentrum Ga naar Externe inhoud Selecteer Alle gegevensverbindingen inschakelen (niet aanbevolen) 7

Snel aan de slag: korte handleiding in 7 stappen Wanneer u de applicatie opent, verschijnt er een Excel werkblad met de titel Instructies Hierop staat hoe en in welke volgorde u de applicatie het beste kunt gebruiken. 1. Ga naar het tabblad Instellingen Voer op het tabblad Instellingen uw persoonlijke gegevens en persoonlijke instellingen in en sla deze gegevens op met de knop Opslaan. Uw persoonlijke gegevens worden automatisch op uw facturen geplaatsts. 8

. BELANGRIJK: U moet in de cel Locatie Mijn Postbank.nl downloads aangeven waar op uw pc u de gedownloade bestanden met betaalgegevens van Mijn Postbank.nl neer gaat zetten. U moet vanuit Mijn Postbank.nl ZELF deze bestanden aanmaken. De applicatie is vervolgens in staat deze bestanden in te lezen (zie ook functie Synchroniseren) 2. Voeg klanten toe in tabblad Debiteuren Voer de gegevens van uw klanten in op het tabblad Debiteuren. Bij het aanmaken van facturen kunt u een koppeling leggen tussen een factuur en de gegevens van een specifieke debiteur uit dit overzicht. 9

3. Voeg leveranciers toe in tabblad Crediteuren Voer de gegevens van uw leveranciers in op het tabblad Crediteuren. 4. Maak facturen aan in tabblad Factuuroverzicht Maak uw facturen aan in het tabblad Factuuroverzicht door op de knop Maak factuur te klikken. U kunt de lay-out van de factuur aanpassen naar eigen inzicht (logo toevoegen, kleuren wijzigen, lettertypen veranderen etc.). 10

TIP: U kunt de positie van het adresblok wijzigen met als doel deze passend te maken voor een vensterenveloppe. Dit kan bijvoorbeeld door kolom B en/of rij 16 breder of smaller te maken. BELANGRIJK: Pas op dat u geen gegevens weggooit die staan in de gele cellen (kolom G). Deze cellen bevatten functies die BTW bedragen, factuur totalen etc. berekenen. Maak de facturen definitief nadat u zeker bent dat alle gegevens juist zijn. Eenmaal definitief gemaakte facturen kunnen niet meer worden verwijderd, maar wel worden gecrediteerd. Dit is conform de gangbare boekhoudregels. BELANGRIJK: Met de ingebruikname van deze applicatie begint u met een nieuw systeem van factuurnummering. Uw eerste factuur krijgt de unieke code XXXXX_0001, waar XXXX de door u gekozen voorloopcode is in het tabblad Instellingen. De volgende facturen worden automatisch doorgenummerd. 11

5. Importeer uw mutaties uit Mijn Postbank.nl Zorg dat u een actuele download uit Mijn Postbank.nl hebt gemaakt en sla deze op, op de locatie die u hebt aangegeven in het tabblad "Instellingen" van de applicatie. Raadpleeg uw Mijn Postbank.nl handleiding voor detailinformatie over het downloaden van rekeningoverzichten. 12

BELANGRIJK: De download moet in Tekst formaat zijn. Zorg dat de achtereenvolgende download bestanden elkaar niet overlappen qua tijdsperiode (Van datum -> T/m datum). Dit is CRUCIAAL voor uw administratie. Dit wordt toegelicht in stap 6! TIP: Geef de download bestanden van Mijn Postbank.nl telkens een logische en herkenbare naam zodat u uit de naam kan herleiden welke gegevens over welke periode het bevat, bijvoorbeeld Mutaties 1 tm 19 april 2007.txt Indien u vanuit Mijn Postbank.nl een nieuw download bestand hebt gemaakt gaat u naar het tabblad Bijschrijvingen. Met de knop Synchroniseren komt u in de folder met de download bestanden en selecteert u het bestand dat u wilt importeren. Zo worden automatisch al uw betalingen en uitgaven opgenomen in de overzichten Bijschrijvingen en Afschrijvingen en de status van de facturen in het Factuuroverzicht bijgewerkt. 13

Bijschrijvingen die niet kunnen worden gekoppeld aan een factuur worden in rood weergegeven. Deze betalingen dienen handmatig te worden gekoppeld aan een factuur. Dit kan met de knoppen Status wijzigen in het Factuuroverzicht. BELANGRIJK: De koppeling tussen een bijschrijving vanuit Mijn Postbank.nl en een factuur vindt plaats op basis van het unieke factuurnummer. Uw klanten dienen dit factuurnummer in de omschrijving van de betaling op te nemen, anders wordt de koppeling niet automatisch gemaakt. 6. Bekijk de betaalstatus van uw facturen. Een factuur krijgt status groen indien deze betaald is, oranje indien deze nog niet betaald is maar binnen de betalingstermijn valt, en rood als deze nog niet betaald is en over de betalingstermijn of foutief betaald (te veel, te weinig). 14

BELANGRIJK: Zorg dat u NOOIT hetzelfde bestand meerdere keren synchroniseert of dezelfde gegevens uit Mijn Postbank.nl in meerdere bestanden opneemt. Doet u dit wel dan worden facturen schijnbaar dubbel betaald en omzet en kosten totalen in de rapportages ten onrechte verhoogd. Dit maakt uw administratie praktisch onbruikbaar! 7. Bekijk de omzet, kosten en BTW rapportages. Druk op de knop Vernieuwen om de actuele stand van uw omzet, kosten of BTW bedragen in te zien in de tabbladen Omzet Rapport, Kosten Rapport BTW Rapport. De bedragen worden overzichtelijk per maand, kwartaal en jaar getoond. U kunt in de kolom Jaren een selectie maken welke gegevens uit welk jaar u wilt zien. 15

BELANGRIJK: De Omzet rapportage wordt berekend op basis van de gefactureerde bedragen in uw boekjaar, niet op basis van de betaalde facturen of Bijschrijvingen. Dit geldt ook voor de in rekening gebrachte BTW bedragen. De Kosten rapportage wordt berekend op basis van de Afschrijvingen. U moet zelf in het Afschrijvingen overzicht per regel het betaalde BTW bedrag specificeren om de BTW rapportage kloppend te maken! TIP: Afschrijvingen die niet relevant zijn voor uw bedrijf, bijvoorbeeld privé uitgaven die u van uw zakelijke rekening hebt betaald, kunt u in het overzicht Afschrijvingen op 0 zetten zodat deze niet worden meegenomen in de Kosten en BTW rapportages. 16

Overzicht tabbladen en functies De tabbladen die onderaan in beeld verschijnen zijn: Factuuroverzicht" "Bijschrijvingen" "Afschrijvingen" "Omzet Rapport" "Kosten Rapport" BTW Rapport Crediteuren Debiteuren Inactieve Deb-Cred "Instellingen" Instructies Nieuw Hieronder volgt een korte toelichting van de verschillende functionaliteiten per tabblad. 17

Tabblad "Factuuroverzicht" Het tabblad factuuroverzicht geeft een overzicht van alle aangemaakte facturen en hun betaalstatus: Groen = betaald; Oranje = nog niet betaald maar binnen betalingstermijn; Rood = nog niet betaald en buiten betalingstermijn en/of bedrag klopt niet. 18

Met de knop Maak Factuur kunt u nieuwe facturen aanmaken. Zodra u op de knop Maak factuur klikt, verschijnt er een extra tabblad: Factuur (zie onder). Met de knop Crediteer Factuur kunt u een factuur geheel of gedeeltelijk crediteren. U selecteert een specifieke factuur door op een willekeurig veld van die factuur te staan en op "Crediteer Factuur" te drukken. Met de knop Status wijzigen in de rechter kolom, kan de betaalstatus van de factuur handmatig worden gewijzigd in Groen, Oranje of Rood. 19

Tabblad Factuur Het tabblad Factuur biedt een template voor een factuur, die u kunt aanpassen naar uw eigen wensen en inzichten. Facturen worden gekoppeld aan Debiteuren gegevens. Factuur- en BTW bedragen worden automatisch doorgerekend op basis van aantallen en stuksprijzen. Met de knop Print Factuur kunt u de factuur uitprinten. Indien vakje "Preview" is geselecteerd wordt voor het printen een voorbeeld op scherm getoond. Met de knop Definitief maken wordt de factuur definitief gemaakt en opgeslagen. Facturen die definitief worden gemaakt kunnen niet meer worden gewijzigd of geannuleerd. Definitieve facturen kunnen alleen nog in het Factuuroverzicht door middel van de knop Crediteer Factuur worden gecrediteerd. Met de knop Annuleer wordt het maken van de factuur afgebroken en keert u terug naar het tabblad Factuuroverzicht. Met de knop Leegmaken wordt de factuur template leeggemaakt: alle ingevulde velden worden gewist. 20

Met de knop Apply picture settings wordt het eventueel ingevoerde bedrijfslogo automatisch in het juiste formaat gezet bij het printen van de factuur. Alleen te gebruiken (eenmalig) nadat het logo is opgevoerd of aangepast (ander logo, andere plek, ander formaat, andere grootte etc). Andere Relevante Functies: De Factuurdatum is standaard de huidige datum. Deze is aanpasbaar. Het is mogelijk om per factuur een specifieke tekst op te nemen, hiervoor is een tekstblok vrije tekst gereserveerd. Per factuur kan er een kenmerk worden opgenomen (uw kenmerk) ten behoeve van de klant 21

Tabblad "Bijschrijvingen" Het tabblad Bijschrijvingen toont alle bijgeschreven bedragen (bijschrijvingen) die automatisch vanuit Mijn Postbank.nl worden ingelezen na het "Synchroniseren". Tevens mogelijkheid om handmatig of anderszins ontvangen bedragen toe te voegen die niet via Mijn Postbank.nl zijn gedaan. Met de knop Synchroniseren kan een download bestand vanuit Mijn Postbank.nl worden geselecteerd met de mutaties op de rekening. Na selectie van het juiste bestand wordt de betaalstatus van de facturen geactualiseerd en worden nieuwe bij- en afschrijvingen toegevoegd aan de tabbladen "Bijschrijvingen en Afschrijvingen". Bijschrijvingen die niet kunnen worden gekoppeld aan een factuur worden in rood weergegeven. Deze betalingen dienen handmatig te worden gekoppeld aan een factuur. Dit kan met de knoppen Status wijzigen in het Factuuroverzicht. Met de knop Betalingen toevoegen kunnen betalingen die niet via Mijn Postbank.nl zijn gedaan, bijvoorbeeld cash ontvangen bedragen, handmatig worden toegevoegd. Betalingen die wel via Mijn Postbank zijn gedaan worden automatisch ingelezen bij "Synchroniseren". 22

Tabblad "Afschrijvingen" Het tabblad Afschrijvingen toont alle afgeschreven bedragen (afschrijvingen) die automatisch vanuit Mijn Postbank.nl worden ingelezen na het "Synchroniseren". Tevens mogelijkheid om handmatig afgeschreven bedragen toe te voegen die niet via Mijn Postbank.nl zijn gedaan en een verbijzondering te maken van de betaalde BTW bedragen ten behoeve van de BTW rapportage. Met de knop Betalingen toevoegen kunnen betalingen die niet via Mijn Postbank.nl zijn gedaan, bijvoorbeeld cash betaalde bedragen, handmatig worden toegevoegd. Betalingen die wel via Mijn Postbank zijn gedaan worden automatisch ingelezen bij "Synchroniseren" (tabblad Bijschrijvingen ). Met de knop Koppel aan Crediteur kan een afschrijving aan een crediteur worden gekoppeld. Het is mogelijk om rechtsreeks in het werkblad de BTW Hoog (19%) en BTW Laag (6%) te verbijzonderen voor elke afzonderlijke afschrijving. Deze gegevens worden meegenomen bij de berekening van de betaalde BTW bedragen in het tabblad BTW Rapport. Dit is voorwaarde voor een sluitende BTW rapportage. 23

Tabblad Omzet Rapport Het Omzet rapport geeft een overzicht van de omzet per jaar, kwartaal en maand. De omzet wordt, conform boekhoudregels, berekend op basis van gefactureerde bedragen uit het Factuuroverzicht, ongeacht of de facturen wel of niet betaald zijn. Met de knop Vernieuwen wordt het Omzet Rapport op basis van de gegevens uit de applicatie bijgewerkt. Andere Relevante Functies: Met de drop down menus in de kolommen Jaar, Kwartaal, Maand kunnen specifieke data worden gefilterd, bijvoorbeeld alleen de omzetgegevens uit kwartaal 1 en 2. Er kunnen geen rijen gesorteerd worden De tabel is een zogenaamde draaitabel (pivot table). Indien op een van de cellen wordt geklikt opent zich de bijhorende draaitabel functionaliteit. 24

Tabblad Kosten Rapport Het Kosten rapport geeft een overzicht van de kosten per jaar, kwartaal en maand. De kosten worden berekend op basis van betaalde bedragen uit het overzicht Afschrijvingen. Met de knop Vernieuwen wordt het Omzet Rapport op basis van de gegevens uit de applicatie bijgewerkt. Andere Relevante Functies: Met de drop down menus in de kolommen Jaar, Kwartaal, Maand kunnen specifieke data worden gefilterd, bijvoorbeeld alleen de kosten uit kwartaal 1 en 2. Er kunnen geen rijen gesorteerd worden De tabel is een zogenaamde draaitabel (pivot table). Indien op een van de cellen wordt geklikt opent zich de bijhorende draaitabel functionaliteit. 25

Tabblad BTW Rapport Het BTW rapport geeft een overzicht van de ontvangen en betaalde BTW per jaar, kwartaal en maand. De BTW wordt uitgesplitst naar de verschillende tarieven hoog (19%) en laag (6%). Ook worden de bedragen op basis waarvan de verschillende BTW percentages zijn berekend, apart gespecificeerd. Zo kan het overzicht een hulp zijn bij de verplichte BTW aangifte. De ontvangen BTW bedragen staan in de linker tabel. De basis voor de ontvangen BTW bedragen zijn de gefactureerde bedragen uit het Factuuroverzicht, ongeacht of deze wel of niet betaald zijn. De betaalde BTW bedragen staan in de rechter tabel. De basis voor de betaalde BTW bedragen zijn de betalingen uit het Afschrijvingen overzicht. Alle bij de afschrijvingen horende BTW bedragen moeten handmatig zijn gespecificeerd in het tabblad Afschrijvingen om in dit rapport te worden meeberekend. Zie ook tabblad Afschrijvingen. Met de knop Vernieuwen wordt het BTW Rapport op basis van de gegevens uit de applicatie bijgewerkt. Andere Relevante Functies: Met de drop down menus in de kolommen Jaar, Kwartaal, Maand kunnen specifieke data worden gefilterd, bijvoorbeeld alleen de BTW gegevens uit kwartaal 1 en 2. Er kunnen geen rijen gesorteerd worden 26

De tabel is een zogenaamde draaitabel (pivot table). Indien op een van de cellen wordt geklikt opent zich de bijhorende draaitabel functionaliteit. 27

Tabblad Crediteuren Het tabblad Crediteuren toont een overzicht van leveranciers en hun gegevens. Met de knop Crediteur Toevoegen kunt u handmatig nieuwe crediteuren toevoegen. Met de knop Crediteur Decactiveren kunt u geselecteerde crediteuren die u niet meer in dit overzicht wenst te zien, naar de tab "Inactieve Deb/Cred" verplaatsten. Vanaf de tab Inactieve Deb- Cred kunt u gedeactiveerde crediteuren altijd weer activeren. 28

Tabblad Debiteuren Het tabblad Debiteuren toont een overzicht van klanten en hun gegevens en dient als basis voor het koppelen van facturen aan klanten. Met de knop Debiteur Toevoegen kunt u handmatig nieuwe debiteuren toevoegen. Met de knop Debiteur Decactiveren kunt u geselecteerde debiteuren die u niet meer in dit overzicht wenst te zien, handmatig naar de tab "Inactieve Deb/Cred" verplaatsen. Vanaf de tab Inactieve Deb- Cred kunt u gedeactiveerde debiteuren altijd weer activeren. 29

Tabblad Inactieve Deb-Cred Het tabblad Inactieve Deb-Cred (ofwel: Inactieve Debiteuren-Crediteuren) toont een overzicht van alle debiteuren en crediteuren die u niet meer wenst te zien in het (actieve) Debiteuren of Crediteuren overzicht. Met de knop Activeren worden handmatig geselecteerde debiteuren of crediteuren weer actief gemaakt en teruggeplaatst in de tab "Debiteuren" of "Crediteuren". 30

Tabblad Instellingen Op het tabblad Instellingen staan uw bedrijfsgegevens (zoals uw bedrijfsnaam- en adresgegevens) en persoonlijke instellingen (zoals de betalingstermijn, de voor u relevante BTW-tarieven). Deze instellingen worden op vele plaatsen door andere functies en tabbladen in de applicatie gebruikt. Met de knop Opslaan kunt u uw persoonlijke gegevens en instellingen definitief vastleggen en doorvoeren. Tevens wordt dan de opgegeven locatie van de Mijn Postbank downloads gecontroleerd (is het een geldige folder?). Met de knop Jaarafsluiting maakt u een nieuwe "schone" administratie aan. De volgende stappen worden automatisch uitgevoerd: 1. Er wordt een back-up gemaakt van uw administratie van het huidige jaar. De naam die het back up bestand krijgt is dezelfde met de extensie _boekjaar (Hebt u de applicatie bijvoorbeeld de naam Administratie.xls gegeven, dan wordt de backup aan het einde van het boekjaar 2007: Administratie_2007 ) 2. Alle debiteuren en crediteuren gegevens worden gekopieerd naar uw nieuwe administratie, die de naam Administratie.xls behoudt. 31

3. Alle facturen met betaalstatus Oranje (Nog niet betaald) of Rood (Te laat en/of onjuist betaald) worden gekopieerd naar uw nieuwe administratie. U kunt de namen van uw oude en de nieuwe administratie altijd wijzigen of de bestanden in verschillende folders plaatsen. Andere Relevante Functies: Locatie Mijn Postbank.nl bestanden verwijst naar de folder waar u deze bestanden opslaat. Indien u de functie Synchroniseren gebruikt wordt u rechtstreeks naar deze folder geleid. De standaard betalingstermijn wordt gebruikt om te bepalen welke nog niet betaalde facturen over tijd zijn en dus status rood krijgen. De relevante BTW percentages zijn de percentages die voor uw bedrijf of organisatie relevant zijn. U kunt niet relevante percentages verwijderen. Percentages moeten worden gescheiden door een komma. De Factuurnummer voorloop is een door u te kiezen voorloop code die voor elke factuurnummer wordt geplaatst. U kunt bijvoorbeeld kiezen BJ2007 (BoekJaar 2007). Uw eerste factuur krijgt dan de unieke code BJ2007-0001. Volgende facturen worden automatisch doorgenummerd. Het KvK en BTW nummer dat u hier invoert verschijnen automatisch op elke factuur. Voer uw nummers in inclusief de tekst KvK nr respectievelijke BTW nr. Alleen dan verschijnt het juist op de facturen. Maak regelmatig een back up van alle relevante bestanden op uw pc. Kijk op microsoft.nl/ondernemers voor praktische tips en trucs. 32

Tabblad Instructies Op het tabblad Instructies staat hoe en in welke volgorde u de applicatie het beste kunt gebruiken. Dit tabblad wordt standaard bij het starten van de applicatie als beginscherm getoond, tenzij het vakje "Dit scherm tonen bij opstarten niet is geselecteerd. 33

Tabblad "Nieuw" Het tabblad Nieuw toont een lege Excel sheet. Hier kunt u andere gegevens bewaren die relevant zijn voor uw administratie, bijvoorbeeld een product catalogus, een urenregistratie, een kilometerregistratie, een werkrooster. Kijk voor nog meer handige gratis Excel templates op www.microsoft.nl/ondernemers U kunt binnen deze applicatie meerdere nieuwe tabbladen aanmaken zoals u dat met Excel gewend bent: ga op een willekeurig tabblad staan onderin uw scherm, gebruik de rechter muisknop om een nieuw blad aan te maken. 34