Workshop Stakeholder Engagement Datum: dinsdag 14 februari 2017 Door: Barbra Eilers
Voordat we beginnen Tata Steel Mobiele telefoon uit / stil Veiligheid Faciliteiten Training Stakeholder Engagement 2
Tata Steel Business Excellence Doel is ons bedrijf te versterken op het gebied van: OGSM strategie doorvertaling Programma management Project management Resultaten van de organisatie blijvend verbeteren PMO geeft grip Training Stakeholder Engagement 3
Introductie deelnemers Welk project neem je mee? Wat zijn je verwachtingen van deze training? Training Stakeholder Engagement 4
Agenda Tata Steel Introductie stakeholder engagement 1 2 3 4 Doel van het project Analyse stakeholders Strategie bepalen Review Evaluatie Afronding Training Stakeholder Engagement 5
Stelling Stakeholder engagement plan = communicatieplan Het identificeren, analyseren en besturen van de verwachtingen van belanghebbenden Beschrijft op welke wijze de organisatie een boodschap uitdraagt en welke middelen daarbij worden ingezet Een stakeholder is iedereen die - beïnvloed wordt door een project, - de mogelijkheid bezit om het project te beïnvloeden Training Stakeholder Engagement 6
Succesvol veranderen is moeilijk 1. 2. E = K x A SOURCE: 1; McKinsey Quarterly Performance Transformation Training Survey, Stakeholder July 2008; Engagement McKinsey Quarterly Transformational Change survey, January 7 2010.
Hoe helpt stakeholder engagement Makkelijker te beïnvloeden Inspelen op Intrinsieke behoefte Proactief Juist inschatten Vermijden / Versterken Training Stakeholder Engagement 8
Waar worden mensen door gemotiveerd? Training Stakeholder Engagement 9
Stappen Stakeholder Engagement Regelmatig meten die betrokkenheid op het gewenste niveau ligt en waar nodig bijsturen. Welke verandering wil je bereiken met je programma? 4 1 3 2 Hoe zorgen we voor een optimale betrokkenheid van de geïdentificeerde stakeholders. Wie zijn de stakeholders die geraakt worden door het programma zich hiervoor moeten inzetten. Gebaseerd op AA1000SES (2011) de internationale Stakeholder Engagement Standaard Training Stakeholder Engagement 10
Introductie stakeholder engagement 1 2 3 Doel van het project Analyse stakeholders Strategie bepalen 4 Review Evaluatie Afronding Training Stakeholder Engagement 11
1 Stap 1: Wat wil je bereiken? Waarom deze stap 1. Focus op de verandering die nodig is om de benefits van het project te realiseren. 2. Identificeer de stakeholders op basis van belang voor het project i.p.v. op de positie die deze persoon in de organisatie heeft. 3. Op het juiste moment de juiste focus op de juiste stakeholders Stakeholders veranderen van rol gedurende het project 4. Vormt de basis voor de compelling story
Introductie stakeholder engagement 1 2 3 Doel van het project Analyse stakeholders Strategie bepalen 4 Evaluatie Afronding Training Stakeholder Engagement 13
2 Begrijp de ander The more deeply you understand something, the more willing you are to take risks and the more intelligent those risks are Alan G. Lafley, CEO, Chairman en President Proctor & Gamble Dig deep to identify limiting mindsets + - Look for the positives as well as the issues Prioritise a few vital shifts
2 Ga op de stoel van de stakeholder zitten Wat gaan zij van het project merken (positief dan wel negatief)? Welke bijdrage moeten zij leveren (& welke verandering in houding/gedrag)? wetgever Klant Veiligheid
2 Wie heeft welke aandacht nodig? Op de stakeholder Op jouw project Bedrijfschef Operator Overige medewerkers site Impact: Wat is de impact van het programma op de stakeholder? Wat gaat de stakeholder ervan merken? Invloed: hoe belangrijk is de stakeholder voor het succes van het programma?
Involve Tweerichting communicatie Stakeholders betrokken? Draagvlak? Tata Steel Collaborate Tweerichting communicatie Gezamenlijk leren Samen! Invloed op jouw project Inform Eenrichting communicatie Beperkte monitoring nodig Gebalanceerd & objectief Consult Beperkte 2-richting communicatie Feedback op alternatieven Training Stakeholder Engagement 17 Impact op de stakeholder
Introductie stakeholder engagement 1 2 3 Doel van het programma Analyse stakeholders Strategie bepalen 4 Evaluatie Afronding Training Stakeholder Engagement 18
3 Tijd om je de verandering eigen te maken Directie Managers en afdelingshoden 2 maanden 2 dagen Medewerkers 2 uur
3 Ik pas mijn mening en gedrag aan als Voorbeelden Leiderschapsacties Symbolische acties Opinievormers Voorbeeldgedrag Ik zie mijn baas, collega s en teamleden het nieuwe gedrag vertonen Creëren van begrip en overtuiging Ik weet wat er van me wordt verwacht ik ben het er mee eens en het is betekenisvol Voorbeelden Veranderverhaal Dialogen / workshops Nieuwsbrief / columns Voorbeelden Talent management Learning & development Ontwikkelen van talent en vaardigheden Ik heb de vaardigheden en competenties om het nieuwe gedrag te vertonen Extern denken vanuit het geheel Streven naar excellentie Creëren van blijvend resultaat Inzetten van formele instrumenten en processen Formele instrumenten en processen versterken de verandering die van mij wordt gevraagd Voorbeelden Beloningscriteria / kpi s Planningsystemen Organisatiestructuur
3 Wie kan helpen de boodschap uit te dragen? 1. Iemand die gelowaardig is = boodschapper wordt gezien als expert 2. Iemand die op ons zelf lijkt 3. Intermediairs Let op: de boodschapper wordt hiermee ook een stakeholder
Introductie stakeholder engagement 1 2 3 4 Doel van het programma Analyse stakeholders Strategie bepalen Evaluatie Afronding Training Stakeholder Engagement 22
4 Waarom (tussentijds) je Stakeholder Engagement Plan evalueren? A. Is de doelstelling bereikt bij de stakeholder? (terugkijken) Is interventie nodig? Moeten we corrigerende acties ondernemen? B. Stakeholders veranderen van rol gedurende het project (vooruitkijken & proactief) Stap 2 en 3 voor volgende mijlpaal invullen Neem deze activiteit op in je projectplanning
4 Weerstand is een kadootje Training Stakeholder Engagement 24
Introductie stakeholder engagement 1 2 3 Doel van het programma Analyse stakeholders Strategie bepalen 4 Evaluatie Afronding Training Stakeholder Engagement 25
Blijf stakeholder engagement proactief toepassen Hoe doe jij dat? Training Stakeholder Engagement 26