Gemeente Wetteren Kalender begraafplaatsen Handleiding voor begrafenisondernemers Peirlinck Patrik
Inhoudsopgave 1 Algemeen... 2 2 Toegang... 3 2.1 Toegangspoort... 3 2.2 Gebruikersnaam en wachtwoord... 3 2.2.1 Je persoonlijke gegevens wijzigen... 4 3 De kalender begraafplaatsen gebruiken... 5 3.1 De kalender bekijken en een vrij tijdstip zoeken... 5 3.2 Inloggen en een reservering aanmaken... 5 3.2.1 Inloggen... 5 3.2.2 Dienstkeuze... 6 3.2.3 Selecteer een vrij tijdstip... 6 3.2.4 Bevestigingsmails... 7 3.2.5 Een reservering wijzigen of annuleren... 7 Kalender begraafplaatsen Pagina 1 van 8
1 Algemeen Problematiek Artikel 1, hoofdstuk 1 van het huishoudelijk reglement dat werd goedgekeurd op de gemeenteraad van 26/03/2015 en in voege is sinds 26/04/2015 bepaalt dat de teraardebestelling van stoffelijke overschotten mogelijk is op dagen en uren vastgelegd door het College van Burgemeester en Schepenen. Concreet betekent dit dat de datum en uur van de teraardebestelling dient vastgelegd alvorens verdere concrete afspraken kunnen gemaakt worden met de familie van de overledene. In de praktijk geeft dit voor begrafenisondernemers problemen om - op sluitingsdagen van het gemeentehuis - verdere concrete afspraken te maken met hun klanten en bemoeilijkt dit sterk de organisatie van de ceremonie. Daarom wenst de gemeente de beschikbare momenten via een webapplicatie zichtbaar te maken om begrafenisondernemers ook op sluitingsdagen de mogelijkheid te bieden de teraardebestelling vast te leggen volgens beschikbaarheid. Op deze manier kunnen verdere afspraken gemaakt worden, met de zekerheid dat de ceremonie op de geplande dag en uur kan doorgaan. Dit betekent dat vanaf heden 24 op 24 en 7 op 7 de teraardebestellingen voor alle begraafplaatsen kunnen vastgelegd worden met de zekerheid dat deze niet in strijd zijn met artikel 1, hoofdstuk 1 van het huishoudelijk reglement. De administratieve formaliteiten dienen uiteraard nog steeds te gebeuren. Kalender begraafplaatsen Pagina 2 van 8
2 Toegang 2.1 Toegangspoort De reserveringstool is toegankelijk via een web interface. Een browser volstaat dus voor raadplegen en gebruiken van de kalender. Heb je een smartphone, dan kan je ook via de browser van je smartphone op elk moment de kalender gebruiken. Surf naar http://mijn.wetteren.be, en klik op het icoon Kalender begraafplaatsen. 2.2 Gebruikersnaam en wachtwoord De toegangsgegevens zijn strikt persoonlijk! De gebruikersnaam is je e-mailadres. Het wachtwoord krijg je van de dienst Burgerzaken. EVENTUEEL KAN JE HIERONDER JE INLOG GEGEVENS NOTEREN ALS GEHEUGENSTEUNTJE. Gebruikersnaam Uw persoonlijk wachtwoord : : Kalender begraafplaatsen Pagina 3 van 8
2.2.1 Je persoonlijke gegevens wijzigen Eens je ingelogd bent, is het mogelijk om enkele persoonlijke gegevens te wijzigen, waaronder: e-mailadres wachtwoord naam telefoon adres Om deze gegevens te wijzigen ga je als volgt te werk: Klik bovenaan rechts op Instellingen Vervolgens kan je in bovenstaand venster je persoonlijke gegevens aanpassen. Bevestig je wijzigingen door te klikken op Wijzigingen Opslaan. Kalender begraafplaatsen Pagina 4 van 8
3 De kalender begraafplaatsen gebruiken 3.1 De kalender bekijken en een vrij tijdstip zoeken Na het doorklikken via het icoon Kalender Begraafplaatsen kan je de kalender bekijken en kan je eventueel al kijken wanneer je zou kunnen reserveren. Standaard staat de weergave Week ingesteld, maar je kan ook schakelen naar de weergave Maand, Dag of Vrij. Je kan hier ook naar de vorige of volgende week bladeren door op de pijltjes naar links of rechts te klikken. De vrije tijdsvakken zijn lichtgrijs gearceerd. 3.2 Inloggen en een reservering aanmaken 3.2.1 Inloggen Om een reservering te kunnen maken moet je eerst inloggen. Klik daarom rechts bovenaan op Inloggen. Geef je e-mail adres en wachtwoord in en klik op Log in. Kalender begraafplaatsen Pagina 5 van 8
3.2.2 Dienstkeuze Kies links op het scherm de dienst die je wil reserveren. Je kan kiezen uit As verstrooiing Urnenkelder Urnenveld Columbarium Grondgraf Kelder Voor elke dienst wordt telkens 1u30 gereserveerd. 3.2.3 Selecteer een vrij tijdstip Blader door de kalender, en kies een vrij tijdstip. De tijdstippen die vrij zijn en nog kunnen gereserveerd worden, zijn aangeduid met een lichtgrijze arcering en zijn aanklikbaar. Heb je je keuze gemaakt, klik dan op een vrij tijdstip. Er verschijnt nu een venster waar je enkele gegevens moet invullen. Het tijdstip staat automatisch ingevuld, maar kan je zelf nog wijzigen. De tijd wordt afgerond naar 30 minuten. Selecteer het kerkhof waar de dienst zal doorgaan. De grafdelver wordt automatisch ingevuld, afhankelijk van de beschikbaarheid. Je hoeft hier niets te selecteren. Je naam wordt automatisch ingevuld. Vergeet niet om de naam van de overledene in te vullen. Bevestig alles door te klikken op Maak Reservering. Kalender begraafplaatsen Pagina 6 van 8
3.2.4 Bevestigingsmails Enkele ogenblikken nadat je de reservering hebt ingegeven zal je op je e-mailadres een bevestiging ontvangen waar je de zonet ingegeven gegevens nog eens kan nalezen. Ook de dienst Burgerzaken krijgt eenzelfde mail en is dus onmiddellijk op de hoogte. DIT ZIJN AUTOMATISCHE GEGENEREERDE MAILS EN KUNNEN NIET BEANTWOORD WORDEN! 3.2.5 Een reservering wijzigen of annuleren Wil je een wijziging aanbrengen in een reservering, of wil je een reservering annuleren? Dat kan. Blader daarvoor door de agenda, en klik de reservering aan die je wil wijzigen of annuleren. Je krijgt een venster te zien met de details van de reservering. Om een reservering te wijzigen, vul je de juiste gegevens in en klik je op Reservering Aanpassen. Om een reservering te annuleren, klik je op Reservering Verwijderen. Elke wijziging of annulering wordt telkens bevestigd met een e-mail. Kalender begraafplaatsen Pagina 7 van 8