Plan Opstellen Begroting 2013 Gemeente Veldhoven The Pressure Cooker Mei 2012
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 1.1 Algemeen... 3 1.2 Opbouw plan... 3 2. Invulling & aanpak... 4 2.1 Inleiding... 4 2.2 De aanloop naar de Pressure cooker... 4 2.3 De pressure cooker... 6 2.3.1 Organisatorisch... 6 2.3.2 Daginvulling... 8 2.4 Vervolg... 9 Planning naar de pressure cooker toe... 10 Daginvulling van de pressure cooker... 11 3. Beslispunt... 12 2 / 12
1. Inleiding 1.1 Algemeen Inmiddels hebben we de pressure cooker methode 4 keer toegepast. Voor de begroting twee keer en twee keer voor de jaarrekening. De evaluaties geven redenen om deze methode in 2012 voor de begroting 2013 weer toe te passen. Dit was ook al opgenomen in het Concernplan 2012. Uit de evaluatie bleken ook een aantal aandachtspunten, deze zijn zoveel mogelijk in dit plan meegenomen. 1.2 Opbouw plan In dit plan komen de volgende onderwerpen aan bod: - de aanloop naar de pressure cooker, hier wordt aangegeven aan welke voorwaarden voldaan dient te zijn voordat de pressure cooker start; - de organisatie van de pressure cooker, afspraken, opzet en planning; - de daginvulling van de pressure cooker wordt beschreven; - tot slot de beslispunten. 3 / 12
2. Invulling & aanpak 2.1 Inleiding Ten eerste wordt in 2.2 de periode weergegeven voordat de pressure cooker begint, met als resultaat de benodigde input voor de pressure cooker. Vervolgens wordt ingegaan op de organisatie, inclusief bijbehorende voorwaarden, van de pressure cooker zelf en de daginvulling. 2.2 De aanloop naar de Pressure cooker In het Concernplan 2012 is aangegeven om de pressure cooker te organiseren van 22 tot en met 28 augustus, met een weekend ertussen. Deze week is het meest geschikt, gezien de vakantieperiode, de raadsagenda en in het verlengde daarvan het gegeven dat de raad 26 juni Burap 1 2012 behandelt, alsmede de Jaarrekening 2011 en Voorjaarsnota 2013. Voor een schematisch overzicht van de planning naar de Pressure cooker toe, wordt verwezen naar pagina 10. Net als vorig jaar dienen voorafgaand aan de pressure cooker een aantal zaken beschikbaar te zijn. Het is onwenselijk en niet haalbaar om letterlijk alles van de begroting in 5 dagen op te leveren, vandaar dat input voor de begroting vooraf opgeleverd dient te worden danwel voor aanvang van de pressure cooker beschikbaar dient te zijn. Het betreft: Door de raad vastgestelde Burap 1; Door de raad vastgestelde Jaarrekening 2011; Door de raad vastgestelde Voorjaarsnota; Urenplanning per afdeling, opgesteld door het afdelingshoofd; Geactualiseerd meerjarenperspectief Bouwgrondexploitatie inclusief aanvalsplan; Geactualiseerde risico-inventarisatie, door de afdelingshoofden; Eventuele verkenning van aanvullende bezuinigingen. Afhankelijk van de macro-economische omstandigheden en/of de ontwikkeling van de reservepositie in combinatie met het aanvalsplan kan een bezuinigingsronde noodzakelijk zijn; Bestuurlijke input van het college. Het college geeft input aan het begrotingsproces in de vorm van bijvoorbeeld de teneur van de begroting, de bestuurlijke visie, het thema van de begroting en eventuele andere relevante onderwerpen. Overige (eventuele) voorbereiding op het opstellen van de begroting wordt aan de afdelingen zelf overgelaten. Geadviseerd wordt om hierbij de ervaringen te betrekken van de 4 vorige pressure cookers. Verder wordt geadviseerd om in het voorbereidingstraject de betreffende portefeuillehouder te betrekken en in de PO s afspraken te maken over de (inhoud van) de programma s en de onderwerpen voor de afstemdag (donderdag 23 augustus). 4 / 12
Ad Meerjarenperspectief Bouwgrondexploitatie Volgens het aanvalsplan crisisaanpak woon- en werklocaties Veldhoven worden de maatregelen voor de korte termijn opgenomen in de begroting 2013. Deze maatregelen dienen daarmee vóór het begin van de pressure cooker opgeleverd te zijn. Het geactualiseerd meerjarenperspectief BGE heeft een grote invloed op de rentekosten in de begroting, en de ontwikkeling van de vrije reserve. Ad risico-inventarisatie De afdelingshoofden zorgen ervoor dat uiterlijk 17 augustus NARIS actueel is voor wat betreft risico s en beheersmaatregelen, zodat tijdens de pressure cooker de paragraaf Weerstandsvermogen kan worden geschreven. De overige benodigde input bestaat uit instrumenten die volgens de raadsplanning en de planning & controlcyclus via bestaande wegen verschijnen, en uit zaken die door de afdelinghoofden dienen te worden opgeleverd. Deze input is van cruciaal belang voor het begrotingsproces en daarmee het welslagen van de pressure cooker. De urenplanning en actueel meerjarenperspectief BGE, dienen uiterlijk 10 juli 2011 aangeleverd te worden aan cluster FIB door de betreffende afdelingshoofden. Vervolgens gaat cluster FIB een en ander financieel doorrekenen zodat op 17 augustus als startpunt voor de pressure cooker het meerjarenperspectief beschikbaar is. Dit perspectief bevat dan alleen de begrotingscijfers, gebaseerd op de input die 10 juli is aangeleverd en de informatie in de reguliere P&C instrumenten die eerder door de raad zijn behandeld. Dit meerjarenperspectief wordt naar het college gecommuniceerd, eventueel aangevuld met de consequenties uit circulaires van het gemeentefonds. Dan kan het college haar uitgangspunten bepalen voor de begroting. Deze uitgangspunten worden bij de opening van de pressure cooker uitgedragen. Vóórdat de pressure cooker begint, wordt 26 juni in het informeel college als bestuurlijk moment de begroting 2013 voorbereid. aan de hand van de volgende onderwerpen/vragen: Ideeën, wensen en verwachtingen van het college. Thema van de begroting. Met welke input/ boodschap stuurt het college de betrokkenen het begrotingsproces in? Is de opzet van de programmabladen nog actueel? Afstemmingsproces in de pressure cooker. Manier van terugkoppeling vanuit het college en de opvolging daarvan. Voorwaarden input pressure cooker Samengevat dient voor wat betreft de op te leveren input voorafgaand aan de pressure cooker voldaan te zijn aan de volgende 5 voorwaarden: 1. De reguliere planning & control instrumenten dienen beschikbaar te zijn; 2. Afdelingshoofden dienen de volgende zaken op te leveren: Urenplanning, uiterlijk 10 juli; Geactualiseerd meerjarenperspectief Bouwgrondexploitatie, uiterlijk 10 juli. De geactualiseerde risico-inventarisatie is 17 augustus opgenomen in NARIS. 3. Bestuurlijke input vanuit het college is beschikbaar; 4. Een eventuele bezuinigingsverkenning, op basis waarvan tijdens de pressure cooker, indien noodzakelijk, keuzes gemaakt kunnen worden; 5 / 12
5. Een impliciete voorwaarde is het beschikbaar hebben van de personeelsbegroting, zonder deze input kan geen urenplanning worden opgesteld. De personeelsbegroting wordt in mei opgeleverd door cluster FIB en de salarisadministratie. 2.3 De pressure cooker 2.3.1 Organisatorisch Hieronder worden de organisatorische uitgangspunten en voorwaarden opgenomen voor de pressure cooker. Deze uitgangspunten zijn verdeeld in 3 onderwerpen namelijk afspraken, opzet en planning. In 2.3.2 wordt de daginvulling van de pressure cooker nader uitgewerkt. Afspraken Alle betrokkenen verlaten tijdens de pressure cooker de raadszaal niet, iedereen is alle geplande dagen aanwezig. Indien nodig kunnen medewerkers van de afdeling wel de raadszaal in, zowel voor begrotingszaken als voor andere onderwerpen. Op deze manier werken de betrokkenen toegewijd aan de begroting en kunnen op elk moment zaken onderling afgestemd en besproken worden. Verder wordt op deze manier heen en weer verkeer voorkomen, dat werkt immers verstorend. Voor de betrokkenen wordt in de raadszaal een pc ingericht zodat iedereen kan werken met de gebruikelijke computer/ netwerk faciliteiten. Afdelingshoofden zorgen ervoor dat de hun ondersteunende collega s aanwezig zijn, hetzij in de pressure cooker hetzij op de afdeling. In totaal schrijven we 16 programma s en 7 paragrafen die onevenredig over de afdelingshoofden zijn verdeeld. Mocht het zo zijn dat een afdelingshoofd zijn/ haar programma voor dat moment klaar heeft, wordt de pressure cooker niet verlaten. Wellicht treedt er een verandering op die relevant is of is zijn/ haar input nodig voor andere programma s of is deze persoon nodig bij afstemming met andere afdelingshoofden of directeur. Verder kunnen er gedurende de pressure cooker vanuit de decision room 1 MT besluiten vallen die relevant zijn. Als er behoefte is aan een nieuwe financiële doorrekening wordt deze door cluster FIB gemaakt. Een herzien meerjarenperspectief wordt plenair teruggekoppeld door het MT vanuit de decision room. Overdag zijn de medewerkers van cluster FIB aanwezig om te ondersteunen. Opzet Afdeling FB zorgt ervoor dat in de raadszaal circa 35 pc s worden ingericht zodat alle betrokkenen kunnen werken. Verder wordt er door FB voor gezorgd dat er een printer beschikbaar is. Vooraf worden met afdeling FB deze ICT faciliteiten getest. De kosten voor het huren van de ICT middelen (flatscreens) bedragen circa 3.500,-. Verder worden in de raadszaal 10 tijdelijke telefoons aangesloten zodat gecommuniceerd kan worden met de afdeling. 1 Net als vorig jaar worden tijdens de pressure cooker geen MT vergaderingen gehouden. Het MT besluit in een zogenaamde decision room, dit betekent dat aan het MT vragen kunnen worden voorgelegd. Vervolgens bespreekt het MT deze vraag (eventueel achter gesloten deuren in het fractiehuis) en geeft een terugkoppeling. Eventueel kunnen meerdere vragen gecombineerd worden. Gedurende de dagen kunnen dus continu (ad-hoc) MT- besluiten vallen. 6 / 12
Naast de raadszaal wordt ook het fractiehuis gebruikt voor de pressure cooker. Hier kan dan in kleiner en rustiger verband worden overlegd, bijvoorbeeld door MT en het college, en kunnen (afhankelijk van de ruimte) 1 of meer werkplekken worden ingericht zodat mensen die daar behoefte aan hebben op een rustige plek kunnen werken. Elke dag (behalve maandag 27 augustus) wordt met de gehele groep gezamenlijk geluncht om het groepsgevoel vast te houden. Tijdens de pressure cooker wordt 1 B&W vergadering, met 1 onderwerp, de Begroting 2013. Afdeling Concerncontrol zal tijdens de pressure cooker de volgende rollen invullen: Procesbegeleiding en procesondersteuning tbv gemeentesecretaris en college; Timekeeper; Check op volledigheid in de begrotingsversies van beleidseffecten met koppeling naar producten en vice versa. Planning De pressure cooker bevat één geplande B&W vergadering op maandag 27 augustus. Hierin vindt de bespreking van de concept-begroting plaats. Na deze bespreking wordt plenair een terugkoppeling gegeven, zodat voor iedereen duidelijk is wat er moet gebeuren, wat de standpunten zijn en wat de beslissingen zijn. Voor de B&W behandeling is 3,5 uur gepland. Dit is ruim gepland, hierdoor kunnen, indien gewenst, het MT aanschuiven of anderen als dat nodig is. Elke dag beginnen we met een opening door de gemeentesecretaris om 9.00, en wordt doorgewerkt tot uiterlijk 17.30 met om 12.30 een gezamenlijke lunch. Tijdens de opening wordt kort teruggeblikt op de dag ervoor en wordt de planning voor de dag aangegeven. Bij deze dagelijkse opening is ook het college aanwezig zodat zij betrokken zijn in de procesgang en weten wat zij kunnen verwachten als hen een versie van de begroting wordt voorgelegd. Elke dag wordt afgesloten door de gemeentesecretaris met een korte terugblik wat al bereikt is en wat de betrokkenen de dag erna te wachten staat. Na afloop van de pressure cooker is de laatste werkversie van de begroting 2013 opgeleverd, dit wordt dan afgesloten met een eenvoudige borrel voor alle betrokkenen. Deze laatste werkversie van de begroting 2013 zal dinsdag 4 september tijdens een reguliere B&W vergadering worden vastgesteld (met eventuele uitloop naar 11 september), na een korte bezinkperiode voor het college. Dit betekent niet dat we dan als organisatie klaar zijn met de begroting voor 2013. Hieronder volgt een overzicht van activiteiten die in ieder geval na het vaststellen nog plaats dienen te vinden. De aangegeven tijden zijn indicatief, deze worden op een later moment definitief vastgesteld. Activiteit Door Planning gereed Behandelen Begroting 2013 B&W 4 september Vaststellen Begroting 2013 B&W 11 september Foto s selecteren Fib 11 september Boekwerk laten drukken Fib 18 september Boekwerk verzenden naar Raad Griffie 5 oktober Technische toelichting Raad Fib Week 42 of 43 Behandeling in Raad Raad 6 november 7 / 12
Organisatorische voorwaarden Samengevat zijn de volgende voorwaarden aan de organisatie van de pressure cooker verbonden: 1. Afdelingshoofden en betrokkenen verlaten de pressure cooker niet, anderen kunnen de pressure cooker wel in; 2. Voor de betrokkenen wordt in de pressure cooker een pc ingericht, waarvoor tijdelijk beeldschermen worden gehuurd en in het verlengde van werkplekken een printer/ copier. In week 34 wordt de benodigde apparatuur door afdeling FB getest en klaargezet, zodat alle betrokkenen woensdag 22 augustus kunnen werken in de pressure cooker; 3. Het fractiehuis wordt gebruikt tijdens de pressure cooker; 4. Tijdens de pressure cooker wordt 1 B&W besprekingen gehouden, achter gesloten deuren, terugkoppeling vindt plenair plaats; 5. MT koppelt terug over decision room gedurende de dag als besluiten zijn genomen.; 6. Gedurende de pressure cooker wordt (4 keer) met de betrokkenen gezamenlijk geluncht. 2.3.2 Daginvulling Hieronder wordt de invulling van de 5 dagen beschreven, verder wordt verwezen naar het schema Daginvulling van de pressure cooker op pagina 11. Het tijdstip waarop het college de versie bespreekt wordt vastgezet in de agenda s! Hiermee staat de tijdsplanning van de pressure cooker ook vast. Dag 1, woensdag 22 augustus De eerste dag van de pressure cooker begint met de opening, door de gemeentesecretaris en afdeling Concerncontrol. Het college geeft aan de groep haar opdracht en uitgangspunten voor het opstellen van de begroting aan. Vervolgens wordt ingegaan op de planning van de week en wordt plenair het financiële meerjarenperspectief behandeld zodat duidelijk wordt wat de begrotingsruimte is danwel wat de omvang van bezuinigingen is. Dit is dan de input voor de afdelingshoofden om met hun ondersteuners de programma s en paragrafen op te stellen. De financiële vertaling/ meerjarenperspectief per programma is bekend, betreffende bestanden worden op een gezamenlijke map op het netwerk geplaatst. Om 17.00 wordt de eerste dag door de secretaris afgesloten met een korte terugblik wat bereikt is en wat ons nog te wachten staat. Dag 2, donderdag 23 augustus Na de opening s-ochtends, staat deze dag in het teken van het afstemmen van programma s en paragrafen met de portefeuillehouders. In de agenda s van de portefeuillehouders is deze dag gereserveerd voor het afstemmen. Deze afstemdag wordt gebruikt als processtap om de portefeuillehouder mee te nemen door het programma om de belangrijke aspecten te bespreken. 8 / 12
In de pressure cooker zal een planning worden opgesteld wie hoe laat met welke portefeuillehouder spreekt. Om 17.00 wordt de dag door de secretaris afgesloten met een korte terugblik wat bereikt is en wat ons nog te wachten staat. Dag 3, vrijdag 24 augustus Na de opening kan deze dag worden gebruikt om de input van de portefeuillehouders te verwerken. s-middags, om 15.00 wordt deze eerste versie van de begroting gekopieerd door Service Point ten behoeve van de B&W behandeling ervan op maandag 29 augustus. Dit is dan ook het moment voor de dagafsluiting. Dag 4, maandag 27 augustus In de ochtend is er geen planning voor de pressure cooker. Dit omdat het college dan de eerste versie bespreekt. Totdat de terugkoppeling begint, hoeven betrokkenen niet in de raadszaal aanwezig te zijn. Deze dag wordt niet voor een lunch gezorgd. Om 13.00 wordt door de secretaris en/of de burgemeester terugkoppeling gegeven. Daarna kan begonnen worden met het doorvoeren van de aanpassingen in versie 2 van de begroting. Om 17.00 geeft de secretaris een terugkoppeling wat is bereikt, waar we staan en sluit de dag vervolgens af. Dag 5, dinsdag 28 augustus Deze laatste dag begint met de opening, en vervolgens kan verder gegaan worden met het opstellen van versie 2 van de begroting. Aan het einde van de dag, na de afsluiting, gaan we een borrel drinken bij de Schalm. 2.4 Vervolg Na besluitvorming door het college zal afdeling CC de Pressure Cooker verder organiseren. 9 / 12
Planning naar de pressure cooker toe Jaarrekening 1 mei B&W 26 juni Raad Burap 1 1 mei B&W 26 juni Raad Voorjaarsnota 1 mei B&W 26 juni Raad College-progr Burap 1/ VJN Startsein Opleveren Financieel Startpunt Pressure Begroting Raad input input doorrekenen MJ perspectief cooker mei 10-jul 12 juli t/m 16 aug 17-aug 22-aug 28-aug 6-nov Bestuurlijk moment B&W
Daginvulling van de pressure cooker Woensdag 22 augustus Donderdag 23 augustus Vrijdag 24 augustus Maandag 27 augustus Dinsdag 28 augustus 8 00 30 9 00 opening terugkopp dag 1, begin dag 2 terugkopp dag 2, begin dag 3 B&W behandeling terugkopp dag 4, begin dag 5 30 College versie 1 10 00 afstemmen met wethouders 30 en opstellen versie 1 opstellen versie 1 opstellen versie 2 11 00 30 12 00 opstellen versie 1 30 lunch lunch lunch lunch lunch 13 00 30 terugkoppeling B&W 14 00 door bgm en/of secretaris 30 opstellen versie 1 opstellen versie 2 15 00 afstemmen met wethouders copieren 30 en opstellen versie 1 opstellen versie 2 16 00 30 afsluiting dag 3 17 00 afsluiting dag 1 afsluiting dag 2 afsluiting dag 4 afsluiting dag 5 met borrel 11 / 12
3. Beslispunt Wij leggen het volgende beslispunten voor aan het college ten aanzien van de totstandkoming van de Begroting 2013 met de methode van de pressure cooker: Instemmen met: 1. Het hanteren van de pressure cooker methode voor het opstellen van de begroting 2013; 2. De voorwaarden ten aanzien van de input en organisatie vast te stellen; 3. Afdeling Concerncontrol opdracht geven de Pressure cooker te organiseren; 4. De Pressure cooker op een sobere manier te organiseren; 5. Na afloop van de pressure cooker, als de begroting 2013 is opgeleverd, een evaluatie houden over deze begrotingsaanpak.