Evaluatie verbeterplan 2012

Transcriptie

1 Activiteitencentrum de Schakel, InteraktContour

2 Utrecht, 22 november 2013 Geschreven door: Harold Meier Postbus RE Utrecht Telefoon: Fax: Copyright LSR, landelijk steunpunt medezeggenschap Postbus 8224, 3503 RE Utrecht Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit document mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaand schriftelijke toestemming van het LSR. 2

3 Samenvatting Verbeterpunt / afspraken Naleving afspraken Reactie cliëntenraad Nieuwe afspraak Tijdpad 1 Wachttijd extra hulp Activiteiten starten met overleg. Thema hoe te communiceren over de huidige veranderingen. Blijft aandachtspunt 2 Starten met de activiteiten Minimaal 9.50 uur starten met het doen van mededelingen. Blijft aandachtspunt 3 Regelmatig overleg over ondersteuningsplan Rooster ondersteuningsplan besprekingen in 2013 voor medewerkers én deelnemers inzichtelijk. Geen nieuwe afspraken 4 Wat te doen in noodsituaties Vaker per jaar een BHV dag. Ontruimingsoefening op verschillende dagen in rooster. Deelnemers melden obstakels vluchtroutes aan medewerkers en opfrissen bestaande afspraken over vrijhouden vluchtroutes. arlijks vinden er 3 ontruimingsoefeningen plaats en wordt er 1 BHV dag georganiseerd. De deelnemersraad wordt geïnformeerd over de oefeningen en de voortgang middels een verslag. Dit blijft een aandachtspunt. 3

4 Cliëntenraad Raad bepaalt per overleg mededelingen achterban. 5 Vóór overleg vragen polsen bij achterban. Geen nieuwe afspraken Afspraken meedelen op bijeenkomst. 6 Cliëntvertrouwens persoon en de klachtencommissie Achterban wijzen op bestaande folders plus toelichting. Melden dat cvp er geen lid is van klachtencommissie. Geen nieuwe afspraken Voorbereiden achterbanbijeenkomst 21 januari Datum: Datum: Handtekening voor akkoord Handtekening voor akkoord Locatiemanager Deelnemersraad S.v.p. na ondertekening zenden naar: InteraktContour T.a.v. mevrouw S. Smith Postbus AC NUNSPEET 4

5 Inleiding In 2012 heeft het LSR, Landelijk steunpunt medezeggenschap bij activiteitencentrum de Schakel een cliëntenraadpleging uitgevoerd. De deelnemersraad, bestaande uit Edith de Jong, Piet Maasland, Heleen in t Veld, Marco van Doornik en Benny Kamphuis hebben in 2012 afspraken gemaakt naar aanleiding van de uitkomsten van de cliëntenraadpleging. Deze afspraken zijn vastgelegd in een verbeterplan. Het verbeterplan maakt onderdeel uit van het rapport Cliëntenraadpleging AC de Schakel. Op 4 november 2013 is het verbeterplan geëvalueerd. Hierbij waren aanwezig: de deelnemersraad, locatiemanager Marian Schonewille en de ondersteuner van het LSR, Harold Meier. Per onderwerp zijn de afspraken geëvalueerd. In het evaluatieverslag is een samenvatting van verbeterpunten en afspraken opgenomen. Deze samenvatting wordt als losse bijlage meegeleverd en voor akkoord getekend door de deelnemersraad en de locatiemanager. Het ondertekende exemplaar wordt door de locatiemanager opgestuurd naar de kwaliteitsfunctionaris van InteraktContour. 5

6 Verbeterpunt 1: Wachttijd extra hulp Uit het verbeterplan 2012: Uit de cliëntenraadpleging komt de wachttijd voor (extra) hulp als aandachtspunt naar voren. Tijdens de groepsgesprekken worden pitrieten en creatief als activiteiten genoemd waarin de lange wachttijd het meest merkbaar is. Deelnemers uit de deelnemersraad bevestigen dat zij over de lange wachttijd in deze activiteiten negatieve signalen krijgen van de deelnemers. Tijdens de verbeterplanbespreking vertelt de locatiemanager dat zij het probleem herkent. Ze kan zich vinden in de verbetervoorstellen die tijdens de groepsgesprekken zijn gedaan. Raad en manager zijn het erover eens dat het een gezamenlijke verantwoordelijkheid is om te leren omgaan met het gegeven dat er minder tijd is voor hulp door de toegenomen zorgvraag en afname van begeleidingsuren. Daardoor is langer wachten op hulp niet altijd te vermijden. Het is wel belangrijk dat iedereen weet wat hij kan verwachten. De raad en de manager maken de volgende afspraken: Afspraken Medewerkers en deelnemers starten de activiteiten met een kort overleg. Daarin bespreken zij hoe de hulp verdeeld kan worden, hoe deelnemers elkaar eventueel kunnen helpen en hoe de verdeling en het vinden van de benodigde materialen mogelijk is. Op die manier zijn de verwachtingen voor iedereen helder voor dat moment. De locatiemanager bespreekt bovenstaande afspraak in het team in januari De deelnemersraad deelt de afspraak mee aan de deelnemers tijdens de presentatie van de uitkomsten van de raadpleging op 21 januari Op de flat screen met dagelijkse mededelingen wordt deze afspraak genoteerd. De manager zorgt ervoor dat dit geregeld is na de bijeenkomst en het overleg in januari. De communicatie over de veranderingen die de huidige tijd meebrengt (zoals minder personeel en de grotere eigen verantwoordelijkheid bij deelnemers) zal de manager intensiever doen. Zij zal het team en de raad in het voorjaar raadplegen hoe daar het beste mee om gegaan kan worden. 6

7 Evaluatie 2013: Bovengenoemde afspraken zijn nagekomen. De leden hebben vanuit de deelnemers geen opmerkingen meer gekregen over de wachttijd. We gaan er vanuit dat het door iedereen positief is opgepakt. In de afgelopen tijd is de opzet van de activiteiten veranderd. Deelnemers zijn nu met 1 activiteit of product bezig. Ook wordt er gekeken wat iemand zelfstandig kan en daar wordt rekening mee gehouden bij het kiezen van een activiteit. Verder is er aandacht geweest voor het elkaar helpen bij het vinden van benodigde materialen en het opstarten van de activiteit. De communicatie over de veranderingen die de huidige tijd met zich meebrengt gebeurt middels een informatie-update die regelmatig tijdens de dagelijkse mededelingen plaatsvindt. Nieuwe afspraken: De wachttijd voor (extra) hulp bij activiteiten blijft een aandachtspunt. Bij het opzetten van nieuwe activiteiten wordt ook de rol van vrijwilligers nadrukkelijk bekeken. 7

8 Verbeterpunt 2: Op tijd starten met activiteiten Uit het verbeterplan 2012: Voortvloeiend uit het gesprek over de wachttijd komt tijdens de verbeterplanbespreking het thema op tijd starten met de activiteiten naar voren. s Morgens worden de mededelingen gedaan tijdens de koffie. De bedoeling is dat dit op tijd gebeurt zodat om uur de activiteiten kunnen starten. Maar het gebeurt nogal eens dat dit laat gebeurt of uitloopt en dan starten activiteiten later. Wat weer een gevolg heeft voor de tijd die besteed kan worden aan de activiteit en de hulp tijdens een activiteit. De manager herkent enerzijds dat medewerkers de houding van druk, druk nog even de mededelingen doen uit kunnen stralen. En kan dat ook begrijpen. Anderzijds is ze het met de raad eens dat de mededelingen op tijd moeten worden gedaan. Dat is namelijk al de afspraak. Waarschijnlijk is het nodig dat die afspraak weer opgefrist wordt. Afspraken De manager brengt nog in 2012 of anders begin 2013 het op tijd doen van de mededelingen weer onder de aandacht bij het team. Minimaal 9.50 uur starten de mededelingen. De deelnemersraad zal in de bijeenkomst van 21 januari melden dat deelnemers ook zelf medewerkers aan hun jasje kunnen trekken tegen de tijd dat de mededelingen moeten worden gedaan. Evaluatie 2013: De afspraak over het op tijd beginnen met de mededelingen is opgefrist en wordt nu zoveel mogelijk nagekomen. Twee medewerkers, Henk en Ariëlle zijn aangewezen om de mededelingen te doen en dat loopt goed. Het voordeel is dat zij geen activiteiten hoeven te starten. De deelnemersraad is tevreden met hoe het nu gaat. Er wordt opgemerkt dat als Henk of Ariëlle een keer niet aanwezig kan zijn dat het dan wel eens mis gaat met het op tijd doen van de mededelingen. Daar is begrip voor. Aan de deelnemers is gemeld dat zij medewerkers kunnen vragen om de mededelingen op tijd te doen. Nieuwe afspraken: Als Henk en/ of Ariëlle vrij zijn is het aan de begeleiding om het op tijd doen van de mededelingen te realiseren. Als er op maandag teamoverleg is dan wordt op de vrijdag ervoor de spullen voor de mededelingen voor die maandag alvast klaargezet. 8

9 Verbeterpunt 3: Overleg over het ondersteuningsplan Uit het verbeterplan 2012: Uit de raadpleging en de groepsgesprekken komt naar voren dat cliënten niet regelmatig overleggen over het ondersteuningsplan met de persoonlijk ondersteuner. Cliënten ervaren wel dat zij altijd bij een begeleider terecht kunnen om iets te bespreken wanneer ze dat willen. Cliënten denken dat er daarom ook niet altijd behoefte is om het ondersteuningsplan regelmatiger te bespreken. Tijdens de bespreking over het verbeterplan vertelt de locatiemanager dat er met het team hard wordt gewerkt aan het rooster met bespreking ondersteuningsplan voor Aan het einde van 2012 zal het zeker klaar zijn. Zij is het eens met de suggestie uit het groepsgesprek dat dit rooster ook voor de cliënten inzichtelijk moet zijn. Wanneer medewerkers én cliënten het rooster kunnen bekijken, kunnen beiden de data in de gaten houden. Raad en manager vinden het een gedeelde verantwoordelijkheid om elkaar te wijzen op de afspraken, gewenste veranderingen goed door te geven en zo nodig nieuwe afspraken te maken. Afspraken Roosterbespreking ondersteuningsplan 2013 is vóór 31 december 2012 klaar en wordt gemaakt door locatiemanager en coördinerend begeleider. Deze zullen ook bedenken op welke manier het rooster inzichtelijk gemaakt kan worden voor de cliënten. Op de achterbanbijeenkomst van 21 januari zal besproken worden hoe het rooster door medewerkers en deelnemers gebruikt zal of kan worden. Evaluatie 2013: De cyclus van de gesprekken over het ondersteuningsplan is nu beter in kaart gebracht. Het rooster is recentelijk weer opgefrist. De persoonlijk ondersteuner informeert cliënten wanneer er een gesprek over het ondersteuningsplan gaat plaatsvinden. Ook cliënten kunnen informeren wanneer er een gesprek ingepland staat. Om privacy redenen is het rooster niet openbaar gemaakt. De deelnemersraad vindt het goed dat het rooster niet openbaar is. Ook vindt de raad dat het een gedeelde verantwoordelijkheid is om op de hoogte te zijn van wanneer de gesprekken zijn ingepland. Het blijft daarom belangrijk dat er geïnvesteerd blijft worden in het contact tussen cliënt en persoonlijk ondersteuner. Nieuwe afspraken: Er zijn geen nieuwe afspraken gemaakt. 9

10 Verbeterpunt 4: Noodsituaties Uit het verbeterplan 2012: Uit de raadpleging is naar voren gekomen dat cliënten niet weten wat te doen in noodsituaties. Uit de vragenlijsten en groepsgesprekken is gebleken dat sommige deelnemers (nog) niet deel hebben kunnen nemen aan ontruimingsoefeningen, omdat ze óf nog maar korte tijd het centrum bezoeken óf op een andere dag het centrum bezoeken dan de dag waarop de oefening plaats vindt. Tijdens de bespreking over het verbeterplan wordt gesproken over hoe serieus een ontruimingsoefening gehouden moet worden (ontruimingsoefeningen worden eens per kwartaal gehouden). Enkele leden van de raad vinden dat er geoefend moet worden zoals in het echt. En onverwachts. De manager legt uit dat in een echte noodsituatie uit nood wordt gehandeld waarbij mogelijk op te lopen letsel ondergeschikt is aan het redden uit brandgevaarlijke situaties. Bij een oefening zou het te ver gaan om mensen blessures op te laten lopen en daarom kan niet helemaal geoefend worden zoals in het echt. Verder noemt een deelnemer nog het indelen van een ruimte: Wat is de beste indeling zodat er ruimte is voor anderen en de rolstoelers om weg te kunnen wanneer dat nodig mocht zijn? De manager geeft aan dat de BHV ers hier onder andere verantwoordelijk voor zijn. Maar dat ook deelnemers zelf, samen met medewerkers, hier op kunnen letten wanneer ze bezig zijn in de ruimtes. Hetzelfde geldt voor het letten op en verwijderen van obstakels voor de vluchtroutes. Afspraken Vaker door het jaar heen organiseren leden van de BHV een BHV dag. Vanwege de ingeschatte haalbaarheid starten ze met twee maal per jaar. Bij voldoende interesse en belangstelling kan de dag vaker door de BHV ers worden georganiseerd. Bij de evaluatie van het verbeterplan aan het eind van 2013 besluiten raad en manager hoe vaak in dat jaar een BHV dag zal plaats vinden. Een rooster maken voor de ontruimingsoefeningen voor 2013, waarbij de oefeningen op verschillende dagen van de week gehouden zullen worden. De manager zal dit in januari 2013 gaan bespreken met het team van de BHV ers. Deelnemers melden aan medewerkers en andere deelnemers wanneer zij obstakels zien voor de vluchtroutes. Deze afspraak plus de afspraken die al bekend zijn rondom het vrijhouden van de vluchtroutes worden nog eens onder de aandacht gebracht bij deelnemers door de deelnemersraad tijdens de achterbanbijeenkomst op 21 januari. 10

11 Evaluatie 2013: Eind 2012 is er een BHV dag georganiseerd. Ook dit jaar heeft er inmiddels een BHV dag plaatsgevonden. Er zijn cliënten die het niet nodig vinden om te oefenen en het vervelend vinden dat een activiteit dan niet door gaat. Regelmatig oefenen of een BHV dag organiseren blijft daardoor wat lastig. De deelnemersraad en de manager vinden 1 BHV dag per jaar voldoende. Tijdens de BHV dag wordt informatie gegeven over veiligheid, vluchtroutes, etc. Naast de BHV dag zijn er door het jaar heen een aantal ontruimingsoefeningen. De ontruimingsoefeningen vinden op verschillende dagen in de week plaats. De deelnemersraad wil graag geïnformeerd blijven over de oefeningen en de voortgang door het ontvangen van het verslag n.a.v. een oefening. In de kwartaalrapportage van AC de Schakel is aandacht voor de veiligheid en ontruimingsoefeningen. De deelnemersraad ontvangt deze kwartaalrapportage. Het punt over het signaleren en doorgeven van obstakels voor de vluchtroutes is aan de deelnemers genoemd en blijft een aandachtspunt. Nieuwe afspraken: Er wordt afgesproken dat er jaarlijks 3 ontruimingsoefeningen plaatsvinden en er 1 BHV dag wordt georganiseerd. Dat betekent dat er elk kwartaal een activiteit aangaande de veiligheid plaatsvindt. 11

12 Verbeterpunt 5: Cliëntenraad Uit het verbeterplan 2012: Niet alle cliënten weten waarvoor ze bij de deelnemersraad terecht kunnen, blijkt uit de raadpleging. De raad en de manager concluderen tijdens de bespreking van het verbeterplan dat de suggesties die gedaan zijn tijdens de groepsgesprekken eigenlijk geen nieuwe ideeën zijn. Er is jaarlijks een achterbanbijeenkomst en de vergaderingen van de raad zijn openbaar en dus bij te wonen voor wie dat wenst. En de Omroeper is voor iedereen in te zien of toegankelijk te maken, eveneens voor wie dat wenst. Maar blijkbaar is dat niet voldoende om deelnemers meer te betrekken bij wat de raad doet. Wel zou vaker een mededeling vanuit de raad gedaan kunnen worden meent de raad. Bijvoorbeeld aansluitend aan de week waarin de raad heeft vergaderd. De manager stelt voor deze dan op het digitale mededelingen bord in de hal te plaatsen. En via de mondelinge mededelingen tijdens de koffie kan, in de week voordat de raad vergadert, gevraagd worden of er nog vragen zijn voor de raad. Afspraken Aan het einde van elk overleg van de raad bepaalt de raad welke punten als mededeling direct doorgegeven kunnen of moeten worden aan de andere deelnemers. In de week voordat de raad vergadert polst de raad, via het mededelingenrondje tijdens de koffie, of er nog vragen zijn die meegenomen moeten of kunnen worden in de raadsvergadering. In het overleg van december 2012 spreekt de raad af hoe ze deze afspraken vorm gaan geven. Op de achterbanbijeenkomst van 21 januari deelt de raad voorgaande afspraken mee aan de deelnemers. In 2013 worden de afspraken uitgevoerd en tijdens de evaluatie van het verbeterplan aan het eind van 2013 worden ze geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Evaluatie 2013: De bovengenoemde afspraken worden uitgevoerd. In elke vergadering is er aandacht voor het contact met de achterban en wordt bepaald welke punten moeten worden doorgegeven aan de achterban. Er wordt wel opgemerkt dat iedereen er met elkaar scherp op moet blijven om goed contact te houden met de achterban. Nieuwe afspraken: Er zijn geen nieuwe afspraken gemaakt. 12

13 Verbeterpunt 6: Bekendheid met de cliëntvertrouwenspersoon en klachtencommissie Uit het verbeterplan 2012: Uit de raadpleging is naar voren gekomen dat cliënten niet weten waarvoor ze terecht kunnen bij de cliëntvertrouwenspersoon (cvp er) en de klachtencommissie. De deelnemersraad en de manager hebben het punt besproken. Ze vinden dat er goed materiaal is en vinden dat, mede gezien het gegeven dat de cvp er jaarlijks langs komt, er voldoende mogelijkheden zijn om bekend te raken met de cvp er en de klachtencommissie. Maar misschien moeten deze mogelijkheden weer eens extra onder de aandacht worden gebracht. Daarom besluiten de manager en de raad om het punt mee te nemen in het verbeterplan. Het opnemen in het plan is immers meteen een stok achter de deur om in de gaten te houden (middels de evaluatie van het plan na een jaar) of de afspraak voldoende is geweest om de bekendheid te verbeteren. Verder vinden ze het belangrijk dat deelnemers weten dat een klachtencommissie niet hetzelfde is als een cvp er. Afspraken Tijdens de achterbanbijeenkomst op 21 januari wijst de raad op de folders over de klachtencommissie en de cvp er. De functies van beide wordt kort toegelicht. De raad of manager geeft aan dat de cvp er geen lid is van de klachtencommissie. De voorzitter van de raad en de locatiemanager bereiden de achterbanbijeenkomst voor. Evaluatie 2013: De acties beschreven bij de bovengenoemde afspraken zijn uitgevoerd. De cliëntvertrouwenspersoon is afgelopen jaar langs geweest. Ze heeft meegedeeld dat zij nog maar 1 keer per 2 jaar de locatie mag bezoeken. Tijdens haar bezoek heeft ze informatie gegeven over haar werk. Ze heeft ook de activiteitengroepen bezocht. Verder zijn er van de cvp er en van de klachtencommissie folders beschikbaar en is dit meegedeeld aan de deelnemers. Er is een nieuwe folder uitgebracht over de VGU klachtencommissie. Als er klachten zijn dan zijn er mogelijkheden om daar iets mee te doen. Onvrede of klachten kunnen eerst in de groep aan de orde komen. Je kunt er daarna ook mee naar mensen van het team gaan of je persoonlijk ondersteuner. Samen kan dan worden gezocht naar een oplossing. Nieuwe afspraken: Er is bij dit verbeterpunt geen nieuwe afspraak gemaakt. 13