AWBZ Extramurale Begeleiding Utrecht West Nummer 1

Betreft aanbesteding: Nota van Inlichtingen: AWBZ Extramurale Begeleiding Utrecht West Nummer 1 De (geanonimiseerde) vragen en de daarop gegeven antwoorden moeten worden beschouwd als integraal onderdeel van het inkoopdocument en worden per e-mail aan alle aanbieders verstuurd. In geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en eerder verstrekte documenten prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen. VERZOEK: Om een goede planning te kunnen maken voor de dialooggesprekken, verzoeken wij u voor woensdag 30 juli aan het secretariaat door te geven of u een aanbieder bent met meer dan 15 cliënten in de regio Utrecht West. Op die manier kunnen wij alvast een voorlopige planning opstellen. 1 / 9

AANGEPAST TIJDSPAD Datum Activiteit 9 juli Uiterste ontvangst aanmeldingen aanbieders 14 juli Toezenden inkoopdocument aan geïnteresseerde aanbieders 21 juli Informatiebijeenkomst voor aanbieders inclusief vragen stellen 25 juli Beantwoording 1e nota van inlichtingen 1 augustus Toezenden productomschrijving aan aanbieders met definitieve tarieven 5 augustus Vragen stellen 2e nota van inlichtingen 8 augustus Beantwoording 2e nota van inlichtingen 22 augustus om 12.00 uur uiterlijk September September Oktober Oktober Indienen offertes door aanbieders Dialooggesprekken met aanbieders Toezenden kleine en nieuwe aanbieders contractvoorstellen Reactietermijn kleine en nieuwe aanbieders op contractvoorstel Toezenden raamovereenkomsten / beschikkingen 2 / 9

1. Betreft: Vektis gegevens Pagina: Vraag Zijn de gegevens van Vektis waarop de gemeenten zich baseren beschikbaar voor de bestaande aanbieders omdat de Vektis gegevens in de praktijk nogal eens kunnen verschillen met die van de bedrijfsvoering van de aanbieder? Nee, deze zijn niet beschikbaar voor de bestaande aanbieders. Dit is o.a. vanwege het feit dat deze concurrentiegevoelige informatie bevat. 2. Betreft: Data dialooggesprekken Pagina: Vraag Kloppen de data voor de gesprekken: pag 4 18 t/m 27 augustus en in de tabel van pag 9 4 t/m 18 sept.. Als het om 2 verschillende gespreksronden gaat, kunt u dan aangeven wat het verschil is? Zie hiervoor de actuele planning hierboven 3. Betreft: Ontbreken code Pagina: Vraag Waarom ontbreekt de code H 803, dit is vervoer dagbesteding ouderen? Alleen de productcodes die in de regio Utrecht West worden benut zijn meegenomen. H803 wordt niet afgenomen volgens de beschikbare Vektis cijfers voor deze regio. Vervoerskosten komen in 2015 terecht op de producten Vervoer basis en Vervoer rolstoel. 4. Betreft: Meerdere indicaties Pagina: Vraag Heeft u rekening gehouden met de praktijk waarbij 1 cliënt 2 dagen H 533, 2 dagen H 802 plus 4 x vervoer H 803 ontvangt en hoe moeten wij daar volgend jaar mee omgaan? De regio Utrecht West werkt met generieke producten die op 1 augustus worden opgeleverd in de productomschrijving. Overigens zal het ook in deze situatie kunnen voorkomen dat een inwoner zowel Begeleiding groep als Begeleiding Individueel heeft. 5. Betreft: Innovatie Pagina: Vraag Zijn ook de prestatiebeschrijvingen van de NZA beleidsregels van toepassing, zo ja waar zit dan de ruimte voor innovatie? Nee, er zullen nieuwe WMO-productbeschrijvingen worden opgesteld. Deze zullen op 1 augustus worden toegezonden. Daarbij moet de opmerking gemaakt worden dat we prestatiefactoren juist van de markt willen vragen, conform de methodiek Best Value Procurement. 6. Betreft: BIG Pagina: Vraag Waarom zijn ook de beleidsregels met behandeling, BIG-codes van behandelaars, enz. benoemd, dit hoort toch niet in het Wmo domein? Per abuis zijn deze opgenomen in het inkoopdocument. Vanaf nu zijn deze niet meer van toepassing. 7. Betreft: VOG Pagina: Vraag Kan de verklaring omtrent gedrag (VOG) ook worden vervangen door bijvoorbeeld referenties van eerdere werkgevers? Een VOG zegt niet alles. Is een VOG nodig voor alle vrijwilligers? De verklaring VOG kan niet worden vervangen door een referentie. Ja, een VOG is nodig voor iedereen die formele zorg of ondersteuning biedt aan een cliënt. Een VOG is sinds 2014 gratis voor vrijwilligers. 8. Betreft: Kwaliteitsborging Pagina: Vraag Is er sprake van rechtsongelijkheid als grotere instellingen aan een HKZ certificering moeten voldoen? Nee, er mag ook een gelijkwaardige certificering worden gepresenteerd. Zodanig dat op systematische wijze de uitvoering van 3 / 9

de zorg kan worden getoetst. Voor de kleine aanbieders worden nadere afspraken gemaakt in de overeenkomsten. 9. Betreft: Meldplicht calamiteiten Pagina: Vraag Waar kan ik de meldplicht voor calamiteiten vinden? Deze is opgenomen in de Wmo 2015 onder artikel 4.1.8. 10. Betreft: Inkoopdocument Pagina: Vraag Bedoelt u met het inkoopdocument AWBZ het document van 2013? Dat van 2014 is nl. nog niet gereed. Wij bedoelen het inkoopdocument AWBZ van regio Utrecht West, kortom het document dat u heeft ontvangen. 11. Betreft: Social return on investment Pagina: Vraag Wij kennen geen inkoopdocument AWBZ social return on investment, hoe moeten wij met deze vraag 6.1 uit de eigen verklaring omgaan? In het inkoopdocument is in paragraaf 2.12 aangegeven hoe de opdrachtgever om wil gaan met 5% sociaal rendement. 12. Betreft: Methode van aanbesteden Pagina: Vraag Past duurzame aanpak, of maatschappelijk verantwoord ondernemen, in de kwaliteitscriteria van de inkooptechniek Best Value Procurement? Ja, dit past binnen de inkoop van Best Value Procurement. Dit kunt u kwijt in het kansendossier. 13. Betreft: Inkoop procedure Hfst 2.2 Pagina: 8 Vraag De kern van onze dagbesteding zit in gemeente Woerden. Er komen echter ook mensen uit diverse andere gemeente als de Stichtse Vecht, Montfoort etc. Als een aanbestedingsofferte bij het secretariaat Utrecht West wordt ingediend, voor welke gemeente wordt dat dan gedaan. De gemeente waar de dagbesteding wordt aangeboden of ook met de gemeentes waar de mensen vandaan komen? De inschrijver bepaalt voor welke gemeenten hij/zij zich inschrijft. Dit kan in Bijlage 5: uitvraag AWBZ, worden opgenomen. De individuele gemeenten wijzen de zorg toe aan haar inwoners die mogelijk in een andere gemeente geleverd wordt. 14. Betreft: Producten Hfdstuk 1.9 Pagina: 5/6 Vraag Er is gekozen voor een eenvoudigere indeling van de doelgroep; Basis, gemiddeld en zwaar. Paar vragen daaromtrent: 1. wanneer overstijgt iemand de basis, wat is de bandbreedte/criteria van gemiddeld en wat van zwaar 2. Wie indiceert? 3. Prijzen. Zijn alle prijzen per dagdeel, of is de prijs van o.a. individuele begeleiding per uur? Dit zal nader uitgewerkt worden in de productomschrijvingen. De prijzen voor Begeleiding Groep zijn per dagdeel, voor Begeleiding Individueel per uur. De toegang (indicatiestelling) wordt lokaal georganiseerd. 15. Betreft: Contracteren huidige aanbieders Hfdst 1.2 Pagina: 4 Vraag Om de continuïteit van de reeds geleverde zorg voor de dagbesteding in Woerden te garanderen is aanbieder x een samenwerkingsverband aangegaan met aanbieder y die al jaar en dag dagbesteding levert in Woerden. In die 4 / 9

hoedanigheid heeft aanbieder x de status van huidige aanbieder die meer dan 15 klanten verzorgt. Het gaat om de hoeveelheid cliënten die uw organisatie bedient met een geldende AWBZ indicatie die onder de Wmo 2015 zullen vallen. Indien dit in onderaannemersschap gaat dan moet u in overleg met de hoofdaannemer of u bij de gemeente zelf een ZIN contract aan wil gaan of uw onderaannemerschap wil continueren. 16. Betreft: Planning Pagina: Vraag Wordt deze planning aangehouden of wijzigt deze ook zoals in het inkooptraject jeugdhulp ook is gebeurd? Dat laatste heeft onze voorkeur. De planning is aangepast, zie hierboven. 17. Betreft: Tarieven Pagina: Vraag Ten opzichte van de landelijke gemiddelde budgetkorting (11% op het budget van 2012) wordt in het document gesproken van een korting van 25% op de tarieven van 2014. Hierdoor wordt bijvoorbeeld de korting op vervoer in 2013 (meer dan 50%!) nog eens verder vergroot. Wat maakt dat jullie hiervoor hebben gekozen? De tarieven worden op 1 augustus bekend gemaakt. 18. Betreft: Gunning contracten Pagina: Vraag Iedereen krijgt in principe een contract, wat is het best value element daarin? De gemeente beantwoordt de wat-vraag, de aanbieder de hoe-vraag. 19. Betreft: Risico verantwoordelijkheid Pagina: Vraag Zijn risicomaatregelen al bij de prijs inbegrepen en waar is een extra tarief op mogelijk? Ja, deze zijn al bij de prijs inbegrepen. Er is alleen extra tarief mogelijk op kansen, welke opgenomen kunnen worden in het kansendossier. prestatie 20. Betreft: Rapportages Pagina: Vraag Waarom is gekozen voor een hoog frequentie rapportage, terwijl er regelarm gewerkt moet worden? Kan hiervan afgeweken worden? Wat is het verschil tussen maandelijkse rapportage en kwartaaloverleg? Hiervoor is gekozen om te kunnen sturen op de prestatie-indicatoren, ingebracht door de inschrijver. Hiervan kan niet worden afgeweken. Het verschil is dat de maandelijkse rapportage online verstuurd wordt en het kwartaaloverleg mondeling plaatsvindt. 21. Betreft: Tarieven Pagina: Vraag Waarom 25% korting op het tarief? Wanneer wordt definitief bekend wat de tarieven zijn? Wat is het verschil tussen een plafondtarief en een vast tarief? Waarom is er gekozen voor een plafondtarief? De tarieven worden op 1 augustus bekend gemaakt. Er is geen verschil. 22. Betreft: Kritische prestatie-indicatoren Pagina: Vraag Worden de KPI s voor de maandelijkse rapportage bepaald door de gemeente of kunnen deze zelf worden bepaald? De KPI s worden in de inschrijving door de aanbieders bepaald. 5 / 9

23. Betreft: Methode van aanbesteden Pagina: Vraag Is de best value methodiek van aanbesteden alleen van toepassing voor 2015 of ook voor de jaren erna? De insteek is om deze methode voor meerdere jaren in te zetten, afhankelijk van de besluitvorming in de afzonderlijke gemeenten. 24. Betreft: Ondersteuning aanbieders Pagina: Vraag Is er ondersteuning mogelijk vanuit het inkoopbureau om vragen over de best value methodiek te beantwoorden of moeten aanbieders dit zelf oplossen? De aanbieders dienen dit zelf op te lossen. 25. Betreft: Dialooggesprekken Pagina: Vraag Welke aanbieders worden uitgenodigd voor de dialooggesprekken? Aanbieders die meer dan 15 cliënten hebben in de regio Utrecht West op peildatum 31 dec. 2013 (zie 1.3 op pagina 4 van het inkoopdocument). 26. Betreft: Invulling van de aanbiedingsofferte Pagina: Vraag Hoe kun je de nieuwe manier van werken in de aanbiedingsofferte onderbouwen met prestaties, terwijl deze aanpak nog volop in ontwikkeling is? Aan innovatieve ontwikkelingen gaat een denkproces vooraf. Dit dient besproken te worden in de dialooggesprekken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarnaast hoeft niet alles met prestaties te worden onderbouwd. Best practices of goed onderbouwde aannames kunnen ook meegenomen worden in de aanbiedingsofferte. 27. Betreft: Productomschrijvingen Pagina: Vraag Waarom komt er een productomschrijving van opdrachtgever, terwijl deze manier van aanbesteden juist van de aanbieders vraagt de hoevraag zelf in te vullen? De productomschrijving geeft richting aan de diensten met het benoemen van resultaten. Kort samengevat wordt hier de wat-vraag neergezet. De aanbieder vult in de aanbiedingsofferte de hoe-vraag in en geeft aan hoe hij deze resultaten gaat behalen. 28. Betreft: Tijdspad/planning Pagina: Vraag Als de productomschrijving en tarieven pas op 1 augustus bekend zijn, hoe kunnen de aanbieders dan op tijd een volledig ingevulde offerte leveren? Dit is in onze ogen mogelijk. In de dialooggesprekken met de aanbieders is er ruimte om toe te lichten waar zaken ontbreken. Zie hiervoor de aangepaste planning. 29. Betreft: Combinatie van diensten Jeugd en AWBZ/Wmo Pagina: Vraag Als een aanbieder zowel ondersteuning biedt aan Jeugd als op het gebied van AWBZ/Wmo, dien je dit dan aan te geven? De inschrijver dient twee aparte offertes in. Wij verzoeken de Inschrijvers dit duidelijk aan te geven in de aanbiedingsbrief, dit is ook opgenomen in de uitnodiging. 30. Betreft: Kleine aanbieders Pagina: Vraag Hebben de ZZP ers en de vrijgevestigde aanbieders een plek in deze aanbesteding? Zie 1.3 op pagina 4 van het inkoopdocument. 31. Betreft: Toegang Pagina: Vraag Hoe verloopt het proces van indiceren? Loopt dit via de afzonderlijke gemeenten en/of het wijkteam en wat is de relatie met de volumeafspraken in de raamcontracten? 6 / 9

De toegang tot zorg wordt lokaal georganiseerd en verschilt. Er worden geen volumeafspraken gemaakt in de raamcontracten. 32. Betreft: werken in wijkteams Pagina: Vraag Is er al meer bekend over de taken en de organisatie van het wijkteam? De huidige aanbesteding gaat over de maatwerkvoorzieningen, niet over de zorg die door het wijkteam wordt gegeven. Taken van het wijkteam kunnen per gemeente verschillen, deze afspraken worden lokaal gemaakt. 33. Betreft: Communicatie Pagina: Vraag Hoe worden de inwoners en de cliënten geïnformeerd over de veranderingen? Voorlichting gebeurt zowel landelijk als lokaal via verschillende media. De gemeente gaat met alle cliënten in gesprek (voor 1 januari 2015, maar ook in de loop van 2015). 34. Betreft: Combinatie van diensten AWBZ/Wmo Pagina: Vraag Moeten de aanbieders die meerdere producten leveren voor ieder afzonderlijk product in de offerte een prestatievoorstel en risicoinventarisatie aanleveren? In principe mag de aanbieder voor ieder product twee A-4 prestatievoorstel aanleveren en twee A-4 risico-inventarisatie. Wij vragen de aanbieder hier pragmatisch mee om te gaan bij eventuele dubbelingen. 35. Betreft: Bevoorschotting Pagina: Vraag Kunnen gemeenten gaan werken met bevoorschotting van gecontracteerde aanbieders? Nee, de gemeente zal de daadwerkelijk geleverde zorg maandelijks achteraf betalen. 36. Betreft: Tarieven Pagina: Vraag Heeft de doorgevoerde korting op de tarieven niet tot gevolg dat aanbieders juist meer zorg gaan leveren om de korting op te vangen? Bouw je op deze manier niet een perverse prikkel in? Er kan nooit meer zorg worden geleverd dan in een beschikking aan de cliënt is toegewezen. Wij gaan ervan uit dat aanbieders professioneel handelen, het belang van de cliënt centraal stellen en de uitgangspunten van de gemeente hierin volgen om alleen noodzakelijke zorg en ondersteuning te leveren. 37. Betreft: Extra bijdragen van inwoners bij diensten Pagina: Vraag Is het mogelijk om aan de cliënten van de producten een extra vergoeding te vragen voor de dienstverlening? U kunt dit aangeven in de aanbiedingsofferte. 38. Betreft: Indexering Pagina: Vraag Is een indexering op het tarief voorzien in 2016? Nee, deze is niet voorzien. Zie 1.6 op pagina 5. 39. Betreft: Personele gevolgen inkoop door gemeenten Pagina: Vraag Neemt de opdrachtgever maatregelen om gedwongen ontslagen te voorkomen? De Wmo 2015 artikel 2.6.5. voorziet hierin. 40. Betreft: Verplichting vervoer Pagina: 7 / 9

Vraag Als je als aanbieder dagbesteding biedt, ben je dan ook verplicht om vervoer te regelen? De gemeente gaat ervan uit dat aanbieders voor de cliënten die niet kunnen voorzien in vervoer naar de dagbesteding, het vervoer regelen middels het desbetreffende product. 41. Betreft: Combinatie van diensten en tarieven Pagina: Vraag Is er een mogelijkheid om tussen de verschillende producten en tarieven uit te wisselen? En daarmee op het totale budget de gevraagde korting en creativiteit te realiseren? Heel concreet, waar ligt de vrijheid van aanbieders op het gebied van bv. tarieven betreffende vervoer? Kunnen aanbieders afwijken van zaken die de gemeente voorstelt, als daar een goede onderbouwing voor is? Een dergelijke creatieve oplossing kan beschreven worden in het kansendossier. 42. Betreft: Combineren van diensten Pagina: Vraag Is het toegestaan om meer zorg of dienstverlening te bieden en daarvoor een eigen bijdrage te vragen van de client zelf? Nee, dit valt buiten ons inkooptraject. 43. Betreft: Social Return en Investment Pagina: Vraag Door te bezuinigen op eigen FTE s zou de 5% (SROI) gerealiseerd kunnen worden. Heeft dit een plaats binnen de aanbesteding? Is dit mogelijk? Dit is niet mogelijk. 44. Betreft: ICT systemen Pagina: Vraag Welke ICT systemen gaan de gemeenten gebruiken? Wordt hiervoor aangesloten bij de systemen die nu gebruikt worden? Dit wordt nog nader bepaald door de colleges en volgens de landelijke richtlijnen. 45. Betreft: Verplichtingen van gemeenten Pagina: Vraag Hoe gaat de gemeente om met wederzijdse verplichtingen? Bv. de inspanningen om werkgevers te betrekken bij het realiseren van geschikte werkplekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Er zijn geen wederzijdse verplichtingen, het is primair aan de aanbieders om geschikte plekken te realiseren. 46. Betreft: Regionale samenwerking Pagina: Vraag Stemmen gemeenten regionale dagbesteding met elkaar af? Nee, dit wordt niet op elkaar afgestemd. 47. Betreft: Beschermd wonen Pagina: Vraag Wordt de functie beschermd wonen ook aanbesteed? Nee, niet in dit inkooptraject. Dit is een taak en aanbesteding van de centrumgemeenten, voor onze regio zijn dat Hilversum en Utrecht. 48. Betreft: Inkoopdocument AWBZ Pagina: 9 Vraag Hoe verhoudt zich de meest actuele planning zoals in eerste instantie beschreven op pagina 9 (en waarop mondeling reeds correcties 8 / 9

werden aangegeven tijdens de informatiebijeenkomst op 21 juli) tot het Proportionalisteitsbeginsel uit de aanbestedingswet, verder uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit? De wettelijke termijnen worden in acht genomen. 49. Betreft: Combinatie van diensten Jeugd en AWBZ/Wmo Pagina: Vraag Tijdens de bijeenkomst is door de woordvoerder van de gemeente opgemerkt dat voor aanbieders die zowel met Jeugd meedoen als met AWBZ Extramurale begeleiding deze worden gezien als 1. Wat betekent dit concreet voor de in te vullen uitvraagformulieren en het vervolggesprek? Zie antwoord 34. Voor Jeugd en AWBZ dienen twee aparte offertes te worden ingediend. 50. Betreft: Combinatie Jeugd en AWBZ/Wmo Pagina: Vraag Wij zijn zijn mbt AWBZ extramurale begeleiding een kleine speler (minder dan 15 clienten op 31/12/2013), maar in combi met ons jeugdaanbod een grote speler. Krijgen we dan wel een gesprek over beide onderdelen? Nee, u wordt alleen uitgenodigd voor een gesprek over het jeugdaanbod. 51. Betreft: Vermindering administratieve lasten Pagina: Vraag In hoeverre gaan de gemeenten de administratieve lasten bij de opdrachtnemers verminderen? Dit gebeurt al doordat er met negen producten gewerkt wordt. Wij staan open voor alle suggesties die bijdragen in een vermindering. 9 / 9