Inspectierapport Gastouderbureau Sisa Kinderopvang (GOB) Oedsmawei 24D 9001 ZJ GROU Registratienummer

Transcriptie

1 Inspectierapport Gastouderbureau Sisa Kinderopvang (GOB) Oedsmawei 24D 9001 ZJ GROU Registratienummer Toezichthouder: GGD Fryslân In opdracht van gemeente: LEEUWARDEN Datum inspectie: Type onderzoek : Regulier onderzoek Status: Definitief

2 Inhoudsopgave Het onderzoek... 3 Observaties en bevindingen... 4 Pedagogisch beleid... 4 Personeel... 5 Veiligheid en gezondheid... 6 Ouderrecht... 7 Kwaliteit gastouderbureau... 8 Inspectie-items... 9 Gegevens voorziening...11 Gegevens toezicht...11 Bijlage: Zienswijze houder gastouderbureau van 13

3 Het onderzoek Onderzoeksopzet Dit onderzoek is uitgevoerd op grond van artikel 1.62 lid 3 van de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen. Het betreft een aangekondigd regulier onderzoek op basis van risicogestuurd toezicht. Beschouwing Op verzoek van de Gemeente Leeuwarden heeft er op 23 april 2014 een reguliere inspectie op basis van risicogestuurd toezicht plaatsgevonden bij Gastouderbureau Sisa Kinderopvang te Grou door GGD Fryslân. Gastouderbureau Sisa Kinderopvang heeft momenteel 225 actieve gastouders en 545 gekoppelde vraagouders in het bestand. Er zijn vier bemiddelingsmedewerkers werkzaam bij gastouderbureau Sisa Kinderopvang. Voorafgaand aan het inspectiebezoek heeft de manager de documenten bijtijds aan de GGD aangeleverd. De inspectie bestond uit een documentenonderzoek, een interview met de manager en een bemiddelingsmedewerker, een steekproef van de dossiers van de gastouders en vraagouders en een steekproef van de financiële administratie. Na overleg en overreding zijn de volgende documenten aangeleverd: - verklaring omtrent het gedrag van de manager van het gastouderbureau - diverse stukken betreffende de administratie van 5 gastouders. Er is tijdens de inspectie de volgende tekortkoming geconstateerd: - De houder evalueert jaarlijks mondeling de gastouderopvang met de vraagouders en legt deze schriftelijk vast. Gastouderbureau Sisa Kinderopvang voldoet niet aan alle kwaliteitseisen uit de Wet Kinderopvang. Op 26 mei 2014 is er telefonisch contact geweest met mevrouw A. Haytema voor het hoor wederhoor. Mevrouw Haytema heeft aangegeven akkoord te zijn met de inhoud van het rapport en maakt gebruik van de gelegenheid een zienswijze in te dienen. De zienswijze is ontvangen op 30 mei 2014 en is onveranderd in het rapport opgenomen. Advies aan College van B&W De toezichthouder adviseert het college om te handhaven conform handhavingsbeleid. 3 van 13

4 Observaties en bevindingen Pedagogisch beleid Pedagogische praktijk De gastouders krijgen een map met daarin het pedagogisch beleidsplan. Het is de bedoeling dat de gastouders het beleidsplan doornemen. Vervolgens wordt het beleidsplan tijdens de intake met de gastouder besproken. In de voortgangsgesprekken met de gastouders is het pedagogsich beleidsplan een terugkerend onderwerp. In de kinderopvang is men bezig met het nieuwe beleid "ik ben ik". Het pedagogisch beleidsplan moet niet alleen maar in de kast liggen, het moet de medewerkers ook aanspreken. De bedoeling is dat dit nieuwe beleid ook wordt doorgevoerd bij de gastouderopvang. Gebruikte bronnen: Vragenlijst houder gastouderbureau (Ontvangen ) Interview houder gastouderbureau (Manager gastouderbureau mevr. A. Haytema en bemiddelingsmedewerker mevr. T. Hettinga) Pedagogisch beleidsplan (Ontvangen ) 4 van 13

5 Personeel Verklaring omtrent het gedrag De verklaringen omtrent het gedrag van de houder en bemiddelingsmedewerkers zijn aangevraagd in het kader van de continue screening en voldoen aan de voorwaarde. Op de verklaring omtrent het gedrag van de manager van het gastouderbureau ontbraken enkele functieaspecten. In overleg en overredingstijd is er een nieuwe verklaring omtrent het gedrag aangevraagd. Deze voldoet aan de voorwaarde. De voorwaarden "de verklaring omtrent het gedrag van personen werkzaam bij de onderneming is vóór aanvang van de werkzaamheden aan de houder van het gastouderbureau overgelegd" en "de verklaring omtrent het gedrag van personen werkzaam bij de onderneming is bij aanvang van de werkzaamheden niet ouder dan twee maanden" zijn niet beoordeeld. Doordat de verklaringen omtrent het gedrag opnieuw zijn aangevraagd is het niet meer mogelijk te toetsten of de verklaringen omtrent het gedrag voor aanvang zijn overlegd en bij aanvang werkzaamheden niet ouder zijn dan twee maanden. Gebruikte bronnen: Vragenlijst houder gastouderbureau (Ontvangen ) Interview houder gastouderbureau (Manager gastouderbureau mevr. A. Haytema en bemiddelingsmedewerker mevr. T. Hettinga) Verklaringen omtrent het gedrag (6x) 5 van 13

6 Veiligheid en gezondheid Risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid Bij aanvang van de opvang en daarna jaarlijks wordt er een risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid bij de gastouder uitgevoerd. Bij nieuwe gastouders neemt de bemiddelingsmedewerker de risico-inventarisatie samen met de gastouder door. Alle vertrekken worden doorlopen. In het plan van aanpak wordt er genoteerd wat er eventueel nog moet worden opgepakt. Dit moet voor start van de opvang in orde zijn. De bemiddelingsmedewerker belt vervolgens met de gastouder of het opgepakt is. Bij het volgende bezoek wordt dit gecontroleerd en afgetekend. Bij aanpassingen van de binnen- en buitenruimte is het de verantwoordelijkheid van de gastouder om dit te melden bij het gastouderbureau. Ook is het de verantwoordelijkheid van de gastouder om de huisgenoten op de hoogte te brengen van de risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid. Uit de steekproef van zes gastouders is gebleken, dat er voor aanvang en daarna jaarlijks een risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid wordt uitgevoerd. Gebruikte bronnen: Vragenlijst houder gastouderbureau (Ontvangen ) Interview houder gastouderbureau (Manager gastouderbureau mevr. A. Haytema en bemiddelingsmedewerker mevr. T. Hettinga) Risico-inventarisatie veiligheid Risico-inventarisatie gezondheid 6 van 13

7 Ouderrecht Informatie Gastouderbureau Sisa Kinderopvang werkt met drie contracten. Het contract met het gastouderbureau en de vraagouder is de overeenkomst waarin staat welk deel van het betaalde bedrag naar het gastouderbureau gaat en welk deel naar de gastouder gaat. Bij wijzigingen van tarieven worden vraagouders hier via de mail van op de hoogte gebracht. Gebruikte bronnen: Vragenlijst houder gastouderbureau (Ontvangen ) Interview houder gastouderbureau (Manager gastouderbureau mevr. A. Haytema en bemiddelingsmedewerker mevr. T. Hettinga) Website Nieuwsbrieven (Ontvangen ) 7 van 13

8 Kwaliteit gastouderbureau Kwaliteitscriteria Er wordt zorg voor gedragen dat het opvangadres minstens tweemaal per jaar wordt bezocht. Het voortgangsgesprek en de risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid zijn hier een onderdeel van. De bemiddelingsmedewerkers hebben allen een eigen planning waarin de bezoeken worden bijgehouden. Tijdens de bezoeken wordt er meteen voor de volgende keer een afspraak gemaakt, zodat dit weer ingepland staat. Er wordt jaarlijks geëvalueerd met de vraagouders door middel van een evaluatieformulier. Deze wordt naar de vraagouders opgestuurd. De vraagouder vult het formulier in, ondertekend deze en stuurt deze terug naar het gastouderbureau. In de brief wordt vermeld dat er telefonisch contact wordt gezocht om de evaluatie te bespreken. De afspraak binnen het gastouderbureau is dat als dit na twee keer contact zoeken nog niet gelukt is, het erbij gelaten wordt. Dit wordt vastgelegd. Uit het gesprek tijdens de inspectie is gebleken dat er op deze manier niet gewaarborgd wordt dat de vraagouders mondeling worden geëvalueerd. Uit een steekproef van zes evaluaties bij de vraagouders is gebleken dat bij twee vraagouders niet jaarlijks en mondeling is geëvalueerd. Op basis hiervan is geconstateerd dat aan de volgende voorwaarde niet is voldaan: De houder evalueert jaarlijks mondeling de gastouderopvang met de vraagouders en legt deze schriftelijk vast. (art 1.56 lid 2 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 9 Besluit kwaliteit kinderopvang en peuterspeelzalen; art 11a lid 1 sub e Regeling kwaliteit kinderopvang en peuterspeelzalen) Administratie gastouderbureau Uit een steekproef van zes dossiers van gastouders en vraagouders is gebleken dat de administratie aan de volgende voorwaarden voldoet: het bevat een overeenkomst per vraagouder; het bevat kopieën van de verklaringen omtrent gedrag van de gastouders; het bevat een door de gastouder en bemiddelingsmedewerker ondertekende versie van iedere risico-inventarisatie. Verder bevat de administratie de volgende overzichten: een overzicht van de omvang en de samenstelling van de oudercommissie; een overzicht van alle bij dat gastouderbureau werkzame beroepskrachten; een overzicht van alle door het gastouderbureau bemiddelde kinderen; een overzicht van alle bij dat gastouderbureau aangesloten gastouders Uit een steekproef van twee geldstromen is gebleken dat de betaling van de vraagouder aan het gastouderbureau en de betaling van het gastouderbureau aan de gastouder inzichtelijk is. De gastouder levert voor de 5de van de maand de urenbriefjes in, getekend door gastouder en vraagouder. De urenbriefjes worden ingevoerd door de afdeling financiën. De facturen worden rond de 8ste van de maand naar de vraagouders verstuurd. En op de 15de van de maand worden de gastouders door het gastouderbureau uitbetaald, ongeacht of de vraagouders al betaald hebben. Gebruikte bronnen: Vragenlijst houder gastouderbureau (Ontvangen ) Interview houder gastouderbureau (Manager gastouderbureau mevr. A. Haytema en bemiddelingsmedewerker mevr. T. Hettinga). 8 van 13

9 Inspectie-items Pedagogisch beleid Pedagogische praktijk De houder draagt er zorg voor dat alle bij zijn gastouderbureau aangesloten gastouders het pedagogisch beleid uitvoeren. (art 1.56 lid 1 en 1.56b lid 1 Wet kinderopvang Personeel Verklaring omtrent het gedrag De houder en personen werkzaam bij een onderneming waarmee de houder het gastouderbureau exploiteert zijn in het bezit van een verklaring omtrent het gedrag die niet ouder is dan twee jaar. (art 1.56 lid 3 en 1.50 lid 3 en 3.8g Wet kinderopvang Veiligheid en gezondheid Risico-inventarisatie veiligheid en gezondheid De houder draagt zorg voor een inventarisatie van de veiligheidsrisico s door een bemiddelingsmedewerker van het bureau vóór aanvang van de opvang en daarna jaarlijks voor elke woning waar gastouderopvang plaatsvindt. (art 1.51, 1.56 lid 1 en 2 en 1.56b lid 6 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 7 lid 2 Besluit kwaliteit kinderopvang en peuterspeelzalen, art 5 lid 3 Besluit registers kinderopvang en peuterspeelzaalwerk) De houder draagt er zorg voor dat alle bij zijn gastouderbureau aangesloten gastouders rekening houden met de opgestelde risico-inventarisatie veiligheid. (art 1.56 lid 1 en art 1.56b lid 1 Wet kinderopvang De houder draagt zorg voor een inventarisatie van de gezondheidsrisico s door een bemiddelingsmedewerker van het bureau vóór aanvang van de opvang en daarna jaarlijks voor elke woning waar gastouderopvang plaatsvindt. (art 1.51, 1.56 lid 1 en 2, 1.56b lid 6 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 7 lid 2 Besluit kwaliteit kinderopvang en peuterspeelzalen, art 5 lid 3 Besluit registers kinderopvang en peuterspeelzaalwerk) De houder draagt er zorg voor dat alle bij zijn gastouderbureau aangesloten gastouders rekening houden met de opgestelde risico-inventarisatie gezondheid. (art 1.56 lid 1 en art 1.56b lid 1 Wet kinderopvang Ouderrecht Informatie De houder laat in de schriftelijke overeenkomst met de vraagouder duidelijk zien welk deel van het betaalde bedrag naar het gastouderbureau gaat (uitvoeringskosten) en welk deel van het betaalde bedrag naar de gastouder gaat. (art 1.56 lid 4 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 11b Regeling Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen) 9 van 13

10 Kwaliteit gastouderbureau Kwaliteitscriteria De houder draagt er zorg voor dat ieder opvangadres minstens twee maal per jaar wordt bezocht, waarbij het jaarlijkse voortgangsgesprek met de gastouder een onderdeel is van één van deze bezoeken. (art 1.56 lid 2 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 9 Besluit kwaliteit kinderopvang en peuterspeelzalen; art 11a lid 1 sub d en f Regeling kwaliteit kinderopvang en peuterspeelzalen) De houder evalueert jaarlijks mondeling de gastouderopvang met de vraagouders en legt deze schriftelijk vast. (art 1.56 lid 2 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 9 Besluit kwaliteit kinderopvang en peuterspeelzalen; art 11a lid 1 sub e Regeling kwaliteit kinderopvang en peuterspeelzalen) Administratie gastouderbureau De administratie van het gastouderbureau bevat een overeenkomst per vraagouder. (art 1.56 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 11 lid 3 sub c Regeling Wet kinderopvang De administratie van het gastouderbureau bevat kopieën van de verklaringen omtrent gedrag van de gastouders. (art 1.56 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 11 lid 3 sub b Regeling Wet kinderopvang In de administratie van het gastouderbureau is de betaling van de vraagouders aan het gastouderbureau inzichtelijk. (art 1.56 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 11 lid 3 sub d Regeling Wet kinderopvang In de administratie van het gastouderbureau is de betaling van het gastouderbureau aan de gastouder inzichtelijk. (art 1.56 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 11 lid 3 sub e Regeling Wet kinderopvang De administratie van het gastouderbureau bevat een door de gastouder en bemiddelingsmedewerker ondertekende versie van iedere risico-inventarisatie. (art 1.56 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 7 lid 4 Besluit kwaliteit kinderopvang en peuterspeelzalen; art 11 lid 3 en 2 sub c Regeling Wet kinderopvang De administratie van het gastouderbureau bevat een overzicht van de omvang en de samenstelling van de oudercommissie. (art 1.56 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 11 lid 2 sub d Regeling Wet kinderopvang De administratie van het gastouderbureau bevat een overzicht van alle bij dat gastouderbureau werkzame beroepskrachten. (art 1.56 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 11 lid 2 sub a Regeling Wet kinderopvang De administratie van het gastouderbureau bevat een overzicht van alle door het gastouderbureau bemiddelde kinderen. (art 1.56 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 11 lid 2 sub f Regeling Wet kinderopvang De administratie van het gastouderbureau bevat een overzicht van alle bij dat gastouderbureau aangesloten gastouders. (art 1.56 Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen; art 11 lid 3 sub a Regeling Wet kinderopvang 10 van 13

11 Gegevens voorziening Opvanggegevens Naam voorziening Website Aantal kindplaatsen : Gastouderbureau Sisa Kinderopvang : : n.v.t. Gegevens houder Naam houder : Sisa Kinderopvang Adres houder : Oedsmawei 24D Postcode en plaats : 9001 ZJ GROU Website : l KvK nummer : Gegevens toezicht Gegevens toezichthouder (GGD) Naam GGD : GGD Fryslân Adres : Postbus 612 Postcode en plaats : 8901 BK LEEUWARDEN Telefoonnummer : Onderzoek uitgevoerd door : Mevr. J v/d Velde Mevr. J. Vellinga Gegevens opdrachtgever (gemeente) Naam gemeente : LEEUWARDEN Adres : Postbus Postcode en plaats : 8900 JA LEEUWARDEN Planning Datum inspectie : Opstellen concept inspectierapport : Vaststelling inspectierapport : Verzenden inspectierapport naar houder : Verzenden inspectierapport naar : gemeente Openbaar maken inspectierapport : van 13

12 Bijlage: Zienswijze houder gastouderbureau De zienswijze betreft een reactie van de houder op de inhoud van het inspectierapport. GGD Fryslân t.a.v. Mevrouw J. Vellinga toezichthouder kinderopvang Grou, 30 mei 2014 Betreft: zienswijze concept inspectierapport Geachte mevrouw Vellinga, In het concept inspectierapport van uw inspectiebezoek op 23 april jl. bij het gastouderbureau van Sisa Kinderopvang heeft u de volgende tekortkoming geconstateerd: De houder evalueert jaarlijks mondeling de gastouderopvang met de vraagouders en legt deze schriftelijk vast. Tijdens het inspectiebezoek en ons hoor en wederhoor gesprek op 26 mei jl. hebben wij hierover gesproken. Inderdaad heeft niet bij al onze vraagouders een mondeling gesprek plaatsgevonden m.b.t. de jaarlijkse evaluatie. De procedure m.b.t. de vraagouderevaluaties was als volgt: 1. Vraagouder ontvangt een evaluatieformulier met een begeleidende brief waarin de vraagouder wordt gevraagd het formulier in te vullen en op te sturen. 2. De bemiddelingsmedewerker neemt telefonisch contact op met de vraagouder. Tijdens het telefonisch contact wordt het retour ontvangen evaluatieformulier besproken. 3. De bemiddelingsmedewerker zorgt ervoor dat zowel de datum van ondertekening van het ingevulde evaluatieformulier als de datum van het mondeling contact hierover, binnen de termijn van 12 maanden valt om de jaarlijkse evaluatie te borgen. Wat als het evaluatieformulier niet ingevuld retour wordt gestuurd door de ouder? De bemiddelingsmedewerker probeert telefonisch contact te krijgen met de ouder. Lukt dit niet dan volgt er een schriftelijke herinnering. Daarin wordt de ouder nogmaals gevraagd het evaluatieformulier in te vullen en naar het gastouderbureau terug te sturen. In de bijlage ontvangt de ouder nogmaals een blanco evaluatieformulier. In de herinneringsbrief is de volgende zin opgenomen: Wanneer wij geen reactie van u ontvangen, vindt er geen evaluatie plaats met goedvinden van de vraagouder. Volgend jaar nemen wij opnieuw contact met u op voor de jaarlijkse evaluatie. Wanneer er alsnog een evaluatieformulier werd opgestuurd, werd de procedure weer opgestart. Wanneer er geen reactie meer van ouder kwam, dan werd het dossier gesloten t.a.v. de vraagouderevaluatie. Op deze manier was naar ons idee het aanbieden van de jaarlijkse evaluatie geborgd. In de gesprekken met u en uw collega Jeltien v.d. Velde heeft u aangegeven dat de evaluatie mét het mondelinge contact, te allen tijde plaats moet vinden. De vraagouder moet niet de gelegenheid worden gegeven om geen evaluatiegesprek te hoeven voeren. Door het opnemen van de bovengenoemde zin in onze herinneringsbrief geven wij de ouder die keuze wel. 12 van 13

13 Dat begrijpen wij volledig en wij hebben dan ook meteen onze procedure hierop bijgesteld. De procedure die wij sinds uw inspectiebezoek t.a.v. de vraagouderevaluaties hanteren is in de basis niet veranderd. Echter wel de actie na het versturen van het evaluatieformulier. We hebben nu de volgende afspraken gemaakt: 1. Evaluatieformulier versturen naar de ouder met een begeleidende brief waarin o.a. uitleg over de evaluatie en de verplichting hiervan. 2. Wanneer de ouder het formulier ingevuld terug stuurt (Gastouderbureau bewaakt de termijn) neemt de bemiddelingsmedewerker telefonisch contact op met de ouder en bespreekt de evaluatie. 3. De bemiddelingsmedewerker zorgt ervoor dat binnen de termijn van 12 maanden zowel schriftelijk als mondeling de evaluatie heeft plaatsgevonden. Stuurt de ouder het evaluatieformulier niet ingevuld retour: 1. Gastouderbureau stuurt een herinnering met opnieuw een evaluatieformulier 2. Stuurt de ouder ook daarna het formulier niet ingevuld retour, dan probeert de bemiddelingsmedewerker telefonisch contact te krijgen met de ouder. Eventueel gaat zij langs bij de vraagouder of probeert via de gastouder een afspraak te maken. Tijdens dat mondelinge contact kan meteen het evaluatieformulier ingevuld worden. Wanneer de ouder dat prettiger vind kan hij/zij alsnog het evaluatieformulier zelf invullen en opsturen waarbij in het mondelinge contact meteen een datum/tijdstip is afgesproken waarop de bemiddelingsmedewerker contact opneemt om het formulier te bespreken. Doelstelling: te allen tijde heeft het gastouderbureau mondeling contact met de ouder i.v.m. de jaarlijkse evaluatie en is e.e.a. schriftelijk vastgelegd. Wij begrijpen dat uw inspectierapport is gebaseerd op de situatie zoals die is ten tijde van uw inspectiebezoek. Wij hopen echter dat u door onze gesprekken en deze zienswijze ervan overtuigd bent dat wij volledig van goede wil zijn om de kwaliteitseisen uit de Wet Kinderopvang te volgen én met het meteen wijzigen van de procedure ook weer voldoen aan die eisen. Met vriendelijke groet, Akky Haytema Manager Relatiebeheer 13 van 13