MOS Access 2013 Praktijkboek Basisprincipes De databases Maken van een database Het theater Normaliseren en relaties Het tijdschrift Selectie- en actiequery s Het assurantiekantoor Formulieren ontwerpen Het uitzendbureau Rapporten ontwerpen De voetbalclub ISBN 978-90-5906-433-1 Macro s Automatiseren Importeren of koppelen De partyverhuur 9 789059 064331 Artikelnummer vbb46131404
MOS Access 2013 Praktijkboek ISBN 978-90-5906-433-1 artikelnummer vbb46131404 titel MOS - Access 2013 Praktijkboek versie juli 2014 auteur Anne Timmer-Melis ontwerp Studio Blanche opmaak vanbuurtict auteur onderdeel van www.vanbuurtict.nl www.vbb-online.nl EDUCATIEVE UITGEVERIJ info@vanbuurtict.nl Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uit gave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op eni ge wijze, hetzij elek tro nisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere wijze, zonder vooraf gaande schrif telijke toe stemming van de uitgever. Ondanks de aan de samenstelling van de tekst bestede zorg kan de uitgever geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in deze uitgave zou kunnen voorkomen.
Inhoud Om te beginnen 5 Oefenbestanden 6 De modules van Microsoft Access 2013 7 Wat is nieuw? 10 Basisprincipes De databases De basisprincipes van een database 14 Database modellen 14 SQL 17 De levenscyclus van een database 18 Zakelijke databases 20 Tot slot 22 Maken van een database Het theater De elementen van Access 26 Access starten 28 Maken van een database 29 Het bewerkingsvenster 29 Werkbalk Snelle toegang 30 Het lint 32 Aanvullende tabbladen 32 Verandering van het lint 32 Tabel ontwerpen en opslaan 33 Gegevenstype bepalen 35 Beschrijving toevoegen 37 Veldeigenschappen bepalen 37 Tabel aanpassen en testen op juiste invoer 44 Veld verwijderen 45 Veld toevoegen 46 Tabel sluiten 46 Database sluiten 46 Access afsluiten 47 Database openen 47 Tabellen raadplegen 48 Gegevens opzoeken en vervangen in een tabel 49 Tabel sorteren 51 Filteren 52 Record zoeken en verwijderen 53 Tabel opmaken 54 Totalen berekenen 54 Tabel afdrukken 55 Standaardlocatie 56 Vertrouwde locatie voor uw bestanden maken 56 Praktijkopdrachten 58 Tot slot 60 Normaliseren en relaties Het tijdschrift Normaliseren 64 Primaire sleutels toevoegen 67 Relaties aanbrengen 69 Wijzigen van de relaties 73 Relatie verwijderen 73 Relaties opslaan 73 Relatierapport maken 73 Bekijken van tabellen met relaties 74 Formulier bekijken met gerelateerde tabellen 75 Praktijkopdrachten 78 Tot slot 80 Selectie- en actiequery s Het assurantiekantoor De query s 84 De selectiequery 85 Query opslaan 87 Nieuwe query op basis van een bestaande dynaset 88 Query opslaan met andere naam 89 Jokertekens gebruiken 89 Query met een parameter 90 Query wijzigen in query met twee parameters 92 Berekeningen in een selectiequery 93 Het berekenen van groepstotalen en gemiddelden 94 Bijwerkquery 96 Toevoegquery 98 Verwijderquery 100 Tabelmaakquery 101 Kruistabelquery maken 102 Dubbele records zichtbaar maken 105 Query s en koppelingen 107 Niet-gerelateerde records zoeken 114 Praktijkopdrachten 118 Tot slot 130 Formulieren ontwerpen Het uitzendbureau De formulieren van Access 134 Hoofd- en subformulier maken 136 Formulier bekijken en wijzigen in ontwerpweergave 139 Formulier opmaken en anders indelen 141 Gegevens opzoeken met een keuzelijst 143 Onafhankelijk besturingselement invoegen 147 Keuzelijst met en zonder invoervak 149 Selectievak of keuzerondje toevoegen 157 Groepsvak maken 158 Tabvolgorde van besturingselementen wijzigen 162 Eigenschappen van besturingselementen 163 Berekend besturingselement toevoegen 164 Expressies 166 Formulier met tabbladen 169 Formulier met opdrachtknoppen 171 Praktijkopdrachten 174 Tot slot 179 Rapporten ontwerpen De voetbalclub De optie rapporten 184 Rapport maken 187 Gekoppeld subrapport maken 189 Subrapport wijzigen of verwijderen 193 Records sorteren en groeperen 194 Groepering wijzigen, toevoegen in rapportontwerp 197 Sortering toevoegen in ontwerpweergave 198 Sorteren en groepering verwijderen 199 Berekenen in groeperingen 199 Cumulatief totaal doorgeteld bij groepen 201 Pagina-einden forceren voor groepen 202 Eindtotaal en subtotaal berekenen 202 3
Rapport opmaken 203 Rapportkop- of voetteksten 205 Rapportkoptekst met gegevensveld 208 Rapportkopteksten en -voetteksten verwijderen 209 Velden in rapport samenvoegen 210 Case 211 Etiketten maken 216 Problemen met printen 220 Praktijkopdrachten 221 Tot slot 225 Macro s Automatiseren Het object macro 230 Macro maken 231 Macro gebruiken 232 Macro toewijzen aan opdrachtknop 234 Macro koppelen aan een besturingselement 236 Macro bewerken 239 Hulp bij het maken van een macro 239 Macrofouten 239 Praktijkopdrachten 240 Tot slot 240 Importeren of koppelen De partyverhuur Importeren of koppelen 244 Koppelen uit Excel 245 Een koppeling naar een tekstbestand maken 249 Gegevens importeren uit Excel 252 Gegevens uit een tekstbestand importeren 255 Praktijkopdrachten 257 Tot slot 259 Index 262 4
Om te beginnen Voor wie zijn deze modules bestemd? De serie Office Expert bestaat uit 65 autonome modules waarmee u zich kennis eigen maakt die u nodig hebt om uw beroepstaken goed te kunnen uitvoeren. Voordat de modules werden samengesteld, is er gekeken naar onderzoeken over de uitvoering van kantoorwerkzaamheden en welke programma s van Microsoft Office werden gebruikt. Deze resultaten zijn opgenomen in de thema s die gekozen zijn uit op maat gesneden bedrijfstrainingen. Hierdoor zijn de modules buitengewoon praktijkgericht. Over het programma Access zijn 8 modules geschreven waarin alle aspecten worden beschreven voor het maken van een relationele database. Hiermee kunt u zich goed voorbereiden op een examen waarvan databaseontwerp een onderdeel van de studie is. De eindtermen van het certificaat voor Microsoft Office Specialist (MOS) Access zijn ook opgenomen. Maar ook de eindtermen van het examen ECDL, module Advanced Database (AM5). Wilt u niet alle modules doornemen, dan is het mogelijk om met de autonome modules een maatwerkboek voor de beroepsopleidingen of trainingen samen te stellen. Neem hiervoor contact op via info@vanbuurtboek.nl. Hoe zijn de modules opgebouwd? Elke module begint met een korte toelichting van het onderdeel dat wordt geïnstrueerd. Bij de doelstellingen die daarop volgen, leest u welke opties hierbij horen. Zo krijgt u direct een beeld van wat u in de module leert. Met de modules gaat u direct aan de slag volgens het concept Learning by doing. Bij alle instructies zijn schermafbeeldingen toegevoegd, zo maakt u zich de kennis gemakkelijk eigen. Conventies Bij alle modules wordt kleur gebruikt om bepaalde tekst te onderscheiden. De aandachtspunten bij elke module zijn op gekleurde pagina s geplaatst. In de marge staan: blauwe tekstblokken, waarin u leest wat belangrijk is om te onthouden. groene tekstblokken, met tips hoe u een optie ook kunt activeren. rode tekstblokken, met informatie die op dat moment relevant is. paarse tekstblokken, met toetscombinaties waarmee u een optie sneller uitvoert. Bij de instructies zijn de stappen genummerd en de woorden die u ook op het beeldscherm ziet, vet gedrukt. Met full color schermafbeeldingen worden de instructies gevisualiseerd. ONTHOUD TIP OPMERKING SNELTOETS 5
Oefenbestanden Om de opdrachten te kunnen maken hebt u oefenbestanden nodig. Deze kunt u downloaden vanaf de website www.vbb-online.nl. Voor het downloaden volgt u onderstaande beschrijving: 1 Ga naar de website www.vbb-online.nl. 2 Typ in het vak Op zoek naar oefenbestanden? het bestelnummer dat achter op dit boek staat. 3 Klik op Zoeken. 4 Klik daarna in het popup venster op de link(s) van de oefenbestanden. Meer uitleg over het aanmaken van een account vindt u door op de startpagina onder het kopje Handleidingen de handleiding Oefenbestanden te downloaden. Boeken en vbb-online Bij de boeken horen, toetsen, samenvattingen, videoinstructies en extra lesstof. Al deze items zijn te vinden op de site www.vbb-online.nl. Om gebruik te kunnen maken van deze extra materialen moet u inloggen met de activeringscode die op de achterkant van dit boek staat. Let op: De activeringscode is maar één keer te gebruiken. Hebt u een tweedehands exemplaar, dan is de activeringscode waarschijnlijk al gebruikt. U kunt dan een nieuwe code bestellen via onze webshop. Meer informatie over het aanmaken van een account leest u in de handleiding Account aanmaken die u kunt downloaden van de website www.vbb-online.nl onder het kopje Handleidingen. Toetsen De toetsen die u kunt maken op vbb-online bestaan uit multiple-choicevragen, hotspotvragen en open vragen waarmee u kunt testen of u de behandelde opties van een hoofdstuk/module hebt begrepen. Videoinstructies Bij verschillende opties die in dit boek worden besproken zijn instructievideo s gemaakt waarmee de opties stap voor stap worden uitgelegd. Hiermee kunt u op uw eigen tempo een instructie bekijken en fragmenten herhalen of thuis een instructie opnieuw bekijken. De video s zijn te benaderen via een oefenbestand van het boek of via uw account op vbb/online. Extra materialen Bij verschillende modules is er extra oefenmateriaal beschikbaar. Soms is dit uitbreiding op de lesstof of extra oefeningen voor een lastige optie. Ook zijn er cases die meerdere modules/hoofdstukken bevatten.
De modules van Microsoft Access 2013 In onderstaand schema ziet u een korte omschrijving van de modules van Access en welke modules er nodig zijn om u voor te bereiden op het examen ECDL module Advanced Database AM5 of het certificaat MOS Access. Modulenr. Thema Onderwerp omschrijving MOS codes ECDL categorie Access Opties 1 De databases Basisprincipes Dit is een intro in de opbouw van basisprincipes van een database. U leert de verschillende databasemodellen herkennen en de relatie te leggen met zakelijke databases. Deze module behandelt alleen de theorie van de databases. MOS Basis Domein 1.1 ECDL Advanced AM 5.1.1.1 AM 5.1.1.2 AM 5.1.1.3 AM 5.1.1.4 De basisprincipes van database modellen Opbouw van een database SQL taal Zakelijke databases 2 Het theater Maken van een database In deze module maakt u een database voor een theater. Ook komt het zoeken van gegevens binnen tabellen aan de orde. MOS Basis Domein 1.1 Domein 1.2 Domein 2.1 Domein 2.2 Domein 2.3 ECDL Advanced AM 5.2.1.1 AM 5.2.1.2 AM 5.2.1.3 Elementen van Access benoemen Database maken Tabel maken Gegevenstypes bepalen Vereiste veldeigenschap toekennen Invoermasker definiëren Tabel aanpassen Zoeken in velden 3 Het tijdschrift Normaliseren en relaties Een goed functionerende database moet aan een aantal eisen voldoen. Voor het bepalen van de indeling van een database zijn dan ook verschillende technieken ontwikkeld, zodat het ontwerpproces goed verloopt. In deze module wordt gebruikgemaakt van de techniek van normaliseren, zoals deze is opgesteld door Edgar Codd. MOS Basis Domein 2.4 Domein 4.2 ECDL Advanced AM 5.2.2.1 AM 5.2.2.2 AM 5.2.2.3 AM 5.2.2.4 AM 5.2.2.5 Normaliseren van databasegegevens Maken van technische ERD (Entity Relationship Diagram) Maken van een één op één relatie Maken van een één op véél relatie Maken van een véél op véél relatie Afdwingen van referentiële integriteit Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen 7
Modulenr. Thema Onderwerp omschrijving MOS codes ECDL categorie Access Opties 4 Het assurantiekantoor Selectie- en actiequery s De grootste kracht van een database zijn de query s. Met een query kunt u uit een database informatie selecteren die op dat moment gewenst is. Maar met behulp van query s kunt u ook gegevens wijzigen, analyseren, berekeningen uitvoeren en nieuwe tabellen maken. Al deze varianten komen in deze module aan de orde. MOS Basis Domein 4.1 Domein 4.2 Domein 4.3 Domein 4.4 Domein 4.5 ECDL Advanced AM 5.2.2.6 AM 5.2.2.7 AM 5.2.2.8 AM 5.3.1.1 AM 5.3.1.2 AM 5.3.1.3 AM 5.3.1.4 AM 5.3.1.5 AM 5.3.1.6 AM 5.3.1.7 AM 5.3.2.1 AM 5.3.2.2 AM 5.3.2.3 AM 5.3.2.4 AM 5.3.2.5 Selectiequery Parameterquery Tabelmaakquery Toevoegquery Bijwerkquery Verwijderquery Kruistabelquery Inner joins Left en right joins Full join Subtract join Self join 5 Het uitzendbureau Formulieren ontwerpen Als gebruiker bekijkt en bewerkt u de gegevens van een database meestal via een formulier. Het formulier kan één record weergeven maar ook een aantal records of velden uit verschillende tabellen. De formulieren in Access zijn dan ook op verschillende manieren te ontwerpen. MOS Basis Domein 3.1 Domein 3.2 Domein 3.3 Domein 3.4 ECDL Advanced AM 5.4.1.1 AM 5.4.1.2 AM 5.4.1.3 AM 5.4.1.4 AM 5.4.1.5 Gebruik maken van formulier wizard Maken van hoofd- en subformulier Formulier ontwerpen Plaatsen, wijzigen en verwijderen van afhankelijke besturingselementen Plaatsen van onafhankelijke besturings elementen wijzigen en verwijderen Rekenkundige besturingselementen samenstellen Keuzelijst maken Keuzelijst met invoervak Selectievak aanbrengen Groepsvakken maken Tekstvak aanbrengen Tabvolgorde van besturingselement wijzigen 6 De voetbalclub Rapporten ontwerpen De database is een bron van gegevens waarmee u allerlei informatie met of zonder gebruik van query s kunt samenstellen. Denk hierbij aan overzichten van verkoopgegevens, productlijsten, telefoonlijsten salaris werknemers, facturen, ledenlijsten, etiketten of samenvattingen. Al deze informatie kunt u overzichtelijk op papier presenteren met het onderdeel rapporten. MOS Basis Domein 5.1 Domein 5.2 Domein 5.3 Domein 5.4 Domein 5.5 Domein 5.6 ECDL Advanced AM 5.6.2.1 AM 5.6.2.2 Rapport samenstellen Gekoppeld subrapport maken Berekende besturingselementen aanbrengen Notatie wijzigen van besturingselementen Lopende totalen toepassen voor het geheel en voor een groep Rapport opmaken Velden in een rapport samenvoegen Etiketten maken Mailings maken Gegevensveld invoegen in kop- of voetteksten Records in een rapport sorteren Pagina-einden forceren 8
Modulenr. Thema Onderwerp omschrijving MOS codes ECDL categorie Access Opties 7 Automatiseren Macro s Werken met een database betekent vaak dezelfde handelingen uitvoeren. Het openen van formulieren het bekijken van een tabel of het afdrukken van een rapport. Het is dan prettig dat met één muisklik deze acties worden uitgevoerd. Het gereedschap dat u hiervoor gebruikt is een macro. MOS Basis Domein 1.3 ECDL Advanced AM 5.6.2.1 AM 5.6.2.2 Macro object openen Macro object sluiten Macro openen en maximaliseren Macro openen en minimaliseren Macro object printen en sluiten Macro toewijzen/koppelen aan een opdracht knop 8 De partyverhuur Importeren of koppelen De gegevens van de verschillende databases zijn meestal met elkaar uit te wisselen door te importeren, exporteren, koppelen of te kopiëren. Hierdoor is het niet nodig om de gegevens opnieuw in te voeren. MOS Basis Domein 2.5 ECDL Advanced AM 5.6.1.1 AM 5.6.1.2 Excel gegevens koppelen aan een database Gegevens van een tekstbestand koppelen aan een database Excel gegevens importeren in Access Tekstbestanden importeren in een database Naast de modules voor Microsoft Acces 2013 zijn er ook modules ontwikkeld voor de programma s Word, Excel, Outlook en PowerPoint. Ook met deze modules zijn boeken samengesteld voor de certificering van MOS Basis en Expert en ECDL Advanced. 9
Wat is nieuw? In Access 2013 zijn opnieuw veranderingen doorgevoerd die het werken met Access gemakkelijker maken. De versie is ten opzichte van 2010 weer veranderd en gebruikersvriendelijker geworden. Draaigrafiek De functie draaigrafiek of draaitabellen zijn verdwenen in uit het programma. U kunt deze wel importeren uit Excel en andere toepassingen. Veld Memo Het veld memo heet nu Lange tekst, maar verder is er niets veranderd. Optie Back-up De optie back-up is nu nog gemakkelijk gemaakt. U kies voor Opslaan als en u maakt met de keuze Back-up van database een back-up. Access-app Een nieuw type database dat u in Access kunt maken is Access-app. Deze optie is te vergelijken met de webmet deze opties maakt u een webdatabase waarmee u gegevens in de cloud kunt bekijken en delen. 10
Basisprincipes De databases Access 2013
De databases Databases worden binnen elke bedrijfsomgeving gebruikt om gegevens op te slaan. De marketeer raadpleegt op deze manier de gegevens over sales, e-commerce en c ustomer support. De medewerker communicatie gebruikt een database om gegevens op internet te publiceren en de financiële administratie kan snel de fac turering en orderregistratie realiseren. Allerlei databases met als een doel efficiënt en foutloos verwerken van gegevens. Een database is te omschrijven als een verzameling van gegevens die wordt opgeslagen in digitale tabellen en die afhankelijk of onafhankelijk van elkaar te zijn raadplegen. Werelds grootste netwerk van databases is internet. Doelstellingen In deze module leest u waarvoor een database wordt gebruikt, welke modellen en zakelijke toepassingen er zijn. Onderwerpen die in deze module aan de orde komen zijn: fasen waarmee een database wordt database modellen de basisprincipes van een database opgebouwd Basisprincipes De databases Basisprincipes SQL zakelijke databases De in deze module behandelde onderwerpen behorend bij: MOS Basis ECDL Advanced Database AM 5 1.1 Structureren van een database AM 5.1.1.1 Weten wat verschillende soorten databases bestaan AM 5.1.1.2 Bekend zijn met de fasen van de levenscyclus van de database AM 5.1.1.3 Algemene zakelijk toepassingen AM 5.1.1.4 Bekend zijn met de term SQL. 13
De basisprincipes van een database U gebruikt internet en pint geld uit een apparaat en zonder dat u zich ervan bewust bent, maakt u gebruik van databases. Internet is niets anders dan een netwerk van computers waar miljoenen databases zijn opgeslagen met daarin tabellen met ip-adressen, namen van websites en geïndexeerde trefwoorden. Door in een zoekmachine (bijvoorbeeld Google) een woord in te typen wordt in databases gezocht en krijgt u snel een aantal hyperlinks te zien die gerelateerd zijn aan een website waarin het zoekwoord voorkomt. Pint u geld uit een automaat dan worden van de magneetstrip van uw pinpas de persoonlijke gegevens gelezen en wordt zodra u het geldbedrag invoert een database geraadpleegd of u nog genoeg krediet heeft om geld te pinnen. Vervolgens wordt het gepinde bedrag geregistreerd in een tabel van de database en een berekening uitgevoerd die het saldo vermindert met het gepinde bedrag. Veel bedrijven werken met een bedrijfsinformatiesysteem waarin bedrijfsinformatie wordt opgeslagen en zakelijke transacties worden vastgelegd. Deze informatiesystemen zijn ook databases. Een database laat zich omschrijven als een programma waarin gegevens in tabellen worden opgeslagen en waaruit snel informatie kan worden geselecteerd. Database modellen Een databasemodel of datamodel wordt gebruikt voor het structureren van een database maar zegt niets over de inhoudelijke invulling. In een datamodel wordt bijvoorbeeld gespecificeerd dat een bedrijf de namen en adressen van zijn medewerkers opslaat in een tabel en bepaalt dat ieder adres een huisnummer moet bevatten, maar specificeert niet dat er een werknemer bestaat met de naam Jansen. Het gaat dus alleen om structuren en niet om specificaties. Het doel van een databasemodel is een goede voorstelling te krijgen van de structuren en verbanden die ten grondslag liggen aan het informatiesysteem dat binnen een bedrijf wordt gebruikt. Het document waarin de structuren zijn vastgelegd is het communicatiemiddel tussen de verschillende belanghebbenden van het informatiesysteem. Denk hierbij aan programmeurs (ontwikkeling en onderhoud), informatie analisten, beheerders en gebruikers. Er zijn verschillende soorten database modellen: platte data model hiërarchisch model netwerk model objectgeoriënteerd model relationeel model 14
Het platte database model Het platte databasemodel is een eenvoudige tabel, waarbij alle elementen in dezelfde kolom gelijksoortige waarden bevatten, terwijl alle elementen van een rij aan elkaar gerelateerd zijn. Een voorbeeld van het platte datamodel is een gegevenstabel in Excel. In het voorbeeld ziet u in eerste rij de namen staan van de kolommen. In de kolom Voornaam klant staan alleen de voornamen. Bekijkt u rij twee, dan is dit het totale adres van de klant. De elementen in een rij zijn dus aan elkaar gerelateerd en worden een record genoemd. Basisprincipes De databases Hiërarchisch model In het hiërarchische model worden de tabellen aan elkaar verbonden, maar beperkt de relatie zich tot één richting tussen de gegevens. Deze structuur wordt ook wel boomstructuur genoemd of ouder-kind-relatie (parent-child). Het eerste niveau in de hiërarchie is de ouder, met daaronder weer andere niveaus (de kinderen). Een kind heeft altijd maar een ouder, maar een ouder kan meer kinderen hebben. Met andere woorden de gegevens worden altijd vanuit de top benaderd. Hoewel het hiërarchische model als structureringswijze van databases achterhaald is door het relationele model, zijn veel structuren van elektronisch uitwisselbare bedrijfsinformatie gebaseerd op dit model. Denk hierbij aan leveringsberichten en productberichten die automatisch worden gegenereerd zonder tussenkomst van gebruiker. 15
Netwerkmodel Het netwerkmodel werkt op het principe van het hiërarchisch model maar de gegevens in een bepaalde tabel kunnen relaties hebben met meerdere tabellen. Ook dit model dat in de jaren zestig is ontwikkeld en ook wel het CODASYL-model (Conference on data systems languages) wordt genoemd is gebaseerd op ouder kind relaties, maar nu met het verschil dat een kind meer ouders kan hebben. Op deze wijze kunnen de gegevens op verschillende manieren benaderd worden. Netwerkmodellen worden logischerwijs geïmplementeerd in netwerkdatabases. Het nadeel van dit model is dat de verbindingen tevoren worden bepaald en hiermee de procedures zijn vastgelegd. Objectgeoriënteerde model 16 In objectgeoriënteerde databases wordt data opgeslagen in objecten (specifieke programmadelen die als een geheel worden beschouwd). Hierdoor is het mogelijk om complexe datatypen zoals beeld en geluid te benaderen met complexe zoekvragen. Er zijn databases die helemaal object georiënteerd zijn, maar er zijn ook databases die een hybride zijn van objectgeoriënteerd en relationeel. Access is een hybride variant.
Relationeel model In een relationele database worden de gegevens van de verschillende onderwerpen opgeslagen in afzonderlijke tabellen waarin de rijen de records vormen en de gegevens in de kolommen de veldgegevens zijn van het record. De verschillende tabellen van de relationele database worden met elkaar verbonden met een unieke verwijzing naar een record in een andere tabel. Wanneer de gegevens in een relationele database goed gestructureerd zijn, wordt duplicatie van gegevens tot een minimum beperkt en fouten in de gegevensverwerking voorkomen. De bewerkingen binnen een relationele database worden uitgevoerd op basis van de relationele algebra. Als gevolg daarvan kan een relationele database flexibel gereorganiseerd worden. Veel databases zijn gebaseerd op afleidingen van het relationele model, juist vanwege deze flexibiliteit. Enkele relationele database programma s zijn: DB2, Microsoft Access, MySQL, Oracle, Microsoft SQL Server. Basisprincipes De databases SQL De populariteit van een database is te danken aan de mogelijkheid om snel gegevens op te zoeken door middel van zoekvragen. Het opzoeken van gegevens binnen een bedrijfsdatabase gaat meestal door middel van een keuzemenu. De zoekvraag wordt omgezet naar een programmeertaal voor databases. De meest gebruikte programmeertaal voor databases is SQL dit is de afkorting van Structured Query Language. Deze programmeertaal kan in alle hierboven genoemde soorten databases worden gebruikt. SQL is gebaseerd op de relationele algebra en werd in de loop van de jaren zeventig ontwikkeld door San José. Men dacht toen dat dit de vraagtaal zou worden voor de eindgebruiker. Een vergissing; SQL is een complexe taal die niet geadopteerd werd door de doorsnee eindgebruiker. SQL heeft nu een gebruikersvriendelijke interface gekregen. In Access wordt dit gerealiseerd door tussenkomst van een dynaset en in bedrijfsdatabases meestal in de vorm van een hulpvenster waarin alle zoekvragen al klaar staan. Met andere woorden de gebruiker maakt wel gebruik van SQL maar geeft geen commando s in deze taal. In Access wordt de zoekvraag getypt in een tekenreeks en omgezet naar een SQL-vraag. Bijvoorbeeld uit een database met klantgegevens wilt u de gegevens selecteren van de klanten die geen krediet krijgen. In de SQLtaal ziet dit er dan als volgt uit: SELECT * FROM Klanten WHERE Klanten.Krediet < 0 17
Hierbij is: SELECT * zoek in alle velden FROM Klanten van de tabel Klanten WHERE Klanten.Krediet<0 in het veld Krediet alle waarden die kleiner zijn dan 0 Dit is een simpele query die is getypt volgens de afspraken van de Leszynski-naamgeving conventie. Dit is een afspraak voor naamgeving binnen databases. Hoofd- en kleine letters worden gebruikt om meerdere woorden te onderscheiden. Bijvoorbeeld een aanduiding voor het formulier betaalde orders wordt frmbetaaldeorders. De verschillende databases kunnen met behulp van de SQL-taal met elkaar communiceren. De verbindingen worden gemaakt door ODBC koppelingen (Open DataBase Connectivity). De ODBC koppelingen worden gerealiseerd door verschillende programma s maar ook hiervoor zijn weer interfaces ontwikkeld waardoor een eindgebruiker deze koppeling kan maken. In bovenstaand schema zijn de koppeling tussen de verschillende databases gevisualiseerd. De gebruiker stelt een vraag naar een andere database waarmee een koppeling is gemaakt via het ODBC. Het ODBC-stuurprogramma fungeert als een intermediair en geeft de zoekvraag via een stuurprogramma door aan de andere database. Het resultaat wordt weer geretourneerd naar de gebruiker. Deze acties gaan meestal zo snel dat de gebruiker niet eens in de gaten heeft dat de informatie uit een andere database wordt gehaald. De levenscyclus van een database In bedrijven gebeurt het ontwikkelen van een database meestal in teamverband. Immers de gegevens moeten in een later stadium de juiste informatie geven aan wisselende gebruikers. Het ontwikkelen van een database wordt globaal in negen fasen verdeeld en ondergaat in de loop van de levenscyclus regelmatig veranderingen. 18 1 Bepalen van de informatie De eerste stap bij het ontwikkelen van een database is het bepalen welke informatie in de database wordt opgeslagen. Meestal wordt een team samengesteld uit verschillende disciplines en geïnventariseerd welke gegevens nodig en wenselijk zijn. Er wordt gekeken naar haalbare oplossingen en de beperkingen. Vaak wordt deze analyse uitgevoerd met behulp van een methode voor systeemanalyse.
Voor het ontwikkelen van een kleine database, bijvoorbeeld voor een eenmansbedrijf, is het noteren op papier al voldoende. Er wordt dan het doel en de manier waarop men verwacht de database te gebruiken genoteerd. De beschrijving zou bijvoorbeeld kunnen zijn: De klantendatabase houdt een lijst bij met klantgegevens die worden gebruikt om mailings en rapporten te maken. Bij complexere databases die door veel mensen wordt gebruikt, moet ook nog worden vermeld wanneer en hoe elke persoon de database gebruikt. Ga bij het inventariseren van een database van bestaande gegevens. Kijk of er formulieren zijn die als leidraad kunnen dienen. Verzamel de documenten en noteer elk type informatie die zij bevatten. Als u geen bestaande formulieren hebt, doet u alsof u een formulier ontwerpt waarop gegevens worden ingevuld. Kijk ook naar rapporten of mailings die u wilt samenstellen op basis van de database. Het is belangrijk over een goed uitgewerkte plan te beschikken zodat deze tijdens het ontwerpproces steeds kan worden geraadpleegd en uw de aandacht kunt richten op de doelstellingen wanneer u beslissingen neemt. Basisprincipes De databases Vuistregels bij het samenstellen van de gewenste informatie zijn: breng de gegevens in kaart die u wilt onderbrengen in de database plaats alleen gegevens in de database die bekend zijn en goed te beheren zijn vermijd verouderde informatie houd de database beheersbaar (meeste gebruikers willen liefst zoveel mogelijk) werk met post-it stickers om u te concentreren op het ontwerp laat bij het ontwerpen van de database discussies de vrije loop neem gefundeerde beslissingen. 2 Het selecteren van de onderwerpen Zodra is vastgesteld welke gegevens de database moet bevatten, worden de gegevens gerangschikt naar onderwerp en in een diagram weergegeven welke gegevens in welke tabel worden geplaatst. Voor het goed specificeren van de tabellen is het belangrijk dat er een goede omschrijving en afbakening is van de inhoud en reikwijdte van de database. Veel gebruikers willen alles, maar dat kan leiden tot het mislukken van het ontwerp. Hoe u tabellen goed specificeert leest u in de module Normaliseren en relaties. 3 Vaststellen eigenschappen van de velden De gegevens in de tabellen worden gespecificeerd en per veld wordt de veldeigenschap vastgesteld. Door gebruik van eigenschappen kunt u ervoor zorgen dat er bij de invoer zo min mogelijk fouten gemaakt worden. De veldeigenschap getal zorgt er bijvoorbeeld voor dat men alleen maar getallen kan invoeren. Meer informatie hierover leest u in de module Maken van een database. 4 Normaliseren en relaties bepalen In dit stadium wordt gekeken of in de tabellen de juiste velden zijn geplaatst en er geen dubbele gegevensinvoer plaatsvindt. Hiervoor worden op het databaseontwerp normaliseringregels toegepast. Dit wordt ook wel normaliseren of normalisatie genoemd. Het normalisatie proces is het meest zinvol als alle veldnamen zijn gedefinieerd en de voorlopige versie van het ontwerp is voltooid. Nadat de normalisatie is voltooid moeten de tabellen met behulp van een uniek gegeven aan elkaar worden gekoppeld. Dit wordt het bepalen van de relaties genoemd. Meer informatie hierover leest u in de module Normaliseren en relaties. 5 Bepalen van zoekvragen invoervensters en rapporten In deze fase wordt gekeken op welke zoekvragen de database een antwoord moet kunnen geven en welke invoervensters en rapporten men moet ontwerpen. Soms moeten de tabellen hierop worden aangepast. 19
6 Het ontwerp van de database als geheel documenteren Op basis van de verkregen informatie wordt een rapport opgesteld waarin het doel en de onderwerpen voor de tabellen worden gedocumenteerd als geheel en van elke afzonderlijke tabel. De documentatie moet zodanig zijn dat er een beschrijving is van ontwerpen en ontwerpnormen. Daarnaast worden de procedures voor onderhoud en de functies om reservekopieën te maken en het herstellen van bestanden beschreven. 7 Testen Zodra het ontwerp van de database gereed is, wordt deze zorgvuldig getest op functies, toepassingen, validatie, invoervensters en rapportages. Hiervoor worden enkele gegevens ingevoerd en de database getest op juistheid en de levensvatbaarheid van het systeem als geheel. 8 Invoering In deze fase wordt de database in gebruik genomen en worden de tabellen gevuld met de werkelijke gegevens. 9 Onderhouden en evalueren Een database is in principe nooit af, steeds zullen er bijstellingen zijn om de gegevens zo actueel mogelijk te houden en aan te passen en de nieuwe wensen. Zakelijke databases Bij veel bedrijven worden branchegerichte databases gebruikt die ontworpen zijn voor ondersteuning van interne bedrijfsprocessen. Denk hierbij aan inkoop-, voorraad-, en verkoopadministratie, boekhouding en salarisadministratie of relatiebeheer. Sommige bedrijven ontwikkelen zelf het databaseprogramma anderen kopen een bestaand branchegericht programma. De programma s ter ondersteuning van administratieve processen vallen onder de categorie Enterprice Resource Planning. Database programma s die gebruikt worden voor relatiebeheer onder Customer Relationship Management en de programma s voor het onderhouden/vullen van websites Content Management Systeem. Enterprise resource planning De Enterprise Resource Planning programma s, afgekort EPR, bestaan meestal uit deelprogramma s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan taken die uitgevoerd worden voor het voeren van de financiële administratie of het bijhouden van voorraden, maar ook het registreren van personeels gegevens. Het grote voordeel van een ERP progamma is dat gegevens, als deze eenmaal zijn ingevoerd, door verschillende afdelingen kunnen worden geraadpleegd en eventueel gewijzigd. Hierdoor wordt de kans op inconsistente data verkleind. Een ERP programma biedt een efficiënte manier van werken, betere communicatie en leidt soms tot kostenreductie. 20 Customer relationship management De Customer Relationship Management database, afgekort CRM, wordt ook wel een klant-relatiebeheer of verkoopbeheersysteem genoemd. Bij dit type databaseprogramma staan de klantgegevens en de interacties met de klanten centraal. De term CRM werd eind jaren 90 geïntroduceerd door Dr. Jon Anton. Nu zijn er alleen al in Nederland enkele honderden CRM-systemen al dan niet online te gebruiken. Ook dit programma bestaat uit deelprogramma s.