a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a Handleiding a a a a a a a Titel: Handleiding voor het gebruik van de Access-database voor de personen-rias door de toezichthoudend Nummer: Datum invoering: 26-04-2016 Versie 2 Datum laatste wijziging: 30-01-2017 a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a 1 INLEIDING... 1 1.1 HET PROCES... 1 2 DE PERSONEN-RIAS-DATABASE OPSTARTEN... 3 3 IMPORTEREN HANDELINGEN-RIAS (BESTEMD VOOR DE TSD)... 5 4 INFORMATIE HANDELINGEN-RIASSEN BEKIJKEN (BESTEMD VOOR TSD)... 8 5 DATABASE GEREED MAKEN VOOR RADIOLOGISCH WERKNEMER (ALLEEN VOOR TSD)... 10 5.1 METHODE 1... 11 5.2 METHODE 2 (VOORAL WANNEER HET VEEL WERKNEMERS BETREFT)... 12 6 START PERSONEN-RIAS (VOOR RADIOLOGISCH WERKNEMER)... 15 7 BEOORDELING RISICO... 20 7.1 NIEUWE RISICOGETALLEN VOOR DE OOGLENSDOSIS (VANAF VERSIE 3.7)... 21 7.2 INZICHTELIJK MAKEN OPBOUW TOTAAL RISICOGETAL (VANAF VERSIE 3.7)... 24 8 INLEZEN PERSONEN-RIAS (VOOR TSD)... 25 9 OUDE DATABASE IMPORTEREN... 26 1 Inleiding Deze handleiding is bestemd voor toezichthoudend n en beschrijft hoe de Accessdatabase voor de personen-rias kan worden gebruikt. 1.1 Het proces 1) De toezichthoudend (TSD) importeert de samenvattingsbladen van de handelingen-riassen. 2) De database wordt ter beschikking gesteld aan de radiologisch werknemer. 3) De radiologisch werknemer selecteert de handelingen-riassen en geeft aan hoe vaak hij deze uitvoert en hoe vaak hij bij de uitvoering van een handelingen-rias aanwezig is zonder dat hij deze zelf uitvoert. 4) De radiologisch werknemer maakt een rapport op van zijn personen-rias (in xls- en pdf-format) en stuurt dit aan de TSD. De TSD-er kan aangeven dat hij een geparafeerd rapport wilt ontvangen (dit hoeft niet) 5) De TSD beoordeelt de personen-rias en accordeert het pdf-bestand. Eventueel kan ook gekozen worden voor een parafering in de database. 6) De TSD kijkt zo nodig wat het grootste risico is en stemt de maatregelen daar verder op af. 1/27
7) De TSD koppelt het geaccordeerde pdf-bestand aan het personen-record in de Philips-database. 8) De radiologisch werknemer ontvangt (of kan in Philipsdatabase zien) de geaccordeerde personen- RIAS. Om u te helpen de database te gebruiken zijn in deze handleiding schermafdrukken opgenomen, waarbij telkens met pijlen, cirkels en kaders wordt verwezen naar bepaalde onderdelen in het scherm. 2/27
2 De personen-rias-database opstarten Als de nieuwe database voor het eerst wordt opgestart verschijnt er een mededeling zoals weergegeven in Figuur 2.1. Klik op de knop Stop All Macros en vervolgens op Enable Content (linksboven in het scherm zie Figuur 2.2). Dit bericht wordt eenmalig weergegeven om de gebruiker te laten weten dat het document mogelijk onveilige elementen bevat. Bijvoorbeeld het document bevat een macro die niet is ondertekend of een ondertekende macro is niet geldig. Om de macro s te laten ondertekenen moet er een digitaal certificaat worden aangevraagd bij een commerciële certificate authority (CA). Aangezien de database alleen voor intern gebruik is bedoeld en de macro s geen veiligheidsrisico s vormen is hiervoor niet gekozen. Figuur 2.1 Pop-up venster Figuur 2.2 Inhoud database toestaan. Nadat u de database heeft geopend, ziet u het scherm zoals is aangeven in Figuur 2.3 Figuur 2.3 Inlogscherm. 3/27
Indien er geen wachtwoord wordt ingevuld, logt u automatisch in als gebruiker. Er verschijnt een dialoogvenster met de tekst Ingelogd als gebruiker (Figuur 2.4). Figuur 2.4. Dialoogvenster gebruiker. Om als TSD-er in te loggen geeft u het wachtwoord tsd2017 op. Er verschijnt een dialoogvenster met de bevestiging dat u inlogt als TSD-er (Figuur 2.5). Zie hier voor de hoofdstukken 0, 5, 7 en 8. Figuur 2.5. Dialoogvenster TSD-er. Om een oude database om te zetten naar de nieuwe database (versie 3.7 en hoger) kunt u inloggen met het wachtwoord importeren. Er verschijnt een dialoogvenster met de bevestiging dat u bent ingelogd om een oude versie van de database te importeren en om te zetten naar de huidige versie (Figuur 2.6). Zie hiervoor hoofdstuk 9. Figuur 2.6. Dialoogvenster importeren. 4/27
3 Importeren handelingen-rias (bestemd voor de TSD) Nadat u de database heeft geopend en ingelogd bent als TSD-er met het wachtwoord tsd2017, ziet u de volgende tabbladen (zie Figuur 3.1). - Tabblad invulformulier (bestemd voor de radiologisch werknemer). - Tabblad informatie (bestemd voor de TSD). - Tabblad TSD (importeren handelingen-riassen en personen-riassen). - Tabblad Handelingen-RIAS (nadat u samenvattingsbladen van handelingen-riassen geïmporteerd hebt, ziet hier de gegevens van de samenvattingsbladen van de handelingen- RIASsen). - Overzichten (nadat u samenvattingsbladen van handelingen-riassen geïmporteerd hebt en personen-riassen zijn uitgevoerd, ziet u hier hoe vaak een handelingen-rias is geselecteerd). Figuur 3.1 Vijf tabbladen in TSD-deel TSD. Om uw handelingen-riassen in te lezen gaat u naar het tabblad TSD (zie groene pijl in Figuur 3.1). Het volgende scherm opent (zie Figuur 3.2): Figuur 3.2 Tabblad TSD 5/27
Bij de rode pijl (zie Figuur 3.2) kunt u uw eigen persoonsgegevens invoeren. Met de knop kunt u uw handelingen-riassen importeren. Blader door uw mappen tot u de gewenste samenvattingsbladen heeft gevonden. Selecteer de te importeren samenvattingsbladen van de handelingen-riassen (u kunt meerdere samenvattingsbladen tegelijk inlezen (zie Figuur 3.3). Klik op ok en uw bestanden worden ingelezen. Let op: Importeer slechts door de SBE geaccordeerde samenvattingsbladen van de handelingen-rias Figuur 3.3 In te lezen samenvattingsbladen Uw database is nu gevuld met de geselecteerde samenvattingsbladen van de handelingen-riassen (zie het groene kader in Figuur 3.4) 6/27
Figuur 3.4 Tabblad TSD met ingelezen samenvattingsbladen. Belangrijke actie!!!!: Ververs na het importeren het scherm door F5 in te drukken. Door de importstap zijn alle gegevens uit de samenvattingsbladen van de handelingen-rias in de database opgenomen. In het tabblad Handelingen_RIAS kunt u de gegevens controleren (zie hoofdstuk 0). Geïmporteerde samenvattingsbladen van de handelingen-riassen kunt u verwijderen door de handelingen-rias te selecteren en op delete te drukken. Naast het blok geïmporteerde RIASsen is er ook nog een blok logfile zichtbaar (zie rode kader in Figuur 3.4). De logfile geeft informatie over de geïmporteerde bestanden. Indien het importeren is gelukt staat er in de eerste kolom OK. Indien er een fout is opgetreden, dan staat er in die eerste kolom error. U dient het bewuste samenvattingsblad opnieuw te importeren. De logfile kunt u wissen door op wis logfile te klikken (zie groene cirkel in Figuur 3.4). Er verandert hierdoor niets aan de ingelezen handelingen-riassen. 7/27
4 Informatie handelingen-riassen bekijken (bestemd voor TSD) Om uw handelingen-riassen te bekijken gaat u naar het tabblad Handelingen_RIAS Ga op de tab staan en klik (zie groene pijl in Figuur 4.1). Figuur 4.1 Vijf tabbladen in TSD-deel handelingen_rias. Het volgende scherm opent: Figuur 4.2 Tabblad handelingen_rias. In dit scherm treft u dezelfde informatie aan als in het Excelbestand van het samenvattingsblad. De gegevens passen niet in één keer op het scherm. U moet door de pagina scrollen om alles te zien. Als radiologisch werknemers de betreffende handelingen-rias hebben gebruikt voor hun personen-rias ziet u helemaal onderaan de pagina welke personen deze handelingen-rias hebben gekozen. Bij aanvang is dit veld nog leeg. U kunt de verschillende handelingen-riassen bekijken door naar een volgend record te gaan (zie groene cirkel in Figuur 4.2). Kleine tekstuele aanpassingen (indien er bij het inlezen iets niet helemaal goed is gegaan) kunt u uitvoeren door op de knop edit klikken (zie Figuur 4.2 rode cirkel). 8/27
U maakt hier slechts gebruik van als delen van tekst niet helemaal goed zijn geïmporteerd. Het is niet de bedoeling dat u hier uw handelingen-rias gaat bewerken. U werkt dan namelijk niet meer met een geaccordeerde handelingen-rias. 9/27
5 Database gereed maken voor radiologisch werknemer (alleen voor TSD) Ga naar het tabblad invulformulier Figuur 5.1 Tabblad invulformulier detail frequentie. Bepaal of uw medewerkers de frequentie gaan invullen in het format aantallen keren per of in het format percentage. Indien u voor percentage kiest vinkt u het hokje aan in het groene kader in Figuur 5.1. Alle handelingen- RIASsen die hierna worden geselecteerd worden dan in procenten ingevuld. Ga terug naar het tabblad TSD (zie groene pijl in Figuur 3.1). Het volgende scherm opent zich (dit is het scherm dat u heeft gebruikt voor het importeren van de samenvattingsbladen van de handelingen-rias). Figuur 5.2 Tabblad TSD Klik op de knop in het groene kader in Figuur 5.2 en het TSD-deel wordt gesloten. U komt weer terug in het beginscherm (zie Figuur 2.3). 10/27
Als u de database ook wilt gaan gebruiken als een centrale database waarin ook de personen-riassen weer worden ingelezen dan vult u de moeder database met de persoonsgegevens. Dit kan op de volgende twee manieren: 5.1 Methode 1 1) Ga naar het invulformulier 2) Vul de gegevens van medewerker 1 in 3) Maak een nieuw record aan (zie rode pijl in Figuur 5.3) en vul de gegevens van medewerker 2 in 4) Enz Figuur 5.3 Tabblad Invulformulier: Ga naar het volgende record 11/27
5.2 Methode 2 (vooral wanneer het veel werknemers betreft) 1) Open de tabellen door op de pijltjes in het groene kader Figuur 5.4 te klikken Figuur 5.4 Openen tabel werknemers 2) Open de tabellen door op de pijltjes bij de tabellen te klikken (zie groene kader in Figuur 5.5) Figuur 5.5 Tabellen 3) Kies tabel Tbl_Werkers en klik dubbel (zie Figuur 5.6) 12/27
Figuur 5.6 Tabel Tbl_Werkers. 4) Vul de gegevens in die in Figuur 5.7 zijn gemarkeerd Figuur 5.7 In te vullen gegevens. 5) Sluit de tabel door op het tabblad van de tabel te gaan staan en een rechtermuisklik te geven en vervolgens voor sluiten kiezen (zie groene kader in Figuur 5.8). 6) Sluit tevens het tabellenoverzicht (zie rode kader in Figuur 5.8). 13/27
Figuur 5.8 Sluiten. U kunt nu de database beschikbaar stellen aan de radiologisch werknemers waarvoor u de verantwoordelijkheid draagt. U kunt de database als ZIP-bestand per e-mail toesturen of u kunt samen met de medewerker de database invullen. Als u de database heeft opgestuurd ontvangt u van de werknemer zijn personen-rias (zie hoofdstuk 6). Uiteindelijk vult u uw database met de personen- RIASsen van al uw werknemers (de naar de werknemers opgestuurde databases kunnen na gebruik worden verwijderd). Vanwege privacy-redenen kunt ervoor kiezen om de niet met persoonsgegevens gevulde database op te sturen. U stuurt dan een database op die slechts is gevuld met handelingen-riassen. De moeder - database die wel is gevuld met persoonsgegevens gebruikt u voor het inlezen. 14/27
6 Start Personen-RIAS (voor radiologisch werknemer) U heeft van uw toezichthoudend de Access-database personen-rias ontvangen. Bij de database hoort tevens een instructiefilmpje. Deze handleiding beschrijft hoe u met behulp van deze database uw personen-rias kunt opstellen. Nadat u de database heeft geopend, ziet u het scherm zoals is aangeven in Figuur 6.1. U hoeft niet in te loggen en kunt meteen naar het tabblad Invulformulier gaan. Om u te helpen de database te gebruiken zijn in deze handleiding schermafdrukken opgenomen, waarbij telekens met pijlen, cirkels en kaders wordt verwezen naar bepaalde onderdelen in het scherm. Figuur 6.1 Inlogscherm personen-rias database De database bestaat aanvankelijk uit twee tabbladen. - Tabblad invulformulier (bestemd voor de radiologisch werknemer) - Tabblad informatie (bestemd voor de TSD) 15/27
Figuur 6.2 Tabblad invulformulier. Tabblad Invulformulier - Vul uw persoonsgegevens in bij de groene pijl (zie Figuur 6.2). - Selecteer de handelingen-rias die u uitvoert of gaat uitvoeren (zie rode pijl in Figuur 6.2). De handelingen zijn al door de TSD-er ingevuld. - Geef aan hoe vaak u deze handelingen uitvoert (zie blauwe pijl in Figuur 6.3) U kunt geen hogere frequentie kiezen dan in de handelingen-rias is vastgelegd. Wilt u de handelingen wel vaker uitvoeren, neem dan contact op met de toezichthoudend. - Geef eveneens aan hoe vaak u bij een handeling aanwezig bent, zonder dat u deze zelf uitvoert. De som van de frequentie van uitvoering en aanwezigheid kan niet meer bedragen dan de maximale frequentie die is vastgelegd in de handelingen-rias. Indien de door u gewenste keuze niet kan worden gemaakt, neemt u contact op met de toezichthoudend. 16/27
Figuur 6.3 Detail Invulscherm personen-rias. Nadat u een handelingen-rias hebt geselecteerd, opent een nieuw record waarin u een andere handelingen-rias kunt selecteren (zie groene kader in Figuur 6.3). Nadat u al uw handelingen-riassen hebt geselecteerd, klikt u op de knop cirkel in Figuur 6.3) (zie rode Uw persoonlijke risicoanalyse wordt bepaald en het tabblad risicoanalyse wordt geopend (zie Figuur 6.4) Figuur 6.4 Uw persoonlijke risicoanalyse. Het programma rekent voor de verschillende lichaamsdelen telkens drie risicogetallen uit. Dat gebeurt voor het gehele lichaam, gepresenteerd bij effectief, voor de ooglens, voor de extremiteiten, en voor de 17/27
huid. Indien uw geselecteerde handelingen röntgentoestellen betreft worden de risicogetallen voor hand en voet apart weergegeven. Op de eerste rij staan de risicogetallen die gelden wanneer u alleen de basismaatregelen treft. Op de tweede rij staan de risicogetallen die gelden wanneer u naast de basismaatregelen ook aanvullende maatregelen treft. Op de derde rij staan de risicogetallen die gelden voor de combinatie van basismaatregelen, aanvullende maatregelen en persoonlijke beschermingsmiddelen. De genoemde maatregelen zijn per handeling rechts op uw scherm te zien. Om ook uw persoonlijke beschermingsmiddelen te zien scrolt u naar beneden. Stel u goed op de hoogte van de te gebruiken beschermingsmaatregelen per handeling. Om de beschermingsmaatregelen van een volgende handeling te zien klikt u op het betreffende record. Nadat u op de knop klikt (zie groene cirkel in Figuur 6.4), wordt u RIAS geëvalueerd. De risicogetallen krijgen een kleurtje en er verschijnt een conclusie. Deze conclusie is afhankelijk van de kleurencombinatie (zie blauwe kader in Figuur 6.5). Figuur 6.5 Evaluatie van de personen-rias. Als u, in overleg met uw leidinggevende en uw toezichthoudend, besluit uw werkzaamheden aan te passen, gaat u terug naar het tabblad invulformulier. U past uw personen-rias aan, aan de nieuw gemaakte afspraken. Nadat uw personen-rias gereed is, genereert u een pdf-rapport en een Excelbestand van uw personen- RIAS. Gebruik hiervoor de knoppen en. Deze knoppen vindt u boven in het tabblad Risicoanalyse zie Figuur 6.6. 18/27
U kunt beide rapporten ook automatisch naar de TSD laten versturen. Hiervoor gebruikt u de knop. Met de knop opent u uw rapport op het scherm en met de knop sluit u het tabblad van de risicoanalyse. Figuur 6.6 een personen-rias die kan worden opgestuurd. 19/27
7 Beoordeling risico Via het tabblad Invulformulier, de knop bereken uw risicogetallen en de knop evalueer uw risico opent zich het onderstaande scherm. Zie ook hoofdstuk 6. Figuur 7.1 Toegang tot nader analyse door de TSD. Wanneer u bent ingelogd als TSD (wachtwoord tsd2017 ) dan kunt u via de knop RIAS info het risico verder beoordelen. Zie groene cirkel in Figuur 7.1. 20/27
Figuur 7.2 Detailinformatie RIAS. In dit scherm (alleen zichtbaar wanneer u bent ingelogd als TSD-er) ziet u per handelingen-rias wat de reguliere blootstelling is en welke voorziene onbedoelde gebeurtenissen er optreden, de bijbehorende schatting van de blootstelling en het risicogetal. De risicogetallen die bovenin worden gepresenteerd is de som van het risicogetal behorende bij de som van de regulier blootstelling + de som van de risicogetallen van de voorzien onbedoelde gebeurtenissen. D "#$,&'& R "#$ Waarbij R reg bepaald wordt volgens (Zie stralingsbeschermingsvoorschrift V&Msv16001): R = E B W R = E B W Zie stralingsbeschermingsvoorschrift V&Msv16001. R &'& = R "#$ + R 0''"12#3,'34#5'#65 7.1 Nieuwe risicogetallen voor de ooglensdosis (vanaf versie 3.7) Vanaf 2018 zal de ooglensdosislimiet worden verlaagd van 150 msv per jaar naar 20 msv per jaar. Hierdoor zal bij een gelijkblijvende ooglensdosis het relatieve risico toenemen. Vooruitlopend op deze 21/27
wijziging kan in deze versie van de database gerekend worden met de nieuwe ooglensdosis getallen. Om dit te doen vink het vakje Ooglensdosis limiet volgens BBS 2018 aan (Figuur 7.3). LET OP! Standaard wordt er gerekend met de huidige ooglensdosis limieten uit Bs 2014. Bij het afsluiten en opnieuw opstarten van de database worden de huidige limieten gebruikt! Figuur 7.3. Ooglensdosis limiet BBS 2018 selecteren. Door vervolgens naar het tabblad Invulformulier te gaan en op Bepaal uw risico te klikken worden de nieuwe risicogetallen berekend (Figuur 7.4). Uiteraard tenzij het vakje Ooglensdosis limiet volgens BBS 2018 is uit gezet, dan worden de huidige limieten voor het oog bepaald. Figuur 7.4. Bepaal uw risico. De resultaten voor de nieuwe ooglensdosis limiet worden weergegeven (Figuur 7.5). Voor de duidelijkheid is dit ook in de beschrijving boven de ooglensdosis kolom aangepast (Oog 2018 of Oog 2014). 22/27
Figuur 7.5. Resultaat berekening van de risicogetallen. Het verschil tussen de berekeningen op basis van Bs 2104 en BBS 2018 is terug te zien door op de knop Verschil ooglensdosis te klikken (Figuur 7.6 en Figuur 7.7). Figuur 7.6. Verschil in ooglensdosis limieten weergeven. Figuur 7.7. Verschil in ooglensdosis limieten Bs 2104 en BBS 2018. 23/27
7.2 Inzichtelijk maken opbouw totaal risicogetal (vanaf versie 3.7) Een van de aanpassingen in de huidige database is het meer inzichtelijk maken hoe het totale risicogetal tot stand komt. Door op de knop RIAS info te klikken (Figuur 7.8) is er een splitsing gemaakt tussen het risicogetal ten gevolge van de reguliere blootstelling en het risicogetal ten gevolge van de voorziene onbedoelde gebeurtenissen (Figuur 7.9). Figuur 7.8. RIAS informatie. Figuur 7.9. Opbouw van het totale risicogetal. 24/27
8 Inlezen personen-rias (voor TSD) Wanneer een personen-rias is opgestuurd ontvangt u twee e-mails. Eén pdf-file en één Excel-bestand. Het Excelbestand van de personen-rias kunt u op eenzelfde wijze in de moeder -database importeren als de handelingen-rias. Gebruik hiervoor echter de knop. Indien u de personen-rias digitaal wilt accorderen, gaat u in het tabblad invulformulier naar het betreffende record (u moet wel zijn ingelogd als TSD). Klik op bereken uw risico en vervolgens op evalueer uw risico. Hierna kunt u onderaan de pagina uw naam en datum akkoord aangeven. U kunt ook nog een opmerking plaatsen. Draai het rapport als pdf uit en voeg deze als bijlage toe aan het persoonlijk record in de Philips database. Let op: accordeer geen personen-riassen die niet voldoen. Figuur 8.1 accordering door TSD. 25/27
9 Oude database importeren Er zijn twee mogelijkheden om en oude database versie te importeren naar de nieuwe versie. De eerste methode is door in te loggen met het wachtwoord importeren en de tweede mogelijkheid is door in te loggen met het wachtwoord tsd2017 en vervolgens op het tabblad TSD de knop DB importeren aan te klikken (Figuur 9.1). LET OP! Maak voor de zekerheid een kopie van de oude database voordat deze door de nieuwe database wordt geïmporteerd! Figuur 9.1. Starten oude database importeren. Er verschijnt een nieuw venster met twee knoppen. Om een oude database te importeren klik op de knop Oude database gegevens importeren. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u de oude database dient te selecteren (Figuur 9.2 en Figuur 9.3). Figuur 9.2. Importeren en afsluiten database. 26/27
Figuur 9.3. Locatie oude database selecteren. Na de oude database geselecteerd te hebben duurt het enkele seconden voordat alle gegevens zijn binnengehaald. Sluit nu de database af door op het Sluiten icoon te klikken. 27/27