Informatie werkgevers verzuimbegeleiding 2014 Contactgegevens: WorkingStyle BV Lierseschans 13 3432 ET NIEUWEGEIN Telefoonnummer: (030) 606 29 29 Mailadres: info@workingstyle.nl of verzuim@workingstyle.nl Website: www.workingstyle.nl
WorkingStyle: Visie en aanpak van verzuim De oprichters van WorkingStyle hebben in diverse directie- en managementposities gezeten bij Arbodiensten, verzuimbegeleiders, re-integratiebedrijven, UWV/UVI s, outplacement- en loopbaanbureaus, etc. Gedurende deze tijd is van daaruit een groot netwerk opgebouwd en veel kennis en ervaring opgedaan over de werkelijke problemen die werkgevers ondervinden bij verzuim. Hierdoor zijn wij in staat om flexibel op vragen en wensen van werkgevers in te springen en/of te anticiperen. Wij hebben dit netwerk opgebouwd niet alleen door goede ervaring, maar ook omdat de resultaatgerichte aanpak (werkhervattinggerichte aanpak en dus reduceren van verzuim) bij deze dienstverleners voorop staat. Zo treft u bij ons niet een bedrijfsarts die eigenhandig elke 3 tot 4 weken nieuwe spreekuren met de medewerkers inplant, of een arbeidsdeskundige die bij medewerkers onnodig blijft trekken aan een 1 ste spoortraject. We werken volgens strakke protocollen, waarbij wij altijd in the lead blijven en checken op het te behalen resultaat, bijsturen als dit nodig is of eventueel de dienstverlening beëindigen. Door gericht en vooral pragmatisch met verzuim om te gaan (gezond verstand) zijn wij in staat om tegen aanzienlijk minder kosten het verzuim daadwerkelijk te verlagen. Centraal staan bij ons de inzet van snelle resultaat gedreven interventies, het goed in gesprek blijven met uw medewerker en u en het zoeken naar realistische en verantwoorde mogelijkheden om te re-integreren. Tijdens dit proces nemen wij u, als werkgever, mee en dragen actief kennis over. Op deze wijze leren wij u om te gaan met (dreigend) langdurig verzuim en bent u op enig moment in staat om zelf oplossingen te bedenken en aankomend verzuim te herkennen en voorkomen. En mocht dit allemaal niet lukken, dan blijven we u structureel en intensief begeleiden, want het resultaat richting herstel blijft het einddoel. Voor u als werkgever is het al een hele klus om uw bedrijf draaiende te houden. En daar waar een medewerker langdurig verzuimt, wordt het lastig om deze afwezigheid op te vullen. Het is nog moeilijker om adequaat en resultaatgericht samen met de medewerker een verantwoord reintegratietraject af te stemmen. Dit vereist tijd, maar soms ook veel kennis en ervaring met complexe verzuimproblematiek en dat is juist waar het de ondernemer vaak aan kennis en ervaring ontbreekt. En dan te bedenken dat meer dan 70% van het verzuim geen medische reden heeft. Het maakt het allemaal niet makkelijk en overzichtelijk. En dat hoeft ook niet, want de Verzuimcoördinator van WorkingStyle pakt de verzuimdossiers op en instrueert/adviseert u in wat u moet doen. In het fullservice abonnement worden de concepten voor de re-integratieplannen, sanctiebrieven en gesprekken door ons voorbereid. De Verzuimcoördinator stuurt de interventiepartijen aan en koppelt de resultaten en eventuele acties terug naar u terug en maakt de concepten van de Poortwachter documenten op. Door het overdragen van onze kennis en werkwijze, ontstaat er binnen uw organisatie vanzelf meer aandacht voor verzuim en het voortijdig nemen van maatregelen om uitval van medewerkers te voorkomen. De kernissue is dat verzuim veel geld kost. Niet alleen als gevolg van het doorbetalen van de salariskosten van de uitgevallen medewerker, maar ook veroorzaakt door hoge interventiekosten, vervanging van de zieke medewerker, productieverlies en de extra belasting bij collega s. Kortom: Een onderwerp dat niet alleen maximaal aandacht verdient, maar ook een fors bedrag aan besparing en optimalisatie van het bedrijfsresultaat kan opleveren. Informatie verzuimdienstverlening WorkingStyle voor werkgevers 2014 2
Fullservice verzuimbegeleiding WorkingStyle heeft voor u als werkgever via Van Lanschot Chabot een fullservice abonnement voor de verzuimbegeleiding samengesteld. In dit abonnement worden uw medewerkers vanaf de 1ste arbeidsongeschiktheidsdag tot en met de WIA begeleid. Tijdens de arbeidsongeschiktheid van uw medewerker verzorgt de Verzuimcoördinator van WorkingStyle de volgende activiteiten: Het eerste contact met uw medewerker: Op het moment dat er sprake is van dreigend langdurig verzuim, frequent verzuim, arbeidsconflict of zwart/grijs verzuim, vindt het eerste contactmoment met uw medewerker op de dag van de ziekmelding plaats. Bij kort verzuim, zoals griep en dergelijke, zal de eerste verzuimopvolging op de 5de dag plaats vinden. Het maken van concepten Plan van Aanpak, Bijstellingen Plan van Aanpak, 1 ste jaarevaluatie en Re-integratieverslag WIA. Dit ingevulde concept zult u met uw medewerker moeten doornemen en ondertekenen, waarbij uiteraard de mogelijkheid altijd aanwezig is om aanpassingen door te voeren. Wij ontvangen graag een kopie van het definitieve document retour. De Verzuimcoördinator heeft gedurende het verzuim frequent contact met zowel uw zieke medewerker als met u. In de verzuimapplicatie kunt u de verslaglegging van deze contacten in het dossier van de medewerker volgen. Eveneens kunt u zelf uw eigen notities en/of gespreksverslagen toevoegen, alsook het downloaden van documenten die van belang zijn voor het dossier. De kosten van de inzet van de bedrijfsarts zijn verdisconteerd in het abonnement. Dit betekent dat u geen extra kosten betaalt voor de inzet van deze arts. De Verzuimcoördinator verzorgt de informatie richting de bedrijfsarts, coördineert de afspraak en zorgt voor de controle en afhandeling van de rapportage. Indien de bedrijfsarts het noodzakelijk acht dat er medische informatie bij de specialist moet worden opgevraagd, zijn wij wel genoodzaakt om deze kosten aan u door te berekenen. Daarnaast zal de specialist ook vaak nog een factuur hierover sturen en deze wordt eveneens aan u doorbelast. Als u de ziekmelding niet vertrouwt, kunt u ons verzoeken om een spoedcontrole uit te laten voeren. Deze dient voor 10.30 uur s morgens aan ons te worden doorgegeven en wij koppelen voor 8.00 uur de volgende dag de uitslag van deze controle naar u terug. De kosten voor de inzet van deze spoedcontroleur maken, mits met mate ingezet, onderdeel uit van het tarief en u zult hiervan dan ook geen factuur ontvangen. De Verzuimcoördinator regelt de inzet van interventies voor u en uw medewerker. Op het moment dat er een Arbeidsdeskundige, een 2de spoorspecialist, fysieke en/of psychische interventies, wachtlijstbemiddeling, mediation, etc. moet worden opgeschakeld, zal onze Verzuimcoördinator dit voor u verzorgen. Eveneens zal de Verzuimcoördinator de financiële bijdrage in de kosten hiervan met uw eventuele inkomensverzekeraar afstemmen. Daarnaast volgen wij de resultaten van de inzet van deze interventies voor u en zullen daar waar nodig bijsturen. De Verzuimcoördinator zal actief de mogelijkheden om bijdragen, uitkeringen of vergoedingen te verkrijgen of te verhalen bij UWV of verzekeraars voor u onderzoeken en u daarin adviseren/ondersteunen. Informatie verzuimdienstverlening WorkingStyle voor werkgevers 2014 3
Heeft u (nog) niet de beschikking over een verzuimreglement? U kunt een concept hiervan gratis bij ons opvragen. Op het moment dat het nodig is dat er bedrijfskeuringen moeten plaats vinden, of dat er een RI&E of PMO moet worden opgesteld (of geactualiseerd) of een ander onderzoek/advisering op het gebied van ergonomie, klimaatbeheersing, geluid, etc. zal moeten plaats vinden, kunt u dit via ons aanvragen. U heeft de beschikking over een webbased verzuimapplicatie. Hierin kunt u uw medewerker ziek en/of (gedeeltelijk) hersteld melden. Eveneens kunt u uw eigen verzuimdossier in dit systeem opbouwen en heeft u op elk moment inzage ten aanzien van onze activiteiten in het verzuimdossier. Via een mailbericht wordt u op de hoogte gesteld van een verandering in het dossier. U heeft de beschikking over een Arbo-licentie. U krijgt van ons een Poortwachtergarantie op het gehele verzuimbegeleidingstraject. Hierdoor bent u gevrijwaard van sancties van het UWV tijdens de WIA-beoordeling. De kosten van de sanctie kunt u op ons verhalen. Uiteraard is deze garantie niet van toepassing op verzuimdossiers die niet vanaf het eerste moment van de arbeidsongeschiktheid bij ons in de begeleiding hebben gezeten (tenzij u hiervan een schriftelijke bevestiging heeft ontvangen) of wanneer u onze adviezen niet tijdig heeft opgevolgd. Wij signaleren en adviseren wij problematieken rondom structureel en/of functiegericht verzuim en preventievraagstukken. Met een fullservice verzuimabonnement voert WorkingStyle de regie over het verzuim, hanteert tijdens de verzuimbegeleiding korte communicatielijnen, een transparante werkwijze, een goed opgebouwd verzuimdossier en geeft gevraagd en ongevraagd adviezen ten aanzien van de rol van werkgever en/of leidinggevende tijdens het re-integratieproces. Daarnaast signaleren en adviseren wij problematieken rondom structureel en/of functiegericht verzuim en preventievraagstukken. Kortom; Werkgevers aangesloten bij WorkingStyle kunnen rekenen op een bredere advisering, dan alleen de begeleiding van het verzuim. In de bijlage treft u het overzicht van onze verzuimbegeleiding aan. Informatie verzuimdienstverlening WorkingStyle voor werkgevers 2014 4
Verzuimbegeleiding door de VerzuimSpecialist (verrichtingenpakket) WorkingStyle probeert in al haar verzuimpakketten de werkgever, door middel van coaching, begeleiding en instructie, bewust te maken van de rol die hij/zij in de verzuimbegeleiding zelf kan en zou moeten voeren. Ons streven is er altijd op gericht om de werkgever deze kennis bij te brengen en te leren om zoveel mogelijk zelf een groot deel van de verzuimdienstverlening op zich te nemen. Hierdoor bestaat er ook geen behoefte/noodzaak meer aan een fullservice verzuimabonnement met bijbehorende kosten. Natuurlijk heeft niet iedere werkgever hieraan behoefte. Maar bedrijven met een eigen P&O afdeling of een medewerker, die speciaal is belast met de uitvoering van deze taken, zijn heel goed in staat om een groot deel van deze begeleiding zelf te doen. Wanneer dit in onze ogen mogelijk en verantwoord is, kan de werkgever, onder toezicht van onze VerzuimSpecialist, meer zaken in eigen beheer uitvoeren. Deze ervaren specialist wordt aan de organisatie gekoppeld en adviseert bij vraagstukken en problemen op het gebied van verzuim, schadelastbeheersing, preventie, gezondheidsmanagement, wet- en regelgeving, vitaliteit, subsidies/vergoedingen en WIA-dossiers. In feite kijkt deze specialist over de schouder van de werkgever mee. Hierdoor blijft de werkgever verzekerd van een deskundig vangnet en wordt op deze wijze geborgd dat er een (gevraagde en ongevraagde) controle en advies plaats vindt op de verzuimbegeleiding volgens de richtlijnen van Poortwachter en maximale schadelastbeperking. En vanuit onze verantwoordelijkheid, geven wij ook in deze constructie de werkgever een Poortwachtergarantie. Mits onze gevraagde en ongevraagde adviezen wel door de werkgever worden opgevolgd. Overzicht van de zaken waar de VerzuimSpecialist zich op richt: Gedurende het verzuim frequent toetsen of deze verzuimdossiers effectief richting gedeeltelijke of aangepaste werkhervatting worden begeleid; Toetsing op het begeleiden conform de eisen en richtlijnen van de Wet Verbetering Poortwachter; Toetsing van de tijdigheid en effectiviteit van de ingezette interventies (behandelaars, arbeidsdeskundigen, 2de spoorspecialisten, bedrijfsartsen, etc.) en controle en advies op herstel bevorderende interventies; Advisering over de mogelijkheden om bijdragen, uitkeringen of vergoedingen te verkrijgen of te verhalen bij UWV of verzekeraars; Advisering over preventieve aspecten, evenals aspecten rond gezondheidsmanagement; Controle en advies op gesignaleerd afwijkend verzuim binnen de organisatie van de werkgever (functie gerelateerd verzuim, verzuim als gevolg van vergrijzing, frequent verzuim, grijs/zwart verzuim, stijging van het verzuim bij bepaalde afdelingen, etc.). Op het moment dat de VerzuimSpecialist naast deze toetsing en advisering door de werkgever wordt gevraagd om praktische bijstand, zal de inzet op basis van een verrichting worden gefactureerd. Het resultaat van de VerzuimSpecialist is uiteindelijk een besparing van de kosten als gevolg van verzuim en een werkgever die zelfredzaam is als het gaat om de reguliere verzuimbegeleiding. Dit heeft tot gevolg een beter rendement en uiteindelijk een vitale organisatie. Uiteraard is het ook mogelijk om het dossier volledig in ons beheer te laten begeleiden. Informatie verzuimdienstverlening WorkingStyle voor werkgevers 2014 5
Zoals al gezegd is op dit abonnement de Poortwachtergarantie van toepassing. Mocht een werkgever bij de WIA-beoordeling een sanctie oplopen, dan kan deze op WorkingStyle worden verhaald. Deze Poortwachtergarantie is ook van toepassing op door ons ingezette interventies en andere externe partijen, mits deze vanuit de door WorkingStyle gecontracteerde providerboog zijn ingezet. Voorwaarde is wel dat u het verzuimdossier in onze verzuimapplicatie goed bijhoudt en onze adviezen tijdig opvolgt. Zonder uw aantekeningen in het dossier kunnen wij deze niet volgen en zijn wij genoodzaakt om de Poortwachtergarantie in te trekken. Omdat in deze vorm een minder arbeidsintensieve begeleiding nodig is, stellen wij de VerzuimSpecialist tegen een substantieel lager abonnementstarief ter beschikking, dan bij het fullservice pakket het geval is. De specialist wordt aangeboden tegen een tarief van 29,70 per medewerker per jaar. De tarieven zijn inclusief de beschikking over onze verzuimapplicatie en een Arbo-licentie en exclusief BTW, de inzet van casemanagement, bedrijfsarts, arbeidsdeskundige en andere interventie- en/of contractpartijen. De begeleiding vindt primair vanuit onze vestiging in Nieuwegein plaats. Op de volgende pagina treft u de bijlage met het overzicht van onze verzuimdienstverlening en de bijbehorende tarieven aan. Informatie verzuimdienstverlening WorkingStyle voor werkgevers 2014 6
Verzuimbegeleiding Verzuimspecialist Fullservice Administratieve verwerking ziek- en herstelmelding door werkgever zelf 1ste verzuimgesprek* door werkgever zelf of casemanagement per kwartier 1ste/5de dag* Inzet spoedcontrole door lekencontroleur (met mate en mits aangevraagd voor 10.30 uur) 53,95 Voeren van frequente verzuimgesprekken met werknemer van 1ste ziektedag tot aan WIA door werkgever zelf of casemanagement per kwartier Voeren van frequente voortgangsgesprekken met werkgever omtrent reïntegratie zieke werknemer door werkgever zelf of casemanagement per kwartier Het frequent volgen van het verzuimdossier en gevraagd en ongevraagd adviseren Signalering inzet wachtlijstbemiddeling Inzet wachtlijstbemiddeling casemanagement per kwartier Signalering bijdrage verzekeraars t.b.v. interventies Inzet bijdrage verzekeraars t.b.v. interventies casemanagement per kwartier Signalering frequent verzuim, vangnet (voor zover ons bekend) en regres Signalering Plan van Aanpak Maken van concept Plan van Aanpak 53,95 Signalering Probleem Analyse Regelen en coördineren inzet van de bedrijfsarts voor de Probleem Analyse casemanagement per kwartier Inzet Bedrijfsarts voor Probleem Analyse 168,25 Signalering inzet interventiepartijen Regelen en coördineren interventiepartijen casemanagement per kwartier Inzet van Arbeidsdeskundige ter ondersteuning van de reïntegratie of afdichting 1ste spoor op offertebasis op offertebasis Signalering Bijstelling Plan van Aanpak Maken van concept Bijstelling Plan van Aanpak 53,95 Signalering inzet bedrijfsarts voor Bijstelling Probleem Analyse Regelen en coördineren inzet van de bedrijfsarts voor de Bijstelling Probleem Analyse casemanagement per kwartier Inzet Bedrijfsarts voor Bijstelling Probleem Analyse 168,25 Signaleren 42ste weekmelding UWV Verzorgen 42ste weekmelding UWV 16,65 Signalering 1ste Jaarsevaluatie Maken concept 1ste Jaarsevaluatie 129,50 Signaleren inzet bedrijfsarts voor het Actueel Oordeel Regelen en coördineren inzet van de bedrijfsarts voor het Actueel Oordeel casemanagement per kwartier Inzet Bedrijfsarts voor Actueel Oordeel 168,25 Signalering Reïntegratieverslag WIA Maken concept Reïntegratieverslag WIA 183,40 Coördinatie WIA-aanvraag casemanagement per kwartier Opbouw verzuimdossier tot aan WIA casemanagement per kwartier Signaleren sanctiemogelijkheden i.h.k.v. Wet Verbetering Poortwachter Maken conceptbrief bezwaar tegen sanctie t.b.v. werkgever casemanagement per kwartier Poortwachtergarantie (mits adviezen tijdig opgevolgd) Abonnementkosten per medewerker excl. BTW 29,70 97,10 = inclusief het abonnementtarief Fullservice verzuimbegeleiding 2014 NB. Alle genoemde prijzen zijn excl. BTW en worden jaarlijks geïndexeerd volgens CBS zakelijke dienstverlening * ingeval van dreigend langdurig, frequent en oneigenlijk verzuim of arbeidsconflicten nemen wij altijd op de dag van de melding contact met uw werknemer op. Het regulier kort verzuim (zoals griep, etc.) bellen we op de 5de dag van het verzuim. Informatie verzuimdienstverlening WorkingStyle voor werkgevers 2014 7
Basisdienstverlening en services Verzuimspecialist Fullservice Inrichting verzuimapplicatie t.b.v. werkgever * Autorisaties toekennen * Via format medewerkergegevens in verzuimapplicatie inlezen * Inlogcodes en wachtwoorden verstrekken * On-line inzicht in verzuimdossiers * On-line op te vragen verzuimstatistieken Koppeling maken tussen verzuimapplicatie en personeelsinformatiesysteem Offerte Offerte Verstrekking concept verzuimreglement 276,55 Inzet casemanagement (per heel kwartier) 21,60 Inzet Bedrijfsarts * Spreekuur 84,15 * Spreekuur en FML 168,25 * Probleemanalyse 168,25 * Actueel Oordeel 168,25 * Spreekuur en bijstelling PA 168,25 * Probleemanalyse en FML 252,35 * Actueel Oordeel en FML 252,35 * Telefonisch consult (per kwartier) 43,25 * Arbeidsomstandigheden spreekuur 84,15 * Melden beroepsziekten 84,15 * Opvragen medisch dossier (excl. factuur vanuit medisch specialist, deze wordt nagefactureerd) 84,15 84,15 * Annulering minder dan 48 uur tevoren 100% 100% * Annulering meer dan 48 uur tevoren 33,30 33,30 Inzet lekencontroleur: * Spoedbezoek (aangevraagd voor 10.30 uur en terugkoppeling volgende dag voor 8.00 uur) 53,95 * Spoedbezoek (aangevraagd voor 10.30 uur en telefonische terugkoppeling dezelfde dag voor 16.45 uur) 64,80 * Spoedbezoek (aangevraagd voor 10.30 uur en schriftelijke terugkoppeling dezelfde dag voor 16.45 uur) 75,55 * Spoedbezoek (aangevraag voor 14.00 uur en indien mogelijk telefonische terugkoppeling dezelfde dag voor 16.45 uur) 97,10 * Weekendcontrole (voor 11.00 uur aangevraagd en maandag voor 10.00 terugkoppeling) 129,50 Arbo-zorgproducten * Toetsing Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) * Uitvoering RI&E * Preventief Medisch Onderzoek (voorheen PAGO) * Geluidsmetingen * Klimatologisch onderzoek * Ergonomiemetingen en advisering * Keuringen * Etc. Inregelen en herstel lopende ziektedossiers vanaf 6 weken verzuim (en indien mogelijk het afgeven Poortwachtergarantie en deze wordt uitsluitend schriftelijk bevestigd) op offertebasis 512,25 op offertebasis 512,25 Het verstrekken van verzuimgegevens aan verzekeraar Training t.b.v. leidinggevenden 'Omgaan met verzuim', groep min. 8 en max. 12 personen * 1.617,50 1.617,50 Inzet verzuimmanager of Arbeidsdeskundige bij SMT (max. 3 keer per jaar) op offertebasis op offertebasis Inzet Arbeidsdeskundige op offertebasis op offertebasis Inzet mediation of conflictbemiddeling op offertebasis op offertebasis Inzet zorginterventies op offertebasis op offertebasis Inzet 2de spoorspecialisten op offertebasis op offertebasis * excl. reiskosten, -tijd en locatiekosten = inclusief het abonnementtarief NB. Alle genoemde prijzen zijn excl. BTW en worden jaarlijks geïndexeerd volgens CBS zakelijke dienstverlening Informatie verzuimdienstverlening WorkingStyle voor werkgevers 2014 8