Evaluatie verbeterplan AC Rheden

Transcriptie

1 Evaluatie verbeterplan AC Rheden

2 Evaluatie verbeterplan AC Rheden Geschreven door: Marian Beernink LSR kwaliteit LSR, landelijk steunpunt medezeggenschap Postbus RE Utrecht telefoon LSR, maart 2008 Evaluatie AC Rheden, maart

3 Inleiding Evaluatie In de periode juli 2006 tot en met januari 2007 is door de cliëntenraad van activiteitencentrum Rheden, in samenwerking met het LSR, landelijk steunpunt medezeggenschap,een kwaliteitsonderzoek vanuit cliëntenperspectief uitgevoerd binnen het activiteitencentrum Rheden. Cliënten hebben via vragenlijsten en groepsgesprekken kunnen aangeven welke onderwerpen voor verbetering in aanmerking komen. Tijdens een onderhandelingsgesprek met de teamleider van AC Rheden heeft de cliëntenraad de belangrijkste verbetervoorstellen voorgelegd. Naar aanleiding van die voorstellen hebben de cliëntenraad en de teamleider afspraken gemaakt. Deze afspraken zijn genoteerd door de kwaliteitsmedewerker van het LSR en na goedkeuring van raad en teamleider opgenomen in het verbeterplan. Cliëntenraad van activiteitencentrum Rheden en mevrouw Angela van Leeuwen, teamleider van het activiteitencentrum, bespreken samen met de kwaliteitsmedewerker van het LSR, mevrouw Marian Beernink de afspraken die in het verbeterplan zijn vastgelegd. Dit evaluatiegesprek heeft 13 maart 2008 plaatsgevonden. In het evaluatieverslag staan eerst de afspraken die in januari 2007 gemaakt zijn. Vervolgens worden onder het kopje evaluatie de resultaten van het verbetertraject genoemd. Als er nieuwe afspraken nodig zijn, wordt deze vermeld met het tijdpad. Onderdeel van de evaluatie is de vraag of het onderzoek heeft geleid tot verbetering van kwaliteit. De cliëntenraad is van mening dat de kwaliteit is verbeterd na het kwaliteitsonderzoek. Het onderzoek leeft nog bij cliënten en cliënten weten de raad te vinden. Evaluatie AC Rheden, maart

4 1. De plaats van het activiteitencentrum De cliëntenraad wil het volgende voorstel doen: Bij de uitgang van de parkeerplaats en op de Arnhemseweg een zebrapad aanleggen, zodat deelnemers veilig kunnen oversteken. Afspraken Herma is het eens met dit voorstel en stelt voor om dit plan bij de gemeente in te dienen. De raad neemt contact op met de cliëntenraad van Koningsland, omdat de oversteek op de Arnhemseweg ook geldt voor cliënten van Koningsland. De cliëntenraad van AC Rheden kan dit argument eveneens meenemen in haar brief naar de gemeente. Als de gemeente negatief reageert op het verzoek, wil de raad als vervolgstap een politieke partij inschakelen. Actie Januari 2007 stuurt de cliëntenraad de brief naar de gemeente. Evaluatie Er is door de raad geen actie ondernomen omdat het gemeentebestuur vorig jaar is ontbonden. Op het verzoek aan de cliëntenraad van Koningsland om met elkaar kennis te maken heeft deze raad negatief gereageerd. Daarna is er niets meer gebeurd. Nieuwe afspraak De raad zal een brief sturen naar de cliëntenraad van Koningsland met verzoek om samenwerking wat betreft de oversteek bij de Arnhemseweg. In de brief naar Koningsland zal de raad aangeven voor welke datum men antwoord wil hebben. Als Koningsland wil samenwerken, kan de brief opgesteld en ondertekend worden. Daarna kan de brief naar de gemeente. Als Koningsland niet mee wil doen, zal de raad zelf een brief sturen naar de gemeente met verzoek om een zebrapad aan te leggen. Tijdpad Voor april 2008: twee leden van de raad maken de brief en versturen deze naar de cliëntenraad van Koningsland. Ze zullen Koningsland vragen binnen 14 dagen te reageren. De raad zal na een week bellen of de brief is aangekomen en gelezen. Eind mei 2008 gaat de brief naar de gemeenteraad. Evaluatie AC Rheden, maart

5 2. De inrichting van het gebouw De cliëntenraad wil de volgende verbetervoorstellen doen: 1. Aan de achterkant van het gebouw warmtewerende zonwering plaatsen. 2. In de activiteitenruimtes airco s plaatsen met voldoende capaciteit, waarbij de afvoer naar buiten gaat. 3. Betere ventilatie in de computerruimte en bij de kaarsenmakerij. Afspraken 1. Zonwering aanbrengen is een zaak van de verhuurder. Het zou kunnen dat dit een huurverhoging met zich meebrengt. Herma zal dit bij de verhuurder navragen. 2. Herma heeft geen idee of airco s het warmteprobleem kunnen oplossen, wat het plaatsen van airco s kost en of dit in de begroting te realiseren is. Zij zal informatie inwinnen bij AC Mondriaan over hun ervaring met losse airco s en de kosten daarvan. 3. Er komt een beter afzuigsysteem voor de kaarsenmakerij. Op dit moment is een werkgroep actief om de ruimtes opnieuw te bekijken en eventueel anders in te delen. Afhankelijk daarvan wordt gekeken welke afzuiging nodig is. Actie 1. Januari 2007 neemt Herma contact op met de verhuurder. 2. Gesprek met de manager van AC Mondriaan, eind februari Maart 2007 krijgt de raad een advies voorgelegd. Evaluatie Er is inmiddels zonwering geplaatst aan de achterkant van het gebouw. Er is onderzocht welke warmtewering aan de zijkant zou moeten komen, bijvoorbeeld luchtventilatie of zonwering. Advies is geen zonwering, de steeg is nauw en er is geen rechtstreekse zoninval. Het platte dak zou de meeste warmte doorlaten. Iemand van de verhuurder De Woonplaats zal onderzoeken welk systeem voor dit gebouw geschikt is. Vanwege de regels rond bescherming van het pand mag niet elk ventilatiesysteem gebruikt worden. Voor de kaarsenmakerij is een offerte de deur uit voor een ventilatiesysteem. De werkgroep die de ruimtes zou herindelen is vanwege reorganisatie bij Siza Dorp Groep een tijd niet actief geweest. Angela zal de Evaluatie AC Rheden, maart

6 werkgroep vragen cliënten zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van de stand van zaken. Tijdpad De medewerker van de facilitaire dienst van Siza Dorp Groep heeft toegezegd dat voor de zomer 2008 de luchtventilatie gerealiseerd zal worden. Evaluatie AC Rheden, maart

7 3. Inspraak via de cliëntenraad De cliëntenraad wil de volgende verbetervoorstellen doen wat betreft het contact met de achterban: 1. Informatiekrantje uitbrengen met algemene onderwerpen en vast onderdeel mededelingen vanuit de cliëntenraad. Bij de opzet en uitvoering van het krantje deelnemers en medewerkers inschakelen. 2. Het verzoek van deelnemers om een poster met foto s en namen van de raad, prikbord voor mededelingen raad en uitbrengen van korte overzicht bespreekpunten wordt uitgevoerd door de raad in november In het voorjaar 2007 wil de raad beginnen met het organiseren van een groot deelnemersoverleg met uitleg over onderwerpen van de raad en eventueel gekoppeld aan een algemeen thema. 4. Informatie over de cliëntenraad opnemen in het informatieboekje van het activiteitencentrum. De raad wil dit bespreken in de clusterraad, zodat deze informatie standaard worden opgenomen bij de algemene info die deelnemers krijgen over een activiteitencentrum. Afspraken De raad spreekt met elkaar af dat zij: 1. 2 x per jaar een informatiekrantje uitbrengt met nieuws van de raad, voor cliënten en medewerkers. Voor lopende zaken van de raad wordt het infonieuws gebruikt; 2. Zorgt dat het prikbord wordt opgehangen; 3. een start maakt met het eerste deelnemersoverleg van de raad. In overleg Met Herma wordt voor de themabespreking desgewenst een externe deskundige uitgenodigd; 4. Zorgt dat informatie over de raad in het informatieboekje voor nieuwe deelnemers komt, eventueel als apart inlegvel. Actie 1. Informatiekrantje cliënten start voorjaar Prikbord ophangen in januari Start van eerste deelnemersoverleg, inclusief thema, tweede helft Info over de raad opnemen in infoboekje cliënten, oktober Evaluatie AC Rheden, maart

8 Evaluatie 1. Er is tweemaal een informatiekrant uitgebracht. Het informatiekrantje is kortgeleden herzien. De uitvoering, zoals de raad had bedacht, was te bewerkelijk. Er is nu gekozen voor een A4tje met algemene informatie en stukje van de raad. Het informatiebord is opgehangen, plus foto s en namen van de raad. 2. Er is nog geen groot deelnemersoverleg geweest. 3. De raad wil proberen om in juni een overleg met deelnemers te organiseren, gekoppeld aan een thema. De ondersteuner van de raad heeft bijzonder verlof. Als blijkt dat dit langere tijd gaat duren, zegt Angela toe dat er zo snel mogelijk vervanging komt, zodat de raad ondersteuning krijgt bij haar acties. 4. Het informatieboekje voor nieuwe cliënten wordt op dit moment vernieuwd. In het boekje staat ook informatie over de cliëntenraad. Het is ook belangrijk dat de adviesrechten van de raad voor cliënten duidelijk zijn. Angela zal de raad de adviesrechten geven. De raad zal dat overzicht ophangen op het infobord. Nieuwe afspraak en tijdpad 1. Voor mei 2008 wordt het infoblaadje gerealiseerd. 2. Juni 2008 groot deelnemersoverleg, gekoppeld aan thema. De raad gaat dit voorbereiden. 3. April 2008: ophangen van adviesrechten op het informatiebord. Evaluatie AC Rheden, maart

9 4. Rookbeleid in het activiteitencentrum De cliëntenraad wil het volgende voorstel doen: Een raamventilator plaatsen om de overlast van rook te verminderen. Reactie locatiemanager en afspraken Maart 2007 brengt de werkgroep haar advies uit. Evaluatie De werkgroep heeft een tijd stilgelegen. Dit heeft te maken gehad met de personele reorganisatie binnen Siza Dorp Groep. De werkgroep zal binnenkort weer opgestart worden en dan wordt definitief bepaald welke bestemming de ruimtes krijgen. De ventilatie van de rookruimte wordt ook meegenomen in het gesprek met verhuurder De Woonplaats. Tijdpad Voor de zomer 2008 zal er meer duidelijkheid zijn over ruimtes en ventilatie in het gebouw. Evaluatie AC Rheden, maart

10 5. Het vervoer van en naar het activiteitencentrum De raad wil de volgende verbetervoorstellen doen ter verbetering van de vervoersproblemen: 1. Overleg met het taxibedrijf om een betere planning tot stand te brengen, zodat de reistijd voor deelnemers zo optimaal mogelijk is. 2. Afspraak maken met chauffeurs dat ze bellen naar de deelnemer als ze ver van te voren of veel later dan de afgesproken tijd iemand op komen halen. 3. De reistijd zo plannen dat deelnemers uiterlijk 9.50 uur op het activiteitencentrum aanwezig zijn, zodat de activiteiten op tijd kunnen beginnen. 4. De verantwoording voor het afbellen van de taxi bij de deelnemers zelf leggen. Deelnemers een pasje geven met telefoonnummer van het taxibedrijf met gewenst beltijdstip en telefoonnummer van het activiteitencentrum. Als mensen dat willen kunnen ze hun naam en telefoonnummer op de pas zetten in geval van nood. Reactie locatiemanager en afspraken 1. Er is meerdere keren per week overleg met vervoerder Noot over alles wat niet goed gaat. De Siza Dorp Groep heeft met Noot vaste prijsafspraken gemaakt. Dat betekent dat er afspraken zijn gemaakt over het aantal cliënten dat in een rit wordt opgehaald. Het probleem is bekend, maar er is niet meer mogelijk dan een regelmatig overleg. 2. Er worden met individuele deelnemers al belafspraken gemaakt. Aan Noot zal worden gevraagd of de chauffeurs het activiteitencentrum bellen als een rit lang uitloopt. De medewerker van het AC zal daarna de cliënt inlichten. 3. De vraag over op tijd rijden wordt bij Noot neergelegd. 4. De raad maakt pasjes voor deelnemers met telefoonnummers van het AC, Noot en afbeltijd. Herma zal bij Noot informeren hoe laat men wil dat deelnemers afbellen. De raad zal aan elke deelnemer vragen of ze ook hun eigen naam en telefoonnummer op het pasje willen hebben in verband met calamiteiten. Actie 1. Januari 2007 wordt met Noot contact opgenomen over belafspraak. 2. Januari 2007 wordt met Noot contact opgenomen over op tijd rijden. 3. Februari 2007 zal de raad beginnen met het maken van pasjes. Evaluatie AC Rheden, maart

11 Evaluatie 1. Er zijn doorlopend gesprekken met Noot, maar er blijven klachten, vooral bij nieuwe chauffeurs of in de vakantietijd. Op tijd rijden lukt bij nieuwe deelnemers ook niet altijd. Klachten lopen via een vaste medewerker die alle klachten doorgeeft. Het wegbrengen s morgens gaat wel sneller dan voorheen. Voor de terugreis is er geen verschil. Het bellen door Noot als men de wachttijd overschrijdt, gebeurt niet altijd. De gesprekken met Noot blijven een vast aandachtspunt. 2. De pasjes met namen en telefoonnummer van Noot en AC zijn gemaakt en uitgereikt aan cliënten. Er zijn geen nieuwe afspraken nodig. Het vervoer blijft een continue aandachtspunt van de raad en het activiteitencentrum. Evaluatie AC Rheden, maart

12 6. ADL hulp De raad wil het volgende verbetervoorstel doen ten aanzien van de ADLhulp: 1. Een ADL-medewerker aanstellen die naast de ADL-hulp ook in de kantine aanwezig is voor allerlei hand- en spandiensten, zoals koffiezetten, gastvrouw zijn voor deelnemers die even uit de activiteit lopen, etc. 2. Medewerkers hoeven tijdens de activiteit niet meer weg te lopen wat de rust in de groep bevorderd. Reactie locatiemanager en afspraken 1. Er is sinds kort een tussenoplossing gevonden in de vorm van een gastvrouw. Deze medewerker/gastvrouw verleent beperkte ADL hulp. Mocht deze gastvrouw weggaan kan er gezocht worden naar een combinatiefunctie van gastvrouw met volledige ADL-taken. 2. Wat betreft het inzetten van stagiaires wordt rekening gehouden met de zwaarte van de groep en het aantal ADL-hulpvragen. Evaluatie De situatie met de gastvrouw is hetzelfde gebleven. Er hoeven geen nieuwe afspraken gemaakt te worden, want deze manier van werken bevalt momenteel goed. Wat betreft de bezetting van medewerkers op de groepen is er meer rust. Er zijn nu 2 stagiaires en 2 vrijwilligers. De raad is hier tevreden over. Er zijn geen nieuwe afspraken nodig. Evaluatie AC Rheden, maart

13 7. Hoeveelheid activiteiten De cliëntenraad wil de volgende verbetervoorstellen doen ten aanzien van de activiteiten: 1. Meer bewegingsactiviteiten, die ook vanuit een (rol)stoel gedaan kunnen worden. 2. Meer kortdurende cursussen aanbieden om afwisseling in het aanbod te brengen. 3. Cursus boetseren toevoegen aan het programma, omdat dit een goede training is voor mensen met een verminderde handfunctie. Reactie locatiemanager en afspraken 1. Het voorstel zal door de werkgroep worden meegenomen bij het indelen van de ruimtes. Als er geen ruimte beschikbaar is voor een sportactiviteit kan onderzocht worden of er een externe sportruimte gehuurd kan worden. 2. Kortdurende activiteiten zijn nu ook onderdeel van het activiteitenprogramma. Het blijft een aandachtspunt voor medewerkers om alert te zijn op voldoende afwisseling binnen activiteiten en de behoefte van cliënten. 3. Binnen Crea kan de activiteit boetseren toegevoegd worden. Begin volgend jaar zal dit ingevoerd worden. Actie 1. Afhankelijk van de herindeling zal er gezocht worden naar een sportruimte in het voorjaar van Doorlopend aandachtspunt van medewerkers en de raad. 3. Begin 2007 wordt activiteit boetseren toegevoegd aan Crea. Evaluatie Er is een nieuwe sportactiviteit bijgekomen, Boccia, dat gespeeld kan worden vanuit de rolstoel. Er zijn meer bewegingsactiviteiten bijgekomen. Er zijn nu 5 x per week bewegingsactiviteiten, waarvan 1 x per week intensief bewegen. Dit wordt op het activiteitencentrum zelf gedaan. Kortdurende cursussen zijn niet aangeboden. Het activiteitenprogramma wordt regelmatig vernieuwd en cliënten worden hierbij betrokken. De activiteit boetseren is bij één cliënt uitgeprobeerd, maar uiteindelijk was dit niet succesvol. Een activiteitencentrum dichtbij AC Rheden is volledig Evaluatie AC Rheden, maart

14 toegerust voor boetseren. Ook deze plek bleek geen oplossing te kunnen bieden voor de wensen van deze cliënt. De cliënt heeft zelf een andere oplossing bedacht. Er zijn geen nieuwe afspraken nodig. Evaluatie AC Rheden, maart

15 8. Contact met de locatiemanager De cliëntenraad wil het volgende verbetervoorstel wat betreft contact met de locatiemanager: 1. Cliënten hebben behoefte aan meer contact met de locatiemanager. Herma zou bijvoorbeeld vaker aanwezig kunnen zijn bij koffiedrinken, bij binnenkomst cliënten goedendag zeggen, zodat haar gezicht vertrouwd wordt. 2. Bij de foto s van de raad ook de foto van Herma plaatsen, omdat zij de overlegpartner is van de raad. Afspraken 1. Er ontstaat een discussie over de verwachting van cliënten en de rol die de locatiemanager heeft binnen een activiteitencentrum. Binnen de nieuwe organisatiestructuur is de locatiemanager meer op afstand bezig, heeft vaak een aantal verschillende locaties onder zich. Daardoor is direct contact met deelnemers, zoals dat vroeger het geval was, niet meer mogelijk vanwege tijdsgebrek. De coördinerend begeleiders nemen een aantal taken over van de locatiemanagers, waaronder het rechtstreekse contact met cliënten. Wel blijft de locatiemanager gesprekspartner van de locale cliëntenraden. Herma wil tijdens de rapportpresentatie een uitleg geven over haar functie als locatiemanager. 2. De raad heeft de foto en naam van Herma bij het overzicht van leden van de cliëntenraad geplaatst, zodat voor cliënten duidelijk is dat de locatiemanager de overlegpartner is van de cliëntenraad. Evaluatie 1. Er heeft een personele reorganisatie plaatsgevonden binnen Siza Dorp Groep. De functie van locatiemanager is vervallen. De functie van teamleider is daarvoor in de plaats gekomen. Tevens is er in iedere regio een regiomanager. Voor AC Rheden is dit Marcel Inklaar. 2. De foto s van Angela en Marcel hangen in de kantine. De teamleider heeft voldoende contact met de cliënten. Er zijn geen nieuwe afspraken nodig. Evaluatie AC Rheden, maart

16 9. Aanpassingen aan het gebouw De cliëntenraad wil de volgende verbetervoorstellen doen ten aanzien van aanpassingen: 1. In elke activiteitenruimte een hoog-laagtafel aanschaffen; 2. Meer variatie in type stoelen per ruimte en in de kantine, hoge stoelen zijn gewenst. 3. Gebruiksaanwijzing ophangen in het toilet over gebruik van hooglaagtoilet. 4. Naast het toilet beugels bevestigen waarop toiletpapier bevestigd is. Als voorbeeld worden de beugels naast de toiletten bij Klimmendaal genoemd. Reactie locatiemanager en afspraken 1. Bij herindeling van de ruimtes zal door de medewerkers bekeken worden wie een hoog-laagtafel nodig heeft. 2. Bij herindeling van de ruimtes worden nieuwe stoelen aangeschaft. Er kunnen eerst verschillende soorten stoelen uitgeprobeerd worden door deelnemers. Daaruit zal een keus gemaakt worden. 3. Lineke zal voor het hoog-laagtoilet een gebruiksaanwijzing ontwerpen en maken. 4. De raad zal een offerte aanvragen voor verschillende type toiletbeugels. Er zal ook worden onderzocht of aanpassing van de huidige beugels mogelijk is. De raad zal haar advies bij Herma indienen. Actie Wat betreft punt 1 en 2 zal dit rond maart 2007 uitgevoerd worden. Punt 3: De gebruiksaanwijzing voor het toilet zal voor februari 2007 uitgevoerd worden. Punt 4: Voor maart 2007 zal de raad een advies over de toiletbeugels uitbrengen aan Herma. Evaluatie Er is een offerte aangevraagd voor aanschaf nieuwe stoelen. Er komen nieuwe stoelen op termijn, waarbij deelnemers inspraak hebben. Er zijn voldoende hoog-laagtafels in de activiteitenruimtes. Aanschaf van nieuwe tafels is niet nodig. Gebruiksaanwijzing op het toilet hangt. De beugels naast de toiletten, met toiletpapier, zijn gerealiseerd. Evaluatie AC Rheden, maart