Handleiding Cliëntonthaal en trajectopvolging Release nota maart 2011 Cevi NV Bisdomplein 3 9000 GENT Tel 09 264 07 01 contactcenter@cevi.be http://www.cevi.be
1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE... 1.1 2 INLEIDING... 2.1 2.1 Voorwoord... 2.1 2.2 Colofon... 2.2 3 OVERZICHT... 3.1 3.1 Naamgeving tabbladen opsplitsen 9.1. Algemene parameters - tabbladen... 3.1... 3.1 Werking... 3.1 3.2 Opvolgingen schrappen... 3.2 3.3 Opvolgingenscherm: sortering bepalen 4.4 Interne Opvolging 5.3 Mijn opvolgingen 6.3 Opvolgingen mijn dienst... 3.2... 3.2 Werking... 3.2 3.4 Opvolgingenscherm: aanduiding taken herinneringsdatum voorbij, aanduiding taken einddatum voorbij 4.4 Interne Opvolging 5.3 Mijn opvolgingen 6.3 Opvolgingen mijn dienst... 3.3... 3.3 Werking... 3.3 3.5 Opvolgingenscherm: plaatsaanduiding bij planning, vb voor tolken 4.4 Interne Opvolging 5.3 Mijn opvolgingen 6.3 Opvolgingen mijn dienst... 3.4... 3.4 Werking... 3.4 3.6 Opvolgingenscherm: zicht op de aanvraag waar de opvolging betrekking op heeft 4.4 Interne Opvolging 5.3 Mijn opvolgingen 6.3 Opvolgingen mijn dienst... 3.5... 3.5 Werking... 3.5 3.7 Opvolgingsscherm: uitvoerder / eigenaar 5.3. Mijn opvolgingen... 3.5... 3.5 Werking... 3.6 3.8 Dienstverleningsscherm: Mijn \Mijn dienst..\... 3.7... 3.7 Werking... 3.7
2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD In deze korte release nota vind je een overzicht van de aanpassingen in Cliëntonthaal & trajectopvolging van maart 2011. Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Aanpassingen Cliëntonthaal en trajectopvolging Versie maart 2011
2.2 2.2 COLOFON Cevi NV 2011-03-22 Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 (Cevi Contact Center) Fax: 09 264 07 02 E-mail: contactcenter@cevi.be Internet: http://www.cevi.be/ Extranet: http://ce-site.cevi.be/ Ondernemersnummer: BE 0860.972.295 Programma: Logins NV Ondersteuning: Veronique Waeytens, Stefanie Vanden Bossche Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Aanpassingen Cliëntonthaal en trajectopvolging Versie maart 2011
3 OVERZICHT 3.1 NAAMGEVING TABBLADEN OPSPLITSEN 9.1. ALGEMENE PARAMETERS - TABBLADEN (Ref: 924) Wanneer er aanvragen en trajecten werden gemaakt in je bestuur, kon je nu alleen met tabbladen werken die dezelfde naamgeving hebben. Soms is het zinvol om de naam afhankelijk te kunnen maken voor aanvragen en voor trajecten. Je kunt er dan een andere betekenis aan geven zodat dit ook op documenten duidelijker samengebracht kan worden. Werking De naam van het tabblad op de aanvraag kan anders gedefinieerd worden bij een aanvraag en een traject. Deze ontdubbeling kan ingevuld worden in de algemene parameters bij de tabbladen. Label N Omschrijving van het tabblad bijvoorbeeld: Eigen nota s, Situatieschets, Sociaal Verslag Label F Omschrijving van het tabblad in het Frans, wat gebruikt kan worden in Franstalige gemeenten en faciliteitengemeenten. De meeste OCMW s zullen dit niet te zien krijgen.
In de eerste kolom kun je de omschrijving van het tabblad op aanvraagniveau invullen. De tweede kolom staat voor de omschrijving van de tabbladen in een traject. Bovendien kan het zijn dat je een bepaald tabblad niet nodig hebt omdat er zaken samen vermeld worden of je gewoon voldoende hebt met 3 tabbladen. Dan kun je aanduiden welk tabblad je niet meer wilt zien door dit aan te vinken vooraan. Let wel: het specifieke tabblad wordt dan wel verborgen gezet voor de aanvragen en voor de trajecten. Je kunt hierbij geen verschil maken. Als je hier niets invult, dan wordt de naam genomen zoals voorgesteld in de algemene parameters. Het gaat hier over Notities, Situatie, Motivatie en Voorstel. Wens je dit tabblad niet te gebruiken en wens je ook de naam niet te zien, kun je bijvoorbeeld nvt zetten (niet van toepassing) of een puntje. 3.2 OPVOLGINGEN SCHRAPPEN (Ref 1064) Enkel de applicatieverantwoordelijke (gedefinieerd in de algemene parameters) kan alle opvolgingen verwijderen, behalve de reeds afgewerkte (passieve) taken. Als gebruiker kun je enkel opvolgingsrecords verwijderen waarvan jezelf de eigenaar bent. 3.3 OPVOLGINGENSCHERM: SORTERING BEPALEN 4.4 INTERNE OPVOLGING 5.3 MIJN OPVOLGINGEN 6.3 OPVOLGINGEN MIJN DIENST (Ref:454) Het is soms noodzakelijk om een bepaalde volgorde in de sortering te hebben, zodat je een betere structuur hebt in je taken. Op alle kolommen uit de matrix kun je nu sorteren. Werking Er is nu de mogelijkheid om een bepaalde sorteervolgorde op te geven binnen het opvolgingsscherm. Je kunt bepalen hoe je de verschillende taken geordend wilt zien. Je kunt sorteren op trajectnummer oplopend, datum herinnering oplopend,prioriteit, gepland vanaf, afgewerkt op Het is mogelijk om tot vier sorteringen diep te gaan. Deze sorteermogelijkheden zijn ook mogelijk binnen mijn opvolgingen. De laatste instelling blijft bewaard.
Je krijgt dit scherm. 3.4 OPVOLGINGENSCHERM: AANDUIDING TAKEN HERINNERINGSDATUM VOORBIJ, AANDUIDING TAKEN EINDDATUM VOORBIJ 4.4 INTERNE OPVOLGING 5.3 MIJN OPVOLGINGEN 6.3 OPVOLGINGEN MIJN DIENST (Ref 1078) Aangezien de bouwsteen Opvolging een overkoepelende bouwsteen is, is het handig dat deze overal uniform gebruikt wordt. Zo zal de aanduiding Einddatum voorbij en Herinneringsdatum voorbij een andere aanduiding krijgen, zodat dit ook in andere schermen ingebouwd kan worden en toch zo min mogelijk plaats in neemt. Dit zal gesymboliseerd worden met een vlaggetje en een belletje. Werking In het opvolgingsscherm werd een kolom toegevoegd. In de tweede kolom kun je twee symbolen onderscheiden: 1) Het rode vlagje staat voor het verstrijken van de einddatum. Dit geeft aan dat er een dringende opvolging is. Deze taak moest reeds afgewerkt zijn. Dit vlaggetje komt overeen met het huidige rode hokje in de eerste kolom. 2) Een geel belletje staat voor het verstrijken van de herinneringsdatum. Dit belletje heeft dezelfde functie als het oranje hokje.
Tijdelijk zullen deze zaken nog beide vermeld staan,maar in de toekomst zal enkel het symbool worden behouden. Ook op het dienstverleningsscherm zal dit te zien zijn (zie verder). 3.5 OPVOLGINGENSCHERM: PLAATSAANDUIDING BIJ PLANNING, VB VOOR TOLKEN 4.4 INTERNE OPVOLGING 5.3 MIJN OPVOLGINGEN 6.3 OPVOLGINGEN MIJN DIENST (Ref:955) Wanneer er een taak wordt ingebracht om de aanwezigheid van een tolk te vragen, kun je op het tabblad Planning opgeven waar die tolk verwacht wordt. Je kunt dan telkens zelf het adres opgeven, maar via functietoetsen kan dit sneller en is er minder kans op foute gegevens. Uiteraard is dit dan ook toepasbaar voor andere taken. Werking Onderaan het opvolgingsscherm vind je bij het tweede tabblad Planning een bijkomende invulmogelijkheid. In het veld Plaats is nu de optie voorzien om via de functietoetsen een plaats naar keuze op te geven. * Via <F2> kun je het verblijfsadres van de cliënt oproepen; dan betekent dit dat de tolk ter plaatse bij de cliënt op huisbezoek verwacht wordt. * Via <F3> kun je de bijhorende antenne in dit veld plaatsen, daar waar de Maatschappelijk werker aan gekoppeld is. * Via <F4> heb je de mogelijkheid om het adres van het OCMW te laten verschijnen. Dit kan zinvol zijn wanneer een tolk op de zitting wordt gevraagd wanneer de cliënt gebruik maakt van zijn hoorrecht.
Let wel: Voor dit laatste moet de NIS-code van het OCMW vooraf gedefinieerd zijn in het derdenbestand in de boekhouding, voordat je het adres kunt oproepen met de <F4>-toets. 3.6 OPVOLGINGENSCHERM: ZICHT OP DE AANVRAAG WAAR DE OPVOLGING BETREKKING OP HEEFT 4.4 INTERNE OPVOLGING 5.3 MIJN OPVOLGINGEN 6.3 OPVOLGINGEN MIJN DIENST (Ref: 809) Wanneer een taak wordt doorgegeven aan een andere collega, kan het voor die persoon handig zijn om te zien waar de aanvraag, waar het traject zelf over gaat. Je kunt nu een zicht hebben op die aanvraag/traject. Werking Als je nu in het opvolgingsscherm de openstaande taken gaat bekijken, dan kun je ook onmiddellijk terug naar de gekoppelde aanvraag via het vergrootglas. Dit leidt je terug naar de aanvraag in detail. 3.7 OPVOLGINGSSCHERM: UITVOERDER / EIGENAAR 5.3. MIJN OPVOLGINGEN (Ref: 1066) Via mijn opvolgingen kun je de taken die aan jou zijn toegewezen bekijken, opvolgen Maar soms is het ook interessant om de taken die je aan anderen hebt doorgegeven, te bekijken. Zijn ze reeds afgewerkt, aan wie is het doorgegeven? Hoever staat die persoon er mee? Daarom heb je nu de keuze of je de taken wilt zien waar je als uitvoerder voor vermeld staat, of die waar je eigenaar van bent.
Werking Bovenaan het scherm mijn opvolgingen is er nu een bijkomende optie voorzien. Er is de keuzemogelijkheid om alleen de taken van jezelf als uitvoerder te zien of alleen de taken waar je geregistreerd staat als eigenaar. * De uitvoerder: taken die aan jou zijn doorgegeven/toegewezen en die jij moet uitvoeren. * De eigenaar: taken die je aan een andere persoon of dienst hebt doorgegeven en waarvan je wenst te weten of ze afgewerkt zijn of niet. Bij het openen van het scherm, staat dit standaard op de taken van jezelf als uitvoerder. Dit is enkel in dit scherm van toepassing.
Als je ervoor kiest om de taken te zien waar jij als uitvoerder staat aangeduid, dan zie je onderaan welke persoon eigenaar is van de taak + zijn/haar dienst. Als je de taken wilt zien waar jij als eigenaar staat, dan zie je onderaan wie de uitvoerder is van deze taken. 3.8 DIENSTVERLENINGSSCHERM: MIJN \MIJN DIENST..\ Voor de maatschappelijk werker is het scherm Mijn dienstverlening het vertrekpunt om zijn/haar dossiers te bekijken en te bewerken. Het is dan ook handig dat je ook daarop kunt zien of er voor dat dossier openstaande taken zijn die de herinneringsdatum voorbij zijn of zelfs de einddatum. Op basis van het belletje en het vlaggetje is dat nu ook ingebouwd op dit scherm. Werking Als je naar het dienstverleningsscherm gaat, dan zie je daar in de tweede kolom de gelijkaardige symbolen zoals in het opvolgingsscherm. Hiermee kun je aanduiden dat er voor die aanvraag/dat traject een bepaalde opvolging is. Het rode vlagje geeft aan dat er voor die cliënt minstens één taak is waarbij de einddatum is verstreken. Het belletje betekent dat er minstens één taak is voor die cliënt waarbij de herinneringsdatum verstreken is. Als je dubbel klikt op de aanvraag, dan kun je deze opvolging bekijken.
Dit is geen invulveld en wordt dus automatisch gegenereerd.