Evaluatie verbeterplan 2012 Actviteitencentrum AC de Factorij, InteraktContour
Utrecht, augustus 2013 Geschreven door: Martin Hofman Postbus 8224 3503 RE Utrecht Telefoon: 030 293 76 64 Fax: 030 296 33 19 www.hetlsr.nl info@hetlsr.nl Copyright 2013 LSR, landelijk steunpunt medezeggenschap Postbus 8224, 3503 RE Utrecht Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit document mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaand schriftelijke toestemming van het LSR. 2
Samenvatting Verbeterpunten + afspraken Naleven afspraken Reactie cliënten Nieuwe afspraken Tijdpad 1 Noodsituaties Dagelijks print maken van de prestatielijst. Aankondiging brandoefening. Vervoer brandoefening. Verslag oefening naar raad. Niet nodig n.v.t. Deelnemers bijpraten brandoefening. Afspraken brandoefening meenemen naar volgende oefening. Sluiting houtlokaal 2 Omgaan met negatief gedrag deelnemers Eén keer per drie maanden op agenda teamvergadering en deelnemersraad ondersteuning bij omgaan met gedrag deelnemers en aanwezigheid van begeleiding bij ontvangst en koffie. Een keer per drie maanden op de agenda in de team vergadering en de deelnemersraad. Evalueren en eventueel nieuwe afspraken maken. Lopende afspraak 3
Verbeterpunten + afspraken Naleven afspraken Reactie cliënten Nieuwe afspraken Tijdpad 3 Kennis van de klachtencommissie Deelnemersraad bespreekt agendapunt voorlichting cliëntvertrouwenspersoon en klachtencommissie. 4 De deelnemersraad Raad bespreekt agendapunt zichtbaarheid + Niet nodig N.v.t. Afspraak maken met een cliëntenraad van een AC in omgeving. Najaar 2013 Verbetersuggesties: 1: Presentatie raad 2: Uitzetten vragenlijst 3: Ervaringen uitwisselen met andere raden Gezamenlijke vergadering met raad ander AC. Najaar 2013 Datum: Datum: Handtekening voor akkoord Handtekening voor akkoord Locatiemanager Cliëntenraad S.v.p. na ondertekening zenden naar: InteraktContour T.a.v. mevrouw S. Smith Postbus 128 8070 AC NUNSPEET 4
Inleiding In 2012 heeft het LSR, Landelijk steunpunt medezeggenschap bij activiteitencentrum de Factorij een cliëntenraadpleging uitgevoerd. De cliëntenraad en de locatiemanager Hans in het Veld hebben in 2012 afspraken gemaakt naar aanleiding van de uitkomsten van de cliëntenraadpleging. Deze afspraken zijn vastgelegd in een verbeterplan. Het verbeterplan maakt onderdeel uit van het rapport Cliëntenraadpleging AC de Factorij. Op 9 juni 2013 is het verbeterplan geëvalueerd. Hierbij waren aanwezig: de deelnemersraad, locatiemanager Hans in het Veld en de ondersteuner van het LSR, Martin Hofman. Per onderwerp zijn de afspraken geëvalueerd. In het evaluatieverslag is een samenvatting van verbeterpunten en afspraken opgenomen. Deze samenvatting wordt als losse bijlage meegeleverd en voor akkoord getekend door de deelnemersraad en de locatiemanager. Het ondertekende exemplaar wordt door de locatiemanager opgestuurd naar de kwaliteitsfunctionaris van InteraktContour. 5
Verbeterpunt 1: Noodsituaties Uit het verbeterplan 2012: Informatie: Uit de vragenlijsten komt niet weten wat te doen in noodsituaties als aandachtspunt naar voren. Tijdens het groepsgesprek komt het invullen van de presentielijst als mogelijk te verbeteren punt naar voren. Verder wordt als suggestie genoemd het dagelijks oefenen van ontruiming gedurende de week, zodat iedereen een keertje kan oefenen. Sommige deelnemers komen namelijk al enkele jaren naar het AC maar hebben nog nooit een oefening meegemaakt. Een derde punt wat naar voren komt tijdens het groepsgesprek is de omgang van sommige deelnemers met de machines bij de houtbewerking. Verbeterplanbespreking Presentielijst Tijdens de bespreking over het verbeterplan blijkt de locatiemanager in de veronderstelling te zijn dat op het activiteitencentrum de presentielijst nog steeds handmatig ingevuld wordt s morgens. Volgens de raad is dit niet zo en wordt het alleen op de computer bijgehouden. Ontruimingsoefeningen De manager zegt dat dagelijks een brandoefening doen niet haalbaar is. Met als reden dat dan bijvoorbeeld voor één iemand op een maandagochtend een oefening gedaan zou moeten worden, omdat deze persoon alleen op díe ochtend naar het AC komt. Elk jaar is er een oefening en die wordt op een dag gehouden dat de meeste deelnemers aanwezig zijn. Wel zouden mensen apart er voor terug kunnen komen wanneer daar behoefte aan is, vinden manager en raad. De deelnemersraad adviseert om de oefening tijdig aan te kondigen zodat deelnemers zich op tijd aan kunnen melden. De manager zegt verder toe dat het team, in geval van aanmeldingen, het vervoer voor die deelnemers zal regelen. Er wordt afgesproken dat het verslag, dat altijd gemaakt wordt ná een ontruimingsoefening, naar de deelnemersraad zal worden gestuurd ter informatie. Belangrijke zaken, die naar voren komen naar aanleiding van de oefening, zullen met de deelnemers besproken worden. Zoals tot nu toe altijd al gebruikelijk was. Veiligheid Tot slot: het gaat niet om veiligheid voor wat betreft de omgang met machines bij de houtbewerking, maar om het kapot gaan van materialen. Zo blijkt tijdens de verbeterplanbespreking. Het schijnt dat er in het verleden een afspraak is gemaakt met de begeleider van de houtbewerking dat tot 10.00 uur de houtbewerkingsruimte op slot zal zijn. Maar volgens een raadslid gebeurt dat niet. De manager is niet op de hoogte van deze 6
afspraak. Het is niet meer duidelijk wanneer die afspraak is gemaakt en door wie. Afspraken en tijdpad Nadat de presentielijst op de computer is ingevuld wordt er een print gemaakt door de begeleiding en deze wordt elke ochtend in de koffieruimte gelegd. Mutaties die op die dag plaatsvinden worden handmatig bijgehouden op de lijst. De locatiemanager zal in het eerstkomende teamoverleg bovenstaande afspraak bespreken, zodat de afspraak per 1 juni 2012 kan ingaan. Drie weken voordat er een oefening plaats vindt komt er een mededeling te hangen op het mededelingen bord, zodat deelnemers die de dag van de brandoefening niet op het AC zijn maar tóch mee willen doen, zich kunnen aanmelden bij de begeleiding. Het team zorgt dat deze deelnemers op de dag van de brandoefening naar het AC vervoerd worden. De evaluatie van de oefening wordt door de locatiemanager naar de raad gestuurd ter informatie. Deelnemers die niet aanwezig zijn geweest bij de oefening worden mondeling door hun begeleiders achteraf bijgepraat. De afspraken rondom de ontruimingsoefeningen gaan in bij de eerstvolgende oefening (die al gepland staat in het jaarplan). De afspraak over het afsluiten van het houtlokaal tot 10.00 uur wordt opnieuw voorgelegd en besproken met de betreffende begeleider door deelnemersraad. Evaluatie 2013: De presentielijst werkt goed. De presentielijst ligt op de grote tafel in de koffieruimte en wordt daar door de aanwezige teamleden ingevuld en bijgehouden. De ontruimingsoefening heeft plaatsgevonden en er zijn een aantal dingen aan het licht gekomen die belangrijk zijn bij een ontruiming. Er zijn bij de vluchtdeuren wiggen geplaatst voor de drempels, zodat je met een rolstoel ook snel naar buiten kunt. Wie bij de oefening aanwezig wilde zijn, werd in de gelegenheid gesteld. Het aantal aanwezige deelnemers was goed en de informatie naar de deelnemers die niet aanwezig waren was ook goed geregeld. Het vooraf aankondigen van de ontruimingsoefening heeft goed gewerkt. Er waren een aantal deelnemers aanwezig die normaal niet op die dag aanwezig zijn. Er is een verslag gemaakt van de brandoefening en aan de deelnemersraad voorgelegd. De verbeterpunten uit dit verslag zijn reeds uitgevoerd. De problemen rond het houtlokaal blijven onder de aandacht. Nieuwe afspraken: Er zijn geen nieuwe afspraken nodig. 7
Verbeterpunt 2: Ondersteuning bij omgaan met gedrag Uit het verbeterplan 2012: Informatie: Tijdens het groepsgesprek blijkt dat deelnemers het moeilijk vinden om te gaan met bepaald negatief gedrag van enkele deelnemers. Er zijn deelnemers die heel bepalend zijn en dominant in hun gedrag. Er zijn wel eens negatieve woordwisselingen, bijvoorbeeld tijdens de koffie s morgens. Deelnemers krijgen richtlijnen van begeleiding hoe er mee om te gaan, maar toch blijft het moeilijk zeggen de deelnemers. Enkele deelnemers zouden graag willen dat begeleiding bepaalde deelnemers meer aanspreekt op hun gedrag. Verbeterplanbespreking De manager geeft aan dat sommige deelnemers moeilijk hanteerbaar gedrag laten zien vanwege hun beperking. En hij geeft verder aan dat begeleiding steeds meer administratie te doen heeft en daardoor later bij de koffie arriveert. De raad heeft begrip voor het feit dat begeleiding steeds meer administratie moet doen in de ochtend en daardoor soms later aanschuift bij de koffie. De raad wil echter graag dat er áltijd iemand aanwezig is bij de koffie. De manager zegt dat aanwezigheid van begeleiding bij de koffie het uitgangspunt is, maar dat er situaties kunnen zijn waardoor dit niet altijd kan. Bijvoorbeeld wanneer iemand geholpen wordt bij de toiletgang, zal begeleiding 10 minuten niet aanwezig zijn bij de koffie. Daarnaast: de laatste jaren komen er steeds meer deelnemers naar het AC terwijl het aantal medewerkers minder wordt. Verder vraagt de manager zich af hoe vaak de schermutselingen voor komen. En hij vraagt zich af of bepaald gedrag ook niet langer als negatief blijft hangen bij deelnemers dan nodig is, omdat er té veel op dat gedrag gelet wordt. Volgens de raad komen schermutselingen vaak voor, maar exacte aantallen zijn moeilijk te geven. Er is een gevoel van onbehagen en irritatie en sommigen hebben het idee op hun hoede te moeten zijn. Afspraken en tijdpad: Zowel in het team als in de deelnemersraad komt het punt ondersteuning bij omgaan met gedrag deelnemers en aanwezigheid van begeleiding bij ontvangst en koffie' eens in de drie maanden op de agenda. Er wordt dan geëvalueerd en gekeken of er (nieuwe) afspraken nodig zijn. Zo spoedig mogelijk wordt dit driemaandelijks agendapunt ingevoerd in raad en team. 8
Evaluatie 2013: Het punt ondersteuning bij omgaan met gedrag deelnemers is vrij snel aan de orde geweest tijdens de algemene deelnemersvergadering. Voor een deel is de informatie over hoe om te gaan met een bepaalde beperking en het vertrek van cliënten van invloed geweest op dit onderwerp. De deelnemersraad is tevreden met hoe het nu gaat. Het is nu zo geregeld dat er altijd iemand bij de koffie aanwezig is. Het zij personeel, vrijwilligers of een stagiaire. Er is altijd een vorm van begeleiding. De deelnemers en de deelnemersraad zijn hier ook tevreden over. De driemaandelijkse evaluatie is niet meer nodig. De deelnemersraad houdt dit onderwerp wel in de gaten en mocht het nodig zijn dan kan dit onderwerp weer periodiek op de agenda gezet worden. Nieuwe afspraken: De deelnemersraad blijft alert op het punt ondersteuning bij het omgaan met gedrag van deelnemers met name tijdens het koffiedrinken en de lunch. Indien nodig zet de deelnemersraad dit punt op de agenda en heeft hierover contact met de begeleiding. 9
Verbeterpunt 3: Kennis van de klachtencommissie Uit het verbeterplan 2012: Informatie: Uit de vragenlijsten is kennis over de klachten commissie als aandachtpuntpunt naar voren gekomen. Deelnemers zeggen niet te weten dat een formele klacht bij een klachtencommissie ingediend kan worden. Tijdens het groepsgesprek is de suggestie gegeven om iemand van de commissie uit te nodigen voor het geven van voorlichting. En verder zou er een grotere poster of iets dergelijks opgehangen kunnen worden met informatie over de commissie, omdat het foldertje wel klein is. Verbeterplanbespreking De locatiemanager waarschuwt voor verwarring wanneer de klachtencommissie te prominent in beeld gebracht wordt: de commissie wordt pas geraadpleegd wanneer andere routes al geprobeerd zijn, zoals overleg met locatiemanager of een cliëntvertrouwenspersoon. Het is niet de bedoeling om bij de commissie een klacht te neer te leggen die ook goed intern opgelost kan worden. Deelnemers moeten dus goed weten waarvoor je naar een klachtencommissie gaat. En wat is een formele klacht? Verder blijkt tijdens het gesprek dat er verwarring is over de cliëntvertrouwenspersoon. Het lijkt alsof deze bij de klachtencommissie hoort. Maar de cvp er heeft niets te maken met de klachtencommissie, zou er hooguit naar kunnen verwijzen. Afspraak en tijdpad: De deelnemersraad gaat in de eerstkomende vergadering bespreken hoe de voorlichting over een cliëntvertrouwenspersoon en een klachtencommissie zo goed mogelijk aan andere deelnemers gegeven kan worden. (De cliëntvertrouwenspersoon was voor dit overleg al uitgenodigd en ook de gedragsdeskundige is aanwezig). Evaluatie 2013: Tijdens het jaarlijkse bezoek van de cliëntvertrouwenspersoon op de Factorij is nogmaals duidelijk uitgelegd wat het verschil is tussen de functie is van cliëntvertrouwenspersoon en een klachtencommissie. Er is ook goed uitgelegd hoe de normale gang van zaken is bij eventuele meningsverschillen of ingewikkelde vragen. Er hangen nu informatiefolders van de cliëntvertrouwenspersoon en van de klachtencommissie op het prikbord. Het is voor de cliënten nu duidelijk. Nieuwe afspraken: Er zijn geen nieuwe afspraken nodig. 10
Verbeterpunt 4: De deelnemersraad Uit het verbeterplan 2012: Informatie: Uit de vragenlijsten komt naar voren dat deelnemers niet weten waarvoor ze bij de raad terecht kunnen. Tijdens het groepsgesprek zijn er suggesties genoemd om de raad meer bekendheid te geven. De raad komt vaak in het nieuws of wordt geraadpleegd bij negatieve zaken, maar ook positieve dingen zoals iets leuks organiseren voor de achterban hoort bij de raad, is er gezegd. Verbeterplanbespreking Tijdens de bespreking over het verbeterplan is er instemming met de in het groepsgesprek gedane suggesties. Omdat er op dit moment nieuwe raadsleden ingewerkt moeten worden, besluit de deelnemersraad daar eerst op te focussen en in een later stadium met de verbetersuggesties voor bekendheid van de raad aan het werk te gaan. Afspraak en tijdpad: De deelnemersraad agendeert z.s.m. het agendapunt: de zichtbaarheid van de raad. Tijdens die bespreking worden onder andere de volgende suggesties bekeken: - De raad presenteert zich tijdens een themabijeenkomst. - De raad kan via een vragenlijst aan de achterban vragen wat te doen om meer bekendheid te krijgen. - De raad kan met andere raden bij elkaar komen en ervaringen uitwisselen over hoe een raad zich kan presenteren en dergelijke. 11
Evaluatie 2013: Tijdens de jaarlijkse algemene deelnemersraad vergadering heeft één van de leden van de raad een PowerPoint presentatie gegeven over het werk van de deelnemersraad. In deze presentatie werd duidelijk, voor de cliënten en de begeleiding, wat de raad het afgelopen jaar gedaan heeft. De raad zou nog meer kunnen doen om de achterban te raadplegen. Er is nog niks gedaan met de suggestie om via een vragenlijst erachter te komen wat er speelt bij de achterban. In het najaar 2013 wordt een vragenlijst uitgezet. In deze vragenlijst zal de deelnemers ook gevraagd worden welke ideeën zij hebben om de bekendheid van de deelnemersraad te vergroten. Het is de wens van de raad om een gezamenlijke vergadering met de cliëntenraad van een andere locatie te beleggen. De raad is ook nog niet aan toe gekomen om een uitwisseling te organiseren met een andere cliëntenraad. Nieuwe afspraken: Na de zomervakantie gaat de cliëntenraad een afspraak maken met een cliëntenraad van een activiteitencentrum in de omgeving om in het najaar (2013) een gezamenlijke vergadering te plannen. 12