Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur HANDLEIDING VOOR RESERVATIES GEMEENTE ANZEGEM

Transcriptie

1 Digitaal reservatiesysteem voor culturele infrastructuur HANDLEIDING VOOR RESERVATIES GEMEENTE ANZEGEM

2 Inhoud Inloggen... 2 Linkadres... 2 Gebruikersnaam en wachtwoord... 3 Overzicht infrastructuur... 4 Infrastructuur zoeken... 5 Infrastructuur op maximum capaciteit zoeken... 5 Infrastructuur reserveren... 9 Nieuwe aanvraag... 9 Gegevens reservatie Extra reservatie-informatie Drankbestelling en huishoudelijk materiaal reserveren Overzicht Meerdere reservaties maken voor hetzelfde complex? Reservatieaanvraag indienen Reservaties bekijken en wijzigen (bv. Dranken/materiaal toevoegen) Reden van wijziging (verplicht)? Profiel aanpassen Wachtwoord aanpassen Klantengegevens aanvullen (VERPLICHT) Nieuwe contactpersoon toevoegen Contactpersoon koppelen aan bestaande login (van de klant) Facturen Reglementen en tarieven

3 Inloggen Linkadres Google link: Klik op inloggen. 2

4 Gebruikersnaam en wachtwoord Voer gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op aanmelden. 3

5 Overzicht infrastructuur Onder reserveren infrastructuur - overzicht infrastructuur vindt u een overzicht van alle culturele en sportinfrastructuur die gereserveerd kan worden. Als u op een infrastructuur klikt (bv. Speldoorn), krijgt u meer informatie hieromtrent. 4

6 Infrastructuur zoeken OPMERKING: niet alle faciliteiten zijn zichtbaar via zoek infrastructuur. Om een duidelijk beeld te krijgen van de beschikbaarheid van de zalen volgt u best de stappen vanaf pagina 9. Infrastructuur op maximum capaciteit zoeken Ga naar reserveren infrastructuur. Klik op zoek infrastructuur. Kies het type activiteit (cultuur). 5

7 Kies een activiteit (keuze maken op maximum capaciteit van de faciliteit). Klik dan op zoeken. Kies een faciliteit (bv. bar De Stringe). 6

8 U krijgt een overzicht met informatie over de gekozen faciliteit en het complex. Hier zijn ook de openingsuren beschikbaar. Onderaan de pagina kan u ook de faciliteit reserveren. 7

9 Volg nu de stappen vanaf pagina 9 (2 e printscreen). 8

10 Infrastructuur reserveren Nieuwe aanvraag Ga naar reserveren infrastructuur. Klik op nieuwe aanvraag. Maak een keuze bij complex welke infrastructuur je wil huren. 9

11 Selecteer welke datum je wil huren. Klik op zoeken. Ga naar de tabel. 10

12 Kies een faciliteit (eerste kolom) uit de zaal die je wil huren. Als de balk groen is, dan kan je reserveren. Bijvoorbeeld zaal Ansold, grote zaal + bar op 21/11/2018. Klik op de groene balk en klik op nieuwe aanvraag. 11

13 Gegevens reservatie U ziet de gegevens van uw vereniging/organisatie (klant). Pas aan waar nodig. Klik op volgende. Vul alle gegevens in. 12

14 Kies een categorie (soort activiteit). Kies één datum, een periode (bijvoorbeeld een week) of meerdere datums (bijvoorbeeld iedere dinsdag tijdens de maand januari). Onderstaand zie je de drie verschillende mogelijkheden. Eén datum: 13

15 Een periode: Wanneer voor een periode wordt gereserveerd, dan omvat dit het startuur op de eerste dag van de periode en het einduur op de laatste dag van de periode. Meerdere datums (formule): Wanneer er meerdere datums worden gereserveerd, dan is het start- en het einduur gelijk op iedere geselecteerde dag. 14

16 Geef het startuur en het einduur in door op het klokje te klikken. Houdt er rekening mee dat dit het klaarzetten, de activiteit zelf en het opruimen omvat. Klik daarna op volgende. Klokje Extra reservatie-informatie Geef een omschrijving van de activiteit. Zorg dat de omschrijving zeer duidelijk is. 15

17 Kies of de activiteit ook toegankelijk is voor niet-leden. Accepteer de algemene voorwaarden. U kan deze ook nalezen. Vul eventueel ook de extra informatie aan. 16

18 Drankbestelling en huishoudelijk materiaal reserveren Zijn er extra s nodig zoals dranken en huishoudelijk materiaal? Zijn er dranken nodig tijdens het huren? Klik op toevoegen. 17

19 Kies per soort het aantal. Reken altijd per fles (en niet per bak). 1 keer pils is dus 1 flesje pils. Klik op opslaan. U krijgt een overzicht van de gevraagde dranken het aantal en de prijzen. U kan dranken verwijderen door op het rode kruis te drukken en nog dranken toevoegen door opnieuw op de knop toevoegen te klikken. 18

20 Is er huishoudelijke materiaal (tassen, borden ) nodig tijdens het verhuur? Klik op toevoegen. Kies per soort het aantal. Klik op opslaan. 19

21 U krijgt een overzicht van het gereserveerde huishoudelijk materiaal. Nog toevoegen of verwijderen kan op dezelfde manier als bij de drankbestelling. Klik daarna op volgende als alle gegevens voor de reservatie in orde zijn. Overzicht Je ziet dat de reservatie correct werd toegevoegd in de groene balk. Indien niet correct toegevoegd zal dit in een gele balk staan. Je kan de reservatie aanpassen door erop te klikken. 20

22 Meerdere reservaties maken voor hetzelfde complex? Wil je nog een reservatie maken voor dit complex? Klik op de balk naast bevestigen. Je kan opnieuw een reservatie maken (zie vanaf STAP 3). Let op: de reservatie werd toegevoegd, maar is nog niet opgeslagen. Hiervoor moet je op bevestigen klikken. 21

23 Reservatieaanvraag indienen Op het overzicht zie je nu alle reservaties. Je kan deze nog aanpassen of verwijderen. Zie icoontjes (reservatie bewerken, verwijderen en kopiëren). Eventueel kan je ook nog opmerkingen meegeven. Indien je klaar bent met het maken van de reservatie(s), klik op bevestigen om je aanvraag in te dienen. Er werd een aanvraag ingediend voor de reservatie. Je krijgt via mail een overzicht van de aanvraag. Je kan je aanvraag ook afdrukken. 22

24 Dit is de reservatieaanvraag die je via mail krijgt (in afwachting van goedkeuring). Wordt de reservatie goedgekeurd of afgekeurd, dan krijg je via mail een bevestiging of een afwijzing. 23

25 Reservaties bekijken en wijzigen (bv. Dranken/materiaal toevoegen) Op de homepagina kan je via mijn reservaties je aanvragen en reservaties bekijken. Je kan de keuze maken tussen reservaties en aanvragen. In dit overzicht kan je ze ook aanpassen door op de reservatie of aanvraag te klikken. De wijzigingen moeten ook weer eerst goedgekeurd worden door de verantwoordelijke. 24

26 Reden van wijziging (verplicht)? Wanneer u wijzigingen wil doen, dan is het verplicht om ook steeds een opmerking met de reden toe te voegen. Klik daarna op wijzigen. Om de reservatie te annuleren vul je ook de reden in. Klik daarna op aanvragen annuleren. 25

27 Profiel aanpassen Wachtwoord aanpassen Via mail werd de gebruikersnaam en wachtwoord voor het account van je vereniging of organisaties doorgestuurd. Dit kan je zelf aanpassen Klik op mijn profiel. Klik op login. 26

28 Hier kan je je logingegevens aanpassen. Om het wachtwoord aan te passen klik je op wachtwoord aanpassen. De loginnaam kan niet door ons aangepast worden, maar wel door de ontwikkelaars van het programma. Stuur hiervoor een mail naar de cultuurdienst. Volg de instructies op het scherm. Klik dan op wachtwoord aanpassen. 27

29 Het wachtwoord werd aangepast. Je krijgt ook via mail bevestiging. Vergeet niet de logingegevens op te slaan. 28

30 Klantengegevens aanvullen (VERPLICHT) Je kan en moet ook het klantenprofiel van jouw vereniging of organisatie aanvullen en/of aanpassen. Klik op klanten. Klik op het profiel. 29

31 Vul de algemene gegevens en contactgegevens aan. Klik daarna op opslaan. Vul de facturatiegegevens aan. Klik daarna op opslaan. 30

32 Vul de gegevens van de contactpersoon aan. Klik op de contactpersoon. Vul alle gegevens aan en klik op opslaan. 31

33 Nieuwe contactpersoon toevoegen Je kan ook een nieuw contactpersoon toevoegen. Klik op nieuw contactpersoon toevoegen. Vul de gegevens aan en druk op opslaan. 32

34 Contactpersoon koppelen aan bestaande login (van de klant) Klik op contactpersonen. Klik op de contactpersoon. Ga naar logingegevens. 33

35 Klik op bestaande loginaccount koppelen. Vul de loginnaam en het adres van de gebruiker die je wil koppelen in. Klik op koppel deze loginaccount. Klik op opslaan. IEDERE KLANT HEEFT SLECHTS 1 ACCOUNT, MAAR ER KUNNEN MEERDERE CONTACTPERSONEN AAN DE KLANT GEKOPPELD WORDEN. 34

36 Facturen Je kan de facturen voor zalenreservaties en materiaalreservaties ook bekijken op mijn profiel. Vergeet niet alles steeds op te slaan. 35

37 Reglementen en tarieven Bij het maken van een reservatie gaat u automatisch akkoord met het gebruikers- /huishoudreglement. Dit is terug te vinden onder het tabblad reglementen en tarieven. Hier vindt u ook de handleiding terug. 36

38 Bij vragen kan u terecht op de dienst Cultuur van de gemeente Anzegem: Westdorp Tiegem cultuur@anzegem.be 37