Handleiding Handleiding importeren in Donnet Erfgoeddatabank Provincie Antwerpen Versie 1 september 2016
Inhoud Hoofdstuk 1 Voorbereiden van de import... 3 1.1 Het importsjabloon... 3 1.2 Vullen van het importsjabloon... 3 1.2.1 Kolom Objectnummer *... 3 1.2.2 Kolom Objecttype *... 3 1.2.3 Kolom Objectcategorie - exact*... 4 1.2.4 Kolom Titel*... 4 1.2.5 Kolom Collectie*... 4 1.2.6 Kolom Beschrijving... 5 1.2.7 Kolom Materiaal... 5 1.2.8 Kolom Bewaarplaats... 6 1.2.9 Kolom Ander nummer... 6 1.2.10 Kolom Datering van exact... 6 1.2.11 Kolom Datering tot exact... 6 1.2.12 Kolom Datering periode... 6 1.2.13 Kolom Breedte (cm)... 6 1.2.14 Kolom Hoogte (cm)... 7 1.2.15 Kolom Diepte (cm)... 7 1.2.16 Kolom Diameter (cm)... 7 1.2.17 Kolom Opmerkingen... 7 1.2.18 Kolom Plaats... 7 1.2.19 Kolommen Trefwoord1 t/m 5... 7 1.2.20 Kolom Actor... 8 1.2.21 Kolom Rol actor... 8 1.2.22 Kolom Auteursrecht... 8 1.2.23 Kolom Media Folder ID... 8 1.2.24 Kolom Bestandnaam... 10 1.2.25 Kolom Conditie - opmerkingen... 10 1.2.26 Kolom Conservatie - opmerkingen... 10 1.2.27 Kolom Aanvullende beschrijving... 10 Hoofdstuk 2 Importeren van uw gegevens... 11 Hoofdstuk 3 Foutmeldingen... 14 3.1 Objectnummer is niet uniek... 14 3.2 Dit record moet bestaan (bij Objectcategorie-exact)... 14 3.3 Dit record moet bestaan (bij collectie)... 15 3.4 Dit record moet bestaan (bij actor)... 15 3.5 Dit record moet bestaan (bij bewaarplaats)... 15 Hoofdstuk 4 Na de import... 16 2
Hoofdstuk 1 Voorbereiden van de import 1.1 Het importsjabloon Het importeren van uw collectie in de erfgoeddatabank Donnet gebeurt via het importsjabloon. Dat is een Excel-bestand dat u vult met de gegevens van uw objecten. Wat in een bepaalde kolom staat in dit bestand, komt in een bepaald veld in Donnet terecht. 1.2 Vullen van het importsjabloon Het invullen van het importsjabloon moet daarom volgens enkele regels en voorwaarden ingevuld worden. Hoe? Dat leggen we in de volgende paragrafen per kolom allemaal uit. In enkele gevallen wordt er voor meer informatie of bepaalde afspraken verwezen naar de algemene handleiding van Donnet. Die kunt u hier vinden: http://www.provincieantwerpen.be/aanbod/drem/dienst-erfgoed/donnet.html Belangrijk: De import kan enkel objecten toevoegen die nog niet in Donnet bestaan. Per object kan slechts één regel ingebracht worden. Wilt u bijvoorbeeld 2 actoren koppelen aan het object dan moet u de tweede actor in Donnet zelf toevoegen. 1.2.1 Kolom Objectnummer * In de kolom Objectnummer vult u het objectnummer van uw object in. Dit dient voor ieder object in uw collectie een uniek nummer te zijn. Voor meer informatie en afspraken over hoe een objectnummer te vormen, zie hoofdstuk 3.3.2 in de algemene handleiding Donnet. Noot: dit is een verplicht veld en mag niet leeggelaten worden bij het invullen van het sjabloon. 1.2.2 Kolom Objecttype * In deze kolom geeft u aan om welk type object het gaat, bijvoorbeeld: foto s, meubilair, geldkisten, glasramen, Echter: vooraleer u daar iets invult, moet u kijken of de term die u zoekt of een andere verwante term/synoniem al niet in de lijst op Donnet staat. Houd daarbij rekening dat objecttypen genoteerd worden in meervoud (altaren in plaats van altaar). Zie voor afspraken en richtlijnen hoofdstuk 3.3.2.1. in de algemene handleiding van Donnet. Na het importeren vindt u de term terug in het objectfiche onder het tabblad Identificatie. Staat uw objecttype niet in de lijst van Donnet? De import zal de term dan automatisch toevoegen aan de lijst in Donnet. Opgelet: om vervuiling van de database te voorkomen controleer je best ook op synoniemen in Donnet. De lijst in Donnet heeft trouwens de 3
Nederlandse Art & Architecture Thesaurus (AAT) als basis. Bekijk zeker dus ook die lijst om uw term te vinden. Dit kan via: http://website.aat-ned.nl/home Noot: dit is een verplicht veld en mag niet leeggelaten worden bij het invullen van het sjabloon. 1.2.3 Kolom Objectcategorie - exact* Elk objecttype hoort tot een objectcategorie. Deze houdt bepaalde objecttypes bij elkaar. Kies steeds uit volgende lijst, anders krijg je een foutmelding: Audiovisuele materialen Beeldhouwwerk Cultusobjecten Drukwerk Gedenktekens Gereedschap Glasramen Huishoudelijke artikelen Klokken Medische uitrusting Meetinstrumenten Meubilair Museum Muziekinstrumenten Optische toestellen Processieattributen Relieken en reliekhouders Schilderijen Speelgoed Textiel Uurwerken Varia Verlichting Vervoermiddelen Verwarmingstoestellen 1.2.4 Kolom Titel* Hier vult u de titel/naam van het object in. Bijv. Ciborie of Maria met Jezus. Voor het maken van een correcte titel zie in de handleiding onder identificatie. Noot: dit is een verplicht veld en mag niet leeggelaten worden bij het invullen van het sjabloon. 1.2.5 Kolom Collectie* Geef hier de titel van uw collectie in Donnet in. Zo komt het object in de juiste collectie in Donnet terecht. De titel van uw collectie kunt u op de volgende manier vinden in Donnet: 4
Noot: dit is een verplicht veld en mag niet leeggelaten worden bij het invullen van het sjabloon. 1.2.6 Kolom Beschrijving Hier kan het object beschreven worden. Voor afspraken wat er wel en niet thuishoort in een beschrijving, zie het hoofdstuk Tabblad beschrijving in de algemene handleiding Donnet. 1.2.7 Kolom Materiaal In de kolom Materiaal geef je indien mogelijk het materiaal van het object op. Hiervoor gebruik je de bestaande lijst materialen in Donnet (voor meer uitleg: zie de algemene handleiding Donnet). Belangrijk: als het materiaal dat u opgeeft nog niet bestaat in Donnet, dan wordt dit automatisch toegevoegd. Om vervuiling te vermijden: kijk eerst goed na er of geen synoniemen of verwante, eventueel algemenere termen worden gebruikt in Donnet. De lijst in Donnet heeft trouwens de Nederlandse Art & Architecture Thesaurus (AAT) als basis. Bekijk zeker dus ook die lijst om uw term te vinden. Dit kan via: http://website.aat-ned.nl/home Noot: in de databank maken we een onderscheid tussen materialen en technieken. Om dit onderscheid goed te begrijpen, lees hoofdstuk Tabblad Beschrijving in de algemene handleiding van Donnet. 5
Slechts één materiaal per veld! Bij een object met meerdere materialen moeten de overige later worden toegevoegd. 1.2.8 Kolom Bewaarplaats Indien uw object een bewaarplaats heeft, kunt u die hier opgeven. Belangrijk: de bewaarplaats moet al in Donnet bestaan voor u importeert. Staat die niet in Donnet, moet u vooraf hem toevoegen aan Donnet voor u de import start. Voor afspraken hoe bewaarplaatsen vermeld moeten worden, zie de algemene handleiding Donnet. 1.2.9 Kolom Ander nummer Hier kunt u voor uw object, indien relevant, een ander nummer opgeven zoals het oude inventarisnummer, KIK/KIKIRPA-fotonummer, RKD-images. enz. 1.2.10 Kolom Datering van exact In deze kolom geeft u, indien mogelijk, steeds de vroegste datum op voor de gedateerde periode van uw object. De datum geeft u als volgt in: 09-11-2014 (dag/maand/jaar). U kunt ook alleen het jaar opgeven. Weet u alleen de maand en het jaar van uw object, raden we aan om de eerste dag van die maand te gebruiken, bijv; 01-12-1950. 1.2.11 Kolom Datering tot exact In deze kolom geeft u, indien mogelijk, steeds de laatste datum op voor de gedateerde periode van uw object. De datum geeft u als volgt in: 09-11-2014 (dag/maand/jaar). U kunt ook alleen het jaar opgeven. Weet u alleen de maand en het jaar van uw object, raden we aan om de eerste dag van die maand te gebruiken, bijv; 01-12-1950. 1.2.12 Kolom Datering periode Hier kunt u, indien gewenst, een bijkomende opmerking over de gedateerde periode van uw object plaatsen. 1.2.13 Kolom Breedte (cm) De breedte van het object kunt u, indien gekend, in deze kolom invullen. In Donnet gebruiken we de centimeter als eenheidsmaat. U voert alleen de numerieke waarde in, er hoeft dus niet steeds cm bij vermeld te worden. 6
Noot: als u een waarde in moet geven van bijv. 9,5 cm, gebruik een punt in plaats van een komma in het importsjabloon. Dus: 9.5 1.2.14 Kolom Hoogte (cm) De hoogte van het object kunt u, indien gekend, in deze kolom invullen, zie ook Breedte. 1.2.15 Kolom Diepte (cm) De diepte van het object kunt u, indien gekend, in deze kolom invullen, zie ook Breedte. 1.2.16 Kolom Diameter (cm) De diameter van het object kunt u, indien gewenst, in deze kolom invullen, zie ook Breedte. 1.2.17 Kolom Opmerkingen Hier kunnen, indien gewenst, opmerkingen over het object geplaatst worden. Denk bijv. aan ontbrekende onderdelen of een toestandsopmerking van Monumentenwacht. 1.2.18 Kolom Plaats In deze kolom kan u, indien gewenst, een plaatsnaam die relevant is voor het object toevoegen (bijvoorbeeld Hingene als dat het een foto betreft van Hingene). Belangrijk: als de plaatsnaam die u opgeeft nog niet bestaat in Donnet, dan wordt deze automatisch toegevoegd. Om vervuiling te vermijden: kijk eerst goed of er geen alternatieve plaatsnaam voor uw locatie bestaat. Voor afspraken rond plaatsnamen zie de algemene handleiding Donnet. 1.2.19 Kolommen Trefwoord1 t/m 5 Trefwoorden voor uw object kunt u in deze kolommen opgeven (eén trefwoord per kolom). Belangrijk: gebruik geen trefwoorden voor gegevens waarvoor een aparte kolom is voorzien (zoals materialen). 7
1.2.20 Kolom Actor De naam van de persoon die iets met het object te maken heeft, wordt in deze kolom ingevuld in de vorm Naam, Voornaam. Deze moet reeds vóór de import in Donnet bestaan. Zorg ervoor dat de namen zowel in het sjabloon als in de gedeelde (en/of lokale) lijst volstrekt identiek zijn. Voeg een bijkomend kenmerk - bv. geboorte- of sterfjaar - tussen ronde haakjes toe, om ervoor te zorgen dat de naam uniek is en gekoppeld kan worden aan het object. Voor afspraken rond het toevoegen en registreren van namen, zie hoofdstuk 3.3.3 in de algemene handleiding Donnet. Belangrijk: staat de actor die u opgeeft al in de gedeelde lijst en uw lijst van actoren onder uw collectie (de zogeheten lokale lijst), zal het systeem bij het importeren altijd kiezen voor degene die in de gedeelde lijst staat. Staat er een dubbele naam in de lokale lijst (maar niet in de gedeelde lijst), zal het systeem willekeurig een van de twee uit de lokale lijst koppelen. 1.2.21 Kolom Rol actor De rol van de persoon in de vorige kolom wordt in deze kolom beschreven. U dient verplicht te kiezen uit volgende lijst: heeft gebruikt heeft gerestaureerd heeft geschonken heeft gesigneerd heeft ontworpen heeft uitgegeven heeft vervaardigd is beheerder van is eigenaar van kopie naar naar school van sponsor van toegeschreven aan 1.2.22 Kolom Auteursrecht Het vermelden van eventuele auteursrechten kan in deze kolom. 1.2.23 Kolom Media Folder ID Hier moet u het ID opgeven van de folder in Donnet waar uw foto s staan en naar waar foto s opgeladen worden. Het ID achterhaalt u als volgt: Klik boven op de knop bestanden en selecteer de optie Afbeeldingen. 8
In het volgende scherm, selecteer onder Clusters uw collectie en onder Map de map die onder uw collectie aangegeven staat. Dan krijgt u de inhoud van de map te zien (mochten er al bestanden instaan). 9
Maar waar u op moet letten is de URL in de adresbalk van uw browser: De cijfers op het eind van het adres zijn de cijfers die u in moet vullen onder Media folder ID. 1.2.24 Kolom Bestandnaam De naam van de foto die u wilt importeren voert u in deze kolom in. Let hierbij goed op kleine letters en hoofdletters. Na het importeren vindt u de foto terug in de objectfiche onder het tabblad Beelden. Noot: foto s die u wilt gebruiken, moet u op voorhand opladen in Donnet. 1.2.25 Kolom Conditie - opmerkingen In deze kolom kunt u de toestand van het object beschrijven. 1.2.26 Kolom Conservatie - opmerkingen Hier kunt u ingeven welke conservatieacties nodig zijn voor het object. 1.2.27 Kolom Aanvullende beschrijving Een meer uitgebreide beschrijving van het object geeft u in deze kolom in. U kunt hier ook aangeven waar het inventarisnummer van het object is geplaatst. 10
Hoofdstuk 2 Importeren van uw gegevens Nu het importsjabloon met de gegevens van uw objecten gereed is, dient u het op te slaan als een CSV-bestand. Dan kan het importeren beginnen. In dit hoofdstuk beschrijven we de stappen die u doorloopt. Klik alvast op het rode tabblad Importeren. Dan krijgt u onderstaand scherm te zien. In de linkerzijbalk kunt u de collectie selecteren waar u uw gegevens in wilt importeren. Selecteer dan het bestand dat u wilt importeren Klik op de knop Selecteer bestand om het door u ingevulde importsjabloon te selecteren. Om de import te starten, klik op de groene knop Uitvoeren 11
Het bestand wordt ingelezen, er wordt dan op de achtergrond gecontroleerd of het bestand leesbaar is en het juiste bestandsformaat heeft. Zodra het bestand is ingelezen verschijnt het volgende scherm: Klik op de groene knop Uitvoeren om te starten. Het volgende scherm toont alle records die geïmporteerd gaan worden en eventuele foutmeldingen die gecorrigeerd moeten worden alvorens de gegevens geïmporteerd kunnen worden. Als er geen foutmeldingen zijn kunt u onderin het scherm op de groene knop klikken. De gegevens worden nu geïmporteerd. Bij foutmeldingen dient u de fouten in uw bestand te corrigeren en kunt u onderaan het scherm het bestand nogmaals opladen. Voor meer details over foutmeldingen en hoe deze op te lossen, zie hoofdstuk 3. U krijgt nu de boodschap dat alles is geïmporteerd. 12
Als de import succesvol is voltooid, kunt u naar uw collectie gaan en de objecten met hun objectfiches bekijken. Het is belangrijk te weten dat alle informatie die geïmporteerd is objecten, actoren, objecttypes, - nog goedgekeurd moet worden door iemand met schrijf- en autorisatierechten uit uw team. Hierover meer in hoofdstuk 4. Om zaken aan te passen of toe te voegen neemt u best de algemene handleiding Donnet door, om de werking van de databank goed door te hebben. De handleiding kunt u hier vinden: http://www.provincieantwerpen.be/aanbod/drem/dienst-erfgoed/donnet.html 13
Hoofdstuk 3 Foutmeldingen Het kan gebeuren dat het importeren niet succesvol verloopt en afgebroken wordt met enkele foutmeldingen. In dit hoofdstuk vindt u een lijst met veel voorkomende foutmeldingen en de mogelijke oorzaken/problemen. Als er foutmeldingen zijn tijdens het importeren, krijgt u onderstaand scherm. U krijgt een lijst van al uw opgegeven records. Is er bij een record iets fout gegaan, ziet u bij welk veld het fout is gegaan en de foutmelding zelf. Noot: u krijgt niet enkel de records met een foutmelding te zien op dit scherm, in de lijst van records staan ook records zonder foutmelding. U zult dus alles moeten overlopen om zeker te zijn dat u geen foutmelding mist. 3.1 Objectnummer is niet uniek Deze fout betekent dat er in Donnet al een object aanwezig is met het nummer dat u heeft opgegeven in uw te importeren bestand. Dit kunt u oplossen door uw bestand aan te passen en het object daar een ander nummer te geven en daarna nogmaals de stappen voor importeren doorlopen. Een object aanpassen via de import kan dus niet. 3.2 Dit record moet bestaan (bij Objectcategorie-exact) Deze foutmelding betekent dat er een objectcategorie is opgegeven die niet voorkomt in de lijst van objectcategorieën of dat de regel leeg is gelaten. Controleer in het importsjabloon of het veld is ingevuld of dat de categorie die is ingevuld ook in de lijst staat in Donnet. 14
3.3 Dit record moet bestaan (bij collectie) Als er bij collectie de foutmelding Dit record moet bestaan staat, kan dit twee oorzaken hebben: - De naam van de collectie is verkeerd opgegeven. Controleer of u de juiste naam hebt ingegeven in het importsjabloon. - De opgegeven collectie heeft nog geen collectiebeschrijving; neem in dat geval contact op met het team Donnet donnet@provincieantwerpen.be 3.4 Dit record moet bestaan (bij actor) Deze fout betekent dat er een actor is opgegeven die niet in de gedeelde en lokale lijst van Donnet staat. Voeg de actor toe aan Donnet (zie..) en doorloop de importprocedure nogmaals. 3.5 Dit record moet bestaan (bij bewaarplaats) Deze fout betekent dat er een bewaarplaats is opgegeven die niet in de gedeelde en lokale lijst van Donnet staat. Voeg de bewaarplaats toe aan Donnet (zie hoofdstuk 3.3.3 van de algemene handleiding Donnet) en doorloop de importprocedure nogmaals. Bij overige foutmeldingen of bij aanhoudende problemen met importeren, aarzel niet contact op te nemen met Donnet voor vragen of informatie: donnet@provincieantwerpen.be 15
Hoofdstuk 4 Na de import Als de import succesvol is voltooid, staan de gegevens in uw collectie in Donnet. Het is belangrijk te weten dat alle informatie die geïmporteerd is objecten, actoren, objecttypes, - nog goedgekeurd moet worden door iemand met schrijf- en autorisatierechten uit uw team. De geïmporteerde gegevens staan namelijk niet meteen online. Het volgende dient namelijk nog te gebeuren: - De toegevoegde objecten moeten goedgekeurd worden. - De toegevoegde actoren en bewaarplaatsen moeten goedgekeurd worden. Maar het is zeer aan te bevelen voordat u zaken gaat goedkeuren, om alle geïmporteerde objecten en hun gegevens te controleren. Dat doet u door op de knop Inhoud te klikken en dan naar uw collectie te gaan. Als u naar uw objecten gaat, vink dan in de balk links draft aan. Klik op zoeken en u krijgt dan een overzicht van uw geïmporteerde objecten. Deze zijn geel gemarkeerd en staan nog in klad. Nadat u alle objecten hebt nagelopen kunt u ze gaan goedkeuren. Toegevoegde objecten goedkeuren kunt u doen onder de knop Controle. 16
U krijgt dan onderstaand overzicht: U kunt middels de bolletjes aan de rechterkant kiezen om geen actie te ondernemen (object blijft in de lijst staan), goed te keuren (object wordt online gezet in de collectie) of te verwerpen (object wordt verwijderd). Meer uitleg over de knop Controle vindt u in de algemene handleiding van Donnet. Dat is wat betreft het goedkeuren van objecten. Actoren en bewaarplaatsen vindt u terug in uw lijst van actoren en lijst van bewaarplaatsen. Als u voor actoren of bewaarplaats hebt gekozen, vink in de balk links draft aan en klik op zoeken. 17
U krijgt nu een lijst van alle geïmporteerde actoren of bewaarplaatsen. Door een plaats of actor aan te klikken, komt u op het fiche voor die plaats of actor. Daar kunt u de groene knop `Opslaan en goedkeuren gebruiken om die plaats of actor goed te keuren. Dit moet u voor elke geïmporteerde actor of bewaarplaats herhalen. Materialen en technieken die nog niet in Donnet stonden moeten door team Donnet goedgekeurd worden. Nadien verschijnen ze in de lijsten van materialen en technieken. Om zaken aan te passen of toe te voegen neemt u best de algemene handleiding Donnet door, om de werking van de databank goed door te hebben. De handleiding kunt u hier vinden: http://www.provincieantwerpen.be/aanbod/drem/dienst-erfgoed/donnet.html Bij vragen kunt u altijd contact opnemen met team Donnet via mail naar donnet@provincieantwerpen.be. Provincie Antwerpen Departement Ruimte, Erfgoed en Mobiliteit Dienst Erfgoed Postadres: Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen Kantooradres: Desguinlei 100, 2018 Antwerpen T 03 240 64 14 M donnet@provincieantwerpen.be 18