Kadernotitie Ambtelijke samenvoeging Hoogeveen - De Wolden Inleiding Op 12 maart 2013 hebben wij u een brief gestuurd waarin wij u op de hoogte hebben gebracht van het genomen principebesluit om de ambtelijke organisaties van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen per 1 januari 2015 samen te voegen. We zijn inmiddels bijna drie maanden verder en voelen behoefte u te informeren over de verdere ontwikkelingen. Daarnaast willen we u vragen een aantal kaders zoals die gelden voor de samenvoeging vast te stellen. In deze nota zal kort worden stilgestaan bij de voorgeschiedenis en de aanleiding van de voorgenomen samenvoeging, de gevolgen voor de dienstverlening, voor de medewerkers en voor de rol en de positie van de gemeenteraden. Daarnaast wordt, - voor zover nu mogelijk een schets gemaakt van de financiële consequenties van de samenvoeging. Vervolgens wordt ingegaan op het verdere proces en de rol van de raad hierin. De nota wordt afgesloten met een aantal kaders waarbinnen de samenvoeging gerealiseerd moet worden. Aan beide raden wordt gevraagd deze kaders vast te stellen. 1. Voorgeschiedenis en aanleiding samenvoeging De aanleiding voor de in de brief van 12 maart 2013 aangekondigde samenvoeging van de ambtelijke organisaties is gelegen in een aantal interne en externe ontwikkelingen. Hoewel deze bekend zijn bij de raad lijkt het zinvol ze nog eens kort op een rij te zetten. Collegeprogramma Samen naar een nieuw evenwicht In het collegeprogramma Samen naar een nieuw evenwicht wordt door het college gesteld dat de optimale schaal van overheden waarschijnlijk weer ter discussie komt te staan. Dat zijn zaken van de lange adem. Het college van Hoogeveen heeft aangegeven tijdens de college periode na te denken over de toekomstige positie in de regio en neemt daarbij een pro-actieve houding aan. Samenwerking is ook één van de speerpunten van het programma Bestuurt. Notitie Samenwerken Er is een notitie "Samenwerking" opgesteld. Deze bestaat uit vier onderdelen. Een theoretisch kader over samenwerking, een aantal samenwerkingsvormen van de gemeente Hoogeveen, een aantal samenwerkingsvoorbeelden van andere gemeenten en de strategie voor de toekomst. Uit het onderzoek is gebleken dat er noodzaak is tot samenwerking in de toekomst. Dat gaan we doen op drie niveaus. Ambtelijke samenwerking met De Wolden Samenwerken op dossiers of thema's (bijvoorbeeld Regionale Woonvisie) Samenwerken op een groter schaalniveau (bijvoorbeeld Regionale Uitvoeringsdienst) Het eerste spoor heeft geleid tot een aantal verkennende gesprekken met De Wolden. Dat heeft geresulteerd in de bestuursopdracht van 11 december 2012. Bestuursopdracht 11 december 2012 Op 11 december 2012 hebben de colleges van De Wolden en Hoogeveen de directies van de beide gemeenten de opdracht gegeven de mogelijkheden van intensievere samenwerking tussen de gemeenten in kaart te brengen evenals de best daarbij passende samenwerkingsvorm en fasering. Daarbij wordt aandacht besteed aan de consequenties van de samenwerking in termen van kwetsbaarheid, kwaliteit en kosten. Op 12 december 2012 zijn de gemeenteraden van De Wolden en Hoogeveen hierover geïnformeerd met een brief. 1
Uitkomst bestuursopdracht: samenvoeging per 1 januari 2015 Op basis van de in- en externe verkenningen hebben de colleges van De Wolden en Hoogeveen op 12 maart 2013 aangegeven de beide ambtelijke organisaties uiterlijk per 1 januari 2015 te willen samenvoegen. Hiermee bereiken we dat: De beide gemeenten naar buiten toe in de huidige vorm blijven bestaan. Loketten blijven voor de inwoners ook in fysieke vorm dichtbij waardoor de dienstverlening gewaarborgd blijft. Er twee bestuurlijke entiteiten blijven bestaan. Bestuurders herkenbaar blijven en goed benaderbaar zijn voor inwoners en instellingen. De kwaliteit van het werk toeneemt: doordat meer medewerkers met vakinhoudelijke kennis een werkplek delen, kan door uitruil van deze kennis de kwaliteit van het werk en medewerkers verder vergroot worden. Als gevolg van de toename van kwaliteit en het behoud van de toegankelijkheid zal de dienstverlening aan de inwoners verder verbeteren. De kwetsbaarheid neemt af: door het samenvoegen van de medewerkers kan nog flexibeler worden ingespeeld op pieken in het werk. Het aantal eenmansposten neemt af en er ontstaat meer ruimte voor specialismen. Onderlinge vervanging wordt eenvoudiger. De besparingsmogelijkheden op personeel zullen op termijn groter zijn, met name waar het de overhead (inclusief leidinggevenden) betreft. Maar ook in de uitvoering zal meer efficiencywinst behaald kunnen worden. Door de toegenomen schaalgrootte ontstaan er meer kansen voor persoonlijke en professionele ontwikkeling van medewerkers. De gemeenteraad is op 12 maart per brief over dit principebesluit geïnformeerd. Op 28 maart 2013 is dit principebesluit aan de gemeenteraad toegelicht. 2. Opvattingen vanuit de samenvoeging over dienstverlening De nieuwe werkorganisatie wordt een organisatie die buiten als startpunt neemt. Onze inwoners, bedrijven, partners en het bestuur staan vooraan. De vraag van de klant vormt het uitgangspunt en niet onze eigen opvatting over wat nodig of wenselijk is. Er wordt gewerkt met een open houding met oog voor individuele vragen en vooral ook voor de context waarin inwoners leven en werken. De beide gemeenten behouden de eigen loketten voor de inwoners. Dit zal zowel fysiek vanuit de bestaande gemeentehuizen gebeuren als digitaal. Met de samenvoeging beogen wij de kwaliteit van de dienstverlening voor bestuur en inwoners te verbeteren, de kwetsbaarheid te verminderen en de kosten te beheersen. Door het samenvoegen van beide organisaties, met ieder zijn eigen kwaliteiten, ontstaat er een kwaliteitsimpuls (meer kennis, kennisbundeling etc.). De nieuwe werkorganisatie wordt een frontlinie georiënteerde organisatie. De kwaliteit van de dienstverlening voor onze klanten staat centraal en we investeren in onze medewerkers die aan de voorkant van het proces opereren. Binnen deze organisatie werken we open en transparant en zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. We leggen de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie en geven de medewerkers de ruimte om binnen de gestelde kaders actief en ondernemend te werken. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: we zijn open en transparant we leggen de verantwoordelijkheden laag in de organisatie onze medewerkers nemen de verantwoordelijkheid en krijgen de ruimte 2
- verantwoordelijk voor interactie en samenwerking - verantwoordelijk voor het resultaat we versterken de frontlinie door te investeren in de medewerkers die aan voorkant dichtbij inwoner of klant opereren. 3. Consequenties voor de medewerkers van de gemeenten De samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen gaat werken voor twee gemeenten als opdrachtgever. Beide gemeenten van inwoners tot en met bestuur hebben een eigen identiteit, cultuur en vraagstukken met specifieke kenmerken. Dit vraagt dat wij maatwerk leveren om in te spelen op de specifieke wensen en behoeften van beide gemeenten. Dat kan door het samenvoegen van de kennis en expertise van alle medewerkers uit De Wolden en Hoogeveen. Het werken voor twee besturen en gemeenten biedt een ontwikkelkans voor de medewerkers. Het aantal éénpitsfuncties zal afnemen en de mogelijkheden tot onderlinge vervanging nemen toe. Dit leidt tot een verminderde kwetsbaarheid, minder inhuur en tot meer mogelijkheden voor medewerkers om van elkaar te leren. Voor het flexibel inspelen op de vraag hebben medewerkers ruimte nodig. Immers: naar eigen inzicht inspelen op een specifieke situatie of context vraagt bewegingsruimte. Van medewerkers wordt verwacht dat ze daarin professioneel opereren en hun verantwoordelijkheid nemen voor de vraag en het beoogde resultaat (doen en regelen). Ze vragen indien nodig hulp. De medewerkers beschikken over een goede bestuurlijke en maatschappelijke sensitiviteit. Zij weten wat de samenleving van ons vraagt en werken daaraan aan de hand van de bestuurlijke koers. Zij laten zien waar we voor staan en goed in zijn. Van de medewerkers vragen wij: Omgevingsgerichtheid: ze halen de vraag op bij het bestuur en de samenleving Politieke sensitiviteit: ze kunnen twee besturen bedienen Kunnen werken met een duidelijk opdrachtgever- en opdrachtnemerschap Een dienstverlenend houding: zij werken voor twee besturen en de samenleving Een samenwerkingsgerichte en interactieve houding Project- en procesmatig kunnen werken. Medewerkers worden ondersteund en gestimuleerd om hun rol te pakken en samen te werken aan een taakvolwassen organisatie. Veel van de medewerkers wonen in de regio. Behoud van werkgelegenheid in onze regio vinden we belangrijk. Door medewerkers intern te flexibiliseren kunnen ze breder worden ingezet. Hierdoor hoeft minder snel een beroep te worden gedaan op veelal buiten de regio gevestigde externen. Daarnaast vermindert interne flexibilisering de kwetsbaarheid van de organisatie. Met de vertegenwoordigers van het personeel, de ondernemingsraden, zijn en blijven we regelmatig in gesprek om de ontwikkelingen te bespreken en af te stemmen. 4. Rol en positie van de raad bij een samengevoegde ambtelijke organisatie Ook in de nieuwe situatie van ambtelijke samenvoeging blijven de beide gemeenten bestuurlijk zelfstandig. Dit houdt in dat beide gemeenten een eigen gemeenteraad en een eigen college hebben en houden. De beide raden behouden de kaderstellende en controlerende taken en bevoegdheden. Naast het vaststellen van de begroting en de verordenende bevoegdheid van de raad, blijft het dus ook de raad die voor de diverse beleidsterreinen of onderdelen daarvan kaders formuleert waarbinnen het college vervolgens tot uitwerking overgaat. Harmonisatie van de strategische beleidskaders is dus geen doel van de samenvoeging. De raad bepaalt dus ook na 1 januari 2015 de strategische beleidskaders en stelt de begroting vast, evenals de verordeningen. Daarnaast controleert de gemeenteraad ook na 1 januari 2015 of burgemeester en wethouders het beleid goed uitvoeren en of ze de 3
afgesproken doelstellingen halen. De beide raden worden ondersteund door een eigen griffie. Naast een eigen raad behouden de beide gemeenten ook een eigen college. Het college blijft verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van beleid door de nieuwe werkorganisatie. De raad treedt op als opdrachtgever voor het college. Het college zet de opdrachten weg bij de werkorganisatie. 5. De financiële consequenties van de samenvoeging De samenvoeging biedt mogelijkheden voor kostenreductie op het gebied van efficiency door vermindering van inhuur, het terugdringen van de overhead, het gezamenlijk beheren en aanschaffen van werksystemen, overige personeelsreductie etc. In de aanloop naar de samenvoeging staan daar ook een aantal kosten tegenover. Het is de ambitie van de directie om eventuele aanloopkosten volledig op te vangen door nog nader in te vullen efficiencymaatregelen in de bedrijfsvoering. Door te gaan samenvoegen in plaats van samenwerken zal een dergelijke besparing op veel natuurlijkere wijze worden gerealiseerd. Dit maakt het beduidend minder kwetsbaar. De samenvoeging is noodzakelijk om de overhead geleidelijk terug te kunnen dringen. De gewenste kostenreductie en daarmee de bestaande taakstellingen zullen alleen op die wijze gerealiseerd kunnen worden. Uitgangspunt daarbij is voor ons de begroting van 2014. Kiezen we niet voor samenvoeging maar voor voortzetting / intensivering van de samenwerking dan zullen we de gewenste overheadsreductie niet realiseren. In dat geval blijft de bestaande overhead intact. Beide gemeenten zullen ook in de toekomst met twee gescheiden begrotingen blijven werken. Vanuit de financiële werkgroep wordt op dit moment nagedacht over een financieel verrekenmodel waarmee de kosten van de bedrijfsvoering op de juiste wijze aan beide gemeenten kunnen worden toegerekend. 6. Het verdere proces en de rol van de raad hierin: Op 12 maart 2013 hebben de colleges van De Wolden en Hoogeveen het principebesluit genomen om de ambtelijke organisaties samen te voegen. De samenvoeging is uiterlijk 1 januari 2015 gereed. Beide algemeen directeuren voeren tot uiterlijk 1 januari 2015 gezamenlijk de directie over het proces tot samenvoegen. De beide directies geven de organisatie daarin de tijd en ruimte om de samenvoeging te realiseren. De werkwijze om te komen tot één ambtelijke organisatie bestaat uit drie sporen 1 : 1. Missie, visie en contouren van de nieuwe organisatie: We werken aan een heldere missie, visie en schetsen de contouren van de nieuwe organisatie. Dit is door de projectgroep opgepakt, in samenspraak met het MT van De Wolden en het DT van Hoogeveen 2 ; 2. De bedrijfsvoering Naast de missie, visie en contouren is er het vraagstuk rond de bedrijfsvoering van de nieuwe organisatie, de zogeheten PIJCOFA vraagstukken (personeelszaken, informatisering, juridische zaken, communicatie, organisatie, financiën en automatisering). Voor het uitwerken van de bedrijfsvoeringsvraagstukken zijn onder de verantwoordelijkheid van de stuurgroep een viertal werkgroepen in het leven geroepen. Rond 1 juli 2013 komen deze groepen met een plan van aanpak; 3. Organisch groeien 1 De nota De drie sporen naar de nieuwe ambtelijke organisatie van De Wolden en Hoogeveen is ter informatie als bijlage toegevoegd. 2 De door het college op 11 juni 2013 vastgestelde nota Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen, Misie, visie en contouren is ter informatie toegevoegd. 4
Voor de nieuwe organisatie wordt geen blauwdruk geschreven. De beide algemeen directeuren wijzen kwartiersmakers aan die aan de hand van de missie, visie en de contouren de toekomstige organisatie-eenheden gaan vormen. Stapsgewijs krijgt de nieuwe organisatie vorm. De werkgroepen ondersteunen de kwartiermakers bij de bedrijfsvoeringsvraagstukken. De kwartiermakers zullen rond 1 juli 2013 worden aangewezen en aan de slag gaan. Net zoals we dat de afgelopen jaren hebben gedaan willen we de gemeenteraden blijven meenemen in dit traject. Dit zal zowel schriftelijk als mondeling gebeuren. Voorgesteld wordt om - indien de beide gemeenteraden dat wenselijk vinden - na het zomerreces een gezamenlijke bijeenkomst te plannen voor de beide raden. We verwachten in januari 2014 een voorstel aan de raden voor te leggen betreffende de juridische vorm van de nieuwe werkorganisatie. 7. Kaders voor de samenvoeging Hieronder staat een aantal kaders geformuleerd waarbinnen de samenvoeging van de ambtelijke organisaties gerealiseerd moet worden. Aan de gemeenteraden wordt gevraagd deze vast te stellen. a. Ambtelijke samenvoeging De samenvoeging betreft een ambtelijke samenvoeging. Een gemeentelijke herindeling is niet aan de orde: de beide gemeenten blijven bestuurlijk als zelfstandige entiteit intact. b. Doel van de ambtelijke samenvoeging Het doel van de samenvoeging is: o Behoud of versterking van de kwaliteit van de dienstverlening o Terugdringen van de kwetsbaarheid van de organisatie o Beheersing van de kosten c. Basis samenvoeging Samenvoeging vindt plaats op basis van evenwaardigheid, beide gemeenten hebben vanuit de eigen kracht de andere gemeente het nodige te bieden, samen kunnen ze elkaar versterken. d. Gevolgen voor de inwoners De samenvoeging leidt tot een kwalitatief vergelijkbare of betere dienstverlening. Beide gemeenten blijven op dezelfde of betere wijze bereikbaar voor de inwoners. De beide gemeenten blijven als zelfstandig bestuur herkenbaar voor de eigen inwoners, instellingen en bedrijven. e. Huisvesting Samenvoeging vindt plaats met inachtneming van de bestaande huisvesting. Dit betekent dat de bestaande gemeentehuizen in gebruik blijven. Gemeenten behouden hun eigen loketten voor de inwoners. f. Kosten samenvoegingsproces De samenvoeging verloopt per saldo budgettair neutraal. Kosten worden zo veel mogelijk voorkomen. Daar waar sprake is van kosten worden deze in de bedrijfsvoering terugverdiend. g. Juridische vorm samenvoeging De samenvoegingsvorm wordt pragmatisch ingevuld. De vorm past bij datgene wat we willen bereiken en leidt tot een efficiënt bestuurbare en toekomstbestendige ambtelijke organisatie. h. Samenwerking met andere partners De samenvoeging impliceert niet dat samenwerking met andere partners wordt uitgesloten. De primaire focus ligt echter op samenwerking tussen de gemeente De Wolden en de gemeente Hoogeveen. Bestaande samenwerkingsafspraken met andere gemeenten worden gerespecteerd. 5