Wall-e, jouw KLJ-assistent online! Handleiding 1. Algemene voorwaarden Door gebruik te maken van Wall-e ga je als bestuurslid akkoord met de algemene voorwaarden. Deze voorwaarden vind je terug op de KLJ-website of in Wall-e zelf. Indien je deze voorwaarden doorbreekt, zal je de toegang tot Wall-e ontnomen worden. 2. Inloggen Wall-e is enkel toegankelijk voor bestuur en leiding van een afdeling. In het begin van elk werkjaar brengt je afdelingssecretaris de bestuurslijst in orde. Van zodra je een bestuursfunctie krijgt, wordt er voor jou een e-mailadres en een paswoord aangemaakt. Met dit e-mailadres en je paswoord, dat je per mail ontvangt op je persoonlijk e-mailadres, kan je inloggen via de KLJ Website. Wanneer je uit het bestuur gaat, wijzigt de afdelingssecretaris de bestuurslijst. Daarna kan je niet meer inloggen op Wall-e en je e-mailadres wordt vernietigd. 3. E-wall De E-wall is de homepagina van je Wall-e. Van hieruit kan je snel navigeren naar volgende onderdelen van Wall-e: Een link naar je ledenlijst Een link naar het basisrapport Nieuwe aankondigingen Contactgegevens van KLJ Nationaal Het noodnummer van KLJ Contactgegevens van je vrijgestelde. 4. Leden beheren In Wall-e willen we van iedereen een beetje secretaris maken. Dit wil zeggen dat de afdelingssecretaris de mogelijkheid heeft om de taken te verdelen. De afdelingssecretaris zal wel nog steeds een controle moeten uitvoeren alvorens alles wordt doorgestuurd naar KLJ Nationaal. Taken verdelen in Wall-e In wall-e kan je de leden verdelen over verschillende toergroepen. Deze groepen kan iedereen aanmaken die de securitymodule kampen en toeren beheren heeft. Meer uitleg hierover vind je in hoofdstuk 5: Afdeling beheren. 1
Een toergroep kan je aanmaken door op het tabblad toerverdeling te gaan staan en bovenaan te kiezen voor de knop een nieuwe toergroep. Vervolgens kan je onderaan deze pagina door de ledenlijst gaan en leden toevoegen of verwijderen van deze toer. Zo kan je de leden verdelen over de verschillende leiding die dan langs gaat bij dit lid voor de inschrijving voor het nieuwe werkjaar. Dit kan je voor meer dan alleen inschrijvingen gebruiken. Ook het ronddragen van de boekjes of het uitdelen van uitnodigingen kan je met deze module verdelen. Ledengegevens controleren & aansluiten Ledengegevens kan je bekijken en aanpassen door vooraan in de tabel op het lidnummer te klikken. Hier krijg je niet alleen het adres en telefoonnummer van een lid te zien, maar ook of er een tweede lidmaatschap is op eenzelfde adres of een dubbel lidmaatschap in een andere afdeling waardoor je een lager tarief betaald. Wanneer deze persoon attesten heeft behaald, kan je deze raadplegen in het laatste tabblad Vorming. Jaarlijks op 15 augustus komt iedereen die het jaar voorheen lid was of vroegtijdig gestopt is op onbeslist te staan. Dan geef je als leiding aan of het lid wil blijven (aan te sluiten) of stoppen (niet aan te sluiten). Wanneer de leden vervolgens doorgestuurd zijn naar KLJ Nationaal en gefactureerd, veranderd hun status in aangesloten. Leden met status niet aan te sluiten verdwijnen dan uit jullie ledenlijst. Wanneer een lid doorheen het jaar wil stoppen, verander je de status naar vroegtijdig gestopt. Dit lid verdwijnt tijdelijk uit je ledenlijst zodat er geen mails of Sms en gestuurd kunnen worden naar dit lid. Het volgende werkjaar zal dit lid opnieuw op onbeslist komen te staan zodat er nogmaals een kans is dat dit lid zich opnieuw aansluit. Wanneer je meerdere leden tegelijk wil aansluiten, vink je ze vooraan aan en kies je boven de tabel voor de knop Bulk update status. Leden die klaar zijn om te verzenden naar je afdelingssecretaris, kan je op dezelfde manier aanvinken en door de knop Bevestig > secretaris doorsturen. Vervolgens ga je als afdelingssecretaris een laatste controle doen, markeren als gecontroleerd en doorsturen naar KLJ Nationaal. Wil je graag weten hoeveel je dit gaat kosten nog voor je dit doorstuurt naar KLJ Nationaal? Bekijk dan de voorlopige afrekening onder de module Financiën. Sms en en mailen in Wall-e Via Wall-e kan je eenvoudig mails uitsturen of Sms en verzenden. Dit kan je enkel wanneer je de securityrol Communicatie hebt. Je krijgt dan boven je ledenlijst extra knoppen. Sms en en mails uitsturen kan steeds naar het lid zelf, naar 1 van beide ouders of naar allebei. Aan een mail kan je tot 3 bijlages toevoegen die samen niet meer dan 7 MB mogen zijn. En een SMS kan tot maximaal 160 karakters bevatten. De uitgebreide afspraken omtrent mailen en SMS via Wall-e vind je terug in de Algemene voorwaarden. Ledenlijst exporteren Je kan je ledenlijst steeds exporteren naar een Excel-bestand of een PDF. Dit doe je door boven je lijst op de knop Excel of PDF te drukken. Wanneer je een filter instelt op je lijst, zal je enkel de leden die voldoen aan dit criteria exporteren. 2
5. Bestuur beheren Bestuurslijst aanpassen In het begin van elk werkjaar is het de taak van de afdelingssecretaris om je bestuurslijst te controleren. Leiding die gestopt is, ontneem je van hun functie en nieuwe leiding voeg je toe. Na enkele dagen krijgt je als nieuw bestuurslid een mail toegestuurd met je e-mailadres en paswoord om je in te loggen op Wall-e. Vanaf dan kan nieuwe leiding mee gebruik maken van Wall-e. Bestuurslijst exporteren Je kan je bestuurslijst steeds exporteren naar een Excel-bestand of een PDF. Dit doe je door boven je lijst op de knop Excel of PDF te drukken. Wanneer een leiding meerdere functie heeft, worden deze achter elkaar opgesomd. 6. Afdeling beheren Algemene informatie, financiële settings & organisatie Onder de module Afdeling vind je de algemene informatie van je afdeling. Hier kan je het adres van je afdeling terug vinden, maar ook de oprichtingsdatum van je afdeling. Onderaan de algemene informatie vind je ook een omschrijving van je afdeling. Hier kan je een gepast tekstje schrijven dat verschijnt op de website van KLJ. Op het tweede tabblad vind je velden om de bankgegevens van de afdeling bij te houden. Zo kan iedere leiding het rekeningnummer raadplegen wanneer ze dit nodig hebben. Op het derde tabblad kan je een antwoord geven op talrijke vragen over de werking en organisatie van je afdeling. Ook kan je aangeven of jouw afdeling zijn lokalen of tenten verhuurt. Wanneer er informatie komt over een van deze onderwerpen, kunnen we jullie gerichte informatie sturen. Leeftijdsgroepen Als beheerder van je afdeling kan je hier jullie leeftijdsgroepen toevoegen. Je hoeft dus niet langer de nationale leeftijdsgroepen te gebruiken, maar kan dit specifiek instellen voor jouw afdeling. Security Hier kan de beheerder van je afdeling de security aanpassen voor jouw afdeling. Aan de hand van een schema geef je een bepaalde bestuursfunctie rechten om dingen te zien of te beheren. Als afdeling kan je dit volledig aanpassen naar jullie noden. Enkel de mogelijkheden van een afdelingssecretaris kan je niet aanpassen. Deze functie kan alles en kan niets ontnomen worden. 7. Rapporten opvragen Op je E-wall vind je een link naar de plaats waar je het basisrapport van je afdeling kan oproepen. Dit rapport toont je de evolutie van je afdeling doorheen de verschillende werkjaren. 3
8. Vorming & evenementen Inschrijven voor vormingen en evenementen In het overzicht van de vormingen en evenementen kan je een cursus of evenement openen. Hier vind je alle detailinformatie die je moet weten. Als bestuurslid kan je jezelf inschrijven voor een vorming of een evenement. Als afdelingssecretaris kan je niet alleen jezelf inschrijven, maar ook andere leiding. Je kan er ook voor kiezen om je afdeling volledig in te schrijven of in teams, bijvoorbeeld voor een voetbaltornooi. Vormingen op maat aanvragen Vorming op maat kan je aanvragen via Wall-e. Eerst en vooral kies je een onderwerp en doe je vijf voorstellen van datums. Nadien neemt je vrijgestelde contact op om verder af te spreken. Behaalde attesten Hier kan je raadplegen welke attesten je allemaal behaalde. Wanneer je een attest behaalt bij KLJ wordt dit automatisch hier weergegeven. Als je een attest hebt behaald bij een andere organisatie, heb je de mogelijkheid om dit aan deze lijst toe te voegen. Je ziet dan dat de herkomst aangegeven staat als afdelingsportaal. 9. Documenten & agenda s Documenten delen Als afdeling kan je gebruik maken van een gedeelde bibliotheek. Hier kan je alle documenten voor je afdeling verzamelen en gestructureerd bijhouden voor later. Wanneer je uit je afdeling gaat, zullen deze documenten behouden worden voor de volgende leiding. Je beschikt hier over de online versies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote. Je hebt hier ook de mogelijkheid om samen te werken aan een document. Beide bestuursleden openen het document en je kan zien wanneer de andere iets heeft gewijzigd aan een alinea. Agenda delen Als afdeling samen beschik je ook over een agenda. Hier kan je de activiteiten en bestuursvergaderingen in bij houden zodat iedereen steeds op de hoogte is van wat er te doen is. 10. Kampen & inschrijvingen Wanneer je een kamp aanmaakt in Wall-e wordt dit ook onmiddellijk geregistreerd. Je kan hier op een eenvoudige manier ook aanduiden wie er wel of niet zal mee gaan op kamp. En ook deze lijst kan je mailen, Sms en en exporteren naar Excel of PDF. Je kan dit niet alleen voor je kampen gebruiken, maar ook voor inschrijvingen bij te houden voor een weekend of een uitstap, bijvoorbeeld een uitstap naar zee. Wanneer je bijvoorbeeld te laat zal terug zijn van een uitstap naar BAM, kan je de ouders een SMS versturen om te laten weten dat de bus een half uur later zal zijn. 4
11. Financiën Voorlopige afrekening Voordat je de gecontroleerde leden doorstuurt naar KLJ Nationaal, kan je onder voorlopige afrekening zien wat dit aan jouw afdeling zou kosten. Dit is nog geen factuur en moet ook nog niet betaald worden. Pas wanneer er een factuur in de afdelingssecretaris zijn mailbox belandt, moet er betaalt worden. Kasboek Hier kan je als kassier bestanden verzamelen in functie van de kas. Je kan hier bijvoorbeeld gebruik maken van het digitaal kasboek 2.0. Overzicht facturen Hier vind je een overzicht terug van alle facturen voor jouw afdeling voor trainingsdagen, hoofdanimator, evenementen, Kortom alles behalve hetgene wat je besteld in de KLJ-shop. Wanneer je voor subsidies of dergelijk op zoek bent naar een oude factuur, kan je deze hier exporteren. 12. Klachten Wanneer je klachten hebt over je Idee die niet is toegekomen, een probleem dat niet werd verholpen, een vrijgestelde waar je een discussie mee had, kan je deze doorgeven via Wall-e. Jouw klacht zal vervolgens discreet en door de juist persoon behandeld worden. Wat er juist met je klacht gebeurt, kan je volgen via Wall-e. Telkens een KLJ-medewerker een stap onderneemt in functie van jouw klacht, wordt dit geregistreerd zodat jij die kan bekijken. 5